Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các chi cục thuế trên địa bàn Hà Nội, thực trạng và giải pháp

Tất cả những hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các Chi cục Thuế đều phản ánh quá trình lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động quản lý điều hành của các Chi cục Thuế trong quá trình

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGÔ THỊ KIỀU OANH

TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ CHUYÊN MÔN CỦA CÁC CHI CỤC THUẾ TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI, THỰC

TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội-2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGÔ THỊ KIỀU OANH

TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ CHUYÊN MÔN CỦA CÁC CHI CỤC THUẾ TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI, THỰC

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

2 Mục tiêu của đề tài

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

5 Lịch sử nghiên cứu

6 Các nguồn tài liệu tham khảo

7 Phương pháp nghiên cứu

Chương 1: Tổng quan về công tác văn thư, lưu trữ của các Chi cục

Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội

13

1.1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế thuộc

Thành phố Hà Nội

13

1.2 Thành phần, nội dung, loại hình, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ của các

Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội

21

1.2.1 Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của

các Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn ở

các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội

39

2.1 Hệ thống các hồ sơ chuyên môn hình thành trong các Chi cục Thuế 39

2.1.1 Khái niệm hồ sơ chuyên môn của Chi cục Thuế 39 2.1.2 Các hồ sơ chuyên môn hình thành trong các Chi cục Thuế 40 2.2 Thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn trước khi nộp vào lưu

trữ hiện hành

46

2.2.3 Hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ đối với cơ quan thuế 50 2.3 Tình hình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 55 2.4 Thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn sau khi giao nộp hồ sơ,

tài liệu vào lưu trữ cơ quan

58

2.4.2 Phân loại tài liệu và hệ thống hóa tài liệu lưu trữ 62

2.4.5 Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 72 2.4.6 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 73 2.4.7 Ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ chuyên

môn ở các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội

76

2.5 Những hạn chế và nguyên nhân cơ bản của công tác tổ chức quản lý

hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế ở Thành phố Hà Nội

79

Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý hồ sơ

chuyên môn ở các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội

87

3.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, nhân viên các Chi cục Thuế

về tầm quan trọng của việc tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn

87

3.2 Xây dựng và ban hành các văn bản quy định về công tác tổ chức quản

lý hồ sơ chuyên môn

89

3.3 Xây dựng danh mục hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế trên địa

bàn Thành phố Hà Nội

93

3.4 Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ và kiểm tra, đánh giá

công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thuế là một vấn đề hết sức quan trọng đối với bất cứ quốc gia nào, từ những nước phát triển tới các nước đang phát triển Tuỳ vào đặc điểm kinh tế – chính trị của từng nước, mỗi nước có cách tổ chức bộ máy quản lý thuế khác nhau Ở nước ta

bộ máy quản lý thuế được tổ chức thành 3 cấp: Tổng cục thuế, Cục thuế và Chi cục thuế Vai trò mỗi cấp đều rất quan trọng trong đó các Chi cục Thuế đóng vai trò chủ đạo trong việc thu thuế và quản lý thuế ở cấp cơ sở Là đơn vị đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội, trung tâm kinh tế chính trị của cả nước, các Chi cục thuế Hà Nội

có vai trò hết sức quan trọng trong việc huy động nguồn thu cho ngân sách nhà nước của thành phố thông qua công tác quản lý thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác của ngân sách nhà nước Các Chi cục Thuế có nhiệm vụ tổ chức triển khai thực hiện thống nhất các văn bản quy phạm pháp luật về thuế và quy trình, biện pháp nghiệp vụ quản lý thuế trên địa bàn; Tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý thuế đối với người nộp thuế thuộc phạm vi quản lý của Chi cục như: đăng ký thuế, cấp

mã số thuế, xử lý hồ sơ kê khai thuế, tính thuế, nộp thuế, miễn giảm thuế, hoàn thuế, xóa nợ thuế, tiền phạt, lập sổ thuế, thông báo thuế, quản lý thông tin về người nộp thuế, cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế, xử lý vi phạm pháp luật

về thuế, phát hành các lệnh thu thuế và thu khác theo quy định của pháp luật về thuế; đôn đốc người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ, kịp thời vào ngân sách nhà nước

Trong quá trình hoạt động, các Chi cục Thuế đã hình thành những tài liệu phản ánh hoạt động nghiệp vụ chuyên môn – đó là tài liệu về thu thuế và quản lý thuế Sau khi kết thúc công việc theo quy định hiện hành, các tài liệu này được lập thành hồ sơ và đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ để phục vụ cho công tác khai thác sử dụng tài liệu về sau Đây được gọi là hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế

Những hồ sơ chuyên môn này có ý nghĩa quan trọng đối với công tác thu thuế và quản lý thuế Căn cứ vào hồ sơ cơ quan thuế quản lý được tình hình nộp thuế của các đối tượng nộp thuế Mặt khác những hồ sơ chuyên môn còn là căn cứ

để phục vụ công tác điều tra khi cần điều tra về tư cách pháp nhân của doanh nghiệp hoặc kiểm tra các doanh nghiệp trên địa bàn đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế của mình hay không; Kiểm tra, giám sát việc kê khai thuế, hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế, nộp thuế, quyết toán thuế và chấp hành chính sách, pháp luật thuế đối với đối tượng nộp thuế

Có thể nói, tài liệu được hình thành trong các Chi cục Thuế rất phong phú và

đa dạng Việc sắp xếp, phân loại khoa học khối tài liệu trên là hết sức cần thiết, nhằm giúp cho các Chi cục Thuế quản lý thuận lợi và sử dụng tài liệu có hiệu quả Lập hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của chi cục là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý của cơ quan

Hiện nay theo khảo sát sơ bộ của chúng tôi và theo báo cáo của một số Chi cục Thuế, về cơ bản những hồ sơ chuyên môn đã được cán bộ thuế lập và nộp lưu vào lưu trữ nhưng vẫn còn tình trạng nhiều hồ sơ chuyên môn chưa được lập hoàn chỉnh và việc quản lý hồ sơ chuyên môn ở các chi cục thuế còn nhiều hạn chế Điều này đã ảnh hưởng đến công tác thu thuế và quản lý thuế của Thành phố Hà Nội

Vấn đề đặt ra là cần tổ chức lập và quản lý các hồ sơ tài liệu chuyên môn của các Chi cục Thuế như thế nào để có thể khai thác tốt nhất các thông tin trong hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác thu thuế và quản lý thuế của Thành phố Hà Nội

Nhận thức được vị trí, tầm quan trọng của công tác này, chúng tôi đã chọn

vấn đề “Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế trên địa bàn

Thành phố Hà Nội, thực trạng và giải pháp” làm đề tài nghiên cứu của mình để từ

đó đưa ra được các biện pháp giúp cho việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ ở các Chi cục thuế Thành phố Hà Nội nói riêng và cả nước nói chung được tốt hơn

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài nghiên cứu của chúng tôi hướng tới những mục tiêu cơ bản sau:

- Khảo sát, giới thiệu các loại hồ sơ phản ánh hoạt động thuộc lĩnh vực chuyên môn của các Chi cục Thuế ở Thành phố Hà Nội

- Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội

- Đề xuất một số biện pháp để tổ chức quản lý tốt hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế Hà Nội và cả nước

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

* Đối tượng nghiên cứu:

- Thành phần, nội dung các loại hồ sơ chuyên môn được hình thành trong quá trình hoạt động của các Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội

- Các biện pháp tổ chức và quản lý hồ sơ chuyên môn ở các Chi cục Thuế trên địa bàn Hà Nội

* Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:

- Nghiên cứu thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế thuộc Thành phố Hà Nội

- Công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn được thực hiện ở tất cả các Chi cục Thuế thuộc Thành phố Hà Nội bao gồm: quận Tây Hồ, Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Thanh Xuân, Đống Đa, Long Biên, Cầu Giấy, Ba Đình, Hà Đông, Hoàng Mai, Gia Lâm, … Song do điều kiện thời gian và trong phạm vi của một luận văn thạc sỹ, chúng tôi không thể khảo cứu công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn ở tất cả các chi cục thuế kể trên Chúng tôi chỉ tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn ở một số quận như: Tây Hồ, Thanh Xuân, Hoàng Mai, Long Biên, Hai Bà Trưng, Ba Đình, Gia Lâm và gửi phiếu khảo sát đến các chi cục còn lại

