Công tác phục vụ bạn đọc cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý NLTT. Các thƣ viện càng mở rộng các hình thức và phạm vi, đối tƣợng phục vụ bạn đọc càng có nguy cơ bị mất mát tài liệu nhiều. Quản lý tài liệu thông qua công tác phục vụ gồm:
- Quản lý thông qua quy định về điều kiện sử dụng thƣ viện (trƣớc kia): xác nhận của cơ quan, trƣờng học;
- Quản lý thông qua việc quy định về thời hạn mƣợn – trả tài liệu;
- Quản lý thông qua việc quy định về số lƣợng tài liệu đƣợc mƣợn mỗi lần; - Quản lý thông qua việc quy định về tiền thế chân, tiền phạt quá hạn; tiền bồi thƣờng sách mất;
23
Hiện nay nƣớc ta đã có những quy định các hình thức phạt đối với những hành vi làm hƣ hại, chiếm dụng tài liệu, sách báo và vật mang tin khác có giá trị Năm 2001, Thủ tƣớng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 31/2001/NĐ-CP Về xử phạt hành chính trong lĩnh vực Văn hóa - Thông tin. Theo Nghị định này những hành vi làm hƣ hại, chiếm dụng tài liệu, sách báo và vật mang tin khác có giá trị dƣới 200.000 đ. trong thƣ viện thì bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 50.000 đ. - 200.000 đ.; những hành vi làm hƣ hại, chiếm dụng tài liệu, sách báo và vật mang tin khác có giá trị trên 200.000 đ. đến 1.000.000 đ. trong các thƣ viện thì bị phạt tiền từ 500.000 đ. - 2.000.000 đ.; những hành vi làm hƣ hại, chiếm dụng tài liệu, sách báo và vật mang tin khác có giá trị từ 1.000.000 đ. trở lên trong các thƣ viện hoặc sử dụng trái phép tài liệu lƣu giữ trong thƣ viện thuộc loại sử dụng hạn chế thì bị phạt tiền từ 2.000.000 đ. - 5.000.000 đ.; Phạt tiền từ 20.000.000 đ. đến 50.000.000 đ. với hành vi làm hƣ hại nặng, hủy hoại tài liệu trong thƣ viện.
Ngoài việc phạt tiền, ngƣời vi phạm còn bị buộc bồi thƣờng thiệt hại hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự cho những thiệt hại do họ gây ra đối với thƣ viện theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, để quản lý tốt tài liệu trong quá trình phục vụ bạn đọc, mỗi thƣ viện cần có:
- Quy định về việc đọc những tài liệu cổ, quý hiếm (hạn chế hoặc không đƣợc đọc);
- Quy định về sao chụp tài liệu (tác hại của sao chụp tài liệu; tài liệu cũ, cổ khi chụp máy ảnh ...)
- Trang bị các phƣơng tiện kỹ thuật (chỉ từ, RFID, cổng từ, camera) …
1.2.6 Độ lớn và thành phần NLTT
Vốn tài liệu càng lớn chi phí cho quản lý càng nhiều. Chi phí cho nguồn nhân lực làm công tác xử lý, bảo quản tài liệu. Chi phí cho việc tạo lập môi trƣờng bảo quản tối ƣu, chi phí cho các phƣơng tiện lƣu trữ thông tin, tài liệu...
Vốn tài liệu có thành phần càng phức tạp thì việc quản lý cũng hết sức nặng nề. Mỗi tài liệu trên các vật mang tin khác nhau đòi hỏi có những điều kiện bảo quản, lƣu trữ và khai thác khác nhau. Bảo quản tài liệu trên giấy khác với bảo quản tài liệu trên gỗ, trên đĩa CD-ROM, các tài liệu trên mạng, trong các bộ nhớ của máy tính...
24
Vốn tài liệu lớn là minh chứng cho thời gian xây dựng dài, có thể hàng chục năm, thậm chí hàng trăm năm. Điều đó có nghĩa là nhiều tài liệu đã chịu những tác động của ánh sáng, độ ẩm, thời gian làm cho lão hóa, ố vàng, mục nát và do đó công tác quản lý vốn tài liệu càng khó khăn hơn và tốn kém hơn.
- Phƣơng pháp quản lý:
Quản lý tài liệu theo loại hình là một phƣơng pháp hữu hiệu trong điều kiện quản lý tài liệu hiện nay. Quản lý tài liệu theo loại hình căn cứ vào tính chất vật lý của tài liệu nhƣ: tài liệu giấy, tài liệu điện tử, web, tài liệu số hóa…sẽ có hệ thống chuyên biệt về bảo quản, bảo mật, an toàn, tiện ích….cho NDT và cán bộ thƣ viện quản lý tốt NLTT.
