Tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin tại Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh

Tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin tại Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh Lê Ngọc Minh Châu Trường Đại học KHXH&NV Luận văn ThS ngành: Thông tin – Thư viện; Mã số: 60

Tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin tại Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ

Chí Minh

Lê Ngọc Minh Châu

Trường Đại học KHXH&NV Luận văn ThS ngành: Thông tin – Thư viện; Mã số: 60 32 20

Người hướng dẫn: T.S Lê Văn Viết

Năm bảo vệ: 2013

Abstract: Trình bày các khái niệm và các thuật ngữ liên quan đến tổ chức và quản lý nguồn

lực thông tin trong hoạt động thư viện; Nêu vai trò, mục tiêu và nội dung tổ chức và quản lý tại thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức quản lý trong hoạt động tại Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh Trên

cơ cở đánh giá phân tích tình hình tổ chức, quản lý nguồn lực thông tin, đề xuất một số giải pháp điều chỉnh hoạt động tổ chức quản lý nguồn lực thông tin để đáp ứng tối đa nhu cầu đọc

của người dùng tin tại thư viện

Keywords: Nguồn lực thông tin; Quản lý thông tin; Thư viện

Content:

MỤC LỤC

Trang

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1: Quản lý nguồn lực thông tin với Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh 6

1.1 Một số khái niệm 6

1.1.1 Nguồn lực thông tin 6

1.1.2 Khái niệm quản lý 8

1.1.3 Quản lý nguồn lực thông tin 9

1.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin 10

1.2.1 Cán bộ thư viện 10

1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ 11

1.2.3 Hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu 12

1.2.4 Tổ chức kho và bảo quản tài liệu 19

1.2.5 Phục vụ và chia sẻ thông tin 22

1.2.6 Độ lớn và thành phần nguồn lực thông tin 23

1.2.7 Nguồn kinh phí 24

1.3 Tiêu chí đánh giá nguồn lực thông tin và yêu cầu quản lý nguồn lực thông tin 24

1.4 Giới thiệu về Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.Hồ Chí Minh 28

1.4.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện 32

1.4.2 Vai trò của TV KHTH TP.HCM trong chiến lược phát triển của TPHCM 32

1.5 Vai trò của công tác quản lý nguồn lực thông tin đối với Thư viện KHTHTPHCM 33

Chương 2: Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin ở Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh 35

2.1 Quản lý công tác bổ sung tài liệu 35

2.1.1 Chính sách bổ sung tài liệu 35

2.1.2 Quy trình bổ sung sách 36

2.1.3 Tăng lượng tài liệu bổ sung 38

2.1.4 Quản lý việc chia sẻ tài liệu 43

2.2 Quản lý vốn tài liệu 45

2.2.1 Quản lý kho tài liệu 45

2.2.2 Quản lý dữ liệu 54

2.3 Hiện trạng các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nguồn lực thông tin 67

2.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ 67

2.3.2 Cở sở vật chất, trang thiết bị 73

2.3.3 Nguồn kinh phí 76

2.3.4 Nhận xét 77

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nguồn lực thông tin Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh 84

3.1 Nâng cao chất lượng quản lý công tác bổ sung tài liệu 84

3.1.1 Hoàn thiện chính sách bổ sung tài liệu 84

3.1.2 Hoàn thiện quy trình bổ sung 87

3.1.3 Chọn lọc lượng tài liệu được bổ sung 87

3.1.4 Hoàn thiện quản lý việc chia sẻ tài liệu 88

3.2 Hoàn thiện quản lý vốn tài liệu 89

3.2.1 Tăng cường quản lý kho 89

3.2.2 Nâng cao công tác quản lý dữ liệu 91

3.3 Cải tiến các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin 93

3.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ 93

3.3.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 98

3.3.3 Tăng nguồn kinh phí 103

KẾT LUẬN 105

TÀI LIỆU THAM KHẢO 106

PHỤ LỤC 110

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài :

Trong xu thế chung của thế giới, toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh

mẽ, để phát triển đất nước đòi hỏi phải có nguồn thông tin, tri thức vô cùng lớn mới đáp ứng được nhu cầu này

Thành phố Hồ Chí Minh là một trung tâm văn hóa, kinh tế, xã hội và giáo dục hàng đầu của đất nước Thành phố đang từng bước tiến hành công cuộc công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước Nhu cầu về nguồn thông tin dồi dào, phong phú, đa dạng về tất cả mọi lĩnh vực là tất yếu, nhưng có nguồn thông tin dồi dào chưa đủ, cần phải quản lý và khai thác tốt nguồn thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân thành phố đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, giải trí ngày càng nhiều hơn và hiệu quả hơn

Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh (TVKHTH TPHCM) là một trong những trung tâm thông tin lớn của Tp.HCM Chức năng và nhiệm vụ của thư viện là đáp ứng nhu cầu tin cho hoạt động học tập, nghiên cứu, đào tạo, … theo đường lối phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Nguồn thông tin tại thư viện rất đa dạng như tài liệu giấy, tài liệu điện tử, vi phim, vi phiếu, Do tính chất vật lý của mỗi loại tài liệu chịu ảnh hưởng lớn từ khí hậu, đặc biệt là ở miền Nam (khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, mưa nhiều làm tài liệu mau chóng bị hư hỏng) Quá trình tổ chức kho bảo quản tài liệu gặp nhiều khó khăn do diện tích kho hạn hẹp trong khi lượng tài liệu ngày càng nhiều qua mỗi năm; các cơ sở dữ liệu đường truyền chưa được tốt, công tác quản lý nguồn lực thông tin chưa đem lại hiệu quả trong việc đáp ứng được nhu cầu ngày càng đa dạng của người dùng tin tại TVKHTH TPHCM

Nhận thấy tầm quan trọng của nguồn lực thông tin trong Thư viện

Khoa học Tổng hợp Tp.HCM nên tôi chọn đề tài: “Tổ chức Quản lý

nguồn lực thông tin tại Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố HCM trong giai đoạn hiện nay” làm đề tài luận văn của mình.”

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác quản lý nguồn lực thông tin

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu các vấn đề lý luận về quản lý NLTT

Nghiên cứu thực trạng quản lý NLTT tại Thư viện KHTH TpHCM,

và các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý NLTT

Kiến nghị những giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý NLTT tại TVKHTH TPHCM

5 Tổng quan về tình hình nghiên cứu

Những vấn đề về quản lý nguồn lực thông tin ở Tp.HCM đã có nhiều nhà nghiên cứu trong và ngoài nước quan tâm

Có nhiều bài báo, công trình nghiên cứu về công tác tổ chức kho, bảo quản tài liệu, công tác quản lý thư viện công cộng v.v… được bảo vệ thành công tại Trường ĐH Khoa học Xã hội & Nhân Văn TP.HCM, Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân Văn thuộc Trường Đại học Quốc gia Hà Nội và Trường Đại học Văn hóa Hà Nội

Nhưng chưa có đề tài nào: “Tổ chức quản lý nguồn lực thông tin

tại Thư viện khoa học tổng hợp Tp Hồ Chí Minh trong giai đoạn hiện nay” Rõ ràng đây là đề tài hoàn toàn mới không trùng với các đề tài đã

nghiên cứu trước đó

6 Ý nghĩa, lý luận và thực tiễn của đề tài

6.1 Ý nghĩa lý luận

Hoàn thiện những vấn đề lý luận về quản lý NLTT

6.2 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Kết quả nghiên cứu đưa ra những kiến nghị và giải pháp cụ thể về nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý NLTT tại Thư viện KHTHTPHCM

Góp phần phục vụ tốt nhu cầu tin của đọc giả, người dùng tin Tp.HCM trong công cuộc đổi mới Ngoài ra luận văn còn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo phục vụ trong việc học tập, đào tạo chuyên ngành Thư viện Thông tin

