* Máy tính:
CNTT đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động thƣ viện trong đó việc đầu tƣ nâng cấp hệ thống máy tính là một trong việc làm cần thiết bởi hệ thống máy tính đã xuống cấp sau 10 năm sử dụng.
* Nâng cấp hệ thống máy chủ :
Hệ thống máy chủ lƣu trữ CSDL của thƣ viện nhƣ : bổ sung tài liệu, thông tin, biên mục, xếp kho, số mã hiệu, quản lý NDT … và thực hiện chức năng sao lƣu định kỳ dữ liệu cho toàn bộ hệ thống để đảm bảo khả năng phục hồi hệ thống khi bị sự cố, phải đƣợc nâng cấp về dung lƣợng, để đáp ứng nhu cầu trong thời gian sắp tới của công tác lƣu trữ dữ liệu thƣ viện.
Hệ thống máy chủ ứng dụng dùng cài đặt ứng dụng của hệ thống : hệ điều hành, quản trị NDT, quản trị mạng, website của thƣ viện … cũng phải đƣợc đầu tƣ, nâng cấp mới vì đã xuống cấp.
Để tránh lãng phí cần đầu tƣ máy chủ với cấu hình mạnh, có thể nâng cấp đƣợc trong tƣơng lai, theo kịp đƣợc tốc độ phát triển của thƣ viện. Ngoài ra, tiêu chí ƣu tiên khi lựa chọn cấu hình máy tính bảo đảm yêu cầu tính mở vì tất cả nguồn thông tin quan trọng nhất của toàn bộ hệ thống đƣợc lƣu trữ trên máy chủ, với khả năng mở rộng tốc độ xử lý, khe cắm bộ nhớ …
* Máy trạm:
Máy trạm nghiệp vụ thực hiện chức năng cung cấp phƣơng tiện tác nghiệp cho cán bộ thƣ viện và NDT.
Máy trạm phục vụ tác nghiệp : đƣợc trang bị cho cán bộ thƣ viện nhằm phục vụ công tác của cán bộ thƣ viện nhƣ quản lý công tác thƣ viện, quản trị mạng, bổ sung biên mục, phục vụ NDT …
Máy trạm tra cứu : phục vụ công tác tra cứu tài liệu thông qua mục lục trực tuyến.
Máy trạm phòng Đọc, phòng Dịch vụ Thảm khảo : phục vụ NDT khai thác nguồn tài liệu đa phƣơng tiện.
Các máy trạm với dung lƣợng, cấu hình thấp không còn đáp ứng đƣợc nhu cầu phục vụ, chia sẻ thông tin, truy cập tốc độ cao, đặc biệt là vào lúc cao điểm, lƣợng
99
ngƣời truy cập tăng. Tất cả máy trạm và máy chủ đều phải đƣợc đầu tƣ, nâng cấp và cơ cấu lại.
Xây dựng một chính sách đầu tƣ trang thiết bị có hệ thống, đảm bảo cho nhu cầu phát triển lâu dài, bền vững của thƣ viện. Thành lập một hội đồng kiểm định gồm trƣởng khối khoa học công nghệ, trƣởng phòng tin học, chuyên viên có trình độ cao về CNTT, kết hợp với sự kiểm định của các chuyên gia hàng đầu CNTT cùng kiểm tra chất lƣợng các máy trạm, máy chủ của từng dự án để đảm bảo chất lƣợng cho hệ thống hoạt động hiệu quả với nguồn kinh phí hợp lý nhất.
* Đầu tƣ phần mềm :
Phần mềm Libol 5.5 và các phần mềm xử lý văn phòng vẫn đáp ứng đƣợc nhu cầu xử lý tài liệu, hoàn thành công việc, phục vụ tra cứu thông tin của NDT thƣ viện ở giai đoạn hiện nay, nhƣng tƣơng lai cần phải đƣợc nâng cấp mới đáp ứng đƣợc nhu cầu thực tế.
Các sản phẩm đƣợc lựa chọn nâng cấp phải đảm bảo các tiêu chí về tính mở, tính ổn định và thân thiện.
