Tổ chức và khai thác tài liệu số tại thư viện Tạ Quang Bửu trường đại học Bách Khoa Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --- TRẦN THỊ THANH THUỶ TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

TRẦN THỊ THANH THUỶ

TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ

TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Hà Nội - 2012

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

TRẦN THỊ THANH THUỶ

TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

Luận văn Thạc sĩ ngành Thông Tin – Thư viện Chuyên ngành: Khoa học Thư viện

Mã số: 603220

Người hướng dẫn khoa học:

TS NGUYỄN THU THẢO

Hà Nội - 2012

1

MỤC LỤC

Mở đầu 7

CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ VỚI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU

16 1.1 Tổ chức và khai thác tài liệu số

1.1.1 Tài liệu số

1.1.2 Tổ chức và khai thác tài liệu số

1.1.3 Các yêu cầu đối với công tác tổ chức và khai thác tài liệu số

16 16 20 20 1.2 Khái quát về Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

21 1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển… ………… ……….… 21

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức …… … …… 22

1.2.3 Cơ sở vật chất và trang thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin 28

1.2.4 Nguồn lực thông tin 30

1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu

1.3.1 Đặc điểm người dùng tin… ………… … … …… ……

1.3.2 Đặc điểm nhu cầu tin….………

32 33 35 1.4 Vai trò của tổ chức và khai thác tài liệu số với Thư viện Tạ Quang Bửu

37 1.4.1 Đáp ứng nhu cầu tiếp cận và khai thác thông tin của người dùng tin 37

1.4.2 Góp phần vào sự phát triển thư viện số 39

1.4.3 Đẩy mạnh trao đổi, chia sẻ tài liệu số 40

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU 42 2.1 Công tác tổ chức tài liệu số 42

2.1.1 Tạo lập tài liệu số 42

2.1.1.1 Bổ sung tài liệu số … … … … … 42

2.1.1.2 Số hoá tài liệu 45

2

2.1.2 Xử lý tài liệu số ….…….……… … 49

2.2.2.1 Biên mục tài liệu số … … ……… ….…… 49

2.2.2.2 Phân loại tài liệu số ……… … ……… … …… 54

2.1.3 Tổ chức các bộ sưu tập số ….…….… … 57

2.1.3.1 Bài giảng và giáo trình điện tử 57

2.1.3.2 Luận văn, luận án 58

2.1.3.3 Sách điện tử 58

2.1.4 Lưu trữ và bảo quản tài liệu số … … … 58

2.1.4.1 Lưu trữ tài liệu số 58

2.1.4.2 Bảo quản tài liệu số 59

2.2 Khai thác tài liệu số … ………… … …… 62

2.2.1 Chính sách khai thác 62

2.2.2 Hình thức khai thác 63

2.2.1.1 Khai thác tại chỗ……… ………… … … … ……… 63

2.2.1.2 Khai thác từ xa ………… ….….……….………… ………… 64

2.2.3 Quản lý truy cập 64

2.2.3.1 Quản lý qua account 64

2.2.3.2 Quản lý qua IP 69

2.3 Đánh giá hiệu quả công tác tổ chức và khai thác tài liệu số tại Thư viện Tạ Quang Bửu

70 2.3.1 Mức độ đáp ứng về nội dung ………… 70

2.3.2 Mức độ đáp ứng về hình thức 71

2.3.3 Mức độ đáp ứng về truy cập 72

2.4 Nhận xét 75

2.4.1 Nhận xét về công tác tổ chức tài liệu số 75

2.4.2 Nhận xét về công tác khai thác tài liệu số 76

2.4.3 Nhận xét chung 76

2.4.3.1 Ưu điểm 76

2.4.3.2 Nhược điểm 77

3

2.4.3.3 Nguyên nhân 78

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU 80 3.1 Hoàn thiện các văn bản và chính sách về tài liệu số……… 80

3.2 Giải pháp về kinh phí……… ………… …… …… 83

3.2.1 Đầu tư kinh phí xây dựng và phát triển tài liệu số……… ……… 83

3.2.2 Mua trang thiết bị……… … ………….….……… 85

3.3 Giải pháp về cán bộ……….……… ………… 89

3.3.1 Nâng cao trình độ kỹ thuật viên … ……… … 89

3.3.2 Nâng cao trình độ thư viện viên……… ……….……… 90

3.4 Nâng cao nhận thức và năng lực khai thác thông tin của người dùng tin 92

3.5 Đẩy mạnh tuyên truyền, giới thiệu tài liệu số ……… 93 3.6 Đẩy mạnh trao đổi, chia sẻ tài liệu số……… ……… …… 10 96

Danh mục tài liệu tham khảo

Phụ lục

Thông tin – Thư viện Thư viện điện tử Thư viện số Thư viện Tạ Quang Bửu

2 Các từ viết tắt tiếng Anh

Digital Video Disc International Standard Biliographic Decription Internet Protocal

Library of Congress Classification Machine Readable Cataloguing Radio Frequency Indentification Vietnam Education Foundation Fellows Association Visionary Technology in Library Solutions

5

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 1.2: Thống kê nguồn tài liệu điện tử tính đến năm 2011 32 Bảng 2.1: Kinh phí bổ sung tài liệu của TV TQB từ năm 2009-2011 44 Bảng 2.2: Đánh giá mức độ đáp ứng về nội dung TLS tại TV TQB 71 Bảng 2.3: Đánh giá mức độ đáp ứng về hình thức TLS tại TV TQB 71 Bảng 2.4: Đánh giá mức độ đáp ứng của máy tính đối với truy cập TLS 73 Bảng 2.5: Đánh giá mức độ đáp ứng của đường truyền đối với truy cập TLS 74 Bảng 2.6: Nguyên nhân cản trở người dùng tin truy cập và khai thác TLS trên Website TVS của TV TQB

Hình 1.3: Biểu đồ Thống kê tài liệu truyền thống theo chuyên ngành 30 Hình 1.4: Biểu đồ Thành phần các đối tượng người dùng tin tại TV TQB 33

Hình 2.5: Chọn The item has been published or publicly distributed before 51

6

Hình 2.13: Hiển thị và có thể chỉnh sửa những phần vừa biên mục xong 54 Hình 2.14: Đồng ý với chính sách và hoàn tất quá trình biên mục TLS 54

Hình 2.17: Trong phần các đăng ký mới lựa chọn tên tài liệu vừa biên mục 55

Hình 2.25: Cấp phép và quản lý các chính sách của BST trong Dspace 68 Hình 2.26: Lựa chọn BST và chỉnh sửa các chính sách đối với BST 68

Hình 2.29: Biểu đồ Mục đích sử dụng TLS của người dùng tin tại TV TQB 70

Hình 2.30: Biểu đồ Mức độ thường xuyên truy cập TLS của người dùng tin tại TV TQB hiện nay

73

7

MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Ngày nay chúng ta đang sống trong “thời đại thông tin” mọi hoạt động sống, lao động của con người đều cần có thông tin Sự gia tăng nhanh chóng của thông tin

cả về số lượng và chất lượng đặc biệt là khối lượng tri thức khoa học của nhân loại không ngừng tăng lên đã dẫn tới hiện tượng “bùng nổ thông tin” Sự ra đời và phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã tác động lớn đến mọi ngành nghề trong

xã hội trong đó có ngành thư viện Nhiều loại hình xuất bản phẩm hiện đại xuất hiện đặc biệt là tài liệu số (TLS) đã làm thay đổi hoạt động của các cơ quan thông tin – thư viện (TT-TV) Bên cạnh, việc thu thập, phát triển, khai thác tài liệu dưới dạng in

ấn như: sách, báo, tạp chí,… các cơ quan TT-TV cần quan tâm, đầu tư phát triển TLS, TVS để đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin ngày càng cao của người dùng tin

TLS đã và đang đóng vai trò quan trọng trong hoạt động TT-TV do có nhiều

ưu thế vượt trội so với tài liệu truyền thống TLS cung cấp khả năng truy cập từ xa, người dùng không còn bị phụ thuộc vào không gian, thời gian, thông tin phong phú,

đa dạng, được lưu trữ dưới nhiều dạng khác nhau như: văn bản, hình ảnh, âm thanh, không hạn chế số lượng người truy cập tại cùng một thời điểm Bên cạnh

đó, xã hội phát triển nhanh chóng làm cho con người bận rộn hơn, có ít thời gian để đến các cơ quan TT-TV tìm thông tin, tài liệu hơn nhưng nhu cầu tin của con người lại ngày càng đa dạng và phức tạp hơn Họ luôn mong muốn được đáp ứng thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời và đầy đủ nhất Chính vì vậy, phát triển thư viện điện tử (TVĐT), thư viện số (TVS) là xu hướng phát triển tất yếu của các thư viện trên thế giới, đó cũng là yêu cầu đặt ra đối với sự phát triển ngành TT-TV Việt Nam

Thư viện Tạ Quang Bửu (TV TQB) - Trường Đại học Bách khoa Hà Nội (sau đây gọi tắt là TV TQB) là một trong những thư viện lớn trong hệ thống thư viện đại học, được xây dựng đầu tư phát triển thành TVĐT hiện đại Song song với nhiệm vụ chính là phục vụ, cung cấp thông tin, tài liệu khoa học kỹ thuật cho giảng viên, sinh viên, nghiên cứu sinh trong toàn Trường, TV TQB đang phấn đấu trở

