Tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin tại Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh

Tổ chức quản lý nguồn lực thông tin Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh Lê Ngọc Minh Châu Trường Đại học KHXH&NV Luận văn ThS ngành: Thông tin – Thư viện; Mã số: 60 32 20 Người hướng dẫn: T.S Lê Văn Viết Năm bảo vệ: 2013 Abstract: Trình bày khái niệm thuật ngữ liên quan đến tổ chức quản lý nguồn lực thông tin hoạt động thư viện; Nêu vai trò, mục tiêu nội dung tổ chức quản lý thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức quản lý hoạt động Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh Trên cở đánh giá phân tích tình hình tổ chức, quản lý nguồn lực thông tin, đề xuất số giải pháp điều chỉnh hoạt động tổ chức quản lý nguồn lực thông tin để đáp ứng tối đa nhu cầu đọc người dùng tin thư viện Keywords: Nguồn lực thông tin; Quản lý thông tin; Thư viện Content: MỤC LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU Chương 1: Quản lý nguồn lực thông tin với Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Nguồn lực thông tin 1.1.2 Khái niệm quản lý 1.1.3 Quản lý nguồn lực thông tin 1.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin 10 1.2.1 Cán thư viện 10 1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ 11 1.2.3 Hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu 12 1.2.4 Tổ chức kho bảo quản tài liệu 19 1.2.5 Phục vụ chia sẻ thông tin 22 1.2.6 Độ lớn thành phần nguồn lực thông tin 23 1.2.7 Nguồn kinh phí 24 1.3 Tiêu chí đánh giá nguồn lực thông tin yêu cầu quản lý nguồn lực thông tin 24 1.4 Giới thiệu Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.Hồ Chí Minh 28 1.4.1 Chức nhiệm vụ Thư viện 32 1.4.2 Vai trò TV KHTH TP.HCM chiến lược phát triển TPHCM 32 1.5 Vai trị cơng tác quản lý nguồn lực thông tin Thư viện KHTHTPHCM 33 Chương 2: Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh 35 2.1 Quản lý công tác bổ sung tài liệu 35 2.1.1 Chính sách bổ sung tài liệu 35 2.1.2 Quy trình bổ sung sách 36 2.1.3 Tăng lượng tài liệu bổ sung 38 2.1.4 Quản lý việc chia sẻ tài liệu 43 v 2.2 Quản lý vốn tài liệu 45 2.2.1 Quản lý kho tài liệu 45 2.2.2 Quản lý liệu 54 2.3 Hiện trạng yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nguồn lực thông tin 67 2.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán 67 2.3.2 Cở sở vật chất, trang thiết bị 73 2.3.3 Nguồn kinh phí 76 2.3.4 Nhận xét 77 Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nguồn lực thông tin Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh 84 3.1 Nâng cao chất lượng quản lý công tác bổ sung tài liệu 84 3.1.1 Hồn thiện sách bổ sung tài liệu 84 3.1.2 Hồn thiện quy trình bổ sung 87 3.1.3 Chọn lọc lượng tài liệu bổ sung 87 3.1.4 Hoàn thiện quản lý việc chia sẻ tài liệu 88 3.2 Hoàn thiện quản lý vốn tài liệu 89 3.2.1 Tăng cường quản lý kho 89 3.2.2 Nâng cao công tác quản lý liệu 91 3.3 Cải tiến yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin 93 3.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán 93 3.3.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 98 3.3.3 Tăng nguồn kinh phí 103 KẾT LUẬN 105 TÀI LIỆU THAM KHẢO 106 PHỤ LỤC 110 vi PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài : Trong xu chung giới, tồn cầu hóa diễn mạnh mẽ, để phát triển đất nước đòi hỏi phải có nguồn thơng tin, tri thức vơ lớn đáp ứng nhu cầu Thành phố Hồ Chí Minh trung tâm văn hóa, kinh tế, xã hội giáo dục hàng đầu đất nước Thành phố bước tiến hành công công nghiệp hóa đại hóa đất nước Nhu cầu nguồn thông tin dồi dào, phong phú, đa dạng tất lĩnh vực tất yếu, có nguồn thông tin dồi chưa đủ, cần phải quản lý khai thác tốt nguồn thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân thành phố đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, giải