Tổ chức quản lý nguồn lực thông tin tại thư viện khoa học tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh

triển NLTT tại các trung tâm thông tin Thư viện trường đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội” 2008 của tác giả Bùi Thị Sen: “Tăng cường NLTT tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường đại học Sư

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LÊ NGỌC MNH CHÂU

TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUỒN LỰC THÔNG TIN

TẠI THƯ VIỆN KHOA HỌC TỔNG HỢP

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

HÀ NỘI - 2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LÊ NGỌC MNH CHÂU

TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUỒN LỰC THÔNG TIN

TẠI THƯ VIỆN KHOA HỌC TỔNG HỢP

MỤC LỤC

Chương 1: Quản lý nguồn lực thông tin với Thư viện Khoa học Tổng hợp

Thành phố Hồ Chí Minh 6

1.1 Một số khái niệm 6

1.1.1 Nguồn lực thông tin 6

1.1.2 Khái niệm quản lý 8

1.1.3 Quản lý nguồn lực thông tin 9

1.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin 10

1.2.1 Cán bộ thư viện 10

1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ 11

1.2.3 Hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu 12

1.2.4 Tổ chức kho và bảo quản tài liệu 19

1.2.5 Phục vụ và chia sẻ thông tin 22

1.2.6 Độ lớn và thành phần nguồn lực thông tin 23

1.2.7 Nguồn kinh phí 24

1.3 Tiêu chí đánh giá nguồn lực thông tin và yêu cầu quản lý nguồn lực thông tin 24

1.4 Giới thiệu về Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.Hồ Chí Minh 28

1.4.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện 32

1.4.2 Vai trò của TV KHTH TP.HCM trong chiến lược phát triển của TPHCM 32

1.5 Vai trò của công tác quản lý nguồn lực thông tin đối với Thư viện KHTHTPHCM 33

Chương 2: Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin ở Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh 35

2.1 Quản lý công tác bổ sung tài liệu 35

2.1.1 Chính sách bổ sung tài liệu 35

2.1.2 Quy trình bổ sung sách 36

2.1.3 Tăng lượng tài liệu bổ sung 38

2.1.4 Quản lý việc chia sẻ tài liệu 43

2.2 Quản lý vốn tài liệu 45

2.2.1 Quản lý kho tài liệu 45

2.2.2 Quản lý dữ liệu 54

2.3 Hiện trạng các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nguồn lực thông tin 67

2.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ 67

2.3.2 Cở sở vật chất, trang thiết bị 73

2.3.3 Nguồn kinh phí 76

2.3.4 Nhận xét 77

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nguồn lực thông tin Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh 84

3.1 Nâng cao chất lượng quản lý công tác bổ sung tài liệu 84

3.1.1 Hoàn thiện chính sách bổ sung tài liệu 84

3.1.2 Hoàn thiện quy trình bổ sung 87

3.1.3 Chọn lọc lượng tài liệu được bổ sung 87

3.1.4 Hoàn thiện quản lý việc chia sẻ tài liệu 88

3.2 Hoàn thiện quản lý vốn tài liệu 89

3.2.1 Tăng cường quản lý kho 89

3.2.2 Nâng cao công tác quản lý dữ liệu 91

3.3 Cải tiến các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin 93

3.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ 93

3.3.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 98

3.3.3 Tăng nguồn kinh phí 103

KẾT LUẬN 105

TÀI LIỆU THAM KHẢO 106

PHỤ LỤC 110

ISBD International Standard Bibliographic Description

MARC Machine of Congress Classification

TVKHTHTPHCM Thƣ viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài :

Trong xu thế chung của thế giới, toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ, để phát triển đất nước đòi hỏi phải có nguồn thông tin, tri thức vô cùng lớn mới đáp ứng được nhu cầu này

Thành phố Hồ Chí Minh là một trung tâm văn hóa, kinh tế xã hội, giáo dục hàng đầu của đất nước Thành phố đang từng bước tiến hành công cuộc Công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước Nhu cầu về nguồn thông tin dồi dào, phong phú, đa dạng về tất cả mọi lãnh vực là tất yếu, nhưng có nguồn thông tin dồi dào chưa đủ, cần phải quản lý và khai thác tốt nguồn thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân Thành phố đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, giải trí ngày càng nhiều hơn và hiệu quả hơn

Thư viện đóng một vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển kinh tế, văn hóa, giáo dục, … của đất nước NLTT của mỗi thư viện đóng vai trò quyết định trong hoạt động của thư viện Tuy nhiên, nếu có NLTT (NLTT) mạnh nhưng quản

lý không tốt, khai thác thông tin không hiệu quả thì cũng không thể nào đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng tin, bạn đọc của thư viện

Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh (TVKHTH TPHCM)

là một trong những trung tâm thông tin lớn của Tp.HCM Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện là đáp ứng nhu cầu tin cho hoạt động học tập, nghiên cứu, đào tạo, … theo đường lối phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Nguồn thông tin tại Thư viện rất đa dạng như tài liệu giấy, tài liệu điện tử, vi phim, vi phiếu,

Do tính chất vật lý của mỗi loại tài liệu, đặc biệt là tài liệu giấy, với điều kiện

ở nước ta, đặc biệt là ở miền Nam là khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, mưa nhiều làm tài liệu mau chóng bị hư hỏng, các yếu tố cùa môi trường, con người đều ành hưởng trực tiếp đến tài liệu Trong quá trình tổ chức kho bảo quản tài liệu do diện tích hạn hẹp, lượng tài liệu giấy càng ngày càng nhiều qua mỗi năm làm thiếu diện tích lưu trữ các điểm truy cập thông tin, các CSDL đường truyền chưa được tốt, hiệu quả quản lý NLTT chưa đáp ứng được nhu cầu ngày càng đa dạng của người dùng tin

tại TVKHTH TPHCM Nhận thấy tầm quan trọng của NLTT trong Thư viện Khoa

học Tổng hợp Tp.HCM nên tôi chọn đề tài: “Tổ chức quản lý NLTT tại Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố HCM trong giai đoạn hiện nay” làm đề tài luận

văn của mình.”

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác quản lý NLTT

2.2 Phạm vi nghiên cứu

- Theo không gian: Tại TVKHTH TPHCM

- Theo thời gian: Giai đoạn từ 2009 đến nay

3 Mục đích nghiên cứu

Đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý NLTT (NLTT) trong thời gian sắp tới

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu các vấn đề lý luận về quản lý NLTT

Nghiên cứu thực trạng quản lý NLTT tại TVKHTHTPHCM TpHCM, và các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý NLTT

Kiến nghị những giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý NLTT tại TVKHTH TPHCM

5 Tổng quan về tình hình nghiên cứu

Những vấn đề về quản lý NLTT ở Tp.HCM đã có nhiều nhà nghiên cứu trong

và ngoài nước quan tâm

Có nhiều bài báo, công trình nghiên cứu về công tác tổ chức kho, bảo quản tài liệu, công tác quản lý thư viện công cộng v.v… Đã được bảo vệ thành công tại Trường ĐH Khoa học Xã hội & Nhân Văn TP.HCM, Trường Đại học Khoa học

Xã hội & Nhân Văn thuộc Trường Đại học Quốc gia Hà Nội và Trường Đại học Văn hóa Hà Nội

Có thể kể tên như :

Cuốn sách của PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng “Thông tin – từ lý luận đến thực tiễn” (2005) trong đó tại Phần 2 – Tổ chức và quản lý thông tin có chùm bài viết như “Phát triển thông tin Khoa học và công nghệ để trở thành nguồn lực”, “ Tổ

chức và quản lý hoạt động thông tin khoa học công nghệ trước thềm thế kỷ XXI”, “ Vấn đề phát triển và chia sẻ NLTT số hóa tại Việt Nam”…Trong các công trình

này, tác giả đã phác họa bức tranh thông tin trong nền kinh tế mới, trình bày khái niệm và luận chứng vai trò trung tâm của TNTT số trong hệ thống thông tin quốc gia, nghiên cứu những vấn đề chiến lược, phương pháp tạo lập chia sẽ, quản lý nhà nước và chương trình phát triển thông tin nhằm biến thông tin trở thành nguồn lực phát triển và trình bày các giải pháp tạo lập môi trường thông tin phát triển NLTT

số trong điều kiện ở Việt Nam

Nghiên cứu về chính sách phát triển NLTT có các bài: “ Phương pháp luận xây dựng chính sách phát triển nguồn tin” (2001) và “ Một số vấn đề xung quanh việc thu thập khai thác tài liệu xám” (2001) của TS Nguyễn Viết Nghĩa và bài “ Phác thảo sơ bộ chính sách về NLTT” của TS Lê Văn Viết Các tác giả đã khẳng

định vị trí quan trọng trong chính sách phát triển NLTT đối với việc tạo nguồn, xây dựng hệ thống các kho tài liệu của các thư viện và cơ quan thông tin Những nội dung chủ yếu cần được đề cập trong chính sách và cách thức trình bày kết cấu của chính sách và một số giải pháp xây dựng chính sách tạo nguồn thông tin

Về chủ đề chia sẻ NLTT, tiến sĩ Lê Văn Viết trong bài: “ Một số vấn đề thiết lập hình thức mượn, chia sẻ tài liệu, thông tin giữa các thư viện Việt Nam” (Kỷ

yếu hội thảo thư viện Việt Nam: Hội nhập và phát triển – 2006) đề cập tới việc thiết lập các hình thức mượn, chia sẻ tài liệu, thông tin giữa các thư viện Việt Nam trong giai đoạn hội nhập và phát triển đất nước

Về vấn đề xây dựng thư viện điển tử và số hóa tài liệu có “Xây dựng Thư viện điển tử và vấn đề số hóa tài liệu ở Việt Nam” (Tạp chí Thông tin – Tư liệu, số 2, 2005) của Thạc sỹ Nguyễn Tiến đức, “ Phát triển nội dung số ở Việt Nam: Những nguyên tắc chỉ đạo” (Tạp chí Thông tin và tư liệu, số 1, 2000) của tiến sĩ Tạ Bá

Hưng đã trình bày tiếp cận xây dựng và phát triển kho tư liệu số hóa cảu thư viện điện tử, cũng như các tiền đề pháp lý, tổ chức và kinh nghiệm để triển khai số hóa các cơ quan thông tin, vấn đề xây dựng kho tài liệu số hóa và phát triển các mối liên kết, chia sẻ các thư viện khi xây dựng thư viện điện tử ở Việt Nam

Trên bình diện các luận văn thạc sỹ, đến nay có khá nhiều Luận văn chuyên

ngành Khoa học thư viện cũng nghiên cứu vấn đề, ví dụ như: “Nghiên cứu phát

triển NLTT tại các trung tâm thông tin Thư viện trường đại học Kinh tế quốc dân

Hà Nội” (2008) của tác giả Bùi Thị Sen: “Tăng cường NLTT tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội” (2006) của tác giả Nguyễn Thị Thuận: “Tăng cường NLTT tại Thư viện Trường đại học Bách Khoa Hà Nội” (2005) của tác giả Hà Thị Huệ: “Tổ chức và khai thác NLTT ở TVKHTHTPHCM” (2003) của tác giả Nguyễn Quang Hồng Phúc: “Tổ chức quản lý và khai thác NLTT tại Trung tâm Thư viện đại học Quốc gia Hà Nội” (2000) của tác giả Trần Hữu

