Xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại doanh nghiệp truyền thông Vĩ An

Cụ thể, trong phạm vi đề tài này, DNTT Vĩ An phải xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin một cách có hiệu quả nhất để đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin, khẳng định doanh n

NGUYỄN THỊ QUỲNH LÊ

XÂY DỰNG VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP TRUYỀN

THÔNG VĨ AN

Chuyên ngành : Khoa học Thư viện

Mã số : 60 32 20

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN THƯ VIỆN

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Việt Bắc

Hà Nội – 2009

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, sự phát triển công nghệ thông tin (CNTT) - cùng với nó là

sự bùng nổ thông tin - đã đem đến những thay đổi lớn lao trong đời sống xã hội Nhân loại đã và đang bước sang một xã hội mới – xã hội thông tin Một trong những đặc điểm nổi bật của xã hội thông tin là sử dụng ngày càng nhiều thông tin, kiến thức, trí tuệ vào sản xuất Các yếu tố này có hàm lượng cao trong sản phẩm Thông tin trở thành yếu tố của lực lượng sản xuất Do đó, xã hội thông tin là môi trường để hình thành một ngành công nghiệp mới, ngành công nghiệp sản sinh ra chính thông tin và các dòng thông tin được truyền tải trên các mạng – đó là những nhà cung cấp nội dung thông tin

Xu thế chung của thế giới đã tác động đến Việt Nam, dẫn đến việc ra đời hàng loạt doanh nghiệp truyền thông (DNTT), hoạt động như những nhà cung cấp thông tin

Những nhà cung cấp thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng trong thời kỳ bùng nổ thông tin bởi khả năng kiểm soát thông tin của người sử dụng

bị hạn chế do tính xác thực của thông tin thiếu đảm bảo Điều này là thách thức lớn cho các tổ chức, đơn vị cung cấp thông tin, DNTT Cơ quan thông tin phải là nơi thu thập, tìm kiếm và cung cấp thông tin có giá trị cho người dùng tin, nâng cao khả năng tiếp cận, kiểm soát nguồn tin có giá trị cho họ

Đặc biệt, hiện nay Việt Nam đang trong quá trình tăng cường hội nhập kinh tế thế giới, nên nhu cầu thông tin về kinh tế, xã hội, tiến bộ khoa học kỹ thuật tiên tiến trên thế giới ngày càng lớn Các doanh nghiệp cũng như các địa phương trên cả nước mà đặc biệt là thủ đô Hà Nội càng ngày càng có nhu cầu lớn về nguồn thông tin mang giá trị cao trong lĩnh vực kinh tế, khoa học, kỹ thuật…do đó các nhà cung cấp thông tin hay các DNTT lại càng có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết

Mặt khác, thị trường luôn tồn tại quy luật cạnh tranh, mỗi cơ quan thông tin muốn tồn tại và phát triển phải luôn không ngừng nâng cao nguồn lực thông tin, nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin để đủ sức cạnh tranh với các nhà cung cấp thông tin khác, thu hút được người dùng tin

Từ những lý do trên tôi đã chọn đề tài “Xây dựng và khai thác nguồn

lực thông tin tại doanh nghiệp truyền thông Vĩ An” làm đề tài cho luận văn

- Luận văn cao học ngành Thư viện Thông tin: “Tổ chức và quản lý khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm TT- TV Đại học Quốc gia Hà Nội” của học viên Trần Hữu Huỳnh tại ĐH Văn hóa Hà Nội

- Luận văn cao học ngành Thư viện Thông tin: “Quản lý và khai thác nguồn tài liệu địa chí tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu” của Huỳnh Tới tại ĐH Văn hóa Hà Nội

Các đề tài này chủ yếu tập trung khảo sát nguồn lực thông tin trong các

cơ quan hay trung tâm TT – TV, thuộc sự quản lý nhà nước, hoạt động phi lợi nhuận do đó tính cạnh tranh giữa các cơ quan, trung tâm TT – TV không thể hiện rõ ràng Trong khi đó, đối với các doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp

tư nhân, để tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược phát triển của doanh nghiệp mình sao cho đạt hiệu quả kinh tế cao nhất Qua

nghiên cứu, tôi có thể khẳng định, từ trước đến nay chưa có báo cáo, luận văn cao học chuyên ngành TT - TV nào nghiên cứu mô hình thông tin trong các doanh nghiệp, cụ thể là DNTT Vì vậy đề tài này là đề tài hoàn toàn mới, không trùng lặp với đề tài nghiên cứu nào ở trong nước

Luận văn sẽ đóng góp một phần nhỏ vào việc khẳng định vai trò cũng như xu hướng phát triển của ngành thông tin nói riêng và khoa học TT – TV nói chung trong sự phát triển kinh tế xã hội ngày nay

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Đề tài được nghiên cứu nhằm nâng cao hiệu quả việc xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An Từ đó đưa ra những giải pháp, kiến nghị nhằm xây dựng một mô hình thông tin hỗ trợ doanh nghiệp trong thời kỳ cạnh tranh và hội nhập quốc tế

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề:

- Nghiên cứu nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An;

- Nghiên cứu đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của DNTT Vĩ An;

- Khảo sát, đánh giá việc xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An;

- Đề xuất những giải pháp khả thi nhằm xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An

4 Giả thuyết nghiên cứu

Như chúng ta đã biết, điều bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm là tìm biện pháp để nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường Đối với ngành công nghiệp cung cấp thông tin, sự cạnh tranh càng trở nên khốc liệt hơn, bởi trong xã hội thông tin, thông tin luôn không ngừng gia tăng cả về số lượng và chất lượng

Trong khi đó, mỗi sản phẩm hay dịch vụ thông tin đều có “chu trình sống” riêng Mỗi sản phẩm hay dịch vụ đều trải qua ba giai đoạn: từ hình thành ý tưởng, đến giai đoạn ra đời, phát triển và giai đoạn bão hòa và suy thoái Do đó, cơ quan thông tin phải thường xuyên khảo sát chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin hay nguồn lực thông tin của cơ quan để kịp thời có biện pháp xử lý đối với mỗi sản phẩm và dịch vụ thông tin

Từ thực tế đó, tôi đặt ra giả thuyết xu hướng cho đề tài là bất cứ DNTT nào cũng phải không ngừng nâng cao chất lượng thông tin nếu không muốn bị thất bại trong cạnh tranh trên thị trường Cụ thể, trong phạm vi đề tài này, DNTT Vĩ An phải xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin một cách có hiệu quả nhất để đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin, khẳng định doanh nghiệp là nhà cung cấp thông tin có uy tín

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu: tập trung đi sâu nghiên cứu thực trạng việc xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An

5.2 Phạm vi nghiên cứu:

- Phạm vi về không gian nghiên cứu: nghiên cứu tại DNTT Vĩ An ở Hà Nội

- Phạm vi về thời gian nghiên cứu: từ năm 2005 – 2009

6 Phương pháp nghiên cứu

Căn cứ vào chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước

về phát triển khoa học và công nghệ, để khẳng định vai trò của nguồn lực thông tin trong các cơ quan TT - TV nói chung và trong các DNTT nói riêng, đặc biệt trong bối cảnh công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước, luận văn vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác - Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh Phương pháp nghiên cứu cụ thể như sau:

- Phương pháp quan sát thực tế;

- Phương pháp phỏng vấn các chuyên gia;

- Phương pháp điều tra xã hội học;

- Phương pháp thống kê; phân tích; tổng hợp tài liệu

7 Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài

- Về mặt khoa học: đề tài cho thấy mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn, từ việc nghiên cứu lý luận về những thay đổi trong nhu cầu tin của người dùng tin trong điều kiện mới để xây dựng nguồn thông tin đáp ứng tối đa nhu cầu đó

- Về mặt ứng dụng: trên cơ sở khảo sát thực trạng, đề tài đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin; xây dựng

và phát triển thương hiệu của nhà cung cấp thông tin truyền thông

8 Dự kiến kết quả nghiên cứu

Kết quả nghiên cứu chỉ ra thực trạng nguồn lực thông tin, thực trạng xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An Đề tài nhằm xây dựng mô hình nhà cung cấp thông tin, ngoài các cơ quan thông tin của nhà nước, đáp ứng tối đa nhu cầu tin ngày càng đa dạng của xã hội

9 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm ba chương như sau:

Chương 1: Nguồn lực thông tin và vai trò của DNTT trong sự phát

triển kinh tế xã hội

Chương 2: Thực trạng xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại

DNTT Vĩ An

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin

tại DNTT Vĩ An

NỘI DUNG Chương 1 NGUỒN LỰC THÔNG TIN VÀ VAI TRÒ CỦA

NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP TRUYỀN THÔNG VĨ AN TRONG SỰ PHÁT TRIỂN KINH TẾ XÃ HỘI 1.1 Nguồn lực thông tin

1.1.1 Khái niệm thông tin

Thuật ngữ thông tin (tiếng Anh- Information) có nguồn gốc từ thuật ngữ Latin - Infomatio, có nghĩa là diễn giải, thông báo Theo nghĩa thông thường, thông tin được xem như một đối tượng có nội dung, một quá trình trao đổi giữa con người và môi trường để con người dễ dàng thích nghi với môi trường Con người tồn tại luôn bị chi phối và chịu sự tác động của thế giới Cũng chính vì vậy, việc nhận thức được thế giới là mục đích quan trọng của con người Thông tin chính là chiếc cầu nối giữa thế giới với con người

Khái niệm thông tin xuất hiện lần đầu tiên từ những năm 40 của thế kỷ

XX khi nhà bác học người Mỹ C.Shannon đưa ra lý thuyết thông tin Cho tới nay, khái niệm thông tin đã được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Thông tin là một khái niệm phức tạp, do đó có nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin

