• Về mở L/C
Hiện nay việc mở L/C tại công ty vẫn còn tồn tại những sai sót như viết nhầm, viết sai tỷ lệ % về các thông số kỹ thuật của than như: độ tro, độ ẩm, chất bốc... Nguyên nhân một phần do sự sơ suất, thiếu cẩn thận của cán bộ thực hiện. Điều này có thể khắc phục được bằng cách nâng cao nghiệp vụ mở L/C để tránh các sai sót có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Trong nghiệp vụ mở L/C công ty phải cử người có nghiệp vụ vững vàng và tính cẩn thận cao . Nhân viên thực hiện mở L/C phải kiểm tra từng mục trong đơn mở L/C xem được ghi đầy đủ chính xác, phù hợp với các điều khoản hợp đồng chưa nhằm tránh các sai sót không đáng có như: viết sai tên, viết sai địa chỉ, thông số kỹ thuật mặt hàng cần NK, đánh nhầm dấu… dẫn đến hậu quả phải làm đơn sửa L/C làm tốn thời gian, chi phí. Nghiêm trọng hơn trong trường hợp than nguyên liệu nhập về không đúng với loại than quy đinh gây thiệt hại lớn về tài sản và uy tín, hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vậy việc mở L/C phải được thực hiện thật cẩn thận. Khi tiến hành mở L/C thì cần bám sát vào các điều khoản trong hợp đồng đã được kỹ kết, tránh việc bên đối tác không chấp thuận với các điều khoản dòi hủy bỏ L/C hay mất thời gian sửa chữa.
Công ty cần mở L/C trong thời gian hợp lý để đạt hiệu quả cao nhất. Khi bên bán giục mở công ty không nên mở quá sớm vì gây ứ đọng vốn. Nhưng công ty cũng không thể mở L/C quá hạn vì ảnh hưởng tới thời gian giao nhận hàng. Nếu giá cả tăng so với lúc ký kết hợp đồng thì việc mở L/C quá hạn có thể dẫn tới việc bên bán không giao hàng mà bán cho công ty khác để thu giá cao hơn. Vì thế việc mở L/C đúng hạn là rất cần thiết.
Trước khi mở L/C tại ngân hàng, công ty nên gửi một bản nháp qua fax tới bên đối tác tại Úc để họ kiểm tra đối chiếu hợp đồng và xác nhận. Tạo sự minh bạch, rõ ràng trong mua bán, tránh xảy ra tình trang kiện tụng, khiếu nại không đáng có.
•Về thủ tục Hải quan
Để tiến hành thủ tục Hải quan nhanh chóng tạo điều kiện cho việc nhận hàng thì các giấy tờ cần thiết cho việc làm thủ tục hải quan cần được chuẩn bị đầy đủ, kỹ lưỡng.
Lập bộ hồ sơ theo đúng quy định của cơ quan Hải quan. Hồ sơ phải đầy đủ chính xác thì cơ quan Hải quan mới tiếp nhận để tiến hành bước tiếp theo là kiểm tra hàng hóa. Khi lập bộ hồ sơ nhân viên thực hiện cần phải kiểm tra kỹ lưỡng xem các số lượng chứng từ theo đúng yêu cầu, nội dung trong chứng từ được ghi đầy đủ chính xác chưa tránh tình trạng sai sót lại mất công làm lại.
Công ty cần phải kiểm tra nghiên cứu kỹ các hóa đơn và các bản kê khai chi tiết trước khi hải quan kiểm tra hàng để kịp thời bổ sung các thiếu sót trong hồ sơ nếu thấy cần thiết về số lượng và chất lượng để có hướng giải quyết kịp thời.
Công ty nên cử cán bộ nghiệp vụ nắm vững chuyên môn, hiểu biết về việc làm các thủ tục Hải quan để làm nhanh khâu này, và giải quyết kịp thời các phát sinh có thể xảy ra.