Các phƣơng pháp quản lý NLTT bao gồm các chiến lƣợc phát triển dựa vào nhiệm vụ, chức năng của thƣ viện với loại hình tài liệu bổ sung hợp lý để đáp ứng nhu cầu của NDT.
Các phƣơng tiện hỗ trợ và cộng cụ quản lý nhƣ hệ thống máy tính, phần mềm quản lý NLTT các mã vạch, cổng từ đƣợc trang bị để hỗ trợ thƣ viện đƣợc quản lý tốt NLTT theo loại hình của TL.
1.2.7 Nguồn kinh phí
Nguồn kinh phí có quan hệ rất chặt chẽ tới công tác quản lý NLTT. Thực tế không chỉ ở Việt Nam mà trên toàn thế giới, thƣ viện đƣợc đầu tƣ rất ít, trong khi giá các tài liệu ngày càng tăng. Điều đó gây khó khăn không chỉ cho hoạt động thƣ viện nói chung mà còn cho việc quản lý NLTT nói riêng. Tối ƣu nhất là trong các khoản chi hàng năm, các thƣ viện nên có các khoản chi cho các công việc này. Trong đó có công tác bảo quản vốn tài liệu. Kinh phí cho công việc quan trọng này nhìn chung hết sức hạn hẹp. Ngay ở Thƣ viện Quốc hội Mỹ, hàng năm kinh phí chỉ đủ cho 8% nhu cầu bảo quản tài liệu. Thƣ viện này chọn bảo quản những tài liệu quý hiếm nhất.
1.3 Tiêu chí đánh giá NLTT và yêu cầu quản lý NLTT:
Các tiêu chí đánh giá NLTT:
- Tính giá trị. Đây là yếu tố quan trọng nhất tạo nên chất lƣợng của NLTT. Nhƣ trên đã nói tính giá trị của NLTT đƣợc đo bằng những thông tin có giá trị đối với họ hoặc là có mối quan hệ với những yêu cầu của họ, là khả năng tác động của thông tin đối với quá trình ra quyết định và đến kết quả hoạt động của ngƣời sử
25
dụng thông tin. Tuy nhiên, giá trị của tài liệu bị nhiều yếu tố khác chi phối nhƣ yếu tố lịch sử - chính trị. Có những tài liệu đƣơng thời không đƣợc đánh giá cao nhƣng sau thời gian lại đƣợc ca tụng... Tính giá trị phụ thuộc vào khả năng xác định các mối quan hệ giữa nội dung mà thông tin phản ánh và các hoạt động của ngƣời sử dụng tin, lợi ích mà thông tin đem lại cho ngƣời sử dụng trong các hoạt động của họ. Nó phụ thuộc vào việc xác định đúng ngƣời nhận thông tin và đúng thông tin mà họ cần. Tuy nhiên, giá trị của thông tin còn tùy thuộc vào khả năng, trình độ hiểu biết của ngƣời sử dụng thông tin, điều kiện, hoàn cảnh và thời điểm mà ngƣời sử dụng nhận thông tin. Giá trị của thông tin – tri thức càng cao khi càng có nhiều ngƣời sử dụng. Mặc dù việc sử dụng nó ngày càng tăng, nó vẫn không ngừng đƣợc tích lũy với khối lƣợng ngày một lớn hơn. Chính điều này kích thích việc phát triển và hoàn thiện công nghệ khai thác các NLTT – các công nghệ tích lũy và phổ biến thông tin, cái đƣợc gọi là các công nghệ thông tin - giao tiếp (IKT). Các công nghệ thông tin - giao tiếp đã trở thành phƣơng tiện quan trọng nhất để nâng cao tính hiệu quả của quản lý trong mọi lĩnh vực hoạt động của con ngƣời. Sự phát triển các công nghệ này là cái quyết định năng lực của các cơ cấu tổ chức khác nhau trong việc giải quyết những nhiệm vụ của mình nhƣ nâng cao khả năng cạnh tranh - đối với các tổ chức kinh doanh, đáp ứng hiệu quả, phù hợp nhu cầu xã hội - đối với các cơ quan quyền lực nhà nƣớc và tự quản địa phƣơng.
- Tính cấu trúc: các thông tin đƣợc trình bày, diễn đạt, nhận dạng (về hình thức, và nội dung), sắp xếp, trật tự hóa theo các cấu trúc phù hợp và tiêu chuẩn nhất định nhằm giúp cho con ngƣời có thể bảo quản an toàn và truy nhập thông tin dễ dàng. Thông tin có thể đƣợc sắp xếp theo chuyên đề, môn loại, số đăng ký,…tùy theo từng cơ quan lƣu trữ và bảo quản.