Năm 1948, bài báo “Một lý thuyết toán về truyền thông” công bố trên tạp chí Bell System Technical của C.Shannon đã đặt nền tảng cho lý thuyết thông tin Theo C Shannon, thông tin là quá trình liên hệ nhằm loại bỏ sự bất định Thông tin là kết quả của phản ánh song không phải vì thế mà đánh đồng giữa thông tin và phản ánh Thông tin còn tác động tới hành vi của chủ thể thông qua việc tiếp nhận và sử dụng thông tin Từ đây, thông tin trong hệ thống xã hội được xem là tri thức được diễn đạt trong các thông điệp có khả

năng nâng cao tính trật tự, tính đa dạng nội tại của hệ thống Như vậy, thuộc tính cơ bản của thông tin là đối lập với bất định và ngẫu nhiên đã được C Shannon xác định trong lý thuyết thông tin toán học thì cũng phản ánh tính trật tự, tính tổ chức của các hệ thống Mối quan hệ này làm cho "cách tiếp cận thông tin" trở nên có tính phổ biến khi nghiên cứu và xử lý các vấn đề về tổ chức, quản lý trong các hệ thống xã hội

Theo từ điển Random House Dictionary of English language, thông tin

là tri thức được giao lưu hoặc được thu nhận có liên quan đến một sự kiện hoặc hoàn cảnh đặc biệt Trong khi từ điển Oxford English định nghĩa, thông tin là tri thức, là tin tức Còn trong cuốn Guide to concept and term in data processing, thông tin là ý nghĩa mà con người muốn diễn đạt hoặc nhận thức ra,

là sự biểu đạt các sự việc và ý tưởng bằng các phương tiện trình bày đã được quy định Theo từ điển Bách khoa toàn thư Xô Viết, thông tin là tri thức được truyền từ người này qua người khác bằng lời nói, chữ viết hay bằng một phương tiện nào đó

Như vậy thông tin giúp con người hiểu biết thêm về một đối tượng, làm giảm độ bất ổn định về đối tượng Nếu ta có một lượng thông tin nhiều bao nhiêu về sự vật, hiện tượng nào đó thì tính không ổn định hay nói cách khác là

độ bất ổn định của sự vật, hiện tượng đó giảm đi bấy nhiêu Thông tin chính

là bộ phận tri thức được sử dụng để định hướng, để tác động tích cực, để điều khiển, nghĩa là, thông tin nhằm mục đích duy trì, hoàn thiện và phát triển hệ thống Trong các hệ thống xã hội, thông tin xã hội là phần tri thức luân chuyển, vận động tuần hoàn không ngừng thông qua các quá trình thu thập,

xử lý, bảo quản, tìm kiếm, phân phối và sử dụng

Ở phạm vi nghiên cứu của luận văn này, thông tin được hiểu là các số liệu, kiến thức phản ánh bản chất sự vật, hiện tượng và được chuyển tải tới người tiếp nhận thông qua một phương tiện nào đó

1.1.2 Khái niệm nguồn lực thông tin

Cũng như khái niệm thông tin, cũng có rất nhiều định nghĩa khác nhau

về khái niệm nguồn lực thông tin Song cho đến nay, nội hàm của khái niệm nguồn lực thông tin vẫn chưa xác định rõ ràng

Theo từ điển giải nghĩa về thông tin học, “ở dạng chung nhất, nguồn lực thông tin được hiểu như là tổ hợp các thông tin nhận được và tích lũy được trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con người, để sử dụng nhiều lần trong sản xuất và quản lý xã hội Nguồn lực thông tin phản ánh các quá trình và hiện tượng tự nhiên được ghi nhận trong kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học và trong các dạng tài liệu khác của hoạt động nhận thức và thực tiễn.”

Trong khi đó, theo tài liệu hướng dẫn của UNESCO về việc xây dựng, phê duyệt và vận hành chính sách thông tin quốc gia lại định nghĩa: “nguồn lực thông tin bao gồm các dữ liệu thể hiện dưới dạng văn bản, số, hình ảnh hoặc âm thanh được ghi lại trên phương tiện theo quy ước và không theo quy ước, các sưu tập, những kiến thức của con người, những kiến thức của tổ chức

và ngành CNTT”

Có người cho rằng, nguồn lực thông tin là vốn tài liệu trong các cơ quan thông tin Có ý kiến lại cho rằng, nguồn lực thông tin không chỉ bao hàm các nguồn lực về tài liệu mà còn gồm cả các thành phần khác như nhân lực thông tin, tài lực thông tin…

Tuy nhiên, chúng tôi đồng ý với quan điểm, nguồn lực thông tin phản ánh những hoạt động nhận thức và thực tiễn của con người, để sử dụng nhiều lần trong các quá trình sản xuất và quản lý xã hội Đồng thời, nguồn lực thông tin được thể hiện dưới dạng tài liệu với nhiều hình thức khác nhau: văn bản,

số, âm thanh, hình ảnh…

Căn cứ vào sở hữu, nguồn lực thông tin có thể phân ra ở cấp toàn cầu, quốc gia, khu vực, địa phương, ngành, từng cơ quan, đơn vị, cá nhân Trong

đó, nguồn lực thông tin cá nhân có thể hiểu như nguồn lực thông tin của các hãng, các tổ chức, cá nhân được thành lập và hoạt động bằng tiền của các tổ chức, cá nhân đó Từ trước đến nay, chúng ta vẫn thường quan niệm khái niệm “nguồn lực thông tin” chỉ dùng trong các cơ quan thông tin, thư viện Song ngày nay, cùng với sự phát triển của xã hội thông tin, bất cứ một tổ chức, doanh nghiệp nào cũng cần đến thông tin để phục vụ cho hoạt động của

tổ chức mình Do đó, mỗi doanh nghiệp đều có một bộ phận thông tin có chức năng thu thập, xử lý, khai thác thông tin phục vụ cho lĩnh vực của mình Chẳng hạn, nguồn lực thông tin của trường đại học dân lập, của một công ty, một DNTT

1.2 Doanh nghiệp truyền thông Vĩ An

1.2.1 Khái niệm doanh nghiệp truyền thông

Truyền thông là quá trình trao đổi thông tin giữa các thực thể Thông tin có thể được trao đổi thông qua hệ thống các ký hiệu hoặc không cần đến

ký hiệu (sự thấu cảm) Truyền thông cũng là một ngành học nghiên cứu các quá trình trao đổi thông tin

Truyền thông (communication) là quá trình chia sẻ thông tin Truyền thông là một kiểu tương tác xã hội trong đó ít nhất có hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia sẻ các qui tắc và tín hiệu chung Ở dạng đơn giản, thông tin được truyền từ người gửi tới người nhận Ở dạng phức tạp hơn, các thông tin trao đổi liên kết người gửi và người nhận Phát triển truyền thông là phát triển các quá trình tạo khả năng để một người hiểu những gì người khác nói (ra hiệu, hay viết), nắm bắt ý nghĩa của các thanh âm và biểu tượng, và học được cú pháp của ngôn ngữ

Truyền thông thường gồm ba phần chính: nội dung, hình thức, và mục tiêu Nội dung truyền thông bao gồm các hành động trình bày kinh nghiệm, hiểu biết, đưa ra lời khuyên hay mệnh lệnh, hoặc câu hỏi Các hành động này

được thể hiện qua nhiều hình thức như động tác, bài phát biểu, bài viết, hay bản tin truyền hình Mục tiêu có thể là cá nhân khác hay tổ chức khác, thậm chí là chính người/tổ chức gửi đi thông tin

Doanh nghiệp truyền thông là các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động nhằm tạo ra môi trường tương tác thông tin giữa các cá nhân, tổ chức với nhau, nhằm truyền bá, phổ biến thông tin tới đối tượng tiếp nhận thông qua một phương tiện cụ thể Dựa trên các phương tiện chuyển tải thông tin, chúng

ta thấy có rất nhiều cơ quan truyền thông như: Đài truyền hình, Hãng thông tấn xã…Tuy nhiên, trong phạm vi luận văn này, đối tượng nghiên cứu là DNTT Vĩ An là một đơn vị chuyên tổng hợp thông tin, cung cấp thông tin từ các nguồn thông tin khác nhau về lĩnh vực cụ thể để cung cấp cho mỗi đối tượng khách hàng DNTT Vĩ An hoạt động như một nhà cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin

Trên thị trường thế giới về thông tin và các dịch vụ và sản phẩm thông tin, người ta có thể chia chúng thành các bộ phận chính, đặc trưng cho các nước phát triển và không phụ thuộc vào kênh truyền tin, nghĩa là được phổ biến cả trên Internet, như sau:

- Bộ phận thông tin doanh nghiệp (thị trường chứng khoán, tài chính, thương mại, kinh tế, thống kê) bao gồm:

+ Thông tin chứng khoán và tài chính: thông tin về giá cổ phiếu, tỷ giá ngọai tệ, thị trường hàng hóa và tiền tệ, đầu tư, giá cả,… do các thị trường chứng khoán, các cơ sở chuyên về thông tin chứng khoán và thị trường, các công ty môi giới, nhà băng cung cấp;

+ Thông tin kinh tế và thống kê xã hội: thông tin về chỉ số kinh tế, dân

số, xã hội dưới dạng chuỗi động thái, mô hình dự báo và đánh giá,…do các cơ quan nhà nước, các công ty nghiên cứu và tư vấn về nhu cầu của thị trường cung cấp;

+ Thông tin thương mại: thông tin về các hãng, công ty, tập đoàn, về hướng hoạt động và sản phẩm của chúng, về giá cả, tình hình tài chính, các mối quan hệ, các hợp đồng…

+ Tin tức trong lĩnh vực kinh tế và kinh doanh do các bộ phận thông tin chuyên dạng cung cấp

- Bộ phận thông tin chuyên môn (thông tin khoa học công nghệ, thông tin chuyên dạng, các tài liệu cấp 1) bao gồm:

+ Thông tin chuyên ngành: thông tin và dữ liệu chuyên cho luật sư, bác

sỹ, dược sỹ,…;

+ Thông tin khoa học và công nghệ: thông tin tư liệu, thư mục, tóm tắt, tra cứu và các dữ liệu trong lĩnh vực các khoa học cơ bản và ứng dụng, khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội, các ngành nghề sản xuất và các lĩnh vực hoạt động của con người;

+ Dịch vụ của các tổ chức hỗ trợ cho việc tiếp cận đến nguồn thông tin cấp 1 (kể cả dưới dạng sao chụp tài liệu): thông qua thư viện và các bộ phận chuyên trách, khả năng có được và nhận được tài liệu gốc theo dịch vụ mượn giữa các trung tâm TT - TV

- Bộ phận thông tin đại chúng và tiêu dùng (tin tức, các dịch vụ trên cơ

sở phương tiện viễn thông toàn cầu hiện đại) bao gồm:

+ Tin tức và sách báo: thông tin của các hãng thông tấn báo chí, tạp chí điện tử, sách tra cứu, bách khoa toàn thư;

+ Thông tin tiêu dùng và giải trí, hướng vào việc sử dụng tại gia và không mang tính công vụ: tin tức địa phương, dự báo thời tiết, bảng giờ tàu

xe, các trò chơi, thông tin về tỷ giá hối đoái, cho thuê ôtô,… Loại thông tin này được phổ biến dưới dạng các ấn phẩm truyền thống hoặc theo kênh truyền hình (tài liệu đa phương tiện), đài phát thanh, và trong vài năm gần đây- thông qua mạng máy tính và trước hết là qua Internet

- Bộ phận thông tin xã hội-chính trị: là thông tin phục vụ cho các cơ quan, đoàn thể, các tổ chức chính trị - xã hội

Một điểm cần lưu ý là, việc phân chia thị trường thông tin ra thành các

bộ phận nói trên hoàn toàn mang tính ước lệ Tuy nhiên, sự phân chia này là cần thiết, bởi việc làm này cho phép cấu trúc hóa thị trường trên cơ sở nhóm người dùng tin với các vấn đề mà họ phải giải quyết, tức là cho phép xác định phạm vi mà một tổ chức thông tin có thể định hướng vào

Dựa trên sự phân chia thị trường thông tin như nói trên mà DNTT Vĩ

An đã xây dựng nguồn lực thông tin cũng như các sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp để cung cấp theo nhu cầu của người dùng tin

1.2.2 Khái quát về doanh nghiệp truyền thông Vĩ An

1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Vĩ An

DNTT Vĩ An – đơn vị chuyên cung cấp thông tin chọn lọc từ các phương tiện thông tin truyền thông như báo, tạp chí, website DNTT Vĩ An hoạt động theo các quy định về báo chí, là doanh nghiệp có chức năng, nhiệm

vụ như sau:

- Dịch vụ tổng hợp thông tin kinh tế, xã hội từ báo chí, tuyên truyền cho doanh nghiệp;

- Dịch vụ cập nhật thông tin, CSDL cho website doanh nghiệp;

- Đại lý kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông;

- Dịch vụ nghiên cứu, phân tích thị trường;

- Tiếp thị, xúc tiến thương mại;

- Kinh doanh thương mại điện tử, dịch vụ quảng cáo thương mại;

- Xây dựng và phát triển website cho doanh nghiệp;

- Dịch vụ đào tạo CNTT;

- Đào tạo truyền thông: kỹ năng viết, biên tập tin cho báo, trang tin điện tử; kỹ năng tổ chức sự kiện, quan hệ quần chúng; kỹ năng phân tích thị trường, điểm báo

Chức năng và nhiệm vụ của DNTT là một trong những yếu tố quy định nội dung nguồn lực thông tin của doanh nghiệp Để xây dựng được nguồn lực thông tin, trước hết doanh nghiệp phải dựa trên chức năng, nhiệm vụ của chính doanh nghiệp mình Chức năng, nhiệm vụ và định hướng phát triển của DNTT, bản chất và phạm vi nguồn tin mà họ có ý định xây dựng cần phải được thể hiện trong chính sách phát triển nguồn tin Tất cả những yếu tố đó có tác động trực tiếp đến nguồn lực thông tin của doanh nghiệp Qua vốn tài liệu hay nguồn thông tin thu thập của doanh nghiệp thể hiện được chức năng của

nó, vì vậy việc lựa chọn nguồn thông tin tất yếu dựa trên cơ sở khái quát chức năng và nhiệm vụ của đơn vị

1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực của Vĩ An

Phòng Hành chính

Phòng Website Phòng

Kế toán

* Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

- Ban Giám đốc: Chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của doanh nghiệp và chỉ đạo các đơn vị chức năng thực hiện đúng nguyên tắc, chế độ của nhà nước; Làm việc với các cơ quan có liên quan, ký các quyết định thuộc thẩm quyền; Đầu tư trang thiết bị kỹ thuật nhằm phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp; Trực tiếp lãnh đạo công tác tổ chức bộ máy, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp

- Phòng Biên tập: Xây dựng nguồn lực thông tin cho doanh nghiệp; Chịu trách nhiệm về sản phẩm và dịch vụ thông tin của doanh nghiệp; Đào tạo nhân viên về kỹ năng biên tập và báo chí; Giải quyết mọi yêu cầu của khách hàng liên quan đến nội dung sản phẩm và dịch vụ thông tin

- Phòng Kinh doanh: Khai thác và tìm kiếm các khách hàng cho Công

ty, Phụ trách công tác chăm sóc khách hàng; Xây dựng các phương án kinh doanh cho Công ty

- Phòng Hành chính: Giúp lãnh đạo Công ty trong công tác quản lý về

bộ máy hành chính; Giúp lãnh đạo Công ty theo dõi việc thực hiện kế hoạch công tác của các phòng và làm báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động của Công ty; Giúp ban lãnh đạo Công ty thực hiện tốt công tác quản lý nhân sự trong đơn vị theo quy định của Công ty; Thực hiện các công việc về hành chính, tổ chức và quản trị Công ty

- Phòng Kế toán: Thực hiện tốt về công việc quản lý tài chính, quản lý

cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư trang thiết bị của doanh nghiệp theo đúng quy định; Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo quyết toán, công khai tài chính theo quy định của doanh nghiệp; Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về công tác tài chính kế toán, đảm bảo chế độ chính sách, theo quy định của Giám đốc

- Phòng Website: Quản trị website của Công ty; Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin trên website; Quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp

trên cộng đồng online, Xây dựng và khai thác các dịch vụ thông tin thông qua website

* Nguồn nhân lực của Công ty

Là một doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp truyền thông Vĩ An luôn quan tâm đến công tác tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực cho Công ty

Doanh nghiệp có 50 nhân viên, đều có trình độ đại học trở lên Cụ thể: có

2 thạc sỹ , 48 cử nhân về các chuyên ngành như báo chí, kinh tế, ngoại ngữ…

Theo khảo sát, 100% cán bộ làm công tác xử lý thông tin đều có nghiệp

vụ báo chí, tốt nghiệp ở ngành báo chí, thông tin Do đó, họ rất thành thạo về nghiệp vụ báo chí cũng như các thao tác tìm kiếm và xử lý thông tin Thêm vào đó, họ cũng có trình độ về tin học, điều này hỗ trợ nhiều trong hoạt động của họ Riêng đội ngũ biên tập viên tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Pháp là những người tốt nghiệp chuyên ngành ngoại ngữ

Nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực nội tại của đơn vị và đồng thời cũng là một trong những yếu tố tác động trực tiếp đến nguồn lực thông tin của chính đơn vị đó Đối với DNTT, đội ngũ những người làm công tác thu thập thông tin, xử lý thông tin được gọi là biên tập viên Người quản lý hay giám đốc của doanh nghiệp phải đánh giá được thực chất trình độ, năng lực nhân viên của mình để có chính sách phát triển nguồn tin hợp lý Khâu biên tập tin để cho ra những sản phẩm thông tin cuối cùng có thể nói là khâu nghiệp vụ quan trọng do đó đòi hỏi người biên tập phải thành thạo về nghiệp vụ và có sự

am hiểu về nhiều lĩnh vực mới có thể xử lý tốt thông tin thu thập được

1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Vĩ An

1.3.1 Đặc điểm người dùng tin tại Vĩ An

Người dùng tin là đối tượng mà hoạt động thông tin hay DNTT hướng tới, do đó cần phải tập trung nghiên cứu đầy đủ đối tượng người dùng tin nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu tin của họ

Người dùng tin cũng là yếu tố trung tâm của hoạt động thông tin bởi vì, người dùng tin sử dụng kết quả của hoạt động thông tin, sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin của doanh nghiệp Đồng thời, người dùng tin cũng đánh giá các sản phẩm và dịch vụ thông tin thông qua các chỉ số về mức độ phù hợp hay không phù hợp, có thông tin phản hồi về hiệu quả sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tới DNTT để họ điều chỉnh các sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp với nhu cầu

Các DNTT cũng như các cơ quan thông tin, với mục tiêu để phục vụ tốt hơn cho khách hàng của mình, họ phải phân chia người dùng tin thành các nhóm khác nhau Mỗi nhóm người dùng tin sẽ có những đặc điểm nhu cầu tin khác nhau, do đó cần phải phân nhóm để tạo ra các sản phẩm phù hợp với từng đối tượng

Người ta có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau để phân chia người dùng tin, tuy nhiên để xác định nhu cầu của một đối tượng thì phải dựa vào tính chất lao động của đối tượng đó, hay nói cách khác đó là tiêu chí nghề nghiệp Ngoài ra, người ta thường chọn nghề nghiệp làm tiêu chí phân chia là

vì nhu cầu tin là một hiện tượng nằm trong cấu trúc tâm lý của con người, luôn luôn bị ảnh hưởng bởi đặc điểm tâm lý Khi đặc điểm tâm lý thay đổi thì nhu cầu tin cũng thay đổi Mặc dù có nhiều yếu tố tác động đến đặc điểm tâm

lý song hoạt động chủ đạo của con người quyết định đến đặc điểm tâm lý là hoạt động lao động