8

thành thư viện đầu mối cung cấp, chia sẻ thông tin cho khối các trường đại học về khoa học kỹ thuật tại phía Bắc và trong cả nước Để có thể trao đổi, chia sẻ thông tin được nhanh chóng dễ dàng và hiệu quả, TV TQB cần quan tâm, đầu tư phát triển TVS trong đó TLS là yếu tố cốt lõi và không thể thiếu Tuy nhiên, TV TQB mới triển khai xây dựng và phát triển TVS từ năm 2009, hoạt động tổ chức và khai thác TLS còn chưa hiệu quả Hiện nay, TLS tại TV TQB chủ yếu là TLS nội sinh, số lượng các cơ sở dữ liệu (CSDL), ebook mua còn rất ít do kinh phí hạn hẹp, hoạt động số hoá tài liệu còn rất chậm và chất lượng chưa cao TV TQB mới chỉ phục vụ người dùng tin các TLS dưới dạng văn bản (dạng text) là chủ yếu, chưa phát triển các dạng hình ảnh, âm thanh, video, chưa xây dựng được CSDL elearning phục vụ cho đào tạo tín chỉ của Nhà trường Quá trình xây dựng và phát triển TLS cũng như Website TVS vẫn đang trong thời gian thử nghiệm nên chưa hoàn thiện, chưa công

bố rộng rãi Phạm vi phục vụ và cung cấp thông tin chưa rộng khắp, TLS hiện chỉ phục vụ cho cán bộ, sinh viên trong Trường đại học Bách khoa Hà Nội (ĐHBK HN), khai thác tại TV TQB và trong toàn Trường, chưa có sự trao đổi chia sẻ mạnh

mẽ với các cơ quan khác Các văn bản, chính sách của TV TQB và Nhà trường đối với TLS chưa đầy đủ Trong những năm gần đây TV TQB đã được đầu tư phát triển tuy nhiên đầu tư chưa đi theo chiều sâu, chưa chú trọng phát triển mạnh TLS, trang thiết bị, hạ tầng công nghệ phục vụ cho số hoá tài liệu còn kém TLS là loại hình tài liệu có nhu cầu sử dụng cao, được đa số các nhóm người dùng tin của TV TQB sử dụng tuy nhiên kinh phí bổ sung hàng năm không ổn định và rất thấp Số lượng ebook, các CSDL mua còn rất ít và đang dần bị cắt giảm trong điều kiện kinh phí hạn hẹp, giá cả TLS lại không ngừng tăng lên nhanh chóng Một trong những yêu cầu cấp thiết hiện nay là cần có sự nghiên cứu chuyên sâu, đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB

Nhận thức rõ vai trò quan trọng của tổ chức và khai thác TLS đối với sự phát triển của TV TQB và Trường ĐHBK HN trong tình hình hiện nay nên tôi đã mạnh

dạn chọn đề tài: “Tổ chức và khai thác tài liệu số tại Thư viện Tạ Quang Bửu –

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình

9

2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU THEO HƯỚNG ĐỀ TÀI

Theo hướng nghiên cứu của đề tài ở trong và ngoài nước đã có một số công trình nghiên cứu mang tính ứng dụng, điều tra nghiên cứu thực tiễn tại một số các

cơ quan TT-TV cụ thể như sau:

- Các bài viết trên các tạp chí, website nước ngoài liên quan tới TLS như:

+ Hodge, Gail (2000), Systems of Knowledge Organization for Digital

Libraries, Washington, D.C., Digital Library Federation and the Council on Library

and Information Resources, 37 pg Bài viết đề cập đến kiến thức tổ chức TVS

+ Kahle, Brewster., Rick Prelinger, Mary, E Jackson (2001), Public access to

digital material, D-Lib Magazine, Volume 7 Number 10 Truy cập trang

http://www.dglib.org Bài viết đã tổng quan về truy cập công cộng TLS, giới thiệu

ba cách truy cập nhằm mở rộng khả năng truy cập công cộng đến TLS

+ Lavoie, Brian F (2003), The Incentives to Preserve Digital Materials:

Roles, Scenarios and Economic Decision-Making Truy cập trang

http://www.oclc.org Bài viết đã đề cập tới vai trò, một số vấn đề trong hoạt động bảo quản TLS

+ Research Libraries Group (2002), Trusted Digital Repositories: Attributes

and Responsibilities: An RLG-OCLC Report, California, RLG, Inc , 62 pg Truy

cập trang http://www.rgl.org Báo cáo đã trình bày vai trò, cách thức tổ chức, chính sách, trách nhiệm, một số kinh nghiệm trong lưu trữ, bảo quản TLS

- Các luận văn cao học

+ Các luận văn đề cập đến số hoá tài liệu từ năm 2000 đến nay gồm có:

* “Nghiên cứu xây dựng và quản lý nguồn tài nguyên số nội sinh tại trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia” của Phạm Văn Hùng năm 2009

Luận văn đã trình bày chi tiết ba công đoạn chủ yếu trong quy trình số hoá nguồn tài nguyên số nội sinh tại Trung tâm bằng phương thức số hoá tài liệu truyền thống bằng máy scanner cho CSDL

* “Phát triển nguồn tài liệu số hoá toàn văn tại thư viện trường Đại học

Hà Nội” của Lê Thị Vân Nga năm 2009 Luận văn đã đề cập tới thực trạng tài liệu

10

số hoá toàn văn nội sinh, tài liệu số hoá toàn văn nhập ngoại, tài liệu số hoá toàn văn trao đổi Trong đó luận văn đã đề cập và đi sâu vào quy trình chuyển đổi băng cassette sang CD-ROM tại thư viện trường Đại học Hà Nội

* “Nghiên cứu việc tạo lập, khai thác và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Vũ Nguyệt Mai năm 2009 Luận văn đi sâu vào thực trạng

tạo lập TLS gồm: lập kế hoạch phát triển TLS, các nguyên tắc và tiêu chí liên quan đến số hoá tài liệu, các bước tiến hành số hoá, thu nhận lưu chiểu tài liệu số hoá, phần mềm hỗ trợ số hoá, lưu trữ bảo quản TLS

+ Các luận văn đề cập đến khai thác TLS từ năm 2000 đến nay gồm có:

* “Nghiên cứu xây dựng và quản lý nguồn tài nguyên số nội sinh tại trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia” của Phạm Văn Hùng năm 2009

Luận văn đã đề cập đến các hình thức cung cấp tài nguyên số tại Trung tâm gồm cung cấp từ xa và tại chỗ, các thiết bị hỗ trợ khác, giao diện tìm tin

* “Phát triển nguồn tài liệu số hoá toàn văn tại thư viện trường Đại học

Hà Nội” của Lê Thị Vân Nga năm 2009 Tổ chức khai thác trực tuyến nội dung tài

liệu số hoá toàn văn qua Internet và trong toà nhà thư viện, giới thiệu cách thức truy cập, tìm kiếm CSDL trên Website của thư viện, quản lý tài liệu số hoá bằng phần mềm Libol 5.5 và Green Stone

* “Nghiên cứu việc tạo lập, khai thác và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Vũ Nguyệt Mai năm 2009 Luận văn đề cập đến khai thác

tài liệu tại chỗ (gồm có: tra cứu mục lục trực tuyến, truy cập tài liệu đa phương tiện, email, chat, tra tìm tài liệu CSDL toàn văn), khai thác từ xa

Các luận văn trên đã đề cập được một số khái niệm liên quan đến TLS, TVS; thực trạng tạo lập, khai thác, lưu trữ bảo quản TLS ở những cơ quan TT-TV cụ thể Tuy nhiên, các luận văn còn đề cập quá sâu vào công nghệ số hoá, phần mềm số hoá tài liệu, giới thiệu các CSDL online

- Một số bài viết được đăng trên các tạp chí chuyên ngành TT-TV như:

+ Nguyễn Hữu Hùng (2006), Vấn đề phát triển và chia sẻ nguồn lực thông

tin số hoá tại Việt Nam, Thông tin và Tư liệu, số 1, tr.5-10 Bài viết đề cập đến khái

nguồn tin số hoá, vấn đề bản quyền và vấn đề hỗ trợ người dùng

+ Nguyễn Hoàng Sơn (2011), Thư viện số: Hai thập kỷ phát triển trên thế

giới bài học kinh nghiệm và định hướng phát triển cho Việt Nam, Thông tin và Tư

liệu, số 2, tr 2-20 Bài viết khái quát TVS trên thế giới và Việt Nam, sự thay đổi của

TVS dưới sự tác động của công nghệ web, các yếu tố phát triển TVS Việt Nam, giải pháp phát triển TVS Việt Nam: cách tiếp cận theo chu trình nghiên cứu - đào tạo - triển khai

