3.2.1 Tăng cƣờng quản lý kho
* Sắp xếp
Sắp xếp kho tài liệu theo hình thức phục vụ, kết hợp với loại hình tài liệu bên cạnh các ƣu điểm, còn có những hạn chế nhƣ :
Mất nhiều diện tích trong kho và trên giá, vì sau mỗi môn loại phải để khoảng trống để phát triển vốn tài liệu.
Tổ chức kho mổ, bạn đọc tự tìm tài liệu, tự phục vụ nhƣng kho sử dụng xong tài liệu, trả tài liệu về vị trí cũ thƣờng không chính xác, đặc biệt là vào lúc cuối giờ, chuẩn bị đóng cửa.
Loại hình tài liệu giấy ngày càng tăng, nhu cầu của NDT đến thƣ viện sử dụng tài liệu giấy ngày càng nhiều, trong khi diện tích lƣu trữ, kho tàng chỉ cố định, không phát triển tạo ra khó khăn trongcông tác tổ chức sắp xếp tài liệu ở các kho phục vụ của thƣ viện.
Giải pháp đề nghị :
+ Trang bị kệ nén cho các tầng kho thƣ viện đặc biệt là kho quý hiếm, sau đó mở rộng qua các kho khác.
+ Thiết kế thùng nhận sách có đáy đàn hồi đặt tại vị trí của kho mở – phòng Đọc. Khi bạn đọc sử dụng kho mở có thể trả tài liệu vào các thùng để đầu giờ ngày hôm sau thủ thƣ tự xếp sách lên kệ, trả về vị trí cho thật chính sách, đảm bảo tài liệu luôn ở tình trạng sử dụng đƣợc, đúng vị trí số thứ tự trên kệ.
* Bảo quản :
- Nguồn kinh phí cho công tác bảo quản còn hạn chế, chƣa tổ chức đƣợc tốt hoạt động của công tác bảo quản tài liệu của thƣ viện.
Chƣa duyệt dự án nhƣ mua máy scan phục vụ số hóa tài liệu 17,2 tỷ đồng/9 máy để tăng tốc độ số hóa tài liệu xây dựng các bộ sƣu tập, bảo quản các nguồn tài liệu quý hiếm có nguy cơ biến mất vĩnh viễn vẫn chƣa đƣợc phê duyệt từ năm 2010 đến nay, chƣa giải ngân kinh phí mua tài liệu quý hiếm.
- Đội ngũ cán bộ làm công tác bảo quản có lòng yêu nghề, kinh nghiệm công tác nhƣng chƣa đƣợc đào tạo xứng tầm với nhiệm vụ đƣợc giao trong giai đoạn sắp tới vì hạn chế về trình độ ngoại ngữ.
90
Ý thức của nhân viên phục vụ trong công tác bảo quản còn chƣa tích cực nhƣ : lấy sách sai phƣơng pháp, chèn tài liệu chặt trên giá làm cho tài liệu mau hƣ hỏng đặc biệt là tài liệu giấy.
Giải pháp đề nghị :
- Kiến nghị Ủy ban Nhân dân Thành phố sớm ghi vốn là giải ngân thực hiện các dự án của thƣ viện, nhanh chóng mua sắm máy scan phục vụ công tác bảo quản số hóa, phê duyệt kinh phí mua tài liệu quý hiếm để bảo quản, bảo tồn di sản văn hóa dân tộc trƣớc nguy cơ tài liệu biến mất vĩnh viễn. Bên cạnh đó số hóa tài liệu giáo trình có tần suất phục vụ nhiều để phục vụ NDT là sinh viên đặc biệt vào mùa thi.
- Tăng cƣờng trình độ chuyên môn, đặc biệt là trình độ ngoại ngữ để tạo điều kiện cho việc học tập phƣơng pháp bảo quản, kinh nghiệm bảo quản mới của các nƣớc trong khu vực, góp phần nâng cao trình độ bảo quản cho nhân viên, xây dựng các chính xác bảo quản phù hợp, hiệu quả với từng loại hình tài liệu cụ thể nhƣ tài liệu giấy, điện tử, khiếm thị.
- Mở các lớp bảo quản thƣờng xuyên theo định kỳ để giáo dục ý thức bảo quản cho nhân viên làm công tác phục vụ, trang bị các phƣơng pháp xử lý đơn giản của bảo quản nhƣ đóng bìa, gia cố gáy để kéo dài tuổi thọ, sự an toàn của tài liệu trong kho, hay trong quá trình phục vụ.
- Xây dựng và cập nhật phƣơng án phòng chống tai họa.
- Hợp tác xây dựng chƣơng trình của các Ban Bảo vệ phòng chống hỏa hoạn và Ban Phòng chống ngập, bão và lụt của cơ quan.