Tuy nhiên, việc nghiên cứu của các đề tài trên ở khía cạnh tổ chức và khai thác nâng cao hiệu quả NLTT ở giai đoạn trước chưa đem lại hiệu quả đối với yêu cầu của hoạt động thực tiễn trong giai đoạn hiện nay, việc nghiên cứu nâng cao hiệu quản lý nguồn lực thông tin tại TVKHTH TPHCM trong giai đoạn hiện nay chưa có ai nghiên cứu

6 Ý nghĩa, lý luận và thực tiễn của đề tài

6.1 Ý nghĩa lý luận

Hoàn thiện những vấn đề lý luận về quản lý NLTT

6.2 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Kết quả nghiên cứu đưa ra những kiến nghị và giải pháp cụ thể về nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý NLTT tại TVKHTHTPHCMTPHCM

Góp phần phục vụ tốt nhu cầu tin của đọc giả, người dùng tin Tp.HCM trong công cuộc đổi mới Ngoài ra luận văn còn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo phục vụ trong việc học tập, đào tạo chuyên ngành Thư viện Thông tin

7 Phương pháp nghiên cứu

7.1 Phương pháp luận

Đề tài sử dụng phép biện chứng của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử trong nghiên cứu khoa học

7.2 Phương pháp cụ thể :

- Nghiên cứu phân tích tổng hợp thống kê tài liệu

- Điều tra bằng bảng hỏi

- Phỏng vấn ,mạn đàm trao đổi

- Quan sát khoa học

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mục lục, mở đầu, danh mục tham khảo, phụ lục, luận văn gồm 3 chương :

Chương 1: Quản lý NLTT với Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM

Chương 2: Thực trạng quản lý NLTT ở Thư viện Khoa học Tổng hợp

Tp.HCM

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý NLTT tại Thư viện Khoa

học Tổng hợp TP.HCM

Chương 1 Quản lý nguồn lực thông tin với Thư viện Khoa học Tổng hợp

Thành phố Hồ Chí Minh 1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Nguồn lực thông tin

Thuật ngữ này dịch từ thuật ngữ tiếng Anh "Information Resource" Đây cũng

là thuật ngữ mà nội hàm của nó chưa được xác định một cách rõ ràng Có người cho rằng nó tương đương như vốn tài liệu trong các cơ quan thông tin, thư viện Người khác lại đưa ra quan điểm NLTT không chỉ bao hàm các nguồn lực về tài liệu mà còn gồm cả các thành phần khác như nhân lực thông tin, tài lực thông tin Có người lại đồng nghĩa nó với nguồn tin

Với ý nghĩa là "nguồn tin": NLTT là loại tài sản cố định đặc biệt, càng được khai thác sử dụng thì càng giàu thêm mà không hề bị hao mòn mất mát đi Trong

đó việc đầu tư, bảo quản và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng các nguồn tin như tổ chức kho, lưu trữ, quản bảo, xây dựng các mục lục, các CSDL chính là làm tăng thêm giá trị sử dụng của vốn tài liệu cố định đó

Theo từ điển tiếng Việt "nguồn" là nơi bắt đầu, nơi phát sinh ra hoặc là nơi có thể cung cấp, theo đó, nhiều người cho rằng "NLTT" bao hàm cả tiềm lực thông tin

và khả năng với tới các nguồn tin khác nhau

Theo PGS TS Nguyễn Hữu Hùng: NLTT là một dạng sản phẩm trí óc, trí tuệ của con người, là phần tiềm lực thông tin có cấu trúc được kiểm soát và có ý nghĩa thực tiễn trong quá trình sử dụng [9, tr.12]

UNESCO đưa ra một quan điểm khá hoàn chỉnh về NLTT: NLTT là các dữ liệu thể hiện dưới dạng văn bản, số, hình ảnh hoặc âm thanh được ghi lại trên phương tiện theo quy ước và không theo quy ước, các sưu tập, những kiến thức của con người, những kiến thức của tổ chức và ngành công nghiệp thông tin [5, tr.5]

"Ở dạng chung nhất, NLTT được hiểu như là tổ hợp các thông tin nhận được

và tích lũy được trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con người, để sử dụng nhiều lần trong sản xuất và quản lý xã hội NLTT phản ánh các quá trình và hiện tượng tự nhiên được ghi nhận trong kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học và trong các dạng tài liệu khác của hoạt động nhận thức và thực tiễn" [2 tr 6-9]

Từ định nghĩa này ta thấy có một số điều cần lưu ý Điều đầu tiên cần khẳng định NLTT là tổ hợp các kiến thức, thông tin nhận được và tích luỹ được trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con người Nghĩa là NLTT chỉ

là tổ hợp các tin khoa học và công nghệ Thứ hai, NLTT được thể hiện dưới dạng tài liệu với nhiều hình thức khác nhau Từ sự xác định trên ta thấy rằng NLTT không thể bao hàm cả nhân lực thông tin, tài lực thông tin Đó là những bộ phận ngang nhau, độc lập với nhau nhưng liên hệ hữu cơ với nhau, ràng buộc lẫn nhau NLTT, nhân lực thông tin còn là những bộ phận trong khái niệm rộng lớn hơn - cơ

sở hạ tầng thông tin

NLTT là một dạng sản phẫm trí óc, trí tuệ của con người, là những thông tin được tổ chức, kiểm soát và có giá trị trong hoạt động thực tiễn của con người, NLTT được coi là phần tích cực của tiểm lực thông tin được tổ chức, kiểm soát sao cho NDT có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác , sử dụng để phục vụ cho các lợi ích khác nhau của xã hội

Như vậy,về cơ bản các khái niệm "NLTT" được trình bày ở các mục trên là đồng nghĩa với nhau và đều chỉ tới các nguồn tài liệu, sách, báo, dưới mọi định dạng khác nhau và tương tự như khái niệm "nguồn tin" Tuy nhiên, trong một chừng mực nhất định, khái niệm "NLTT " có nội hàm rộng hơn khái niệm

- Khác về thành phần: như trên đã nói NLTT bao gồm những dạng tài liệu khác nhau phản ánh kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con người Ngoài ra, NLTT còn bao hàm cả bộ máy tra cứu, nhất là các CSDL của cơ quan thông tin

Vốn tài liệu thư viện là một khái niệm rất phức tạp và do đó có nhiều cách lý giải khác nhau Theo tôi, vốn tài liệu thư viện chỉ gồm các tài liệu với nhiều dạng thức khác nhau mà không có bộ máy tra cứu, kể cả các CSDL Mặt khác, vốn tài liệu thư viện, đặc biệt là của thư viện công cộng, ngoài việc có một phần là NLTT

còn có một lượng khá lớn sách văn học, nghệ thuật mà về thực chất không thể coi

là "kết quả của nghiên cứu khoa học" được

- Khác biệt về công dụng:

NLTT chủ yếu phục vụ việc tra cứu và thông tin cho người dùng Người dùng của các trung tâm thông tin thường là những nhà chuyên môn với những yêu cầu tin đã xác định Trong khi đó nhiệm vụ của vốn tài liệu thư viện lại rộng lớn hơn nhiều, đặc biệt ở các thư viện công cộng Nó không chỉ phục vụ cho nghiên cứu khoa học, cho công tác quản lý điều hành sản xuất, quản lý xã hội mà còn phục vụ cho đọc giải trí của người dân, bạn đọc Chính vì thế, các đối tượng bạn đọc của vốn tài liệu thư viện cũng đa dạng hơn, trình độ đào tạo chuyên môn, học vấn cũng phong phú hơn

Mặc dù vậy, trên thực tế sự khác biệt giữa vốn tài liệu thư viện và NLTT không mang tính nguyên tắc Sự hình thành NLTT cũng tuân theo các quy tắc như

sự hình thành vốn tài liệu thư viện Nguyên tắc cơ sở của việc xây dựng NLTT là những tài liệu được đưa vào kho này nhất thiết phải bảo đảm tính phù hợp với nhu cầu và đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin Thành phần của vốn tài liệu thư viện cũng gồm nhiều loại hình tài liệu như của NLTT: tài liệu trên giấy, tài liệu điện tử; tài liệu công bố, tài liệu không công bố Về phương diện chức năng của vốn tài liệu thư viện và của NLTT nhìn chung là đồng nhất Cũng chính vì giữa chúng có sự đồng nhất nhiều hơn khác biệt, nên trong thực tế, đã xuất hiện những khuynh hướng nhập hai vốn tài liệu làm một: NLTT - thư viện

Vì vậy để cho dễ thao tác trong việc hiểu khái niệm NLTT trong lĩnh vực thư viện, chúng ta có thể đưa ra công thức: NLTT = vốn tài liệu + bộ máy tra cứu

1.1.2 Khái niệm quản lý

Quản lý là một dạng tương tác đặc biệt của con người với môi trường xung quanh nhằm đạt được mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở sử dụng các tài nguyên Các tài nguyên ở đây bao gồm: Con người, tiền, vật chất, năng lượng, không gian, thời gian,…

Quá trình quản lý có thể được xác định như một loạt các hoạt động định hướng theo mục tiêu, trong đó có các hành động cơ bản là: xác định mục tiêu, lập

kế hoạch để thực hiện mục tiêu, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó

Quản lý hiện đại cũng là một tinh thần, một thái độ làm việc nhằm hướng tới tính hiệu quả và hợp lý Quản lý chỉ có hiệu quả khi nó trở thành công việc của mọi thành viên trong tổ chức, ở đó mỗi người có vai trò không thể thay thế được và mỗi người đều phải biết công việc và chịu trách nhiệm về công việc của mình Hoạt động quản lý bao trùm lên tất cả các hoạt động của một tổ chức, cũng như tất cả các yếu tố vật chất và con người tạo thành tổ chức đó Một nhà quản lý phải lập kế hoạch cho các hoạt động của tổ chức mà họ phụ trách, tổ chức bố trí nhân sự, chỉ đạo và điều hành các hoạt động, kiểm tra bằng cách đánh giá các thông tin phản hồi và tiến hành điều chỉnh khi cần thiết Vì vậy trong bất kỳ tổ chức nào hoạt động quản lý cũng bao gồm các chức năng chủ yếu sau đây

Lập kế hoạch: Bao gồm việc xác lập mục tiêu và lập các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn để thực hiện mục tiêu Trong đó bao gồm các công việc xác định mục tiêu trước mắt và lâu dài, hoạch định về chính sách, chiến lược, xác định các phương pháp và tiêu chuẩn Lập kế hoạch cũng đòi hỏi phải biết nắm bắt và phân tích thời cơ, lựa chọn giải pháp và thiết kế các chương trình để hoàn thành mục tiêu đề ra