- Tính truy cập: NLTT đƣợc tổ chức có kiểm soát sao cho ngƣời dùng tin có thể truy nhập theo nhiều phƣơng diện khác nhau, truy nhập tại chỗ hay truy nhập từ xa. Muốn tổ chức truy nhập đƣợc, thông tin phải đƣợc tổ chức thành các CSDL có cấu trúc giúp ngƣời sử dụng có thể dễ dàng truy nhập và tìm kiếm. NLTT này không bị hạn chế về không gian và thời gian sử dụng. Chỉ cần có đủ điều kiện truy nhập mạng, ngƣời dùng tin có thể khai thác thông tin ở bất kỳ nơi nào và vào bất kỳ thời điểm nào.
26
- Tính kịp thời, cập nhật: NLTT liên tục cập nhật đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin về các sự kiện, lĩnh vực, chuyên ngành, các hoạt động của đời sống xã hội hiện nay. Nếu NLTT của một thƣ viện nào đó không đƣợc thƣờng xuyên cập nhật, không đƣợc thƣờng xuyên bổ sung tài liệu mới thì sức hút của vốn tài liệu, của thƣ viện đó với ngƣời dung sẽ giảm dần và nếu kéo dài sẽ triệt tiêu.
- Tính chia sẻ: các NLTT phải nằm trong mối quan hệ trao đổi nhiều chiều giữa các hệ thống thông tin với nhau. Tiền đề công nghệ để trao đổi nhiều chiều này là sự tồn tại của các mạng máy tính. Không gian trao đổi vƣợt ra xa khỏi phạm vi của một cơ quan. Việc cung cấp thông tin, dữ liệu, tài liệu không chỉ giới hạn trong khuôn khổ những gì mà cơ quan thông tin có, mà còn có thể cung cấp những thông tin mà các cơ quan thông tin khác đang nắm giữ thông qua con đƣờng hợp tác và chia sẻ nguồn lực.
Công tác quản lý NLTT có các yêu cầu nhƣ sau:
- Mức độ sử dụng: Là tần suất phục vụ của vốn TL, các loại hình TL đƣợc sử dụng, các CSDL đƣợc mã hóa. Tính hệ thống của NLTT đƣợc tổ chức, quản lý chặt chẽ để liên kết, để sử dụng và để chia sẻ
- Tuổi thọ của tài liệu:
+ Công tác và kế hoạch bảo quản để tăng tuổi thọ của tài liệu
+ Xác định chính sách bảo quản hợp lý và hiệu quả để kéo dài tuổi thọ của tài liệu
+ Có hệ thống bảo quản tài liệu tốt hợp lý với loại hình tài liệu truyền thống nhƣ sách, báo tạp chí….và tài liệu điện tử.
+ Bảo quản phòng chống các tác nhân bên ngoài, và bên trong ảnh hƣởng đến tuổi thọ của tài liệu.
+ Hạn chế tối đa những tác nhân đẩy nhanh vấn đề tự lão hóa của tài liệu nhƣ với tài liệu giấy, mực in,…
+ Xây dựng hệ thống, phần mềm quản lý và bảo quản an toàn cho tài liệu điện tử nhằm khai thác sử dụng lâu dài.
- Giá trị so với hiệu quả sử dụng:
TVKHTHTPHCM có một NLTT mạnh phong phú về loại hình: + Với tài liệu truyền thống có: Sách, báo, tạp chí,…
27
NLTT thƣ viện có giá trị cao đáp ứng đƣợc nhu cầu của NDT Thƣ viện, hiệu quả sử dụng NLTT ở mức tƣơng đối so với các thƣ viện khác ở miền Nam.
- Khả năng tiếp cận và chia sẻ:
Đối tƣợng phục vụ thông tin của ngƣời dùng tin là đại chúng, nên khả năng tiếp cận dễ dàng thuận tiện
Vốn tài liệu phong phú, phục vụ nhu cầu thông tin của mọi đối tƣợng về các lĩnh vực kinh tế. xã hội, khoa học kỹ thuật,… trong đó chủ yếu là tài liệu về khoa học xã hội.
Xác định một hệ thống liên kết, chia sẻ vốn tài liệu với các thƣ viện trong cùng một hệ thống, hợp tác giao lƣu trao đổi với nhiều nƣớc trên thế giới, các tổ chức, cá nhân, hoạt động trong lĩnh vực thƣ viện
Xây dựng những sản phẩm thông tin, tổ chức sự kiện tuyên truyền vốn tài liệu cho bạn đọc thƣ viện với vấn đề mang tính chất thời sự cập nhật
- Tiêu chí đánh giá, quan điểm nhận thức công tác quản lý NLTT: công tác, quản lý NLTT tại thƣ viện đã đƣợc chú trọng quản lý NLTT truyền thống đƣợc tuân thủ theo chuẩn nghiệp vụ quốc tế.
