Tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại thư viện Tạ Quang Bửu, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Ngày nay, tri thức của nhân loại đang phát triển theo cấp số nhân, vì thế vấn đề tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin sao cho khoa học và hiệu quả đang là vấn đề quan trọng và cấp bá

-

ĐÀO THỊ LINH

TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU, TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

TRẦ

HÀ NỘI – 2015

-****** -

ĐÀO THỊ LINH

TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU, TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

Chuyên ngành: Khoa học Thông tin - Thư viện

Mã số: 60 32 02 03

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Viết Nghĩa

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Giáo viên hướng dẫn Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

thạc sĩ khoa học

TS Nguyễn Viết Nghĩa PGS.TS Trần Thị Quý

HÀ NỘI - 2015

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả

Đào Thị Linh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Trước tiên tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành nhất đối với Tiến sỹ Nguyễn Viết Nghĩa, người đã định hướng nghiên cứu và trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn

Tôi xin trân trọng cảm ơn, Khoa Thông tin - Thư Viện Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn, Ban giám đốc Thư viện Tạ Quang Bửu đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thiện luận văn này

Tôi cũng xin cảm ơn các bạn đồng nghiệp tại Thư viện Tạ Quang Bửu đã cung cấp số liệu và nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện luận văn

Cuối cùng, cho phép tôi được cảm ơn những người thân trong gia đình và bạn bè- những người đã khuyến khích và là nguồn động viên rất lớn đối với tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

Đào Thị Linh

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC

NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU 9

1.1 Một số vấn đề cơ bản về tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin 9

1.1.1 Khái niệm nguồn lực thông tin 9

1.1.2 Khái niệm tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin 11

1.1.3 Tiêu chí đánh giá công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin 13

1.1.4 Các yếu tố tác động đến tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin 15

1.2 Khái quát về Thư viện Tạ Quang Bửu, trường Đại học Bách Khoa

Hà Nội 15

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển 15

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Thư viện 16

1.2.3 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin tại Thư viện 20

1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu 24

1.3.1 Đặc điểm người dùng tin tại Thư viện 24

1.3.2 Đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin tại Thư viện 26

1.4 Vai trò tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin với Thư viện

Tạ Quang Bửu 32

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU, TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 34

2.1 Thực trạng tổ chức nguồn lực thông tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu 34

2.1.1 Quy trình xử lý tài liệu 34

2.1.2 Công tác tổ chức kho tài liệu và sắp xếp tài liệu trong kho 40

2.1.3 Tổ chức website Thư viện 56

2.2 Họat động khai thác nguồn lực thông tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu 59

2.2.1 Khai thác nguồn lực thông tin theo phương pháp truyền thống 59

2.2.2 Khai thác thông tin theo phương pháp hiện đại / trực tuyến 66

2.3.2 Về công tác tổ chức nguồn lực thông tin 77

2.3.3 Họat động khai thác nguồn lực thông tin 79

2.3.4 Nguyên nhân của những hạn chế 82

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU 84

3.1 Nhóm giải pháp mang tính tổng thể 84

3.1.1 Tăng cường phát triển nguồn lực thông tin 84

3.1.2 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin

hiện đại 86

3.1.3 Bồi dưỡng và nâng cao năng lực cán bộ 86

3.1.4 Hướng dẫn và đào tạo người dùng tin 88

3.2 Nhóm giải pháp đặc thù đối với công tác tổ chức khai thác thông tin 89

3.2.1 Giải pháp nâng cao chất lượng xử lý tài liệu 89

3.2.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức nguồn lực thông tin 90

3.2.3 Giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác nguồn lực thông tin 94

KẾT LUẬN 100

TÀI LIỆU THAM KHẢO 101 PHỤ LỤC

Tài liệu số Thư viện Thông tin - Thư viện Thư viện điện tử Thư viện số Thư viện Tạ Quang Bửu

2 Các từ viết tắt tiếng Anh

International Standard Biliographic Decription Internet Protocal

Library of Congress Classification Machine Readable Cataloguing Radio Frequency Indentification Visionary Technology in Library Solutions

DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU ĐỒ

Bảng 1.1: Thống kê tài liệu truyền thống theo loại hình 22

Bảng 1.2: Thống kê tài liệu truyền thống theo năm xuất bản 23

Bảng 1.3: Thống kê nguồn tài liệu điện tử tính đến năm 2014 23

Bảng 1.4: Mức độ sử dụng Thư viện của người dùng tin 28

Bảng 1.5: Lĩnh vực NDT quan tâm 29

Bảng 1.6: Ngôn ngữ NDT dùng để khai thác tài liệu 30

Bảng 1.7: Những loại hình tài liệu NDT thường dùng tại TV 31

Bảng 2.1: Khả năng tìm tin của NDT trong kho mở 46

Bảng 2.2: Những dịch vụ trực tiếp NDT sử dụng tại TV TQB 49

Bảng 2.3: Tỷ lệ NDT khai thác tài liệu tại kho mở 60

Bảng 2.4: Mức độ chờ tài liệu của NDT tại kho đóng 65

Bảng 2.5: Mức độ NDT sử dụng hệ thống tra cứu OPAC 69

Bảng 2.6: Đánh giá chất lượng hệ thống tra cứu mục lục trực tuyến OPAC 70

Bảng 2.7: Chất lượng phân loại tài liệu 75

Bảng 2.8: Tinh thần phục vụ của cán bộ thư viện 81

Biểu đồ 1.1: Thành phần tài liệu truyền thống theo chuyên ngành 22

Biểu đồ 1.2: Thống kê tài liệu truyền thống theo ngôn ngữ 23

Biểu đồ 1.3: Biểu đồ Thành phần các đối tượng người dùng tin tại TV TQB 25

Biểu đồ 3.1: Mức độ đáp ứng về nội dung tài liệu 80

Biểu đồ 3.2: Mức độ đáp ứng về số lượng tài liệu 80

DANH CÁC MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của TV Tạ Quang Bửu 19

Hình 2.1: Sơ đồ xử lý tài liệu tại TV TQB 35

Hình 2.2: Minh họa về cấu tạo các lớp ký hiệu phân loại LCC 43

Hình 2.3: Giao diện website của Thư viện 57

Hình 2.4: Link liên kết từ website tới tra cứu opac 58

Hình 2.5: Kiểm tra thông tin cá nhân bạn đọc tại Kho mượn 62

Hình 2.6: Giao diện cho bạn đọc mượn tài liệu về 62

Hình 2.7: Bạn đọc trả tài liệu 63

Hình 2.8: Sơ đồ mượn trả tài liệu 64

Hình 2.9: Trang chủ của OPAC 67

Hình 2.10: Giao diện tìm nhanh trong OPAC 68

Hình 2.11: Tìm lướt trong OPAC 68

Hình 2.12: Tìm kiếm theo từ khóa trong OPAC 69

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Cùng với sư phát triển của khoa học công nghệ, ngày nay thông tin đã trở thành nguồn tài nguyên quan trọng và là nguồn lực vô giá đối với sự phát triển của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc Thông tin được xem là công cụ điều hành sản xuất và quản lý xã hội, là tiền đề của họat động giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, chuyển giao tri thức và nhiều họat động khác trong xã hội

Sự hình thành xã hội thông tin đang có chiều hướng lan rộng ngày càng mạnh

mẽ và mang tính quốc tế Xu thế “toàn cầu hóa” trong xã hội thông tin đang tạo ra những cơ hội và thách thức to lớn cho các quốc gia đang trong quá trình công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước Trong xã hội thông tin, nguồn lực thông tin đã

và đang trở thành tài sản và sức mạnh của mỗi quốc gia, nó gắn chặt với sự tồn tại

và phát triển của xã hội Ảnh hưởng mà nguồn lực thông tin mang lại trong thời đại ngày nay không chỉ đối với các quốc gia trên thế giới mà ảnh hưởng trực tiếp tới sự sống còn của bất kỳ thể chế chính trị nào Nắm được thông tin, biết cách xử lý và khai thác thông tin là yếu tố quan trọng, mang tính bắt buộc và có tầm chiến lược trong sự phát triển của đất nước

