Khai thác nguồn lực thông tin theo phương pháp truyền thống tại Thư viện chính là khai thác các kho tài liệu, bao gồm kho mở, kho bán mở và kho đóng.
2.2.1.1. Khai thác kho mở
Để sử dụng tài liệu trong kho mở, NDT sẽ trực tiếp đến các phòng đọc để khai thác tài liệu.
Thư viện TQB hiện tổ chức nhiều phòng đọc chuyên ngành (402, 411, 509, 526), với các phòng đọc này, bạn đọc sẽ có thể tìm và khai thác tài liệu từ 8h - 21h hàng ngày từ thứ 2 - thứ 6 (phục vụ liên tục, riêng sáng thứ 6 các phòng sẽ nghỉ phục vụ để làm công tác nghiệp vụ), còn thứ 7 và chủ nhật, phục vụ từ 8h đến 16h. Để sử dụng Thư viện, bạn đọc cần có thẻ sinh viên (đối với sinh viên ĐHBKHN), thẻ cán bộ (đối với cán bộ ĐHBKHN) và thẻ bạn đọc (đối với bạn đọc ngoài trường).
Đối với các phòng luận án luận văn, phòng báo tạp chí, phòng multimedia, NDT sẽ được sử dụng tài liệu của Thư viện vào tất các ngày và giờ hành chính trong tuần.
Về quy trình sử dụng như sau :
Đối với Phòng đọc chuyên ngành : NDT sẽ xuất trình thẻ của mình tại quầy
quản lý tại phòng, sau đó vào kho tự chọn tài liệu mang ra bàn đọc. Mỗi lần bạn đọc chỉ được lấy 1 quyển sách mang về chỗ ngồi, chỉ khi cần sách bài tập + lý thuyết, sách ngoại văn + từ điển mới được phép lấy 2 quyển. Sau khi đọc xong bạn đọc sẽ trả tài liệu về nơi quy định (không phải xếp sách) sau đó mới được lấy quyển sách tiếp theo.
Đối với Phòng báo - tạp chí : NDT sẽ xuất trình thẻ của mình tại quầy quản lý
tại phòng, sau đó vào kho tự chọn báo hoặc tạp chí mang ra bàn đọc. Với báo mỗi lần NDT sẽ được lấy tối đa 2 tờ báo của một tên báo mang ra bàn đọc, với tạp chí NDT chỉ được lấy một loại tạp chí với số bản tối đa là một năm của loại tạp chí đó. Sau khi đọc xong NDT sẽ mang báo, tạp chí trả về nơi quy định.
Trường hợp NDT có nhu cầu mượn báo - tạp chí số cũ hiện được Thư viện lưu giữ trong kho đóng thì sẽ viết phiếu yêu cầu sau đó chờ cán bộ thủ thư đi lấy.
Ngoài ra, nếu bạn đọc có nhu cầu photo tài liệu sẽ làm thủ tục đăng ký tại bàn cán bộ quản lý phòng.
Với phòng Multimedia : bạn đọc khi sử dụng sẽ đăng xuất trình thẻ tài bàn quản
lý tại phòng sau đó nhận số máy, ngồi đúng số máy và đăng nhập thời gian sử dụng là 60 phút. Tại đây NDT chỉ được phép sử dụng máy tính của Thư viện vào mục đích học tập và tra cứu tài liệu (điều này sẽ được cán bộ phụ trách quản lý qua máy chủ). Sau khi sử dụng xong bạn đọc sẽ đăng xuất khỏi máy và trả lại số tại quầy cán bộ và nhận lại thẻ của mình.
Hiện nay, khai thác tài liệu tại chỗ đang là dịch vụ được NDT sử dụng nhiều hơn cả . Tỷ lệ NDT sử dụng dịch vụ này được thể hiện trong bảng 2.2 dưới đây:
Bảng 2.3: Tỷ lệ NDT khai thác tài liệu tại kho mở
Đối tƣợng NDT Tổng số
phiếu Sinh viên
HV cao học Nghiên cứu sinh CB quản lý CB giảng dạy, NC SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) 195 78 175 100 15 46.9 2 15.4 0 0 2 10
Nhìn vào bảng 2.2, thống kê số liệu điều tra về tỷ lệ NDT khai thác tài liệu tại chỗ tại các kho mở ta dễ dàng nhận thấy có 195 người trong tổng số 250 người được hỏi (chiếm 78%) cho biết đã sử dụng hình thức đọc tài liệu tại chỗ, chứng tỏ đây là hình thức được đông dảo NDT sử dụng nhất trong các dịch vụ của Thư viện. Trong đó sinh viên là đối tượng sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ nhiều nhất : 100% số sinh viên được hỏi cho biết có sử dụng đọc tài liệu tài chỗ, học viên cao học chiếm 46,9%, nghiên cứu sinh 15.4%, cán bộ giảng dạy chiếm 10%. Đối với cán bộ lãnh đạo, do điều kiện công việc bận rộn nên khai thác tài liệu tại chỗ không phải là sự lựa chọn tối ưu của họ.