Việc tìm hiểu đặc điểm người dùng tin của Công ty truyền thông Vĩ An

đã được nghiên cứu thông qua kết quả của quá trình điều tra, nghiên cứu nhu cầu tin của người dùng tin tại doanh nghiệp Để xác định nhu cầu tin, Công ty

đã xây dựng mẫu phiếu điều tra (Phụ lục 3) Kết quả điều tra với tổng số phiếu phát ra là 90 phiếu, số phiếu thu về là 86 phiếu

Trình độ học vấn của người dùng tin được trình bày ở bảng 1.1

Bảng 1.1: Trình độ học vấn của người dùng tin

Trình độ học vấn và năng lực chuyên môn của đội ngũ người dùng tin

là một yếu tố đặc biệt quan trọng, cấu thành nên chất lượng của người dùng tin Dựa trên những đặc điểm về trình độ nhận thức và năng lực chuyên môn

để cơ quan cung cấp thông tin phù hợp với trình độ của họ, có như vậy thông tin sử dụng mới đạt hiệu quả cao Kết quả khảo sát cho thấy, người dùng tin của doanh nghiệp Vĩ An đều là những người có trình độ học vấn cao do đó thông tin cung cấp cho những đối tượng này phải có giá trị thực tiễn cao, đảm bảo về số lượng và chất lượng nội dung thông tin cũng như phải đảm bảo độ tin cậy và chính xác

Đồng thời khảo sát cũng cho thấy, người dùng tin của doanh nghiệp Vĩ

An hoạt động ở nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng hầu hết là những nhà quản

lý, lãnh đạo, họ muốn cung cấp thông tin để hỗ trợ cho hoạt động quản lý, ra quyết định của mình Các lĩnh vực hoạt động của người dùng tin tại Vĩ An được thể hiện ở bảng 1.2

Bảng 1.2: Các lĩnh vực hoạt động của người dùng tin

Đối tượng người dùng tin của Vĩ An không chỉ là các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong nước mà còn có số lượng lớn các tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài đang đầu tư, kinh doanh tại Việt Nam do đó ngôn ngữ sử dụng của người dùng tin cũng hết sức đa dạng Ngoài tiếng Việt là chủ đạo, thì ngôn ngữ nước ngoài được người dùng tin sử dụng nhiều nhất là tiếng Anh Trong tổng số 86 người được hỏi có 25 người sử dụng tiếng Anh (chiếm 29.1%); tiếp đến là tiếng Trung có 8 người sử dụng (chiếm 9.2%) và tiếng Pháp có 3 người sử dụng (chiếm 3.5%) Bảng 1.3, tổng hợp số liệu về loại ngôn ngữ mà người dùng tin quan tâm và sử dụng

Bảng 1.3: Ngôn ngữ người dùng tin sử dụng

Bảng 1.4: Độ tuổi của người dùng tin có cấu trúc theo thứ tự

Theo khảo sát tại DNTT Vĩ An, chúng ta thấy đối tượng người dùng tin chủ yếu là các nhà quản lý Nếu căn cứ vào đặc điểm nghề nghiệp và cấp quản lý, đối tượng khách hàng tiêu biểu của doanh nghiệp có thể được chia thành các nhóm như sau:

+ Các cơ quan trung ương, có các khách hàng như: Bộ Tài chính; Bộ Giáo dục; Bộ Công nghiệp; Bộ Thuỷ sản; Cục Kiểm lâm; Kho bạc Nhà nước Trung ương; Đài Truyền hình Việt Nam; Tập đoàn Dầu khí Việt Nam

+ Ở các địa phương: UBND TP Hà Nội; UBND TP Hải Phòng; UBND tỉnh Bình Dương; UBND tỉnh Quảng Ninh; UBND tỉnh Khánh Hoà…

+ Các tổ chức quốc tế: Đại sứ quán Australia tại Việt Nam; Đại sứ quán Indonesia tại Việt Nam, Văn phòng Hội đồng Anh tại Việt Nam; Quỹ Động vật Hoang dã thế giới – WWF; Cisco System Vietnam; Công ty truyền thông FCR của Pháp, Công ty bảo hiểm AON, Hiệp hội các doanh nghiệp Hong Kong kinh doanh tại Việt Nam

+ Các doanh nghiệp: Công ty phân phối ô tô AMEC…

Như vậy, khách hàng chủ yếu là các nhà quản lý, nhà lãnh đạo Họ có nhu cầu thông tin rất lớn, nội dung nhu cầu tin của nhà quản lý đa dạng, phong phú bởi vì muốn nắm vững đối tượng quản lý thì họ phải cần mọi thông tin về đối tượng quản lý, môi trường, các vấn đề liên quan Đồng thời, thông tin phải sâu, gắn với lĩnh vực quản lý, sâu vì phải hiểu đối tượng Các nhà quản lý thường có ít thời gian để tiếp cận thông tin, do đó yêu cầu thông tin phải mang tích phân tích, tổng hợp cao, ngắn gọn, súc tích, có giá trị cao Nội dung thông tin càng hay, càng hấp dẫn, cập nhật thì giá trị càng cao Thông tin mang lại lợi ích kinh tế lớn lao, thậm chí trong những trường hợp

cụ thể, thông tin còn được coi là vô giá

1.3.2 Đặc điểm nhu cầu tin tại Vĩ An

1.3.2.1 Khái niệm nhu cầu tin

Nhu cầu tin là những đòi hỏi mang tính khách quan về tiếp nhận và sử dụng tin để giải quyết một vấn đề trong hoạt động của con người Con người

càng tham gia nhiều hoạt động bao nhiêu thì nhu cầu tin càng nhiều bấy nhiêu Hoạt động càng phức tạp thì càng đòi hỏi nhiều thông tin Những người hoạt động trong lĩnh vực nhiều rủi ro thì nhu cầu tin càng nhiều hơn, bởi vì nhờ có thông tin họ sẽ lượng trước được những rủi ro có thể sẽ xảy ra

Nắm vững nhu cầu thông tin, đáp ứng kịp thời, đầy đủ và chính xác là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các đơn vị thông tin cũng như các doanh nghiệp cung cấp thông tin Nhu cầu thông tin là nhu cầu khách quan của người dùng tin về những thông tin cần thiết cho công việc của họ Nó tùy thuộc vào từng nhóm người dùng tin, vào bản chất công việc và nhiệm vụ mà người dùng tin phải hoàn thành Chất lượng của việc đáp ứng nhu cầu tin lại phụ thuộc vào sự nắm bắt những đặc điểm của những nhu cầu, yêu cầu dùng tin đó Yêu cầu tin càng rõ rang, cụ thể thì việc thỏa mãn nhu cầu tin càng nhanh chóng và hiệu quả Vì thế, nếu không nắm chắc nhu cầu tin sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quá trình hoạt động của nhà cung cấp thông tin, từ khâu bổ sung đến khâu cung cấp sản phẩm, gây lãng phí tiền của và công sức

Theo Dervin [15], nhu cầu tin là trung tâm trong quá trình khai thác, sử dụng thông tin của người dùng tin Dervin đã xây dựng biểu đồ giữa các thành tố: người dùng tin, nhu cầu tin, các hệ thống thông tin và các sản phẩm, dịch

Sơ đồ thể hiện mối quan hệ khăng khít của nhu cầu tin đối với các thành tố còn lại Nhu cầu tin là yếu tố trung tâm, nguồn gốc tạo nên quá trình khai thác và sử dụng thông tin Xuất phát từ nhu cầu tin của người dùng tin, nhà cung cấp tin sẽ tìm kiếm các nguồn thông tin để tạo ra sản phẩm và dịch

vụ thông tin cung cấp cho người dùng tin Nhà cung cấp thông tin phải có chính sách, chiến lược kết nối giữa nhu cầu tin và nguồn thông tin nhằm thu hẹp khoảng cách giữa nhu cầu tin và khả năng đáp ứng của mỗi nguồn tin cụ thể Đồng thời, nhà cung cấp thông tin cũng phải không ngừng đa dạng hóa,

mở rộng các sản phẩm và dịch vụ thông tin để đáp ứng nhu cầu tin ngày càng

đa dạng của người dùng tin

1.3.2.2 Diện nhu cầu tin

Theo như phân nhóm người dùng tin ở trên, chúng ta có thể thấy người dùng tin của DNTT Vĩ An chủ yếu là những nhà quản lý, bao gồm các nhà quản lý nhà nước và các nhà quản lý doanh nghiệp Tính chất lao động của nhà quản lý là những người ra quyết định, làm việc với cộng đồng và lao động phải có hiệu quả Hoạt động ra quyết định là thực hiện một quá trình thông tin Trong quá trình chuẩn bị ra quyết định, các nhà quản lý, lãnh đạo thường phải thực hiện các chức năng: Trước hết họ phải thu thập thông tin có tính chỉ đạo, thường là các văn bản pháp quy, điều luật; thông tin về hiện trạng và triển vọng hoạt động của tổ chức do họ quản lý, lãnh đạo và các tổ chức có liên quan (cấp trên hoặc cấp dưới); thông tin về các thành tựu kinh tế và khoa học công nghệ…Sau đó, các nhà quản lý, lãnh đạo sẽ tiếp thu thông qua đọc tài liệu, nghe báo cáo…Tiếp theo là xử lý và chuyển hóa thông tin: bao gồm đánh giá thông tin, soạn thảo phương án quyết định (các giải pháp) và cuối cùng là đưa ra thông tin mới, là quyết định về giải pháp được lựa chọn

