Phương pháp khai thác trực tuyến được áp dụng đối với hai hình thức tra cứu CSDL thư mục qua website (OPAC) và khai thác các tài liệu số của Thư viện.
2.2.2.1. Khai thác thông tin qua website của Thư viện
Khi truy cập vào website của Thư viện ngoài việc tìm hiểu thông tin chung về Thư viện Tạ Quang Bửu, NDT còn có thể tìm kiếm các thông tin tài liệu mới, các họat động nghiệp vụ được nhóm thông tin của Thư viện đưa lên mạng dưới dạng bài viết, những thông báo của Thư viện đối với NDT,…
Hiện nay website của Thư viện chưa có thống kê về số lượt bạn đọc truy cập nên rất khó định lượng được số người sử dụng. Tuy nhiên, NDT thường truy cập vào OPAC thông qua website của Thư viện nên tỷ lệ truy cập tương đối cao.
Ngoài ra website còn có đường link dẫn đến nguồn tài liệu điện tử trực tuyến đa lĩnh vực khác.
2.2.2.2 Khai thác thông tin qua mục lục trực tuyến OPAC
OPAC là công cụ tra cứu quen thuộc và phổ biến đối với NDT tại thư viện Tạ Quang Bửu. Bạn đọc có thể vào website của Thư viện sau đó link tới tra cứu OPAC hoặc có thể truy cập trực tiếp vào website http://opac.hust.edu.vn
Hình 2.9 : Trang chủ của OPAC
Thông qua OPAC NDT có thể tìm kiếm thông tin bằng nhiều cách khác nhau
Tìm nhanh: Khi gõ từ khóa tìm kiếm hệ thống sẽ cho ra một danh sách kết quả
với kết quả là chữ cái đầu tiên của từ khóa. NDT có thể lựa chọn tìm theo tất cả các loại hình tài liệu hoặc chọn riêng cho từng loại hình như: Sách, báo, tạp chí…
Tuy nhiên tìm nhanh thường ra rất nhiều kết quả, trong đó nhiều kết quả không sát với nhu cầu tìm của NDT.
Hình 2.10: Giao diện tìm nhanh trong OPAC
Tìm lướt: Với cách tìm này NDT sẽ tìm kiếm theo tên sách Đây là cách tìm rút
ngắn được kết quả hơn so với tìm nhanh, tuy nhiên đòi hỏi NDT phải có được cụm từ tìm tin chính xác hơn.
Tìm theo từ khóa: Đây là cách tìm ưu việt nhất, đưa ra kết quả chính xác nhất vì nó kết hợp được nhiều toán tử với nhau, tuy nhiên đòi hỏi NDT phải có nhiều dữ kiện và các dữ kiện phải chính xác. Theo quan sát của Tác giả thì rất ít NDT chọn tra cứu theo từ khóa vì nó khá phức tạp so với tìm nhanh và tìm lươt.
Hình 2.12: Tìm kiếm theo từ khóa trong OPAC
Ngoài tìm kiếm tài liệu, trang OPAC còn rất nhiều tiện ích như:tìm nâng cao, gia hạn tài liệu, đăng ký trước tài liệu, lưu danh mục tài liệu, gửi danh mục tài liệu qua mail…Vì thế OPAC là công cụ hữu ích được NDT sử dụng ngày càng nhiều
Bảng 2.5: Mức độ NDT sử dụng hệ thống tra cứu OPAC
Mức độ sử dụng hệ thống mục lục trực tuyên OPAC Đối tƣợng NDT Tổng số
phiếu Sinh viên
HV cao học Nghiên cứu sinh CB quản lý CB giảng dạy, NC SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) Thường sử dụng 166 66.4 112 64.0 25 78.1 9 69.2 3 30 17 85 Không sử dụng 84 33.6 63 36.0 7 21.9 4 30.8 7 70 3 15
Kết quả khảo sát cho thấy, có khoảng 66.4% số NDT thường sử dụng OPAC để tra cứu tài liệu mình cần, số này chủ yếu là sinh viên (64% sinh viên được hỏi) và học viên (78.1% số học viên được hỏi). Đối với những đối tượng khác như cán bộ lãnh đạo hoặc giảng viên, nghiên cứu sinh thay vì tra cứu qua OPAC họ hay chọn hình thức hỏi trực tiếp cán bộ phụ trách phòng đó.
Qua khảo sát nhận thấy còn một số lượng không nhỏ (33.6) NDT không sử dụng OPAC làm công cụ tra cứu, nguyên nhân có thể là do NDT chưa quen với giao diện OPAC hoặc do mạng chạy chậm,.