1.1.3 Quản lý Nguồn lực thông tin

Quản lý NLTT là sự tác động có ý thức để tổ chức TNTT nhằm đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng tin Quản lý nguồn TNTT là sự điều chỉnh thành phần, khối lượng và tổ chức nguồn TNTT sao cho phù hợp với các nhiệm vụ của thư viện và hứng thú của người sử dụng Quản lý NLTT là hoạt động có mục đích nhằm xây dựng nguồn TNTT có chất lượng cao và sử dụng nó một cách có hiệu quả Mục đích của việc quản lý NLTT là đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận trong hệ thống thư viện, đảm bảo cho hệ thống đó hoạt động và phát triển tối ưu Việc quản lý nguồn TNTT bao gồm tất cả các quá trình bổ sung, tổ chức kho đề xuất chương trình phát triển NLTT cũng như tạo lập, quản lý bộ máy tra cứu tin phù hợp

Việc quản lý nguồn TNTT là một dạng tương tác của con người với các quá trình của quản lý nguồn TNTT nhằm đạt được mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở

sử dụng TNTT

1.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý NLTT

1.2.1 Cán bộ thư viện

Quản lý cơ quan thông tin – thư viện là vấn đề quản lý của con người nhằm quản lý vốn tài liệu, trụ sở, trang thiết bị, đảm bảo phục vụ tốt nhất nhu cầu tin của người dùng tin nhưng không ngừng làm giảm nhẹ sức lao động cho đội ngũ cán bộ thư viện – thông tin

Muốn tổ chức, quản lý một cơ quan thư viện – thông tin đạt hiệu quả tốt đòi hỏi cán bộ được giao nhiệm vụ tổ chức, quản lý phải là người có chuyên môn về hoạt động thư viện – thông tin; có kiến thức và kỹ năng quản lý; hiểu biết về pháp luật, thủ tục tài chính cũng như những chủ chương, chính sách của nhà nước Đặc biệt là vấn đề liên quan đến trực tiếp đến hoạt động thư viện như: Luật sở hữu trí tuệ, Luật xuất bản, …

Đội ngũ cán bộ thự viên thường xuyên được phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật các nhận thức về chủ trương chính của Đảng và Nhà nước về công tác quản lý nhà nước và hoạt động thư viện Qua đó, tuyên truyền đường đối chính sách của Đảng và Nhà nước tới người dùng tin TVKHTHTPHCMTPHCM

Đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý tại thư viện được đào tạo kiến thức về quản lý nhà nước, các lớp nâng cao trình độ quản lý về chuyên môn nghiệp vụ của mình, nhằm làm tốt công tác chuyên môn nói riêng, và quản lý nói chung

Hiện nay, kinh phí đào tạo nguồn nhân lực của thư viện được nhà nước quan tâm hơn Điều này, đã tạo cơ hội cho người cán bộ thư viện đặc biệt là cán bộ quản lý có nhiều cơ hội để tiếp cận với kiến thức mới đáp ứng nhu cầu thực tiễn tại thư viện

Để cho việc quản lý NLTT được hiệu quả hơn, cán bộ quản lý các thư viện phải nắm rõ vai trò của NLTT, cách thức bổ sung, tạo lập NLTT để có những chủ trương, quyết sách đúng đắn trong đầu tư kinh phí, con người, cơ sở vật chất kỹ thuật để phát triển, tổ chức, bảo quản NLTT hợp lý, có chất lượng

Cán bộ thư viện làm công tác bổ sung, xử lý kỹ thuật, bảo quản có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý NLTT Kiến thức chung, kiến thức nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm đối với công việc được giao của họ là nhân tố quyết định đến việc quản lý NLTT Cứ giả dụ, cán bộ bổ sung, khắc phục được yếu tố chủ quan trong chọn lựa tài liệu, đã thu thập được những tài liệu đáp ứng tốt nhất nhu cầu của

người sử dụng nhưng cán bộ xử lý phạm nhiều sai sót trong định ký hiệu xế giá, trong phân loại, định từ khóa, chủ đề, rồi cán bộ bảo quản, tổ chức kho xếp sai vị trí của các sách đó thì những tài liệu có giá trị suốt đời chỉ nằm trên giá, chẳng có

ai yêu cầu sử dụng

1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ

Cơ sở vật chất là một trong 3 yếu tố cấu thành thư viện Một cơ sở vật chất hiện đại sẽ góp phần giúp hoạt động của thư viện đạt hiệu quả tốt, đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin và ngược lại Trong bối cảnh hiện đại, cơ sở vật chất, trang thiết bị ngày càng đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý, lưu trữ và phổ biến thông tin đến người dùng tin thư viện

Hoạt động thư viện nếu không được trang bị cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ tốt sẽ không thể thỏa mãn được nhu cầu của người dùng tin dù có một vốn tài liệu phong phú đến đâu

Quá trình quản lý NLTT sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu không có một hệ thống hỗ trợ như địa điểm, kho tàng, hệ, mã vạch, cổng từ, giúp bảo quản NLTT truyền thống với tài liệu hiện đại như các CSDL, tài liệu điện tử, nếu không có một hệ thống máy móc, thiết bị đi kèm sẽ không đảm bảo được sự đồng bộ khi bảo quản và khi sử dụng

Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cũng phải được xây dựng ở mức cơ bản

và ngày càng phát triển hoàn thiện hơn

Tốc độ truy cập, các phần mềm sử dụng trong việc khai thác và quản lý thông tin phải thân thiện, dễ sử dụng và tốc độ đường truyền phải ổn định mới quản lý tốt được NLTT của thư viện

Xây dựng chính sách phát triển ứng dụng công nghệ thông tin tùy thuộc vào từng đặc điểm cụ thể của từng thư viện sao cho đảm bảo tính tiện ích, tính thân thiện, dễ sử dụng, dễ quản lý

Một hệ thống hạ tầng công nghệ phải đảm bảo được tính năng như sau:

- Tính hệ thống: Các yếu tố trong một hệ thống phải đồng nhất, đạt yêu cầu,

dễ sử dụng

- Tính hiện đại: Máy móc trang thiết bị được bổ sung phải là loại mới vì tốc

độ lỗi thời của các trang thiết bị, đặc biệt là trang thiết bị công nghệ thông tin diễn

ra rất nhanh chóng Nếu không bổ sung trang thiết bị mới nhất sẽ phải bổ sung lại trong thời gian ngắn, rất lãng phí

- Tính đồng bộ: Các thiết bị trong cùng một hệ thống phải đồng bộ, sử dụng tốt, giúp hệ thống vận hành nhịp nhàng Nếu không được vận hành tốt, công tác phục vụ người dùng tin cũng như quản lý NLTT thư viện không đạt được hiệu quả

- Tính thân thiện: Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ phải đảm bảo tính thân thiện ở cả hai đối tượng :

+ Người sử dụng thư viện: truy cập nhanh chóng, dễ dàng, các trang thiết bị được sử dụng tốt, đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin

+ Người cán bộ thư viện: Sử dụng tốt hệ thống cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ phục vụ cho công tác chuyên môn phục vụ nhu cầu thông tin và quản lý NLTT

Một hệ thống cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đại sẽ nâng cao hiệu quả quản

lý NLTT, tăng cường chất lượng hoạt động của thư viện và ngược lại

NLTT hiện đại gắn liền với công nghệ hiện đại như hệ thống máy tính, mạng, máy chủ, Vì vậy, để quản lý và khai thác tốt thì phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong thư viện

Xu hướng phát triển tất yếu của thư viện sẽ xây dựng thư viện điện tử trong tương lai nên công tác số hóa tài liệu, chuẩn bị nguồn tài nguyên điện tử với mỗi thư viện là rất cần thiết Vì thế, hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại với

hạ tầng công nghệ ổn định là điều mà mỗi thư viện phải xây dựng từng bước và phát triển ổn định trong thời gian sắp tới

Với các điều kiện nêu trên, mỗi thư viện phải đảm bảo để phát triển hệ thống

cơ sở vật chất, trang thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin để đáp ứng được nhu cầu thực tiễn một cách hiệu quả

1.2.3 Hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu

* Công tác bổ sung: Công tác bổ sung là khâu đầu tiên trong công tác thư

viện, quyết định chất lượng và hiệu quả của công tác thư viện, là cơ sở cho công tác khác, có ý nghĩa trực tiếp đến việc thỏa mãn nhu cầu đọc

Mục đích của việc xây dựng vốn tài liệu là đạt được sự tương ứng giữa độ lớn

và thành phần của vốn tài liệu với nhiệm vụ của thư viện và nhu cầu của người

đọc Xây dựng vốn không phải chỉ để đáp ứng sở thích của người đọc Việc nghiên cứu toàn diện và đầy đủ những nhu cầu của người đọc đã làm cho thư viện tránh khỏi chủ nghĩa chủ quan khi lựa chọn, bố trí và tuyên truyền vốn tài liệu

Khi đặt cho mình mục đích chính là đạt được sự cân đối giữa vốn tài liệu và nhiệm vụ của thư viện, nhu cầu của người đọc, cán bộ thư viện không chỉ chú ý đến nhu cầu hiện tại mà còn phải cố gắng thấy trước được tính chất của nhu cầu bằng việc lựa chọn và giới thiệu tài liệu phù hợp cho người đọc, mở rộng nhu cầu

và sở thích của người đọc

Mâu thuẫn giữa nhiệm vụ ngày càng phức tạp của các thư viện, nhu cầu ngày càng phát triển của người đọc và khả năng thoả mãn đầy đủ các nhu cầu đó, tạo ra động lực của quá trình xây dựng vốn tài liệu

Tính cần thiết đạt tới sự tương ứng của vốn tài liệu với các nhiệm vụ của thư viện và nhu cầu của người đọc được Iu.V.Grigoriev đánh giá như là một quy luật

cơ sở của lý luận xây dựng vốn tài liệu

Bổ sung là một quá trình bao gồm một loạt quá trình Quá trình đầu là xây dựng chính sách, diện bổ sung (xác định nhiệm vụ của thư viện, tính chất của vốn tài liệu nghĩa là một danh mục mà theo đó người ta sẽ chọn mua những tài liệu theo những đề tài, cũng như loại hình, công dụng, ngôn ngữ và các dấu hiệu khác của tài liệu

Trong công tác bổ sung, chính sách phát triển vốn tài liệu đóng vai trò quan trọng Vì thế các thư viện phải xây dựng được cho mình chính sách bổ sung (phát triển) vốn tài liệu

“Chính sách” là: chủ trương, sách lược, nội dung, kế hoạch và biện pháp cụ thể nhằm đạt mục đích nhất định dựa vào đường lối, chính sách chung và tình hình thực tế của đất nước, địa phương và cơ quan