Phần mềm nếu thiếu tính ổn định sẽ không đem lại hiệu quả, chất lƣợng, năng suất hoạt động của thƣ viện, nếu thiếu tính mở sẽ không nâng cấp đƣợc, hạn chế khả năng mở rộng khi thƣ viện có nhu cầu mở rộng trong tƣơng lai. Đây là điều quan trọng với thƣ viện vì nhu cầu phát triển đi lên là tất yếu trong hoạt động thƣ viện đặc biệt trong bối cảnh nguồn lực CNTT đóng vài trò chủ đạo trong mọi hoạt động của một xã hội phát triển.
Trang bị phần mềm mới cho công tác hành chính văn phòng cần để tăng hiệu suất xử lý công việc. Cần lựa chọn các phần mềm đáp ứng các tiêu chí nhƣ sau :
- Giải quyết công việc với năng suất tốt hơn.
- Các chuẩn nghiệp vụ của phần mềm đáp ứng theo đúng quy chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD ; các khung phân loại DDC, BBK, subject headings …
- Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc ; các bảng mã tiếng Việt thông dụng …
+ Tìm kiếm toàn văn dễ dàng, có nhiều điểm truy cập thông tin.
+ Tính bảo mật cao và phân quyền chặt chẽ (hiện nay công tác bảo mật của phần mềm Libol 5.5 của thƣ viện chƣa có độ bảo mật cao).
100
+ Xây dựng các loại CSDL thƣ mục, tóm tắt nhanh chóng, tạo liên kết đến nguồn CSDL dễ dàng, thuận tiện.
+ Hỗ trợ tăng năng suất xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại, nhanh chóng hơn.
+ Thống kê đa dạng, chi tiết và trực quan.
+ Giao diện thân thiện với NDT đặc biệt là đối tƣợng lớn tuổi. Dễ sử dụng cho mọi đối tƣợng bạn đọc của thƣ viện.
+ Chức năng tra cứu của cổng kết nối NDT với CSDL thƣ viện phải dễ dàng truy cập, các biểu thức tìm tin từ đơn giản đến phức tạp, các thông tin toàn văn với khả năng kết nối Internet nhanh chóng cho phép ngƣời dùng ở bất kỳ nơi nào cũng có thể truy cập NDT của thƣ viện, các mục lục tra cứu tìm tin trực tuyến ; lƣu thông trực tuyến, dịch vụ liên thƣ viện … phải đáp ứng nhu cầu truy cập thông tin cao, với khối lƣợng truy cập ngày càng lớn.
+ Các điểm lƣu thông với chính sách, kho tài liệu và đối tƣợng độc giả khác nhau nhƣng hệ thống phải kiểm soát chặt chẽ.
+ Các thao tác phân hệ của phần mềm đảm bảo thực hiện các thao tác phục vụ tài liệu cho NDT nhƣ cho mƣợn về, đọc tại chỗ, nhận trả tài liệu nhanh chónh, chính xác, trang bị hệ thống máy đọc mã vạch mới thay cho máy đọc mã vạch cũ ở phòng Đọc, Kho tài liệu, phòng Cấp thẻ – Dịch vụ Tham khảo (ở bộ phận Tiền Đình) đã xuống cấp do tần suất sử dụng quá nhiều, có lúc cán bộ thƣ viện phải đánh tay mã số thẻ sinh viên, mã vạch tài liệu không đảm bảo tốt, giảm hiệu quả của công tác phục.
+ Chức năng của phân hệ quản lý ấn phẩm định kỳ phải mạnh, theo dõi quá trình nhận, khiếu nại, đóng tập, biên mục, quản lý đƣợc sự thay đổi, báo cáo thống kê, in phích nhanh, rõ ràng. Khả năng quản lý chi tiết cao đến từng số của ấn phẩm.
* Xây dựng hệ thống mạng :
Hệ thống mạng của thƣ viện bao gồm mạng cục bộ và hệ thống kết nối Internet nhằm đảm bảo quá trình trao đổi thông tin thông suốt trong nội bộ thƣ viện cũng nhƣ liên kết bên ngoài. Mọi thông tin trao đổi trong thƣ viện đều thực hiện trên hệ thống mạng này.
