2.1.1 Chính sách bổ sung tài liệu
Tại TVKHTHTPHCM TP.HCM đã xây dựng chính sách phát triển vốn tài liệu thành văn bản đƣợc Ban Giám đốc thƣ viện công bố chính thức. Văn bản này giúp cán bộ bổ sung có thể thực hiện công việc lựa chọn tài liệu một cách khách quan, đảm bảo tính liên tục, nhất quán cho việc bổ sung tài liệu theo những lĩnh vực tri thức khoa học mà thƣ viện cần đáp ứng cho nhu cầu của NDT. Đây là công cụ để hợp tác trong phối hợp bổ sung và chia sẻ nguồn thông tin với các thƣ viện trong cùng một hệ thống, các thƣ viện khác, các cơ quan … để hƣớng dẫn và đào tạo nội bộ về công tác bổ sung cũng nhƣ phát triển NLTT của thƣ viện và giải trình về việc phân bổ kinh phí mua tài liệu. Ngoài ra chính sách còn là cơ sở để đánh giá công việc bổ sung, phân bổ ngân sách bổ sung sao cho đảm bảo tính ổn định, lâu dài và phát triển bền vững.
Chính sách này bao gồm các vấn đề sau : + Chính sách bổ sung.
+ Phân bổ kinh phí bổ sung. + Thanh toán tài chính.
+ Chính sách trao đổi, nhận tặng và ký giữ lƣu chiểu. + Chính sách bảo quản.
+ Ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa trong công tác phát triển vốn tài liệu.
+ Chọn lọc tài liệu.
+ Chính sách hợp tác phối hợp bổ sung : Bổ sung tập trung cho thƣ viện quận, huyện, bổ sung giữa các thƣ viện hay các cơ quan thông tin khác, tìm kiếm và vận động nguồn tài trợ phát triển vốn tài liệu.
+ Chính sách đánh giá vốn tài liệu.
36
Các bước thực hiện công tác bổ sung bao gồm :
Xác định nguồn bổ sung , và xác định thứ tự ƣu tiên của các nguồn
Xác định tiêu chí chọn lọc tài liệu và các nguyên tắc trọn lọc tài liệu: Tính Đảng, tính cân đối, tính ƣu tiên, tính bao quát, tính liên tục và đầy đủ.
Đƣa ra các yêu cầu đối với cán bộ bổ sung: Theo dõi diễn biến nhu cầu thông tin của độc giả, tham khảo ý kiến của các cán bộ khác, theo dõi thông tin giới thiệu tuyên truyền sách.
Xác định tỷ lệ kinh phí cho từng loại hình tài liệu nhƣ sách, báo, tạp chí, tài liệu khác.
Xác định cách thức làm việc với các cơ quan xuất nhập khẩu văn hóa, hải quan, cơ quan thuế và kiểm toán.
Xác định cơ chế báo cáo và thủ tục chi tiêu đối với các nhà cung ứng phát hành xuất bản tài liệu.
Xác định cơ chế thanh toán tiếp nhận tài liệu tài trợ
Xác định cách thức chia sẻ chi phí với các đơn vị khi nhận làm điểm đầu mối nhận hàng tài trợ.
Xác định giá trị công sức và mức độ khoán cho cộng tác viên làm việc ngoài giờ liên quan đến công tác.
Thƣ viện có thành lập hội đồng bổ sung bao gồm:
1 thành viên của Ban Giám Đốc (Phó Giám Đốc Khoa Học – Công Nghệ 1 Trƣởng phòng Bổ Sung
1 Trƣởng phòng Xử lý
1 Trƣởng phòng Đọc – Mƣợn 1 Trƣởng phòng Tin học
Hội đồng này sẽ đảm bảo giám sát hoạt động bổ sung có hiệu quả, chất lƣợng, đi đúng chính sách vốn tài liệu của thƣ viện.
2.1.2 Quy trình bổ sung sách
Thƣ viện có quy trình bổ sung sách nhƣ sau:
A. Bổ sung sách
* Công tác với cơ quan phát hành sách:
37
- Các nhà sách, các nhà xuất bản, các cơ quan, trƣờng Đại học. - Chọn sách mới và lập danh mục.