+ Lê Đức Thắng (2009), Quy trình tổ chức số hóa tài liệu thư viện, Thư viện

Việt Nam, số 3, tr 24-30 Bài viết trình bày kinh nghiệm và quy trình số hoá các

dạng tài liệu

+ Đỗ Như Thơ, Trần Đức Trung (2011), Số hoá với hệ thống Kirtas, Thông

tin và Tư liệu, số 2, tr 24-27 Bài viết giới thiệu những nét cơ bản, thông số kỹ thuật

của thiết bị Kirtas, kinh nghiệm vận hành và khai thác Kirtas trong số hoá tài liệu

Như vậy, các bài viết trên đã trình bày lý thuyết và kinh nghiệm số hoá tài liệu, lưu trữ nguồn tin số hoá và chia sẻ tài nguyên số

- Một số hội nghị, hội thảo về TLS đã được tổ chức như:

* Hội nghị quốc tế TVS châu Á lần thứ XI năm 2008

Các hội nghị trên đã tổng kết quá trình phát triển của TVS ở châu Á, Việt Nam, vạch ra những định hướng phát triển TVS trong những năm tới

+ Các hội thảo:

12

* Hội thảo “Xây dựng và phát triển nguồn học liệu phục vụ đào tạo và

nghiên cứu khoa học” từ 8- 9/8/2007 tại trường Đại học Đà Lạt

* Hội thảo “Tiếp cận xây dựng Thư viện số ở Việt Nam: Hiện trạng và vấn

đề” vào ngày 18-19/10/2007 tại Hà Nội do Trung tâm Thông tin khoa học và công

nghệ Quốc gia tổ chức

* Hội thảo “Phát triển và chia sẻ nguồn tài nguyên số trong các thư viện

Đại học và nghiên cứu” do Hội Thư viện Việt Nam – Liên hiệp Thư viện Đại học

khu vực phía Bắc tổ chức ngày 18 tháng 12 năm 2009 tại TV TQB

* Hội thảo “Một tầm nhìn về thư viện đại học và nghiên cứu trong môi

trường số” ngày 26 tháng 8 năm 2010 tại TV TQB

* Hội thảo VILASAL “Một tầm nhìn về thư viện đại học và nghiên cứu

trong môi trường số” ngày 27 tháng 8 năm 2010 tại Đại học Khoa học tự nhiên

thành phố Hồ Chí Minh

* Hội thảo “Nâng cao năng lực xây dựng tài nguyên số cho cán bộ thư

viện trường đại học, cao đẳng” từ 12-14/01/2011 tại Trung tâm Học liệu Đại học

Huế

* Hội thảo “Công nghệ vượt trội cho giải pháp số hóa tài liệu” ngày

8/4/2011 tại Hà Nội

* Hội thảo “Ứng dụng các nguồn học liệu tiên tiến và tài liệu điện tử, Thư

viện số - Tầm nhìn tương lai” ngày 14 tháng 5 năm 2011, Công ty Nam Hoàng

phối hợp với Trung tâm TT-TV Nguyễn Thúc Hào – Đại học Vinh tổ chức tại Đại học Vinh

Các hội thảo trên đã đề cập những vấn đề liên quan đến xây dựng TVS như:

mô hình, cấu trúc TVS/TVĐT; Lựa chọn phần mềm; Áp dụng các chuẩn; Tình hình triển khai CSDL toàn văn và xây dựng TVS/TVĐT ở một số cơ quan TT-TV; Các ý kiến về công tác số hóa và tạo lập các BSTS tài liệu nội sinh, trang bị kiến thức cơ bản cho cán bộ thư viện để tham gia vào quá trình xây dựng TVS tại cơ quan mình

Tuy nhiên, trên đây là những công trình đề cập đến TLS, TVS, hoạt động số hoá tài liệu, tài nguyên số nội sinh tại các cơ quan TT-TV khác tại Việt Nam, không

13

đề cập đến hiện trạng tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB

Các khía cạnh tiếp cận nghiên cứu liên quan đến TV TQB thì ngoài các đề tài nghiên cứu đề cập đến các khía cạnh như: tổ chức và quản lý, bộ máy tra cứu, công tác phục vụ, nguồn lực thông tin, sản phẩm và dịch vụ TT-TV, còn có một số công trình nghiên cứu khoa học về các chuẩn nghiệp vụ mới như: quy tắc biên mục Anh-Mỹ, khổ mẫu biên mục đọc máy, Các luận văn viết về TV TQB từ 2009 đến nay gồm có:

“Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội”của Đinh Thuý Quỳnh năm 2009

“Tăng cường công tác tổ chức và hoạt động của kho mở tại Thư viện Tạ Quang Bửu trường Đại học Bách khoa Hà Nội” của Cung Thị Bích Hà năm 2009

Bên cạnh đó có một số đề tài cấp trường, cấp bộ tập trung vào nghiên cứu các phần mềm TVS như: Dspace, Green Stone

Như vậy, từ trước tới nay chưa có một đề tài nào nghiên cứu, đánh giá tổng thể thực trạng tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB cũng như đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, khai thác TLS Do đó, có thể khẳng định đề tài:

“Tổ chức và khai thác tài liệu số tại Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học

Bách khoa Hà Nội” là đề tài hoàn toàn mới, không trùng lặp với đề tài nghiên cứu

nào ở cả trong nước và nước ngoài

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB

3.2 Phạm vi nghiên cứu:

- Phạm vi không gian nghiên cứu: giới hạn nghiên cứu tại TV TQB

- Phạm vi thời gian nghiên cứu: từ năm 2009 đến nay

4 MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

4.1 Mục đích nghiên cứu:

Nghiên cứu hiện trạng tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB

14

4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Tìm hiểu vai trò TLS đối với TV TQB

- Tìm hiểu đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin về TLS tại TV TQB

- Nghiên cứu thực trạng tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

5.1 Phương pháp luận:

Luận văn vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, dựa trên cơ sở các quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển khoa học công nghệ, giáo dục và đào tạo để lý giải tầm quan trọng của TLS trong hoạt động TT-TV nói chung đặc biệt là hoạt động TT-TV trong các trường đại học giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa nước ta nói riêng

5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể:

Trong quá trình nghiên cứu và giải quyết các vấn đề của luận văn, tác giả đã

sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp quan sát thực tế

- Phương pháp điều tra xã hội học

- Phương pháp thu thập - phân tích - tổng hợp tài liệu, số liệu

- Phương pháp thống kê, so sánh, suy luận

6 NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA LUẬN VĂN

6.1 Đóng góp về lý luận:

Góp phần hoàn thiện lý luận chung về TLS và các vấn đề về tổ chức và khai thác TLS

6.2 Đóng góp về thực tiễn

- Làm rõ vai trò của TLS đối với TV TQB

- Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB Tìm ra các ưu, nhược điểm và lý giải nguyên nhân của hiện trạng trên đối với TV

15

TQB từ đó đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác TLS

- Đóng góp kinh nghiệm giúp các thư viện trường đại học khác trong quá trình tổ chức, khai thác TLS

7 GIẢ THUYẾT NGHIÊN CỨU

Hiện nay, công tác tổ chức, khai thác TLS tại TV TQB chưa hiệu quả, chưa đáp ứng tốt nhu cầu tin của người dùng tin do một số yếu tố chi phối như: chính sách, kinh phí, nhân lực, trang thiết bị hạ tầng công nghệ, quy trình tổ chức Nếu các yếu tố cho tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB được đảm bảo thì sẽ nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác TLS trong thời gian tới, góp phần đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của người dùng tin

8 BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục các từ viết tắt, danh mục các bảng biểu, danh mục các sơ đồ, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm 3 chương:

CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ VỚI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU

SỐ TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU

16

CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ VỚI

THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU

Tổ chức và khai thác TLS góp phần quan trọng trong sự phát triển chung của

TV TQB và đặc biệt với phát triển của TVS nói riêng Sau đây, tổ chức và khai thác TLS với TV TQB được xem xét những vấn đề sau: khái niệm tổ chức và khai thác TLS, quá trình hình thành và phát triển của TV TQB, nhu cầu tin và người dùng tin tại TV TQB, vai trò của tổ chức và khai thác TLS với TV TQB

1.1 Tổ chức và khai thác tài liệu số

TLS là yếu tố cốt lõi góp phần quan trọng trong xây dựng và phát triển TVS

Do đó, TV TQB không ngừng quan tâm và chú trọng phát triển TLS Để TLS phục

vụ học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học hiệu quả cần xem xét các vấn đề sau: TLS, tổ chức và khai thác TLS, các yêu cầu đối với công tác tổ chức và khai thác TLS

1.1.1 Tài liệu số

TLS là loại hình tài liệu mới xuất hiện trong những năm gần đây cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin truyền thông, công nghệ số hoá Hiện nay, có nhiều định nghĩa, phân loại, cách hiểu khác nhau về đặc điểm, ưu và nhược điểm của TLS

a/ Định nghĩa TLS

Trong phạm vi luận văn này TLS được hiểu là tất cả các tài liệu được mã hoá dưới dạng tín hiệu số, có thể được lưu trữ, truy cập qua máy tính, mạng máy tính và được trao đổi, chia sẻ dễ dàng trong môi trường số

b/ Phân loại TLS

Để phục vụ cho các nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn, TLS sẽ được chia thành 2 loại:

+ 1/ TLS được lưu trên CD-ROM, DVD;

+ 2/ Các tài liệu điện tử truy cập trực tuyến trên mạng cụ thể là các CSDL online

