3.2.2.1. Triển khai họat động xây dựng CSDL bài trích báo, tạp chí
Xây dựng CSDL các bài trích báo, tạp chí bằng các nguồn sau:
- Thông qua việc liên kết mạng để khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như mạng Vista, mạng Thư viện Quốc gia...
- Trên cơ sở các báo, tạp chí chuyên ngành mà thư viện bổ sung. - Tạp chí Khoa học và công nghệ của trường.
- Ngoài ra cần tiến hành dán dãn cho báo và tạp chí để thuận lợi cho việc kiểm soát và xếp giá.
Trường ĐHBK HN có đội ngũ cán bộ khoa học trình độ cao, hàng năm số lượng các bài báo, tạp chí của cán bộ khoa học được công bố và đăng tải trên các tạp chí là rất lớn. Thư viện cần có kế họach thu thập, xây dựng thành CSDL các bài báo, tạo chí theo những chuyên ngành mà trường đào tạo.
3.2.2.2. Khắc phục hạn chế cho các kho tài liệu Đối với các kho mở:
Hiện nay phòng đọc 411 (có ký hiệu từ Q - S) có số lượng bạn đọc sử dụng rất đông, dẫn đến quá tải, số lượng tài liệu cuối ngày phải xếp giá quá nhiều khiến cán bộ tại phòng này luôn bận rộn, vất vả hơn các phòng khác. Bên cạnh đó lượng tài liệu ở phòng này cũng lớn nhất, vì thế theo tác giả, nên tiến hành giãn phòng, tại phòng 411 chỉ lưu trữ những sách có ký hiệu từ Q - QA (sách toán học, chiếm 1 nửa số tài liệu của phòng), những sách có ký hiệu còn lại (QB - S) sẽ được tổ chức tại phòng mới.
Để tránh tình dạng dồn nén tài liệu, các kho mở cần phải để lại những khoảng trống sau mỗi đề mục để tiếp nhận sách mới bổ sung mà không làm ảnh hưởng đến trật tự của kho sách.
Ngoài ra, Trong điều kiện Thư viện chưa thể đáp ứng được đầy đủ nhu cầu tin của bạn đọc và còn tình trạng tài liệu vẫn bị phân tán tại các phòng như hiện nay Thư viện cần phải có chính sách cho NDT mang tài liệu cá nhân của mình vào các phòng đọc chuyên ngành (thay vì chỉ được sử dụng tài liệu cá nhân tại phòng tự học), mặt khác cho phép bạn đọc lưu động mang tài liệu từ phòng này sang phong khác (thay vì bạn đọc không được phép mang tài liệu ra khỏi phòng). Tuy nhiên để làm được điều này đội ngũ cán bộ tại các phòng sẽ vất vả hơn trong việc quản lý số tài liệu này, mặt khác lãnh đạo Thư viện phải có chính sách tránh tình trạng bạn đọc sau khi mang tài liệu ra ngoài sẽ không kiểm soát được. Theo tác giả ngoài việc tuyên truyền nâng cao ý thức cho bạn đọc Thư viện cần tuyển dụng đội ngũ cộng tác viên là những sinh viên trong trường phụ giúp cán bộ và nhờ lực lượng tình nguyện viên để tuyên truyền phổ biến nguồn tài liệu cũng như nội quy, chính sách của Thư viện tới NDT (trước đây Thư viện có đội ngũ cộng tác viên đông đảo và tích cực nhưng mấy năm gần đây không còn được duy trì).
Với phòng báo - tạp chí cần phải có chính sách bổ sung nguồn tài liệu là tạp chí chuyên ngành để thu hút NDT. Hiện nay do sự phát triển của mạng internet nên phòng báo - tạp chí rất vắng NDT nên không giữ được sự quan tâm của ban lãnh đạo Thư viện như trước. Vì vậy cần phải có chính sách bổ sung hợp lý đặc biệt là những tạp chí chuyên ngành để thu hút bạn đọc.
