1.2.1 Cán bộ thƣ viện.
Muốn tổ chức, quản lý một cơ quan thƣ viện – thông tin đạt hiệu quả tốt đòi hỏi cán bộ đƣợc giao nhiệm vụ tổ chức, quản lý phải là ngƣời có chuyên môn về hoạt động thƣ viện – thông tin; có kiến thức và kỹ năng quản lý; hiểu biết về pháp luật, thủ tục tài chính cũng nhƣ những chủ chƣơng, chính sách của nhà nƣớc. Đặc biệt là vấn đề liên quan đến trực tiếp đến hoạt động thƣ viện nhƣ: Luật sở hữu trí tuệ, Luật xuất bản, …
6
Để cho việc quản lý nguồn lực thông tin đƣợc hiệu quả hơn, cán bộ quản lý các thƣ viện phải nắm rõ vai trò của NLTT, cách thức bổ sung, tạo lập NLTT để có những chủ trƣơng, quyết sách đúng đắn trong đầu tƣ kinh phí, con ngƣời, cơ sở vật chất kỹ thuật để phát triển, tổ chức, bảo quản NLTT hợp lý, có chất lƣợng.
1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ
Cơ sở vật chất là một trong 3 yếu tố cấu thành thƣ viện. Một cơ sở vật chất hiện đại sẽ góp phần giúp hoạt động của thƣ viện đạt hiệu quả tốt, đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin và ngƣợc lại.
Quá trình quản lý nguồn lực thông tin sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu không có một hệ thống hỗ trợ nhƣ địa điểm, kho tàng, kệ, mã vạch, cổng từ, ...giúp bảo quản nguồn lực thông tin truyền thống với tài liệu hiện đại nhƣ các cơ sở dữ liệu, tài liệu điện tử, ... nếu không có một hệ thống máy móc, thiết bị đi kèm sẽ không đảm bảo đƣợc sự đồng bộ khi bảo quản và khi sử dụng.
1.2.3 Hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu.
* Công tác bổ sung: Công tác bổ sung là khâu đều tiên trong công tác thƣ viện, quyết định chất lƣợng và hiệu quả của công tác thƣ viện, là cơ sở cho công tác khác, có ý nghĩa trực tiếp đến việc thỏa mãn nhu cầu đọc.
* Công tác xử lý tài liệu:
Xử lý tài liệu là khâu quan trọng nhằm tổ chức và quản lý tài liệu. Quá trình xử lý thông tin gồm 2 giai đoạn: xử lý hình thức và xử lý nội dung. Nó bao gồm các khâu Tiếp nhận tài liệu bổ sung; Đóng dấu; Tạo số đăng kí cá biệt; Mô tả thƣ mục; Mô tả nội dung
7
* Ý nghĩa của việc xử lý nghiệp vụ trong công tác quản lý:
Giúp việc tổ chức kho tài liệu theo nhiều phƣơng pháp khác nhau, xây dựng bộ máy tra cứu – tìm tin. Đồng thời giúp cho việc tạo lập các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin mới làm cho nguồn TNTT của cơ quan thông tin thƣ viện, đáp ứng đƣợc nhu cầu ngày càng cao của ngƣời sử dụng thông quan việc mở rộng khả năng chia sẻ thông tin trong hệ thống thông tin quốc gia.
1.2.4 Tổ chức kho và bảo quản tài liệu
Toàn bộ tài liệu đƣợc thƣ viện bổ sung về cần đƣợc tổ chức một cách khoa học, gồm các kho: Tổng kho (kho chủ yếu, kho chính), Kho phụ:
Việc tổ chức kho phải đảm bảo tiết kiệm diện tích kho, giá, công sức của cán bộ thƣ viện, tạo điều kiện cho việc kiểm kê kho sách nhanh chóng, chính xác và để cán bộ thƣ viện lấy sách phục vụ bạn đọc nhanh chóng, chính xác.