2.2.1.2. Khai thác kho bán mở.
Đối với phòng mượn sách thám khảo và phòng mượn giáo trình phục vụ NDT mượn tài liệu về nhà. Với phòng mượn sách tham khảo (102) bạn đọc sẽ được mượn tối đa 2 cuốn sách và hạn trả quy định là 1 tháng. Phòng mượn giáo trình (111) sẽ cho sinh viên, học viên mượn tối đa 18 cuốn sách (hạn trả là 1 học kỳ), với đối tượng là cán bộ sẽ không giới hạn số lượng sách mượn (hạn trả là 1 năm học). Nếu bạn đọc làm mất hoặc hư hỏng tài liệu sẽ phải đền theo quy định của Thư viện. Hiện nay số lượng bạn đọc mượn sách về nhà của Thư viện rất lớn, theo thống kê gần nhất, tháng 12/1014 Phòng giáo trình đã cho mượn xấp xỉ 18.000 cuốn sách.
Quy trình mượn trả tại kho mượn như sau:
Quy trình mượn trả tài liệu được cán bộ thực hiện và quản lý trên máy tính bằng phần mềm quản lý thư viện. Phần mềm này hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý bạn đọc và tài liệu. Hiện nay TV Tạ Quang Bửu đang sử dụng phần mềm VTLS và sử dụng modul lưu thông trong quản lý tài liệu mượn trả tại kho mượn.
Phần mềm quản lý tài liệu này kết hợp với kỹ thuật mã vạch giúp cán bộ thư viện có thể giải quyết số lượng bạn đọc mượn/ trả tài liệu rất lớn trong thời gian ngắn, giúp Thư viện tăng hiệu quả phục vụ, giảm thiểu thời gian chờ đợi của bạn đọc.
Thủ tục mượn tài liệu:
Cán bộ nhập mã thẻ bạn đọc, xem thông tin cá nhân, tổng số sách còn đang mượn. Nếu số lượng tài liệu trong tài khoản và số lượng tài liệu đang mượn vượt quá số tài liệu được mượn theo quy định thì cán bộ sẽ yêu cầu bạn đọc trả bớt tài liệu trước khi mượn thêm.
Hình 2.5: Kiểm tra thông tin cá nhân bạn đọc tại Kho mượn
- Dùng đầu đọc để đọc barcode của cuốn sách mà bạn đọc cần mượn. Trong dữ liệu hiển thị tên sách, ngày, giờ mượn, sau đó nhập hoá đơn ký cược vào dữ liệu.
Với kho sách tham khảo (tài liệu của kho sách tham khảo không nhiều và có nhiều tài liệu có giá trị cao nên được nhập từ) thì tài liệu sẽ được khử từ trước khi giao cho bạn đọc và hoàn thành thủ tục mượn.
Tài liệu của kho sách giáo trình có số lượng quá lớn nên không thể nhập từ, đồng thời bạn đọc đến mượn giáo trình rất đông nên kho này được bố trí ở mặt sau của Thư viện, không qua cổng từ, tạo điều kiện thuận tiện cho bạn đọc ra vào kho.
Thủ tục trả tài liệu:
Bạn đọc giao lại sách cho thủ thư làm thao tác nhập trả (check in)
Hình 2.7: Bạn đọc trả tài liệu
Nhận sách và nhập trả vào máy, nạp từ, xếp sách lên giá hoàn thành thủ tục trả. Cách thức mượn /trả tài liệu tại Kho mượn được khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ mượn tài liệu về nhà
Sơ đồ trả tài liệu
Hình 2.8: Sơ đồ mượn trả tài liệu
Thủ tục nhận tài liệu
Kiểm tra tài liệu
thẻ bạn đọc
Quét mã vạch
tài liệu
Khử từ tài liệu
(Kho tham khảo)
Ban đọc chọn tài liệu
Bạn đọc gửi tiền thế chấp
Bạn đọc nhận tài liệu
Thủ tục trả tài liệu
Kiểm tra tài liệu Quét mã vạch
(sách và thẻ) Nhận hóa đơn Bạn đọc trả tài liệu Trả lại tiền thế chấp Cho bạn đọc Bạn đọc kiểm tra lại tiền
Bên cạnh những thuận lợi, dịch vụ mượn trả còn gặp nhiều khó khăn. Đặc biệt là kho sách giáo trình, không tránh khỏi sự mất mát tài liệu, tài liệu trả quá hạn. Điều đó ảnh hưởng lớn đến chất lượng vốn tài liệu của kho mượn nói riêng và Thư viện nói chung.