Thông thường, nhà quản lý, lãnh đạo không phải là chuyên gia khoa học công nghệ, còn ít nhiều hạn chế về ngôn ngữ chuyên môn, nhưng lại phải

nắm giữ tình hình, xu hướng và triển vọng chung cũng như riêng của từng ngành, những vấn đề kinh tế có liên quan đến từng ngành, từng lĩnh vực

Lao động của nhà quản lý còn có đặc điểm không gian hoạt động rộng

và bao quát, cần nắm thông tin tổng hợp, cần hiểu rộng nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và nhiều mặt, thường xem xét vấn đề dưới con mắt kinh tế - chính trị

- xã hội Trong khi đó, thời gian dành cho việc thực hiện chức năng thông tin rất hạn hẹp, cấp bậc càng cao càng hiếm thời gian, nhưng lại phải tiếp thu một khối lượng thông tin lớn, đa ngành và bao quát nhiều lĩnh vực, thêm vào đó việc ra quyết định lại phải kịp thời

Việc lựa chọn phương án quyết định cũng đòi hỏi các kiến thức chuyên ngành, liên ngành và mang tính kinh tế - kỹ thuật, cũng như kiến thức về tổ chức và quản lý Có nhiều trường hợp, trong những giai đoạn nhất định, trình độ chuyên môn, trình độ quản lý và lãnh đạo chưa đáp ứng yêu cầu, nên họ mong muốn tiếp nhận thông tin khoa học công nghệ tự học tập, nâng cao trình độ Chính vì thế, người ta nói quản lý vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật

Từ những đặc điểm lao động của nhà quản lý, đồng thời qua kết quả khảo sát cho thấy, nhu cầu tin của nhà quản lý chịu ảnh hưởng của một số yếu

Yếu tố về ngành, lĩnh vực quản lý cũng sẽ tác động đến nhu cầu tin Nhà quản lý của các ngành kinh tế (Công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng, y

tế…) sẽ có nhu cầu tin khác với các nhà quản lý của ngành khoa học và công nghệ

Ngoài ra, nhu cầu tin cũng bị ảnh hưởng bởi môi trường ra quyết định,

đó là không gian (địa điểm, trong nước hay quan hệ với nước ngoài); thời gian (có đủ thời gian để tìm kiếm và xử lý thông tin hay không…)

Thêm vào đó, môi trường của thông tin mà nhà quản lý, lãnh đạo yêu cầu cũng ảnh hưởng đến nhu cầu tin Về thời gian, thông tin đó là hồi cố hay hiện trạng hay dự báo Về không gian, đó là nguồn trong nước hay nước ngoài

Từ phân tích về đặc điểm lao động cũng như các yếu tố tác động tới nhu cầu tin, chúng ta có thể tổng kết một số tiêu chuẩn của thông tin cung cấp cho các nhà quản lý, lãnh đạo như sau:

* Thông tin đưa ra phục vụ quản lý và lãnh đạo phải đảm bảo chất lượng cao về nội dung và tính thời gian, thông tin phải được xử lý và đảm bảo chính xác, kịp thời và đầy đủ ở mức tối đa

* Về nội dung thông tin, thông tin phải rộng, vì người quản lý muốn nắm vững đối tượng quản lý thì cần phải có mọi thông tin về đối tượng đó và các vấn đề liên quan Đồng thời thông tin phải sâu, gắn với lĩnh vực quản lý

Về độ chính xác, thông tin phải đáng tin cậy, khách quan, thiết thực và có giá trị, gần sát với nội dung lựa chọn phương án và chuẩn bị ra quyết định Về mức độ kịp thời, thông tin phải cập nhật, nhanh và đúng lúc, mang tính thời

sự Về mức độ đầy đủ, theo chiều dọc: thông tin phải có mức độ tổng quát cao

và phân tích, tổng hợp sâu sắc, có so sánh, đánh giá, kiến nghị và dự báo; theo chiều ngang: thông tin phải có mức độ bao quát rộng, tương tác, liên ngành, đầy đủ các nguồn tin, đề cập toàn diện các khía cạnh kinh tế - kỹ thuật – chính trị - xã hội – môi trường…

* Về hình thức thông tin, là những bản tổng quan, văn bản, văn phong

cô đọng và dễ hiểu

* Về phương thức tiếp nhận thông tin: phải thuận tiện, linh hoạt và dễ

sử dụng

Đó là những đặc điểm cơ bản về nhu cầu tin của nhà quản lý, lãnh đạo Đối với mỗi khách hàng riêng lại có những diện nhu cầu cụ thể khác nhau, doanh nghiệp sẽ dựa trên các diện nhu cầu cụ thể đó để đáp ứng nhu cầu tin của khách hàng

Hai đặc điểm về người dùng tin và nhu cầu tin của họ là hai yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng nguồn lực thông tin Đánh giá hiệu quả hoạt động của một cơ quan thông tin là dựa trên mức độ đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin Do đó nguồn lực thông tin của họ phải được xây dựng dựa trên cơ

sở khảo sát nhóm người dùng tin chủ yếu và nhu cầu tin của họ Cơ cấu các đầu báo, tạp chí mua về phụ thuộc vào đối tượng phục vụ của cơ quan thông tin, doanh nghiệp thông tin đó Ngoài các đầu báo, tạp chí phổ thông, đối với mỗi khách hàng khác nhau, hoạt động ở lĩnh vực khác nhau, thì doanh nghiệp cũng cần có các đầu báo, tạp chí chuyên ngành riêng cho từng khách hàng

1.3.3 Đặc điểm nguồn lực thông tin tại Vĩ An

Ngày nay, con người không những đang sống trong xã hội thông tin mà thế giới còn đang phải đối mặt với sự bùng nổ thông tin Sự phát triển mạnh

mẽ của thông tin khiến cho khả năng kiểm soát thông tin của con người bị hạn chế, con người rất khó khăn để xác định giá trị của thông tin bởi không phải mọi thông tin đều có giá trị như nhau Hàng ngày con người phải tiếp nhận hàng ngàn thông tin khác nhau Đặc biệt trong lĩnh vực truyền thông, thông tin lại được phổ biến một cách nhanh chóng và rộng rãi trên mọi phương tiện thông tin đại chúng Do đó, việc xác định đặc điểm nguồn lực thông tin có ý nghĩa to lớn

Thứ nhất, thông tin mang tính thời sự hay tính thích hợp của thông tin

Bất cứ một sản phẩm hay dịch vụ thông tin nào cung cấp cho người dùng tin

trước hết phải đáp ứng đúng nhu cầu tin của họ Điều đó có nghĩa là thông tin phải đáp ứng được với yêu cầu của người sử dụng, thông tin phải giúp người dùng tin giải quyết được vấn đề mà họ đang đặt ra trong công việc của họ Đặc biệt, trong môi trường cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp ngày nay, thông tin mang tính thời sự có ý nghĩa vô cùng quan trọng, thông tin có thể giúp họ chiến thắng trong cạnh tranh Đối với nhà quản lý, thông tin mang tính thời sự giúp nhà quản lý nhanh chóng giải quyết được công việc của họ

Thứ hai, nguồn lực thông tin của DNTT phải có tính định hướng Trong

lĩnh vực truyền thông, thông tin không chỉ là phương tiện cung cấp thông tin, cung cấp tri thức, là một trong những công cụ giúp cho công tác chỉ đạo, điều hành đất nước mà còn là nơi để phản hồi những thông tin từ nhân dân đối với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, góp phần quan trọng thực hiện dân chủ hóa trong đời sống xã hội Đối với nhà quản lý, họ cần những thông tin chiến lược có tính dự báo để giúp họ ra được những quyết sách, định hướng chuẩn xác, kịp thời

Thông tin của các DNTT cung cấp cho người dùng tin là những thông tin mang tính công khai, thông tin được chuyển tải thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, mọi tầng lớp quần chúng nhân dân đều có khả năng tiếp cận thông tin Trong điều kiện nguồn thông tin phong phú và đa dạng, do đó doanh nghiệp cung cấp thông tin phải biết lựa chọn những nguồn tin mang tính chính xác cao Tính chính xác là yêu cầu bắt buộc đối với mọi thông tin Nếu các thông tin, số liệu cung cấp không chính xác, thì mọi kết luận rút ra có thể dẫn đến sai lầm vô cùng tai hại

1.4 Vai trò của nguồn lực thông tin tại Vĩ An

Trong xu hướng hội nhập và phát triển hiện nay, DNTT nói chung và DNTT Vĩ An nói riêng cũng như nguồn lực thông tin của họ đóng vai trò hết sức quan trọng

1.4.1 Là nguồn lực của sự phát triển

DNTT góp phần phát triển tài nguyên thông tin quốc gia Trước hết chúng ta có thể khẳng định, ngày nay DNTT đã góp một phần không nhỏ vào việc phát triển nguồn thông tin quốc gia Hiện nay người ta thừa nhận rằng vật chất, năng lượng, thông tin và bản sắc văn hóa dân tộc là các nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi quốc gia Đặc biệt trong điều kiện cuộc cách mạng khoa học và công nghệ đang diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực, trên mọi quốc gia thì thông tin kinh tế, thông tin khoa học, thông tin công nghệ lại càng trở thành nguồn lực quan trọng tạo nên ưu thế kinh tế và chính trị của mỗi quốc gia Bất cứ một quốc gia, một tổ chức, ngành nghề nào muốn đạt được lợi thế cạnh tranh đều nhờ vào yếu tố thông tin

Với khả năng thay thế các nguồn tài nguyên khác, khả năng truyền với tốc độ cao và khả năng đem lại ưu thế cho người nắm giữ, thông tin đã thực

sự trở thành cơ sở cho nhiều hoạt động xã hội như nghiên cứu, giáo dục, xuất bản và kể cả hoạt động chính trị Chính vì thế, bất cứ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng mong muốn nắm giữ thông tin để nâng cao năng lực cạnh tranh Để đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của các đối tượng, chính các DNTT là nhà cung cấp các dịch vụ thông tin theo nhu cầu cho đối tượng khách hàng Thông qua quá trình cung cấp dịch vụ thông tin chọn lọc, các DNTT đã góp phần đáng kể vào việc phát triển tài nguyên thông tin quốc gia