- Kiểm tra các phƣơng tiện bảo quản, phòng chống cháy nổ, các mức độ tuân thủ quy định của các phòng ban để thực hiện tốt công tác bảo quản.
* Thanh lý :
Công tác thanh lọc, thanh lý tài liệu đƣợc thƣ viện tổ chức theo định kỳ, có chính sách thanh lý hiệu quả nguồn tài liệu không còn giá trị về nội dung, về giá trị sử dụng, tần suất phục vụ.
Trên thực tế hiện nay, thƣ viện ngại phải thanh lý vì số lƣợng vốn tài liệu sau mỗi lần thanh lý giảm đi khá nhiều, trong khi đó để đánh giá cấp bậc của thƣ viện ngƣời ra vẫn thƣờng đánh giá qua vốn tài liệu mà thƣ viện đang có.
91
Sự phối hợp giữa các đơn vị trong công tác tổ chức thanh lọc, thanh lý và bộ phận bảo trì CSDL còn chƣa nhịp nhàng do đội ngũ nhân lực ít về số lƣợng.
Giải pháp đề nghị :
- Thành lập một tổ phụ trách riêng cho công tác thanh lý tài liệu bao gồm nhân viên các phòng :
+ Phòng Bổ sung. + Phòng Báo – Tạp chí. + Phòng Mạng lƣới. + Phòng Mƣợn.
+ Tổ chức kho tài liệu để phối hợp thực hiện tốt trong hoạt động thanh lý. - Triệt để thanh lý tài liệu để giải phóng kho tàng, giá kệ lƣu thông, luân chuẩn tài liệu có giá trị sử dụng về nội dung, tần suất phục vụ … để đáp ứng nhu cầu thực tế.
- Nguồn kinh phí có đƣợc trong quá trình thanh lý dùng để bổ sung tài liệu mới phục vụ cho hoạt động của thƣ viện.
- Tăng cƣờng phối hợp trong công tác thanh lý để xử lý tài liệu thanh lý nhanh và hiệu quả.
3.2.2 Nâng cao công tác quản lý dữ liệu
* Mục lục truyền thống
- Mục lục truyền thống vẫn còn giá trị sử dụng ở thƣ viện, đặc biệt là ở kho Đông dƣơng, kho 12. Theo thời gian có sự hƣ hỏng cần phải có sự điều chỉnh, bổ sung của hệ thống mục lục.
Giải pháp đề nghị :
+ Mục lục truyền thống cần đƣợc cập nhật hiệu đính, xây dựng để phản ánh trung thực nguồn tài liệu của kho Đông Dƣơng, kho sách tiếng Nga (Kho 12) của thƣ viện để đáp ứng nhu cầu NDT về loại hình tài liệu tại các kho này.
+ Xây dựng một kế hoạch định kỳ cho công tác tổ chức xử lý mục lục truyền thống.
+ Tổ chức phối hợp giữa các bộ phận nhƣ phòng Bổ sung – Xử lý và Kho tài liệu để quản lý hệ thống mục lục, tổ chức nhu cầu tra cứu cho bạn đọc.
92
* CSDL (CSDL)
Thƣ viện đã xây dựng đƣợc một hệ thống CSDL phong phú về loại hình nhƣ các bộ sƣu tập, số hóa tài liệu Hán – Nôm, Đĩa thƣ mục Địa chí Sài Gòn, các CSDL chia sẻ nhƣ Proquest, Vista …
Tuy nhiên CSDL của thƣ viện chƣa đƣợc quản lý và bảo quản hiệu quả do hệ thống hạ tầng công nghệ, tốc độ đƣờng truyền còn chậm, các máy chủ đƣợc trang bị lâu năm đã xuống cấp ảnh hƣởng rất lớn đến công tác quản lý CSDL.
Phần mềm Libol va các phần mềm văn phòng vẫn đáp ứng đƣợc tốt nhu cầu NDT trong giai đoạn hiện nay, nhƣng chắc chắc trong vài năm tới sẽ xuống cấp, không thể đáp ứng nhu cầu thực tiễn của thƣ viện.
- Nguồn kinh phí cho công tác quản lý CSDL còn ít chƣa phù hợp với chính xác phấn triển các bộ sƣu tập, số hóa tài liệu, để hình thành nên thƣ viện điện tử.
- Nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn về CNTT là rất cao và đóng vai trò quan trọng trong công tác tổ chức, quản lý các CSDL tuy nhiên trong thực tế chế độ đãi ngộ thấp đã không thu hút đƣợc đội ngũ chuyên viện công nghệ thôn tin giỏi phục vụ cho hoạt động trên của thƣ viện. Chính vì vậy hiệu quả công tác tổ chức quản lý CSDL chƣa cao.