17

c/ Các đặc điểm của TLS

- Mật độ thông tin cao

TLS được lưu trữ dưới nhiều vật mang tin số khác nhau, khả năng lưu trữ dung lượng thông tin lớn Một số thiết bị lưu trữ thông tin dưới dạng số phổ biến hiện nay như: ổ đĩa cứng, ổ DVD, CD-ROM, đĩa CD-RW, Ổ đĩa cứng là thiết bị lưu trữ ngoài đặc trưng có trong hầu hết các máy tính cá nhân, có thể tháo khỏi máy tính Dung lượng ổ cứng rất lớn có thể chứa được vài chục gigabytes Ổ DVD dùng

để đọc đĩa DVD-ROM, có thể chứa dữ liệu lớn (ít nhất là 4,7 GB) Với dung lượng lớn DVD thường được sử dụng để lưu trữ tài liệu đa phương tiện, phim, nhạc, kết hợp âm thanh hình ảnh và đồ hoạ chất lượng cao CD-ROM được coi là một phương tiện lưu trữ dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau dễ sử dụng, giá thành thấp, có thể lưu trữ dữ liệu dưới dạng: văn bản, âm thanh, hình ảnh, đồ hoạ, Theo tiêu chuẩn ISO 9660, một CD-ROM được sản xuất theo đúng quy trình công nghệ

có khả năng lưu trữ lên tới 650 MB (tương đương với 300.000 trang văn bản A4) Đĩa CD-RW (có thể ghi xoá nhiều lần) có thể dễ dàng cập nhật hoặc sửa đổi thông tin được ghi trên các vật mang tin đó

- Tính đa truy

TLS tạo khả năng truy cập theo nhiều dấu hiệu khác nhau, cho phép nhiều người dùng truy cập tại cùng một thời điểm mà không bị giới hạn bởi không gian, thời gian, vị trí địa lý Do đó, TLS có tính đa truy (multi – access) hay được gọi là

hệ thống đa truy TLS và TVS không giới hạn số lượng người dùng tin tại cùng một thời điểm, không bị hạn chế về thời gian phục vụ, không gian và không giới hạn về địa lý TLS luôn được phục vụ theo nguyên tắc 24/7, có nghĩa là nó luôn có sẵn 24 giờ mỗi ngày và 7 ngày trong tuần mà không hạn chế thời gian làm việc như các cơ quan TT-TV Người dùng tin có thể tra cứu tài liệu từ xa, ở bất cứ đâu chỉ cần nối mạng internet

- Tra cứu nhanh chóng, thuận tiện và chính xác

Người dùng tin có thể tra tìm tài liệu theo nhiều dấu hiệu khác nhau khi truy cập mạng để tìm kiếm tài liệu Một số yếu tố cơ bản giúp người dùng tin tìm kiếm

18

tài liệu dễ dàng như: tên tài liệu, tên tác giả, từ khoá, năm xuất bản, Với các quy tắc biên mục tài liệu được sử dụng trong nhiều thư viện hiện nay như: AACR2, ISBD, cùng với các trường của MARC21 đã giúp cho người dùng tin có thể tìm kiếm tài liệu theo một hoặc nhiều dấu hiệu liên quan tới tài liệu Ngoài ra, để biên mục tài liệu điện tử, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người dùng tin có thể tra cứu tài liệu nhanh chóng và chính xác 15 yếu tố của Dublin core được sử dụng trong mô

tả tài nguyên điện tử

- Tính cập nhật

Thông tin chứa trong TLS luôn mới vì chúng có thể được cập nhật nhanh chóng, kịp thời chỉ bằng vài thao tác, không mất nhiều thời gian, công sức Ngày nay, thông tin luôn luôn biến đổi không ngừng do đó việc cập nhật, đổi mới nội dung thông tin hàng ngày, hàng giờ, thậm chí là từng phút, từng giây là hết sức quan trọng Các CSDL online hiện nay cũng không ngừng cập nhật các bài viết, các tài liệu mới về các ngành khoa học đang phát triển mạnh Đối với tài liệu truyền thống việc sửa đổi, cập nhật thông tin vào tài liệu là vô cùng khó khăn Sách, báo, tạp chí dạng in phải được in ấn, tái bản lại mới cập nhật, sửa đổi được thông tin

- Tính sinh động, hấp dẫn của thông tin

TLS có thể lưu trữ thông tin theo nhiều định dạng khác nhau như: dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, Do đó, thông tin trở nên hấp dẫn, sinh động, lôi cuốn người sử dụng hơn Nó giúp cho người dùng tin yêu thích sử dụng loại hình tài liệu này, dễ tiếp thu nội dung thông tin chứa đựng trong tài liệu đó hơn Ví dụ: giữa tài liệu dạng in là một cuốn sách giáo trình với bài giảng điện tử trực tuyến thì khả năng thu nhận thông tin sẽ khác nhau

- Thông tin phản hồi đa chiều

TLS tạo kênh thông tin phản hồi đa chiều có nghĩa là người dùng tin có thể liên hệ trực tiếp, nhanh chóng với tác giả hay người tạo lập, quản lý nguồn tin (quản trị viên hay admin) Điều này đối với tài liệu truyền thống khó thực hiện được Ngoài ra, người dùng tin còn được hỗ trợ thông qua trợ giúp để có thể tham gia vào các diễn đàn (forum), trao đổi học thuật, chia sẻ thông tin, kinh nghiệm, cảm nhận

19

với những người dùng tin khác Thông qua các kết nối linh hoạt được tạo lập, có sẵn

từ TLS người dùng có thể tìm thấy thông tin email, điện thoại liên hệ với tác giả hoặc người sáng tạo nguồn tin để trao đổi thông tin Thông qua các đường link người dùng tin không chỉ tiếp cận được nguồn tài liệu mình cần mà còn được chỉ dẫn tới các thông tin khác có liên quan tới chủ đề đó hoặc một tập hợp các bài viết của chính tác giả đó, các bài viết của các tác giả khác về cùng chủ đề, các nguồn tham khảo hay các tác giả khác đã trích dẫn trong công trình Như vậy, mỗi thông tin trong TLS không chỉ là một thông tin đơn thuần mà nó còn mang tính chỉ dẫn, định hướng thông tin cho người sử dụng Nó ẩn chứa nhiều thông tin tiềm năng khác và cũng là một trong những cơ sở giúp cho người dùng tin sáng tạo, tạo lập các thông tin mới có giá trị

d/ Các ưu điểm vượt trội của TLS

- Khả năng kiểm soát tài nguyên thông tin ở TLS rất mạnh, thông tin được kiểm soát ở nhiều cấp độ khác nhau trong hệ thống thông tin

- Tiết kiệm diện tích không gian kho lưu trữ Chúng ta không phải mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc và chờ đợi để xây dựng kho lưu trữ, hệ thống giá Việc lưu trữ, quản lý và khai thác thông tin trên máy tính, hệ thống mạng máy tính một mặt thu hẹp tối đa diện tích không gian kho vật lý mặt khác giúp phân quyền và theo dõi chặt chẽ quá trình sử dụng quyền truy cập TLS của người dùng tin

- TLS giúp bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc đặc biệt là các tài liệu quý hiếm, đơn bản, tài liệu in ấn có giá trị, giá thành cao Nếu không tiến hành số hoá các tài liệu có giá trị, quý hiếm sẽ bị hạn chế đối tượng người sử dụng hoặc không được đưa ra sử dụng do lo sợ nguy cơ bị cắt xén, huỷ hoại, mất mát

e/ Các hạn chế của TLS

- Tính ổn định không cao TLS trên các vật mang tin như CD-ROM được bảo quản cẩn thận có tính ổn định, tồn tại lâu dài Tuy nhiên, các TLS trên mạng, duy trì CSDL online phụ thuộc vào nhiều yếu tố Do đó cho đến hiện nay, nhiều chuyên gia TT-TV cũng chưa dám khẳng định về tuổi thọ TLS cũng như phương thức số hoá có là giải pháp quản trị thông tin tốt nhất không Ví dụ: TLS là những

20

bài báo được xuất bản trên mạng Internet hay có trong các diễn đàn sau một một thời gian sẽ bị mất hoặc xoá nếu ít người tham gia và không có biện pháp, chính sách duy trì, bảo quản chúng Do đó, xảy ra tình trạng TLS trên mạng khi có nhu cầu tìm kiếm lại chúng ta không tìm kiếm được

- Tính an toàn thông tin của TLS rất kém do việc sao chép thông tin rất dễ dàng, nhanh chóng Đặc biệt là các thông tin trên mạng Internet dễ bị vi phạm bản quyền, thậm chí còn bị làm sai lệch nội dung thông tin, tung tin xấu gây nên nhiễu tin, tạp tin Trong quá trình sử dụng người dùng tin có thể vô tình hoặc cố ý nhưng

đã gây nên hiện tượng mất tin, huỷ hoại hoàn toàn thông tin như thông tin do hacker phá hoại bằng đột nhập, xoá bỏ, huỷ hoại thông tin, phán tán thông tin sai lệch, virut, Hiện nay chưa có biện pháp nào để ngăn chặn hiệu quả việc xâm nhập, vi phạm thông tin trên