• Về nhận hàng và kiểm tra hàng
CTCP Năng Lượng Hòa Phát thuê công ty giao nhận thực hiện việc giao nhận hàng nên công ty chỉ cần chuẩn bị đầy đủ, chính xác các chứng từ để công ty giao nhận thực hiện việc nhận hàng. Thực tế thì quá trình chuẩn bị các chứng từ đôi khi công ty vẫn chuẩn bị chưa đủ hoặc là thông tin trong chứng từ chưa được ghi chính xác. Vì vậy, nhân viên công ty cần cẩn thận kiểm tra kỹ lưỡng xem bộ chứng từ đã đủ, thông tin ghi có đầy đủ chính xác không. Nếu thiếu sót thì phải bổ sung, sai sót thì phải sửa chữa, giúp cho quá trình nhận hàng được diễn ra nhanh chóng thuận tiện, tiết kiệm thời gian, chi phí. Vì thuê công ty giao nhận nên công ty phải trả phí cho việc giao nhận. Công ty cần tính toán chi phí giao nhận hợp lý, lựa chọn công ty giao nhận có uy tín, giá cả phải chăng.
Công ty cũng nên lập bảng theo dõi việc giao nhận hàng của công ty giao nhận để đánh giá chất lượng giao nhận từ đó lựa chọn công ty giao nhận tốt nhất, kịp thời nhắc nhở công ty giao nhận nếu họ có sai sót.
Khâu kiểm tra hàngdo cơ quan giám định quốc tế SGS hoặc VINACONTROL thực hiện. Chính vì thế hoạt động kiểm tra, giám định của công ty nhìn chung được thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên, lượng hàng than NK là tương đối lớn nên cũng có trường hợp không phát hiện ra sai sót. Vì vậy, công ty có thể cử thêm nhân viên kỹ thuật của mình có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm thực tế cùng tham gia để khâu giám định được thực hiện kỹ lưỡng hơn, đảm bảo quyền lợi cho công ty.
•Về mua bảo hiểm hàng hóa
Do Năng Lượng Hòa Phát chịu trách nhiệm mua bảo hiểm, công ty được tự lựa chọn hãng bảo hiểm cho hàng hóa NK. Vì thế, công ty nên chủ động nghiên cứu và lựa chọn cho mình hãng bảo hiểm với mức độ bảo hiểm cao.
Hiện nay công ty chủ yếu nhập khẩu theo điều kiện CFR, CIF. Công ty nên đa dạng hình thức nhập khẩu như theo điều kiện FOB, sẽ có lợi thế thuê tàu, chủ động trong nhận hàng, giảm chi phí. Nếu công ty có năng lực thuê tàu thì nên mua theo điều kiện FOB sẽ tiết kiệm chi phí hơn, công ty phải trả tiền ký quỹ để mở L/C ít hơn so với nhập khẩu theo điều kiện CIF. Nếu nhập khẩu theo điều kiện FOB, khi nhập cảng, công ty mới phải trả tiền cước tàu, công ty không bị tồn vốn, hoặc không phải trả lãi vay ngân hàng cho khoản tiền cước tàu, giảm được giá thành hàng nhập khẩu.
• Về thanh toán
Công ty thanh toán cho bên XK Úc theo phương thức tín dụng chứng từ với việc sử dụng loại L/C không hủy ngang trả ngay. Điều đó có nghĩa khi công ty chấp nhận bộ chứng từ do bên bán đưa thì công ty phải thanh toán 100% tiền hàng. Như vậy công ty phải chuẩn bị đủ tiền khi thanh toán. Nếu đến hạn thanh toán mà công ty không có đủ tiền thì công ty buộc phải đi vay ngân hàng và chịu lãi. Vì thế công ty nên cố gắng thương lượng với bên bán Úc cho sử dụng loại L/C không hủy ngang trả chậm để thời hạn thanh toán kéo dài hơn.
Việc thanh toán cho các nhà cung ứng Úc chủ yếu bằng USD. Tuy nhiên tỷ giá của USD so với VND thường xuyên biến động. Để hạn chế rủi ro hối đoái công ty có thể mua các hợp đồng tương lai, hợp đồng kỳ hạn, sử dụng lựa chọn mua tiền tệ.