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu đặt ra, luận văn cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của Chi cục Thuế các quận nội thành Hà Nội

- Giới thiệu về thành phần, nội dung và ý nghĩa của hồ sơ chuyên môn trong các Chi cục Thuế

- Khảo sát thực trạng công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế

- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ chuyên môn ở Chi cục Thuế thành phố Hà Nội nói riêng và cả nước nói chung

5 Lịch sử nghiên cứu

*Về mặt lý luận: Công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ là hướng nghiên cứu

phổ biến trong các công trình nghiên cứu của các giảng viên của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; Học viện Hành chính Quốc gia; Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội… Các kết quả nghiên cứu đã được thể hiện trong sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí chuyên ngành hoặc các luận văn, khóa luận

Ví dụ: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do nhóm tác giả:

Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp được ấn hành năm 1990 Nội dung giáo trình đã trình bày có hệ thống những vấn đề cơ bản về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ bao gồm các vấn đề về phương pháp luận, lý luận và phương pháp tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, cùng nhiều vấn đề khác Giáo trình này đã cung cấp cho chúng tôi những vấn đề lý luận cơ bản của công tác lưu trữ Nhưng trong giáo trình chưa đề cập đến việc tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn một cách có hiệu quả

Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS Vương Đình Quyền, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, xuất bản năm 2005, đã dành toàn bộ Chương XIII đề trình bày về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ Cuốn Nghiệp vụ công tác Văn thư, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, xuất bản năm 2009 và Tập bài giảng Công tác văn thư - Lưu trữ của Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ban hành tháng 2 năm 2008, trong đó có một chuyên đề trình bày nội dung về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan…

*Hướng nghiên cứu vận dụng lý luận vào thực tiễn: Các kết quả nghiên

cứu thường thể hiện trong các bài viết in trên tạp chí chuyên ngành như: Tạp chí Văn thư lưu trữ có rất nhiều bài báo của các tác giả như: Bàn về công tác lập danh mục hồ sơ của tác giả Nguyễn Xuân Nung, tập san Lưu trữ số 01/1970, Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ tập san Lưu trữ số 01/1970 của tác giả

Võ Chiến Thắng, Về việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của Nguyễn Thị Thủy, tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1/1999, Vài ý kiến về công tác

quản lý tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước của Kiều Thị Ngọc Mai, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 6/2000; “Bàn về hồ sơ hành chính và vấn đề chuẩn hóa hồ sơ hành chính” của tác giả Hoàng Minh Cường đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4 năm 2003

Vấn đề lập hồ sơ hiện hành còn là đề tài luận văn và khóa luận tốt nghiệp của các học viên cao học và sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn như: Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu

hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội, 2005, Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành Trung ương- thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sỹ của Trịnh Thị

Hà, Hà Nội, 2006 Công tác lập hồ sơ hiện hành ở văn phòng Trung ương Đảng – thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Văn Tâm, Hà Nội, năm 2008

Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND Thành phố Ninh Bình- thực trạng và giải pháp, luận văn thạc sỹ của Nguyễn Hằng Thủy, Hà Nội, năm 2009, Lập hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Chính phủ và các biện pháp chỉ đạo hướng dẫn, luận văn thạc sỹ của Nguyễn Văn Quỳnh, Hà Nội, năm 2013 Công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Thuế quận Thanh Xuân – khảo sát, đánh giá và kiến nghị, khóa luận tốt nghiệp của Lê Thị Minh Hồng, Hà Nội, năm 2010……

Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác quản lý hồ sơ nói riêng như: Khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ tài liệu cũng như mục đích, ý nghĩa và yêu cầu của phương pháp lập hồ sơ, công tác quản lý hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Các bài viết trên báo, tạp chí đã đề cập đến vần đề mục đích, ý nghĩa, các yêu cầu cũng như nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ, thực tiễn về lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu sơ bộ và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ ở một số cơ quan

Mặc dù, các luận văn thạc sỹ và khóa luận đã đi sâu nghiên cứu về tình hình lập hồ sơ hành chính và đưa ra các giải pháp tối ưu cho công tác lập hồ sơ ở cơ quan cấp Bộ hoặc Văn phòng Trung ương Đảng nhưng cho đến nay chưa có công trình

nào nghiên cứu chi tiết, cụ thể và đưa ra các giải pháp cho công tác tổ chức quản lý

hồ sơ chuyên môn của các Chi cục thuế

6 Các nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện luận văn chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu sau đây:

- Các văn bản của nhà nước có thẩm quyền qui định về công tác Văn thư, lưu trữ như: Luật Lưu trữ 2011, Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia 2001ngày 08/4/2001 của

Ủy ban Thường vụ Quốc hội; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg, ngày 02 tháng 3 năm

2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường và bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác lưu trữ; Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/1/2005 về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ; Nghị định 110/2004/NĐ-

CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản và lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

- Các văn bản qui định về cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các chi cục thuế như: Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 29 tháng 3 năm 2010 của Tổng cục Trưởng Tổng cục Thuế về việc qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế trực thuộc Cục thuế; Quyết định số 9865/QĐ-CT-LTr ngày 07 tháng 9 năm 2005 của Cục trưởng Cục thuế Hà Nội về việc ban hành Qui chế công tác Lưu trữ của Cục thuế Hà Nội; Quyết định số 504/QĐ-TCT ngày 29 tháng 3 năm 2010 của Tổng cục Trưởng Tổng cục Thuế về việc qui định chức năng, nhiệm vụ của các Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ - Ấn chỉ thuộc Chi cục thuế các quận; Quyêt định số 4560/QĐ-CCT ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Chi cục trưởng Chi cục thuế ban hành Quy chế công tác Lưu trữ

- Các giáo trình, sách chuyên khảo về văn thư, lưu trữ: Giáo trình “Lý luận

và thực tiễn công tác lưu trữ” do nhóm tác giả: Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn, Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS Vương Đình Quyền, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, xuất bản năm 2005 Nghiệp vụ công tác Văn thư, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, xuất bản năm 2009 và Tập bài giảng Công tác văn thư - Lưu trữ của Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ban hành tháng 2 năm 2008

- Các luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học như: Vấn

đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - thực trạng

và giải pháp, Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Xuân Trung Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành Trung ương- thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Hà, Hà Nội Công tác lập hồ sơ hiện hành ở văn phòng Trung ương Đảng – thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Văn Tâm Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND Thành phố Ninh Bình- thực trạng và giải pháp, luận văn thạc sỹ của Nguyễn Hằng Thủy Lập hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Chính phủ và các biện pháp chỉ đạo hướng dẫn, luận văn thạc sỹ của Nguyễn Văn Quỳnh

- Các tư liệu, số liệu, thu thập được thông qua khảo sát thực tế tại các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội

- Các thông tin liên quan từ internet

7 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác- Lênin: Sử dụng phương

pháp này để nhìn nhận, đánh giá các vấn đề, sự kiện liên quan đến đề tài nghiên cứu theo quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: được sử dụng để tìm ra những ưu điểm

để kế thừa, phát triển và chỉ ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn

- Phương pháp hệ thống: nhằm tổng hợp tình hình đánh giá thành phần, nội

dung tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động các Chi cục Thuế để từ đó đưa

ra phương pháp và cách thức tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội nói riêng và cả nước nói chung

- Phương pháp khảo sát thực tế: được tiến hành bằng cách quan sát, khảo sát

trực tiếp tình hình lập hồ sơ, quản lý hồ sơ ở các đơn vị chuyên môn nói riêng và ở lưu trữ cơ quan nói chung để nắm được tình hình lập hồ sơ và quản lý hồ sơ có đúng với quy định không