Giải pháp đề nghị cho các vấn đề trên gồm :
+ Xây dựng các văn bản kiến nghị để kêu gọi nguồn kinh phí của Nhà nƣớc cho công tác quản lý CSDL của thƣ viện. Góp phần đáp ứng đƣợc định hƣớng phát triển thành thƣ viện điện tử trong tƣơng lai.
+ Kêu gọi các nguồn xã hội hóa từ các cơ quan tổ chức cá nhân cho các dự án của thƣ viện để xây dựng, bảo quản, tổ chức khai thác và quản lý CSDL.
+ Phối hợp chia sẻ các nguồn tài nguyên điện tử giữa các thƣ viện, trung tâm thông tin để tiết kiệm kinh phí, tăng giá trị sử dụng các CSDL trong cùng một hệ thống thƣ viện – trung tâm thông tin.
+ Xây dựng cho đƣợc đội ngũ nguồn nhân lực chuyên viên CNTT giỏi với các chính sách đãi ngộ hợp lý cao hơn các nhân viên khác để thu hút nhân tài, nhằm tổ chức và quản lý hiệu quả toàn bộ hệ thống CSDL điện tử của thƣ viện.
93
3.3 Cải tiến các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác quản lý NLTT. 3.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ
* Trình độ
Hiện nay, xu hƣớng tất yếu của thƣ viện là xây dựng thƣ viện điện tử để đáp ứng nhu cầu mới, ngƣời cán bộ thƣ viện với tƣ cách là một chủ thể đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao chất lƣợng hoạt động của cơ quan thông tin thƣ viện. CNTT đƣợc đáp ứng trong các hoạt động của thƣ viện đã làm thay đổi căn bản mối quan hệ giữa cán bộ thƣ viện với NDT, thay đổi phƣơng thức làm việc cả cán bộ thông tin thƣ viện, đòi hỏi họ phải thƣờng xuyên cập nhật kiến thức mới, nâng cao trình độ tự học hỏi để thích nghi với những thay đổi của một thƣ viện hiện đại. Ngoài kiến thức chuyên môn họ phải có kiến thức về tin học, ngoại ngữ, có kỹ năng phân tích và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau, có kỹ năng truyền đạt thông tin cho NDT và cho đồng nghiệp.
Để đáp ứng nhiệm vụ phát triển của TVKHTHTPHCM, ngƣời cán bộ thƣ viện phải đáp ứng đƣợc những yêu cầu sau:
- Có trình độ chuyên môn về thông tin thƣ viện - Có trình độ tin học và ngoại ngữ
- Có kiến thức và khả năng xử lý thông tin thuộc các lĩnh vực chuyên ngành khác nhau.
- Biết sử dụng các phần mềm chuyên dụng cho công tác chuyên môn.
- Có khả năng phân tích, đánh giá nhu cầu tin khác nhau của bạn đọc giúp thƣ viện xây dựng các nguồn tin đúng và phù hợp với yêu cầu của NDT qua đó định hƣớng nhu cầu tin, giới thiệu thông tin trên các công cụ tra cứu truyền thống cũng nhƣ hiện đại của thƣ viện.
- Có kỹ năng sàng lọc, phân tích và bao gói thông tin để đáp ứng các yêu cầu đa dạng của NDT
- Đối với cán bộ quản lý, cần phải nâng cao năng lực quản lý, có trình độ điều hành một thƣ viện hiện đại, phải dự báo đƣợc sự phát triển, thay đổi của các hoạt động thƣ viện dƣới tác động của khoa học và CNTT, và khả năng hoạch định chính sách và viết các dự án, tổ chức công tác phục vụ NDT theo định hƣớng phát triển của thành phố chính xác và phù hợp với con đƣờng phát triển của thƣ viện một cách bền vững lâu dài.
