Hiện nay, có nhiều hình thức khai thác TLS nhưng TV TQB chỉ sử dụng hai hình thức khai thác TLS là khai thác tại chỗ và khai thác từ xa.
2.2.2.1. Khai thác tại chỗ
Đối với TLS ở dạng đĩa CD-ROM, DVD được lưu trữ tại phòng đa phương tiện tầng 2, người dùng tin viết phiếu yêu cầu và cán bộ đi lấy đĩa theo đúng yêu cầu. Đối với một số sách ngoại ngữ có kèm băng đĩa, người dùng tin có thể mang sách từ các phòng đọc tự chọn xuống phòng đa phương tiện để sử dụng đĩa đi kèm sách.
Tại các máy tính tra cứu của TV TQB và tại các phòng đọc đa phương tiện đều có thông tin và hướng dẫn tra cứu, sử dụng TLS nhằm giúp người dùng tin có thể khai thác TLS nhanh chóng, dễ dàng. Tại 02 phòng đa phương tiện có khoảng 50 máy tính phục vụ cho người dùng tin tra tìm thông tin, tài liệu. Đặc biệt tại các phòng này có cán bộ thư viện phòng Công nghệ Thư viện Điện tử trợ giúp cho người dùng tin tra tìm tài liệu trên các CSDL trực tuyến. Các thông báo mới nhất về những CSDL hiện có tại TV TQB, các CSDL mua hoặc dùng thử đều được dán tại cửa tòa nhà TV TQB và trong phòng máy tính do đó tạo điều kiện thuận lợi để người dùng tin biết đến các CSDL hiện có, tra cứu CSDL ngay trong chính TV TQB. Khi gặp bất cứ vấn đề gì khó khăn trong quá trình tìm kiếm và sử dụng các CSDL, TLS thì người dùng tin cũng có thể yêu cầu các cán bộ thư viện tại phòng đa phương tiện trợ giúp. Ngoài ra, nếu gặp các vấn đề khó khăn người dùng tin có thể liên hệ tại Bàn Thông tin ở tầng 1 ngay lối vào cửa toà nhà TV TQB. Nếu khai thác từ xa người dùng tin gặp khó khăn hay cần trợ giúp có thể liên hệ qua email hoặc điện thoại để được trợ giúp.
Giúp cho người dùng tin khai thác tốt TLS trên Website TVS và các CSDL online khác TV TQB trang bị hệ thống máy tính tra cứu nhanh chóng và đặt tại những vị trí thuận tiện nhất cho người sử dụng như: tại sảnh TV TQB có 10 máy
64
tính tra cứu phục vụ cho người dùng tin khi đến TV TQB có thể tra tìm tài liệu trên opac hoặc trên Website TVS theo yêu cầu một cách nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, trong tất cả các phòng đọc tại TV TQB đều bố trí các máy tính chỉ phục vụ cho mục đích tra cứu tài liệu của người dùng tin. Như vậy, người dùng tin có thể tra cứu TLS dễ dàng, thuận tiện ở nhiều nơi trong toà nhà TV TQB.
2.2.2.2. Khai thác từ xa
Nếu người dùng tin không có thời gian trực tiếp đến TV TQB thì mọi máy tính có nối mạng trong Trường đều có thể truy cập Website TVS nhanh chóng, dễ dàng. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ, học viên, sinh viên không mất nhiều thời gian, công sức tìm kiếm hoặc chờ đợi được phục vụ tài liệu, không bị giới hạn bởi số lượng máy tính, thời gian truy cập tại TV TQB mà vẫn có thể tìm được tài liệu để nghiên cứu, làm luận văn, luận án nhanh chóng.
2.2.3. Quản lý truy cập
Để theo dõi cũng như quản lý truy cập của người sử dụng đối với TLS có nhiều cách quản lý khác nhau. Tuy nhiên, căn cứ vào tình hình hiện tại, TV TQB lựa chọn 02 cách quản lý truy cập phổ biến trong nhiều cơ quan TT-TV và có hiệu quả cao đó là: quản lý qua account và quản lý qua IP.
2.2.3.1. Quản lý qua account
Do số lượng người dùng tin của TV TQB rất đông, phong phú và đa dạng nên cần có cơ chế, xác lập quyền cho người dùng cũng như quản lý người dùng. Quản lý truy cập bằng account được áp dụng với cả cán bộ thư viện và người dùng. Nó giúp cho việc quản lý truy cập hiệu quả. TLS dễ bị sao chép, sửa đổi do đó TV TQB đã sử dụng một số biện pháp sau để quản lý TLS.