Theo ALA Golssary of Library and Information Science : “ Chính sách phát triển nguồn TNTT là văn bản xác định nội dung bản chất nguồn TNTT hiện hữu

và chính sách kế hoạch cho nguồn lực trong tương lai, với việc xác định chính xác điểm mạnh của nguồn TNTT hiện có, trình bày chủ đích bộ sưu tập với những lĩnh vực nội dung và công bố tiêu chí chọn lọc tài liệu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn tài liệu và nhu cầu cũng như quyền tự do thông tin của độc giả”[1, tr 23]

Theo tác giả Nguyễn Viết Nghĩa “ Chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu thành văn, một công bố chính thức được ban hành bởi lãnh đạo của thư viện hay của một cơ quan thông tin, quy định các phương hướng cũng như cách thức xây dựng nguồn TNTT của cơ quan”

Chính sách phát triển nguồn TNTT giúp các cơ quan thông tin thư viện những công việc sau:

- Xác định những nhu cầu trước mắt và lâu dài của người dung tin và đặt ra những ưu tiên trong sự phân bổ kinh phí để đáp ứng những nhu cầu của họ;

- Thiết lập những tiêu chuẩn chất lượng cho việc lựa chọn và thanh lọc tài liệu;

- Thông báo cho bạn đọc, người dùng tin, các cơ quan quản lý, và các cơ quan thông tin thư viện khác trong địa bàn về phạm vi và bản chất của công tác bổ sung của cơ quan mình, làm cho sự hợp tác phát triển nguồn tin giữa các tổ chức khác nhau trong một vùng hay một khu vực trở nên dễ dàng hơn

- Làm giảm tính chủ quan cá nhân khi lựa chọn tài liệu;

- Bảo đảm tính liên tục, nhất quán của bộ sưu tập;

- Chính sách phát triển nguồn TNTT là một công cụ để công chúng hay cơ quan quản lý cấp trên đánh giá công việc của cơ quan thông tin thư viện, là cơ sở

để các cơ quan cấp trên xem xét trong quá trình phân bổ ngân sách cho các cơ quan thông tin thư viện

- Một chính sách phát triển nguồn TNTT phải bao quát được những vấn đề sau:

- Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, định hướng phát triển của cơ quan thông tin thư viện, nêu lên bản chất và phạm vi của nguồn tin, tư liệu mà cơ quan có ý định xây dựng;

- Đưa ra những hướng bổ sung ưu tiên cũng như mức độ cho từng chủ đề, từng chuyên ngành cụ thể;

- Đưa ra các tiêu chuẩn lựa chọn các loại hình tài liệu cụ thể cũng như các tiêu chí thanh lọc và loại bỏ khỏi kho tư liệu các tài liệu không còn phù hợp nữa;

- Đảm bảo tính nhất quán cao và tính liên tục trong các giai đoạn phát triển nguồn tin, biến động hay thay đổi về nhân sự làm công tác phát triển nguồn, làm giảm ảnh hưởng chủ quan của các cá nhân khi lựa chọn tài liệu;

- Phương thức sưu tầm tư liệu Bao gồm mua, mượn, trao đổi, biếu tặng, truyền phát, phục chế

- Phối hợp và dự tính kinh phí Xác định nguyên tắc, mục tiêu, biện pháp quản

lý kinh phí và nguyên tắc phối hợp tỉ lệ kinh phí các loại hình tư liệu

- Quản lý tổ chức sưu tầm tư liệu Xác định nguyên tắc và trình tự , gia công, bảo tồn, tổ chức giả thiết và thực hiện sưu tầm tư liệu

- Bảo vệ và sưu tầm tài liệu cũ Xác định mục tiêu, phạm vi, tần suất, mục đích việc sưu tầm và bảo tồn tư liệu cũ, xây dựng hệ thống bảo tồn kho sách thư viện Xác định nguyên tắc, tiêu chuẩn kỹ thuật và biện pháp bảo vệ sưu tầm tư liệu

- Nguyên tắc và phương pháp bình giá Xác định hệ thống, tiêu chuẩn, phương pháp và trọng điểm bình giá, trong đó khả năng, hiệu quả, chất lượng, tần suất sử dụng và khả năng cộng hưởng là tiêu chuẩn chính để bình giá

- Quan hệ với các thư viện trên thế giới Xác định nguyên tắc và tiến trình tiến hành bảo tồn, truyền phát, tin tức, gia công kỹ thuật, cộng hưởng Thúc tiến các hiệp nghị phát triển và phục vụ trên cơ sở hai bên cùng có lợi giữa các thư viện có quan hệ hợp tác.Đảm bảo sự cân đối, hài hòa giữa các loại hình tư liệu như: sách, chuyên khảo, ấn phẩm định kỳ, tài liệu không công bố, tài liệu điện tử

- Giúp cho việc quản lý ngân sách một cách có hiệu quả

Sau khi xây dựng được chính sách bổ sung, thư viện phải tiến hành thực hiện

nó Nghĩa là phải chọn ra được những cán bộ bổ sung có trình độ chuyên môn tốt, kiến thức chung rộng và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, đầu tư cho công tác xử lý và bảo quản tài liệu

* Công tác xử lý tài liệu:

Xử lý tài liệu khâu quan trọng nhằm tổ chức và quản lý tài liệu Quá trình xử

lý thông tin gồm 2 giai đoạn : xử lý hình thức và xử lý nội dung

Xử lý nghiệp vụ là một công đoạn hết sức quan trọng và cần thiết, nhằm mục đích sắp xếp tài liệu khoa học, hợp lý, phục vụ nhu cầu của người sử dụng Như vậy xử lý nghiệp vụ hỗ trợ cho các khâu còn lại trong dây chuyền thông tin tư liệu như chọn lọc và bổ sung, tổ chức, khai thác và phổ biến thông tin Bất cứ một tài liệu nào được nhập vào cơ quan thông tin thư viện, trước khi xếp lên giá để phục

vụ bạn đọc đều phải qua xử lý nghiệp vụ thư viện

Quá trình xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu bao gồm: nhận sách từ công tác bổ sung, đóng dấu vào tài liệu, tạo số đăng ký cá biệt, xử lý tài liệu, tạo kí hiệu xếp giá, làm túi sách và phiếu sách (nếu cần), dán mã vạch lên tài liệu (nếu có) Kết quả của xử lý nghiệp vụ còn tạo ra bộ máy tra cứu tìm tin cho vốn tài liệu của thư viện Quá trình xử lý nghiệp vụ có thể tiến hành bằng phương pháp thủ công hoặc vừa bằng thủ công vừa bằng máy tùy theo điều kiện của từng thư viện

Tiếp nhận tài liệu từ công tác bổ sung là khâu quan trọng để quản lý NLTT

Từ khâu này, thư viện theo dõi được sách nhập về có đúng với đơn đặt, nếu sai sót

ở khâu nào (tài liệu gửi về không đúng với dơn đặt mua hoặc gửi thiếu bản…) phải khắc phục ngay

Đóng dấu: tất cả tài liệu nhập vào thư viện đều phải đóng dấu của cơ quan

thông tin thư viện, đây là cơ sở đề nhận biết tài liệu của thư viện mình

Tạo số đăng kí cá biệt: mỗi tài liệu khi nhập vào thư viện sẽ được tạo cho một

số đăng kí cá biệt khác nhau, đây như là số chứng minh thư của tài liệu

Sau khi tài liệu được xử lý xong về mặt hình thức và nội dung, việc viết kí hiệu và xếp giá, làm túi sách và phiếu sách, dán mã vạch sẽ là những công đoạn sau cùng để có thể đưa tài liệu ra kho phục vụ bạn đọc

Tóm lại xử lý nghiệp vụ thư viện bao gồm hai giai đoạn chính: xử lý về mặt hình thức tài liệu (mô tả thư mục) và xử lý về mặt nội dung tài liệu (mô tả nội dung)

Mô tả thư mục là quá trình nhận dạng và mô tả tư liệu (ghi lại những thông tin

về nội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lí,… của tư liệu ấy), nghĩa là cán bộ biên mục sẽ lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập theo một qui tắc mô tả nhất định như qui tắc biên mục ISBD (International Standard Book Description – Tiêu chuẩn mô tả thư mục quốc tế), AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules – Qui tắc biên mục Anh-Mỹ)… giúp cho việc nhận dạng lại được tư liệu ấy một cách chính xác là không nhầm lẫn với các tư liệu khác

Những yếu tố cơ bản của một mô tả thư mục là: nhan đề, những thông tin về trách nhiệm, lần xuất bản, thông tin về xuất bản, phát hành, ấn loát hay sản xuất (đối với các tư liệu không phải là ấn phẩm) Ngoài ra còn có những thông tin về công dụng và đối tượng sử dụng của tư liệu, kích cỡ, số trang, minh họa, tư liệu kèm theo và tùng thư

Mô tả nội dung tài liệu là quá trình phân tích và diễn đạt bằng ngôn ngữ tìm

tin (ngôn ngữ tư liệu hoặc ngôn ngữ tự nhiên) các nội dung thông tin chứa trong tài liệu nhằm hỗ trợ cho việc tổ chức, tìm kiếm và sử dụng tài liệu dễ dàng Mô tả nội dung tài liệu được thực hiện ở các mức độ khác nhau như phân loại nội dung tài liệu, định đề mục chủ đề (ĐMCĐ), định từ khóa, tóm tắt tài liệu…

Phân loại tài liệu phân tích những khái niệm phản ánh nội dung tư liệu theo các bộ môn khoa học hay ngành hoạt động thực tiễn Trong quá trình này, người

xử lý tài liệu chọn một hay nhiều ký hiệu phân loại trong một khung phân loại mà thư viện đang sử dụng như BBK, DDC, 19 dãy…

Định chủ đề là quá trình phân tích nội dung tài liệu để xác định đề tài và khía cạnh nghiên cứu của tài liệu mà kết quả được thể hiện dưới dạng ĐMCĐ Việc phân tích chủ đề có liên quan đến việc xác định những khái niệm chủ đề trong nội dung tài liệu Sau khi xác định được chủ đề có thể tìm và lập được một tiêu đề hay ĐMCĐ dựa vào một danh mục chuẩn: một khung ĐMCĐ

Định từ khóa: là phương pháp lựa chọn những từ khóa thích hợp nhất để mô tả nội dung tài liệu Nói cách khác định từ khóa là thiết lập một tập hợp các từ khóa

có thể phản ánh được nội dung tài liệu

Tóm tắt tài liệu là phương pháp rút gọn tài liệu, nhằm mục đích làm nổi bật nội dung chủ yếu của tài liệu gốc Theo ISO 214 – Documentation – Abstracts for publication and documentation thì “Làm tóm tắt là trình bày bằng văn bản một cách đầy đủ, chính xác và ngắn gọn nội dung của tài liệu gốc”

Vấn đề xử lý nghiệp vụ để đạt được hiệu quả cao cần chú ý đến việc kiểm soát tính thống nhất

Kiểm soát tính thống nhất là quá trình đảm bảo sự nhất quán trong khi diễn đạt một điểm truy nhập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên người, các tác phẩm hay các chủ đề dựa theo qui tắc mô tả (trong trường hợp tên người và nhan đề) hay khung ĐMCĐ, bộ từ khóa có kiểm soát, từ điển từ chuẩn (thesaurus)

