Nhu cầu tin (NCT) là nhu cầu về những thông tin cần thiết cho người dùng tin, giúp họ giải quyết những vấn đề trong công việc, nghiên cứu. Nghiên cứu đặc điểm nhu cầu tin là nhận dạng về nhu cầu thông tin và tài liệu của người dùng, trên cơ sở đó tìm ra biện pháp cụ thể và phù hợp để cung cấp thông tin hoặc tài liệu cho họ.
* Nhu cầu tin của nhóm 1 - nhóm cán bộ lãnh đạo và quản lý:
Do đặc thù và tính chất công việc của cán bộ lãnh đạo, quản lý là ra các quyết định. Thông tin đối với họ là công cụ để quản lý. Hình thức thông tin đa dạng, phong phú bao gồm cả tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại. Thông tin họ cần là những thông tin mang tính chỉ đạo, pháp lý, có tính chuyên môn cao, vừa mang tính chính xác vừa mang tính thời sự. Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý có khả năng sử dụng tốt các tài liệu nước ngoài, nhất là tài liệu tiếng Anh để làm nghiên cứu khoa học, giảng dạy cũng như phục vụ họat động quản lý. Vì không có nhiều thời gian để đến thư viện nên họ thường tra cứu qua CSDL và mượn tài liệu về nhà sử dụng.
* Nhu cầu tin của nhóm 2 - Giảng viên và cán bộ nghiên cứu:
Đây là nhóm người dùng tin có trình độ cao. Các giảng viên luôn tìm, cập nhật và giới thiệu cho sinh viên những tài liệu cần thiết, liên quan tới môn học để mang lại hiệu quả cao trong học tập và nghiên cứu. Do vậy, họ cần tài liệu chuyên sâu có tính thời sự về khoa học và kỹ thuật thuộc các lĩnh vực Trường đào tạo để làm tài liệu nghiên cứu khoa học, tự học tập nâng cao trình độ, giảng dạy, chủ yếu là tài liệu nước ngoài. Ngoài ra, cán bộ giảng dạy và nghiên cứu thường sử dụng máy tính có kết nối internet trong Trường để truy cập tới Website Thư viện số, các trang web nước ngoài, CSDL về khoa học kỹ thuật.
* Nhu cầu tin của nhóm 3 - Nghiên cứu sinh, học viên cao học:
Nghiên cứu sinh, học viên cao học là người đã tốt nghiệp đại học nay nghiên cứu chuyên sâu về một lĩnh vực cụ thể. Thông tin họ cần chủ yếu là tài liệu mang tính chất chuyên ngành sâu phù hợp với chương trình học hoặc đề tài họ nghiên cứu như sách tham khảo, tạp chí chuyên ngành, luận án, luận văn,... Họ thường sử dụng các CSDL, tài liệu nội sinh, đặc biệt là luận án, luận văn để tham khảo làm tiểu luận môn học, viết luận văn, luận án. Bên cạnh tài liệu bằng tiếng Việt, họ có nhu cầu cao sử dụng tài liệu bằng tiếng Anh và các ngôn ngữ khác phục vụ học tập, nghiên cứu khoa học cũng như tốt nghiệp ra trường. Nhóm NDT này thường xuyên lên TV Tạ Quang Bửu vào thời gian chuẩn bị tốt nghiệp.
* Nhu cầu tin của nhóm 4 - Sinh viên:
Nhu cầu tin của sinh viên rất rộng và đơn giản. Họ thường sử dụng các thông tin mang tính dữ kiện, cụ thể, chi tiết. Quá trình đào tạo tại Trường chia thành 2 giai đoạn. Sinh viên hai năm đầu chủ yếu đọc các sách giáo trình đại cương, cơ bản ở phòng đọc sách giáo trình và tham khảo tiếng Việt. Sinh viên 3 năm cuối chủ yếu đọc các tài liệu chuyên ngành, sách tham khảo và sách tra cứu cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài đặc biệt là trước yêu cầu của học chế tín chỉ sinh viên phải tìm kiếm tài liệu trên các trang web, các CSDL online, tài liệu nội sinh tại Trường, tài liệu về chuyên ngành đào tạo mà sinh viên theo học.