Bảng 2.6: Đánh giá chất lượng hệ thống tra cứu mục lục trực tuyến OPAC
Bảng trên cho thấy có 64% số NDT cho biết mục lục OPAC dễ sử dụng, 16,8% cho rằng bình thường và vẫn còn 19.2% NDT đánh giá OPAC là khó sử dụng.
Ngoài ra khi tiến hành đặt câu hỏi trực tiếp đối với NDT để tìm ra nguyên nhân nhiều bạn đọc không sử dụng OPAC, tác giả thu được những câu trả lời sau:
Không biết cách tra cứu Không có đủ máy tính tra cứu Máy tính và mạng chạy chậm…
Đỗ Thị Trang, sinh viên K57 Viện Điện tử viễn thông cho biết: “Em ít khi tra cứu tài liệu trước khi mượn sách mà thường đến hỏi trực tiếp cán bộ thư viện chỉ giúp vì như thế sẽ nhanh hơn, nhưng những lúc đông sinh viên thì các cán bộ đều rất bận nên nhiều khi không thể phục vụ được tất cả.”
Đánh giá chất lƣợng mục lục trực tuyên OPAC Đối tƣợng NDT Tổng số
phiếu Sinh viên HV cao học
Nghiên cứu sinh CB quản lý CB giảng dạy, NC SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) Dễ sử dụng 160 64 112 64.0 23 71.9 9 69.2 3 30 13 65 Khó sử dụng 48 19.2 44 25.1 2 6.3 1 7.7 1 10 0 0 Bình thường 42 16.8 19 10.9 7 21.9 3 23.1 6 60 7 35
Cùng chung quan điểm với bạn đọc Trang, một số NDT là cán bộ cũng cho biết họ rất bận rộn và thường không có thói quen tra cứu trước tài liệu mà khi đến thư viện sẽ hỏi trực tiếp cán bộ hoặc nhờ cán bộ thư viện tra giúp.
2.2.2.2. Khai thác tài liệu số
Trong khuôn khổ phần khai thác tài liệu số thuộc luận văn này tác giả xin đề cập tới hai khía cạnh là chính sách khai thác và hình thức khai thác tài liệu số.
Chính sách khai thác
Trong bất cứ họat động nào chính sách cũng mang tính định hướng và giữ vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công, phát triển của họat động đó.
- Chính sách khai thác TLS tại TV TQB như sau:
+ Cho phép khai thác miễn phí TLS tại phòng đa phương tiện và trên Website TVS. Người dùng tin có thể đến phòng đa phương tiện tại TV TQB hoặc truy cập website http://dilib.hust.edu.vn bằng các máy tính có kết nối Internet trong dải IP của Trường ĐHBK HN để download tài liệu về máy tính dễ dàng. Người dùng tin được cấp phép sử dụng thư viện có thể sử dụng các đĩa lưu trữ có tại phòng đa phương tiện tầng 3 của TV TQB và sử dụng internet tại phòng đa phương tiện tối đa 60 phút/1 lần. Tại các phòng này bạn đọc có thể truy cập tới các CSDL online, mượn đĩa đi kèm sách học tiếng Anh, các CD-ROM, DVD đi kèm tài liệu ngoại đặc biệt là sách của quỹ châu Á, quỹ VEFFA,… Thời gian phục vụ của phòng đa phương tiện là từ 8 giờ đến 11 giờ 30 và từ 13 giờ 30 đến 16 giờ 30 phút từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ sáng thứ 6). Người dùng tin chỉ được phép sử dụng băng đĩa, CD- ROM tại chỗ, không được mượn về nhà.
+ Phạm vi khai thác về mặt địa lý: Trong thư viện truyền thống phạm vi khai thác tài liệu truyền thống chính là trong không gian, khuôn viên thư viện. Đối với TVS phạm vi khai thác TLS chính là phạm vi được cấp quyền sử dụng và khai thác TLS. TLS đưa lên Website TVS chủ yếu là các tài liệu nội sinh thuộc bản quyền Nhà trường với mục đích là đáp ứng cho nhu cầu nghiên cứu, học tập và giảng dạy của cán bộ công nhân viên trong toàn Trường. Để đảm bảo bản quyền tác giả cũng như do đang trong thời gian thử nghiệm, chưa có kinh phí đầu tư phát triển nên
chính sách của Nhà trường đề ra chỉ cho phép truy cập đến các TLS có trên Website TVS hạn chế trong phạm vi dải IP của Trường ĐHBK HN.
Hình thức khai thác
Hiện nay, có nhiều hình thức khai thác nhưng TV TQB chỉ sử dụng hai hình thức khai thác TLS là khai thác tại chỗ và khai thác từ xa.