+ Tra trùng :
- Trên CSDL của TVKHTHTPHCM TPHCM. + Đặt sách :
- Trình duyệt danh mục sách mua và bảng báo giá (chọn giá hợp lý nhất) - Lập và gửi danh mục đặt sách đến nhà sách hoặc nhà xuất bản.
+ Nhận sách :
- Kiểm tra đối chiếu lại danh mục và hóa đơn. - Làm thủ tục thanh toán.
* Công tác biên mục sơ lƣợc:
+ Cho số tổng quát : ngày tháng năm; sổ tổng quát; nguồn; nhan đề; số cuốn. + Lập biên bản nhập kho hay biên mục sơ lƣợc :
- Biên mục sơ lƣợc gồm có các trƣờng nhƣ sau : ISBN nhan đề, số thứ tƣ tập; số định danh; thông tin trách nhiệm; khổ; tƣ liệu đi kèm; số tổng quát.
- Xếp giá : gồm các trƣờng : lý do : mua, tặng hoặc trao đổi; đơn giá, kiểu tƣ liệu; vị trí xếp giá (GSL); kho; đăng ký cá biệt.
- In biên bản nhập kho.
* Đăng ký:
+ Đóng dấu phân kho và đóng sổ đăng ký cá biệt vào trang tên sách và trang 17. + Dán tam giác và sợi từ, dán nhãn (tùy kho)
* Vào sổ giao nhận:
- Ghi sổ giao nhận của từng kho - Bảng 1 : Giao phòng Xử lý tài liệu. - Bảng 2 : Giao phòng Đọc hoặc Kho.
B. Quá trình bổ sung tài liệu điện tử: + Chọn lọc tài liệu.
+ Đánh giá hiệu quả sử dụng của tài liệu trong thực tế.
+ Phân bổ kinh phí : Xác định nguồn kinh phí cho hợp lý, có thể tự tạo lập để tiết kiệm kinh phí bổ sung.
38 + Lƣu trữ trên các server.
+ Quản lý bằng các máy chủ, máy trạm và hệ thống bảo mật an toàn. + Khai thác và sử dụng dễ dàng cho NDT.
+ Đối với các ấn phẩm định kỳ do số lƣợng tài liệu ngày càng tăng liên tục và mau lỗi thời thƣ việc đã mua các đĩa thƣ mục toàn văn để phục vụ các bản giấy nộp lƣu chiểu chỉ để lƣu trữ và bảo quản tại kho 2,3,4 là kho Báo – Tạp chí của thƣ viện.
2.1.3 Tăng lƣợng tài liệu bổ sung
Thƣ viện thƣờng xuyên bám sát chính sách phát triển vốn tài liệu theo phƣơng hƣớng hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện. Hàng năm thƣ viện đều tăng số lƣợng tài liệu bổ sung ở mọi loại hình tài liệu, cụ thể nhƣ sau:
Bảng 2.1: Số lượng tài liệu bổ sung qua nguồn mua từ năm 2009-2012
Năm DạngTL 2009 2010 2011 2012 Đơn vị tính Sách 12.127/ 192759 22.768/ 33.126 22.570/ 34.467 10.091/ 41.850 Nhan đề/ cuốn Báo,tạpchí 1.198/ 37.383 768/ 39.607 598/ 39.876 18.388/ 35.239 Nhan đề/bản Năm 2009
- Bổ sung sách: 12.127 nhan đề / 19.2759 tài liệu (Trong đó nhận tặng và trao đổi 1.444 nhan đề / 2.112 tài liệu)
- Bổ sung báo, tạp chí: 1.198 nhan đề / 37.383 bản (trong đó nhận tặng 306
nhan đề / 6.925 số / 9.374 bản) (đạt 125% chỉ tiêu kế hoạch). - Hiệu quả trao đổi và nhận tặng: 405.839.247 đồng
- Nhận 2.435 luận án.