Thực tiễn ngày nay đã chứng minh vai trò to lớn của thông tin đối với

sự phát triển của mỗi quốc gia cũng như toàn thể nhân loại Thông tin do các DNTT cung cấp là một bộ phận của hệ thống thông tin, do đó nguồn lực thông tin tại các DNTT cũng góp phần quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp, tổ chức nói riêng và nền kinh tế xã hội của mỗi quốc gia nói chung

Và không ai có thể phủ nhận được vai trò của thông tin trong đời sống

xã hội hiện đại

Sự tiến bộ vượt bậc và không ngừng của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là của khoa học công nghệ và truyền thông với những thành tựu mang tính nhảy vọt, xã hội nói chung và con người nói riêng đã được thụ hưởng ngày càng phong phú và đa dạng hơn những phương tiện truyền thông cực kỳ hiện đại, thông minh với vô số tiện ích hữu hiệu, làm thay đổi sâu sắc, mãnh liệt mọi hoạt động của xã hội và con người trên phạm vi toàn cầu Ở khắp mọi nơi, từ các diễn đàn Liên Hợp Quốc, các hội nghị thượng đỉnh tới các cuộc tiếp xúc song phương, các hội nghị, hội thảo khoa học quốc tế, quốc gia, trên các phương tiện thông tin đại chúng, chúng ta đều bắt gặp các khái niệm: toàn cầu hóa, xã hội thông tin, kinh tế tri thức Có thể nói xã hội mới, xã hội mà con người đang tiến vào đó là một xã hội mà thông tin sẽ đóng vai trò chủ đạo, tỷ trọng GDP hoặc tỷ trọng ngành nghề đều có sự dịch chuyển dần từ sản xuất vật chất sang hoạt động xử lý thông tin là chủ đạo

Từ đầu những năm 70 của thế kỷ XX, thông tin đã trở thành vấn đề mang tính toàn cầu Ở các nước thuộc nhiều trình độ khác nhau, hiện thông tin đang đóng một vai trò ngày càng quan trọng trong đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa và chính trị Thông tin trở thành nguồn lực phát triển của mỗi quốc gia, mỗi tổ chức, mỗi cá nhân

Theo các nhà chuyên môn nhận định, trong xã hội tri thức, thông tin trở thành nguồn lực của sự phát triển Bởi đơn giản rằng, thông tin giúp con người chiến thắng trong cạnh tranh, mà cạnh tranh là một trong những đặc điểm quan trọng của xu hướng toàn cầu hóa Đối với một doanh nghiệp trên thị trường, nếu họ muốn giành được lợi thế thì họ phải nghiên cứu thị trường

để nắm bắt thông tin và xử lý thông tin đó, cải tạo phương thức để giành phần thắng trước đối thủ Khi có thông tin, doanh nghiệp tạo ra được sản phẩm mới, nâng cao chất lượng sản phẩm với giá thành rẻ mà hàm lượng tri thức cao

Chính vì vậy, nhiều chuyên gia đã nhận định thông tin hay tri thức đã trở thành nhân tố trực tiếp của chức năng sản xuất Trước kia người ta thường coi các yếu tố của sản xuất chỉ bao gồm lao động và vốn, còn tri thức, thông tin, công nghệ, giáo dục…là những yếu tố bên ngoài của sản xuất, có ảnh hưởng tới sản xuất Gần đây các nhà nghiên cứu kinh tế đều thừa nhận tri thức

và công nghệ là yếu tố thứ ba của sản xuất, bên cạnh vốn và lao động Khác với các nguồn lực trước đó có nguồn gốc là vật chất và hữu hình, thông tin là nguồn lực vô hình Trong các nước phát triển, đầu tư vô hình tăng nhanh hơn đầu tư hữu hình, ở Mỹ đầu tư vô hình đã cao hơn đầu tư hữu hình

Thông tin có vai trò quan trọng trong mối quan hệ với khoa học và công nghệ Khoa học nghiên cứu và tìm ra phát hiện mới dựa trên những thông tin sẵn có, đồng thời thu thập và xử lý thông tin mới Hay nói cách khác, thông tin là tiền đề của phát triển khoa học Từ khoa học đi đến công nghệ và quá trình này được trao đổi thông qua vai trò của người làm công tác thông tin

Đối với nền kinh tế, thông tin góp phần làm thay đổi sâu sắc cơ cấu kinh tế Những hàng hóa, dịch vụ có hàm lượng trí tuệ cao (bao gồm thông tin

và tri thức, đặc biệt là tri thức về kỹ thuật và công nghệ) ngày càng chiếm vị trí chủ đạo trong thương mại quốc tế

Quá trình chuyển từ kinh tế công nghiệp sang kinh tế tri thức và xu hướng toàn cầu hóa đã và đang làm thay đổi các lợi thế so sánh của các quốc gia Nước nào khai thác, phát triển tốt nguồn tri thức và thông tin sẽ có cơ hội phát triển và ngày càng có vị trí cao trên thương trường quốc tế cũng như vai trò quan trọng trong quan hệ quốc tế

1.4.2 Phổ biến chính sách của Đảng và Nhà nước tới doanh nghiệp

DNTT thông tin về chính sách, đường lối của Đảng và Nhà nước đến mọi đối tượng người dùng tin cũng như nhận những thông tin phản hồi trở lại

Thông qua hoạt động cung cấp thông tin từ các phát ngôn chính thức của Đảng và Nhà nước, DNTT đã tích cực góp phần phổ biến đường lối, chính sách mới của Đảng và Nhà nước trong mọi lĩnh vực Như chúng ta đã biết, giá trị của thông tin nằm ở chỗ thông tin được phổ biến và phản hồi Do đó qua hoạt động phổ biến thông tin tới người dân của DNTT thì những nhà lãnh đạo của Đảng và Nhà nước thấy rõ hơn giá trị thực tế, ưu điểm, hạn chế của các chính sách mới, đường lối mới Từ đó các nhà lãnh đạo sẽ có những điều chỉnh hợp lý Thông tin càng phản ánh trung thực thì giá trị thực tế càng cao Như vậy có thể nói, DNTT như một chiếc cầu nối giữa lãnh đạo Đảng và Nhà nước với người dân

Với chức năng là đơn vị cung cấp thông tin từ các phương tiện báo chí tới người dùng tin là những doanh nghiệp nhà nước cũng như tư nhân, nguồn lực thông tin của DNTT có thể nói là kênh thông tin giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt đầy đủ thông tin về chính sách mới, quy định mới của Đảng và Nhà nước về ngành, lĩnh vực hoạt động của mình Trong xã hội thông tin ngày nay, luật và thông tin là những yếu tố thiết yếu để một doanh nghiệp tồn tại Các DNTT trở thành một địa chỉ cung cấp thông tin về luật pháp, chính sách mới, giúp doanh nghiệp định hướng đúng trong hoạt động của họ Như vậy, DNTT đóng vai trò quan trọng trong việc phổ biến thông tin của Đảng và Nhà nước tới cộng đồng, cũng như trong việc định hướng hoạt động cho doanh nghiệp

1.4.3 Là cơ sở của lãnh đạo và quản lý

DNTT hỗ trợ hoạt động quản lý và lãnh đạo Với loại hình dịch vụ của mình, DNTT Vĩ An đã cung cấp cho các nhà quản lý, nhà lãnh đạo những thông tin ngắn gọn, cô đọng, chính xác về tình hình kinh tế, xã hội của Việt Nam hàng ngày, góp phần đáng kể vào công tác quản lý, lãnh đạo của người dùng tin Đặc biệt, trong xu hướng phát triển ngành càng mạnh của lĩnh vực

truyền thông, bất cứ một thông tin nào đều được phản ánh đa dạng thông qua các kênh thông tin khác nhau, do đó, Vĩ An sẽ là đơn vị thu thập và phản ánh một cách đầy đủ nhất mọi đánh giá, mọi phản ánh của báo chí, và các phương tiện truyền thông khác Điều này giúp người tiếp nhận thông tin có cái nhìn toàn diện về vấn đề để phục vụ cho hoạt động của cá nhân, đơn vị, tổ chức của mình Thêm vào đó, Vĩ An cũng tiết kiệm tối đa thời gian và công sức cho nhà lãnh đạo trong việc tìm kiếm thông tin phục vụ hoạt động quản lý, lãnh đạo

Thông tin do DNTT cung cấp cho người dùng tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động lãnh đạo và quản lý Đó là những thông tin được phổ biến rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng, có liên quan đến ngành nghề, lĩnh vực là người dùng tin đang tham gia hoặc có nhu cầu

Trong hoạt động của mỗi tổ chức, doanh nghiệp, thông tin là cầu nối trong chu trình, “quản lý – khoa học – công nghệ - sản xuất” Thông tin đảm bảo sự liên tục của quá trình quay vòng tri thức trong chu trình khoa học – công nghệ - sản xuất – quản lý Thông tin cũng đẩy nhanh quá trình vật chất hóa các tri thức khoa học, đảm bảo nâng cao trình độ của các công trình nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ mới và rút ngắn thời gian đưa các thành tựu của quá trình nghiên cứu và công nghệ mới vào sản xuất Đồng thời thông tin cũng giúp nâng cao hiệu quả của việc quản lý quá trình nghiên cứu

và phát triển công nghệ mới

Sơ đồ 1.3: Chu trình quan hệ “Quản lý – Khoa học – Công nghệ - Sản

xuất”

Tình trạng chênh lệch về kinh tế, về năng suất sản xuất giữa các nước, các ngành, các khu vực, các công ty không chỉ vì chênh lệch về trình độ khoa học công nghệ của sản xuất, mà còn vì trình độ nắm bắt và xử lý thông tin, đặc biệt là thông tin khoa học công nghệ của cơ quan và cán bộ quản lý, lãnh đạo