trí ngày nhiều hiệu Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh (TVKHTH TPHCM) trung tâm thông tin lớn Tp.HCM Chức nhiệm vụ thư viện đáp ứng nhu cầu tin cho hoạt động học tập, nghiên cứu, đào tạo, … theo đường lối phát triển công nghiệp hóa, đại hóa đất nước Nguồn thơng tin thư viện đa dạng tài liệu giấy, tài liệu điện tử, vi phim, vi phiếu, Do tính chất vật lý loại tài liệu chịu ảnh hưởng lớn từ khí hậu, đặc biệt miền Nam (khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, mưa nhiều làm tài liệu mau chóng bị hư hỏng) Q trình tổ chức kho bảo quản tài liệu gặp nhiều khó khăn diện tích kho hạn hẹp lượng tài liệu ngày nhiều qua năm; sở liệu đường truyền chưa tốt, công tác quản lý nguồn lực thông tin chưa đem lại hiệu việc đáp ứng nhu cầu ngày đa dạng người dùng tin TVKHTH TPHCM Nhận thấy tầm quan trọng nguồn lực thông tin Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM nên chọn đề tài: “Tổ chức Quản lý nguồn lực thông tin Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố HCM giai đoạn nay” làm đề tài luận văn mình.” Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài 2.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác quản lý nguồn lực thông tin 2.2 Phạm vi nghiên cứu Tại TVKHTH TPHCM, giai đoạn từ 2009 đến Mục đích nghiên cứu Đề giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý nguồn lực thông tin (NLTT) thời gian tới Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu vấn đề lý luận quản lý NLTT Nghiên cứu thực trạng quản lý NLTT Thư viện KHTH TpHCM, yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý NLTT Kiến nghị giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý NLTT TVKHTH TPHCM Tổng quan tình hình nghiên cứu Những vấn đề quản lý nguồn lực thông tin Tp.HCM có nhiều nhà nghiên cứu ngồi nước quan tâm Có nhiều báo, cơng trình nghiên cứu cơng tác tổ chức kho, bảo quản tài liệu, công tác quản lý thư viện công cộng v.v… bảo vệ thành công Trường ĐH Khoa học Xã hội & Nhân Văn TP.HCM, Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân Văn thuộc Trường Đại học Quốc gia Hà Nội Trường Đại học Văn hóa Hà Nội Nhưng chưa có đề tài nào: “Tổ chức quản lý nguồn lực thông tin Thư viện khoa học tổng hợp Tp Hồ Chí Minh giai đoạn nay” Rõ ràng đề tài hồn tồn khơng trùng với đề tài nghiên cứu trước Ý nghĩa, lý luận thực tiễn đề tài 6.1 Ý nghĩa lý luận Hoàn thiện vấn đề lý luận quản lý NLTT 6.2 Ý nghĩa thực tiễn đề tài Kết nghiên cứu đưa kiến nghị giải pháp cụ thể nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý NLTT Thư viện KHTHTPHCM Góp phần phục vụ tốt nhu cầu tin đọc giả, người dùng tin Tp.HCM công đổi Ngồi luận văn cịn sử dụng làm tài liệu tham khảo phục vụ việc học tập, đào tạo chuyên ngành Thư viện Thông tin Phương pháp nghiên cứu 7.1 Phương pháp luận Đề tài sử dụng phép biện chứng chủ nghĩa vật biện chứng vật lịch sử nghiên cứu khoa học 7.2 Phương pháp cụ thể : - Nghiên cứu phân tích tổng hợp thống kê tài liệu; Điều tra bảng hỏi; Phỏng vấn ,mạn đàm trao đổi; Quan sát khoa học Cấu trúc đề tài : Ngoài phần mục lục, mở đầu, danh mục tham khảo, phụ lục, luận văn gồm chương : Chương 1: Quản lý nguồn lực thông tin với Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM Chương 2: Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý nguồn lực thông tin Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.HCM Chương 1: Quản lý nguồn lực thông tin với Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Nguồn lực thơng tin Có nhiều khái niệm khác nguồn lực thông tin Tuy nhiên nhận thấy khái niệm nguồn lực thông tin PGS TS Nguyễn Hữu Hùng khái niệm đầy đủ tồn diện: Nguồn lực thơng tin dạng sản phẩm trí óc, trí tuệ người, phần tiềm lực thơng tin có cấu trúc kiểm sốt có ý nghĩa thực tiễn q trình sử dụng 1.1.2 Khái niệm quản lý Quản lý dạng tương tác đặc biệt người với môi trường xung quanh nhằm đạt mục tiêu tổ chức sở sử dụng tài nguyên Các tài nguyên bao gồm: Con người, tiền, vật chất, lượng, không gian, thời gian,… 1.1.3 Quản lý nguồn lực thông tin Quản lý nguồn tài nguyên thông tin dạng tương tác người với trình quản lý nguồn tài nguyên thông tin nhằm đạt mục tiêu tổ chức sở sử dụng tài nguyên thông tin 1.