- Xây dựng CSDL thƣ mục với phần mềm quản trị Thƣ viện Libol 5.0
- Tổ chức kho tàng, hệ thống bảo quản hợp quy cách. Nhà nƣớc đã nhận thức đƣợc vai trò của NLTT trong định hƣớng phát triển của xã hội, nên có chính sách đầu tƣ cho hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ thƣ viện.
- Trình độ của đội ngũ cán bộ thƣ viện
+ Đƣợc đào tạo cơ bản về trình độ cơ bản về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ
+ Đƣợc đào tạo quản lý nhà nƣớc ở mức khởi đầu chƣa chuyên sâu.
+ Có quan điểm nhận thức rõ về đƣờng lối chủ trƣơng chính sách của Đảng và Nhà nƣớc. Xây dựng môi trƣờng làm việc khoa học.
- Thƣ viện đã xây dựng hệ thống tổ chức hợp lý giữa các phòng ban, hoạt động quản lý theo loại hình với 2 loại hình tài liệu chủ yếu: điện tử và truyền thống.
- Tổ chức thiết kế khoa học với các biện pháp công cụ quản lý hiệu quả khả năng tiếp cận với NLTT
28 + Tổ chức đƣợc hệ thống thông tin + Khai thác và tiếp cận dễ dàng NLTT + Quản lý hiệu quản NLTT
+ Dễ chia sẻ, liên kết thông tin với NDT và cán bộ thƣ viện, cán bộ quản lý + Tiếp cận nhanh chóng, thuận tiện vào CSDL, thƣ mục tra cứu của thƣ viện. + Tìm đƣợc tài liệu dễ dàng nhanh chóng, chính xác khi truy cập CSDL thƣ viện
- Quy trình, mô hình tổ chức, sản xuất quản lý NLTT
+ Với tài liệu truyền thống bao gồm: Chọn lọc tài liệu -> Bổ sung -> Xử lý nội dung, hình thức của tài liệu -> chuyển về các kho tài liệu
+ Với tài liệu điện tử bao gồm: Chọn lọc tài liệu -> Xác định nguồn kinh phí - > hiệu quả sử dụng -> mua, tự tạo -> xử lý -> Lƣu trữ -> Bảo quản -> Quản lý -> khai thác sử dụng
- Mô hình tổ chức
+ Theo tiêu chí về hệ thống: Kho tàng, kệ, số lƣợng vốn tài liệu, tổ chức quản lý thích hợp
+ Khai thác sử dụng phải đúng quy tắc, an toàn mạng với NLTT điện tử
+ Theo tính chất phục vụ của thông tin, sắp xếp tài liệu theo các hình thức phục vụ nhƣ: kho đóng, kho mở
+ Theo loại hình: Tài liệu truyền thống, và điện tử
1.4 Giới thiệu về Thƣ viện Khoa học Tổng hợp TP.Hồ Chí Minh
TVKHTHTPHCM TPHCM tiền thân là thƣ viện các Đô đốc, Thống đốc thành lập năm 1868. Trƣớc năm 1975 là thƣ viện quốc gia của Miền Nam Việt Nam. Tòa nhà đƣợc khởi công xây dựng năm 1968, năm 1972 hoàn thành và đƣa vào sử dụng đến nay. Thƣ viện đƣợc đổi tên thành TVKHTHTPHCM theo quyết định của Ủy ban nhân dân thành phố ngày 14 tháng 4 năm 1978. Thƣ viện có trách nhiệm sƣu tập, bảo quản, tổ chức và khai thác vốn tài liệu trong và ngoài nƣớc để phục vụ mọi thành phần ngƣời sử dụng. Thƣ viện đồng thời có trách nhiệm lập kế hoạch và hƣớng dẫn nghiệp vụ cho 24 thƣ viện quận, huyện. Vốn tài liệu của thƣ viện trên 2.174.280 bản tài liệu đủ mọi lĩnh vực và hình thức. Nhân viên thƣ viện trên 100 ngƣời làm việc ở các khâu khác nhau,
29
cung cấp các dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí của ngƣời sử dụng. Hằng ngày có khoảng 1.000 đến 1.800 lƣợt ngƣời sử dụng thƣ viện: đọc tại chỗ, mƣợn về nhà, truy cập Internet và sử dụng các chƣơng trình ứng dụng khác trên máy tính, tài liệu và thiết bị riêng cho ngƣời khiếm thị và ngƣời mắt kém.
Vốn tài liệu của thƣ viện là tài sản quí giá, là tiềm lực, sức mạnh và là niềm tự hào của thƣ viện. Vốn tài liệu càng phong phú thì khả năng đáp ứng