Công tác đánh giá NCT của NDT phải tiến hành có định kỳ để có những giải pháp đáp ứng yêu cầu tin hiệu quả.
Để nắm được cụ thể nhu cầu tin của NDT, tác giả luận văn đã tiến hành điều tra NCT của NDT Trường ĐHBK HN theo phương pháp điều tra bằng bảng hỏi và phỏng vấn trực tiếp. Mẫu điều tra được chọn ngẫu nhiên trong số NDT của Thư viện. Đã có 300 phiếu điều tra được phát tới các nhóm NDT, trong đó, số phiếu phát tới nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng viên là 30, số phiếu phát cho nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý là 20, học viên cao học và nghiên cứu sinh là 50 và sinh viên là 200 phiếu. Số phiếu thu về là 250 phiếu trên tổng số 300 phiếu phát ra, đạt tỷ lệ 83.3 %. Qua phân tích, xử lý phiếu điều tra, chúng tôi đã thu được kết quả về NCT của NDT ở trường ĐHBK HN như sau:
Bảng 1.4: Mức độ sử dụng Thư viện của người dùng tin
Đốitƣợng NDT
Mức độ sử dụng thƣ viện Thƣờng
xuyên Thỉnh thoảng Hiếm khi SL (%) SL (%) SL (%)
CB nghiên cứu, giảng dạy 0 0 14 70 6 30 Cán bộ Quản lý 0 0 4 40 6 60 HV cao học 8 25.0 20 62.5 4 12.5 Nghiên cứu sinh 2 15.4 8 61.5 3 23.1 Sinh viên 103 58.8 53 30.2 19 10.8 Tổng số 250 phiếu 113 45.2 99 40.4 38 14.4 Qua số liệu tại bảng 1.4 ta thấy nhóm NDT là sinh viên lên Thư viện thường xuyên hơn so với các nhóm NDT khác. Do đổi mới phương pháp giáo dục trong nhà trường nên sinh viên đã chủ động tìm đến thư viên để tự học tập, nghiên cứu.
70% nhóm NDT là cán bộ giảng dậy, nghiên cứu và 40% cán bộ quản lý cho biết họ thỉnh thoảng mới lên thư viện. Qua phỏng vấn trực tiếp thì nguyên nhân mà nhóm NDT này ít lên TV là vì họ cho rằng TV không có tài liệu chuyên môn sâu như họ mong muốn. Dưới đây là một vài ý kiến của họ:
“Thỉnh thoảng tôi có lên Thư viện Trường nhưng tôi thường dùng tài liệu của
thư viện khoa vì sự thuận tiện” (Trương Ngọc Minh, giảng viên, 36 tuổi)
“Do công việc rất bận nên tôi không có thời gian lên Thư viện” (Phùng Thị
Thu Thủy, cán bộ quản lý, 43tuổi).
Kết quả điều tra cho thấy, NDT là học viên cao học và nghiên cứu sinh cũng ít khi lên TV, họ chỉ lên TV vào cuối khóa đào tạo để chuẩn bị viết luận văn, luận án.