Đối với kho bán mở (kho sách giáo trình):
Nhằm tận dụng diện tích kho mượn giáo trình với 2 tầng và những ưu điểm của kho mở, Thư viện nên chuyển sang tổ chức kho dưới dạng kho mở và sắp xếp theo ký hiệu phân loại để tránh tình trạng phân tán tài liệu cũng như lộn xộn trong kho, giúp cán bộ và NDT thuận lợi hơn trong việc sắp xếp và tìm kiếm tài liệu.
Phòng mượn cần phải thay đổi chính sách mượn trả: vẫn quy định thời gian mượn sách tối đa một học kỳ (trường hợp sinh viên mượn thêm thời gian phải tiến hành gia hạn tài liệu bằng cách tự gia hạn trên website hoặc gia hạn trực tiếp tại Thư viện) nhưng không áp dụng thời gian mượn tối thiểu (hiện nay bạn đọc mượn giáo trình sau 3 tháng mới được trả dù sách đó đã dùng xong). Ngoài ra không nên giới hạn số lượng sách được mượn vì hiện nay sinh viên được đào tạo theo phương pháp tín chỉ nên số lượng tài liệu cần dùng sẽ nhiều hơn so với học theo niên chế).
Bên cạnh đó Thư viện cần phải bãi bỏ chính sách ký cược tiền cho sinh viên khi mượn sách (hiện nay Thư viện đang duy trì mức phí 50% giá tài liệu và sẽ được hoàn lại tiền khi trả sách). Theo tác giả đây là việc làm không cần thiết vì sẽ phải thêm nhân sự và thời gian cho việc thu - trả tiền ký cược cũng như vào sổ và vào CSDL, bên cạnh đó việc thu tiền ký cược sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu mượn sách của sinh viên (chỉ tiến hành thu ký cược mượn đối với bạn đọc bên ngoài khi có nhu cầu mượn sách).
Cần phải dán chỉ từ và lắp đặt cổng từ tại phòng mượn giáo trình (vì phòng này có lối vào riêng không qua cổng chính của tòa nhà) để giám sát tài liệu trong kho, tránh trường hợp khi bạn đọc đến đông cán bộ tại phòng không thể kiểm soát được việc bạn đọc mang sách ra ngoài khi chưa làm thủ tục kích họat mượn sách.
Đối với kho đóng (Phòng lưu chiểu Bộ đại học): Cần nhanh chóng hoàn thành
xử lý số sách tại kho để NDT có thể tiếp cận đối với nguồn tài liệu này.
3.2.2.3. Thành lập phòng đọc và nghiên cứu riêng dành cho cán bộ chuyên gia.
Qua quan sát của tác giả và quá trình thu thập ý kiến qua bảng khảo sát có thể thấy đối tượng phục vụ của Thư viện chủ yếu vẫn là sinh viên. Trong khi số lượng cán bộ của Trường ĐHBK HN là rất lớn (trên 2.500 cán bộ), chưa kể đến vị thế là một trường đào tạo về khoa học kỹ thuật lớn nhất cả nước nhưng Thư viện lại chưa
thể thu hút được đối tượng bạn đọc là cán bộ và chuyên gia ngành khoa học kỹ thuật. Vì thế, bên cạnh việc phải bổ sung lượng tài liệu phù hợp (những tài liệu nghiên cứu có giá trị cao đặc biệt là sách và tạp chí khoa học nước ngoài), Thư viện cần phải thành lập một phòng đọc và nghiên cứu dành riêng cho đối tượng NDT quan trọng này, với những trang bị hiện đại và tiện nghi như máy tính, máy photocopy, điều hòa, …
3.2.2.4. Đẩy mạnh công tác số hóa tài liệu
Số hoá là quá trình chuyển đổi thông tin phi số hoá thành thông tin số hoá. Nhờ có ứng dụng CNTT mà các sưu tập số hoá sẽ có giá trị gia tăng đối với người dùng tin.