Nhờ kiểm soát tính thống nhất, mà biên mục vượt ra ngoài khuôn khổ của quá trình tạo lập một loạt biểu ghi phản ánh các tư liệu rời rạc, không liên hệ với nhau Việc kiểm soát tính thống nhất của thư viện sẽ dựa trên các tiêu chuẩn, các qui tắc nhất định Theo định nghĩa tổng quát, một tiêu chuẩn có nghĩa là "một vật gì

được nhà chức trách dựng lên và thiết lập như một quy tắc để đo lường về số

lượng, trọng lượng, quy mô, giá trị, hay phẩm chất" (Webster's 1965) Trong ngành

thư viện, tiêu chuẩn có nghĩa là "một bộ hay những quy tắc được thiết lập bởi những cơ quan quốc gia hay quốc tế với mục đích kiểm soát thư tịch (hay thư mục) (bibliographic control), bao gồm những công tác nhằm cung cấp một cách nhận diện duy nhất cho những tài liệu, chẳng hạn như Số Sách Theo Tiêu Chuẩn Quốc

Tế (International Standard Book Number: ISBN), mô tả tài liệu một cách đồng nhất, chẳng hạn như Mô Tả tài Liệu Theo Tiêu Chuẩn Quốc tế (International Standard Bibliographic Description: ISBD); và sự trao đổi các ký lục thư tịch (hay biểu ghi thư mục) qua phương tiện sử dụng khuôn thức trao đổi thư tịch (hay thư mục) máy đọc được, chẳng hạn như khuôn thức MARC (Machine Readable Cataloging)"

Kiểm soát tính thống nhất là cơ sở để chuẩn hóa các hoạt động xử lí nghiệp vụ của thư viện này với các thư viện khác trên toàn thế giới Và đặc biệt với sự gia tăng không ngừng của nhu cầu tin về thông tin như hiện nay thì sự chuẩn hóa là rất quan trọng, nó là cơ sở để bảo đảm khả năng cung ứng tối đa các yêu cầu của người dùng tin

* Ý nghĩa của việc xử lý nghiệp vụ trong công tác quản lý

Là cơ sở để nhận dạng được nguồn TNTT của thư viện, và nhận dạng được chính xác từng tài liệu trong nguồn tài nguyên tài tin thư viện

Thông qua việc phân loại và định ĐMCĐ, thư viện sẽ biết được nguồn TNTT của mình có phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của thư viện hay không, có đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc hay không Từ đó sẽ đưa ra những giải pháp khắc phục hoặc phát triển hơn nữa nguồn TNTT của cơ quan thông tin thư viện mình một cách hữu hiệu nhất

Giúp việc tổ chức kho tài liệu theo nhiều phương pháp khác nhau theo chủ

đề, kí hiệu phân loại, số đăng kí cá biệt, mã hóa tên tác giả… hoặc cũng có thể kết hợp hai hay nhiều yếu tố đó tùy vào hình thức tổ chức kho của thư viện, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm tài liệu của người sử dụng và cho cán bộ thư viện trong việc tìm hiểu nguồn TNTT của thư viện mình – là cơ sở để tìm và phổ biến thông tin

Cung cấp tương đối đầy đủ, tổng quát nội dung tài liệu, từ đó tiết kiệm thời gian chọn lọc tài liệu, nâng cao hiệu quả sử dụng của bạn đọc cũng như chất lượng phục vụ của hệ thống thông tin

Giúp xây dựng bộ máy tra cứu – tìm tin có thể là truyền thống (xây dựng hệ thống mục lục truyền thống) hoặc hiện đại (xây dựng các CSDL thư mục) hoặc kết hợp cả truyền thống và hiện đại (cùng tồn tại hai hình thức trên của bộ máy tra cứu- tìm tin

Giúp cho việc tạo lập các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin mới làm cho nguồn TNTT của cơ quan thông tin thư viện mình ngày càng phát triển đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của người sử dụng

Thúc đẩy mở rộng việc chia sẽ thông tin trong Hệ thống thông tin quốc gia

1.2.4 Tổ chức kho và bảo quản tài liệu

Toàn bộ tài liệu được thư viện bổ sung về cần được tổ chức một cách khoa học và có hệ thống nhằm:

+ Tạo ra một trật tự trong các kho sách

+ Bảo quản chúng được tốt

+ Tạo thuận lợi cho việc sử dụng

+ Phục vụ nhanh bạn đọc

+ Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu

Số lượng, loại hình, cơ cấu kho tài liệu được chia theo dấu hiệu:

- Khối lượng kho (ít sách, độc giả ít, chỉ cần 1 kho đọc (tổng kho) và kho mượn

- Cơ cấu của thư viện (các phòng ban)

- Loại hình thư viện: thư viện công cộng, thư viện khoa học, thư viện quốc gia

- Tổng kho (kho chủ yếu, kho chính): Là kho bao gồm tất cả các loại tài liệu

có từ khi thành lập thư viện, là kho tổng hợp nhất, đầy đủ nhất, có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu của bạn đọc Tài liệu trong kho này thường được sắp xếp theo đăng ký cá biệt, được tổ chức theo hình thức đóng nên ít bị mất

- Kho phụ: Là loại kho được tổ chức một cách gọn nhẹ với một số loại sách hạn chế được rút ra từ kho chính, gồm những sách bạn đọc hay hỏi mượn nhất, mới nhất, tốt nhất, hay nhất Tổ chức loại kho này nhằm phục vụ bạn đọc một cách nhanh nhất, kịp thời nhất và chuyên biệt hoá, làm cho cán bộ thư viện đỡ vất vả Khi

tổ chức kho phụ cần tuân theo nguyên tắc: một số sách sau một thời gian phục vụ có thể ít được yêu cầu cần được chuyển về kho chính để bảo quản và/hoặc đề nghị thanh lọc

Kho phụ được tổ chức ở các phòng đọc, phòng mượn Các tài liệu trong kho phụ đều là những tài liệu mới, có tính chất cấp thiết và đang được nhiều người yêu cầu sử dụng Các kho phụ trong các thư viện lớn ở nước ta thường được tổ chức theo hình thức kho mở để bạn đọc tự do vào chọn lựa tài liệu nên dễ bị mất mát tài liệu

Việc sắp xếp tài liệu trên giá ở trong kho cũng phải lựa chọn cách sắp xếp nào giúp tiết kiệm diện tích kho, giá, công sức của cán bộ thư viện, tạo điều kiện cho việc kiểm kê kho sách nhanh chóng, chính xác và để cán bộ thư viện lấy sách phục

vụ bạn đọc nhanh chóng, chính xác

Bảo quản tài liệu

Bảo quản được hiểu là sự đảm bảo tính toàn vẹn và tình trạng vật lý bình thường của các tài liệu được bảo quản trong kho thư viện

Bảo quản của vốn tài liệu – là một quá trình thống nhất và liên tục, bắt đầu từ khi tài liệu nhập vào thư viện và tiếp tục thường xuyên trong suốt thời gian bảo quản và sử dụng Bảo quản tài liệu là công tác sử dụng những biện pháp tổ chức –

kỹ thuật nhằm làm giảm tối đa những tác nhân gây hại cho tài liệu Bảo quản tài liệu có hai trường hợp:

* Bảo quản phục hồi: là công tác phục hồi tài liệu, đưa tài liệu trở lại gần dạng thức ban đầu nhất trong khả năng có thể của người cán bộ bảo quản Đây là cách thức phục hồi tài liệu khi tài liệu đã hư hỏng một phần hay toàn bộ Quá trình này rất tốn kém đòi hỏi nhiều thời gian công sức của người cán bộ bảo quản

* Bảo quản phòng chống: là quản lý rủi ro và có kế hoạch đối phó trước khi tài liệu bị hư hỏng Ở Việt Nam quan niệm trong công tác bảo quản tài liệu là: tài liệu là thứ quí nhất

Tài liệu luôn bị hủy hoại theo thời gian bởi nhiều yếu tố:

- Môi trường lưu trữ: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vi sinh vật, sự lưu thông không khí, côn trùng, loài gặm nhấm

- Người sử dụng làm hư hỏng tài liệu: xé, cắt, gấp góc, vẽ, viết bậy, tô hai lai,

mở sách 180 độ ( phá gáy sách), làm gáy sách mau bị hư hỏng

- Nhân viên thư viện: lấy sách không đúng phương pháp, photo , làm rơi sách khi cầm nắm, ăn uống trong kho, không rửa tay trước và sau khi tiếp xúc với tài liệu

- Thảm họa:

+ Động đất, núi lửa, lốc xoáy, sóng thần, bão lụt, cháy nổ, điện nước, dột…theo thống kê 90% là do nước

Mục đích của bảo quản tài liệu:

+ Bảo quản tài liệu sẽ kéo dài thời gian sử dụng

+ Phòng bệnh hơn chữa bệnh( khi tài liệu chưa bị hư hỏng)

+ Nên hạn chế xử lý nhiều đến hiện trạng của tài liệu trong công tác bảo quản + Chăm sóc tài liệu một cách thông minh, thực hiện công tác phòng chống trong bảo quản tài liệu càng nhiều càng tốt

+ Tiết kiệm kinh phí mua tài liệu

Ngoài ra, công tác bảo vệ vốn tài liệu cũng giúp quản lý tài liệu tốt Công tác này được tiến hành thông qua việc giáo dục bạn đọc về ý thức xây dựng và bảo quản vốn tài liệu, coi nó như là tài sản của quốc gia; Giáo dục tinh thần trách nhiệm của cán bộ thư viện trong việc bảo quản vốn tài liệu đồng thời nhà nước cũng cần có những quy định pháp luật phạt những người gây thiệt hại cho vốn tài liệu của thư viện và về phòng cháy, chữa cháy

Một biện pháp để quản lý vồn tài liệu là kiểm kê, thanh lọc, thanh lý tài liệu Kiểm kê giúp cho cán bộ lãnh đạo và cán bộ thư viện biết được thực chất tình trạng kho sách: số lượng, chất lượng của tài liệu trong kho, phát hiện những sách bị hư hỏng , rách nát cần tu sửa, thay thế, loại bỏ để nâng cao chất lượng của vốn tài liệu, từ đó có cơ sở để hoàn thiện và phát triển tài liệu

Sau một thời gian từ khi xuất bản, được bổ sung về thư viện và đưa ra phục vụ bạn đọc, nhiều cuốn tài liệu đã rách nát, hư hỏng và bị lạc hậu về nội dung Vì vậy thư viện cần thường xuyên tiến hành việc thanh lý tài liệu Việc thanh lý tài liệu cần phải đạt được các mục đích và yêu cầu sau:

+ Rà soát lại vốn tài liệu cho phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của thư viện

+ Loại ra khỏi kho những tài liệu không còn phù hợp về nội dung hoặc không còn khả năng phục vụ bạn đọc về mặt hình thức

+ Những tài liệu được thanh lý phải phù hợp với các tiêu chí thanh lý tài liệu của thư viện đưa ra