- Khai thác tại chỗ
Đối với TLS ở dạng đĩa CD-ROM, DVD được lưu trữ tại phòng đa phương tiện tầng 2, người dùng tin viết phiếu yêu cầu và cán bộ đi lấy đĩa theo đúng yêu cầu. Đối với một số sách ngoại ngữ có kèm băng đĩa, người dùng tin có thể mang sách từ các phòng đọc tự chọn xuống phòng đa phương tiện để sử dụng đĩa đi kèm sách.
Tại các máy tính tra cứu của TV TQB và tại các phòng đọc đa phương tiện đều có thông tin và hướng dẫn tra cứu, sử dụng TLS nhằm giúp người dùng tin có thể khai thác TLS nhanh chóng, dễ dàng. Tại phòng đa phương tiện có khoảng 50 máy tính phục vụ cho người dùng tin tra tìm thông tin, tài liệu. Đặc biệt tại các phòng này có cán bộ thư viện phòng Công nghệ Thư viện Điện tử trợ giúp cho người dùng tin tra tìm tài liệu trên các CSDL trực tuyến. Các thông báo mới nhất về những CSDL hiện có tại TV TQB, các CSDL mua hoặc dùng thử đều được dán tại cửa tòa nhà TV TQB và trong phòng máy tính do đó tạo điều kiện thuận lợi để người dùng tin biết đến các CSDL hiện có, tra cứu CSDL ngay trong chính TV TQB. Khi gặp bất cứ vấn đề gì khó khăn trong quá trình tìm kiếm và sử dụng các CSDL, TLS thì người dùng tin cũng có thể yêu cầu các cán bộ thư viện tại phòng đa phương tiện trợ giúp. Ngoài ra, nếu gặp các vấn đề khó khăn người dùng tin có thể liên hệ tại Bàn Thông tin ở tầng 1 ngay lối vào cửa toà nhà TV TQB. Nếu khai thác từ xa người dùng tin gặp khó khăn hay cần trợ giúp có thể liên hệ qua email hoặc điện thọai để được trợ giúp.
Giúp cho người dùng tin khai thác tốt TLS trên Website TVS và các CSDL online khác TV TQB trang bị hệ thống máy tính tra cứu nhanh chóng và đặt tại những vị trí thuận tiện nhất cho người sử dụng như: tại sảnh TV TQB có 10 máy tính tra cứu phục vụ cho người dùng tin khi đến TV TQB có thể tra tìm tài liệu trên opac hoặc trên website TVS theo yêu cầu một cách nhanh chóng và chính xác.
Ngoài ra, trong tất cả các phòng đọc tại TV TQB đều bố trí các máy tính chỉ phục vụ cho mục đích tra cứu tài liệu của người dùng tin. Như vậy, người dùng tin có thể tra cứu TLS dễ dàng, thuận tiện ở nhiều nơi trong toà nhà TV Tạ Quang Bửu.
- Khai thác từ xa
Nếu người dùng tin không có thời gian trực tiếp đến TV Tạ Quang Bửu thì mọi máy tính có nối mạng trong Trường đều có thể truy cập website TVS nhanh chóng, dễ dàng. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ, học viên, sinh viên không mất nhiều thời gian, công sức tìm kiếm hoặc chờ đợi được phục vụ tài liệu, không bị giới hạn bởi số lượng máy tính, thời gian truy cập tại TV Tạ Quang Bửu mà vẫn có thể tìm được tài liệu để nghiên cứu, làm luận văn, luận án nhanh chóng.
2.3. Đánh giá công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại TV TQB.
Trước năm 2006, khi Thư viện Trường ĐHBKHN còn đóng tại trụ sở cũ, diện tích chật hẹp, trang thiết bị nghèo nàn lạc hậu nên công tác tổ chức nguồn lực thông tin của Thư viện còn nhiều yếu kém, ảnh hưởng đến hiệu quả phục vụ NDT của Thư viện. Được sự quan tâm đầu tư của nhà Trường và sự cố gắng của Ban giám đốc cũng như toàn thể cán bộ Thư viện, từ năm 2006 đến nay, Thư viện đã có bước phát triển vượt bậc với cơ sở vật chất và trang thiết bị khang trang hiện đại, Thư viện đã áp dụng hệ thống các chuẩn nghiệp vụ phổ biến, với vốn tài liệu phong phú, cùng với đội ngũ cán bộ đông đảo có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao và tâm huyết với nghề, Thư viện Tạ Quang Bửu hiện nay tự hào là một trong những thư viện trường đại học hiện đại nhất Việt Nam, và là nhân tố tích cực đối với ngành khoa học kỹ thuật cả nước. Tuy nhiên, bên canh những ưu điểm đó, Thư viện Tạ Quang Bửu vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần phải khắc phục. Trong khuôn khổ luận văn này tác giả xin được nêu ra một số ưu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu.