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin 1.2.1 Cán thư viện Muốn tổ chức, quản lý quan thư viện – thơng tin đạt hiệu tốt địi hỏi cán giao nhiệm vụ tổ chức, quản lý phải người có chun mơn hoạt động thư viện – thơng tin; có kiến thức kỹ quản lý; hiểu biết pháp luật, thủ tục tài chủ chương, sách nhà nước Đặc biệt vấn đề liên quan đến trực tiếp đến hoạt động thư viện như: Luật sở hữu trí tuệ, Luật xuất bản, … Để cho việc quản lý nguồn lực thông tin hiệu hơn, cán quản lý thư viện phải nắm rõ vai trò NLTT, cách thức bổ sung, tạo lập NLTT để có chủ trương, sách đắn đầu tư kinh phí, người, sở vật chất kỹ thuật để phát triển, tổ chức, bảo quản NLTT hợp lý, có chất lượng 1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ Cơ sở vật chất yếu tố cấu thành thư viện Một sở vật chất đại góp phần giúp hoạt động thư viện đạt hiệu tốt, đáp ứng nhu cầu người dùng tin ngược lại Q trình quản lý nguồn lực thơng tin gặp nhiều khó khăn khơng có hệ thống hỗ trợ địa điểm, kho tàng, kệ, mã vạch, cổng từ, giúp bảo quản nguồn lực thông tin truyền thống với tài liệu đại sở liệu, tài liệu điện tử, hệ thống máy móc, thiết bị kèm không đảm bảo đồng bảo quản sử dụng 1.2.3 Hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu * Công tác bổ sung: Công tác bổ sung khâu tiên công tác thư viện, định chất lượng hiệu công tác thư viện, sở cho công tác khác, có ý nghĩa trực tiếp đến việc thỏa mãn nhu cầu đọc * Công tác xử lý tài liệu: Xử lý tài liệu khâu quan trọng nhằm tổ chức quản lý tài liệu Quá trình xử lý thơng tin gồm giai đoạn: xử lý hình thức xử lý nội dung Nó bao gồm khâu Tiếp nhận tài liệu bổ sung; Đóng dấu; Tạo số đăng kí cá biệt; Mơ tả thư mục; Mơ tả nội dung * Ý nghĩa việc xử lý nghiệp vụ công tác quản lý: Giúp việc tổ chức kho tài liệu theo nhiều phương pháp khác nhau, xây dựng máy tra cứu – tìm tin Đồng thời giúp cho việc tạo lập loại sản phẩm dịch vụ thông tin làm cho nguồn TNTT quan thông tin thư viện, đáp ứng nhu cầu ngày cao người sử dụng thông quan việc mở rộng khả chia sẻ thông tin hệ thống thông tin quốc gia 1.2.4 Tổ chức kho bảo quản tài liệu Toàn tài liệu thư viện bổ sung cần tổ chức cách khoa học, gồm kho: Tổng kho (kho chủ yếu, kho chính), Kho phụ: Việc tổ chức kho phải đảm bảo tiết kiệm diện tích kho, giá, cơng sức cán thư viện, tạo điều kiện cho việc kiểm kê kho sách nhanh chóng, xác để cán thư viện lấy sách phục vụ bạn đọc nhanh chóng, xác Bảo quản tài liệu Bảo quản hiểu đảm bảo tính tồn vẹn tình trạng vật lý bình thường tài liệu bảo quản kho thư viện Bảo quản tài liệu có hai trường hợp: Bảo quản phục hồi, Bảo quản phòng chống 1.2.5 Phục vụ chia sẻ thơng tin Cơng tác phục vụ bạn đọc đóng vai trò quan trọng quản lý NLTT Các thư viện mở rộng hình thức phạm vi, đối tượng phục vụ bạn đọc có nguy bị mát tài liệu nhiều 1.2.6 Độ lớn thành phần nguồn lực thông tin Vốn tài liệu lớn chi phí cho quản lý nhiều Chi phí cho nguồn nhân lực làm công tác xử lý, bảo quản tài liệu Chi phí cho việc tạo lập mơi trường bảo quản tối ưu, chi phí cho phương tiện lưu trữ thông tin, tài liệu Chương 2: Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh 2.1 Quản lý công tác bổ sung tài liệu 2.1.1 Chính sách bổ sung tài liệu Chính sách bao gồm vấn đề sau: Chính sách bổ sung; Phân bổ kinh phí bổ sung; Thanh tốn tài chính; Chính sách trao đổi, nhận tặng ký giữ lưu chiểu; Chính