101
Chính vì vậy công tác xây dựng hệ thống mạng rất quan trọng với hoạt động của thƣ viện. Do hệ thống mạng đã xuống cấp nên cần phải đƣợc đầu tƣ mới.
Yêu cầu đối với việc đầu tƣ hệ thống mạng mới :
+ Hệ thống mạng phải đảm bảo nhu cầu hiện tại tốt hơn hệ thống cũ và mở rộng trong tƣơng lại : thiết bị kết nối mạng cho phép mở rộng khi nhu cầu tăng. Nếu số lƣợng ngƣời sử dụng hệ thống mạng tăng đột biến, vẫn có khả năng mở rộng thêm kết nối, tốc độ truy cập nhanh chóng, dễ dàng trong mọi thời điểm.
+ Thiết kết đơn giản, linh hoạt, đảm bảo dễ dàng trong tổ chức và quản lý: đối với ngƣời quản trị, mạng cục bộ phải đảm bảo dễ sử dụng, vận hành cũng nhƣ thuận tiện trong công việc xác định, xử lý và sửa chữa các lỗi.
+ Hệ thống cáp kết nối theo đúng quy chuẩn kỹ thuật kết nối cáp có cấu trúc, thay dần toàn bộ hệ thống cáp cũ trên các kho 5, kho 7, kho 8 của phòng tổ chức kho Tài liệu đã xuống cấp. Có biện pháp bảo vệ tránh các hỏng hóc gây ra do tác động của môi trƣờng, chuột, ý thức của ngƣời sử dụng hệ thống cáp tại các bộ phận của thƣ viện.
+ Đảm bảo khai thác có hiệu quả và an toàn.
+ Cung cấp đƣợc dịch vụ tra cứu nhanh hơn cho ngƣời sử dụng qua Internet. + Đảm bảo an toàn cao và hiệu quả về kinh tế với các kết nối trao đổi thông tin.
Nâng cấp hệ thống máy tính và xây dựng mới hệ thống mạng là hai công đoạn liên quan chặt chẽ với nhau. Nếu nhƣ hệ thống máng tính tốt, mà hệ thống mạng hoạt động không ổn định sẽ không thể tra cứu thông tin, nhƣ vậy ngƣời sử dụng sẽ không tiếp cận đƣợc nguồn tin cần truy cập, không thỏa mãn NCT, NDT sẽ chuyển hƣớng không sử dụng hệ thống mạng của thƣ viện để truy cập, gây ra sự lãng phí trong công tác đầu tƣ.
* Hoàn thiện các cổng thông tin điện tử :
Cổng thông tin điện tử là công cụ hữu hiệp giúp NDT tìm kiếm thông tin, quá đó là tài liệu để quảng bá hình ảnh thƣ viện. Vì vậy, ƣu tiên hàng đầu phải thân thiện, dễ sử dụng, dễ truy cập. Tuy nhiên, trong thực tế việc truy cập vào Website thƣ viện gặp nhiều khó khăn, có những thời điểm không thể truy cập đƣợc. Do đó, thƣ viện cần hoàn thiện các cổng thông tin điện tử, tạo điều kiện
102
truy cập thuận lợi cho NDT truy cập vào tất cả mọi thời điểm cần tiếp cận tới nguồn thông tin của thƣ viện.
Hoàn thiện cổng thông tin điện tử cho phép NDT mở rộng điểm tìm kiếm, phạm vi, thời gian, không gian tìm tài liệu ở bất cứ nơi nào trên thế giới.
* Đầu tư, nâng cấp trang thiết bị :
- Các cổng từ và thiết bị từ
Để công tác quản lý và hệ thống tài liệu đƣợc an toàn đặc biệt là công tác phục vụ tai kho Mở, thƣ viện đã sử dụng bảo vệ bằng các thiết bị cổng từ.
* Cổng từ : là thiết bị từ trƣờng nhƣng an toàn tuyệt đối với các tài liệu lƣu trữ dƣới dạng giấy, đĩa mềm máy tính.