Sau một thời gian phục vụ sách hay bị rách nát Để tăng tuổi thọ của sách cán

bộ thư viện có thể tiến hành một số việc nhằm phục chế chúng

Phục chế - đó là sự phục hồi giá trị vật lý (vật chất) của tài liệu đã bị cũ hoặc

hư hỏng trở về dạng ban đầu hoặc gần với dạng ban đầu Quá trình phục chế là một quá trình rất phức tạp, vì thế công việc này do các chuyên gia trong lĩnh vực này thực hiện Trong nhiều thư viện lớn trên thế giới có những phòng riêng biệt với các phòng thí nghiệm chuyên biệt được thành lập Tuy nhiên, những sửa chữa nhỏ, cán

bộ thư viện, bạn đọc có thể tự làm Các hình thức sửa chữa nhỏ như: dán các tờ rơi, tay sách bị đứt, sửa chữa bìa cứng

1.2.5 Phục vụ và chia sẻ thông tin

Công tác phục vụ bạn đọc cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý NLTT Các thư viện càng mở rộng các hình thức và phạm vi, đối tượng phục vụ bạn đọc càng có nguy cơ bị mất mát tài liệu nhiều Quản lý tài liệu thông qua công tác phục

vụ gồm:

- Quản lý thông qua quy định về điều kiện sử dụng thư viện (trước kia): xác nhận của cơ quan, trường học;

- Quản lý thông qua việc quy định về thời hạn mượn – trả tài liệu;

- Quản lý thông qua việc quy định về số lượng tài liệu được mượn mỗi lần;

- Quản lý thông qua việc quy định về tiền thế chân, tiền phạt quá hạn; tiền bồi thường sách mất;

Hiện nay nước ta đã có những quy định các hình thức phạt đối với những hành vi làm hư hại, chiếm dụng tài liệu, sách báo và vật mang tin khác có giá trị Năm 2001, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 31/2001/NĐ-CP Về xử phạt hành chính trong lĩnh vực Văn hóa - Thông tin Theo Nghị định này những hành vi làm hư hại, chiếm dụng tài liệu, sách báo và vật mang tin khác có giá trị dưới 200.000 đ trong thư viện thì bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 50.000 đ - 200.000 đ.; những hành vi làm hư hại, chiếm dụng tài liệu, sách báo và vật mang tin khác có giá trị trên 200.000 đ đến 1.000.000 đ trong các thư viện thì bị phạt tiền từ 500.000 đ - 2.000.000 đ.; những hành vi làm hư hại, chiếm dụng tài liệu, sách báo và vật mang tin khác có giá trị từ 1.000.000 đ trở lên trong các thư viện hoặc sử dụng trái phép tài liệu lưu giữ trong thư viện thuộc loại sử dụng hạn chế thì bị phạt tiền từ 2.000.000 đ - 5.000.000 đ.; Phạt tiền từ 20.000.000 đ đến 50.000.000 đ với hành vi làm hư hại nặng, hủy hoại tài liệu trong thư viện

Ngoài việc phạt tiền, người vi phạm còn bị buộc bồi thường thiệt hại hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự cho những thiệt hại do họ gây ra đối với thư viện theo quy định của pháp luật Ngoài ra, để quản lý tốt tài liệu trong quá trình phục vụ bạn đọc, mỗi thư viện cần có:

- Quy định về việc đọc những tài liệu cổ, quý hiếm (hạn chế hoặc không được đọc);

- Quy định về sao chụp tài liệu (tác hại của sao chụp tài liệu; tài liệu cũ, cổ khi chụp máy ảnh )

- Trang bị các phương tiện kỹ thuật (chỉ từ, RFID, cổng từ, camera) …

1.2.6 Độ lớn và thành phần NLTT

Vốn tài liệu càng lớn chi phí cho quản lý càng nhiều Chi phí cho nguồn nhân lực làm công tác xử lý, bảo quản tài liệu Chi phí cho việc tạo lập môi trường bảo quản tối ưu, chi phí cho các phương tiện lưu trữ thông tin, tài liệu

Vốn tài liệu có thành phần càng phức tạp thì việc quản lý cũng hết sức nặng

nề Mỗi tài liệu trên các vật mang tin khác nhau đòi hỏi có những điều kiện bảo quản, lưu trữ và khai thác khác nhau Bảo quản tài liệu trên giấy khác với bảo quản tài liệu trên gỗ, trên đĩa CD-ROM, các tài liệu trên mạng, trong các bộ nhớ của máy tính

Vốn tài liệu lớn là minh chứng cho thời gian xây dựng dài, có thể hàng chục năm, thậm chí hàng trăm năm Điều đó có nghĩa là nhiều tài liệu đã chịu những tác động của ánh sáng, độ ẩm, thời gian làm cho lão hóa, ố vàng, mục nát và do đó công tác quản lý vốn tài liệu càng khó khăn hơn và tốn kém hơn

- Phương pháp quản lý:

Quản lý tài liệu theo loại hình là một phương pháp hữu hiệu trong điều kiện quản lý tài liệu hiện nay Quản lý tài liệu theo loại hình căn cứ vào tính chất vật lý của tài liệu như: tài liệu giấy, tài liệu điện tử, web, tài liệu số hóa…sẽ có hệ thống chuyên biệt về bảo quản, bảo mật, an toàn, tiện ích….cho NDT và cán bộ thư viện quản lý tốt NLTT

Các phương pháp quản lý NLTT bao gồm các chiến lược phát triển dựa vào nhiệm vụ, chức năng của thư viện với loại hình tài liệu bổ sung hợp lý để đáp ứng nhu cầu của NDT

Các phương tiện hỗ trợ và cộng cụ quản lý như hệ thống máy tính, phần mềm quản lý NLTT các mã vạch, cổng từ được trang bị để hỗ trợ thư viện được quản lý tốt NLTT theo loại hình của TL

1.2.7 Nguồn kinh phí

Nguồn kinh phí có quan hệ rất chặt chẽ tới công tác quản lý NLTT Thực tế không chỉ ở Việt Nam mà trên toàn thế giới, thư viện được đầu tư rất ít, trong khi giá các tài liệu ngày càng tăng Điều đó gây khó khăn không chỉ cho hoạt động thư viện nói chung mà còn cho việc quản lý NLTT nói riêng Tối ưu nhất là trong các khoản chi hàng năm, các thư viện nên có các khoản chi cho các công việc này Trong đó có công tác bảo quản vốn tài liệu Kinh phí cho công việc quan trọng này nhìn chung hết sức hạn hẹp Ngay ở Thư viện Quốc hội Mỹ, hàng năm kinh phí chỉ

đủ cho 8% nhu cầu bảo quản tài liệu Thư viện này chọn bảo quản những tài liệu quý hiếm nhất

1.3 Tiêu chí đánh giá NLTT và yêu cầu quản lý NLTT:

Các tiêu chí đánh giá NLTT:

- Tính giá trị Đây là yếu tố quan trọng nhất tạo nên chất lượng của NLTT Như trên đã nói tính giá trị của NLTT được đo bằng những thông tin có giá trị đối với họ hoặc là có mối quan hệ với những yêu cầu của họ, là khả năng tác động của thông tin đối với quá trình ra quyết định và đến kết quả hoạt động của người sử

dụng thông tin Tuy nhiên, giá trị của tài liệu bị nhiều yếu tố khác chi phối như yếu

tố lịch sử - chính trị Có những tài liệu đương thời không được đánh giá cao nhưng sau thời gian lại được ca tụng Tính giá trị phụ thuộc vào khả năng xác định các mối quan hệ giữa nội dung mà thông tin phản ánh và các hoạt động của người sử dụng tin, lợi ích mà thông tin đem lại cho người sử dụng trong các hoạt động của

họ Nó phụ thuộc vào việc xác định đúng người nhận thông tin và đúng thông tin

mà họ cần Tuy nhiên, giá trị của thông tin còn tùy thuộc vào khả năng, trình độ hiểu biết của người sử dụng thông tin, điều kiện, hoàn cảnh và thời điểm mà người

sử dụng nhận thông tin Giá trị của thông tin – tri thức càng cao khi càng có nhiều người sử dụng Mặc dù việc sử dụng nó ngày càng tăng, nó vẫn không ngừng được tích lũy với khối lượng ngày một lớn hơn Chính điều này kích thích việc phát triển

và hoàn thiện công nghệ khai thác các NLTT – các công nghệ tích lũy và phổ biến thông tin, cái được gọi là các công nghệ thông tin - giao tiếp (IKT) Các công nghệ thông tin - giao tiếp đã trở thành phương tiện quan trọng nhất để nâng cao tính hiệu quả của quản lý trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người Sự phát triển các công nghệ này là cái quyết định năng lực của các cơ cấu tổ chức khác nhau trong việc giải quyết những nhiệm vụ của mình như nâng cao khả năng cạnh tranh - đối với các tổ chức kinh doanh, đáp ứng hiệu quả, phù hợp nhu cầu xã hội - đối với các

cơ quan quyền lực nhà nước và tự quản địa phương

- Tính cấu trúc: các thông tin được trình bày, diễn đạt, nhận dạng (về hình thức, và nội dung), sắp xếp, trật tự hóa theo các cấu trúc phù hợp và tiêu chuẩn nhất định nhằm giúp cho con người có thể bảo quản an toàn và truy nhập thông tin

dễ dàng Thông tin có thể được sắp xếp theo chuyên đề, môn loại, số đăng ký,…tùy theo từng cơ quan lưu trữ và bảo quản

- Tính truy cập: NLTT được tổ chức có kiểm soát sao cho người dùng tin có thể truy nhập theo nhiều phương diện khác nhau, truy nhập tại chỗ hay truy nhập từ

xa Muốn tổ chức truy nhập được, thông tin phải được tổ chức thành các CSDL có cấu trúc giúp người sử dụng có thể dễ dàng truy nhập và tìm kiếm NLTT này không bị hạn chế về không gian và thời gian sử dụng Chỉ cần có đủ điều kiện truy nhập mạng, người dùng tin có thể khai thác thông tin ở bất kỳ nơi nào và vào bất

kỳ thời điểm nào

- Tính kịp thời, cập nhật: NLTT liên tục cập nhật đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin về các sự kiện, lĩnh vực, chuyên ngành, các hoạt động của đời sống xã hội hiện nay Nếu NLTT của một thư viện nào đó không được thường xuyên cập nhật, không được thường xuyên bổ sung tài liệu mới thì sức hút của vốn tài liệu, của thư viện đó với người dung sẽ giảm dần và nếu kéo dài sẽ triệt tiêu

- Tính chia sẻ: các NLTT phải nằm trong mối quan hệ trao đổi nhiều chiều giữa các hệ thống thông tin với nhau Tiền đề công nghệ để trao đổi nhiều chiều này là sự tồn tại của các mạng máy tính Không gian trao đổi vượt ra xa khỏi phạm

vi của một cơ quan Việc cung cấp thông tin, dữ liệu, tài liệu không chỉ giới hạn trong khuôn khổ những gì mà cơ quan thông tin có, mà còn có thể cung cấp những thông tin mà các cơ quan thông tin khác đang nắm giữ thông qua con đường hợp tác và chia sẻ nguồn lực