Lĩnh vực người dùng tin quan tâm
Bảng 1.5: Lĩnh vực NDT quan tâm
Lĩnh vực chuyên ngành
Đối tƣợng NDT Tổng số
phiếu Sinh viên
HV cao học Nghiên cứu sinh CB quản lý CB giảng dạy, NC SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL %) SL %) Toán- Lý 164 65.6 142 81.1 7 21.9 2 15.4 0 0 5 25 ĐT VT 142 56.8 125 71.4 5 15.6 4 30.8 0 0 8 40 Kinh tế 136 54.4 115 65.7 10 31.3 3 23.1 1 10 7 35 Dệt may 38 15.2 36 20.6 0 0.0 0 0.0 0 0 2 10 Hóa học 174 69.6 154 88.0 12 37.5 1 7.7 0 0 7 35 CNTT 169 67.6 137 78.3 17 53.1 5 38.5 0 0 10 50 Vật liệu 156 62.4 143 81.7 3 9.4 1 7.7 1 10 8 40 Cơ khí 154 61.6 135 77.1 6 18.8 0 0.0 2 20 12 60 Điện - Điện lạnh 160 64 144 82.3 5 15.6 3 23.1 2 20 6 30 Ngoại ngữ 140 56 135 77.1 0 0.0 0 0.0 0 0 5 25 Hạt nhân 30 12 29 16.6 0 0.0 0 0.0 0 0 1 5 Vận tải 3 1.2 3 1.7 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0 Xây dựng 5 2 5 2.9 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0 Môi trường 141 56.4 131 74.9 3 9.4 1 7.7 1 10 5 25 Chính trị 86 34.4 68 38.9 2 6.3 0 0.0 1 10 15 75 Văn học 45 18 45 25.7 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0 KH thường thức 63 25.2 63 36.0 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0 Cầu, hầm, đường 0 0 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0 Các ngành khác 3 1.2 2 1.1 0 0.0 0 0.0 0 0 1 5
Qua số liệu tại bảng 1.5 ta thấy: NDT tại Trường ĐHBK HN quan tâm đến nhiều lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, lĩnh vực được NDT quan tâm nhiều hơn cả là các ngành Công nghệ thông tin, Hóa học, Điện - điện lạnh, Toán lý, vật liệu, Điện tử viễn thông …. Ngoài ra họ cũng quan tâm nhiều đến các lĩnh vực khác như cơ khí, môi trường, ngoại ngữ….
* Ngôn ngữ được sử dụng để khai thác tài liệu
Bảng 1.6. Ngôn ngữ NDT dùng để khai thác tài liệu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngôn ngữ
Đối tƣợng NDT Tổng số
phiếu Sinh viên
HV cao học Nghiên cứu sinh CB Lãnh đạo CB NC, giảng dạy SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) Tiếng Việt 250 100 175 100.0 32 100.0 13 100.0 10 100 20 100 Tiếng Anh 172 68.8 128 73.1 18 56.3 10 76.9 1 10 15 75 Tiếng Nga 4 1.6 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0 4 20 Tiếng Pháp 2 0.8 0 0.0 0 0.0 1 7.7 0 0 1 5 Tiếng Đức 0 0 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0 Tiếng Trung Quốc 0 0 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0 Tiếng Nhật 7 2.8 2 1.1 0 0.0 0.0 3 30 2 10 Các ngôn ngữ khác 0 0 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0
Qua bảng 1.6 ta thấy 100% NDT tại trường ĐHBK HN thường dùng tài liệu tiếng Việt và 68.8% dùng tiếng tài liệu Anh, những thứ tiếng khác rất ít được sử dụng, có thể là do những ngôn ngữ đó không thông dụng bằng tiếng Anh và nguồn tài liệu được xuất bản bằng những ngôn ngữ đó tại Thư viện không phong phú bằng tài liệu tiếng Anh, tiếng Việt.