- Phương pháp phỏng vấn: được thực hiện đối với một số lãnh đạo các Chi

cục Thuế và một số cán bộ chuyên môn Việc phỏng vấn sẽ tạo điều kiện nắm bắt,

trao đổi cụ thể từng vấn đề trong quá trình lập hồ sơ hiện hành, quản lý hồ sơ khi chưa nộp vào lưu trữ, quản lý hồ sơ đã nộp vào lưu trữ Vì đây là một công việc phức tạp liên quan đến nhiều đối tượng cán bộ khác nhau

Ngoài các phương pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả còn sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu cụ thể: phương pháp phân tích, phương pháp so sánh, phương pháp điều tra xã hội học, phương pháp xử lý thông tin…

8 Đóng góp của đề tài

Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn ở Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội nói riêng, các Chi cục Thuế nói chung

Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của luận văn có thể trở thành tài liệu tham khảo cho các Chi cục Thuế trong Thành phố Hà Nội nói riêng và các Chi cục Thuế cả nước nói chung, là tài liệu cho các học viên, sinh viên tham khảo khi nghiên cứu về lĩnh vực này

về công tác văn thư, lưu trữ ở các chi cục thuế

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn ở các Chi

cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội

Nội dung chương này trình bày tình hình lập hồ sơ hiện hành, quản lý hồ sơ tại các Đội thuế thuộc Chi cục Thuế, qua đó đưa ra các nhận xét, đánh giá tìm ra nguyên nhân

Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn ở các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội

Nội dung chương này là đưa ra các giải pháp giúp cho lãnh đạo Chi cục Thuế

có thể dễ dàng tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn trong chi cục, tạo thuận lợi cho cán bộ, công chức tiến hành lập và quản lý hồ sơ

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy (cô) giáo, cán bộ, chuyên viên của các Chi cục Thuế nơi tôi đến khảo sát và đặc biệt là sự định hướng, giúp đỡ của PGS.TS Vũ Thị Phụng – người đã hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này Nhân đây tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy (cô), bạn bè trong lớp cao học khóa 2008-2013, đồng nghiệp và cô giáo hướng dẫn đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn

Do điều kiện thời gian và trình độ bản thân có hạn nên luận văn không tránh khỏi một số thiếu sót nhất định Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, bạn bè và đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn

Hà Nội, ngày 09 tháng 5 năm 2013

TÁC GIẢ

NGÔ THỊ KIỀU OANH

Chương 1:

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CHI CỤC

THUẾ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế thuộc Thành phố Hà Nội

Trong Quyết định 108/QĐ-BTC ngày 14 tháng 01 năm 2010 của Bộ Tài chính

về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục thuế trực thuộc Tổng cục Thuế, tại khoản 1 Điều 1 qui định “Cục Thuế ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Cục Thuế) là tổ chức trực thuộc Tổng cục Thuế, có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác của ngân sách nhà nước (sau đây gọi chung là thuế) thuộc phạm

vi nhiệm vụ của ngành thuế trên địa bàn theo quy định của pháp luật”

Chi cục Thuế ở các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là Chi cục Thuế) là các đơn vị trực thuộc Cục Thuế được tổ chức thống nhất theo đơn vị hành chính cấp huyện

Hiện nay Cục Thuế Thành phố Hà Nội có 10 Chi cục thuế thuộc khu vực nội thành và các gồm:

1 Chi cục Thuế quận Long Biên

2 Chi cục Thuế quận Ba Đình

3 Chi cục Thuế quận Đống Đa

4 Chi cục Thuế quận Hà Đông

5 Chi cục Thuế quận Cầu giấy

6 Chi cục Thuế quận Hoàn Kiếm

7 Chi cục Thuế quận Tây Hồ

8 Chi cục Thuế quận Hoàng Mai

9 Chi cục Thuế quận Hai Bà Trưng

10 Chi cục Thuế quận Thanh Xuân

Và các chi cục thuế các huyện, thị xã trên địa bàn Thành Phố Hà Nội gồm: Đông Anh, Sóc Sơn, Sơn Tây, Chương Mỹ, Hoài Đức, Đan Phượng …

Trong Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 24 tháng 3 năm 2010 Tổng Cục trưởng Tổng cục Thuế đã qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế trực thuộc cục Thuế như sau:

* Vị trí, Chức năng của các Chi cục Thuế

Chi cục Thuế ở các quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Chi cục Thuế) là tổ chức trực thuộc Cục Thuế, có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí, các khoản thu khác của ngân sách nhà nước (sau đây gọi chung là thuế) thuộc phạm vi nhiệm vụ của ngành thuế trên địa bàn theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện thống kê, kế toán thuế, quản lý biên lai, ấn chỉ thuế; lập báo cáo về tình hình kết quả thu thuế và báo cáo khác phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành của cơ quan cấp trên, của Uỷ ban nhân dân đồng cấp và các cơ quan có liên quan; tổng kết, đánh giá tình hình và kết quả công tác của Chi cục Thuế

- Thực hiện nhiệm vụ cải cách hệ thống thuế theo mục tiêu nâng cao chất lượng hoạt động, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thông tin và phương pháp quản lý hiện đại để tạo thuận lợi phục vụ cho người nộp thuế thực hiện chính sách, pháp luật về thuế Quản lý bộ máy, biên chế, quản lý kinh phí, tài sản được giao, lưu giữ hồ sơ, tài liệu, ấn chỉ thuế theo quy định của pháp luật và của ngành

-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng Cục Thuế giao

*Cơ cấu, tổ chức của các Chi cục Thuế

- Theo qui định tại Quyết định số 503/QĐ-TCT năm 2010 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế trực thuộc Tổng cục Thuế do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành quy định:

+ Đối với Chi cục Thuế thực hiện chức năng thu hàng năm từ 300 tỷ đồng trở lên trừ thu từ dầu thô và tiền thu về đất, hoặc quản lý thuế trên 1.000 doanh nghiệp, cơ cấu bộ máy được tổ chức như sau:

Ban lãnh đạo gồm: Chi Cục trưởng và các Phó Chi cục Trưởng

Các đội gồm giúp việc cho Chi cục trưởng có 11 đội gồm: Đội Hành chính - Nhân

sự - Tài vụ - ấn chỉ; Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ người nộp thuế; Đội Kê khai - Kế toán thuế và Tin học; Đội Quản lý thuế thu nhập cá nhân; Đội Quản lý nợ và Cưỡng chế nợ thuế; Đội Tổng hợp - Nghiệp vụ - Dự toán; Đội kiểm tra thuế; Đội Kiểm tra nội bộ;Đội Thanh tra thuế; Đội Trước bạ và thu khác; Một số Đội Kiểm tra thuế

+ Đối với Chi cục Thuế thực hiện thu thuế hàng năm dưới 300 tỷ đồng trừ thu từ dầu thô và tiền thu về đất, cơ cấu bộ máy được thực hiện tương tự như trên Tuy nhiên do sự phân công nhiệm vụ phải đảm nhiệm ít hơn nên cơ cấu, tổ chức bộ máy cũng tinh giảm hơn và rút gọn còn 9 đội Không có các đội: Đội thanh tra thuế; Đội kiểm tra nội bộ

+ Đối với các Chi cục Thuế có quy mô số thu từ 1000 tỷ đồng/năm trở lên, quản lý từ 5000 doanh nghiệp trở lên, Cục trưởng Cục Thuế xem xét, quyết định cho phù hợp với thực tế quản lý Ngược lại nếu các Chi cục Thuế có qui mô nhỏ, Cục trưởng Cục trưởng Cục thuế xem xét quyết định số Đội ít hơn so với qui định nêu trên nhưng vẫn phải đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao Chức năng, nhiệm vụ của các đội thuộc Chi cục Thuế

- Căn cứ vào Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 29/3/2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế trực thuộc Cục Thuế và Quyết định số 504/QĐ-TCT ngày 29/3/2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế đã quy định chức năng, nhiệm vụ, của các đội thuộc Chi cục Thuế trực thuộc Cục Thuế như sau:

1 Đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ

Chức năng, nhiệm vụ của Đội là giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; công tác quản lý nhân sự; quản lý tài chính, quản trị; trong nội bộ Chi cục Thuế quản lý

Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; xây dựng và thực hiện dự toán kinh phí, quản lý kinh phí hoạt động, trang thiết bị, phương

Chức năng, nhiệm vụ của đội là giúp Chi cục trưởng thực hiện các công tác hành chính văn thư, lưu trữ; công tác quản lý nhân sự; quản lý tài chính; quản trị; theo dõi công tác sử dụng công chức thuế, lao động, tiền lương đối với cán bộ, công chức thuế Đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét xử lý đối với cán bộ, công chức thuế

vi phạm pháp luật, theo dõi và tổng hợp công tác thi đua khen thưởng trong chi cục thuế

2 Đội Tuyên truyền – Hỗ trợ người nộp thuế - ấn chỉ

Đội có nhiệm vụ giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế thực hiện công tác tuyên truyền về chính sách pháp luật thuế; hỗ trợ người nộp thuế, quản lý ấn chỉ thuế Thực hiện công tác tuyên truyền về chính sách pháp luật thuế, công tác hỗ trợ về thuế hỗ trợ và cấp hóa đơn lẻ cho các tổ chức, cá nhân có phát sinh doanh thu không thường xuyên kê khai, nộp thuế; tổ chức hội nghị đối thoại với người nộp thuế và cung cấp thông tin do cơ quan quản lý cho người nộp thuế

3 Đội Kê khai - Kế toán thuế và Tin học

Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế thực hiện công tác đăng ký thuế và cấp

mã số thuế cho người nộp thuế, xử lý hồ sơ khai thuế, kế toán thuế, thống kê thuế theo phân cấp quản lý; quản lý và vận hành hệ thống trang thiết bị tin học phục vụ công tác quản lý thuế.;Trực tiếp tiếp nhận và xử lý hồ sơ khai thuế, hồ sơ hoàn thuế, các tài liệu, chứng từ có liên quan đến nghĩa vụ thuế của người nộp thuế; Kiểm tra ban đầu các hồ sơ khai thuế và yêu cầu người nộp thuế kê khai đầy đủ các thông tin của người nộp thuế theo quy định Xử lý và kiến nghị xử lý các sai phạm của người nộp thuế về thủ tục đăng ký thuế, nộp hồ sơ kê khai thuế, ngưng nghỉ kinh doanh,

bỏ địa bàn kinh doanh; Tiếp nhận và đề xuất xử lý các hồ sơ xin gia hạn thời hạn kê khai thuế, nộp thuế; Phân loại, xử lý các hồ sơ hoàn thuế, miễn, giảm thuế; thực hiện miễn, giảm thuế không thuộc diện phải kiểm tra trước; chuyển hồ sơ miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế thuộc diện kiểm tra trước cho Đội kiểm tra thuế; Thực hiện công tác kế toán thuế đối với người nộp thuế; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý thuế

4 Đội Quản lý thuế thu nhập cá nhân

Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế thực hiện công tác kiểm tra, giám sát kê khai thuế thu nhập cá nhân; chịu trách nhiệm thực hiện dự toán thu thuế thu nhập cá

nhân Xác định các trường hợp có dấu hiệu trốn lậu thuế, gian lận thuế thu nhập cá nhân Kiểm tra các trường hợp người nộp thuế thu nhập cá nhân ngừng kê khai, bỏ trốn, mất tích ….Kiểm tra, xác minh giải quyết khiếu nại về thuế thu nhập cá nhân

5 Đội Quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế

Có nhiệm vụ thực hiện công tác quản lý nợ thuế, cưỡng chế thu tiền thuế

nợ, tiền phạt đối với người nộp thuế Báo cáo lên lãnh đạo Chi cục về tình trạng nợ thuế của từng người nộp thuế Đề xuất xử lý các hồ sơ xin khoanh nợ, giãn nợ, xóa

nợ tiền thuế, tiền phạt Lập hồ sơ đề nghị cưỡng chế và đề xuất biện pháp thực hiện cưỡng chế thu tiền nợ, trình Lãnh đạo Chi cục Thuế ra quyết định và thực hiện cưỡng chế theo thẩm quyền hoặc tham mưu, phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền, thực hiện cưỡng chế thu tiền nợ thuế theo qui định

6 Đội Tổng hợp – Nghiệp vụ - Dự toán

Đội có nhiệm vụ hướng dẫn về nghiệp vụ quản lý thuế, chính sách, pháp luật thuế cho cán bộ, công chức thuế trong Chi cục Thuế; xây dựng và tổ chức thực hiện

dự toán thu ngân sách nhà nước được giao của Chi cục Thuế Hướng dẫn, hỗ trợ các

bộ phận, cán bộ, công chức thuế thuộc chi cục triển khai thực hiện chính sách, pháp luật thuế, nghiệp vụ quản lý thuế và các quy định về công tác ủy nhiệm thu các khoản thu về đất đai, phí, lệ phí và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh khoán thuế

ổn định Tổng hợp, phân tích, đánh giá toàn diện tình hình thực hiện nhiệm vụ quản

lý thuế; tổ chức công tác sơ kết, tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ quản lý thuế của Chi cục Thuế; Tham mưu, đề xuất với cơ quan thuế cấp trên, lãnh đạo Chi cục các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý thu thuế

7 Đội kiểm tra thuế

Có nhiệm vụ giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế thực hiện công tác kiểm tra, giám sát kê khai thuế; giải quyết tố cáo liên quan đến người nộp thuế, chịu trách nhiệm thực hiện dự toán thu thuộc phạm vi quản lý của Chi cục Thuế Kiểm tra các

hồ sơ miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế thuộc diện kiểm tra trước; thực hiện các thủ tục miễn thuế, giảm thuế, trình Lãnh đạo Chi cục ra quyết định; chuyển hồ sơ hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế không thuộc thẩm quyền cho cơ quan thuế cấp trên giải quyết theo quy định Kiểm tra các trường hợp người nộp thuế sáp nhập, giải thể, phá sản, ngừng kê khai, bỏ trốn, mất tích, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc tổ chức

sắp xếp lại doanh nghiệp, cổ phần hoá doanh nghiệp Xác định các trường hợp có dấu hiệu trốn lậu thuế, gian lận thuế để chuyển hồ sơ cho bộ phận thanh tra của cơ quan thuế cấp trên giải quyết

8 Đội Kiểm tra nội bộ (Đối với những chi cục nhỏ thì giao nhiệm vụ kiểm tra nội bộ cho Đội Kiểm tra thuế thực hiện)

Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế thực hiện công tác kiểm tra việc thuân thủ pháp luật, tính liêm chính của cơ quan thuế, công chức thuế, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc chấp hành công vụ và bảo vệ sự liêm chính trong cơ quan thuế Tổ chức phúc tra kết quả kiểm tra của Đội kiểm tra thuế theo chỉ đạo của Chi cục trưởng Chi cục Thuế hoặc khi có đơn tố cáo hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động kiểm tra thuế thuộc thẩm quyền giải quyết của Chi cục trưởng Chi cục Thuế; Tổng hợp, báo cáo kết quả công tác kiểm tra nội bộ, công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến nội bộ cơ quan thuế, công chức thuế trong phạm vi Chi cục Thuế quản lý; đề xuất sửa đổi các quy định, quy trình nghiệp vụ, các biện pháp nâng cao chất lượng của đội ngũ công chức thuế; kiến nghị việc đánh giá, khen thưởng cơ quan thuế, công chức thuế;

9 Đội Thanh tra thuế

Nhiệm vụ của Đội giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế triển khai thực hiện công tác thanh tra người nộp thuế trong việc chấp hành pháp luật thuế; giải quyết tố cáo về hành vi trốn lậu thuế, gian lận thuế liên quan đến người nộp thuế thuộc phạm

vi Chi cục Thuế quản lý Cung cấp thông tin, kết luận sau thanh tra cho các bộ phận chức năng có liên quan để phối hợp quản lý thuế Tổng hợp, báo cáo, đánh giá chất lượng công tác thanh tra thuế, tổng hợp kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến người nộp thuế trong phạm vi toàn Chi cục Thuế Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác thanh tra thuế