1.1.2 Tổ chức và khai thác tài liệu số

Trong phạm vi luận văn này, công tác tổ chức TLS được coi là bao gồm các công việc: tạo lập TLS, xử lý TLS, tổ chức các bộ sưu tập số (BSTS), lưu trữ và bảo quản TLS, và công tác khai thác TLS bao gồm: chính sách khai thác, các hình thức khai thác, cách quản lý việc truy cập của người dùng trong môi trường điện tử

TLS được tổ chức thành các BSTS BSTS là một tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu đã được số hoá dưới nhiều hình thức khác nhau (văn bản, hình ảnh, audio, video…) về một chủ đề Mặc dù, mỗi loại hình tài liệu có sự khác nhau về cách thể hiện nhưng nó đều cung cấp một giao diện đồng nhất qua đó các tài liệu có thể truy cập, tìm kiếm dễ dàng Như vậy, một TVS có thể bao gồm nhiều bộ sưu tập (BST) theo các chủ đề khác nhau, có thể do tập thể hoặc cá nhân tự xây dựng hoặc trao đổi, mua bán Có thể nằm trong lưu trữ của thư viện nhưng cũng có thể nằm ngoài thư viện thông qua một kênh cung cấp từ phía đối tác [tr.26, 12]

1.1.3 Các yêu cầu đối với công tác tổ chức và khai thác tài liệu số

Việc đưa ra các yêu cầu đối với công tác tổ chức và khai thác TLS giúp cho công tác này đạt hiệu quả cao Một số yêu cầu được đưa ra trong luận văn này gồm: nội dung TLS phải đầy đủ nghĩa là phải bao quát các ngành đào tạo tại Trường

21

ĐHBK HN, phù hợp với nhu cầu tin của người dùng tin; hình thức TLS phải đa dạng, phong phú (có nghĩa là TLS phải bao gồm đầy đủ các dạng như: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, ); các yếu tố để khai thác TLS, truy cập tới Website TVS phải được đảm bảo, cụ thể là: máy tính phục vụ truy cập phải hoạt động tốt, đường truyền tốc độ cao, mạng ổn định, không bị gián đoạn, không nghẽn mạng, không giới hạn số lượng người truy cập tại cùng một thời điểm

Các yêu cầu trên cần được đánh giá thông qua các tiêu chí cụ thể Có nhiều tiêu chí để đánh giá hiệu quả của công tác tổ chức và khai thác TLS Tuy nhiên trong điều kiện cụ thể, tiêu chí được chọn trong luận văn này sẽ là những tiêu chí đầu ra đối với người dùng tin, gồm: mức độ đáp ứng về nội dung TLS, mức độ đáp ứng về hình thức TLS, mức độ đáp ứng về truy cập TLS Đây được coi là các tiêu chí tổng hợp ở đầu cuối, cho phép đánh giá hiệu quả tổng thể của hoạt động này

1.2 Khái quát về Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách khoa

Hà Nội

TV TQB là thư viện lớn trong hệ thống thư viện các trường đại học TV TQB có quá trình hình thành và phát triển song song với lịch sử xây dựng và phát triển của Trường ĐHBK HN TV TQB được đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ hiện đại, nguồn lực thông tin phong phú đa dạng Hiện nay, TV TQB đang góp phần quan trọng trong đổi mới giáo dục đào tạo của Trường ĐHBK HN

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển

Trường ĐHBK HN là nơi đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học - công nghệ và quản lý trình độ cao cho nền kinh tế quốc dân, là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ phục vụ công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước

Trường ĐHBK HN có các nhiệm vụ sau :

- Đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật

và các lĩnh vực khác với phương thức đào tạo các bậc học từ cao đẳng trở lên

22

- Nghiên cứu và triển khai ứng dụng khoa học, chuyển giao công nghệ mới vào thực tiễn lao động sản xuất góp phần đẩy nhanh những công nghệ hiện đại vào thực tiễn sản xuất, đáp ứng nhu cầu xã hội

Cuối năm 1956, thư viện Trường ĐHBK HN được chính thức đi vào hoạt động

Ngày 02/11/2003 thư viện và Trung tâm Thông tin mạng được sát nhập thành Thư viện và Mạng thông tin

Tháng 10 năm 2006, TVĐT Trường ĐHBK HN đã được đưa vào vận hành

lấy tên là Thư viện Tạ Quang Bửu với quy mô phục vụ 4.000 chỗ ngồi cho 10.000

lượt độc giả/ngày và các trang thiết bị hiện đại Đây là thư viện đầu tiên được xây dựng theo mô hình TVĐT ở Việt Nam được đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, đồng bộ

Ngày 05/09/2008 đơn vị Thư viện và Mạng thông tin được tách ra thành hai đơn vị độc lập là TV TQB và Trung tâm Mạng thông tin theo Quyết định số 1167/QĐ-ĐHBK-TCCB do Hiệu trưởng ký

Nhà trường đã đặt mục tiêu phát triển TV TQB như sau: “Xây dựng Thư viện

Đại học Bách khoa Hà Nội trở thành thư viện điện tử hàng đầu tại Việt Nam, hiện đại, tiên tiến đảm bảo cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện chất lượng cao phục vụ đắc lực cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, đào tạo đa ngành đa lĩnh vực đạt trình độ và chất lượng quốc tế của trường Từng bước Thư viện trở thành đầu mối chia sẻ, cung cấp thông tin cho các thư viện đại học khác trong nước và khu vực” [tr.122, 25]

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

Là một đơn vị trong Trường ĐHBK HN phục vụ cho nhu cầu giáo dục – đào

tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường, TV TQB có chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức như sau:

a/ Chức năng

TV TQB có chức năng thông tin và thư viện, phục vụ công tác đào tạo,

- Nghiên cứu và áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ, các tiêu chuẩn quốc tế về xử lý thông tin vào công tác xử lý tài liệu, tạo tiền đề cho việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin

- Phát triển và mở rộng các sản phẩm và dịch vụ thông tin, lấy việc đáp ứng nhu cầu tin của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong toàn Trường làm mục tiêu và động lực để phát triển

- Từng bước nâng cấp hiện đại hoá thư viện, đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của thư viện Tự động hoá các khâu công việc trong hoạt động của thư viện

- Mở rộng quan hệ với các thư viện trong và ngoài nước, các tổ chức liên quan đến lĩnh vực thư viện nhằm tăng cường sự trao đổi và hợp tác

c/ Cơ cấu tổ chức

Trên cơ sở chức năng và nhiệm vụ đã quy định, cơ cấu của TV TQB được tổ chức như sau:

- Ban Giám đốc: Gồm có 01 Giám đốc phụ trách chung, 02 Phó Giám đốc

trong đó 01 Phó Giám đốc phụ trách về TT-TV và 01 Phó Giám đốc phụ trách về công nghệ thông tin

- Phòng Xử lý Thông tin gồm 2 bộ phận sau:

+ Bộ phận phát triển nguồn tin

+ Bộ phận biên mục

Phòng Xử lý Thông tin chịu trách nhiệm:

24

- Xây dựng nguồn lực thông tin mạnh về số lượng và chất lượng đảm bảo phục vụ tốt các chương trình đào tạo, giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của trường ĐHBK HN, từng bước liên thông chia sẻ với hệ thống các thư viện trong khu vực

- Xử lý toàn bộ tài liệu theo các tiêu chuẩn quốc tế về TT-TV như: MARC21, AACR2 và LCC Xây dựng hệ thống tra cứu hiện đại nhằm tăng khả năng tiếp cận và khai thác nguồn lực thông tin hiệu quả và nhanh chóng

- Phòng Dịch vụ Thông tin Tư liệu gồm 4 bộ phận sau:

từ xa; tạo điều kiện tốt nhất để người dùng tin của TV TQB cũng như các thư viện

và cơ quan thông tin khác trong cả nước có thể tiếp cận và khai thác nguồn lực thông tin của TV TQB một cách hiệu quả nhất

- Phòng Công nghệ Thư viện Điện tử gồm 4 bộ phận sau:

+ Bộ phận nghiên cứu phát triển

+ Bộ phận kỹ thuật

+ Bộ phận phục vụ đa phương tiện

+ Bộ phận xây dựng dự án, hành chính tổng hợp

Phòng Công nghệ Thư viện Điện tử chịu trách nhiệm chính:

- Xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại, ứng dụng các công nghệ TVĐT, TVS, đảm bảo khả năng truy cập, chia sẻ, trao đổi dữ liệu trong và giữa các thư viện, cơ quan thông tin cũng như với người dùng tin

- Xây dựng các hệ thống thông tin số đạt chuẩn, chất lượng cao đáp ứng được nhu cầu khai thác các nguồn thông tin số của người dùng tin và các cơ quan TT-TV trong khu vực phía Bắc và trên cả nước

25

Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của TV TQB:

Hình 1.1: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức của TV TQB

d/ Nguồn nhân lực

d1/ Nguồn nhân lực của TV TQB

- Hiện nay, TV TQB có tổng số là 44 cán bộ, trong đó:

+ 09 Thạc sỹ về TT-TV và công nghệ thông tin (chiếm 20,4%)