Nhà quản lý muốn nắm bắt mọi khâu đoạn từ khoa học, công nghệ đến sản xuất để cho ra những quyết định đúng đắn thì cần phải có sự hỗ trợ của thông tin Chất lượng của quyết định phụ thuộc vào sự đầy đủ và chất lượng của các thông tin, các số liệu, các dữ liệu được cung cấp Có thể nói, thực chất của quá trình quản lý là quá trình xử lý thông tin của người lãnh đạo Do đó thông tin là yếu tố quan trọng nhất trong hoạt động quản lý của bất cứ tổ chức nào, doanh nghiệp nào

Đặc biệt, thông tin truyền thông lại mang tính thời sự cao, do đó nó sẽ cung cấp cho nhà quản lý, lãnh đạo những thông tin về chính sách mới, các tin tức, sự kiện liên quan đến ngành, lĩnh vực mà họ quản lý Đồng thời, kênh thông tin truyền thông là kênh thông tin đa dạng, nó có thể cung cấp cho nhà quản lý những thông tin về hoạt động của đối thủ, có thể giúp nhà quản lý đưa

ra quyết định đúng đắn và có thể giành phần thắng trong cạnh tranh với đối thủ

Sản xuất

Khoa học

Công nghệ

Quản lý

1.5 Các yếu tố tác động và yêu cầu đối với nguồn lực thông tin tại

Vĩ An trong giai đoạn mới

Theo quan điểm tiếp cận hệ thống, khi xét đến các yếu tố ảnh hưởng tới nguồn lực thông tin tại DNTT, chúng ta có thể chia ra thành hai nhóm đó là các yếu tố bên trong và các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

* Các yếu tố bên trong: đó là các quy luật nội tại của nguồn thu thập thông tin, chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp, đội ngũ cán bộ, đối tượng bạn đọc chủ yếu (ba yếu tố này đã được đề cập ở phần trên) và nguồn kinh phí

* Các yếu tố bên ngoài: đó là mối quan hệ với các cơ quan, DNTT cùng chức năng khác, với các cơ quan xuất bản, phát hành và với tình hình phát triển của đất nước

1.5.1 Các yếu tố nội tại

- Các quy luật nội tại của nguồn thu thập thông tin:

Có nhiều yếu tố tác động đến nguồn lực thông tin của các đơn vị cung cấp thông tin như DNTT Vĩ An nhưng có thể nói yếu tố quan trọng hàng đầu

có ảnh hưởng lớn đến nguồn lực thông tin là các quy luật nội tại của nguồn thu thập thông tin Cụ thể là các quy luật như: quy luật gia tăng số lượng tài liệu theo hàm số mũ; quy luật tập trung và phân tán thông tin; quy luật lỗi thời của thông tin; quy luật giá cả tài liệu tăng lên liên tục

Quy luật gia tăng số lượng tài liệu theo hàm số mũ xuất phát từ quan

điểm của Ăngghen, khoa học luôn phát triển tương ứng với khối lượng tri thức mà nhân loại đã tích lũy được từ các thế hệ trước Từ đó các nhà thư viện học đã thấy rằng sự gia tăng số lượng tài liệu mang tính quy luật và quy luật này được nhà trắc lượng thư viện Solla Price (1922 - 1983) mô phỏng bằng công thức:

Y = Aekt

Trong đó: A: là số lượng tài liệu có tại thời điểm to nào đó

e: cơ số logarit tự nhiên (e = 2,718) k: hằng số đặc trưng cho tốc độ tăng khối lượng tri thức Chính vì sự gia tăng một cách chóng mặt của tài liệu mà người ta gọi thời đại ngày nay là thời kỳ bùng nổ thông tin Nguyên nhân chính dẫn đến sự bùng nổ thông tin là sự gia tăng không ngừng của đội ngũ các nhà nghiên cứu khoa học, đây là đội ngũ nòng cốt sản sinh ra tài liệu Người ta đã thống kê được rằng, số lượng cán bộ khoa học kỹ thuật ngày nay chiếm 90% tổng số các nhà khoa học của nhân loại có từ trước đến nay và 99% tri thức nhân loại thuộc về các nhà khoa học đó Vì vậy mà số lượng tài liệu ghi lại những thông tin, công trình nghiên cứu, tri thức của họ tăng lên tương ứng Bên cạnh đó cùng với sự phát triển của khoa học và công nghệ, tài liệu không chỉ tăng lên

về số lượng mà còn phong phú về loại hình Quy luật gia tăng số lượng tài liệu theo hàm số mũ đặt ra cho mỗi cơ quan thông tin một bài toán về xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin rất khó Mỗi cơ quan thông tin phải xây dựng một chính sách phát triển nguồn tin làm sao cân bằng được giữa sự

bổ sung đầy đủ tài liệu với nguồn kinh phí có hạn, và đặc biệt thỏa mãn tối đa nhu cầu của bạn đọc Chính các DNTT, với chức năng cung cấp thông tin cũng không thoát khỏi sự ảnh hưởng của quy luật đó Khối lượng tài liệu gia tăng, số lượng các loại hình báo chí tăng nhanh đã ảnh hưởng đáng kể đến chính sách phát triển nguồn lực thông tin của doanh nghiệp

Một trong những quy luật nội tại của tài liệu có tác động đến nguồn lực

thông tin là quy luật tập trung và phân tán thông tin Nhà thư mục học người

Anh – S.Bradford đã cho rằng khi nghiên cứu một chủ đề và tìm kiếm tài liệu

về chủ đề đó qua một số tạp chí thì thấy rằng: chủ đề đang xét được đề cập trong số ít các tạp chí chuyên ngành – đây là những tạp chí quan trọng nhất về chủ đề đó và thường được gọi là tạp chí hạt nhân; tiếp theo chủ đề đang xét

cũng được đề cập trong một số tạp chí có liên quan, số lượng các tạp chí này tăng một cách đáng kể so với số lượng các tạp chí hạt nhân; còn lại là những tạp chí không đề cập đến chủ đề tìm hiểu thì có số lượng rất lớn Như vậy số tạp chí vùng hạt nhân và các vùng liên quan khác có mối tương quan với tỉ lệ: 1: n : n2 Quy luật tập trung và phân tán thông tin đã chỉ ra rằng, muốn thỏa mãn 100% nhu cầu của bạn đọc thì vốn tài liệu hay nguồn thu thập thông tin phải tăng gấp 0.5 lần khi thỏa mãn khoảng 33% nhu cầu của bạn đọc và gấp

25 lần khi thỏa mãn 66% nhu cầu Quy luật tập trung và phân tán thông tin đã chỉ ra rằng muốn thực hiện tốt việc đáp ứng nhu cầu của bạn đọc, cán bộ thông tin phải cân nhắc tỉ lệ tài liệu giữa số lượng tạp chí hạt nhân và các tạp chí có liên quan Thông tin về một lĩnh vực cụ thể không chỉ có trong những tài liệu chuyên ngành mà còn được đề cập trong một số tạp chí có liên quan, đặc biệt trong điều kiện có xu hướng liên kết, liên ngành giữa nhiều lĩnh vực khoa học đang ngày một gia tăng thì số lượng tài liệu ở những vùng ngoài lại càng gia tăng Người làm công tác thu thập thông tin không chỉ có những kỹ năng nghiệp vụ mà còn phải yêu cầu có kiến thức rộng rãi về các ngành khoa học nói chung để có thể bổ sung một cách đầy đủ tối đa cho nguồn lực thông tin của đơn vị mình, doanh nghiệp mình

Quy luật lỗi thời của thông tin là một trong những quy luật nội tại của

tài liệu Mọi tài liệu đều có tuổi thọ của nó, tốc độ giảm tuổi thọ của tài liệu phụ thuộc vào tri thức và giá trị nội dung của tài liệu Nhu cầu về tài liệu giảm dần tỉ lệ nghịch với thời gian xuất bản chúng Để biểu thị mức độ lão hóa của tài liệu và lượng hóa mức độ lão hóa, năm 1960 các nhà khoa học R.Barton và R.Kebler đã đưa ra khái niệm “nửa chu kỳ sống” của tài liệu Nửa chu kỳ sống của tài liệu là khoảng thời gian kể từ lúc công bố đến lúc nó được sử dụng nhiều nhất Sau đó thì giá trị sử dụng của tài liệu giảm dần Qua nghiên cứu hai nhà khoa học đã kết luận nửa chu kỳ sống của một số lĩnh vực khoa học như: vật lý: 4,6 năm; sinh vật: 7,2 năm; hóa học: 8,1 năm; thực vật: 10 năm; toán học: 10,5 năm; địa chất: 11,8 năm.Việc thu thập thông tin dựa trên

quy luật lỗi thời của tài liệu phải được áp dụng một cách linh hoạt, người làm công tác cung cấp thông tin truyền thông cần phải biết loại báo, tạp chí nào thường đưa tin chậm hơn so với thời điểm chính thức, những báo, tạp chí nào mặc dù đưa tin muộn nhưng thường có những bài đánh giá, phân tích, có giá trị cao Cán bộ bổ sung cần phải đánh giá nhu cầu của khách hàng để có chính sách bổ sung và thanh lý kịp thời