Năm 2010
- Bổ sung sách: 22.768 nhan đề / 19.2759 tài liệu - Bổ sung báo, tạp chí: 768 nhan đề / 39.607 bản
39
Năm 2011
Ngoài việc duy trì công tác bổ sung thƣờng xuyên qua các nhà sách, nhà xuất bản, đơn vị đã tăng cƣờng công tác sƣu tầm, bổ sung tài liệu quý hiếm, tài liệu Hán - Nôm ở các địa phƣơng; Đặc biệt đã sƣu tầm , bổ sung đƣợc bô ̣ tài liê ̣u quý hiếm Hán Nôm ngành Y thuộc lĩnh vực Y học dân tộc cổ truyền ; Mở sàn giao dịch trao đổi sách cũ ta ̣i các Lễ hô ̣i Đƣờng sách , Ngày hội Đọc sách nhân Ngày sách và bản quyền thế giới 23/4; Duy trì tốt hoạt động trao đổi, nhận tặng với các tổ chức trong và ngoài nƣớc… năm 2011 bổ sung 22.570 nhan đề / 34.467 bản sách (đạt 181%
kế hoạch); 598 nhan đề / 39.876 bản báo - tạp chí (đạt 166% kế hoạch), tiết kiệm kinh phí bổ sung từ Ngân sách Nhà nƣớc 557.920.064 đồng.
Năm 2012
Chấn chỉnh kịp thời chính sách bổ sung (ƣu tiên bổ sung sách hay, sách hiếm phục vụ công tác nghiên cứu, học tập, giảng dạy).
Ngoài việc tiếp tục bổ sung sách thƣờng xuyên qua các nhà sách, nhà xuất bản, đơn vị đã tăng cƣờng công tác sƣu tầm, bổ sung tài liệu quý hiếm, tài liệu Hán - Nôm ở các địa phƣơng ; Đặc biệt đã sƣu tầm , bổ sung đƣợc 30 sắc phong Hán Nôm quý hiếm; Mở sàn giao dịch trao đổi sách cũ tại Ngày hô ̣i Đo ̣c sách nhân Ngày sách và bản quyền th ế giới 23/4 và đƣa sàn giao dịch trao đổi sách cũ lên Website; Duy trì tốt hoạt động trao đổi, nhận tặng với các tổ chức trong và ngoài nƣớc… Năm 2012, đã bổ sung 10.091 nhan đề / 41.850 cuốn sách, đa ̣t 233% kế hoạch, 18.388 nhan đề / 35.239 bản báo - tạp chí, đa ̣t 147% kế hoa ̣ch, tiết kiệm kinh phí bổ sung t ừ Ngân sách Nhà nƣớc 486.870.044 đồng. Đặc biệt, bổ sung CSDL gồm: ALA (157 nhan đề sách nghiệp vụ); ProQuest (xử lý từ 19.000 nhan đề tạp chí thế giới thuộc 160 lĩnh vực, chủ đề khác nhau)...