sách bảo quản; Ứng dụng cơng nghệ thơng tin tự động hóa cơng tác phát triển vốn tài liệu; Chọn lọc tài liệu; Chính sách hợp tác phối hợp bổ sung : Bổ sung tập trung cho thư viện quận, huyện, bổ sung thư viện hay quan thơng tin khác, tìm kiếm vận động nguồn tài trợ phát triển vốn tài liệu; Chính sách đánh giá vốn tài liệu; Tuyển chọn đào tạo cán hoạt động phát triển vốn tài liệu 2.1.2 Quy trình bổ sung sách A Công tác với nhà cung cấp: Thu thập danh mục sách; Tra trùng; Đặt sách; Nhận sách * Công tác biên mục sơ lược: Cho số tổng quát; Lập biên nhập kho hay biên mục sơ lược : * Đăng ký: Vào sổ giao nhận kho B Quá trình bổ sung tài liệu điện tử: Chọn lọc tài liệu; Đánh giá hiệu sử dụng tài liệu thực tế; Phân bổ kinh phí: Xác định nguồn kinh phí cho hợp lý, tự tạo lập để tiết kiệm kinh phí bổ sung.; Xử lý nội dung hình thức tài liệu; Lưu trữ server ; Quản lý máy chủ, máy trạm hệ thống bảo mật an toàn.; Khai thác sử dụng dễ dàng cho NDT 10 Đối với ấn phẩm định kỳ số lượng tài liệu ngày tăng liên tục mau lỗi thời thư việc mua đĩa thư mục toàn văn để phục vụ giấy nộp lưu chiểu để lưu trữ bảo quản kho 2,3,4 kho Báo – Tạp chí thư viện 2.1.3 Tăng lượng tài liệu bổ sung Thư viện thường xuyên bám sát sách phát triển vốn tài liệu theo phương hướng hoạt động, chức năng, nhiệm vụ thư viện Hàng năm thư viện tăng số lượng tài liệu bổ sung loại hình tài liệu 2.1.4 Quản lý việc chia sẻ tài liệu Đối tượng phục vụ, chia sẻ tài liệu: Thư viện phục vụ, chia sẻ tài liệu cho nhóm đối tượng sau: NDT cán lãnh đạo quản lý; NDT cán làm công tác nghiên cứu, giảng dạy; NDT doanh nhân; NDT sinh viên; NDT đối tượng khác 2.2 Quản lý vốn tài liệu 2.2.1 Quản lý kho tài liệu Bao gồm khâu: Sắp xếp, Bảo quản (Bên cạnh công tác bảo quản dạng truyền thống, đơn vị tập trung đẩy mạnh công tác số hóa tài liệu nhằm bước xây dựng); Thanh lý (Bổ sung tài liệu có giá trị lọc tài liệu lạc hậu hai trình song song tất yếu đời sống thư viện) 2.2.2 Quản lý liệu * Mục lục truyền thống: gồm mục lục chữ danh mục luận văn hành quốc gia hộp phiếu liệt kê thông tin tác giả, tên đề tài, năm bảo vệ, xếp giá tài liệu, kho bảo quản * Cơ sở liệu Mục lục đại mục lục máy với phân hệ OPAC phần mềm quản trị thư viện Libol Quản lý sở liệu dạng CD kèm theo sách 11 Quản lý nguồn lực thông tin điện tử bằng: Hệ thống máy chủ, server quản lý nguồn tài liệu điện tử, hệ thống đường truyền, cổng thông tin, trang web để truy cập Tổng mục lục - Mạng đường truyền thư viện yếu hoạt động 10 năm 2.3 Hiện trạng yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nguồn lực thông tin 2.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán Nhân sự: Tổng số nhân đến ngày 30/11/2012 có 103 người (Biên chế: 47, Hợp đồng tiêu Biên chế: 16, Nghị định 68: 25, Hợp đồng quỹ lương: 15); 05 viên chức nghỉ hưu, cho nghỉ viê ̣c 02 cán bộ, tuyể n dụng 02 nhân viên Đa số cán có chun mơn thư viện thường xuyên cho học lớp nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ 2.3.2 Cở sở vật chất, trang thiết bị * Cơ sở vật chất: Hệ thống kho lưu trữ tài liệu thư viện bao gồm: 12 tầng kho * Trang thiết bị đường truyền - Hỗ trợ kỹ thuật, khắc phục cố đột xuất phần cứng, thiết bị tin học tất phận, phòng ban Thư viện; 2.3.3 Nguồn kinh phí Nguồn kinh phí : quan văn hóa giáo dục thơng tin khoa học, hoạt động thông tin – thư viện chủ yếu dựa vào ngân sách Nhà nước cấp nhằm bảo đảm trì hoạt động cách liên tục, thường xun Nếu khơng có kinh phí kinh phí khơng đủ ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động thư viện, chí thư viện ngưng hoạt động Bên cạnh cịn có có nguồn thu nghiệp nguồn xã hội hóa 12 2.3.4 Nhận xét Nhìn chung, cơng tác tổ chức quản lý nguồn lực thông tin TVKHTH TP.HCM hiệu quả, theo chức năng, nhiệm vụ thư viện Tuy nhiên nguồn kinh phí