94
- Để thực hiện đƣợc các yêu cầu trên, thƣ viện cần phải có kế hoạch mục tiêu để bồi dƣỡng và nâng cao trình độ cho cán bộ. Vấn đề đào tạo cán bộ phải đƣợc hoạch định trong chiến lƣợc phát triển thƣ viện là nội dung chủ yếu trong các đề án xây dựng và phát triển. Đào tạo cán bộ thông tin thƣ viện sử dụng thành thạo máy tính, khai thác mạng, CSDL, ngân hàng dữ liệu, chuyển giao, kết nối, tìm kiếm thông tin và vận hành những công nghệ hiện đại không phải chỉ cho bản thân họ mà còn để phục vụ cho nhu cầu thông tin của NDT và sự phát triển của thƣ viện
Hiện nay, ngoài phòng bổ sung, xử lý, tin học, đa số các cán bộ thƣ viện đều hạn chế về trình độ ngoại ngữ và tin học, các cán bộ đƣợc đào tạo các chuyên ngành khác thì lại không có kiến thức về thông tin thƣ viện. Do vậy, thƣ viện cần phải tạo điều kiện cho cán bộ thƣ viện tham gia các lớp bồi dƣỡng, nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học, đồng thời cử cán bộ không đƣợc đào tạo về thƣ viện đi tham gia các khóa học ngắn hạn về nghiệp vụ của thƣ viện dƣới các hình thức:
- Cử cán bộ tham gia các lớp bồi dƣỡng ngắn hạn, nâng cao trình độ chuyên môn, ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin thƣ viện do các trƣờng đào tạo thông tin thƣ viện, các trung tâm mở
- Tham dự các lớp nâng cao năng lực quản lý thƣ viện hiện đại trong và ngoài nƣớc
- Tổ chức cho cán bộ đi tham quan, khảo sát, học hỏi kinh nghiệm của các thƣ viện trong và ngoài nƣớc.
- Tổ chức các hội thảo, chuyên đề để nâng cao kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ: Xây dựng và phát triển NLTT, xử lý thông tin, bao gói thông tin, cung cấp và chuyển giao thông tin, phân tích và tổ chức hệ thống thông tin, phƣơng pháp và kỹ khai thác thông tin trên mạng, ứng dụng CNTT trong các thƣ viện hiện đại…
- Có chính sách đầy đủ kinh phí một cách dài hạn, có chiều sâu
- Khuyến khích, động viên cán bộ tự học, tự nâng cao trình độ. Có các hình thức khích lệ, động viên để cán bộ có điều kiện học đi đôi với hành.
* Cơ cấu tổ chức
Do cơ cấu tổ chức nguồn nhân lực không đồng đều giữa các phòng ban trong thƣ viện. Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ tin học cao chủ yếu tập trung vào các phòng nghiệp vụ nhƣ : Phòng Bổ sung – Xử lý,
95
Phòng Thông tin – Tƣ liệu, Phòng Tin học … dẫn đến sự phát triển không đồng đều giữa các bộ phận. Vì vậy, để giải quyết đƣợc tình trạng trên. tôi xin kiến nghị những giải pháp nhƣ sau :
+ Tăng cƣờng đào tạo và tái đào tạo đội ngũ nguồn nhân lực của toàn bộ các bộ phận trong cơ cấu tổ chức của thƣ viện, với các phòng ban có đội ngũ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học còn yếu, nên khuyến khích đi học, tạo điều kiện hơn nữa về tinh thần, vật chất để tạo động lực cho các nhân viên tham gia học tập.
+ Nguồn kinh phí cho công tác đào tạo không nhiều, nên phải cơ cấu lại nguồn kinh phí cho hoạt động đào tạo đƣợc hiệu quả hơn. Tăng cƣờng mối quan hệ hợp tác trong hoạt động đào tạo với các cơ quan, tổ chức cá nhân để thu hút thêm kinh phí cho công tác đào tạo đội ngũ cán bộ thƣ viện ở bộ phận còn yếu.
+ Có chế tài, và biện pháp xử lý chế độ thƣởng, phạt đi kèm với đội ngũ nhân viên trong cơ cấu tổ chức không chịu học tập, đặc biệt là với đội ngũ nhân viên trẻ dƣới 35 tuổi để tạo động lực thúc đẩy nhân viên thƣ viện tự hoàn thiện năng lực chuyên môn, ngoại ngữ, tin học để tăng hiệu quả công việc, đáp ứng đƣợc nhiệm vụ của ngƣời cán bộ thƣ viện trong giai đoạn mới.
- Đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý thƣờng là kiêm nhiệm, nên hoạt động chuyên môn và hoạt động quản lý đan xen nhau, với quỹ thời gian hạn hẹp nên dễ dẫn tới quyết định quản lý không đạt đƣợc hiệu quả cao trong nhu cầu thực tế luôn biến động.
Cơ cấu nguồn nhân lực cho hoạt động bổ sung – xử lý quá ít nên ảnh hƣởng tới hoạt động bổ sung – xử lý bị quá tải do khối lƣợng công việc ngày càng nhiều giải pháp đề nghị để giải quyết hai vấn đề trên là :
+ Tăng cƣờng công tác thông tin cho hoạt động quản lý của đội ngũ cán bộ quản lý thƣ viện. Tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời cán bộ quản lý có thật nhiều thông tin trƣớc khi ra quyết định sẽ tăng hiệu quả của các quyết định quản lý.