Mục đích của việc số hoá tài liệu là:
Thông tin số làm giảm việc truy cập tới tài liệu gốc, bảo vệ được tài liệu gốc không bị hư hỏng bởi tần xuất của người sử dụng. Hiện nay nguồn lực thông tin của thư viện Tạ Quang Bửu phần lớn là tài liệu giấy, trong đó có rất nhiều tài liệu quí hiếm chỉ có 1 bản nhưng tần suất sử dụng cao, nhất là vào mùa thi số bản của tài liệu không đủ để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng và bắt buộc người dùng phải lên thư viện đọc, trong khi các phòng đọc luôn không đủ chỗ ngồi. Do đó, việc số hoá tài liệu để người dùng có thể truy cập tới nguồn này thông qua hệ thống mạng, sẽ làm tăng hệ số sử dụng tài liệu và thuận lợi cho người sử dụng là không kể thời gian và không gian có thể truy cập tới nguồn tài liệu này bất cứ lúc nào.
Tài liệu được số hoá sẽ là cơ sở để trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan thông tin thư viện, tạo điều kiện cho người dùng tin ở khắp nơi có thể truy cập được tới nguồn tài liệu số hoá của thư viện Tạ Quang Bửu.
Nâng cao kỹ năng sử dụng các ứng dụng CNTT của cán bộ thư viện, thúc đẩy phát triển chuyên môn nghiệp vụ và động viên cán bộ.
Các tiêu chí lựa chọn tài liệu số hoá ở Thư viện Tạ Quang Bửu sẽ là:
Các tài liệu có giá trị tri thức cao: Luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo và đề tài nghiên cứu. Các tài liệu có tần suất sử dụng cao nhưng thư viện không có đủ số bản để phục vụ: các loại tài liệu tra cứu
chuyên ngành như: sổ tay, từ điển, bách khoa toàn thư, và các loại tài liệu giáo trình chuyên ngành.
Tuy nhiên trong việc số hoá tài liệu thì vấn đề bản quyền được đưa ra hàng đầu, tài liệu cần số hoá phải được sự đồng ý của tác giả. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số hoá nguồn tài liệu trên giấy là giải pháp chuyển dạng tài liệu trên giấy sang dạng số bằng phương pháp quét ảnh hoặc nhập lại từ bàn phím. Do vậy đây là vấn đề khá tốn kém và đòi hỏi phải có các thiết bị để thực hiện số hoá như: thiết bị nhập dữ liệu (máy tính, máy quét, các phần mềm); thiết bị xử lý; thiết bị bảo quản.
Hiện nay thư viện Tạ Quang Bửu có đội ngũ cán bộ CNTT có trình độ cao, CSVC cũng như các thiết bị hiện đại cho thư viện điện tử sẽ được trang bị. Do vậy, việc số hoá tài liệu là điều hoàn toàn có thể làm được.
3.2.2.5. Nâng cao chất lượng website và hệ thống tra cứu.
Ngoài việc khai thác nguồn lực thông tin hiện có thì thư viện Tạ Quang Bửu cần thiết phải xây dựng và hoàn thiện website của mình làm cơ sở cho việc trao đổi thông tin trên mạng. Tổ chức và duy trì bản tin điện tử của thư viện trên website, thiết kế lại giao diện và công cụ search engine công cụ để việc truy cập, tìm kiếm thông tin được thuận tiện hơn. tăng cường nối mạng với các trung tâm thông tin lớn trong cả nước, các thư viện trường đại học để phối hợp chia sẻ nguồn lực thông tin và trao đổi các CSDL làm phong phú thêm nguồn lực thông tin của thư viện đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của NDT.
Để giúp NDT có thể khai thác thông tin từ xa thư viện cần phải tăng cường cơ sở vật chất, trang bị thêm nhiều máy tính kết nối Internet cũng như tra cứu CSDL của thư viện.