hạn hẹp, phải tổ chức nhiều hoạt động, công tác tổ chức quản lý bổ sung, quản lý vốn tài liệu, quản lý cán bộ, lực quản lý nhiều vấn đề cần phải xem xét Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý nguồn lực thông tin Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM 3.1 Nâng cao chất lượng quản lý cơng tác bổ sung tài liệu 3.1.1 Hồn thiện sách bổ sung tài liệu Chính sách bổ sung xem chìa khóa cho việc phát triển vốn tài liệu thư viện Để hồn thiện sách bổ sung, thư viện cần: tiếp tục hoàn thiện bổ sung vốn tài liệu hình thức theo, đồng thời nên việc tính tốn hiệu suất sử dụng thật cụ thể với nguồn mua bên cạnh nguồn khác 3.1.2 Hồn thiện quy trình bổ sung Thư viện cần: hồn thiện cập nhật sách bổ sung; tăng nguồn kinh phí nguồn sách trao đổi công tác bổ sung; …… 3.1.3 Chọn lọc lượng tài liệu bổ sung Thư viện cần: Cập nhật nguồn thông tin mới, nâng cao chất lượng NLTT, phục vụ tốt cho NLTT theo tiêu chí phù hợp với chức nhiệm vụ định hướng phát triển thư viện; đa dạng loại hình chất lượng nguồn tài liệu … để đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững lâu dài NLTT thư viện 13 3.1.4 Hoàn thiện quản lý việc chia sẻ tài liệu Thư viện có mối quan hệ hợp tác chia sẻ tài liệu với nhiều quan, tổ chức cá nhân ngồi nước, phối hợp cơng tác bổ sung, chia sẻ tài liệu có q trình phát triển liên tục hoạt động thư viện Đặc biệt phối hợp với thư viện hệ thống thư viện công cộng, quan, trường học việc chia sẻ tài liệu 3.2 Hoàn thiện quản lý vốn tài liệu 3.2.1 Tăng cường quản lý kho * Sắp xếp + Trang bị kệ nén cho tầng kho thư viện đặc biệt kho quý hiếm, sau mở rộng qua kho khác + Thiết kế thùng nhận sách có đáy đàn hồi đặt vị trí kho mở – phịng Đọc Khi bạn đọc sử dụng kho mở trả tài liệu vào thùng để đầu ngày hôm sau thủ thư tự xếp sách lên kệ, trả vị trí cho thật sách, đảm bảo tài liệu ln tình trạng sử dụng được, vị trí số thứ tự kệ * Bảo quản : - Kiến nghị Ủy ban Nhân dân Thành phố sớm ghi vốn giải ngân thực dự án thư viện, nhanh chóng mua sắm máy scan phục vụ cơng tác bảo quản số hóa, phê duyệt kinh phí mua tài liệu quý để bảo quản, bảo tồn di sản văn hóa dân tộc trước nguy tài liệu biến vĩnh viễn Bên cạnh số hóa tài liệu giáo trình có tần suất phục vụ nhiều để phục vụ NDT sinh viên đặc biệt vào mùa thi - Tăng cường trình độ chun mơn, đặc biệt trình độ ngoại ngữ để tạo điều kiện cho việc học tập phương pháp bảo quản, kinh nghiệm bảo 14 quản nước khu vực, góp phần nâng cao trình độ bảo quản cho nhân viên, xây dựng xác bảo quản phù hợp, hiệu với loại hình tài liệu cụ thể tài liệu giấy, điện tử, khiếm thị - Mở lớp bảo quản thường xuyên theo định kỳ để giáo dục ý thức bảo quản cho nhân viên làm công tác phục vụ, trang bị phương pháp xử lý đơn giản bảo quản đóng bìa, gia cố gáy để kéo dài tuổi thọ, an toàn tài liệu kho, hay trình phục vụ - Xây dựng cập nhật phương án phòng chống tai họa - Hợp tác xây dựng chương trình Ban Bảo vệ phòng chống hỏa hoạn Ban Phòng chống ngập, bão lụt quan - Kiểm tra phương tiện bảo quản, phòng chống cháy nổ, mức độ tuân thủ quy định phòng ban để thực tốt công tác bảo quản * Thanh lý : - Thành lập tổ phụ trách riêng cho công tác lý tài liệu bao gồm nhân viên phòng : Phòng Bổ sung.; Phòng Báo – Tạp chí; Phịng Mạng lưới; Phịng Mượn; Tổ chức kho tài liệu để phối hợp thực tốt hoạt động lý - Triệt để lý tài liệu để giải phóng kho tàng, giá kệ lưu thơng, luân chuẩn tài liệu có giá trị sử dụng nội dung, tần suất phục vụ … để đáp ứng nhu cầu thực tế - Nguồn kinh phí có trình lý dùng để bổ sung tài liệu phục vụ cho hoạt động thư viện - Tăng cường phối hợp công tác lý để xử lý tài liệu lý nhanh hiệu 15 3.2.2 Nâng cao công tác quản lý liệu * Mục lục truyền thống + Mục lục truyền thống cần cập nhật hiệu đính, xây dựng để phản ánh trung thực