+ 06 Kỹ sư công nghệ thông tin và các ngành kỹ thuật (chiếm 13,6%) + 24 Cử nhân TT-TV (chiếm 54,5%)

+ 02 Cử nhân ngoại ngữ (chiếm 4,5%)

+ 03 Cử nhân kinh tế và tài chính kế toán (chiếm 6,8%)

BAN GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG KHOA HỌC CÁC TỔ CHỨC

ĐOÀN THỂ

PHÒNG DỊCH VỤ THÔNG TIN

TƯ LIỆU

PHÒNG CÔNG NGHỆ THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ

PHÒNG XỬ LÝ THÔNG TIN

DỊCH VỤ THAM KHẢO, H.D BẠN ĐỌC

BỘ PHẬN NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN

BỘ PHẬN

KỸ THUẬT

XÂY DỰNG

DỰ ÁN, HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

BỘ PHẬN PHỤC VỤ MULTIMEDIA

BỘ PHẬN PHÁT TRIỂN NGUỒN TIN

BỘ PHẬN BIÊN MỤC

BỘ PHẬN PHÒNG ĐỌC

BỘ PHẬN QUẢN LÝ KHO

BỘ PHẬN MƯỢN TRẢ

26

+ 100% cán bộ TV TQB sử dụng máy vi tính thành thạo và tiếng Anh trình

độ B trở lên Sau đây là biểu đồ nguồn nhân lực của TV TQB:

Thạc sỹ thông tin thư viện và công nghệ thông tin (chiếm 20,4%)

Kỹ sư công nghệ thông tin và các ngành kỹ thuật (chiếm 13,6%)

Cử nhân thông tin - thư viện (chiếm 54,5%)

Cử nhân ngoại ngữ (chiếm 4,5%)

Cử nhân kinh tế và tài chính kế toán (chiếm 6,8%)

54,5%

13,6%

20,4%

Hình 1.2: Biểu đồ Nguồn nhân lực của TV TQB

d2/ Nguồn nhân lực Phòng Công nghệ Thư viện Điện tử

Phòng Công nghệ Thư viện Điện tử chịu sự quản lý của Phó Giám đốc chịu trách nhiệm mảng công nghệ thông tin Nguồn nhân lực Phòng Công nghệ Thư viện Điện tử gồm 8 người (chiếm 18% tổng số cán bộ TV TQB), trình độ chuyên môn, ngoại ngữ cao cụ thể như sau:

- Về trình độ chuyên môn có:

+ 2 Thạc sỹ chuyên ngành công nghệ thông tin (chiếm 25%)

+ 4 Cử nhân tốt nghiệp đại học chuyên ngành công nghệ thông tin (chiếm 50%)

+ 1 Cử nhân tốt nghiệp đại học chuyên ngành TT-TV (chiếm 12,5%)

+ 1 Cử nhân tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại ngữ tiếng Anh (chiếm 12,5%)

- Về trình độ ngoại ngữ:

+ 2 cán bộ trình độ tiếng Anh sau C (chiếm 25%)

+ 6 cán bộ trình độ tiếng Anh sau B (chiếm 75%)

- Về trình độ tin học:

100% cán bộ Phòng Công nghệ Thư viện Điện tử sử dụng thành thạo máy vi tính, có khả năng cập nhật dữ liệu lên trang web, hiểu biết về phần mềm VTLS, Dspace,…

27

- Về độ tuổi:

+ Trên 35 tuổi: 2 người (chiếm 25 %)

+ Từ 30 - 35 tuổi: 5 người (chiếm 62,5 %)

+ Dưới 30 tuổi: 1 người (chiếm 12,5 %)

- Về giới tính:

+ Nữ giới: 3 người (chiếm 37,5%)

+ Nam giới: 5 người (chiếm 62,5%)

- Tất cả cán bộ Phòng Công nghệ Thư viện Điện tử đều tham gia vào công tác tổ chức và khai thác TLS cụ thể:

+ 01 Phó Giám đốc và 01 Trưởng Phòng đã tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên ngành công nghệ thông tin chịu trách nhiệm chính trong quản trị Website TVS, phân quyền người dùng, quản lý công việc chung về TLS, TVS của phòng, quản lý phần mềm Dspace

+ 04 cán bộ (trong đó 02 kỹ sư công nghệ thông tin, 01 cử nhân TT-TV, 01

cử nhân ngoại ngữ) thuộc bộ phận phục vụ đa phương tiện chịu trách nhiệm phục

vụ người dùng tin tại 02 phòng đa phương tiện Trong số 04 cán bộ trên, có 02 cán

bộ phục vụ đa phương tiện kiêm chịu trách nhiệm bộ phận kỹ thuật tiến hành số hóa, chuyển dạng file toàn văn

+ 02 cán bộ chịu trách nhiệm bộ phận nghiên cứu phát triển và bộ phận xây dựng dự án, hành chính tổng hợp nghiên cứu các chuẩn biên mục tài liệu điện tử, phần mềm; tìm kiếm dự án; hướng dẫn sinh viên sử dụng thư viện hiệu quả trong đó

có hướng dẫn khai thác TLS; trả lời thông tin qua email, điện thoại các vấn đề liên quan đến TLS, TVS,

- Ngoài ra, các cán bộ Phòng Công nghệ Thư viện Điện tử còn phối hợp với cán bộ các phòng khác, đặc biệt là 03 cán bộ phòng Xử lý Thông tin trong quá trình nghiên cứu nghiệp vụ, thu nhận và xử lý TLS

- Phòng Công nghệ Thư viện Điện tử và Phòng Xử lý Thông tin phối hợp trong nghiên cứu các chuẩn nghiệp vụ liên quan tới TLS, TVS; thu nhận và xử lý TLS Phòng Công nghệ Thư viện Điện tử phối hợp cùng Phòng Dịch vụ Thông tin

28

Tư liệu phục vụ tốt người dùng tin

Như vậy, Phòng Công nghệ Thư viện Điện tử có đội ngũ cán bộ trẻ, tốt nghiệp chuyên ngành công nghệ thông tin, TT-TV, trình độ tin học, ngoại ngữ tốt đảm bảo hoàn thành tốt xây dựng, phát triển TVS

1.2.3 Cơ sở vật chất và trang thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin

TV TQB là một trong những thư viện trường đại học được đầu tư cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại

- Trang thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin

a/ Trang thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin của TVTQB

Hiện nay, TV TQB được trang bị:

- 150 máy tính cá nhân và 3 máy tính xách tay phục vụ cho công tác chuyên môn của cán bộ và người dùng tin (trong đó 100% máy tính được kết nối mạng Internet)

- 7 máy in, 4 máy photocopy, 2 máy scanner HP

- 3 máy chủ do các hãng Sun Micro System và HP cung cấp phục vụ cho tra

29

cứu OPAC, phần mềm tích hợp VTLS, trang web,… của TV TQB

- Phần mềm quản trị thư viện tích hợp hiện nay TV TQB đang sử dụng là phần mềm VTLS – một phần mềm thư viện hiện đại do Mỹ thiết kế

- Ngoài ra, để xây dựng và quản lý các BSTS, TV TQB sử dụng phần mềm DSpace – phần mềm mã nguồn mở

- TV TQB được lắp đặt 2 cổng từ, 1 cổng RFID và các thiết bị an ninh khác như: camera giám sát tất cả các tầng và các phòng quan trọng của tòa nhà (24/24h),

hệ thống kiểm soát ra – vào bằng thẻ từ, hệ thống quản lý tài liệu như: máy quét mã vạch, máy khử - nạp từ

- TV TQB sử dụng hệ thống mạng cáp quang kết nối ra Internet với tốc độ đường truyền leased-line là 16 Mbps Ngoài ra, từ tháng 6 năm 2006, trên cơ sở Trường ĐHBK HN là một thành viên của VINAREN (Vietnam Reseach and Education Network), TV TQB còn sử dụng mạng VINAREN kết nối với mạng TEIN2 (Trans-Eurasia Information Network - phase 2) với tốc độ đường truyền là 45Mbps

+ Trang thiết bị, hạ tầng công nghệ công nghệ phục vụ công tác tổ chức

và khai thác TLS

- Trong số các trang thiết bị, hạ tầng công nghệ trên của TV TQB, Phòng Công nghệ Thư viện Điện tử sử dụng phần mềm Dspace, 08 máy tính cá nhân, 01 máy tính xách tay, 50 máy tính phục vụ người dùng tin, 02 máy scanner, 02 máy in, đường truyền internet tốc độ cao trong xử lý nghiệp vụ, xây dựng, phát triển, phục

30

1.000 trường đại học và các tổ chức văn hoá sử dụng phần mềm số DSpace để quản

lý và chia sẻ nguồn tài nguyên: sách, tạp chí, luận văn, âm thanh, phim,

+ Các thiết bị số hoá tài liệu gồm: máy tính, máy scanner,… Máy tính được

sử dụng để số hoá tài liệu hiện nay tại TV TQB là máy HP intel pentium 4, màn hình 17 inch, có thể kiểm tra độ trung thực của ảnh số rất tốt Một số thiết bị khác như: ổ đọc và ghi được đĩa CD/DVD; 02 máy scanner HP đảm bảo chất lượng và thích hợp cho việc quét ảnh với độ phân giải cao; Phần mềm xử lý ảnh Adobe Acrobat 6.0 Professional; Ổ chứa lưu trữ trên server máy chủ phần mềm Dspace, lưu trữ trên ổ cứng, lưu trên đĩa DVD, CD-ROM