Ngày nay, tri thức của nhân loại đang phát triển theo cấp số nhân, vì thế vấn

đề tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin sao cho khoa học và hiệu quả đang là vấn đề quan trọng và cấp bách đang được các thư viện ưu tiên hàng đầu, vì chỉ khi

tổ chức và khai thác tốt nguồn lực thông tin thì các thư viện mới đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin, từ đó nâng cao hiệu quả họat động của đơn vị mình

Thư viện Tạ Quang Bửu, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội là một thư viện lớn trong hệ thống các thư viện trường đại học ở Việt Nam Hiện nay, Thư viện đang lưu giữ một số lượng rất lớn tài liệu và đối tượng phục vụ hàng năm của Thư viện lên đến khoảng 27.000 bạn đọc thì việc tổ chức và khai thác nguồn tin sao cho hợp lý và khoa học là vấn đề luôn được lãnh đạo Trường Đại học Bách Khoa và Thư viện quan tâm, bởi chỉ khi làm tốt công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin, bạn đọc mới có thể tiếp cận và sử dụng nguồn thông tin của Thư viện, từ

đó nâng cao hiệu quả học tập, nghiên cứu của cán bộ, sinh viên trong Trường cũng như người dùng tin bên ngoài có nhu cầu về tài liệu khoa học kỹ thuật

Trong thời gian qua, Thư viện Tạ Quang Bửu (TQB) đã góp phần không nhỏ, đưa đến những thành tựu to lớn trong công tác học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của nhà trường Tuy nhiên, do số lượng người dùng tin đông, với nguồn lực thông tin hạn chế, Thư viện chưa thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin của người dùng tin (NDT) Để nâng cao chất lượng họat động và phục vụ tốt hơn NDT, Thư viện Tạ Quang Bửu cần có phương thức, mục tiêu chiến lược trong tổ chức khai thác nguồn lực thông tin Có như vậy, Thư viện mới có thể phục vụ tốt công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu trong nhà trường nói riêng và đối với ngành khoa học kỹ thuật nói chung Xuất phát từ tình hình này tôi quyết định chọn đề tài “Tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu, Trường Đại học Bách Khoa

Hà Nội” làm đề tài luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành thông tin - thư viện của mình Với đề tài này, tôi hy vọng sẽ nghiên cứu và hoàn thiện công tác tổ chức

và khai thác các nguồn lực thông tin hiện có và đề xuất một số giả pháp để tổ chức

và khai thác có hiệu quả hơn nữa nguồn lực thông tin của Thư viện

2 Tình hình nghiên cứu của đề tài

Vấn đề xây dựng, phát triển, tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin đã được nhiều nhà chuyên môn và các thư viện quan tâm nghiên cứu

Tại Việt Nam, cơ sở lý luận và thực tiễn xoay quanh vấn đề nguồn lực thông

tin đã được trình bày trong cuốn sách “Thông tin: Từ lý luận đến thực tiễn” của

PGS TS Nguyễn Hữu Hùng, ngoài ra, tác giả Nguyễn Hữu Hùng cũng có một số bài nghiên cứu đăng trên tạp chí Thông tin tư liệu, như trong số 4 năm 2002 với

nhan đề “Khía cạnh lịch sử và tổ chức, quản trị thông tin”, số 1 năm 2006, với nhan đề “Vấn đề phát triển và chia sẻ nguồn lực thông tin số hóa tại Việt Nam”

Trong các công trình của mình, Tác giả Nguyễn Hữu Hùng đã nêu lên tầm quan trọng của nguồn lực thông tin (NLTT), các phương thức chia sẻ NLLL Tác giả Hoàng Tuyết Anh trong bài vết với đề tài “ Dịch vụ tham khảo và khai thác nguồn lực thông tin tại thư viện RMIT Việt Nam” đăng trên tạp chí Thư viện Việt Nam số

1 năm 2010, giới thiệu các nguồn lực thông tin, các dịch vụ tham khảo và khai thác nguồn lực thông tin tại Thư viện Đại học Rmit Gần đây, tác giả Đỗ Thu Thơm

trong công trình “Chia sẻ nguồn lực giữa các Trung tâm thông tin khoa học và tư

liệu giáo khoa trong các trường công an, nhân tố quan trọng thúc đẩy phát triển”

đăng trên Tạp chí Thư viện Việt Nam, số 42 xuất bản tháng 7 năm 2013 đã nêu lên các giải pháp chia sẻ NLTT giữa các trường công an

Ngoài ra, còn có một số báo cáo khoa học, bài viết được đăng trên Tạp chí Thư viện và Tạp chí Thông tin Tư liệu của TS Nguyễn Viết Nghĩa, TS Lê Văn Viết…liên quan đến vấn đề tạo lập và chia sẻ và khai thác nguồn lực thông tin

Liên quan đến đề tài tổ chức, khai thác nguồn lực thông tin còn có khá nhiều luận văn thạc sĩ như đã được bảo vệ thành công Dưới đây là một số luận văn tiêu biểu:

Một số luận văn bảo vệ tại Trường Đại học Văn Hóa Hà Nội:

“Xây dựng và khai thác các nguồn lực thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu tin

tại Trung tâm khoa học, Viện Khoa học Công An” của tác giả Nguyện Thị Liên

“Xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin Tư liệu

- Ban Khoa Giáo Trung Ương” của Hoàng Yến My, năm 2006

“Nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin điện tử tại trung tâm Thông tin thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội” của Nghiêm Thị Kim Lương, năm

Thị Như Ngọc, bảo vệ năm 2010

“Phát triển nguồn lực thông tin tại Thư viện Đại học Hoa Lư - Ninh Bình”

của Lê Thị Tuyết Nhung, bảo vệ năm 2011

“Phát triển nguồn lực thông tin phục vụ công tác đào tạo theo tín chỉ tại

Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Lao động xã hội” của Nguyễn Tiến

“Tăng cường nguồn lực thông tin tại Thư viện Trường Đại học Bách Khoa

Hà Nội” của tác giả Hà Thị Huệ, bảo vệ năm 2005

“Hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu nội sinh đáp ứng phương thức đào tạo theo tín chỉ tại Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” của

Nguyễn Mai Chi, bảo vệ năm 2012

“Tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Tạ Quang Bửu, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” của Trần Thị Thanh Thủy, bảo vệ năm 2012

“Thực trạng áp dụng chuẩn Dublin Core trong biên mục tài liệu số tại Thư viện Tạ Quang Bửu, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội của tác giả Lê Thị Quyên,

Như vậy, có thể nói rằng, cho tới nay chưa có công trình nào nghiên cứu một

cách hệ thống và toàn diện về vấn đề tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Thư viện Tạ quang Bửu, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Thông qua việc tìm hiểu, nghiên cứu và phân tích thực trạng công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại thư viện Tạ Quang Bửu, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, tác giả muốn đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Thư viện, góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập của cán bộ, giảng viên và sinh viên Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

- Làm rõ cơ sở lý luận về tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin

- Khảo sát thực trạng công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Thư

viện TQB

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

4 Giả thuyết nghiên cứu

Hiện nay, công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu đã được quan tâm, tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế do một số yếu tố chi phối như: chính sách, kinh phí, nhân lực, trang thiết bị hạ tầng công nghệ, quy trình tổ chức Nếu các yếu tố cho tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu được đảm bảo thì sẽ nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin trong thời gian tới, góp phần đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của người dùng tin Nếu nguồn lực thông tin được quan tâm phát triển, tổ chức và khai thác hợp lý thì sẽ đáp ứng được nhu cầu tin của người dùng tin và nâng cao hiệu quả họat động của Thư viện

5 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin

Phạm vi không gian nghiên cứu: Giới hạn trong Thư viện Tạ Quang Bửu

Phạm vi thời gian nghiên cứu: Trong giai đoạn hiện nay (từ năm 2000 tới nay)