Bảng 2.2: Bảng chỉ tiêu các hoạt động sự nghiệp từ năm 2011 - 2012
Chỉ tiêu Đơn vị
tính Năm 2011 Năm 2012 % đạt so với cùng kỳ năm trƣớc
Lƣợt bạn đọc Lƣợt 927.666 1.691.090
182,29%
(Đạt 169% KH năm)
40 Lƣợt tài liệu phục vụ Lƣợt 3.631.933 3.973.020 108,4% (Đạt 104% KH năm) Cấp thẻ và gia hạn Thẻ 33.739 34.143 101,51% (Đạt 114% KH năm) Bổ sung sách Nhận Nhan đề/cuốn 22.570 / 34.467 170 Luận án 10.091 / 41.850 121,41% (Đạt 233% KH năm)
Bổ sung báo - tạp chí Nhan đề/bản 598 / 39.876 18.388 / 35.239 88,37% (Đạt 147% KH năm)
Stt Chỉ tiêu cơ bản Đơn vị tính Kế hoạch 2012 01 Cấp thẻ bạn đọc Bạn đọc / Thẻ 30.500 02 Phục vụ bạn đọc: - Lƣợt bạn đọc - Lƣợt tài liệu - Phục vụ lƣu động - Phục vụ lƣu động khiếm thị Lƣợt Chuyến Chuyến 1.000.000 3.500.000 75 15
03 Trƣng bày triển lãm sách Cuộc 17
04
Bổ sung vốn tài liệu:
- Bổ sung sách - Bổ sung báo, tạp chí Nhan đề / cuốn Nhan đề / số 11.000 / 18.000 700 / 24.000 05 Thông tin tƣ liệu:
- Bổ sung kho tin
- Bổ sung ấn phẩm thông tin
Tin Sản phẩm
15.200 07
06 Bảo quản tài liệu:
- Đóng sách Cuốn 4.000
41 08 Thu sự nghiệp Đồng 4 tỷ 09 Hoạt động mạng lƣới: - Luân chuyển sách - Bồi dƣỡng nghiệp vụ - Hỗ trợ xây dựng phòng đọc sách cơ sở Cuốn Lớp / ngƣời Phòng, tủ sách 8.000 03 / 150 05 10 Hoạt động Khiếm thị: Sản xuất: - Sách chữ nổi - Sách nói
- Sách hình minh họa nổi
Nhan đề Nhan đề / trang Nhan đề / trang 15 50 / 5.000 15 / 80 1 1 Hoạt động nghiệp vụ - Tổ chức lớp tập huấn
- Nghiên cứu, biên soạn tài liệu nghiệp vụ
- Xuất bản Từ điển Việt - Anh chuyên ngành
- Tổ chức Hội thảo khoa học
Lớp nđ Bộ Cuộc 02 01 01 02
43
Bảng 2.3: Số lượt bạn đọc trên lượt sồ thẻ cấp từ năm 2009 - 2012
Bảng 2.4: Thành phần bạn đọc hàng năm từ năm 2009 - 2012
2.1.4 Quản lý việc chia sẻ tài liệu
Đối tƣợng phục vụ, chia sẻ tài liệu:
- Thƣ viện phục vụ, chia sẻ tài liệu cho các nhóm đối tƣợng sau:
+ NDT là những cán bộ lãnh đạo quản lý: Đây là nhóm NDT chiếm số lƣợng nhỏ trong thành phần NDT của TVKHTHTPHCM, họ cần những thông tin mang tính tổng hợp có tính chất dự báo và có chất lƣợng cao, hình thức thông tin là những bản tổng quan, tổng luận, bản tin chọn lọc,…Do tính chất công việc họ vừa làm công tác chuyên môn, vừa có làm công tác quản lý nên phải phát triển NLTT phù hợp với đối tƣợng này. Phục vụ thông tin mới nhất về đƣờng lối, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc cho phù hợp với sự phát triển của nhóm nhu cầu tin này là môn, nghiệp vụ, quản lý và chính sách cho hợp với xu hƣớng phát triển của xã hội hiện đại, đi đúng đƣờng lối phát triển của TPHCM cũng nhƣ của cả nƣớc.
Lƣợt bạn đọc/ Lƣợt thẻ cấp Số thẻ cấp 2009 Số thẻ cấp 2010 Số thẻ cấp 2011 Số thẻ cấp 2012 Lƣợt bạn đọc 76.131 77.093 115.175 116.030 Lƣợt thẻ cấp 12.912 14.647 15.944 19.798 Thành phần ngƣời đọc Số thẻ cấp 2009 Số thẻ cấp 2010 Số thẻ cấp 2011 Số thẻ cấp 2012 Nam 4.907 5.566 4.464 7.523 Nữ 8.005 9.081 11.480 12.275 Sinh viên 8.780 9.960 10.842 13.463 Học sinh 1.666 1.889 2.057 2.554 Nhân Dân 2.389 2.710 2.950 3.663 Ngoại quốc 77 88 95 118
44
+ NDT là cán bộ làm công tác nghiên cứu, giảng dạy: Là nhóm NDT cho chuyên môn (phần lớn trên đại học), có khả năng sử dụng ngoại ngữ tốt (ít nhất là một ngoại ngữ phổ biến). Họ là ngƣời tham gia trực tiếp vào công tác đào tạo, chuyển giao tri thức cho sinh viên nên cần có những kiến thức mới, chuyên sâu liên quan trực tiếp đến lĩnh vực mà họ giảng dạy, nghiên cứu. Ở TVKHTHTPHCM do thế mạnh về khoa học xã hội, nên đối tƣợng này chủ yếu nghiên cứu các lĩnh vực khoa học xã hội, hình thức phục vụ là danh mục tài liệu chuyên ngành mới hoặc sắp xếp bảo quản dƣới dạng thông tin thƣ mục chuyên đề về các chuyên ngành khoa học xã hội công tác quản lý chia sẻ tài liệu đƣợc sắp xếp và tổ chức có hệ thống với tất cả các nhóm NDT trên.