Bảo quản tài liệu
Bảo quản đƣợc hiểu là sự đảm bảo tính toàn vẹn và tình trạng vật lý bình thƣờng của các tài liệu đƣợc bảo quản trong kho thƣ viện.
Bảo quản tài liệu có hai trƣờng hợp: Bảo quản phục hồi, Bảo quản phòng chống
1.2.5 Phục vụ và chia sẻ thông tin.
Công tác phục vụ bạn đọc cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý NLTT. Các thƣ viện càng mở rộng các hình thức và phạm vi, đối tƣợng phục vụ bạn đọc càng có nguy cơ bị mất mát tài liệu nhiều.
1.2.6 Độ lớn và thành phần nguồn lực thông tin
Vốn tài liệu càng lớn chi phí cho quản lý càng nhiều. Chi phí cho nguồn nhân lực làm công tác xử lý, bảo quản tài liệu. Chi phí cho việc tạo lập môi trƣờng bảo quản tối ƣu, chi phí cho các phƣơng tiện lƣu trữ thông tin, tài liệu...
8
Các phƣơng pháp quản lý NLTT bao gồm các chiến lƣợc phát triển dựa vào nhiệm vụ, chức năng của thƣ viện với loại hình tài liệu bổ sung hợp lý để đáp ứng nhu cầu của NDT. Các phƣơng tiện hỗ trợ và cộng cụ quản lý nhƣ hệ thống máy tính, phần mềm quản lý NLTT các mã vạch, cổng từ đƣợc trang bị để hỗ trợ thƣ viện đƣợc quản lý tốt NLTT theo loại hình của TL.
1.2.7 Nguồn kinh phí
Nguồn kinh phí có quan hệ rất chặt chẽ tới công tác quản lý NLTT. Thực tế không chỉ ở Việt Nam mà trên toàn thế giới, thƣ viện đƣợc đầu tƣ rất ít, trong khi giá các tài liệu ngày càng tăng. Kinh phí cho công việc quan trọng này nhìn chung hết sức hạn hẹp. Nên cần lựa chọn bảo quản những tài liệu quý hiếm nhất.
1.3 Tiêu chí đánh giá nguồn lực thông tin và yêu cầu quản lý nguồn lực thông tin: lực thông tin:
Các tiêu chí đánh giá nguồn lực thông tin: tính giá trị; tính cấu trúc; tính truy cập; tính kịp thời, cập nhật; tính chia sẻ.
1.4 Giới thiệu về Thƣ viện Khoa học Tổng hợp TP.Hồ Chí Minh
Tiền thân là thƣ viện các Đô đốc, Thống đốc đƣợc thành lập năm 1868. Thƣ viện đƣợc đổi tên thành Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh theo quyết định của Ủy ban nhân dân thành phố ngày 14 tháng 4 năm 1978. Thƣ viện có trách nhiệm sƣu tập, bảo quản, tổ chức và khai thác vốn tài liệu trong và ngoài nƣớc để phục vụ mọi thành phần ngƣời sử dụng. Thƣ viện đồng thời có trách nhiệm lập kế hoạch và hƣớng dẫn nghiệp vụ cho 24 thƣ viện quận, huyện.
Vốn tài liệu của thƣ viện trên 1.900.000 bản đủ mọi lĩnh vực và hình thức. Nhân viên thƣ viện trên 100 ngƣời làm việc ở các khâu khác nhau, cung cấp các dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải
9
trí của ngƣời sử dụng. Hằng ngày có khoảng 1.000 đến 1.800 lƣợt ngƣời sử dụng thƣ viện: đọc tại chỗ, mƣợn về nhà, truy cập Internet và sử dụng các chƣơng trình ứng dụng khác trên máy tính, tài liệu và thiết bị riêng cho ngƣời khiếm thị và ngƣời mắt kém.