6 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu và giải quyết các vấn đề về luận văn, tác giả đã sử dụng phương pháp luận và các phương pháp sau:

Đề tài được tiến hành trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử cũng như các quan điểm, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển sự nghiệp văn hóa - thư viện

- Phương pháp thu thập, xử lý phân tích và tổng hợp tài liệu để hệ thống hóa các vấn đề lý luận về tổ chức, khai thác nguồn lực thông tin, làm rõ các khái niệm tổ chức nguồn lực thông tin, khai thác nguồn lực thông tin cũng như nội dung của các vấn đề trên

- Phương pháp thống kê số liệu để có bức tranh toàn cảnh về nguồn lực thông tin cũng như đánh giá của NDT

7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

tình trạng trên từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Thư viện

Đóng góp kinh nghiệm giúp các thư viện trường đại học khác trong công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin

8 Dự kiến kết quả nghiên cứu

Đề tài được triển khai nghiên cứu nghiêm túc với kết quả dự kiến là 90 trang A4 Trong đó, đề tài nghiên cứu được nguồn lực thông tin trong họat động của Thư viện Tạ Quang Bửu, nhận định được thực trạng công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin cũng như đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao chất lượng công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu

9 Cấu trúc của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục các tài liệu tham khảo, luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin tại Thư

viện Tạ Quang Bửu, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Chương 2: Thực trạng tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Thư viện

Tạ quang Bửu, Đại học Bách Khoa Hà Nội

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác nguồn lực

thông tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu, Đại học Bách Khoa Hà Nội

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU

1.1 Một số vấn đề cơ bản về tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin

1.1.1 Khái niệm nguồn lực thông tin

 Khái niệm nguồn tin

Ngày nay trong họat động thông tin thư viện, bên cạnh thuật ngữ vốn tài liệu còn xuất hiện một thuật ngữ khác rất hay được sử dụng, đó là “nguồn tin” Nguồn tin là thông tin tồn tại dưới nhiều dạng vật mang tin khác nhau và con người có thể khai thác, sử dụng bằng nhiều cách khác nhau cho những mục đích khác nhau Theo nghĩa chung nhất, nguồn tin được hiểu là những thông tin phù hợp với nhu cầu tin của người dùng và đã được xử lý, tổ chức, quản lý và bảo quản để phục vụ người dùng

Nguồn tin bao gồm các dữ liệu dưới dạng văn bản, âm thanh, hình ảnh được ghi lại trên các phương tiện được quy ước và không quy ước

Nguồn tin là phần tích cực của nguồn lực thông tin, được kiểm soát giúp con người có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác sử dụng và phục vụ cho những lợi ích khác nhau của người dùng tin

Như vậy: nguồn tin là một dạng sản phẩm trí tuệ, là sản phẩm lao động khoa học, là tri thức, sáng tạo của con người, phản ánh những thông tin được kiểm soát

và ghi lại dưới một dạng vật chất nào đó

 Nguồn lực thông tin

Là yếu tố không thể thiếu cấu thành nên họat động của một thư viện và quyết định trực tiếp đến chất lượng phục vụ người dùng tin của các trung tâm thông tin - thư viện Vì thế nguồn lực thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng

Hiện nay, khái niệm nguồn lực thông tin không chỉ giới hạn bởi nguồn lực thông tin được sở hữu bởi cơ quan thông tin thư viện mà còn là phần thông tin tiềm năng trong xã hội Trong khoa học thông - thư viện, nguồn lực thông tin có thể hiểu theo hai nghĩa:

Theo nghĩa rộng: “ Nguồn lực thông tin được hiểu như tiềm lực của họat động thông tin, bao gồm nguồn tin, nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng đảm bảo cho họat động thông tin được vận hành và đạt hiệu quả cao” [7,Tr 5 -11] Tuy nhiên, “nguồn lực thông tin khác với tiềm lực thông tin Tiềm lực thông tin là những thông tin tiềm tàng trong xã hội con người, còn nguồn lực thông tin là những thông tin hiện hữu mà

ta có thể nhìn thấy, những thông tin đấy có thể tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau” [18 ]

Theo nghĩa hẹp, “nguồn lực thông tin được coi là phần tích cực của tiềm lực thông tin, đó là những nguồn tin được kiểm soát, tổ chức lại theo một cách thức nhất định có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác sử dụng một cách thuận tiện nhất, đồng thời phục vụ các mục đích khác nhau trong họat động của xã hội”[19,tr.11-14] Trong khuôn khổ luận văn này, tác giả sẽ tiếp cận nguồn lực thông tin (NLTT) theo nghĩa thứ hai Như vậy:

Nguồn lực thông tin phản ánh một kết quả họat động sáng tạo của con người, một bộ phận của tiềm lực thông tin được kiểm soát, tổ chức, giúp cho con người có thể dễ dàng truy cập, khai thác và sử dụng cho các mục tiêu phát triển

Nguồn lực thông tin có 5 đặc trưng sau:

Tính vật lý: NLTT là những thông tin tri thức được ghi lại, cố định lại thông qua một hệ thống dấu hiệu và được lưu trữ trên vật mang tin như: giấy, đĩa, băng từ

Tính cấu trúc: NLTT phải có tính cấu trúc thể hiện ở chỗ các thông tin phải được trình bày, diễn đạt, nhận dạng theo các quy cách và tiêu chuẩn nhất định giúp con người có thể bảo quản an toàn và dễ dàng truy nhập thông tin

Tính truy cập: NLTT phải được tổ chức, kiểm soát sao cho người dùng tin có thể tìm ra chúng thông qua các điểm truy cập khác nhau

Tính chia sẻ: Tính chia sẻ của NLTT thể hiện ở khả năng trao đổi nhiều chiều giữa các hệ thống thông tin với nhau, muốn vậy giữa các hệ thống phải có sự tương thích Tiền đề trao đổi nhiều chiều này là sự tồn tại của các mạng Việc cung cấp thông tin, dữ liệu, tài liệu không chỉ hạn chế trong khuôn khổ những gì cơ quan

thông tin - thư viện đó có mà phải thực hiện nguyên lý chia sẻ nguồn lực thông tin dựa trên mạng trao đổi thông tin năng động, hiệu quả

Tính giá trị: Giá trị của thông tin càng cao khi có càng nhiều người sử dụng NLTT nếu được sử dụng một cách hợp lý sẽ có tác động thúc đẩy mạnh mẽ các quá trình họat động xã hội, kích thích sự sáng tạo của con người

Nguồn lực thông tin là nền tảng cho mọi họat động thông tin thư viện, là cơ sở

để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin, để hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các

cơ quan thông tin - thư viện Đây là vấn đề rất quan trọng trong bối cảnh hiện nay khi mà công nghệ thông tin ngày càng phát triển, chi phối toàn bộ các họat động của

xã hội

1.1.2 Khái niệm tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin

1.1.2.1 Khái niệm tổ chức nguồn lực thông tin

Theo từ điển tiếng Việt: Tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận cho ăn nhịp với nhau để toàn bộ là một cơ cấu nhất định

Tổ chức là một khoa học về sự thiết lập mối quan hệ giữa con người với nhau, nhằm mục đích quản lý tốt đối tượng của mình

Tổ chức thường là những công việc hạt nhân khởi đầu để dẫn tới việc hình thành một tổ chức, một cơ quan, xí nghiệp

Tổ chức là một nhóm cá thể liên kết với nhau do cùng có mục đích chung

Tổ chức là một tổ hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung

Tổ chức được tạo thành bởi một số yếu tố: con người làm việc ở nơi đó, các phương thức mà họ sử dụng, các thiết bị mà họ vận hành, các chất liệu mà họ sử dụng và ngân sách để chi trả cho các họat động

Tổ chức nguồn lực thông tin

Trên cơ sở khái niệm về tổ chức và khái niệm NLTT, luận văn tiếp cận khái

niệm về tổ chức NLTT như sau:

Tổ chức NLTT là tổ chức thông tin thu được dưới các dạng khác nhau theo một trật tự thống nhất, khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận và khai thác NLTT một cách hiệu quả

Tổ chức nguồn lực thông tin bao gồm các công việc: Xử lý tài liệu, tổ chức kho tài liệu và sắp xếp tài liệu trong kho, tổ chức các bộ sưu tập tài liệu số, tổ chức các công cụ tra cứu

1.1.2.2 Khai thác nguồn lực thông tin

Theo Từ điển tiếng Việt, có 3 định nghĩa về “khai thác”: 1 Họat động để thu lấy những sản vật có sẵn trong tự nhiên (khai thác tài nguyên khai thác lâm thổ sản)

2 Tận dụng hết khả năng tiềm tàng, đang ẩn giấu 3 Tra xét, dò hỏi để biết thêm điều bí mật (khai thác tù binh)

Vậy có thể hiểu khai thác NLTT là dựa trên cơ sở nguồn lực thông tin và các công cụ khác nhau, con người tiến hành họat động tìm kiếm thông tin để thu được nội dung thông tin cần thiết bằng nhiều phương pháp và phương tiện tìm tin Hay nói cách khác, khai thác nguồn lực thông tin là sự truy cập đến các nguồn tin và sử dụng chúng một cách hợp lý, hữu ích cho người dùng tin

Ở một mức độ nào đó khai thác nguồn thông tin gần nghĩa với tìm kiếm thông tin nhưng khai thác thông tin ở mức độ cao hơn Tìm kiếm là công việc chỉ dừng ở mức độ tìm thấy nguồn tin, trong khi đó khai thác được thể hiện ở mức độ cao hơn

là sử dụng nguồn thông tin đó Vì thế người ta hay nói “tìm kiếm tài liệu” và “khai thác thông tin”

Có nhiều dạng khai thác NLTT như: khai thác tại chỗ, khai thác từ xa, khai thác tài liệu truyền thống, khai thác tài liệu điện tử

1.1.2.3 Mối quan hệ giữa tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin

Tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin có mối quan hệ mật thiết với nhau Nếu nguồn lực thông tin được tổ chức hợp lý, khoa học thì việc khai thác nguồn lực thông tin sẽ thuận lợi và đạt hiệu quả Một nguồn lực thông tin đa dạng, phong phú, được tổ chức hợp lý sẽ tạo điều kiện dễ dàng cho người dùng tin khai thác Ngược lại, nếu nguồn lực thông tin tổ chức không tốt, lộn xộn người dùng tin sẽ gặp nhiều khó khăn khi khai thác thông tin Ngoài ra việc tổ chức nguồn lực thông tin không khoa học còn dẫn đến tình trạng mất tin, nhiễu tin, ảnh hưởng đến chất lượng phục

vụ người dùng tin

Tổ chức NLTT có tác động và ảnh hưởng rất lớn đến việc khai thác nguồn lực thông tin, ngược lại, khai thác NLTT cũng có tác động trở lại đối với việc tổ chức nguồn lực thông tin Người dùng tin khi khai thác thông tin sẽ thu được kết quả phù hợp hoặc không phù hợp với mục đích của mình Trong quá trình tìm kiếm thông tin, người dùng tin sẽ có những thuận lợi hoặc khó khăn, điều này sẽ tác động lên công tác tổ chức nguồn lực thông tin thông qua phản hồi của người dùng tin với thư viện Từ đó thư viện sẽ có những điều chỉnh cho hợp lý với để đáp ứng nhu cầu của người dùng tin

Như vậy, tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin có quan hệ chặt chẽ, tác động qua lại và hỗ trợ lẫn nhau

1.1.3 Tiêu chí đánh giá công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin

Đánh giá công tác tổ chức, khai thác NLTT là việc làm cần thiết, giúp cho thư viện nắm được thực chất nguồn lực thông tin của thư viện và đưa công tác tổ chức

và khai thác nguồn lực thông tin đạt được hiệu quả cao Việc đánh giá công tác tổ chức, khai thác NLTT cần phải được thực hiện khách quan, khoa học, thông qua các tiêu chí cụ thể, rõ ràng Tuy nhiên, việc đưa ra các tiêu chí đánh giá không phải là việc dễ dàng, do việc tổ chức và khai thác NLTT không phải lúc nào cũng có thể lượng hóa được Vì vậy, ngoài một số tiêu chí mang tính định lượng, khi đánh giá công tác tổ chức khai thác nguồn lực thông tin ta có thể sử dụng một số tiêu chí đánh giá mang tính định tính

Trước khi đưa ra các tiêu chí đánh giá, ta cần xem xét các yêu cầu được đặt ra đối với việc tổ chức và khai thác NLTT

Một thư viện được cho là có NLTT được tổ chức tốt khi các dạng tài liệu khác nhau trong thư viện được xử lý chính xác cả về hình thưc và nôi dung, được xắp xếp một cách khoa học theo một trật tự nhất định để mỗi tài liệu có thể được dễ dàng truy cập tới khi cần và giúp cho người dùng tin (NDT) khai thác một cách tốt nhất Đối với công tác khai thác tài liệu: Việc tổ chức khai thác tài liệu phải khoa học, hợp lý; cơ sở vật chất và trang thiết bị cho việc khai thác phải được đảm bảo,

ổn định, việc truy cập tới cơ sở dữ liệu (CSDL) và website của thư viện phải đảm bảo kết nối thường xuyên, tốc độ đường truyền phải đủ nhanh để có thể đọc và tải

tài liệu dễ dàng, không giới hạn số người truy cập tại cùng một thời điểm, bên cạnh

đó, giao diện tìm tin phải thân thiện, dễ sử dụng Mặt khác người dùng tin phải được đào tạo để có trình độ nhất định đủ để có thể tự mình khai thác nguồn lực thông tin của thư viện

Từ những phân tích trên, luận văn đưa ra một số tiêu chí đánh giá công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin như sau:

Tiêu chí đánh giá đối với công tác tổ chức NLTT:

- Thời gian xử lý thông tin: đây là khoảng thời gian cần thiết thư viện xử lý tài liệu (xử lý hình thức tài liệu, bao gồm đăng ký, phân kho gán mã đăng ký cá biệt và

xử lý nội dung tài liệu bao gồm các khâu biên mục, định từ khóa, định chủ đề, gán

số Cutter) để sẵn sàng đưa tài liệu ra phục vụ đọc giả Hay nói khác đi, thời gian xử

lý thông tin được tính từ khi thư viện nhận tài liệu về cho tới lúc tài liệu sẵn sàng để phục vụ NDT Thời gian xử lý tài liệu có thể được tính bằng số ngày làm việc tính

từ khi thư viện nhận được tài liệu tới khi tài liệu sẵn sàng phục vụ NDT Thời gian

xử lý tài liệu cũng có thể được tính bằng số giờ công để hoàn thành một biểu ghi thư mục, một bài tóm tắt,

- Tính chính xác trong xử lý thông tin Tiêu chí này thể hiện ở mức độ chính xác khi mô tả tài liệu, định chỉ số phân loại, định từ khóa, định tiêu đề, Tiêu chí này có thể được xác định thông qua việc phân tích các biểu ghi và tính tỉ lệ các biểu ghi xử lý chính xác trên tổng số các biểu ghi

Tiêu chí đánh giá đối với công tác khai thác NLTT :

- Mức độ sẵn sàng, tiện lợi và thân thiện của các công cụ tìm kiếm Tiêu chí này cho biết các ông cụ tìm kiếm của thư viện có đáp ứng được nhu cầu của NDT hay không Để xác định được tiêu chí này cần phải tiến hành thăm dò ý kiến của NDT

- Mức độ hài lòng của NDT về NLTT của thư viện thể hiện ở mức độ đáp ứng

về nội dung thông tin, thông tin phải được tổ chức, sắp xếp khoa học đảm bảo cho việc tìm kiếm và khai thác được dễ dàng, thuận lợi, bộ máy tra cứu hiện đại và mức