+ NDT là doanh nhân: Chiếm một số nhỏ trong đối tƣợng phục vụ của thƣ viện, thông tin họ cần là các thông tin chuyên ngành kinh tế, các bản tin các chuyên đề kinh tế qua mục điểm bản của thƣ viện. Họ cần phục vụ và chia sẻ các tài liệu chuyên ngành, các đƣờng lối, chính sách kinh tế mới của Đảng và Nhà nƣớc, các chính sách đầu tƣ kinh tế của các nƣớc trên thế giới để phục vụ công việc của mình. Do quỹ thời gian hạn hẹp nên tính nhanh hiệu quả của nguồn thông tin kinh tế là điều họ rất quan tâm. Thông tin đƣợc chia sẻ phải nhanh, chính xác, có mức phí tùy thuộc yêu cầu
+ NDT là sinh viên: Đây là nhóm lớn nhất của thƣ viện họ là sinh viên của tất cả các ngành KH. Tuy nhiên, đối tƣợng sinh viên các ngành khoa học xã hội chiếm ƣu thế. Nhu cầu của sinh viên chủ yếu là nguồn tài liệu truyền thống nhƣ sách, báo, tạp chí với ngôn ngũ chủ yếu là tiếng việt. Phục vụ sinh viên có hai hình thức là kho Mở Đọc 1 và Kho Đóng (Phục vụ theo yêu cầu). Với không gian rộng rãi và trang thiết bị hiện đại. Loại hình tài liệu phục vụ thƣờng không tính phí. Do điều kiện kinh tế eo hẹp của đối tƣợng này.
+ NDT là các đối tƣợng khác: Do đặc thù là thƣ viện công công lớn, TVKHTHTPHCM, phục vụ cho mọi đối tƣợng trong xã hội nhƣ công nhân, nông dân, tiểu thƣơng,…
Các nhóm NDT này thƣờng có yêu cầu thông tin mang tính chất phổ thông, dễ hiểu, dễ đọc. Nguồn tài liệu chia sẻ, phục vụ phải đáp ứng nhu cầu này mới kích thích nhu cầu tin của họ.
45
Ngoài ra, thƣ viện còn chia sẻ tài liệu với tất cả các thƣ viện thành viên trong hệ thống, các cơ quan tổ chức, cá nhân có yêu cầu.
Do tính chất trên, công tác quản lý việc chia sẻ tài liệu với mọi đối tƣợng gặp nhiều khó khăn do nguồn lực ít, công việc nhiều, kinh phí cho hoạt động thƣ viện còn nhiều hạn chế trong việc thực hiện nhiệm vụ khác của thƣ viện.
2.2 Quản lý vốn tài liệu 2.2.1 Quản lý kho tài liệu 2.2.1 Quản lý kho tài liệu
* Sắp xếp: Sắp xếp tài liệu lên giá là khâu cuối cùng của chu trình đƣờng đi của tài liệu. Các sắp xếp tài liệu sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến tra tìm, đến phục vụ độc giả và công tác bảo quản. Do đó ta phải sắp xếp để đảm bảo đƣợc các mục đích, yêu cầu sau:
- Thỏa mãn yêu cầu của độc giả một cách nhanh chóng, chính xác