+ Thứ nhất: phân quyền truy cập cho cán bộ. Đó là những người có account mới có thể truy nhập để thực hiện công việc biên mục TLS, sửa đổi dữ liệu, xóa biểu ghi. Đó là những cán bộ có trình độ tin học cao, kỹ sư công nghệ thông tin. Chủ yếu là cán bộ Phòng Công nghệ thư viện điện tử và một số cán bộ khác thuộc phòng Xử lý thông tin. Điều này đảm bảo an toàn và phân chia quyền quản trị dữ liệu.
65
+ Thứ hai: quản lý người dùng tin theo account người dùng.
Thành viên: dùng để chỉ chung cho những người sử dụng website. Một thành viên có thể có các quyền sau:
- Người dùng bình thường (normal user) - Người quản trị (administrators)
- Người đăng tải tài liệu (submitters) - Người đăng ký (subscribers)
- Người tham gia tiến trong trình công việc (submission workflow participants)
Người quản trị chính là người dùng có quyền cao nhất và là người xác lập và phân quyền cho những người sử dụng còn lại. Người quản trị tại Website TVS của TV TQB chính là Phó Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý mảng TVS.
Để trở thành thành viên của TVS người dùng có hai cách: - Người quản trị tạo tài khoản đăng nhập cho thành viên
- Người dùng tự đăng ký và xác nhận thông tin qua tài khoản email đã đăng ký
Một số quyền hạn của người dùng được phân quyền như sau:
- Quyền hạn của người dùng (User Authorizations)
+ Trên tập tin (Bitstream): READ: có thể mở file, WRITE: có thể thay đổi file
+ Trên bó (Bundle): ADD: có thể thêm nhiều tập tin vào bó, REMOVE: xoá tập tin ra khỏi bó
+ Trên mục (Item): READ: có thể xem mục, WRITE: có thể thay đổi mục, ADD/REMOVE: có thể thêm hoặc xóa các tập tin
+ Trên BST (Collection): ADD/REMOVE: có thể thêm hoặc xóa các tập tin khỏi BST, DEFAULT_ITEM_READ: các mục mới có thuộc tính đọc, DEFAULT_BITSTREAM_READ: các tập tin mới được phép đọc, COLLECTION_ADMIN: có thể thay đổi, rút trích hoặc ánh xạ các mục vào BST
66
+ Đăng ký (Register) thực hiện các bước như sau: * Đến trang chủ TVS Dspace (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Chọn “Trang cá nhân” - (My Dspace) - bên cột trái
* Chọn liên kết “Nếu bạn là người dùng mới, hãy nhấn vào đây để đăng ký.” * Điền địa chỉ email vào mẫu đăng ký và chọn “Đăng ký”
* Vào tài khoản email vừa đăng ký để kích hoạt tài khoản * Đăng nhập vào tài khoản để bắt đầu công việc
+ Sau khi đăng ký và tài khoản được kích hoạt người dùng đăng nhập vào Website TVS, chọn “Trang cá nhân” - (My DSpace) đăng nhập với tài khoản email và mật khẩu đã đăng ký
- Dòng công việc (Work flow)
Người quản trị phải xác lập lại quyền hạn cho các thành viên để đăng tải tài liệu lên các BST. Chủ yếu quyền này được xác lập cho các cán bộ biên mục TLS.
67
- Sử dụng các chức năng của người quản trị
Đăng nhập (Login). Vào trang ứng dụng và chọn “Trang cá nhân” - (MyDspace) - sau đó đăng nhập với email và mật khẩu. Chọn “Quản trị” – (Administer tool) để thấy thanh công cụ quản lý của admin
Hình 2.22: Chọn trang cá nhân để đăng ký làm thành viên
Hình 2.23: Điền các thông tin để đăng nhập vào Dspace
68
Người quản trị có những chức năng như: Thêm thành viên, thêm nhóm, thêm cộng đồng, thêm BST, thêm quyền hạn trên BST.
- Các chức năng do người quản trị thực hiện như sau:
+ Chọn “Cấp phép” - (Authorization) bên cột trái trên thanh công cụ của quản trị- sau khi đã đăng nhập vào tài khoản quản trị.
+ Chọn “Quản lý các chính sách của BST”
Hình 2.25: Cấp phép và quản lý các chính sách của BST trong Dspace
+ Chọn tên của BST mà bạn muốn xác lập lại quyền và chọn “Chỉnh sửa các chính sách” - (Edit Policies).
69
+ Click chọn “Thêm chính sách mới” - (Add New Policy).
