Do số lượng người dùng tin của TV TQB rất đông, phong phú và đa dạng nên cần có cơ chế, xác lập quyền cho người dùng cũng như quản lý người dùng. Quản lý truy cập bằng account được áp dụng với cả cán bộ thư viện và người dùng. Nó giúp cho việc quản lý truy cập hiệu quả. TLS dễ bị sao chép, sửa đổi do đó TV TQB đã sử dụng một số biện pháp sau để quản lý TLS.
+ Thứ nhất: phân quyền truy cập cho cán bộ. Đó là những người có account mới có thể truy nhập để thực hiện công việc biên mục TLS, sửa đổi dữ liệu, xóa biểu ghi. Đó là những cán bộ có trình độ tin học cao, kỹ sư công nghệ thông tin. Chủ yếu là cán bộ Phòng Công nghệ thư viện điện tử và một số cán bộ khác thuộc phòng Xử lý thông tin. Điều này đảm bảo an toàn và phân chia quyền quản trị dữ liệu.
65
+ Thứ hai: quản lý người dùng tin theo account người dùng.
Thành viên: dùng để chỉ chung cho những người sử dụng website. Một thành viên có thể có các quyền sau:
- Người dùng bình thường (normal user) - Người quản trị (administrators)
- Người đăng tải tài liệu (submitters) - Người đăng ký (subscribers)
- Người tham gia tiến trong trình công việc (submission workflow participants)
Người quản trị chính là người dùng có quyền cao nhất và là người xác lập và phân quyền cho những người sử dụng còn lại. Người quản trị tại Website TVS của TV TQB chính là Phó Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý mảng TVS.
Để trở thành thành viên của TVS người dùng có hai cách: - Người quản trị tạo tài khoản đăng nhập cho thành viên
- Người dùng tự đăng ký và xác nhận thông tin qua tài khoản email đã đăng ký
Một số quyền hạn của người dùng được phân quyền như sau:
- Quyền hạn của người dùng (User Authorizations)
+ Trên tập tin (Bitstream): READ: có thể mở file, WRITE: có thể thay đổi file
+ Trên bó (Bundle): ADD: có thể thêm nhiều tập tin vào bó, REMOVE: xoá tập tin ra khỏi bó
+ Trên mục (Item): READ: có thể xem mục, WRITE: có thể thay đổi mục, ADD/REMOVE: có thể thêm hoặc xóa các tập tin
+ Trên BST (Collection): ADD/REMOVE: có thể thêm hoặc xóa các tập tin khỏi BST, DEFAULT_ITEM_READ: các mục mới có thuộc tính đọc, DEFAULT_BITSTREAM_READ: các tập tin mới được phép đọc, COLLECTION_ADMIN: có thể thay đổi, rút trích hoặc ánh xạ các mục vào BST
66
+ Đăng ký (Register) thực hiện các bước như sau: * Đến trang chủ TVS Dspace
* Chọn “Trang cá nhân” - (My Dspace) - bên cột trái
* Chọn liên kết “Nếu bạn là người dùng mới, hãy nhấn vào đây để đăng ký.” * Điền địa chỉ email vào mẫu đăng ký và chọn “Đăng ký”
* Vào tài khoản email vừa đăng ký để kích hoạt tài khoản * Đăng nhập vào tài khoản để bắt đầu công việc
+ Sau khi đăng ký và tài khoản được kích hoạt người dùng đăng nhập vào Website TVS, chọn “Trang cá nhân” - (My DSpace) đăng nhập với tài khoản email và mật khẩu đã đăng ký
- Dòng công việc (Work flow)
Người quản trị phải xác lập lại quyền hạn cho các thành viên để đăng tải tài liệu lên các BST. Chủ yếu quyền này được xác lập cho các cán bộ biên mục TLS.
67
- Sử dụng các chức năng của người quản trị
Đăng nhập (Login). Vào trang ứng dụng và chọn “Trang cá nhân” - (MyDspace) - sau đó đăng nhập với email và mật khẩu. Chọn “Quản trị” – (Administer tool) để thấy thanh công cụ quản lý của admin
Hình 2.22: Chọn trang cá nhân để đăng ký làm thành viên
Hình 2.23: Điền các thông tin để đăng nhập vào Dspace
68 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Người quản trị có những chức năng như: Thêm thành viên, thêm nhóm, thêm cộng đồng, thêm BST, thêm quyền hạn trên BST.
- Các chức năng do người quản trị thực hiện như sau:
+ Chọn “Cấp phép” - (Authorization) bên cột trái trên thanh công cụ của quản trị- sau khi đã đăng nhập vào tài khoản quản trị.
+ Chọn “Quản lý các chính sách của BST”
Hình 2.25: Cấp phép và quản lý các chính sách của BST trong Dspace
+ Chọn tên của BST mà bạn muốn xác lập lại quyền và chọn “Chỉnh sửa các chính sách” - (Edit Policies).
69
+ Click chọn “Thêm chính sách mới” - (Add New Policy).
Hình 2.27: Thêm chính sách mới trong Dspace
+ Chọn nhóm muốn chỉnh sửa lại quyền hạn trên “Danh sách nhóm” – (Groups) - và chọn “Hành động trên nhóm” – (Action) – gồm “Đọc", “Ghi”,”Thêm”, “Xoá”.
Hình 2.28: Chọn nhóm và các quyền đối với nhóm
+ Chọn “Lưu lại” - (Save) và có thể xem lại các quyền hạn đã được thiết lập. Với một số cách quản lý như trên giúp TV TQB có thể quản lý được người dùng, hạn chế việc sao chép tùy tiện, vi phạm bản quyền.