10 Đội Trước bạ và thu khác

Có nhiệm vụ giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế quản lý thu lệ phí trước bạ, thuế chuyển quyền sử dụng đất, tiền cấp quyền sử dụng đất, các khoản đấu giá về đất, tài sản, tiền thuê đất, thuế tài sản, phí, lệ phí và các khoản thu khác (gọi chung

là các khoản thu về đất bao gồm cả thuế TNCN đối với chuyển nhượng bất động sản, nhận thừa kế, quà tặng, lệ phí trước bạ và thu khác) phát sinh trên địa bàn thuộc

phạm vi Chi cục Thuế quản lý và đề xuất xử lý những trường hợp người nộp thuế

có hành vi vi phạm pháp luật về thuế

11 Đội thuế liên xã, phường, thị trấn

Nhiệm vụ của Đội giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế quản lý thu thuế các tổ chức, cá nhân nộp thuế trên địa bàn xã, phường được phân công) Đội có nhiệm vụ lập danh sách và sơ đồ quản lý người nộp thuế; Tổ chức cho họ đăng ký mã số thuế; tiếp nhận tờ khai thuế, hồ sơ miễn thuế, giảm thuế, tiếp nhận đơn ngừng nghỉ kinh doanh, đơn xin miễn giảm thuế của các hộ kinh doanh và trình cấp có thẩm quyền xem xét Thực hiện phân loại quản lý thu nợ, đôn đốc thu tiền thuế nợ, tiền phạt; chủ trì, phối hợp với Đội Quản lý thu nợ thực hiện cưỡng chế thu tiền thuế nợ, tiền phạt đối với người nộp thuế thuộc phạm vi quản lý của đội thuế liên xã, phường

Ngoài những nhiệm vụ kể trên của 11 đội thuế trong các chi cục, Quyết định 504/QĐ-TCT năm 2010 còn quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của tất cả các đội thuế đều có chung một nhiệm vụ là:

Tổ chức công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ và các văn bản pháp quy của Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý của Đội

Như vậy, có thể thấy rõ việc tổ chức quản lý các hồ sơ hình thành trong các Chi cục Thuế đã được Tổng cục Thuế rất quan tâm và coi là một nhiệm vụ không thể thiếu đối với hoạt động quản lý của tất cả các đội trong Chi cục Thuế

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế được thể hiện như sau:

CHI CỤC TRƯỞNG CHI CỤC THUẾ

Đội Tuyên Truyền

và Hỗ Trợ người nộp thuế -

Ấn chỉ

Đội

Kê Khai -

Kế Toán Thuế

và Tin Học

Đội Than

h tra Thuế

Đội quản lý

nợ và cưỡng

nợ Thuế

Đội Tổng hợp Nghiệp

Vụ -

Dự Toán

Đội quản lý thuế thu nhập cá nhân

Đội kiểm tra nội

bộ

Đội Hành chính nhân sự tài vụ

Đội thuế phường – Liên Phường

Đội Trước

bạ và thu khá

Đội

Kiểm

tra

Thuế

1.2 Thành phần, nội dung, loại hình, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ của các Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội

1.2.1.Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của các Chi cục Thuế

Với tính chất đặc trưng của ngành Thuế, các Chi cục Thuế có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí, các khoản thu khác của ngân sách nhà nước thuộc phạm vi nhiệm vụ của ngành thuế trên địa bàn theo quy định của pháp luật

Do đó tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của các Chi cục Thuế gồm tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn

*Về thể loại và nội dung hồ sơ, tài liệu hành chính:

- Bao gồm các thể loại như Quyết định, công văn, tờ trình, thông báo, lịch công tác,

kế hoạch, chương trình, báo cáo tổng kết công tác hàng năm của Chi cục Thuế

Ví dụ: Hồ sơ tổng kết hội nghị công tác hàng năm của Chi cục thuế, gồm có

những văn bản tài liệu như:

+ Kế hoạch tổ chức hội nghị

+ Diễn văn khai mạc

+ Báo cáo chính tại hội nghị

+ Tài liệu ảnh của hội nghị

- Các loại văn bản về kế hoạch, thống kê như: hồ sơ dự toán thu ngân sách nhà nước của chi cục thuế; hồ sơ hội nghị công tác thu ngân sách 6 tháng, hàng năm của chi cục thuế

- Ngoài ra, để thực hiện chức năng quản lý Chi cục Thuế đã ban hành rất nhiều các văn bản về nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động…… cán bộ, công chức trong chi cục

- Tài liệu Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương gồm: văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Tài chính, Tổng cục thuế, văn bản của Cục Thuế ban hành về công tác

Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương trong Cục thuế, Chi cục thuế

- Đề án quy hoạch cán bộ của Chi cục Thuế

- Các văn bản về chỉ tiêu biên chế và báo cáo tình hình thực hiện chỉ tiêu biên chế hàng năm của Chi cục Thuế

- Hồ sơ xây dựng chức danh và tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức của Chi cụcc Thuế

- Hồ sơ thi tuyển, thi nâng ngạch, chuyển ngạch hàng năm

- Các hồ sơ nhân sự trong chi cục thuế

- Tài liệu về lao động tiền lương gồm: kế hoạch và báo cáo về công tác lao động tiền lương hàng năm, hồ sơ nâng lương hàng năm của chi cục thuế, các văn bản trao đổi về công tác lao động tiền lương

- Tài liệu về Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thuế gồm: kế hoạch, quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và bào cáo thực hiện hàng năm của chi cục thuế; hồ sơ tài liệu các lớp đào tạo, bồi dưỡng và các kết quả học tập, quyết định công nhận kết quả học tập; hồ sơ tập huấn các nội dung chuyên đề của ngành thuế

Ví dụ: Công văn của Cục thuế Thành phố Hà Nội hướng dẫn, chỉ đạo thực

hiện công tác thuế

- Tài liệu về nghiên cứu chính sách chế độ thuế và nghiên cứu khoa học gồm:

đề án cải cách thuế qua từng thời kỳ, báo cáo về công tác cải cách thuế của chi cục thuế, hồ sơ hội nghị tổng kết công tác cải cách thuế

- Tài liệu về Thanh tra, kiểm tra gồm: các văn bản chỉ đạo về công tác thanh tra, kiểm tra, xét giải quyết khiếu nại, tố cáo; hồ sơ thanh tra, kiểm tra nội bộ của chi cục thuế; hồ sơ thanh tra, kiểm tra đối tượng nộp thuế; báo cáo về công tác thanh tra hàng năm của chi cục thuế; hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo

- Tài liệu về Tài chính kế toán gồm: văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác tài chính, kế toán; hồ sơ xây dựng chế độ quy định về tài chính kế toán, chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính quý, năm; báo cáo dự toán hàng năm, báo cáo

quyết toán hàng năm; hồ sơ tài liệu về kiểm tra, thanh tra tài chính kế toán của chi cục thuế

- Tài liệu về quản trị - xây dựng cơ bản: kế hoạch và báo cáo về công tác quản trị văn phòng, văn bản về xây dựng, sửa chữa các công trình của cơ quan như: trụ sở làm việc, nhà khách (gồm các loại văn bản, tài liệu: dự án, dự toán công trình, các quyết định phê duyệt và giấy tờ có liên quan, các văn bản giải quyết vấn đề đất đai, quyết định giao đất, giấy phép xâu dựng, kế hoạch cấp phát vốn đầu tư xây dựng cơ bản hàng năm, văn bản thẩm định dự án); hồ sơ về mua sắm trang thiết bị (gồm các loại văn bản, tài liệu sau: đề nghị mua sắm, hồ sơ đầu thầu mua sắm trang thiết bị, quyết định phê duyệt, quyết toán mua sắm trang thiết bị hàng năm, biên bản bàn giao tài sản cố định); hồ sơ thanh quyết toán, nghiệm thu và bàn giao công trình (gồm các văn bản, tài liệu như: sổ sách, chứng từ kế toán, văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền, bản vẽ hoàn công, quyết toán công trình, tổng nghiệm thu kỹ thuật công trình, biên bản bàn giao đưa công trình vào sử dụng); báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch, khối lượng và vốn đầu tư xây dựng cơ bản dài hạn và hàng năm; thông báo kế hoạch, khối lượng và vốn xây dựng cơ bản, điều chỉnh bổ sung hàng năm; công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản

- Tài liệu về Đảng, Công Đoàn, Đoàn Thanh Niên: Tài liệu về công tác Đảng, Công Đoàn, Đoàn Thanh Niên; Chương trình, kế hoạch công tác hàng năm của Đảng ủy Văn phòng; Báo cáo triển khai thực hiện các Nghị quyết, các cuộc vận động của tổ chức Đảng đối với ngành thuế; tài liệu về công tác tổ chức và nhân sự của Đảng ủy, Chi bộ Đảng; hồ sơ Đảng viên; hồ sơ Đại hội Đảng bộ; sổ ghi biên bản các cuộc họp của Đảng bộ, Chi bộ; chương trình, kế hoạh, báo cáo tổng kết công tác hàng năm của Công đoàn; hồ sơ Đại hội nhiệm kỳ công đoàn của chi cục thuế; hồ sơ quản lý công đoàn phí; chương trình, kế hoạh, báo cáo tổng kết công tác hàng năm của Đoàn Thanh Niên; hồ sơ Đại hội nhiệm kỳ Đoàn Thanh Niên của Chi cục Thuế

- Tài liệu về công tác Hành chính, Văn thư – Lưu trữ gồm: tài liệu chỉ đạo hướng dẫn về công tác hành chính văn phòng, văn thư – lưu trữ của cơ quan cấp trên; báo cáo tổng kết công tác văn thư – lưu trữ hàng năm; các tập lưu văn bản của chi cục thuế; hồ sơ xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ (gồm có các văn bản, tài liệu như: văn bản chỉ đạo về việc xây dựng quy chế, tờ trình dự thảo cuối

cùng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, bản chính văn bản được ban hành); sổ đăng ký văn bản đi, đến

* Về thể loại và nội dung các hồ sơ chuyên môn

Như trên đã đề cập, các Chi cục Thuế có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác của Ngân sách nhà nước Tổ chức thực hiện dự toán thu thuế hàng năm được giao; tổng hợp, phân tích, đánh giá công tác quản lý thuế Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, hướng dẫn, giải thích chính sách thuế của Nhà nước; hỗ trợ người nộp thuế trên địa bàn thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật

Vì vậy trong quá trình hoạt động của các Chi cục thuế đã hình thành rất nhiều những hồ sơ, tài liệu chuyên môn

Đây là khối tài liệu quan trọng và là tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các Chi cục Thuế được các Chi cục chú ý thu thập và bảo quản để phục vụ tốt cho quá trình khai thác sử dụng tài liệu trong hoạt động quản lý của mình

- Tài liệu chuyên môn gồm các nhóm hồ sơ như:

+ Nhóm hồ sơ quản lý thuế: Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp, hồ sơ khai

thuế, hồ sơ đăng ký thuế của doanh nghiệp, hồ sơ theo dõi thuế, hồ sơ quyết toán thuế, hồ sơ miễn giảm thuế , hồ sơ hoàn thuế, hồ sơ kiểm tra sau khi hoàn thuế, hồ

sơ hoàn thuế theo Hiệp định Quốc tế về thuế)

+ Nhóm hồ sơ về quản lý đối tượng thu thuế thuộc địa bàn quản lý trong

đó bao gồm: hồ sơ khai thuế, hoàn thuế và hồ sơ về đối tượng nộp thuế

+ Nhóm hồ sơ thuế đất gồm: hồ sơ chuyển quyền sử dụng đất, trước bạ đất;

hồ sơ khai thuế nhà, đất; hồ sơ khai thuế sử dụng đất nông nghiệp; hồ sơ khai tiền thuê đất, thuê mặt nước; hồ sơ khai tiền sử dụng đất; hồ sơ thu nộp cho thuê nhà, xưởng; hồ sơ duyệt bộ sử dụng đất nông nghiệp; hồ sơ thu thuế sử dụng đất nông nghiệp; hồ sơ duyệt đối tượng miễn giảm thế do thiên tai; hồ sơ miễn giảm hộ chính sách, hộ nghèo; hồ sơ thu nộp thuế đất của các cơ quan, tổ chức

+ Nhóm hồ sơ quản lý thuế trước bạ gồm: hồ sơ thu lệ phí trước bạ ôtô; hồ

sơ thu lệ phí trước bạ xe máy; hồ sơ thu lệ phí trước bạ tàu thuyền; hồ sơ thu lệ phí trước bạ súng săn …

+ Các loại sổ bộ thuế gồm: sổ bộ môn bài; sổ bộ thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, lợi tức; sổ bộ thuế công thương nghiệp; sổ ghi thu thuế; sổ tổng

hợp ghi thu; sổ theo dõi hộ kinh doanh; sổ bộ thuế tập thể; sổ theo dõi thu nộp thuế;

sổ chi tiết kê khai; sổ theo dõi nợ đọng; sổ mua hóa đơn; sổ thu hộ vãng lai, sổ bộ thuế nhà đất, sổ bộ hộ kinh doanh cho thuê nhà

+ Nhóm hồ sơ về quản lý ấn chỉ thuế gồm: hồ sơ đăng ký mua hóa đơn; hồ

sơ đăng ký lưu hành hóa đơn; hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ thu phí, lệ phí; hồ sơ

xử lý vi phạm về in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn; hồ sơ xử lý mất hóa đơn; hồ sơ xử lý hủy ấn chỉ; hồ sơ nhập, xuất, bán hóa đơn, tờ khai thuế; hồ sơ cấp hóa đơn bán lẻ

+ Nhóm hồ sơ cấp mã số thuế cho các hộ kinh doanh cá thể

+ Các loại ấn chỉ thuế gồm: Sổ tài liệu lịch sử về ấn chỉ, các loại sổ kế toán,

sổ quản lý ấn chỉ; báo cáo kế toán ấn chỉ, chứng chỉ kế toán ấn chỉ Liên lưu biên lai, liên 1 biên lai, liên báo soát, liên 3 và các liên khác

+ Nhóm hồ sơ, tài liệu về ứng dụng công nghệ thông tin ngành thuế gồm:

hồ sơ quản lý thuế thu nhập cá nhân; hồ sơ trả lời giải đáp các vướng mắc của người nộp thuế; tài liệu chỉ đạo về Ứng dụng Công nghệ Thông tin ngành thuế; hồ sơ phân tích và thiết kế các phần mềm phục vụ quản lý của ngành thuế; hồ sơ quản lý các dự

án phát triển ứng dụng quản lý của Cục thuế; tài liệu tập huấn, hướng dẫn sử dụng các phần mềm và hệ thống tin học

Tất cả những hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các Chi cục Thuế đều phản ánh quá trình lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động quản lý điều hành của các Chi cục Thuế trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình là tổ chức triển khai thực hiện thống nhất các văn bản qui phạm pháp luật về thuế; quy trình, biện pháp nghiệp vụ quản lý thuế trên địa bàn

1.2.2 Giá trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các Chi cục Thuế

Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị, có tính chính xác cao Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính,bản sao hợp pháp những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan, tổ chức và cá nhân được bảo quản trong các kho lưu trữ để phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội, nghiên cứu khoa học, phục vụ hoạt động quản lý lãnh đạo… của toàn xã hội

Thực tiễn đã chứng minh rằng bất cứ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, là cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan quản lý hành chính trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình ít nhiều đều cần đến tài liệu lưu trữ hoặc dùng làm bằng chứng

để giải quyết công việc cụ thể hoặc tìm ở đó những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch ra chủ trương, chính sách, đề ra các quyết định về quản lý Đối với các cơ quan thuộc ngành thuế, tài liệu lưu trữ có những ý nghĩa sau:

- Tài liệu lưu trữ phản ánh khách quan mọi hoạt động của đơn vị, phục vụ đắc lực cho việc thực hiện xây dựng kế hoạch quản lý và thu thuế hàng năm, đồng thời tài liệu lưu trữ phục vụ thiết thực cho công tác kiểm tra, kiểm soát đối với các hoạt động quản lý của cơ quan Thuế cũng như kiểm tra hoạt động của đối tượng nộp thuế

- Để thực hiện nhiệm vụ giúp Chính phủ trong công tác tạo nguồn thu cho ngân sách nhà nước, bởi “thuế là nguồn thu chủ yếu của ngân sách nhà nước” Vì vậy các Chi cục Thuế phải có tài liệu lưu trữ để phục vụ cho hoạt động quản lý của mình Muốn thực hiện tốt vai trò quản lý của ngành và lĩnh vực được giao các Chi cục Thuế phải dựa vào hồ sơ hình thành trong quá trình quản lý, điều hành của cơ quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ Việc lưu trữ và phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng tài liệu đúng qui định là góp phần thực hiện công cuộc cải cách hành chính hiện đại hóa trong lĩnh vực thuế, làm sạch sẽ, gọn gàng văn minh công

sở

- Hồ sơ tài liệu hình thành trong các Chi cục Thuế đã góp phần quan trọng trong công cuộc cải cách hành chính của cả nước nói chung và của ngành thuế nói riêng

Ví dụ: Các tổ chức, cá nhân (hay còn gọi là đối tượng nộp thuế) trong quá trình kinh

doanh phải có hồ sơ về kê khai thuế, nộp thuế Những hồ sơ này sẽ được hình thành

ở các đội chuyên môn như Đội kê khai Kế toán thuế và Tin học để đội theo dõi tình hình nộp thuế của đối tượng nộp thuế Bên cạnh đó Đội Kiểm tra Thuế cũng căn cứ vào hồ sơ để phân loại doanh nghiệp vì sau này sẽ liên quan đến chính sách thuế

Có nghĩa là khi nhà nước có chủ trương hỗ trợ cho doanh nghiệp thì những doanh nghiệp được hỗ trợ là những doanh nghiệp có những đặc điểm (như gặp khó khăn hoặc thuận lợi) trên cơ sở thông tin trong hồ sơ kê khai thuế, nộp thuế thì việc phân

loại doanh nghiệp được tiến hành và từ đó cơ quan thuế báo cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền để có chính sách hỗ trợ doanh nghiệp cho phù hợp

Ngoài ra, qua kiểm tra hồ sơ khai thuế, cơ quan quản lý thuế có căn cứ cho rằng người nộp thuế khai chưa đủ hoặc chưa đúng các yếu tố làm cơ sở xác định số thuế phải nộp, đã yêu cầu người nộp thuế khai bổ sung nhưng người nộp thuế không khai bổ sung theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế

Qua kiểm tra sổ kế toán, hoá đơn, chứng từ liên quan đến việc xác định số thuế phải nộp, cơ quan quản lý thuế có cơ sở chứng minh người nộp thuế hạch toán không đúng, không trung thực các yếu tố liên quan đến việc xác định số tiền thuế phải nộp Trên cơ sở đó cơ quan quản lý thuế có căn cứ tính thuế hoặc sẽ có biện pháp đủ thu đủ, thu đúng số tiền thuế mà đối tượng nộp thuế phải nộp theo quy định của pháp luật.Việc quản lý thuế phải bảo đảm công khai, minh bạch, bình đẳng; bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người nộp thuế

Khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh phải tuân theo một số thủ tục nhất định như: phải có “Phiếu đề xuất” theo mẫu do cán bộ quản lý thuế trên địa bàn trình lên lãnh đạo Chi cục xem xét, đồng ý cho chuyển địa điểm kinh doanh Trên cơ sở đó doanh nghiệp, hộ kinh doanh có căn cứ để thôi đóng thuế

ở địa điểm cũ và chuyển sang địa điểm kinh doanh mới thực hiện nghĩa vụ đóng thuế tại địa bàn đó

Trong trường hợp doanh nghiệp giải thể cơ quan thuế sẽ hướng dẫn doanh nghiệp những thủ tục còn thiếu để tiến hành đóng mã số thuế (theo nguyện vọng của doanh nghiệp) Căn cứ vào hồ sơ để xác định nếu doanh nghiệp còn nợ thuế thì phải đóng đủ, nếu nộp thừa doanh nghiệp sẽ được hoàn thuế Ngoài ra còn để quyết toán thuế cho doanh nghiệp

- Mặt khác, các hồ sơ chuyên môn hình thành trong Chi cục Thuế còn giúp cho chi cục thực hiện tốt chức năng quản lý của mình đối với việc thu thuế Thông qua hồ sơ kê khai thuế, chi cục sẽ nắm được các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân (hay còn gọi là đối tượng nộp thuế) đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của mình hay chưa Trường hợp nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh thì phải đến Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch Đầu tư để làm thủ tục cấp giấy phép Để làm được điều này cơ quan thuế có nhiệm vụ xác nhận tình hình nộp thuế và hồ sơ khai

thuế để doanh nghiệp chuyển sang Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở kinh doanh để nộp thuế, Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp chuyển đến có căn cứ để theo dõi tiếp và thực hiện thu thuế của đối tượng nộp thuế

- Hồ sơ, tài liệu hình thành trong các Chi cục Thuế còn là căn cứ để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra, giám sát việc kê khai thuế, hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế, nộp thuế, quyết toán thuế và chấp hành chính sách, pháp luật thuế đối với người nộp thuế và các tổ chức, cá nhân được uỷ nhiệm thu thuế thuộc địa bàn quản

lý Mặt khác các hồ sơ về thuế còn dùng để thanh tra, hoàn thuế đối với những doanh nghiệp kinh doanh bị lỗ 3 tháng liên tục

Trên cơ sở những hồ sơ tài liệu đã hình thành trong hoạt động của chi cục các đơn vị chức năng quyết định hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định miễn, giảm, hoàn thuế, gia hạn thời hạn khai thuế, gia hạn thời hạn nộp tiền thuế, truy thu tiền thuế, xoá nợ tiền thuế, miễn xử phạt tiền thuế theo quy định Tổ chức thực hiện thống kê, kế toán thuế, quản lý biên lai, ấn chỉ thuế; lập báo cáo về tình hình kết quả thu thuế và báo cáo khác phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành của cơ quan cấp trên, của Uỷ ban nhân dân đồng cấp và các cơ quan có liên quan Từ đó tổng kết, đánh giá tình hình và kết quả công tác của Chi cục Thuế

Những hồ sơ chuyên môn hình thành trong quá trình hoạt động của các Chi cục Thuế là cơ sở cho ngành công an phục vụ cho công tác điều tra khi cần điều ra các doanh nghiệp hoạt động có đúng theo qui định của pháp luật trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh hay không

Ví dụ: Trong quá trình hoạt động một số doanh nghiệp bỏ trốn khỏi địa điểm

kinh doanh, cơ quan công an trước khi ra quyết định đối với các doanh nghiệp bỏ trốn thì cần phải tìm hiểu các doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ đóng thuế hay chưa Muốn xác nhận nguồn thông tin này cần phải căn cứ vào tờ khai nộp thuế của các doanh nghiệp được quản lý trong hồ sơ của Chi cục Thuế thuộc địa bàn doanh nghiệp đóng trụ sở

Có thể thấy rằng, nếu tổ chức quản lý hồ sơ tốt thì cơ quan thuế sẽ kiểm soát được quá trình thu thuế, tăng thêm nguồn thu cho ngân sách nhà nước và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý

1.3 Khái quát về công tác văn thư, lưu trữ của các Chi cục thuế Thành phố Hà Nội

1.3.1 Các qui định của ngành thuế về công tác văn thư, lưu trữ

1.3.1.1 Các qui định của Tổng cục Thuế về công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư, lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động trong hoạt động quản lý nhà nước Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý Hiệu quả của hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác này có được làm tốt hay không Bởi làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác trong cơ quan và hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ Mặt khác làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, mà khâu cuối cùng của công tác văn thư là lập hồ sơ Nếu lập hồ sơ tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Có như vậy mới phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng tài liệu trong hoạt động quản lý tại thời điểm hiện tại cũng như quá khứ và trong tương lai

