Thƣ viện có quy trình bổ sung sách nhƣ sau:
A. Bổ sung sách
* Công tác với cơ quan phát hành sách:
37
- Các nhà sách, các nhà xuất bản, các cơ quan, trƣờng Đại học. - Chọn sách mới và lập danh mục.
+ Tra trùng :
- Trên CSDL của TVKHTHTPHCM TPHCM. + Đặt sách :
- Trình duyệt danh mục sách mua và bảng báo giá (chọn giá hợp lý nhất) - Lập và gửi danh mục đặt sách đến nhà sách hoặc nhà xuất bản.
+ Nhận sách :
- Kiểm tra đối chiếu lại danh mục và hóa đơn. - Làm thủ tục thanh toán.
* Công tác biên mục sơ lƣợc:
+ Cho số tổng quát : ngày tháng năm; sổ tổng quát; nguồn; nhan đề; số cuốn. + Lập biên bản nhập kho hay biên mục sơ lƣợc :
- Biên mục sơ lƣợc gồm có các trƣờng nhƣ sau : ISBN nhan đề, số thứ tƣ tập; số định danh; thông tin trách nhiệm; khổ; tƣ liệu đi kèm; số tổng quát.
- Xếp giá : gồm các trƣờng : lý do : mua, tặng hoặc trao đổi; đơn giá, kiểu tƣ liệu; vị trí xếp giá (GSL); kho; đăng ký cá biệt.
- In biên bản nhập kho.
* Đăng ký:
+ Đóng dấu phân kho và đóng sổ đăng ký cá biệt vào trang tên sách và trang 17. + Dán tam giác và sợi từ, dán nhãn (tùy kho)
* Vào sổ giao nhận:
- Ghi sổ giao nhận của từng kho - Bảng 1 : Giao phòng Xử lý tài liệu. - Bảng 2 : Giao phòng Đọc hoặc Kho.
B. Quá trình bổ sung tài liệu điện tử: + Chọn lọc tài liệu.
+ Đánh giá hiệu quả sử dụng của tài liệu trong thực tế.
+ Phân bổ kinh phí : Xác định nguồn kinh phí cho hợp lý, có thể tự tạo lập để tiết kiệm kinh phí bổ sung.
38 + Lƣu trữ trên các server.
+ Quản lý bằng các máy chủ, máy trạm và hệ thống bảo mật an toàn. + Khai thác và sử dụng dễ dàng cho NDT.
+ Đối với các ấn phẩm định kỳ do số lƣợng tài liệu ngày càng tăng liên tục và mau lỗi thời thƣ việc đã mua các đĩa thƣ mục toàn văn để phục vụ các bản giấy nộp lƣu chiểu chỉ để lƣu trữ và bảo quản tại kho 2,3,4 là kho Báo – Tạp chí của thƣ viện.