Hình 2.27: Thêm chính sách mới trong Dspace
+ Chọn nhóm muốn chỉnh sửa lại quyền hạn trên “Danh sách nhóm” – (Groups) - và chọn “Hành động trên nhóm” – (Action) – gồm “Đọc", “Ghi”,”Thêm”, “Xoá”.
Hình 2.28: Chọn nhóm và các quyền đối với nhóm
+ Chọn “Lưu lại” - (Save) và có thể xem lại các quyền hạn đã được thiết lập. Với một số cách quản lý như trên giúp TV TQB có thể quản lý được người dùng, hạn chế việc sao chép tùy tiện, vi phạm bản quyền.
2.2.3.2. Quản lý qua IP
Quản lý truy cập qua IP tới TLS tại Website TVS được tiến hành nhằm mục đích giới hạn phạm vi truy cập, xác lập chỉ những máy tính thuộc phạm vi trong Trường ĐHBK HN mới truy cập được tới Website này. Do Website TVS đang trong thời gian thử nghiệm, còn nhiều vấn đề phải hoàn thiện trước khi công bố
70
rộng rãi tới đông đảo người sử dụng nên chính sách của Nhà trường trong giai đoạn hiện nay là chỉ cho phép những người dùng được cấp phép và chỉ những máy tính trong dải IP của Trường ĐHBK HN mới được truy cập được TLS trên Website TVS.
2.3. Hiệu quả công tác tổ chức và khai thác tài liệu số tại Thư viện Tạ Quang Bửu
Hiệu quả công tác tổ chức và khai thác TLS tại TV TQB được đánh giá trên cơ sở điều tra xã hội học đối với 300 đối tượng sử dụng TV TQB. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3.1. Mức độ đáp ứng về nội dung
Kết quả khảo sát vào tháng 08 năm 2011 tại TV TQB Trường ĐHBK HN cho thấy 96,4% người dùng được hỏi có nhu cầu sử dụng TLS của TV TQB trong đó 63,6% người dùng tin đánh giá TLS rất cần và 32,9% đánh giá TLS là cần thiết, 3,6% cho rằng TLS có cũng được, không có cũng được. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng nhóm người dùng tin mà họ sử dụng TLS vào những mục đích khác nhưng chủ yếu để viết luận văn, luận án 48,3%, cụ thể như sau:
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 Phục vụ công tác quản lý Học tập hàng ngày Nghiên cứu khoa học Phục vụ giảng dạy Tự nâng cao trình độ Viết luận văn, luận án Viết đồ án, khóa luận tốt nghiệp
Giải trí
71
Về nội dung TLS được thể hiện qua bảng đánh giá mức độ đáp ứng của nội dung TLS tại TV TQB như sau:
Đánh giá mức độ đáp ứng
nội dung tài liệu số Điểm Số phiếu Tỷ lệ (%)
Rất đầy đủ 9-10 0 0
Đầy đủ 8-9 19 7
Khá đầy đủ 6-8 96 34
Không đầy đủ < 5 165 59
Hoàn toàn không đáp ứng 0 0 0
Tổng số: 280 100
Bảng 2.2: Đánh giá mức độ đáp ứng nội dung TLS tại TV TQB
Số liệu trong bảng 2.2 trên cho thấy nội dung TLS đã được đánh giá 7% đầy đủ, 34% khá đầy đủ. Tuy nhiên, 59% cho rằng TLS không đầy đủ. Như vậy, không một người nào cho rằng TLS đáp ứng hoàn toàn nhu cầu tin của họ. Số người đánh giá nội dung TLS đạt 8-9 điểm còn chưa cao nhưng số người đánh giá nội dung TLS chỉ đạt dưới 5 điểm lại rất cao (tương ứng với việc chưa đáp ứng được tới 59% nhu cầu của họ). Điều này nghĩa là chất lượng nội dung thông tin TLS chưa cao và mức độ bao quát về mặt nội dung của nguồn tin là chưa đủ đối với người dùng tin.