1.2.4 Nguồn lực thông tin

Căn cứ theo loại hình vật mang tin, nguồn lực thông tin của TV TQB được chia thành 2 nhóm chính như sau: tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại (tài liệu điện tử)

- Tài liệu truyền thống

+ Thống kê tài liệu truyền thống theo chuyên ngành

Trường ĐHBK HN là trường đại học khoa học kỹ thuật lớn trong cả nước

Do đó, tài liệu về lĩnh vực khoa học kỹ thuật chiếm 81%, ngoài ra các tài liệu về Khoa học xã hội chiếm 19% Sau đây là thống kê tài liệu truyền thống theo chuyên ngành:

19%

Khoa học xã hội

Hình 1.3: Thống kê tài liệu truyền thống theo chuyên ngành

+ Thống kê tài liệu truyền thống theo thời gian xuất bản

Ngày nay, khoa học kỹ thuật phát triển rất nhanh Bạn đọc luôn đòi hỏi được

sử dụng các tài liệu có năm xuất bản mới nhất Chính vì vậy, những tài liệu có năm

31

xuất bản từ 2000 đến nay vẫn chiếm tỷ lệ cao nhất 54% bao gồm 333.267 cuốn Tài liệu từ 1980 – 2000 có tỷ lệ ít hơn 31 % gồm 191.318 cuốn Tuy nhiên, các tài liệu trước năm 1980 vẫn chiếm tỷ lệ tương đối cao là 15% Nguồn tài liệu này đa phần

là tài liệu bằng tiếng Nga và một số ít sách giáo trình bằng tiếng Việt chưa tái bản Sau đây là bảng thống kê tài liệu truyền thống theo năm xuất bản:

Năm xuất bản Số lượng Tỷ lệ

Bảng 1.1: Thống kê tài liệu truyền thống theo năm xuất bản

- Tài liệu điện tử

Số lượng các nguồn tài liệu hiện đại tính đến năm 2011 bao gồm:

Bao gồm 118 đầu tạp chí về khoa học máy tính

+ CSDL EbscoHost Bao gồm trên 17.000 tạp chí toàn

văn trong 10 CSDL về khoa học, công nghệ, Xã hội nhân văn,

Giáo dục, Kinh tế

+ CSDL Proquest Bao gồm 4300 tạp chí Khoa học và

công nghệ toàn văn, 18.000 luận án, luận văn về các ngành khoa học

Bảng 1.2: Thống kê nguồn tài liệu điện tử tính đến năm 2011

So với loại hình tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử của TV TQB mới chỉ bắt đầu được quan tâm đầu tư từ năm 2009 đến nay Do vậy, số lượng còn rất hạn chế

1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu

Nhu cầu tin và người dùng tin là hai yếu tố cơ bản giúp cho việc đánh giá và định hướng hoạt động của một cơ quan TT-TV Do vậy, việc điều tra, xác định

33

đúng các nhóm đối tượng người dùng tin, đánh giá chính xác các nhu cầu tin của họ

là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhằm tổ chức, khai thác TLS hiệu quả

1.3.1 Đặc điểm người dùng tin

Người dùng tin tại TV TQB là toàn thể cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh

và sinh viên thuộc các hệ đào tạo trong toàn Trường Hiện nay, tổng số cán bộ, công chức của Trường 2.300 cán bộ trong đó có 1.300 cán bộ giảng dạy Hơn 40.000 nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên của 37 ngành, 90 chuyên ngành

Căn cứ vào yêu cầu, nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường trong giai đoạn hiện nay, có thể phân chia người dùng tin tại TV TQB thành 4 nhóm chính: Nhóm cán bộ lãnh đạo và quản lý; Nhóm giảng viên và cán bộ nghiên cứu; Nhóm nghiên cứu sinh và học viên cao học; Nhóm sinh viên Các nhóm người dùng tin của TV TQB có cơ cấu như sau:

1% 5%

11%

83%

Cán bộ quản lý Giảng viên và cán

bộ nghiên cứu Nghiên cứu sinh, học viên cao học Sinh viên

Hình 1.4: Biểu đồ Thành phần các đối tượng người dùng tin tại TV TQB

 Nhóm 1 - Cán bộ lãnh đạo và quản lý

Nhóm này bao gồm Ban giám hiệu, trưởng, phó các khoa, phòng ban, tổ bộ

môn, các cán bộ lãnh đạo Đảng, chính quyền, đoàn thể Đây là nhóm người dùng tin tuy chiếm tỷ lệ không cao (1%) trong số người dùng tin tại Trường ĐHBK HN nhưng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của Trường Họ vừa tham gia giảng dạy vừa làm công tác quản lý Họ có rất ít thời gian khai thác tại TV TQB Họ

có nhu cầu cao khai thác và sử dụng TLS thuộc các chuyên ngành đào tạo tại Trường bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài Các CSDL online giúp họ cập nhật

34

thông tin mới nhất, tự nâng cao trình độ, phục vụ hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học, giảng dạy mà không phải trực tiếp đến TV TQB

 Nhóm 2 - Giảng viên và cán bộ nghiên cứu

Nhóm này chiếm tỷ lệ không cao (5%) Tuy nhiên, đây là nhóm người dùng

có trình độ trên đại học và có khả năng sử dụng ngoại ngữ cao (tối thiểu là 1-2 ngoại ngữ) Họ chính là chủ thể sáng tạo ra thông tin thông qua các bài giảng, giáo trình, công trình nghiên cứu và các dự án,… Do tham gia giảng dạy nên họ phải thường xuyên cập nhật những kiến thức mới, công nghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực giảng dạy, nghiên cứu Họ tạo ra các tài liệu số nội sinh

có hàm lượng tri thức cao, đồng thời sử dụng các tài liệu này trong nghiên cứu khoa học, giảng dạy đặc biệt là tài liệu bằng tiếng nước ngoài Họ khai thác và sử dụng TLS để phục vụ cho công việc chuyên môn của mình Họ chủ yếu truy cập Website TVS qua dải IP Trường ĐHBK HN

 Nhóm 3- Nghiên cứu sinh, học viên cao học

Nhóm này chiếm tỷ lệ 11% Đặc điểm của nhóm đối tượng này là sử dụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt vào thời gian thực hiện các đề tài, công trình nghiên cứu, bảo vệ tốt nghiệp,… Đa số học viên là cán bộ vừa đi học vừa đi làm nên thời gian dành cho thư viện còn hạn chế nên họ sử dụng máy tính cá nhân để tra cứu, tìm TLS trên Website TVS để học tập mà không mất thời gian lên thư viện Họ

là chủ thể sáng tạo ra các luận văn, luận án Đồng thời họ cũng chính là những người có nhu cầu cao, khai thác và sử dụng nhiều nhất TLS trong đó chủ yếu là luận

án, luận văn để làm tiểu luận môn học, các công trình nghiên cứu khoa học, đề tài tốt nghiệp phục vụ cho quá trình học tập và nghiên cứu tại Trường

 Nhóm 4 - Sinh viên

Sinh viên là nhóm người dùng tin chiếm tỷ lệ cao nhất (83%) Cùng với việc đổi mới phương pháp dạy và học, sinh viên không còn học một cách thụ động như trước mà đã có sự tìm tòi, học hỏi, bổ sung thêm kiến thức ở bên ngoài Chính vì vậy, sau giờ học thư viện và phòng thí nghiệm là nơi sinh viên dành nhiều thời gian cho nghiên cứu và sử dụng Họ luôn tìm kiếm các bài giảng điện tử, sách ebook, các

35

CSDL để làm tiểu luận môn học, đồ án tốt nghiệp, nghiên cứu khoa học

1.3.2 Đặc điểm nhu cầu tin

Nhu cầu tin là nhu cầu về những thông tin cần thiết cho người dùng tin giúp

họ giải quyết một vấn đề hoặc một nhiệm vụ Nghiên cứu đặc điểm nhu cầu tin là nhận dạng về nhu cầu thông tin và tài liệu của người dùng, trên cơ sở đó tìm ra biện pháp cụ thể và phù hợp để cung cấp thông tin hoặc tài liệu cho họ Ngôn ngữ TLS được các nhóm người dùng tin sử dụng nhiều nhất là tiếng Việt 91,1%, sau đó là tiếng Anh 37,5%, sau đó là đến tiếng Pháp là 13,6%, và 5% là các ngôn ngữ khác