2.3.1. Về công tác xử lý tài liệu
2.3.1.1. Về xử lý hình thức tài liệu:
Qua khảo sát và đánh giá từ phía NDT cho thấy công tác xử lý hình thức tài liệu của Thư viện tiến hành rất tốt, những sai xót trong quá trình xử lý rất ít chủ yếu do sự thiếu tập trung của người xử lý. Các lỗi dễ mắc phải như: phân nhầm tài liệu về
các phòng, dán nhầm barcode dẫn đến việc thêm tài liệu mới (add item) sai, dán nhầm nhãn sách khổ mỏng và khổ dày… Những sai sót này thường được phát hiện và khắc phục khi tiến hành xử lý nội dụng hoặc khi tài liệu được chuyển tới các phòng phục vụ NDT.
2.3.1.2. Về xử lý nội dung tài liệu
Để đánh giá chất lượng xử lý nội dung tài liệu, tác giả luận văn đã tiến hành lựa chọn ngẫu nhiên và trích rút, kiểm tra từ CSDL của Thư viện 3 mẫu khảo sát đại diện cho 3 nhóm tài liệu nêu trên. Cụ thể là trích rút toàn bộ các tài liệu có:
- Ký hiệu phân loại QA76.73 - Ngôn ngữ lập trình (Đại diện cho nhóm tài liệu về Khoa học kỹ thuật). Kết quả thu được là 137 biểu ghi.
- Ký hiệu phân loại JQ898 - Đảng cộng sản Việt Nam (Đại diện cho nhóm tài liệu về Chính trị xã hội). Kết quả thu được 52 biểu ghi.
- Ký hiệu phân loại PS643 - Văn học-Mỹ (Đại diện cho nhóm tài liệu về Văn học nghệ thuật). Kết quả thu được 46 biểu ghi.
Phương pháp kiểm tra đánh giá được tiến hành như sau: Sử dụng các đánh giá độc lập của các chuyên gia xử lý thông tin với từng tài liệu, sau đó phân tích, đối chiếu và thảo luận để thống nhất ý kiến đánh giá. Trên cơ sở phân tích, so sánh các kết quả đã xử lý trong CSDL với nội dung thực tế của tài liệu, đưa ra nhận xét, đánh giá chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu, bao gồm: phân loại, tóm tắt, định chủ đề tài liệu của Thư viện.
Chất lượng phân loại
Sau khi trích rút từ CSDL được tất cả 235 biểu ghi của các tài liệu trên, phân tích nội dung và đối chiếu với đề mục trong khung phân loại LC. Kết quả cho thấy: Trong tổng số 235 biểu ghi:
Có 223 biểu ghi được phân loại chính xác (chiếm tỷ lệ: 94.9%) Có 12 biểu ghi sai ký hiệu phân loại (chiếm tỷ lệ 5.1%)
Bảng 2.7: Chất lượng phân loại tài liệu
STT Tên tài liệu Ký hiệu trong
CSDL
Ký hiệu đúng
1
Bài tập thực hành thiết kế ảnh động và làm họat hình với Macromedia Flash MX / Hồ Hoàn Kiếm, Hồ Xuân Phương
QA76.73 TR897.7
2 Cải tiến trang web thông qua công nghệ JavaScript / VN-Guide tổng hợp và biên dịch
QA76.73 TK5105.888 3 Cơ sở máy tính và chương trình / Lê
Minh Châu
QA76.73 QA76
4
Đồ họa máy tính trong ngôn ngữ C: Giải bài tập của bộ sách Computer Graphics / Tống Nghĩa, Hoàng Đức Hải
QA76.73 T385
5 Kĩ thuật vi xử lý và lập trình Assembly cho hệ vi xử lý / Đỗ Xuân Tiến
QA76.73 QA76.5 6 Microsoft Access 2.0 for Windows: Lưu
hành nội bộ / Genetic
QA76.73 QA76.9 7 Ngôn ngữ Autolisp dùng trong
AutoCAD 2000 / Trần Văn Minh
QA76.73 T385
8
Ngôn ngữ lập trình Autolisp: Lập trình thiết kế với phần mềm AutoCAD / Nguyễn Hữu Lộc, Nguyễn Thanh Trung,
QA76.73 T385
9 Nhập môn Soroban / Kouji Suzuki ; Trần Quốc Thắng dịch
QA76.73 QA75 10 Phát triển hệ thống hướng đối tượng với
UML 2.0 và C++ / Nguyễn Văn
QA76.73 QA76.758
11
Lịch sử biên niên xứ uỷ Nam bộ và Trung ương cục miền Nam: (1954-1975) / Trịnh Nhu.
JQ898 DS559.92
12 Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ IX / Đảng cộng sản Việt Nam
Thời gian xử lý tài liệu