Thiết bị đƣợc lắp đặt tại cửa ra/vào của các Kho nhằm kiểm soát tài liệu không cho NDT mang tài liệu ra ngoài thƣ viện khi chƣa đăng ký mƣợn.
Hệ thống bảo vệ cổng từ có các đặc điểm nhƣ :
- Bảo vệ tuyệt đối an toàn cho các tài liệu thƣ viện đã đƣợc dán băng table – tape (thẻ từ).
- Phát ra các tín hiệu cảnh báo cả âm thanh và hình ảnh cho phép nhận biết chính xác độc giả nào mang tài liệu qua mà chƣa đăng ký tại phòng Mƣợn.
- Bộ đếm tự động ghi nhận và hiển thị lƣu lƣợng ngƣời vào/ra thƣ viện. - Cho phép lựa chọn dạng âm thanh cảnh báo.
- Có thể kết hợp với hệ thống Video bảo vệ đem lại sự bảo vệ suốt ngày đêm. - Tuân theo các chuẩn UL của Mỹ, CUL của Canada và CE của Châu Âu. * Các thiết bị từ : là một loại băng từ trong suốt dán đặc biệt lên sách, CD- Rom … để đảm bảo tài liệu không thể mang ra khỏi thƣ viện trừ khi đã đƣợc đăng ký mƣợn.
Thiết bị khử từ/nhiễm từ : dùng để khử từ khi đọc giả đăng ký mƣợn, sau đó bạn đọc có thể mang tài liệu ra ngoài. Nhiễm từ để tạo lại hệ thống từ khi sách đƣợc mang trả lại thƣ viện.
Cổng từ, thiết bị khử từ tại thƣ viện hoạt động tƣơng đối ổn định, nhƣng có đôi lúc cổng từ tại vị trí Tiền đình của thƣ viện không hoạt động đƣợc dù bạn đọc có mang tài liệu đi qua. Thiết bị khử từ/nhiễm từ tại phòng Đọc cũng ở trong tình trạng tƣơng tự cần sửa chữa và nâng cấp hệ thống cổng từ, thiết bị từ để quản lý tốt tài liệu của thƣ viện.
103
* Đầu tƣ mới thiết bị hỗ trợ an toàn thông tin :
Các thiết bị lƣu điện, thiết bị chống sét và an toàn điện, thiết bị sao lƣu dữ liệu. Các thiết bị này đảm bảo an toàn về điện cho hệ thống máy chủ, cũng nhƣ các thiết bị quan trọng khác.
* Máy in và máy photocopy :
Trang bị thêm hệ thống máy in và máy photocopy. Công nghệ mã vạch :
Mã vạch (Barcode) là sự thể hiện thông tin trong các dạng nhìn thấy trên các bề mặt mà máy móc có thể đọc đƣợc. Công nghệ mã vạch đƣợc sử dụng rộng rãi trong các cơ quan thông tin thƣ viện. Các thiết bị quét quang học gọi là máy đọc mã vạch hay quét từ hình ảnh bằng phần mềm chuyên biệt.
Công nghệ mã vạch đƣợc sử dụng cho quản lý tài liệu của thƣ viện, mỗi tài liệu đƣợc định dạng bằng một số đƣợc mã hóa dƣới dạng mã vạch.
Lƣu thông mƣợn/trả tài liệu toàn bộ thông tin và mƣợn/trả của NDT đƣợc định dạng thông qua mã vạch kết hợp với phần mềm quản lý thƣ viện.
Thiết bị cho mã vạch :
Để một hệ thống mã vạch hoạt động đƣợc cần có các thiết bị hỗ trợ : máy quét (đọc) mã vạch, máy in mã vạch, máy tính và phần mềm xử lý dữ liệu chuyên biệt.
Các máy quét mã vạch đang ở trong tình trạng xuống cấp vì tần suất sử dụng nhiều. Nên xây dựng kế hoạch thay mới máy quét mã vạch ở vị trí Tiền đình, kho, đầu tƣ các máy in mã vạch chất lƣợng tốt hơn so với các máy hiện nay.