nguồn tài liệu kho Đông Dương, kho sách tiếng Nga (Kho 12) thư viện để đáp ứng nhu cầu NDT loại hình tài liệu kho + Xây dựng kế hoạch định kỳ cho công tác tổ chức xử lý mục lục truyền thống + Tổ chức phối hợp phận phòng Bổ sung – Xử lý Kho tài liệu để quản lý hệ thống mục lục, tổ chức nhu cầu tra cứu cho bạn đọc * Cơ sở liệu (CSDL) + Xây dựng văn kiến nghị để kêu gọi nguồn kinh phí Nhà nước cho công tác quản lý sở liệu thư viện Góp phần đáp ứng định hướng phát triển thành thư viện điện tử tương lai + Kêu gọi nguồn xã hội hóa từ quan tổ chức cá nhân cho dự án thư viện để xây dựng, bảo quản, tổ chức khai thác quản lý sở liệu + Phối hợp chia sẻ nguồn tài nguyên điện tử thư viện, trung tâm thông tin để tiết kiệm kinh phí, tăng giá trị sử dụng sở liệu hệ thống thư viện – trung tâm thông tin + Xây dựng cho đội ngũ nguồn nhân lực chuyên viên CNTT giỏi với sách đãi ngộ hợp lý cao nhân viên khác để thu hút nhân tài, nhằm tổ chức quản lý hiệu toàn hệ thống sở liệu điện tử thư viện 16 3.3 Cải tiến yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin 3.3.1 Cơng tác tổ chức quản lý cán * Trình độ Tạo điều kiện để cán nâng cao trình độ chuyên môn thông tin thư viện, đặc biệt trình độ tin học ngoại ngữ Đồng thời, tổ chức hoạt động bồi dưỡng giúp cán phát huy khả xử lý thông tin thuộc lĩnh vực chuyên ngành khác nhau, nâng cao kỹ sử dụng phần mềm chuyên dụng, kỹ phân tích, đánh giá thơng tin nhu cầu tin, kỹ sàng lọc, phân tích bao gói thơng tin để đáp ứng yêu cầu đa dạng NDT - Thư viện cần khuyến khích, động viên cán tự học, tự nâng cao trình độ - Đối với cán quản lý, cần phải nâng cao lực quản lý, có trình độ điều hành thư viện đại, phải dự báo phát triển, thay đổi hoạt động thư viện tác động khoa học CNTT, khả hoạch định sách viết dự án, tổ chức cơng tác phục vụ NDT theo định hướng phát triển thành phố xác phù hợp với đường phát triển thư viện cách bền vững lâu dài * Cơ cấu tổ chức - Đội ngũ cán làm công tác quản lý thường kiêm nhiệm, nên hoạt động chuyên môn hoạt động quản lý đan xen nhau, với quỹ thời gian hạn hẹp nên dễ dẫn tới định quản lý không đạt hiệu cao nhu cầu thực tế biến động 17 Cơ cấu nguồn nhân lực cho hoạt động bổ sung – xử lý nên ảnh hưởng tới hoạt động bổ sung – xử lý bị tải khối lượng công việc ngày nhiều giải pháp đề nghị để giải hai vấn đề là: Tăng cường công tác thông tin cho hoạt động quản lý đội ngũ cán quản lý thư viện Tạo điều kiện thuận lợi cho người cán quản lý có thật nhiều thơng tin trước định tăng hiệu định quản lý Khốn việc tăng ca có yêu cầu để vừa tăng suất, vừa đảm bảo khối lượng, chất lượng chất việc bổ sung, xử lý vừa tiết kiệm kinh phí cho ngân sách lương thư viện Sự phối hợp khâu máy bổ sung – xử lý phải nhịp nhàng hiệu theo dây chuyền khép kín * Chính sách thư viện Việc đánh giá cán nhằm ba mục đích: Cải tiến quản lý, khuyến khích, đề bạt cán tránh lãng phí đào tạo nhà nước phát huy lực cán cách tối đa Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin đại vào trình thư viện – thư mục – thơng tin việc đề tốn, phân tích, xử lý thơng tin để đưa vào máy khơng thay cán chun mơn Cần ý đến việc phân định rõ ràng trách nhiệm cụ thể người cán quản lý tới nhân viên Qui định rõ trách nhiệm, phân công nhiệm vụ rx ràng để đơn vị, nhân viên chịu trách nhiệm hòa thành nhiệm vụ định bảo đảm thực mục tiêu chung Việc cải tiến công tác cán thiếu việc nghiên cứu cải tiến phương pháp lãnh đạo cán quản lý 18 Có sách đãi ngộ lương bổng hợp lý, tăng dần, cải tiến mức lương cho đội ngũ cán thư viện cán quản lý thư viện tốn bắt buộc để có đội ngũ cán thư viện, quản lý có trình độ chun mơn, nghĩa vụ tâm huyết, yêu nghề gắn bó lâu dài với thư viện Xây dựng hình ảnh thủ thư đại vừa động, giỏi nghề, có trình độ ngồi ngữ, tin học vững vàng, thái độ phục vụ thân thiện giúp thư viện Khoa Học Tổng Hợp Tp.HCM ngày phát triển 3.3.