Về loại hình tài liệu
Bảng 1.7: Những loại hình tài liệu NDT thường dùng tại TV
Loại hình tài liệu
Đối tƣợng NDT Tổng số
phiếu Sinh viên
HV cao học Nghiên cứu sinh CB Lãnh đạo CBNC, giảng dạy SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL %) Giáo trình 176 70.4 175 100.0 0 0.0 0 0.0 0 0 1 5 Sách tham khảo tiếng Việt 193 77.2 175 100.0 5 15.6 1 7.7 0 0 12 60 Sách tham khảo nước ngoài 142 56.8 96 54.9 21 65.6 8 61.5 2 20 15 75 Sách VHNT 62 24.8 62 35.4 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0 Sách CTXH 136 54.4 125 71.4 4 12.5 0 0.0 2 20 5 25 Luận án, luận văn 118 47.2 59 33.7 32 100.0 13 100.0 0 0 14 70 Tạp chí KHKT,
báo tiếng Việt 75 30 61 34.9 0 0.0 0 0.0 0 0 15 75 Tạp chí KHKT nước ngoài 49 19.6 22 12.6 2 6.3 6 46.2 0 0 19 95 Băng từ 20 8 16 9.1 2 6.3 1 7.7 0 0 1 5 Đĩa CD-Rom 22 8.8 22 12.6 0 0.0 0 0.0 0 0 0 0 CSDL trực tuyến 68 27.2 28 16.0 20 62.5 5 38.5 2 20 13 65 Sách, báo điện tử 169 67.6 132 75.4 18 56.3 6 46.2 5 50 8 40 Từ điển 55 22 50 28.6 3 9.4 0 0.0 0 0 2 10 BK toàn thư 22 8.8 14 8.0 2 6.3 1 7.7 0 0 5 25 Sổ tay 26 10.4 17 9.7 0 0.0 0 0.0 0 0 9 45 TL tra cứu khác 47 18.8 4 2.3 25 78.1 11 84.6 0 0 7 35
Số liệu tại bảng 1.7 thể hiện nhu cầu về tài liệu của NDT tại Trường ĐHBK HN là rất phong phú. Tuy nhiên 2 loại hình tài liệu được NDT sử dụng nhiều nhất là giáo trình (có 176/250 phiếu, đạt 70.4%), sách tham khảo khoa học kỹ thuật tiếng Việt (có 193/250 phiếu, đạt 77.2%).
Về sách, báo điện tử cũng có nhu cầu sử dụng khá cao, chủ yếu được dùng bởi sinh viên (đạt 169/250 phiếu, chiếm 67.6 %). Tuy nhiên, tỷ lệ NDT sử dụng CSDL trực tuyến chưa cao (chỉ có 68/250 phiếu, chiếm 27.2%).
Qua những đợt điều tra NCT của người dùng tin đã giúp TV nắm bắt được nhu cầu của NDT để có chính sách bổ sung, phát triển CSDL và tài liệu đa phương tiện và đưa ra những giải pháp, hình thức cung cấp thông tin nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu tin của họ.
1.4. Vai trò tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin với Thƣ viện Tạ Quang Bửu
Là công cụ đắc lực phục vụ cho mọi họat động của Thư viện. Cung cấp cho NDT những thông tin nhanh chóng và chính xác nhất .Vì vậy Thư viện cần có nguồn lực thông tin đủ mạnh về số lượng, chất lượng và biết cách tổ chức khai thác nó sẽ là công cụ đắc lực phục vụ cho mọi họat động của mình.
Là bộ phận hỗ trợ hiệu quả cho các công tác khác Thư viện. Tổ chức khai thác nguồn lực thông tin là khâu công tác quan trọng nhằm quyết định tất cả mọi họat động còn lại của thư viện có thành công hay không. Chẳng hạn, nếu nguồn lực thông tin còn thiếu, việc tổ chức khai thác còn yếu thì dù công tác xử lý kĩ thuật hay công tác sắp xếp bảo quản kho có làm như thế nào thì hiệu quả của nó cũng không thể thành công được.