 Nhu cầu tin của nhóm 1 - Cán bộ lãnh đạo và quản lý

Do đặc thù và tính chất công việc của cán bộ lãnh đạo, quản lý là ra các quyết định Thông tin đối với họ là công cụ để quản lý Hình thức thông tin đa dạng, phong phú bao gồm cả tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại nhưng họ quan tâm nhiều tới tài liệu hiện đại Thông tin họ cần là những thông tin mới nhất, mang tính thời sự Tài liệu in ấn mức độ cập nhật thông tin không nhanh chóng như TLS do đó TLS phù hợp và đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của nhóm này Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý có khả năng sử dụng các tài liệu nước ngoài nhất là tiếng Anh để làm nghiên cứu khoa học, giảng dạy cũng như phục vụ hoạt động quản lý Do không có thời gian đến TV TQB khai thác tài liệu truyền thống nên họ có nhu cầu cao, thường sử dụng TLS, CSDL Nhà trường mua hoặc dùng thử có sẵn trên mạng có thể truy cập, sử dụng nhanh chóng Họ có nhu cầu cao đối với TLS thuộc chuyên ngành khoa học kỹ thuật để phục vụ cho hoạt động quản lý trong Trường ĐHBK

HN vì trên 90% các ngành đào tạo tại Trường thuộc ngành khoa học kỹ thuật Ngoài ra, họ còn sử dụng TLS thuộc các ngành khác để tham khảo Tuy là nhóm đối tượng chủ yếu ở độ tuổi từ 40 trở lên nhưng họ yêu thích sử dụng TLS, luôn cập nhật thông tin, khả năng sử dụng tin học tốt nên TLS rất phù hợp với nhu cầu tin của họ

 Nhu cầu tin của nhóm 2 - Giảng viên và cán bộ nghiên cứu

Đây là nhóm người dùng tin có trình độ cao Các giảng viên luôn tìm kiếm, cập nhật và giới thiệu cho sinh viên những tài liệu cần thiết, liên quan tới môn học

Do hoạt động đặc thù là nghiên cứu và giảng dạy chuyên sâu về khoa học kỹ thuật nên nhóm này có tới trên 90% nhu cầu sử dụng TLS thuộc ngành khoa học kỹ thuật Chỉ còn lại rất ít nhu cầu TLS thuộc các ngành khoa học xã hội và các ngành khác

Độ tuổi của nhóm này từ 25-60 tuổi, đa số trong số họ luôn cập nhật, yêu thích TLS, chỉ có một phần nhỏ cán bộ đã cao tuổi không thích sử dụng máy tính, TLS như tài liệu in ấn

 Nhu cầu tin của nhóm 3 - Nghiên cứu sinh, học viên cao học

Nghiên cứu sinh, học viên cao học là người đã tốt nghiệp đại học nay nghiên cứu chuyên sâu về một lĩnh vực cụ thể Thông tin họ cần chủ yếu là tài liệu mang tính chất chuyên ngành sâu phù hợp với chương trình học hoặc đề tài họ nghiên cứu Do có 33 chuyên ngành thuộc ngành khoa học kỹ thuật trong tổng số 37 chuyên ngành của Nhà trường đào tạo thạc sỹ, tiến sỹ nên nhu cầu sử dụng TLS thuộc các ngành khác của nhóm này rất ít Họ thường sử dụng các CSDL, tài liệu nội sinh, đặc biệt là luận án, luận văn để tham khảo làm tiểu luận môn học, luận văn Thạc sỹ, luận án Tiến sỹ Độ tuổi của nhóm này từ 20-45 tuổi nhưng họ đều còn công tác, đang nghiên cứu, giảng dạy nên rất yêu thích, có nhu cầu cao sử dụng TLS Bên cạnh, tài liệu bằng tiếng Việt họ có nhu cầu cao sử dụng tài liệu bằng tiếng Anh và các ngôn ngữ khác để tham khảo phục vụ học tập, nghiên cứu khoa học cũng như tốt nghiệp Bên cạnh, khai thác tại chỗ ở TV TQB họ sử dụng máy tính trong phạm vi Trường để tìm kiếm và khai thác TLS trên Website TVS, các CSDL online nhanh chóng, thuận tiện

37

 Nhu cầu tin của nhóm 4 - Sinh viên

Nhu cầu tin của sinh viên rất rộng Trước yêu cầu của học chế tín chỉ sinh

viên phải tìm kiếm tài liệu trên các trang web, các CSDL online, TLS nội sinh tại Trường đặc biệt là tài liệu về chuyên ngành đào tạo mà sinh viên theo học Đa số các ngành của Trường ĐHBK HN đào tạo về khoa học kỹ thuật nên nhu cầu chủ yếu của sinh viên sử dụng TLS thuộc ngành này để phục vụ học tập Bên cạnh đó, Nhà trường còn mở rộng đào tạo các ngành khác như: kinh tế, ngoại ngữ, kế toán, Sinh viên những năm đầu cần sử dụng TLS về các môn triết học, khoa học quân sự,

tư tưởng Hồ Chí Minh, và nhiều tài liệu khác thuộc các ngành khoa học xã hội để học các môn chung nên sinh viên có nhu cầu đối với TLS thuộc ngành khoa học xã hội Nhóm này có độ tuổi từ 18-28, đây là nhóm đối tượng trẻ nhất trong các nhóm người dùng tin nên rất yêu thích công nghệ, nhu cầu sử dụng TLS, TVS rất cao Ngoài ra, họ luôn tìm kiếm các bài giảng điện tử, tài liệu tham khảo bằng tiếng nước ngoài do giảng viên yêu cầu thu thập và cập nhật Do đó, sinh viên có nhu cầu cao đối với các CSDL online, ebook và các bài giảng điện tử môn học do giảng viên trong Trường ĐHBK HN viết để học tập đạt kết quả cao Họ thường xuyên đến và khai thác TLS có tại TV TQB

1.4 Vai trò của tổ chức và khai thác tài liệu số với Thư viện Tạ Quang Bửu

Trong thư viện truyền thống và thư viện hiện đại vai trò của tổ chức, khai

thác tài liệu là rất quan trọng Đối với TVS của TV TQB, tổ chức và khai thác TLS cho phép người sử dụng nhiều tiện ích hơn, đáp ứng tốt hơn các nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin

1.4.1 Đáp ứng nhu cầu tiếp cận và khai thác thông tin của người dùng tin

Ngày nay con người có ít thời gian hơn nhưng lại cần nhiều thông tin hơn Thông tin quan trọng và cần thiết cho mọi hoạt động sống, lao động, học tập của con người Không chỉ cần những tài liệu, thông tin dưới dạng truyền thống họ có nhu cầu cao về các loại tài liệu hiện đại Nhu cầu được tiếp cận và khai thác các nguồn thông tin có giá trị, cập nhật là nhu cầu cơ bản của mọi đối tượng người dùng

38

tin Vì vậy, TLS rất cần thiết, đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của người dùng tin nhất là trong giai đoạn hiện nay khi Trường ĐHBK HN chuyển sang đào tạo tín chỉ Giảng viên có nhu cầu cao sử dụng TLS để giảng dạy, nghiên cứu khoa học Sinh viên chủ động trong học tập, tự nghiên cứu là chính Do đó, họ luôn mong muốn được tiếp cận và sử dụng các tài liệu trên mạng, CSDL online, ebook phục vụ cho hoạt động học tập, nghiên cứu

TLS cho phép người dùng sử dụng nhiều tiện ích hơn Không phải trực tiếp đến TV TQB để đọc tài liệu, ghi chép hay chờ đợi để đăng ký sao chụp tài liệu hoặc đưa ra yêu cầu thu thập, cập nhật thông tin và phải đến lấy kết quả; người dùng tin

có thể chủ động tạo ra các BST cá nhân chỉ với một tài khoản người dùng và những thao tác giản đơn trên mạng máy tính Đối với Website TVS, CSDL trực tuyến, người dùng tin chỉ cần xác định tiêu chí thông tin cần cập nhật, tạo ra các cảnh báo (alert) trên mạng là có thể nhận được những email thông báo ngay khi có TLS phù hợp mới được bổ sung Người dùng tin dễ dàng tìm kiếm lại những TLS đã sử dụng

và truy cập trước đó nhanh chóng vì chúng được ghi lại tự động

Nếu ở gần TV TQB người dùng tin có thể dễ dàng tiếp cận TLS bằng cách đến khai thác miễn phí tại phòng đa phương tiện Nếu ở xa, người dùng tin có thể tự tạo tài khoản người dùng (user) hoặc thông qua người quản trị Website TVS TLS

có sẵn trên mạng đã tạo cho người dùng có khả năng tiếp cận tài liệu nhanh chóng,

dễ dàng hơn Nhiều nhóm người dùng không có thời gian trực tiếp đến khai thác tài liệu tại TV TQB và để không bị hạn chế về không gian, thời gian sử dụng thông tin

họ có thể tiếp cận tài liệu nhanh chóng thông qua dải IP Internet của Trường ĐHBK

HN TLS, TVS đã giúp thông tin và người dùng tin xích lại gần nhau hơn, phá bỏ những rào cản về không gian Đối với những người làm công tác quản lý, lãnh đạo quỹ thời gian ít ỏi họ gặp khó khăn khi phải đến TV TQB để có tài liệu Đối với cán

bộ, giáo viên họ luôn khao khát thông tin vì thông tin là chất liệu, là nguyên liệu đầu vào cho quá trình nghiên cứu khoa học, giảng dạy và tiếp tục nâng cao kiến thức của họ Như vậy, tài liệu truyền thống chưa đủ để họ tiếp cận nguồn thông tin mới, đa dạng, phong phú Tài liệu truyền thống không có khả năng lưu trữ được các