độ đáp ứng việc truy cập tìm kiếm, khai thác thông tin

Trong điều kiện cụ thể của Thư viện Tạ Quang Bửu ( TV TQB), các tiêu chí này sẽ được đánh giá thông qua phản hồi của người dùng tin đối với công tác tổ chức, phục vụ NDT Đây được coi là các tiêu chí tổng hợp từ phía NDT, cho phép đánh giá tổng thể của họat động này của thư viện

1.1.4 Các yếu tố tác động đến tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin

Đối với công tác tổ chức tài liệu: Nội dung tài liệu phải đầy đủ, nghĩa là phải bao quát các ngành đào tạo của Trường ĐH BKHN, phù hợp với nhu cầu tin của người dùng tin; hình thức tài liệu phải đa dạng phong phú, cách sắp xếp tài liệu phải khoa học, thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin của người dùng

Đối với công tác khai thác tài liệu: Việc tổ chức tài liệu phải khoa học, hợp lý; cơ sở vật chất và trang thiết bị cho việc khai thác phải được đảm bảo, như: việc truy cập tới website của Thư viện phải đảm bảo về tốc độ đường truyền, không giới hạn số người truy cập tại cùng một thời điểm, bên cạnh đó người dùng tin phải có trình độ nhất định để có thể khai thác nguồn lực thông tin của thư viện

1.2 Khái quát về Thư viện Tạ Quang Bửu, trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Thư viện Tạ Quang Bửu là Thư viện lớn trong hệ thống thư viện các trường đại học ở Việt Nam Thư viện có lịch sử hình thành và phát triển song song với bề dày lịch sử xây dựng và phát triển của Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Hiện nay, Thư viện đã được đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng thông tin hiện đại, nguồn lực thông tin phong phú, đa dạng và đang góp phần quan trọng vào sự nghiệp đổi mới giáo dục của Trường ĐHBKHN

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển

Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội (ĐHBK HN) là nơi đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học - công nghệ và quản lý trình độ cao cho nền kinh tế quốc dân, là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ phục vụ công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước

Trường ĐHBK HN có các nhiệm vụ sau :

- Đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật và các lĩnh vực khác với phương thức đào tạo các bậc học từ cao đẳng trở lên

- Nghiên cứu và triển khai ứng dụng khoa học, chuyển giao công nghệ mới vào thực tiễn lao động sản xuất góp phần đẩy nhanh những công nghệ hiện đại vào thực tiễn sản xuất, đáp ứng nhu cầu xã hội

Cùng với họat động giảng dạy, học tập, năm 1956, Thư viện Trường ĐHBK

HN được chính thức được thành lập và đi vào họat động Từ đó đến nay, Thư viện

đã góp phần cùng các phòng ban chuyên môn hoàn thành tốt nhiệm vụ phục vụ giảng dạy của nhà trường

Ngày 02/11/2003 Hiệu trưởng Trường ĐHBK HN đã ký quyết định số QĐ-ĐHBK-TCCB sát nhập Thư viện và Trung tâm Thông tin mạng thành đơn vị Thư viện và Mạng thông tin

2306a-Tháng 10 năm 2006, Thư viện điện tử (TVĐT) trường ĐHBK HN, mang tên

Tạ Quang Bửu, với các trang thiết bị hiện đại, đã được đưa vào vận hành, với quy

mô 4.000 chỗ ngồi, phục vụ cho 10.000 lượt độc giả/ngày Đây là thư viện đầu tiên được xây dựng theo mô hình TVĐT ở Việt Nam, được đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, đồng bộ

Ngày 05/09/2008 đơn vị Thư viện và Mạng thông tin được tách ra thành hai đơn vị độc lập là TV Tạ Quang Bửu và Trung tâm Mạng thông tin theo Quyết định

số 1167/QĐ-ĐHBK-TCCB do Hiệu trưởng nhà trường ký

Nhà trường đã đặt mục tiêu phát triển Thư viện như sau: “Xây dựng Thư viện

Đại học Bách khoa Hà Nội trở thành thư viện điện tử hàng đầu tại Việt Nam, hiện đại, tiên tiến đảm bảo cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện chất lượng cao phục vụ đắc lực cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, đào tạo đa ngành đa lĩnh vực đạt trình độ và chất lượng quốc tế của Trường Từng bước Thư viện trở thành đầu mối chia sẻ, cung cấp thông tin cho các thư viện đại học khác trong nước và khu vực” [3, tr.22]

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Thư viện

 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện

Thư viện TQB đảm nhiệm chức năng là đơn vị quản lý công tác thư viện - thông tin, phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của nhà trường;

Để thực hiện chức năng trên, Thư viện TQB đã được giao các nhiệm vụ sau:

- Tham mưu cho Hiệu trưởng tổ chức, quản lý và triển khai các họat động thông tin-thư viện nhằm phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ trong trường ĐHBK Hà Nội;

- Xây dựng chiến lược phát triển các kế họach ngắn hạn và dài hạn của Thư viện theo các chức năng, nhiệm vụ đã được phân công;

- Xây dựng qui họach, kế họach, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác

-Phối hợp với tất cả các Khoa, Viện, Phòng ban, Trung tâm, trong việc lựa chọn, bổ sung tài liệu nhằm phát huy hiệu quả công tác, phục vụ tốt nhất cho mục tiêu đào tạo của nhà trường;

- Thu nhận lưu chiểu các tài liệu do nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội nghị, hội thảo, luận văn thạc sỹ, luận

án tiến sỹ, …;

- Liên kết hợp tác với các thư viện trong và ngoài nước trong lĩnh vực phối hợp

bổ sung và trao đổi tài liệu, chia sẻ nguồn lực thông tin;

- Tổ chức hệ thống tra cứu thông tin đáp ứng nhu cầu của người dùng tin

- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản tài liệu trong Thư viện;

- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho người dùng tin khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện;

- Kiểm kê định kỳ vốn tài liệu của thư viện; tiến hành thanh lý và loại bỏ các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định;

- Nghiên cứu, ứng dụng các tiêu chuẩn tiên tiến vào công tác nghiệp vụ thư viện;

- Nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ hiện đại vào công tác thư viện;

- Mở rộng hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế về lĩnh vực khoa học thư viện, tham gia các họat động về nghiệp vụ với hệ thống thư viện trong nước nhằm thúc đẩy sự nghiệp thư viện Việt Nam phát triển

 Cơ cấu tổ chức

Trên cơ sở chức năng và nhiệm vụ đã quy định, cơ cấu của TV Tạ Quang Bửu được tổ chức như sau:

Ban Giám đốc: Hiện nay TV có 01 Giám đốc phụ trách chung và 01 phó giám

đốc phụ trách về thư viện và 01 phó giám đốc phụ trách về công nghệ thông tin (do có sự thay đổi về nhân sự nên vị trí PGĐ về công nghệ thông tin hiện nay đang

bị khuyết)

 Phòng Xử lý thông tin

Xây dựng nguồn lực thông tin mạnh cả về số lượng và chất lượng đảm bảo phục vụ tốt các chương trình đào tạo, giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của Đại học Bách khoa Hà Nội, từng bước liên thông chia sẻ với hệ thống các thư viện trong khu vực;

Áp dụng các chuẩn nghiệp vụ quốc tế về thông tin - thư viện trong công tác xử

lý tài liệu nhằm Hội nhập - Chia sẻ - Phát triển;

Xây dựng hệ thống tra cứu hiện đại nhằm tăng khả năng tiếp cận và khai thác nguồn lực thông tin hiệu quả và nhanh chóng;

Xây dựng các công cụ tra cứu nghiệp vụ chuyên ngành khoa học kỹ thuật cho Thư viện trường Đại học Bách Khoa Hà Nội cũng như các thư viện khối kỹ thuật khác

Tạo điều kiện tốt nhất để người dùng tin của thư viện cũng như các thư viện và

cơ quan thông tin khác trong cả nước có thể tiếp cận và khai thác nguồn lực thông tin của Thư viện một cách hiệu quả nhất