Là cơ sở để tạo ra sản phẩm, dịch vụ thông tin phục vụ người dùng tin hiệu quả nhất. Nếu nguồn lực thông tin phong phú nhưng việc tổ chức không khoa học thì ảnh hưởng tới khả năng khai thác thông tin của NDT và Thư viện không thể phát huy được hết chức năng nhiệm vụ của mình.Việc tổ chức khai thác được thực hiện tốt, thì đó là tiền đề để Thư viện có thể xây dựng và phát triển nhiều sản phẩm và dịch vụ thông tin dựa trên nhu cầu của người dung tin
Là cơ sở để giao lưu, hợp tác và chia sẻ giữa TV Tạ Quang Bửu với các cơ quan thông tin thư viện khác trong nước và nước ngoài. Ngày nay, thông tin trong thư viện phát triển theo cấp số nhân, được ứng dụng vào thực tiễn với tốc độ nhanh chóng, nhưng chất lượng nguồn thông tin hầu như giảm đi dẫn đến thông tin nhanh chóng lỗi thời. Do đó muốn có nguồn lực thông tin đủ đáp ứng tốt nhất cho người dung tin cần phải giao lưu hợp tác và chia sẻ giữa các cơ quan thông tin - thư viện.
Với những vai trò trên, ta thấy được phần nào tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin đối với Thư viện Tạ Quang Bửu. Đây là khâu không thể không chú trọng, là yếu tố quyết định đến chất lượng họat động của Thư viện. Vì vậy nắm được vai trò của công tác này là phần nào hiểu rõ tầm quan trọng của nguồn lực thông tin cũng như hướng đi đúng đắn của Thư viện Tạ Quang Bửu, là xuất phát điểm để mỗi Thư viện định hướng cho mình một chính sách họat động tốt nhất.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU
2.1. Thực trạng tổ chức nguồn lực thông tin tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu
Nhận thức được vai trò quan trọng của họat động thư viện trong nhà trường, từ năm 2006, Trường ĐHBK đã cho xây dựng Thư viện điện tử Tạ Quang Bửu, một trong những thư viện hiện đại nhất trong hệ thống thư viện trường đại học tại Việt Nam hiện nay. Bên cạnh việc được trang bị cơ sở vật chất, phần mềm quản lý hiện đại, đội ngũ cán bộ hùng hậu có chuyên môn vững chắc thì công tác tổ chức nguồn lực thông tin của Thư viện cũng không ngừng được cải tiến nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu sử dụng thông tin của cán bộ, sinh viên trong nhà Trường và bạn đọc bên ngoài.
Công tác tổ chức nguồn lực thông tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu bao gồm 3 công đoạn chính: Xử lý tài liệu, tổ chức kho tài liệu, sắp xếp tài liệu trong kho và tổ chức cơ sở dữ liệu
2.1.1. Quy trình xử lý tài liệu
Xử lý tài liệu là quá trình tiếp nhận các tài liệu đầu vào, chế biến/xử lý bao gói và tạo ra các sản phẩm, dịch vụ thông tin (SP & DVTT) đầu ra để phục vụ NDT trong quá trình tìm kiếm tài liệu theo nhu cầu của họ.
Xử lý tài liệu là công đoạn quan trọng trong dây chuyền thông tin tư liệu, bao gồm hai giai đoạn: giai đoạn xử lý hình thức (xử lý kỹ thuật) và giai đoạn xử lý nội dung tài liệu (phân loại, tóm tắt, chú giải, định từ khóa, tổng luận,… )
Kết quả của quy trình xử lý tài liệu cho phép NDT nắm được thông tin về mọi mặt của tài liệu: nội dung, công dụng, hình thức để tiến hành lựa chọn chúng hợp với yêu cầu của mình. Tại TV TQB quy trình xử lý tài liệu được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 2.1: Sơ đồ xử lý tài liệu tại TV TQB (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công tác xử lý tài liệu sẽ được thực hiện tại phòng Xử lý thông tin của Thư viện.
2.1.1.1. Xử lý hình thức tài liệu
Xử lý hình thức tài liệu là quá trình kiểm tra tài liệu sau khi nhập về thư viện, căn cứ vào các dấu hiệu đặc trưng cơ bản của mỗi tài liệu mà quyết định phân chia tài liệu về các kho khác nhau ( kho sách tiếng Việt, kho sách Latinh, kho sách tiếng Nga), trong mỗi kho lại phân chia tài liệu theo các kích cỡ để tiết kiệm diện tích giá