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị CNTT đóng vai trị quan trọng tồn hoạt động thư viện việc đầu tư nâng cấp hệ thống máy tính việc làm cần thiết hệ thống máy tính xuống cấp sau 10 năm sử dụng Do cần nâng cấp hệ thống máy chủ, máy trạm, đầu tư phần mềm, xây dựng hệ thống mạng, hoàn thiện cổng thông tin điện tử, đầu tư, nâng cấp trang thiết bị thư viện 3.3.3 Tăng nguồn kinh phí * Ngân sách: Tăng mức đầu tư ngân sách cho hoạt động thư viện Xây dựng hoàn thiện sách dự án để xin tài trợ nguồn kinh phí từ đơn vị nhà nước khác * Thu nghiệp: Trong kinh phí thu ngân sách nghiệp nguồn thu quan trọng có tính ổn định Cần tăng cường tổ chức sản phẩm, dịch vụ, thiết kế hoạt động thu hút thêm nhiều nguồn kinh phí đầu tư * Xã hội hóa: Cơng tác cần tổ chức tốt mở rộng phát triển để thu hút nguồn kinh phí XHH giúp thư viện hoàn thiện CSVC, trang thiết bị nguồn ngân sách chưa đầu tư 19 KẾT LUẬN Nguồn lực thông tin tiềm lực quan trọng thu hút người dùng tin đến thư viện Việc quản lý nguồn lực thơng tin để phát huy tốt vai trị nguồn lực thông tin vấn đề quan trọng Nguồn lực thông tin Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố đa dạng phong phú Tuy nhiên việc tổ chức, quản lý nguồn lực thông tin nhiều hạn chế: Chủ thể quản lý chưa đào tạo kỹ quản lý, nâng cao số lượng tài liệu truyền thống ngày tăng điều kiện sở vật chất hạn chế Thư viện cần thực giải pháp tổ chức quản lý nguồn thông tin cách hiệu quả, để đáp ứng tốt nhu cầu người dùng tin Luận văn dựa sở vận dụng lý luận khảo sát thực trạng công tác tổ chức nguồn lực thông tin Thư viện KHTH TP.HCM từ đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý nguồn lực thông tin Người viết mong kết nghiên cứu đóng góp phần thiết thực vào việc nâng cao chất lượng hoạt động Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.HCM thời gian tới / 20 References: DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt [1] ALA Từ điển giải nghĩa thư viện học tin học Anh-Việt Tucson, Galen Pres Ltd, 1996 [2] Phạm Thanh Bình (2011), Nghiên cứu phát triển khai thác nguồn nhân lực thông tin trung tâm thông tin thư viện trường Đại Học Kiến Trúc Hà Nội Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Khoa học Thư viện, Trường Đại Học Văn Hóa Hà Nội [3] Báo cáo tình trạng bảo quản tài liệu (mẫu thư viện Khoa Học Tổng Hợp Thành Phố Hồ Chí Minh) [4] Cần có sách thống đồng quản lý hệ thống thư viện công cộng nhà nước : hội nghị giám đốc thư viện tỉnh phía nam từ ngày 04-05-1995 T.P Hồ Chí Minh / Thư viện Tổng hợp tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu - Bà Rịa - Vũng Tàu : Thư viện tổng hợp Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, 1995 [5] Chính sách thơng tin information and learning center in the community//Libri-1994 quốc gia:tài liệu hướng dẫn UNESCO xây dựng phê duyệt vận hành sách thơng tin quốc gia: tài liệu dịch/ Trung tâm thông tin-tư liệu KH&CN quốc gia, Hà Nội-1998 [6] Công tác phục vụ bạn đọc hệ thống thư viện công cộng : kỷ yếu hội nghị, Lạng Sơn, tháng 8-2003, Thư viện Quốc gia Việt Nam, 2003 [7] Nguyễn Tiến Hiển, Nguyễn Thị Lan Thanh (2002), Quản lý thư viện trung tâm thông tin, Văn hóa-thơng tin, Hà Nội [8] Nguyễn Hữu Hùng (1993), Một số vấn đề phương pháp luận khoa học thông tin bối cảnh công nghệ thông tin mới, Tạp chí thơng tin-tư liệu số 4, 106 [9] Nguyễn Hữu Hùng (2005), Thông tin: từ lý luận đến thực tiễn nxb Văn hóa Thơng tin [10] Nguyễn Hữu Hùng (2000), “Tổ chức quản lý hoạt động thông tin KHCN trước thềm kỷ XXI”, Tạp chí Thơng tin Tư liệu, (1), tr.7-12 [11] Nguyễn Hữu Hùng (1998), “Phát triển hoạt động thông tin thời kỳ công nghiệp hóa – đại hóa”, Tạp chí Thơng tin tư liệu, (4), tr 2-7 [12] Nguyễn Hữu