Hiện nay, một trong những quy luật có tác động đáng kể đến nguồn lực

thông tin của DNTT là quy luật giá cả tài liệu tăng liên tục Giá cả tài liệu

được tính đến ở đây là bao gồm cả giá của thông tin được chứa đựng bên trong và vật chất chứa đựng thông tin cộng với các dịch vụ khác như chi phí quảng cáo, phát hành Giá cả của tài liệu tăng lên chủ yếu là do sự tăng lên của phần giá của thông tin chứa trong tài liệu đó Theo khảo sát của các nhà nghiên cứu, giá cả tài liệu tăng trung bình từ 5% đến 10%, thậm chí có những loại tài liệu tăng 15% Việc tăng giá của tài liệu trước hết là do sự tác động của tình hình lạm phát ở các quốc gia, do sự tăng giá của các nguyên vật liệu cho việc in ấn tài liệu, do sự cải tiến công nghệ trong in ấn, phát hành…Giá

cả tài liệu ngày một tăng lên trong khi đó những DNTT tư nhân như doanh nghiệp Vĩ An với vốn kinh phí khiêm tốn, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc thu thập thông tin từ các nguồn tài liệu báo và tạp chí

Tất cả các quy luật nội tại của tài liệu có tác động mạnh mẽ đến nguồn lực thông tin của DNTT, đặc biệt trong thời kỳ bùng nổ thông tin, số lượng và giá cả tài liệu tăng cao, trong khi đó nhu cầu thông tin của người dùng tin ngày càng phong phú về số lượng và đòi hỏi cao về chất lượng Với nguồn kinh phí có hạn, để thực hiện có một nguồn lực thông tin mạnh thực sự là bài toán khó đối với cán bộ thu thập thông tin nói riêng và người quản lý DNTT nói chung

- Nguồn lực tài chính

Nguồn lực tài chính có thể nói là yếu tố quan trọng nhất tác động đến nguồn lực thông tin của doanh nghiệp DNTT phải xây dựng, tính toán để cân

đối giữa số lượng những đầu báo, tạp chí cần bổ sung và nguồn kinh phí hiện

có Đây là vấn đề khó khăn nhất đối với mỗi cơ quan thông tin cũng như những DNTT

1.5.2 Các yếu tố bên ngoài

Các yếu tố bên ngoài tác động đến nguồn lực thông tin của DNTT đã được nói ở trên, đó là sự phối hợp giữa các DNTT với cơ quan xuất bản, phát hành và sự phù hợp với định hướng phát triển kinh tế xã hội của đất nước và vùng miền

- Mối liên kết giữa các DNTT

Hiện nay giữa các DNTT có cùng chức năng cung cấp thông tin ở Việt Nam chưa có sự phối hợp trong việc phát triển nguồn lực thông tin Việc phối hợp phát triển nguồn lực thông tin đem lại cho các DNTT nhiều lợi ích song

xu hướng này vẫn chưa được phát triển Sự phối hợp chia sẻ nguồn lực thông tin nhằm đưa lại cho doanh nghiệp khả năng đáp ứng nhu cầu tin một cách tối

đa, đồng thời góp phần tiết kiệm kinh phí và thời gian để xử lý thông tin

- Mối quan hệ với các cơ quan xuất bản, phát hành

Nếu DNTT, nhà cung cấp thông tin có mối quan hệ tốt với cơ quan xuất bản hay phát hành thì đơn vị đó sẽ nhận được những ưu tiên đặc biệt trong việc mua bán tài liệu Để xây dựng được mối quan hệ tốt với các cơ quan xuất bản và phát hành chủ yếu phụ thuộc khả năng của người quản lý

- Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin trên cơ sở đường lối phát

triển kinh tế - xã hội của Nhà nước và địa phương

Vì mục tiêu của doanh nghiệp cung cấp thông tin là đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin - những nhà lãnh đạo vì vậy doanh nghiệp phải xây dựng nguồn lực thông tin dựa trên định hướng phát triển kinh tế - xã hội của đất nước cũng như của từng địa phương mà doanh nghiệp cung cấp để xây dựng chính sách bổ sung tài liệu phục vụ cho sản xuất, kinh doanh, nghiên cứu khách hàng

Đánh giá được tầm quan trọng của nguồn lực thông tin, vì vậy DNTT hoạt động với chức năng cung cấp thông tin cần phải có giải pháp nhằm xây dựng một chính sách phát triển nguồn lực thông tin khoa học và hợp lý

1.5.3 Những yêu cầu đối với nguồn lực thông tin tại Vĩ An

Qua phân tích trên chúng ta thấy vai trò của nguồn lực thông tin rất quan trọng, không thể thiếu được trong bất kỳ cơ quan thông tin, truyền thông nào Đặc biệt, DNTT Vĩ An đang hoạt động trong môi trường cạnh tranh khốc liệt với các doanh nghiệp khác Do đó để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, DNTT Vĩ An cần phải đảm bảo được những yêu cầu cơ bản nhất nhằm tạo được uy tín của doanh nghiệp, đảm bảo chất lượng các dịch vụ, đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin Vì vậy, những yêu cầu đặt ra đối với doanh nghiệp trong giai đoạn trước mắt cụ thể như là:

- Nguồn lực thông tin phải đa dạng, phong phú, nội dung đảm bảo các yêu cầu của người dùng tin, phù hợp với đối tượng người dùng tin;

- Đa dạng hóa hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin để đáp ứng tối

đa nhu cầu tin ngày càng phong phú của người dùng;

- Tuân thủ theo những tiêu chí, nguyên tắc, yêu cầu chuẩn về thuật ngữ, nghiệp vụ để có thể chia sẻ, liên thông và khai thác nguồn thông tin;

- Đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào các khâu nghiệp vụ để nâng cao hiệu quả

Chương 2 THỰC TRẠNG NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI

DOANH NGHIỆP TRUYỀN THÔNG VĨ AN 2.1 Xây dựng nguồn lực thông tin tại Vĩ An

2.1.1 Tiêu chí xây dựng nguồn lực thông tin

DNTT chuyên cung cấp thông tin cũng giống như bất cứ cơ quan thông tin nào đều phải xác định diện bổ sung của đơn vị mình Diện bổ sung được thể hiện cụ thể trong chính sách phát triển nguồn tin Như chúng ta đã biết, chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ một cơ quan thông tin nào Đó là văn bản để xác định để xác định phương hướng phát triển nguồn lực thông tin cùng các quy định, quy chế, thủ tục lựa chọn tài liệu, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với khả năng tài chính cũng như đạt hiệu quả tối đa trong phục vụ nhu cầu tin của người dùng tin Chính sách phát triển nguồn lực thông tin là công cụ lập kế hoạch và là công cụ làm việc hàng ngày của cán bộ bổ sung, nó là kim chỉ nam cho các hoạt động xây dựng nguồn lực thông tin Chính sách phát triển nguồn tin xác định những nhu cầu trước mắt và lâu dài của người dùng tin, đặt ra những ưu tiên trong sự phân bổ kinh phí để đáp ứng yêu cầu của họ Chính sách phát triển nguồn tin thiết lập những tiêu chuẩn chất lượng cho việc lựa chọn và thanh lọc tài liệu Chính sách phát triển nguồn tin làm giảm tính chủ nghĩa

cá nhân khi lựa chọn tài liệu, giúp đảm bảo tính liên tục và nhất quán trong

bộ sưu tập khi cán bộ bổ sung và ban lãnh đạo có sự thay đổi Qua đó, chúng

ta thấy, chính sách phát triển nguồn tin là văn bản hết sức quan trọng đối với bất cứ cơ quan thông tin nào

Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tại DNTT Vĩ An, doanh nghiệp này chưa xây dựng được chính sách phát triển nguồn tin Việc xây dựng diện bổ sung còn hết sức đơn giản Doanh nghiệp dựa trên nhu cầu đã thỏa thuận với

khách hàng để đưa ra các tiêu chí lựa chọn thông tin Sau đó, những biên tập viên sẽ dựa trên các tiêu chí này để lựa chọn thông tin

Ví dụ: Tiêu chí của bản tin dầu khí là: những thông tin về chính sách quản lý mới của nhà nước về lĩnh vực dầu khí, các tin hoạt động của tập đoàn dầu khí, thông tin về các dự án của ngành dầu khí, về nhân lực của ngành dầu khí, thông tin về giá cả xăng, dầu trên thị trường trong nước và thế giới, hoạt động của các tập đoàn dầu khí quốc tế…

2.1.2 Các loại hình tài liệu

Dựa trên các tiêu chí được đưa ra cho mỗi khách hàng cụ thể, Vĩ An sẽ lựa chọn các nguồn thu thập thông tin khác nhau Nguồn lực thông tin của Công ty Vĩ An được xây dựng từ đa dạng các đầu báo và tạp chí giấy cũng như báo điện tử cả tiếng Việt và tiếng Anh Hình thức bổ sung chủ yếu thông qua việc mua tài liệu, mua tin tức từ các nhà xuất bản, hãng thông tấn xã Bên cạnh đó cũng có một số nguồn tin được khai thác miễn phí từ các website

2.1.2.1 Các nguồn tài liệu in

Về tài liệu in, Vĩ An xây dựng nguồn lực thông tin dựa trên hơn 200 tên báo và tạp chí Các đầu báo chủ yếu là các xuất bản phẩm trong nước, các loại báo in phát hành hàng ngày, hàng tuần Nguồn tài liệu in đầu tiên của doanh nghiệp là những báo, tạp chí của các cơ quan Đảng và Nhà nước như báo Lao Động, Nhân Dân; Tuổi Trẻ, Hà Nội Mới, Sài Gòn Giải Phóng, Quân Đội Nhân Dân, Người Đại Biểu Nhân Dân….Tiếp theo là những báo, tạp chí mang tính chất chuyên ngành như: Kinh tế Việt Nam và thế giới của Thông tấn xã Việt Nam, Tạp chí Dầu khí, Báo Bưu Điện Việt Nam, Tạp chí Ô tô –

Xe máy…Ngoài ra, diện bổ sung của doanh nghiệp còn có những báo tiếng anh như Thanh Nien Daily, Vietnam News, Saigon Times Daily, Vietnam Business Forum…

Bên cạnh đó, chiếm một số lượng lớn trong tài liệu in còn có các đầu báo địa phương như: An Giang, Bà Rịa - Vũng Tàu, Bình Dương, Bình Định,