2.2.1.3. Khai thác tài liệu tại kho đóng
Hiện nay lượng sách tại kho đóng của Thư viện đa phần là sách cũ của các Trường đại học nộp lưu chiểu trước đây và sách ngoại văn từ năm 1994 trở về trước được các phòng đọc hồi cố nên số lượng bạn đọc sử dụng không nhiều. Vì thế hiện tại các kho đóng không có cán bộ trực tại đó, khi NDT tra được ký hiệu sách kho đóng và muốn mượn số sách này sẽ ghi yêu cầu của mình vào phiếu mượn sau đó chuyển cho cán bộ phòng đọc đi lấy sách. Tuy nhiên một điểm hạn chế rất lớn của kho sách lưu chiểu Bộ đại học đó là do trước đây Thư viện sử dụng hình thức tra cứu mục lục truyền thống là các phiếu mục lục, nhưng từ khi Thư viện chuyển sang trụ sở mới và ứng dụng mục lục tra cứu trực tuyến opac thì số sách này chưa được add vào CSDL nên bạn đọc chưa có cơ hội tiếp cận với lượng sách này. Những năm gần đây Thư viện đã tiến hành xử lý và add số tài liệu này vào CSDL của Thư viện tuy nhiên vẫn chưa được hoàn thành nên ảnh hưởng tới khả năng tiếp cận của NDT đến vốn tài liệu này. Đánh giá về mức độ chờ tài liệu tại kho đóng của NDT, Tôi đã tiến hành làm khảo sát và dưới đây là kết quả thu được:
Bảng 2.4: Mức độ chờ tài liệu của NDT tại kho đóng
Mức độ chờ tài liệu tại
kho đóng
Đối tƣợng NDT Tổng số
phiếu Sinh viên
HV cao học Nghiên cứu sinh CB quản lý CB giảng dạy, NC SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL %) SL %) Chờ vài phút 175 70 120 68.6 24 13,7 10 5.7 6 3.4 15 8.6 Chờ lâu 62 24.8 48 77.4 5 8.1 1 1.6 3 4.8 5 8.1 Không có tài liệu 13 5.2 7 53.8 3 23.1 2 15.4 1 7.7 0 0
Qua bảng phân tích số liệu ta ở bảng 2.3 ta thấy, 175 trong số 250 người được hỏi (chiếm 70%) cho biết thời gian họ chờ cán bộ thư viện đi lấy tài liệu tại kho đóng chỉ tốn vài phút, 62 người (chiếm 24.8%) nói phải chờ lâu và 13 người (chiếm 5.2%) cho biết họ bị từ chối, không có tài liệu. Trường hợp tài liệu phải chờ lâu hoặc không có tài liệu một phần do tài liệu đó đã có người mượn và chưa trả (hiện nay vẫn còn trường hợp một số danh sách cán bộ mượn sách theo cách truyền thống là ghi vào phiếu mượn cá nhân chứ chưa qua phần mềm, mặt khác một số cán bộ mượn sách quá hạn chưa trả lại cho Thư viện).
2.2.1.4. Phục vụ khai thác thông tin có chọn lọc
Chủ động cung cấp cho người dùng tin những thông tin mới phù hợp với yêu cầu thường xuyên đã được đăng ký trước. Cung cấp những thông tin mới cập nhật theo chủ đề nhất định. Phục vụ thông tin theo yêu cầu nghiên cứu, giảng dạy cho các đối tượng khi có yêu cầu (Biên soạn thư mục chuyên đề, sử dụng CSDL của Thư viện và các Thư viện khác)
Qui trình :
Bước 1 : Tiếp nhận yêu cầu của người dùng
Bước 2 : Tìm kiếm, lựa chọn tài liệu dựa trên yêu cầu cụ thể của người dùng tin Bước 3 : Xây dựng CSDL tài liệu theo yêu cầu của người dùng tin
Bước 4 : Xây dựng CSDL người dùng tin (những thông tin về cá nhân, yêu cầu, lĩnh vực quan tâm được lưu trong máy tính)
Bước 5: Phổ biến thông tin: tra tìm, in danh mục tài liệu, gửi cho người dùng qua bản in hoặc email.
Bước 6 : Tiếp nhận thông tin phản hồi từ phía người dùng tin: tiếp nhận và thường xuyên duy trì thông tin phản hồi (mức độ phù hợp của thông tin được cung cấp) với người dùng tin.