7 Phương pháp nghiên cứu

8 Cấu trúc của đề tài :

Ngoài phần mục lục, mở đầu, danh mục tham khảo, phụ lục, luận văn gồm 3 chương :

Chương 1: Quản lý nguồn lực thông tin với Thư viện Khoa học

Tổng hợp Tp.HCM

Chương 2: Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin ở Thư viện

Khoa học Tổng hợp Tp.HCM

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nguồn lực

thông tin tại Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.HCM

Chương 1: Quản lý nguồn lực thông tin với Thư viện Khoa học Tổng

hợp Thành phố Hồ Chí Minh 1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Nguồn lực thông tin

Có nhiều khái niệm khác nhau về nguồn lực thông tin Tuy nhiên tôi nhận thấy khái niệm nguồn lực thông tin của PGS TS Nguyễn Hữu Hùng là một khái niệm đầy đủ và toàn diện: Nguồn lực thông tin là một dạng sản phẩm trí óc, trí tuệ của con người, là phần tiềm lực thông tin có cấu trúc được kiểm soát và có ý nghĩa thực tiễn trong quá trình sử dụng

1.1.2 Khái niệm quản lý

Quản lý là một dạng tương tác đặc biệt của con người với môi trường xung quanh nhằm đạt được mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở

sử dụng các tài nguyên Các tài nguyên ở đây bao gồm: Con người, tiền, vật chất, năng lượng, không gian, thời gian,…

1.1.3 Quản lý nguồn lực thông tin

Quản lý nguồn tài nguyên thông tin là một dạng tương tác của con người với các quá trình của quản lý nguồn tài nguyên thông tin nhằm đạt được mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở sử dụng tài nguyên thông tin

1.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin 1.2.1 Cán bộ thư viện

Muốn tổ chức, quản lý một cơ quan thư viện – thông tin đạt hiệu quả tốt đòi hỏi cán bộ được giao nhiệm vụ tổ chức, quản lý phải là người có chuyên môn về hoạt động thư viện – thông tin; có kiến thức và kỹ năng quản lý; hiểu biết về pháp luật, thủ tục tài chính cũng như những chủ chương, chính sách của nhà nước Đặc biệt là vấn đề liên quan đến trực tiếp đến hoạt động thư viện như: Luật sở hữu trí tuệ, Luật xuất bản, …

Để cho việc quản lý nguồn lực thông tin được hiệu quả hơn, cán bộ quản lý các thư viện phải nắm rõ vai trò của NLTT, cách thức bổ sung, tạo lập NLTT để có những chủ trương, quyết sách đúng đắn trong đầu tư kinh phí, con người, cơ sở vật chất kỹ thuật để phát triển, tổ chức, bảo quản NLTT hợp lý, có chất lượng

1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ

Cơ sở vật chất là một trong 3 yếu tố cấu thành thư viện Một cơ sở vật chất hiện đại sẽ góp phần giúp hoạt động của thư viện đạt hiệu quả tốt, đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin và ngược lại

Quá trình quản lý nguồn lực thông tin sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu không có một hệ thống hỗ trợ như địa điểm, kho tàng, kệ, mã vạch, cổng

từ, giúp bảo quản nguồn lực thông tin truyền thống với tài liệu hiện đại như các cơ sở dữ liệu, tài liệu điện tử, nếu không có một hệ thống máy móc, thiết bị đi kèm sẽ không đảm bảo được sự đồng bộ khi bảo quản và khi sử dụng

1.2.3 Hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu

* Công tác bổ sung: Công tác bổ sung là khâu đều tiên trong công

tác thư viện, quyết định chất lượng và hiệu quả của công tác thư viện, là

cơ sở cho công tác khác, có ý nghĩa trực tiếp đến việc thỏa mãn nhu cầu đọc

* Công tác xử lý tài liệu:

Xử lý tài liệu là khâu quan trọng nhằm tổ chức và quản lý tài liệu Quá trình xử lý thông tin gồm 2 giai đoạn: xử lý hình thức và xử lý nội dung Nó bao gồm các khâu Tiếp nhận tài liệu bổ sung; Đóng dấu; Tạo

số đăng kí cá biệt; Mô tả thư mục; Mô tả nội dung

* Ý nghĩa của việc xử lý nghiệp vụ trong công tác quản lý:

Giúp việc tổ chức kho tài liệu theo nhiều phương pháp khác nhau, xây dựng bộ máy tra cứu – tìm tin Đồng thời giúp cho việc tạo lập các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin mới làm cho nguồn TNTT của cơ quan thông tin thư viện, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của người

sử dụng thông quan việc mở rộng khả năng chia sẻ thông tin trong hệ thống thông tin quốc gia

1.2.4 Tổ chức kho và bảo quản tài liệu

Toàn bộ tài liệu được thư viện bổ sung về cần được tổ chức một cách khoa học, gồm các kho: Tổng kho (kho chủ yếu, kho chính), Kho phụ: Việc tổ chức kho phải đảm bảo tiết kiệm diện tích kho, giá, công sức của cán bộ thư viện, tạo điều kiện cho việc kiểm kê kho sách nhanh chóng, chính xác và để cán bộ thư viện lấy sách phục vụ bạn đọc nhanh chóng, chính xác

Bảo quản tài liệu

Bảo quản được hiểu là sự đảm bảo tính toàn vẹn và tình trạng vật lý bình thường của các tài liệu được bảo quản trong kho thư viện

Bảo quản tài liệu có hai trường hợp: Bảo quản phục hồi, Bảo quản phòng chống

1.2.5 Phục vụ và chia sẻ thông tin

Công tác phục vụ bạn đọc cũng đóng vai trò quan trọng trong quản

lý NLTT Các thư viện càng mở rộng các hình thức và phạm vi, đối tượng phục vụ bạn đọc càng có nguy cơ bị mất mát tài liệu nhiều

1.2.6 Độ lớn và thành phần nguồn lực thông tin

Vốn tài liệu càng lớn chi phí cho quản lý càng nhiều Chi phí cho nguồn nhân lực làm công tác xử lý, bảo quản tài liệu Chi phí cho việc tạo lập môi trường bảo quản tối ưu, chi phí cho các phương tiện lưu trữ thông tin, tài liệu

Các phương pháp quản lý NLTT bao gồm các chiến lược phát triển dựa vào nhiệm vụ, chức năng của thư viện với loại hình tài liệu bổ sung hợp lý để đáp ứng nhu cầu của NDT Các phương tiện hỗ trợ và cộng cụ quản lý như hệ thống máy tính, phần mềm quản lý NLTT các mã vạch, cổng từ được trang bị để hỗ trợ thư viện được quản lý tốt NLTT theo loại hình của TL

1.3 Tiêu chí đánh giá nguồn lực thông tin và yêu cầu quản lý nguồn lực thông tin:

Các tiêu chí đánh giá nguồn lực thông tin: tính giá trị; tính cấu trúc; tính truy cập; tính kịp thời, cập nhật; tính chia sẻ

1.4 Giới thiệu về Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.Hồ Chí Minh

Tiền thân là thư viện các Đô đốc, Thống đốc được thành lập năm

1868 Thư viện được đổi tên thành Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh theo quyết định của Ủy ban nhân dân thành phố ngày 14 tháng 4 năm 1978 Thư viện có trách nhiệm sưu tập, bảo quản, tổ chức và khai thác vốn tài liệu trong và ngoài nước để phục

vụ mọi thành phần người sử dụng Thư viện đồng thời có trách nhiệm lập kế hoạch và hướng dẫn nghiệp vụ cho 24 thư viện quận, huyện Vốn tài liệu của thư viện trên 1.900.000 bản đủ mọi lĩnh vực và hình thức Nhân viên thư viện trên 100 người làm việc ở các khâu khác nhau, cung cấp các dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải

trí của người sử dụng Hằng ngày có khoảng 1.000 đến 1.800 lượt người

sử dụng thư viện: đọc tại chỗ, mượn về nhà, truy cập Internet và sử dụng các chương trình ứng dụng khác trên máy tính, tài liệu và thiết bị riêng cho người khiếm thị và người mắt kém