Hùng (1995), “Vấn đề phát triển nguồn lực thông tin bối cảnh cơng nghệ thơng tin mới”, Tạp chí Thơng tin Tư liệu, (2), tr.11-14 [13] Tạ Bá Hưng (2000), “Phát triển nội dung số Việt Nam: ngun tắc đạo”, Tạp chí Thơng tin Tư liệu, (1) [14] Âu Vũ Cẩm Linh (2008), Tổ chức quản lý cơng tác thư viện, Văn hóa, 165tr [15] Nghị định 02/2009/NĐ-CP phủ ngày 06 tháng 01 năm 2009 quy định tổ chức hoạt động thư viện tư nhân có phục vụ cộng đồng [16] Nghị định 72/2002/NĐ-CP phủ ngày 06 tháng 08 năm 2002 Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Thư viện [17] Nguyễn Viết Nghĩa (2012), Tập giảng Phát triển quản trị vốn tài liệu dành cho học viên cao học ngành Khoa học thư viện Đại học Sài Gòn [18] PLUMBE W.J (1973), Bảo quản sách vùng nhiệt đới gần nhiệt đới: Tài liệu dịch từ tiếng Anh, Hà Nội, 61tr [19] Nguyễn Quan Hồng Phúc (2003), Tổ chức khai thác nguồn lực thông tin thư viện Khoa học Tổng hợp Thành Phố Hồ Chí Minh: Luận Văn Thạc Sỹ, Đại học Văn hóa Hà Nội [20] Quyết định số 10/2007/QĐ BVHTT ngày 04 tháng năm 2007 Bộ Văn hóa-thơng tin Phê duyệt Quy hoạch phát triển ngành Thư viện Việt Nam đến năm 2010 định hướng đến năm 2020 107 [21] Quyết định số 178/CP ngày 16/9/1970của Hội đồng phủ cơng tác thư viện [22] Quyết định số 334/TC-QĐ ngày 8/11/1995của Bộ trưởng Bộ văn hóa thơng tin chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy Thư viện quốc gia Việt Nam [23] Quyết định số 3347/TC-QĐ ngày 8/11/1995 Bộ trưởng Bộ Văn hóa thơng tin “Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Vụ thư viện”-Văn pháp qui công tác thông tin,tư liệu, Trung tâm Thông tin tư liệu KH&CN Quốc gia, 1997, tr317 [24] Quy hoạch phát triển ngành thư viện Việt Nam đến 2010 định hướng đến 2020 Cơ quan phát hành BỘ TRƯỞNG BỘ VĂN HÓA – THƠNG TIN (Nay Bộ Văn Hóa Thể Thao Du Lịch) Ngày ban hành: 04/05/2007 [25] Bùi Loan Thùy (2002), Vấn đề đào tạo cán đại học thông tin-thư viện thời kỳ CNH,HĐH đất nước, Tạp chí Thơng tin-Tư liệu số 4–tr6, năm Tạp chí thơng tin & tư liệu, 3/1995, tr 20 [26] Đoàn Phan Tân (2006), Thông tin học, Đại học Quốc gia, Hà Nội [27] Bùi Loan Thùy, Lê Văn Viết (2001), Thư viện học đại cương, Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh, TP HCM[28] Thơ danh ngôn sách, Văn học, 1997, tr 284 [29] Tổ chức quản lý cơng tác thơng tin - thư viện : giáo trình dùng cho sinh viên ngành thông tin - thư viện , Trường Đại học văn hóa Hà Nội, 1995 [30] Tổng quan khoa học thông tin thư viện,Đại học Quốc gia T.P Hồ Chí Minh , TP.HCM-2001 [31] Từ điển Bách Khoa Việt Nam, Hà Nội-1995 [32] Từ điển tiếng Việt, Trung tâm Từ điển ngôn ngữ, 1992, tr 953 [33] Từ điển tiếng Việt,TTTĐ ngôn ngữ, Hà Nội-1992 108 [34] Tuyên ngôn UNESCO 1994 “ Về thư viện cơng cộng”, Phụ trương tạp chí “Biblioteka”, 1995, số 6, tr [35] V.I Lênin (1970), Bàn thư viện khoa học, Khoa học xã hội , [36] Lênin V.I (1980), Có thể làm cho cơng giáo dục quốc dân, Lênin toàn tập, T 23 Tiến bộ, Maxitcova, tr 439 – 440 [37] Lê Văn Viết (2001), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hóa-thơng tin, Hà Nội [38] Lê Văn Viết (2006), Một số nét đặc sắc công tác thư viện Anh, Thư viện học: Những viết chọn lọc, Văn hóa-thơng tin, Hà Nội [39] Lê Văn Viết (2006), Thư viện học: Những viết chọn lọc, Văn hóathơng tin, Hà Nội [40] Việt Nam (CHXHCN) (2001), Quốc Hội, Pháp Lệnh Thư viện: UB thường vụ Quốc Hội thông qua ngày 28/12/2000 Chủ tịch nước ký sắc lệnh số 01/2001/L-CTN ngày 11/1/2001, Chính trị quốc gia, Hà Nội Tiếng Anh [41] Atbusy, Raymond, The public library of the twenty first century: The key Các trang web [42] http://192.168.17.17:800/gsl (Website nội thư viện KHTTTP.HCM) [43] http://192.168.17.17/libol (Opac tra cứu sở liệu thư viện KHTTTP.HCM) [44] http://www.gls.hcm.org.vn (Website thư viện KHTTTP.HCM) 109