Công tác quản lý NLTT có các yêu cầu như sau:

- Mức độ sử dụng: Là tần suất phục vụ của vốn TL, các loại hình TL được sử dụng, các CSDL được mã hóa Tính hệ thống của NLTT được tổ chức, quản lý chặt chẽ để liên kết, để sử dụng và để chia sẻ

- Tuổi thọ của tài liệu:

+ Công tác và kế hoạch bảo quản để tăng tuổi thọ của tài liệu

+ Xác định chính sách bảo quản hợp lý và hiệu quả để kéo dài tuổi thọ của tài liệu

+ Có hệ thống bảo quản tài liệu tốt hợp lý với loại hình tài liệu truyền thống như sách, báo tạp chí….và tài liệu điện tử

+ Bảo quản phòng chống các tác nhân bên ngoài, và bên trong ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu

+ Hạn chế tối đa những tác nhân đẩy nhanh vấn đề tự lão hóa của tài liệu như với tài liệu giấy, mực in,…

+ Xây dựng hệ thống, phần mềm quản lý và bảo quản an toàn cho tài liệu điện

tử nhằm khai thác sử dụng lâu dài

- Giá trị so với hiệu quả sử dụng:

TVKHTHTPHCM có một NLTT mạnh phong phú về loại hình:

+ Với tài liệu truyền thống có: Sách, báo, tạp chí,…

+ Với tài liệu điện tử có CSDL, số hóa, web,…

NLTT thư viện có giá trị cao đáp ứng được nhu cầu của NDT Thư viện, hiệu quả sử dụng NLTT ở mức tương đối so với các thư viện khác ở miền Nam

- Khả năng tiếp cận và chia sẻ:

Đối tượng phục vụ thông tin của người dùng tin là đại chúng, nên khả năng tiếp cận dễ dàng thuận tiện

Vốn tài liệu phong phú, phục vụ nhu cầu thông tin của mọi đối tượng về các lĩnh vực kinh tế xã hội, khoa học kỹ thuật,… trong đó chủ yếu là tài liệu về khoa học xã hội

Xác định một hệ thống liên kết, chia sẻ vốn tài liệu với các thư viện trong cùng một hệ thống, hợp tác giao lưu trao đổi với nhiều nước trên thế giới, các tổ chức, cá nhân, hoạt động trong lĩnh vực thư viện

Xây dựng những sản phẩm thông tin, tổ chức sự kiện tuyên truyền vốn tài liệu cho bạn đọc thư viện với vấn đề mang tính chất thời sự cập nhật

- Tiêu chí đánh giá, quan điểm nhận thức công tác quản lý NLTT: công tác, quản lý NLTT tại thư viện đã được chú trọng quản lý NLTT truyền thống được tuân thủ theo chuẩn nghiệp vụ quốc tế

- Xây dựng CSDL thư mục với phần mềm quản trị Thư viện Libol 5.0

- Tổ chức kho tàng, hệ thống bảo quản hợp quy cách Nhà nước đã nhận thức được vai trò của NLTT trong định hướng phát triển của xã hội, nên có chính sách đầu tư cho hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ thư viện

- Trình độ của đội ngũ cán bộ thư viện

+ Được đào tạo cơ bản về trình độ cơ bản về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ

+ Được đào tạo quản lý nhà nước ở mức khởi đầu chưa chuyên sâu

+ Có quan điểm nhận thức rõ về đường lối chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước Xây dựng môi trường làm việc khoa học

- Thư viện đã xây dựng hệ thống tổ chức hợp lý giữa các phòng ban, hoạt động quản lý theo loại hình với 2 loại hình tài liệu chủ yếu: điện tử và truyền thống

- Tổ chức thiết kế khoa học với các biện pháp công cụ quản lý hiệu quả khả năng tiếp cận với NLTT

+ Tổ chức được hệ thống thông tin

+ Khai thác và tiếp cận dễ dàng NLTT

+ Quản lý hiệu quản NLTT

+ Dễ chia sẻ, liên kết thông tin với NDT và cán bộ thư viện, cán bộ quản lý + Tiếp cận nhanh chóng, thuận tiện vào CSDL, thư mục tra cứu của thư viện + Tìm được tài liệu dễ dàng nhanh chóng, chính xác khi truy cập CSDL thư viện

- Quy trình, mô hình tổ chức, sản xuất quản lý NLTT

+ Với tài liệu truyền thống bao gồm: Chọn lọc tài liệu -> Bổ sung -> Xử lý nội dung, hình thức của tài liệu -> chuyển về các kho tài liệu

+ Với tài liệu điện tử bao gồm: Chọn lọc tài liệu > Xác định nguồn kinh phí

-> hiệu quả sử dụng > mua, tự tạo > xử lý > Lưu trữ > Bảo quản > Quản lý > khai thác sử dụng

- Mô hình tổ chức

+ Theo tiêu chí về hệ thống: Kho tàng, kệ, số lượng vốn tài liệu, tổ chức quản

lý thích hợp

+ Khai thác sử dụng phải đúng quy tắc, an toàn mạng với NLTT điện tử

+ Theo tính chất phục vụ của thông tin, sắp xếp tài liệu theo các hình thức phục vụ như: kho đóng, kho mở

+ Theo loại hình: Tài liệu truyền thống, và điện tử

1.4 Giới thiệu về Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.Hồ Chí Minh

TVKHTHTPHCM TPHCM tiền thân là thư viện các Đô đốc, Thống đốc thành lập năm 1868 Trước năm 1975 là thư viện quốc gia của Miền Nam Việt Nam Tòa nhà được khởi công xây dựng năm 1968, năm 1972 hoàn thành và đưa vào sử dụng đến nay Thư viện được đổi tên thành TVKHTHTPHCM theo quyết định của Ủy ban nhân dân thành phố ngày 14 tháng 4 năm 1978 Thư viện có trách nhiệm sưu tập, bảo quản, tổ chức và khai thác vốn tài liệu trong

và ngoài nước để phục vụ mọi thành phần người sử dụng Thư viện đồng thời

có trách nhiệm lập kế hoạch và hướng dẫn nghiệp vụ cho 24 thư viện quận, huyện Vốn tài liệu của thư viện trên 2.174.280 bản tài liệu đủ mọi lĩnh vực và hình thức Nhân viên thư viện trên 100 người làm việc ở các khâu khác nhau,

cung cấp các dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí của người sử dụng Hằng ngày có khoảng 1.000 đến 1.800 lượt người sử dụng thư viện: đọc tại chỗ, mượn về nhà, truy cập Internet và sử dụng các chương trình ứng dụng khác trên máy tính, tài liệu và thiết bị riêng cho người khiếm thị và người mắt kém

Vốn tài liệu của thư viện là tài sản quí giá, là tiềm lực, sức mạnh và là niềm tự hào của thư viện Vốn tài liệu càng phong phú thì khả năng đáp ứng nhu cầu đọc ngày càng lớn và do vậy càng có sức lôi cuốn đối với bạn đọc TVKHTHTPHCM, dù chỉ do TP.HCM quản lý, nhưng vẫn được xem là thư viện lớn tầm cỡ quốc gia, bên cạnh các thư viện lớn khác của cả nước như thư viện Quốc gia, thư viện Khoa học Kỹ thuật trung ương, thư viện Khoa học

Xã hội trung ương ở Hà nội Hiện tại vốn tài liệu của thư viện được bổ sung phong phú và đa dạng từ nhiều nguồn Ðặc biệt thư viện có bộ sưu tập khá đầy

đủ xuất bản phẩm in ở Ðông dương cuối thế kỷ 19 đầu thế kỷ 20, các tài liệu xuất bản trong vùng tạm chiếm, những năm chống Pháp và Mỹ (1954-1975) Nhiều tài liệu trong số đó hiện trong nước chỉ có ở TVKHTHTPHCM Ngoài

ra thư viện còn có một số tài liệu về các nước Ðông Nam Á Một số tài liệu quý hiếm trải qua thời gian phục vụ đã giòn nát cần phải có chế độ bảo quản đặc biệt như là di sản văn hóa của thành phố Thư viện thực hiện công tác thông tin-thư mục: làm thư mục chuyên đề, thư mục địa chí TP.HCM, xuất bản

tờ Thông tin Thư viện phía Nam (lưu hành nội bộ), bản tin phục vụ lãnh đạo, mục lục liên hợp sách tạp chí, mục lục liên hợp sách xuất bản của các tỉnh phía Nam, thường xuyên tổ chức các cuộc triển lãm sách theo chuyên đề nhân các ngày Lễ, cung cấp tài liệu cho các thư viện tỉnh làm thư mục địa chí, thư mục chuyên đề Về nghiệp vụ, thư viện là nơi tổ chức và thực hiện các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, hội thảo chuyên đề cho các thư viện cơ sở và thư viện các tỉnh.Trong quan hệ trao đổi, thư viện là đơn vị ký gởi (deposit library) của UNESCO, Ngân hàng thế giới (WB), Tổ chức Lương Nông Quốc tế (FAO), Trung tâm Nguyên tử lực Quốc tế (IAEA), có quan hệ nghiệp vụ với

hơn 43 thư viện và cơ quan thông tin, trường đại học của 16 quốc gia, thông qua đó, hàng năm thư viện nhận được số tài liệu nước ngoài trị giá hàng trăm triệu đồng, trong đó có nhiều tài liệu quý cho công tác nghiên cứu

Những năm gần đây, Thư viện có những bước phát triển mới, các phòng đọc sách của thư viện đều tổ chức kho mở (tự chọn), giúp người đọc rút ngắn thời gian tìm, chọn tài liệu Phòng dịch vụ tham khảo, Hán – Nôm, doanh nhân

ra đời với sự tài trợ của Nhà nước Số lượng máy móc được trang bị tốt giúp bạn đọc sử dụng các phương tiện nghe nhìn để tra cứu tư liệu và học ngoại ngữ Bạn đọc đến thư viện và tài liệu được sử dụng ngày một tăng Tháng 9-

1999, để mở rộng diện phục vụ và nhân kỷ niệm kỷ niệm 300 năm Sài gòn - TP.Hồ Chí Minh, thư viện khánh thành phòng đọc dành cho người khiếm thị, được trang bị 5 máy vi tính, 2 scanner, 2 máy in chữ nổi và một số phần mềm chuyên dụng (Dự án do Bộ văn hóa và thông tin; UBNDTP; Tổ chức FORCE FOUNDATION; Các nhà nghiên cứu và Việt kiều tài trợ) Tháng 10 năm 2000 TVKHTHTP được Học viện Harvard-Yenching tài trợ ban đầu xây dựng và tổ chức phòng bảo quản tài liệu với một số trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến

Thư viện thực hiện mục tiêu nâng cấp, hiện đại hóa thư viện bằng phần mền quản lý Libol 5.5 Hiện nay, TVKHTHTPHCM được trang bị 170 máy vi tính Bạn đọc có thể tra cứu trên mục lục truyền thống (bằng phiếu ở kho đọc hạn chế) hoặc trên máy tính Hiện có 16 CSDL với hơn 733.829 biểu ghi, trong

đó có 4 CSDL với hơn 110.000 biểu ghi dành cho bạn đọc tra cứu thường xuyên (Từ năm 2009 đến nay, TVKHTHTPHCM không thống kê phích mô tả tài liệu giấy ở giai đoạn trước sang CSDL.)