 Phòng Thông tin, Thư mục

Nghiên cứu nhu cầu và đưa ra giải pháp thực hiện để nâng cao chất lượng phục

vụ bạn đọc theo hướng chuyên nghiệp, Xây dựng đội ngũ cán bộ thông tin trình độ cao, đảm bảo yêu cầu của cán bộ thư viện trong giai đoạn mới;

Cập nhật và phát triển thư viện số, đảm bảo khả năng truy cập, chia sẻ, trao đổi dữ liệu, trong và giữa các thư viện, cơ quan thông tin cũng như với người dùng tin

Xây dựng các hệ thống thông tin số đạt chuẩn, chất lượng cao đáp ứng được nhu cầu khai thác các nguồn thông tin số của người dùng tin và các cơ quan thông tin - thư viện trong khu vực phía Bắc và trên cả nước

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của TV Tạ Quang Bửu

 Nguồn nhân lực:

- Hiện nay, TV Tạ Quang Bửu có tổng số là 38 cán bộ, trong đó:

+ 17 Thạc sỹ về TT-TV và công nghệ thông tin

+ 03 Cử nhân Kinh tế và Tài chính kế toán

100% cán bộ TV Tạ Quang Bửu sử dụng máy vi tính thành thạo và biết tiếng Anh trình độ B trở lên

1.2.3 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin tại Thư viện

- Toà nhà TV Tạ Quang Bửu gồm có 10 tầng, TV Tạ Quang Bửu sử dụng từ tầng 1 đến tầng 5 với diện tích diện tích sử dụng là 1.800m2/tầng Ngoài hệ thống các phòng làm việc, văn phòng, phòng hội thảo, TV Tạ Quang Bửu còn có hệ thống phòng phục vụ sau:

- 02 kho mượn về nhà, 06 phòng đọc tại chỗ, 02 kho đóng, 01 kho nén, 1 phòng đọc đa phương tiện, 03 phòng tự học, 01 phòng học nhóm

Với cơ sở vật chất như trên, hàng ngày, TV Tạ Quang Bửu có thể phục vụ cùng một lúc hơn 2.000 bạn đọc

 Hạ tầng công nghệ thông tin

Hiện nay, TV Tạ Quang Bửu có cơ sở công nghệ thông tin khá tốt với khoảng

150 máy tính cá nhân và 6 máy tính xách tay phục vụ cho công tác chuyên môn của cán bộ và người dùng tin (trong đó 100% máy tính được kết nối mạng Internet), 7 máy in, 4 máy photocopy, 2 máy scanner HP, 3 máy chủ do các hãng Sun Micro System và HP cung cấp phục vụ cho tra cứu OPAC, phần mềm tích hợp VTLS, trang web,… của TV Tạ Quang Bửu

Thư viện hiện đang sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp VTLS - phần mềm quản trị thư viện hiện đại do Hoa Kỳ thiết kế Ngoài ra, để xây dựng và quản

lý các bộ sưu tập số, TV Tạ Quang Bửu còn sử dụng phần mềm mã nguồn mở Dspace

- TV Tạ Quang Bửu được lắp đặt 2 cổng từ, 1 cổng RFID và các thiết bị an ninh khác như: camera giám sát tất cả các tầng và các phòng quan trọng của tòa nhà (24/24h), hệ thống kiểm soát vào - ra bằng thẻ từ, hệ thống quản lý tài liệu như: máy quét mã vạch, máy khử - nạp từ

- TV Tạ Quang Bửu sử dụng hệ thống mạng cáp quang kết nối ra Internet với tốc độ đường truyền leased-line là 16 Mbps Ngoài ra, từ tháng 6 năm 2006, trên cơ

sở Trường ĐHBK HN là một thành viên của VINAREN (Vietnam Reseach and Education Network), TV Tạ Quang Bửu còn sử dụng mạng VINAREN kết nối với mạng TEIN2 (Trans-Eurasia Information Network - phase 2) với tốc độ đường truyền là 45Mbps

Với cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại như trên, đặc biệt là với các phần mềm VTLS, Dspace, hệ thống máy tính, máy scan, đường truyền tốc

độ cao TV Tạ Quang Bửu có điều kiện thuận lợi để xây dựng và phát triển TVS

 Nguồn lực thông tin

Nguồn lực thông tin trong họat động thư viện chính là cơ sở cho việc đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng tin Căn cứ theo loại hình vật mang tin, nguồn lực thông tin của TV Tạ Quang Bửu được chia thành 2 nhóm chính như sau: tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại (tài liệu điện tử)

- Tài liệu truyền thống

+ Thành phần tài liệu truyền thống theo loại hình

Bảng 1.1: Thống kê tài liệu truyền thống theo loại hình

+ Thành phần tài liệu truyền thống theo nội dung chuyên ngành

Trường ĐHBK HN là trường đại học khoa học kỹ thuật lớn trong cả nước Do

đó, tài liệu về lĩnh vực khoa học kỹ thuật chiếm 81%, ngoài ra các tài liệu về Khoa học xã hội và Văn học nghệ thuật chiếm 19%

81%

10%

9%

Khoa học kỹ thuật Chính trị xã hội Văn học nghệ thuật

Biểu đồ 1.1: Thành phần tài liệu truyền thống theo chuyên ngành

+ Thành phần tài liệu truyền thống theo ngôn ngữ

Người dùng tin là sinh viên chiếm số lượng cao nhất trong tổng số bạn đọc đến TV Tạ Quang Bửu Do vậy, tài liệu bằng ngôn ngữ tiếng Việt vẫn là loại tài liệu được ưu tiên bổ sung (54%) Bên cạnh đó, là tài liệu bằng tiếng Anh, Pháp, Đức chiếm 26% Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất có giá trị đối với các giảng viên, cán bộ nghiên cứu, nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên hai năm cuối của Trường

TL tiếng Việt (54%)

TL tiếng Anh, Pháp, Đức (26%)

Biểu đồ 1.2: Thống kê tài liệu truyền thống theo ngôn ngữ

+ Thành phần tài liệu truyền thống theo thời gian xuất bản

Bảng 1.2: Thống kê tài liệu truyền thống theo năm xuất bản

Từ năm 1980 - 2000 202.318 31%

Từ năm 2000 - 2014 343.267 54%

Ngày nay, khoa học kỹ thuật phát triển rất nhanh, do đó, thông tin cần cập nhật

liên tục Bạn đọc luôn đòi hỏi được sử dụng các tài liệu có năm xuất bản mới, đặc

biệt là các sách tham khảo và tạp chí Chính vì vậy, các tài liệu có năm xuất bản từ

2000 đến nay vẫn chiếm tỷ lệ cao nhất 54% bao gồm 333.267 cuốn Tài liệu từ 1980

- 2000 có tỷ lệ ít hơn 31 % gồm 191.318 cuốn Tuy nhiên, các tài liệu trước năm

1980 vẫn chiếm tỷ lệ tương đối cao là 15% Nguồn tài liệu này đa phần là tài liệu

bằng tiếng Nga và sách giáo trình bằng tiếng Việt chưa tái bản

- Tài liệu điện tử:

Bảng 1.3: Thống kê nguồn tài liệu điện tử tính đến năm 2014

CSDL

- CSDL thư mục do Thư viện xây

dựng

Hơn 50.000 biểu ghi

- CSDL toàn văn do Thư viện xây

dựng

Hơn 500 biểu ghi

+ CSDL EbscoHost Bao gồm trên 17.000 tạp chí toàn văn

trong 10 CSDL về khoa học, công nghệ,

Xã hội nhân văn, Giáo dục, Kinh tế + CSDL Proquest Bao gồm 4300 tạp chí Khoa học và công

nghệ toàn văn, 18.000 luận án, luận văn

Casette Băng học ngoại ngữ 130 băng

So với loại hình tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử của TV Tạ Quang Bửu mới chỉ bắt đầu được quan tâm đầu tư từ năm 2006 đến nay Do vậy, số lượng còn rất hạn chế Tuy nhiên, đây là loại hình tài liệu đang được quan tâm phát triển và được NDT ưa thích