1.4.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thƣ viện
Trong quyết định số 57/QĐ/UB của UBND TP.Hồ Chí Minh ở điều 2 có ghi rõ chức năng và nhiệm vụ của Thƣ viện KHTH TP. Hồ Chí Minh nhƣ sau:
Xây dựng hoàn chỉnh và bảo quản lâu dài, khai thác và sử dụng vốn sách báo,tài liệu khoa học, đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, sản xuất, giảng dạy của các cơ quan, xí nghiệp, trƣờng học trong Thành phố. Tổ chức và quản lý về nghiệp vụ hệ thống thƣ viện nhân dân thuộc các quận, huyện, hình thành một mạng lƣới thƣ viện hoàn chỉnh của Thành phố, hƣớng dẫn và giúp đỡ nghiệp vụ cho các thƣ viện nhà nƣớc ở các tỉnh phía Nam
1.4.2 Vai trò của Thƣ viện KHTH TP.HCM trong chiến lƣợc phát triển của TP.HCM
Thƣ viện KHTH TP.HCM luôn nỗ lực để đảm đƣơng vai trò: xây dựng, bảo quản và tổ chức khai thác vốn tài liệu về mọi lĩnh vực cả trong và ngoài nƣớc, phục vụ rộng rãi quần chúng nhân dân nhằm nâng cao trình độ dân trí, và nhu cầu về học tập, giải trí ….
1.5 Vai trò của công tác quản lý nguồn lực thông tin đối với Thƣ viện KHTHTPHCM KHTHTPHCM
- Quản lý vốn tài liệu là bảo quản, giữ gìn, truyền lại cho đời sau kho tàng văn hoá của địa phƣơng, dân tộc và thế giới; Bảo quản tài sản của thƣ viện; Nâng cao chất lƣợng phục vụ bạn đọc; Tăng giá trị của vốn tài liệu; Quản lý NLTT tốt là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin trong các cơ quan thông tin, thƣ viện.
10
Chƣơng 2: Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin ở Thƣ viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh 2.1 Quản lý công tác bổ sung tài liệu.
2.1.1 Chính sách bổ sung tài liệu
Chính sách này bao gồm các vấn đề sau: Chính sách bổ sung; Phân bổ kinh phí bổ sung; Thanh toán tài chính; Chính sách trao đổi, nhận tặng và ký giữ lƣu chiểu; Chính sách bảo quản; Ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa trong công tác phát triển vốn tài liệu; Chọn lọc tài liệu; Chính sách hợp tác phối hợp bổ sung : Bổ sung tập trung cho thƣ viện quận, huyện, bổ sung giữa các thƣ viện hay các cơ quan thông tin khác, tìm kiếm và vận động nguồn tài trợ phát triển vốn tài liệu; Chính sách đánh giá vốn tài liệu; Tuyển chọn và đào tạo cán bộ trong hoạt động phát triển vốn tài liệu.
2.1.2 Quy trình bổ sung sách
A. Công tác với nhà cung cấp: Thu thập danh mục sách; Tra trùng; Đặt sách; Nhận sách
* Công tác biên mục sơ lƣợc: Cho số tổng quát; Lập biên bản nhập kho hay biên mục sơ lƣợc :
* Đăng ký: Vào sổ giao nhận của từng kho
B. Quá trình bổ sung tài liệu điện tử: Chọn lọc tài liệu; Đánh giá hiệu quả sử dụng của tài liệu trong thực tế; Phân bổ kinh phí: Xác định nguồn kinh phí cho hợp lý, có thể tự tạo lập để tiết kiệm kinh phí bổ sung.; Xử lý nội dung và hình thức của tài liệu; Lƣu trữ trên các server ; Quản lý bằng các máy chủ, máy trạm và hệ thống bảo mật an toàn.; Khai thác và sử dụng dễ dàng cho NDT.