Thư viện luôn quan tâm tìm kiếm tài trợ của các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước để tăng cường công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công chức Từ

2009 đến nay, khoảng 150 lượt cán bộ, nhân viên được cử đi đào tạo về mọi mặt, ở nhiều cấp, trong và ngoài nước, không kể những lần đi dự hội nghị, hội thảo quốc tế hay kết hợp với nước bạn tổ chức các hội thảo quốc tế và khu vực trong lĩnh vực chuyên môn

Những gần đây, thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố tiếp tục làm nhiệm vụ hỗ trợ nghiệp vụ cho các thư viện quận, huyện Từ khi có Nghị quyết

TW 5 của Ðảng, các thư viện được quan tâm nhiều hơn, đời sống văn hóa ở cơ

sở ngày càng được chú ý phát triển hơn Thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động văn hóa, thư viện đã liên kết với các đơn vị bạn nhằm tìm thêm nguồn tài trợ để tổ chức các cuộc thi cấp thành phố cho thiếu nhi như: kể chuyện theo sách, vẽ tranh, đố em v.v Hoạt động này nhận được sự hưởng ứng nhiệt tình của trẻ em thiếu may mắn, trẻ em vào đời sớm, trẻ em khuyết tật, trẻ em ở vùng sâu, vùng xa, v.v Thư viện cũng đã tổ chức kho sách lưu động (2.319 nhan đề/7.218 cuốn) luân chuyển đến những vùng khó khăn của các quận huyện, tặng vốn sách ban đầu cho 435 tủ sách các ấp, khu phố văn hóa Một trong những nhiệm vụ chủ yếu của thư viện công cộng là tạo thói quen đọc sách cho mọi người, mở mang kiến thức phổ thông, nâng cao dân trí, giáo dục thẩm mỹ cho nhân dân lao động, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu khoa học của bạn đọc có trình độ từ thấp đến cao, phục vụ cho công việc sản xuất, kinh doanh, thiết lập mối quan hệ giữa các thư viện để khai thác, phục vụ vốn tài liệu của mỗi nơi một cách hiệu quả, công tác bảo quản tài liệu được đầu tư hiện đại, là trung tâm bảo quản tài liệu hàng đầu ở khu vực phía Nam

Trải qua 35 năm hoạt động, hệ thống thư viện công cộng TPHCM đã vượt qua những chặng đường gian khó và trụ vững trong cơ chế mới của thời kỳ đổi mới, góp phần cùng cả nước thực hiện sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hóa đất nước

Từ năm 2009 -2012, hoạt động của mạng lưới 24 thư viện quận, huyện phần lớn đi vào nề nếp Các thư viện quận, huyện đã từng bước được củng cố

về cơ sở vật chất, vốn sách, báo và nhân sự Một số thư viện đã áp dụng nhiều biện pháp tích cực để đa dạng hóa các hoạt động trong thư viện Trong các ngày kỷ niệm, lễ lớn, dịp hè, nhiều thư viện đã tổ chức nhiều loại hình sinh hoạt sách báo ở địa phương như: Giới thiệu sách, Tổ chức Triển lãm nhân kỷ niệm các ngày lễ lớn trong năm, Hội thi Nét vẽ xanh, Đố em, Kể chuyện sách, thu hút hàng chục ngàn lượt bạn đọc, trong đó đa phần là các em thiếu nhi

Trong toàn bộ hoạt động của mình, TVKHTH TP.HCM luôn phải mang hai đặc tính: là một thư viện khoa học lớn tầm cỡ quốc gia nằm ở khu vực phía Nam đất nước và là thư viện trung tâm của mạng lưới thư viện công cộng TP.HCM

1.4.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện

Trong quyết định số 57/QĐ/UB của UBND TP.Hồ Chí Minh ở điều 2 có ghi

rõ chức năng và nhiệm vụ của TVKHTHTPHCM TP Hồ Chí Minh như sau:

 Xây dựng hoàn chỉnh và bảo quản lâu dài vốn sách báo,tài liệu khoa học, đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, sản xuất, giảng dạy của các cơ quan, xí nghiệp, trường học trong Thành phố Thư viện được thu thập theo chế độ nộp lưu chiểu tất

cả các ấn phẩm do Thành phố xuất bản, các loại tài liệu không xuất bản (bản sao các văn kiện, các báo cáo khoa học, tài liệu tổng kết,…thuộc diện không bảo mật của các cơ quan, trường học thuộc các ngành trong Thành phố

 Khai thác và sử dụng vốn sách báo, tài liệu thu thập, phục vụ các cơ quan lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các cơ quan nghiên cứu, giảng dạy, phục vụ sản xuất

và đông đảo cán bộ nhân dân Tiếp tục bổ sung đầy đủ sách báo, tài liệu xuất bản ở miền Nam trước ngày giải phóng

 Tổ chức và quản lý về nghiệp vụ hệ thống thư viện nhân dân thuộc các quận, huyện, hình thành một mạng lưới thư viện hoàn chỉnh của Thành phố

 Theo sự phân công của Bộ Văn hoá - Thông tin, Thư viện hướng dẫn và giúp đỡ nghiệp vụ cho các thư viện nhà nước ở các tỉnh phía Nam từ Ninh Thuận trở vào và được trao đổi ấn phẩm với các thư viện, nhà xuất bản nước ngoài theo

sự chỉ đạo của Sở Văn hoá - Thông tin TP Hồ Chí Minh

1.4.2 Vai trò của TVKHTHTPHCM TP.HCM trong chiến lược phát triển của TP.HCM

Trong mỗi bước phát triển của thành phố, TVKHTHTPHCM TP.HCM luôn nỗ lực để đảm đương các vai trò:

- Thư viện trung tâm của thành phố có nhiệm vụ xây dựng, bảo quản và tổ chức khai thác vốn tài liệu về mọi lĩnh vực cả trong và ngoài nước

- Trung tâm văn hóa, dùng sách báo tuyên truyền, giáo dục đường lối, chính sách của Ðảng, pháp luật của Nhà nước cho đối tượng sử dụng thư viện

- Trung tâm thông tin hỗ trợ học đường và nghiên cứu bằng việc tổ chức tốt các dịch vụ, nguồn lực và phương tiện của thư viện để đáp ứng các nhu cầu

đa dạng từ việc nâng cao dân trí, hỗ trợ sinh viên, hỗ trợ các học giả, các nhà nghiên cứu thực hiện các đề tài có chiều sâu, đầu tư vào các lĩnh vực chuyên ngành và sáng tạo kiến thức mới đến việc cung cấp kịp thời các thông tin chính xác và hữu dụng cho người sử dụng

- Thư viện trung tâm chịu trách nhiệm xây dựng, chỉ đạo thực hiện, phát triển mạng lưới thư viện nội ngoại thành, thúc đẩy phong trào đọc sách ở cơ

1.5 Vai trò của công tác quản lý NLTT đối với TVKHTHTPHCMTPHCM

- Quản lý vốn tài liệu là bảo quản, giữ gìn, truyền lại cho đời sau kho tàng văn hoá của địa phương, dân tộc và thế giới;

- Bảo quản tài sản của thư viện và của quốc gia Sách, báo, tài liệu là tái sản

vô giá của quốc gia trên phương diện giá trị tinh thần, đồng thời là tài sản được nhà nước bỏ tiền để mua, xử lý, bảo quản lâu dài

- Nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc ở phương diện đáp ứng được nhiều yêu cầu của bạn đọc do kho sách được bổ sung hợp lý, có chất lượng, được tổ chức khoa học, tiện lợi và được bảo quản tốt

- Tăng giá trị của vốn tài liệu (NLTT) của thư viện do giữ được nhiều tài liệu qua các thời kỳ lịch sử khác nhau NLTT là cơ sở để vận hành hoạt động của một

cơ quan thông tin, thư viện, là tài sản quý giá, là sức mạnh, là tiềm lực và là niềm

tự hào của quốc gia NLTT là thành phần của hệ thống thông tin, là nguyên liệu của mọi quá trình trong hoạt động của hệ thống Cũng như bất kỳ nguyên liệu của một ngành sản xuất nào, nếu nguyên liệu không được đảm bảo tốt thì sẽ không có các sản phẩm đáp ứng đúng yêu cầu Chính vì vậy mà NLTT giữ vị trí chủ chốt và

là một trong những yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của các cơ quan thông tin – thư viện;

- Quản lý NLTT tốt là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin trong các cơ quan thông tin, thư viện Nếu có NLTT phong phú, chất lương cao thư viện mới có thể tạo ra những sản phẩm thông tin đạt đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng;

- Quản lý NLTT tốt là cơ sở để thiết lập các mối quan hệ hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước NLTT chính là tiền đề, là cơ sở để hình thành sự hợp tác

và chia sẻ nguồn lực giữa các cơ quan TT-TV trong và ngoài nước

Chương 2 Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin ở Thư viện Khoa học Tổng hợp

thành phố Hồ Chí Minh

2.1 Quản lý công tác bổ sung tài liệu

2.1.1 Chính sách bổ sung tài liệu

Tại TVKHTHTPHCM TP.HCM đã xây dựng chính sách phát triển vốn tài liệu thành văn bản được Ban Giám đốc thư viện công bố chính thức Văn bản này giúp cán bộ bổ sung có thể thực hiện công việc lựa chọn tài liệu một cách khách quan, đảm bảo tính liên tục, nhất quán cho việc bổ sung tài liệu theo những lĩnh vực tri thức khoa học mà thư viện cần đáp ứng cho nhu cầu của NDT Đây là công

cụ để hợp tác trong phối hợp bổ sung và chia sẻ nguồn thông tin với các thư viện trong cùng một hệ thống, các thư viện khác, các cơ quan … để hướng dẫn và đào tạo nội bộ về công tác bổ sung cũng như phát triển NLTT của thư viện và giải trình

về việc phân bổ kinh phí mua tài liệu Ngoài ra chính sách còn là cơ sở để đánh giá công việc bổ sung, phân bổ ngân sách bổ sung sao cho đảm bảo tính ổn định, lâu dài và phát triển bền vững

Chính sách này bao gồm các vấn đề sau :

+ Chính sách bổ sung

+ Phân bổ kinh phí bổ sung

+ Thanh toán tài chính

+ Chính sách trao đổi, nhận tặng và ký giữ lưu chiểu

và vận động nguồn tài trợ phát triển vốn tài liệu

+ Chính sách đánh giá vốn tài liệu

+ Tuyển chọn và đào tạo cán bộ trong hoạt động phát triển vốn tài liệu