1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu

1.3.1 Đặc điểm người dùng tin tại Thư viện

NDT tại TV Tạ Quang Bửu bao gồm toàn thể cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên thuộc các hệ đào tạo khác nhau trong toàn Trường Hiện nay, tổng

số cán bộ, công chức của Trường là khoảng trên 2.500 người Trường hiện có hơn 30.000 nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên của 33 ngành, 90 chuyên ngành đại học và sau đại học

Căn cứ vào yêu cầu, nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường trong giai đoạn hiện nay, có thể phân chia người dùng tin tại TV Tạ Quang Bửu thành 4 nhóm chính: nhóm cán bộ lãnh đạo và quản lý, nhóm giảng viên và cán bộ nghiên cứu, nhóm nghiên cứu sinh và học viên cao học và nhóm sinh viên Cơ cấu các nhóm người dùng tin của TV Tạ Quang Bửu được thể hiện trên biểu đồ 1.3 dưới đây

* Nhóm 1 - Cán bộ lãnh đạo và quản lý:

Nhóm này bao gồm Ban giám hiệu, trưởng, phó các khoa, phòng ban, tổ bộ môn, các cán bộ lãnh đạo Đảng, chính quyền, đoàn thể Nhóm này tuy chiếm tỷ lệ không cao (1%) trong số người dùng tin tại Trường ĐHBK HN nhưng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của Trường Họ vừa tham gia giảng dạy vừa làm công tác quản lý Họ có rất ít thời gian khai thác tài liệu tại TV Tạ Quang Bửu mà chủ yếu là sử dụng các dịch vụ mượn tài liệu về nhà, sử dụng tài liệu trực tuyến hoặc sao in tài liệu gốc

1% 5%

11%

83%

Cán bộ quản lýGiảng viên và cán

bộ nghiên cứuNghiên cứu sinh,học viên cao họcSinh viên

Biểu đồ 1.3: Biểu đồ Thành phần các đối tượng người dùng tin tại TV TQB

* Nhóm 2 - Giảng viên và cán bộ nghiên cứu:

Nhóm này chiếm tỷ lệ không nhiều (chỉ chiếm 5%), tuy nhiên, đây là nhóm NDT quan trọng, là những người có trình độ chuyên môn cao (đa số có trình độ trên đại học và có khả năng sử dụng ngoại ngữ tốt, có thể sử dụng ít nhất 1-2 ngoại ngữ)

Họ là chủ thể sáng tạo ra thông tin thông qua các bài giảng, giáo trình, công trình nghiên cứu và các dự án,… Do tham gia giảng dạy nên họ phải thường xuyên cập nhật những kiến thức mới, công nghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dạy, nghiên cứu Họ tạo ra các tài liệu nội sinh có hàm lượng tri thức rất cao, đồng thời sử dụng các tài liệu này trong nghiên cứu khoa học, giảng dạy đặc biệt là tài liệu bằng tiếng nước ngoài

* Nhóm 3- Nghiên cứu sinh, học viên cao học:

Nhóm này chiếm tỷ lệ 11% Đặc điểm của nhóm NDT này là họ sử dụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt vào thời gian thực hiện các đề tài, công trình nghiên cứu, bảo vệ tốt nghiệp… Họ là chủ thể sáng tạo ra các luận văn, luận án Đồng thời

họ cũng chính là những người có nhu cầu cao, khai thác và sử dụng nhiều nhất luận văn, luận án, đồ án, tiểu luận môn học, các công trình nghiên cứu khoa học phục vụ cho quá trình học tập và nghiên cứu tại Trường

* Nhóm 4 - Sinh viên:

Sinh viên là nhóm người dùng tin chiếm tỷ lệ cao nhất (83%) Cùng với việc đổi mới phương pháp dạy và học, sinh viên không còn học một cách thụ động như trước mà đã có sự tìm tòi, học hỏi, bổ sung thêm kiến thức ở bên ngoài Chính vì vậy, sau giờ học, thư viện và phòng thí nghiệm là nơi sinh viên dành nhiều thời gian cho nghiên cứu và sử dụng Do vậy, nhu cầu tin của nhóm này rất phong phú

và đa dạng

1.3.2 Đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin tại Thư viện

Nhu cầu tin (NCT) là nhu cầu về những thông tin cần thiết cho người dùng tin, giúp họ giải quyết những vấn đề trong công việc, nghiên cứu Nghiên cứu đặc điểm nhu cầu tin là nhận dạng về nhu cầu thông tin và tài liệu của người dùng, trên cơ sở

đó tìm ra biện pháp cụ thể và phù hợp để cung cấp thông tin hoặc tài liệu cho họ

* Nhu cầu tin của nhóm 1 - nhóm cán bộ lãnh đạo và quản lý:

Do đặc thù và tính chất công việc của cán bộ lãnh đạo, quản lý là ra các quyết định Thông tin đối với họ là công cụ để quản lý Hình thức thông tin đa dạng, phong phú bao gồm cả tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại Thông tin họ cần là những thông tin mang tính chỉ đạo, pháp lý, có tính chuyên môn cao, vừa mang tính chính xác vừa mang tính thời sự Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý có khả năng sử dụng tốt các tài liệu nước ngoài, nhất là tài liệu tiếng Anh để làm nghiên cứu khoa học, giảng dạy cũng như phục vụ họat động quản lý Vì không có nhiều thời gian để

đến thư viện nên họ thường tra cứu qua CSDL và mượn tài liệu về nhà sử dụng

* Nhu cầu tin của nhóm 2 - Giảng viên và cán bộ nghiên cứu:

Đây là nhóm người dùng tin có trình độ cao Các giảng viên luôn tìm, cập nhật

và giới thiệu cho sinh viên những tài liệu cần thiết, liên quan tới môn học để mang lại hiệu quả cao trong học tập và nghiên cứu Do vậy, họ cần tài liệu chuyên sâu có tính thời sự về khoa học và kỹ thuật thuộc các lĩnh vực Trường đào tạo để làm tài liệu nghiên cứu khoa học, tự học tập nâng cao trình độ, giảng dạy, chủ yếu là tài liệu nước ngoài Ngoài ra, cán bộ giảng dạy và nghiên cứu thường sử dụng máy tính

có kết nối internet trong Trường để truy cập tới Website Thư viện số, các trang web nước ngoài, CSDL về khoa học kỹ thuật

* Nhu cầu tin của nhóm 3 - Nghiên cứu sinh, học viên cao học:

Nghiên cứu sinh, học viên cao học là người đã tốt nghiệp đại học nay nghiên cứu chuyên sâu về một lĩnh vực cụ thể Thông tin họ cần chủ yếu là tài liệu mang tính chất chuyên ngành sâu phù hợp với chương trình học hoặc đề tài họ nghiên cứu như sách tham khảo, tạp chí chuyên ngành, luận án, luận văn, Họ thường sử dụng các CSDL, tài liệu nội sinh, đặc biệt là luận án, luận văn để tham khảo làm tiểu luận môn học, viết luận văn, luận án Bên cạnh tài liệu bằng tiếng Việt, họ có nhu cầu cao sử dụng tài liệu bằng tiếng Anh và các ngôn ngữ khác phục vụ học tập, nghiên cứu khoa học cũng như tốt nghiệp ra trường Nhóm NDT này thường xuyên lên TV

Tạ Quang Bửu vào thời gian chuẩn bị tốt nghiệp

* Nhu cầu tin của nhóm 4 - Sinh viên:

Nhu cầu tin của sinh viên rất rộng và đơn giản Họ thường sử dụng các thông tin mang tính dữ kiện, cụ thể, chi tiết Quá trình đào tạo tại Trường chia thành 2 giai đoạn Sinh viên hai năm đầu chủ yếu đọc các sách giáo trình đại cương, cơ bản ở phòng đọc sách giáo trình và tham khảo tiếng Việt Sinh viên 3 năm cuối chủ yếu đọc các tài liệu chuyên ngành, sách tham khảo và sách tra cứu cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài đặc biệt là trước yêu cầu của học chế tín chỉ sinh viên phải tìm kiếm tài liệu trên các trang web, các CSDL online, tài liệu nội sinh tại Trường, tài liệu về chuyên ngành đào tạo mà sinh viên theo học

Công tác đánh giá NCT của NDT phải tiến hành có định kỳ để có những giải pháp đáp ứng yêu cầu tin hiệu quả

Để nắm được cụ thể nhu cầu tin của NDT, tác giả luận văn đã tiến hành điều tra NCT của NDT Trường ĐHBK HN theo phương pháp điều tra bằng bảng hỏi và phỏng vấn trực tiếp Mẫu điều tra được chọn ngẫu nhiên trong số NDT của Thư viện Đã có 300 phiếu điều tra được phát tới các nhóm NDT, trong đó, số phiếu phát tới nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng viên là 30, số phiếu phát cho nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý là 20, học viên cao học và nghiên cứu sinh là 50 và sinh viên là 200 phiếu Số phiếu thu về là 250 phiếu trên tổng số 300 phiếu phát ra, đạt tỷ lệ 83.3 % Qua phân tích, xử lý phiếu điều tra, chúng tôi đã thu được kết quả về NCT của NDT ở trường ĐHBK HN như sau:

Bảng 1.4: Mức độ sử dụng Thư viện của người dùng tin

Đốitượng NDT

Mức độ sử dụng thư viện Thường

xuyên Thỉnh thoảng Hiếm khi

70% nhóm NDT là cán bộ giảng dậy, nghiên cứu và 40% cán bộ quản lý cho biết họ thỉnh thoảng mới lên thư viện Qua phỏng vấn trực tiếp thì nguyên nhân mà nhóm NDT này ít lên TV là vì họ cho rằng TV không có tài liệu chuyên môn sâu như họ mong muốn Dưới đây là một vài ý kiến của họ:

“Thỉnh thoảng tôi có lên Thư viện Trường nhưng tôi thường dùng tài liệu của thư viện khoa vì sự thuận tiện” (Trương Ngọc Minh, giảng viên, 36 tuổi)

“Do công việc rất bận nên tôi không có thời gian lên Thư viện” (Phùng Thị

Thu Thủy, cán bộ quản lý, 43tuổi)

Kết quả điều tra cho thấy, NDT là học viên cao học và nghiên cứu sinh cũng ít khi lên TV, họ chỉ lên TV vào cuối khóa đào tạo để chuẩn bị viết luận văn, luận án

 Lĩnh vực người dùng tin quan tâm

Bảng 1.5: Lĩnh vực NDT quan tâm

Lĩnh vực

chuyên ngành

Đối tƣợng NDT Tổng số

phiếu Sinh viên

HV cao học

Nghiên cứu sinh

CB quản lý

CB giảng dạy, NC

SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL %) SL %)

Toán- Lý 164 65.6 142 81.1 7 21.9 2 15.4 0 0 5 25

ĐT VT 142 56.8 125 71.4 5 15.6 4 30.8 0 0 8 40 Kinh tế 136 54.4 115 65.7 10 31.3 3 23.1 1 10 7 35 Dệt may 38 15.2 36 20.6 0 0.0 0 0.0 0 0 2 10 Hóa học 174 69.6 154 88.0 12 37.5 1 7.7 0 0 7 35 CNTT 169 67.6 137 78.3 17 53.1 5 38.5 0 0 10 50 Vật liệu 156 62.4 143 81.7 3 9.4 1 7.7 1 10 8 40

Cơ khí 154 61.6 135 77.1 6 18.8 0 0.0 2 20 12 60 Điện - Điện lạnh 160 64 144 82.3 5 15.6 3 23.1 2 20 6 30 Ngoại ngữ 140 56 135 77.1 0 0.0 0 0.0 0 0 5 25 Hạt nhân 30 12 29 16.6 0 0.0 0 0.0 0 0 1 5 Vận tải 3 1.2 3 1.7 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0 Xây dựng 5 2 5 2.9 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0 Môi trường 141 56.4 131 74.9 3 9.4 1 7.7 1 10 5 25 Chính trị 86 34.4 68 38.9 2 6.3 0 0.0 1 10 15 75 Văn học 45 18 45 25.7 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0

KH thường thức 63 25.2 63 36.0 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0 Cầu, hầm, đường 0 0 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0 Các ngành khác 3 1.2 2 1.1 0 0.0 0 0.0 0 0 1 5

Qua số liệu tại bảng 1.5 ta thấy: NDT tại Trường ĐHBK HN quan tâm đến nhiều lĩnh vực khác nhau Tuy nhiên, lĩnh vực được NDT quan tâm nhiều hơn cả là các ngành Công nghệ thông tin, Hóa học, Điện - điện lạnh, Toán lý, vật liệu, Điện

tử viễn thông … Ngoài ra họ cũng quan tâm nhiều đến các lĩnh vực khác như cơ khí, môi trường, ngoại ngữ…

* Ngôn ngữ được sử dụng để khai thác tài liệu

Bảng 1.6 Ngôn ngữ NDT dùng để khai thác tài liệu

Ngôn ngữ

Đối tƣợng NDT

Tổng số phiếu Sinh viên

HV cao học

Nghiên cứu sinh

CB Lãnh đạo

CB NC, giảng dạy

SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL (%)

Tiếng Việt 250 100 175 100.0 32 100.0 13 100.0 10 100 20 100 Tiếng Anh 172 68.8 128 73.1 18 56.3 10 76.9 1 10 15 75 Tiếng Nga 4 1.6 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0 4 20 Tiếng Pháp 2 0.8 0 0.0 0 0.0 1 7.7 0 0 1 5 Tiếng Đức 0 0 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0 Tiếng Trung Quốc 0 0 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0 Tiếng Nhật 7 2.8 2 1.1 0 0.0 0.0 3 30 2 10 Các ngôn ngữ khác 0 0 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0

Qua bảng 1.6 ta thấy 100% NDT tại trường ĐHBK HN thường dùng tài liệu tiếng Việt và 68.8% dùng tiếng tài liệu Anh, những thứ tiếng khác rất ít được sử dụng, có thể là do những ngôn ngữ đó không thông dụng bằng tiếng Anh và nguồn tài liệu được xuất bản bằng những ngôn ngữ đó tại Thư viện không phong phú bằng tài liệu tiếng Anh, tiếng Việt

 Về loại hình tài liệu

Bảng 1.7: Những loại hình tài liệu NDT thường dùng tại TV

Loại hình

tài liệu

Đối tƣợng NDT Tổng số

phiếu Sinh viên

HV cao học

Nghiên cứu sinh

CB Lãnh đạo

CBNC, giảng dạy

SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL %)

Giáo trình 176 70.4 175 100.0 0 0.0 0 0.0 0 0 1 5 Sách tham khảo

tiếng Việt 193 77.2 175 100.0 5 15.6 1 7.7 0 0 12 60 Sách tham khảo

nước ngoài 142 56.8 96 54.9 21 65.6 8 61.5 2 20 15 75 Sách VHNT 62 24.8 62 35.4 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0 Sách CTXH 136 54.4 125 71.4 4 12.5 0 0.0 2 20 5 25 Luận án,

luận văn 118 47.2 59 33.7 32 100.0 13 100.0 0 0 14 70 Tạp chí KHKT,

báo tiếng Việt 75 30 61 34.9 0 0.0 0 0.0 0 0 15 75 Tạp chí KHKT

nước ngoài 49 19.6 22 12.6 2 6.3 6 46.2 0 0 19 95 Băng từ 20 8 16 9.1 2 6.3 1 7.7 0 0 1 5 Đĩa CD-Rom 22 8.8 22 12.6 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0 CSDL

trực tuyến 68 27.2 28 16.0 20 62.5 5 38.5 2 20 13 65 Sách, báo