11
Đối với các ấn phẩm định kỳ do số lƣợng tài liệu ngày càng tăng liên tục và mau lỗi thời thƣ việc đã mua các đĩa thƣ mục toàn văn để phục vụ các bản giấy nộp lƣu chiểu chỉ để lƣu trữ và bảo quản tại kho 2,3,4 là kho Báo – Tạp chí của thƣ viện.
2.1.3 Tăng lƣợng tài liệu bổ sung
Thƣ viện thƣờng xuyên bám sát chính sách phát triển vốn tài liệu theo phƣơng hƣớng hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện. Hàng năm thƣ viện đều tăng số lƣợng tài liệu bổ sung ở mọi loại hình tài liệu
2.1.4 Quản lý việc chia sẻ tài liệu
Đối tƣợng phục vụ, chia sẻ tài liệu: Thƣ viện phục vụ, chia sẻ tài liệu cho các nhóm đối tƣợng sau: NDT là những cán bộ lãnh đạo quản lý; NDT là cán bộ làm công tác nghiên cứu, giảng dạy; NDT là doanh nhân; NDT là sinh viên; NDT là các đối tƣợng khác.
2.2 Quản lý vốn tài liệu 2.2.1 Quản lý kho tài liệu
Bao gồm các khâu: Sắp xếp, Bảo quản (Bên cạnh công tác bảo quản dạng truyền thống, đơn vị đã tập trung đẩy mạnh công tác số hóa tài liệu nhằm từng bƣớc xây dựng); Thanh lý (Bổ sung tài liệu mới có giá trị và thanh lọc những tài liệu đã lạc hậu là hai quá trình song song và tất yếu trong đời sống của một thƣ viện)
2.2.2 Quản lý dữ liệu
* Mục lục truyền thống: gồm mục lục chữ cái và danh mục luận văn hành chính quốc gia là hộp phiếu liệt kê thông tin về tác giả, tên đề tài, năm bảo vệ, xếp giá của tài liệu, kho bảo quản.
* Cơ sở dữ liệu
Mục lục hiện đại chính là mục lục trên máy với phân hệ OPAC của phần mềm quản trị thƣ viện Libol. Quản lý cơ sở dữ liệu dạng CD kèm theo sách
12
Quản lý nguồn lực thông tin điện tử bằng: Hệ thống máy chủ, server quản lý nguồn tài liệu điện tử, hệ thống đƣờng truyền, cổng thông tin, các trang web để truy cập
Tổng mục lục
- Mạng đƣờng truyền của thƣ viện còn yếu do hoạt động trên 10 năm.
2.3 Hiện trạng các yếu tố ảnh hƣởng đến quản lý nguồn lực thông tin 2.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ 2.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ
Nhân sự:
Tổng số nhân sự đến ngày 30/11/2012 có 103 ngƣời (Biên chế: 47,
Hợp đồng trong chỉ tiêu Biên chế: 16, Nghị định 68: 25, Hợp đồng ngoài
quỹ lƣơng: 15); 05 viên chức nghỉ hƣu, cho nghỉ viê ̣c 02 cán bộ, tuyển
dụng 02 nhân viên.
Đa số cán bộ đều có chuyên môn và đều đƣợc thƣ viện thƣờng xuyên cho đi học các lớp nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ
2.3.2 Cở sở vật chất, trang thiết bị
* Cơ sở vật chất:
Hệ thống kho lƣu trữ tài liệu của thƣ viện bao gồm: 12 tầng kho
* Trang thiết bị và đường truyền
- Hỗ trợ kỹ thuật, khắc phục sự cố đột xuất về phần cứng, thiết bị tin học tất cả các bộ phận, phòng ban Thư viện;
2.3.3 Nguồn kinh phí
Nguồn kinh phí : là cơ quan văn hóa giáo dục và thông tin khoa học,
hoạt động thông tin – thƣ viện chủ yếu dựa vào ngân sách Nhà nƣớc cấp nhằm bảo đảm duy trì hoạt động một cách liên tục, thƣờng xuyên. Nếu không có kinh phí hoặc kinh phí không đủ sẽ ảnh hƣởng đến chất lƣợng hoạt động của thƣ viện, thậm chí thƣ viện ngƣng hoạt động. Bên cạnh đó còn có có nguồn thu sự nghiệp và nguồn xã hội hóa
13
2.3.4 Nhận xét
Nhìn chung, công tác tổ chức quản lý nguồn lực thông tin tại TVKHTH TP.HCM hiệu quả, theo đúng chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện. Tuy nhiên do nguồn kinh phí hạn hẹp, phải tổ chức nhiều hoạt động, công tác tổ chức quản lý bổ sung, quản lý vốn tài liệu, quản lý cán bộ, năng lực quản lý còn nhiều vấn đề cần phải xem xét.
Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nguồn lực thông tin Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM
3.1 Nâng cao chất lƣợng quản lý công tác bổ sung tài liệu 3.1.1 Hoàn thiện chính sách bổ sung tài liệu
Chính sách bổ sung đƣợc xem là chìa khóa cho việc phát triển vốn tài liệu của mọi thƣ viện. Để hoàn thiện chính sách bổ sung, thƣ viện cần: tiếp tục hoàn thiện bổ sung vốn tài liệu dƣới mọi hình thức theo, đồng thời nên việc tính toán hiệu suất sử dụng thật cụ thể với nguồn mua bên cạnh các nguồn khác.
3.1.2 Hoàn thiện quy trình bổ sung
Thƣ viện cần: hoàn thiện và cập nhật chính sách bổ sung; tăng nguồn kinh phí và nguồn sách trao đổi trong công tác bổ sung; ……
3.1.3 Chọn lọc lƣợng tài liệu đƣợc bổ sung
Thƣ viện cần: Cập nhật những nguồn thông tin mới, nâng cao chất lƣợng NLTT, phục vụ tốt cho NLTT theo các tiêu chí phù hợp với chức năng nhiệm vụ định hƣớng phát triển của thƣ viện; đa dạng loại hình và chất lƣợng nguồn tài liệu …. để đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững lâu dài của NLTT thƣ viện
14
3.1.4 Hoàn thiện quản lý việc chia sẻ tài liệu
Thƣ viện có mối quan hệ hợp tác chia sẻ tài liệu với rất nhiều cơ quan, tổ chức cá nhân trong và ngoài nƣớc, sự phối hợp trong công tác bổ sung, chia sẻ tài liệu đã có quá trình phát triển liên tục trong hoạt động của thƣ viện. Đặc biệt phối hợp với các thƣ viện trong hệ thống thƣ viện công cộng, cơ quan, trƣờng học là trong việc chia sẻ tài liệu.
3.2 Hoàn thiện quản lý vốn tài liệu 3.2.1 Tăng cƣờng quản lý kho
* Sắp xếp
+ Trang bị kệ nén cho các tầng kho thƣ viện đặc biệt là kho quý hiếm, sau đó mở rộng qua các kho khác.
+ Thiết kế thùng nhận sách có đáy đàn hồi đặt tại vị trí của kho mở – phòng Đọc. Khi bạn đọc sử dụng kho mở có thể trả tài liệu vào các thùng để đầu giờ ngày hôm sau thủ thƣ tự xếp sách lên kệ, trả về vị trí cho thật chính sách, đảm bảo tài liệu luôn ở tình trạng sử dụng đƣợc, đúng vị trí số thứ tự trên kệ.
* Bảo quản :
- Kiến nghị Ủy ban Nhân dân Thành phố sớm ghi vốn là giải ngân thực hiện các dự án của thƣ viện, nhanh chóng mua sắm máy scan phục vụ công tác bảo quản số hóa, phê duyệt kinh phí mua tài liệu quý hiếm để bảo quản, bảo tồn di sản văn hóa dân tộc trƣớc nguy cơ tài liệu biến