1.4.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện

Trong quyết định số 57/QĐ/UB của UBND TP.Hồ Chí Minh ở điều

2 có ghi rõ chức năng và nhiệm vụ của Thư viện KHTH TP Hồ Chí Minh như sau:

Xây dựng hoàn chỉnh và bảo quản lâu dài, khai thác và sử dụng vốn sách báo,tài liệu khoa học, đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, sản xuất, giảng dạy của các cơ quan, xí nghiệp, trường học trong Thành phố Tổ chức và quản lý về nghiệp vụ hệ thống thư viện nhân dân thuộc các quận, huyện, hình thành một mạng lưới thư viện hoàn chỉnh của Thành phố, hướng dẫn và giúp đỡ nghiệp vụ cho các thư viện nhà nước ở các tỉnh phía Nam

1.4.2 Vai trò của Thư viện KHTH TP.HCM trong chiến lược phát triển của TP.HCM

Thư viện KHTH TP.HCM luôn nỗ lực để đảm đương vai trò: xây dựng, bảo quản và tổ chức khai thác vốn tài liệu về mọi lĩnh vực cả trong và ngoài nước, phục vụ rộng rãi quần chúng nhân dân nhằm nâng cao trình độ dân trí, và nhu cầu về học tập, giải trí …

1.5 Vai trò của công tác quản lý nguồn lực thông tin đối với Thư viện KHTHTPHCM

- Quản lý vốn tài liệu là bảo quản, giữ gìn, truyền lại cho đời sau kho tàng văn hoá của địa phương, dân tộc và thế giới; Bảo quản tài sản của thư viện; Nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc; Tăng giá trị của vốn tài liệu; Quản lý NLTT tốt là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin trong các cơ quan thông tin, thư viện

Chương 2: Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin

ở Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh

2.1 Quản lý công tác bổ sung tài liệu

2.1.1 Chính sách bổ sung tài liệu

Chính sách này bao gồm các vấn đề sau: Chính sách bổ sung; Phân

bổ kinh phí bổ sung; Thanh toán tài chính; Chính sách trao đổi, nhận tặng và ký giữ lưu chiểu; Chính sách bảo quản; Ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa trong công tác phát triển vốn tài liệu; Chọn lọc tài liệu; Chính sách hợp tác phối hợp bổ sung : Bổ sung tập trung cho thư viện quận, huyện, bổ sung giữa các thư viện hay các cơ quan thông tin khác, tìm kiếm và vận động nguồn tài trợ phát triển vốn tài liệu; Chính sách đánh giá vốn tài liệu; Tuyển chọn và đào tạo cán bộ trong hoạt động phát triển vốn tài liệu

2.1.2 Quy trình bổ sung sách

A Công tác với nhà cung cấp: Thu thập danh mục sách; Tra trùng;

Đặt sách; Nhận sách

* Công tác biên mục sơ lược: Cho số tổng quát; Lập biên bản nhập

kho hay biên mục sơ lược :

* Đăng ký: Vào sổ giao nhận của từng kho

B Quá trình bổ sung tài liệu điện tử: Chọn lọc tài liệu; Đánh giá

hiệu quả sử dụng của tài liệu trong thực tế; Phân bổ kinh phí: Xác định nguồn kinh phí cho hợp lý, có thể tự tạo lập để tiết kiệm kinh phí bổ sung.; Xử lý nội dung và hình thức của tài liệu; Lưu trữ trên các server ; Quản lý bằng các máy chủ, máy trạm và hệ thống bảo mật an toàn.; Khai thác và sử dụng dễ dàng cho NDT