2.3.2. Mức độ đáp ứng về hình thức
Đa số người dùng tin được hỏi đều cho rằng hình thức TLS của TV TQB còn chưa phong phú, đa dạng, chưa đáp ứng được nhu cầu tin của người dùng tin. Sau đây là bảng đánh giá mức độ đáp ứng về hình thức TLS tại TV TQB:
Đánh giá mức độ đáp ứng hình thức tài liệu số Điểm Số phiếu Tỷ lệ (%) Rất đầy đủ 9-10 0 0 Đầy đủ 8-9 5 1,8 Khá đầy đủ 6-8 55 19,6 Không đầy đủ <5 220 78,6
72
Tổng cộng: 280 100
Bảng 2.3: Đánh giá mức độ đáp ứng về hình thức TLS tại TV TQB
Số liệu thống kê tại bảng 2.3 cho thấy, trong số người dùng tin được hỏi chỉ có 1,8% đánh giá tốt về hình thức TLS, 19,6% cho rằng khá đầy đủ, còn lại có tới 78,6% cho rằng TLS chưa đáp ứng nhu cầu của họ. Nguyên nhân hình thức của TLS chưa đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng là do hình thức của TLS chủ yếu ở dạng text (dưới dạng file PDF), số lượng TLS dưới dạng hình ảnh, âm thanh còn rất ít, chỉ có một số bài giảng điện tử. Do đó, TLS chưa có tính trực quan, sinh động, chưa thu hút được người dùng tin. Đây chính là điểm yếu cần phải khắc phục trong thời gian tới. Bên cạnh chú trọng đầu tư, phát triển các TLS dạng text cần tập trung vào đa dạng hoá những dạng hình ảnh, video, âm thanh,... để hình thức TLS hấp dẫn, phong phú, thu hút và phù hợp với người dùng tin hơn.
2.3.3. Mức độ đáp ứng về truy cập
71,4% người dùng tin đã biết đến và truy cập Website TVS, 25,7% người dùng đã biết nhưng chưa truy cập và chỉ có 2,9% là chưa biết và chưa truy cập Website TVS. Mặc dù, đa phần người dùng tin đều biết tới Website TVS của TV TQB nhưng chỉ có một số ít là thường xuyên truy cập tìm kiếm tài liệu. Nguyên nhân là đa phần học viên cao học chỉ tìm tài liệu khi làm luận văn, luận án, sinh viên chỉ dùng tài liệu tham khảo, viết đồ án, cán bộ, giảng viên cũng chỉ tìm tài liệu khi họ cần, số lượng TLS chưa phong phú, không nhiều nên họ không truy cập nhiều và thường xuyên. Họ biết nhưng khi chưa có nhu cầu sử dụng TLS trên Website TVS thì họ không truy cập. Số lượng người hiện nay không truy cập và Website TVS còn khá lớn (chiếm 16,4%). Sau đây là bảng thống kê mức độ thường xuyên truy cập TLS của người dùng tin tại TV TQB hiện nay:
73 0 10 20 30 40 50 60 Hàng ngày Hàng tuần Hàng tháng Hàng năm Không truy cập
Hình 2.30:Biểu đồ Mức độ thường xuyên truy cập TLS của người dùng tin tại TV TQB hiện nay
Yếu tố ảnh hưởng lớn tới khai thác TLS chính là máy tính sử dụng trong truy cập tại các phòng đa phương tiện của TV TQB. Sau đây là đánh giá của người dùng về mức độ đáp ứng của các máy tính tại TV TQB:
Đánh giá mức độ đáp ứng của máy tính đối với truy cập tài liệu số
Số phiếu Tỷ lệ (%) 9-10 0 0 8-9 35 12,5 6-8 151 53,9 <5 94 34 0 0 0 Tổng cộng: 280 100 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 2.4: Đánh giá mức độ đáp ứng của máy tính đối với truy cập TLS
Máy tính phục vụ tại các phòng đa phương tiện cho người dùng tin tra cứu TLS tại TV TQB và TLS trên các CSDL online được đánh giá khá tốt vì có tới 53,9% cho rằng máy tính của TV TQB khá đáp ứng nhu cầu của họ. Tuy nhiên, còn một số lượng không nhỏ 34 % cho rằng các máy tính này chưa đáp ứng.
74
Bên cạnh máy tính, đường truyền là một yếu tố quan trọng, có ảnh hưởng lớn tới khai thác TLS của người dùng tin. Sau đây là đánh giá của người dùng tin về mức độ đáp ứng của đường truyền:
Đánh giá mức độ đáp ứng của
đường truyền đối với truy cập tài liệu số
Số phiếu Tỷ lệ (%) 9-10 0 0 8-9 24 8,6 6-8 136 48,6 <5 118 42,1 0 0 0 Tổng cộng: 280 100
Bảng 2.5: Đánh giá mức độ đáp ứng của đường truyền đối với truy cập TLS
Đa số người dùng tin được hỏi có đến 42,1% đánh giá đường truyền để truy cập TLS trên Website TVS còn chưa đáp ứng. Tuy nhiên, có 48,6% người dùng cho rằng đường truyền khá đáp ứng. Hiện nay, đường truyền mạng đã được cải thiện tốt hơn tuy nhiên vẫn còn chập chờn, có lúc không ổn định do những sự cố về điện,