Để thực hiện nhiệm vụ công tác thường xuyên của mình Tổng cục Thuế đã rất quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ thông qua việc ban hành các văn bản như: Quyết định số 374/QĐ-TCT ngày 05 tháng 4 năm 2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục thuế về ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành thuế và các văn bản quy định, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan thuế

Ví dụ: Kể từ khi có Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011

của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về thể thức văn bản hành chính thì Tổng cục thuế đã gửi sao gửi Thông tư trên để gửi đến các Chi cục để các Chi cục thực hiện áp dụng vào việc ban hành văn bản hành chính nhằm nâng cao chất lượng của văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của Tổng cục Có như vậy mới góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ được lập

1.3.1.2 Các qui định của Cục Thuế Thành phố Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ

Cục thuế Thành phố Hà Nội là cơ quan trực tiếp quản lý các Chi cục Thuế trong Thành phố Hà Nội Để thực hiện chức năng quản lý của mình trong đó có việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ, Cục thuế Thành phố Hà Nội luôn áp dụng các văn bản qui phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành vào cơ quan và các đơn vị trực thuộc Cục

thuế Hà Nội đã gửi những văn bản qui phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn như: Luật Lưu trữ; Nghị định 110, Nghị định 111… và trên cơ sở những văn bản qui phạm pháp luật đó Cục đã ban hành một số văn bản hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như:

- Quyết định số 22626/QĐ-CT-LTr ngày 31 tháng 8 năm 2012 của Cục thuế Thành phố Hà Nội về việc Ban hành Quy chế công tác Lưu trữ Ngoài ra Cục thuế Thành phố Hà Nội đã ban hành các văn bản về việc triển khai, kiểm tra, đôn đốc công tác văn thư, lưu trữ để kiên quyết khắc phục tình trạng hồ sơ, tài liệu không được thu thập, chỉnh lý, bảo quản theo đúng như qui định và yêu cầu các Chi cục thuế triển khai một số công việc như:

+ Tập trung chỉ đạo cán bộ, công chức trong đơn vị ra soát lại toàn bộ hồ sơ tài liệu từ năm 2005 trở về trước, đóng thùng (theo qui định), bàn giao cho bộ phận lưu trữ dứt điểm một lần để lập kế hoạch hợp đồng chỉnh lý tài liệu

+ Đối với các Chi cục Thuế nhất thiết phải bố trí đủ diện tích kho để phục vụ công tác lưu trữ, trường hợp trụ sở cơ quan không bố trí được diện tích kho đảm bảo yêu cầu thì thuê ngoài; trang bị một số thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu như: thiết bị chữa cháy, quạt thông gió, máy hút ẩm, khung giá, hộp đựng tài liệu và định

kỳ phải được vệ sinh, phun thuốc khử mùi, chống mối…

+ Đối với hồ sơ, tài liệu năm 2006, từng cán bộ công chức phải lập hồ sơ biên mục tài liệu trong hồ sơ, cử cán bộ tổng hợp, thống kê Danh mục hồ sơ tài liệu bàn giao và Danh mục hồ sơ tài liệu để lại nghiên cứu gửi cho bộ phận lưu trữ

+ Cục sẽ có kế hoạch kiểm tra tiến độ và kết quả thực hiện đối với các Chi cục Thuế trong việc triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ Cục sẽ nghiêm túc phê bình những đơn vị chấp hành không tốt và đưa nội dung này vào chấm điểm thi đua, khen thưởng hàng năm

Có thể nói, Cục thuế Thành phố Hà Nội là đơn vị đã quan tâm đến công tác văn thư – lưu trữ ở cơ quan mình và các đơn vị trực thuộc, vì vậy việc ban hành văn bản quy định, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ

Bên cạnh đó để thực hiện nhiệm vụ thường xuyên của mình định kỳ quý I hàng năm, Cục thuế đều yêu cầu chi cục gửi báo cáo về việc thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, từ đó kiểm tra đánh giá việc thực hiện, giao ban toàn Cục, báo cáo Tổng cục thuế, kiện toàn công tác văn thư - lưu trữ đối với các chi cục, đôn đốc,

nhắc nhở các Chi cục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan bằng việc ban hành công văn để đôn đốc nhắc nhở Năm 2012 đã ban hành văn bản để chấn chỉnh công tác thu thập hồ sơ, tài liệu Trong các văn bản đều yêu cầu Trưởng phòng thuộc Văn phòng Cục, Chi cục trưởng các quận, huyện, thị xã phổ biến tới cán bộ, công chức của đơn vị triển khai thực hiện Quyết định số 22626/QĐ-CT-LTr ngày

31 tháng 8 năm 2012 của Cục thuế Thành phố Hà Nội về công tác Lưu trữ Trong Quyết định này đã qui định trách nhiệm thực hiện của Cục trưởng Cục thuế Thành phố Hà Nội trong việc quản lý công tác lưu trữ:

+ Ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, qui định về công tác lưu trữ theo qui định của pháp luật hiện hành;

+ Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, qui định về công tác lưu trữ đối với các Phòng và Chi cục thuế các quận, huyện, thị xã; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý

vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ theo thẩm quyền

+ Trưởng phòng Hành chính-Lưu trữ giúp Cục trưởng tổ chức trực tiếp quản

lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác lưu trữ Đồng thời hướng dẫn nghiệp

vụ về công tác lưu trữ của Cục thuế Thành Phố Hà Nội theo qui định về công tác lưu trữ của Nhà nước và của Tổng cục thuế

+ Trưởng các Phòng thuộc Cục thuế, Chi cục trưởng Chi cục thuế các quận, huyện, thị xã có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo lập hồ sơ, giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ và kiểm tra công tác quản lý lưu trữ của đơn vị mình theo đúng qui định của Quy chế này”

Như vậy căn cứ vào các văn bản trên Chi cục thuế các quận, huyện thành phố Hà Nội thực hiện việc tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Cục thuế Thành phố Hà Nội và của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền

1.3.1.3 Các biện pháp tổ chức, quản lý của các Chi cục thuế về công tác văn thư, lưu trữ

a Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư – lưu trữ của Chi cục

Để thực hiện tốt công tác tổ chức, quản lý của các Chi cục Thuế, Tổng cục Thuế đã ban hành Quyết định số 503/QĐ-TCT năm 2010 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế trực thuộc Cục thuế thành phố Hà Nội, trong đó có qui định nhiệm vụ cụ thể của tất cả các đội trong các Chi

cục Thuế là phải thực hiện “Tổ chức công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ và các văn bản pháp quy của Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý của Đội và của Chi cục Thuế theo quy định hiện hành về văn thư, lưu trữ” Đây chính là căn cứ để các Chi cục Thuế triển khai việc thực hiện nhiệm vụ tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Do đó trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình các Chi cục Thuế đã dựa trên qui định của cơ quan cấp trên để tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của chi cục mình Nhiệm vụ cụ thể về công tác này đã được giao trực tiếp cho đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ Đội này gồm các bộ phận:

- Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ;

- Tổng hợp, báo cáo công tác lưu trữ;

- Tổ chức công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ và các văn bản pháp quy của Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý của Đội và của Chi cục thuế theo quy định hiện hành về văn thư, lưu trữ

* Về nhân sự làm cán bộ văn thư, lưu trữ được bố trí như sau:

Stt Chi cục Thuế

Trình độ chuyên môn cán bộ làm công tác văn thư

Số lượng

Trình độ chuyên môn cán bộ làm công tác Lưu trữ

Số lượn

g

1 Quận Hoàn Kiếm

Tốt nghiệp ngành khác 02

Tốt nghiệp Trung cấp Văn thư Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng

01

2 Quận Ba Đình Tốt nghiệp

ngành khác 01

Tốt nghiệp Học viện Hành chính 01

3 Quận Hai Bà Trưng Tốt nghiệp

ngành khác 02

Tốt nghiệp Trung cấp Văn thư Lưu trữ 01

4 Quận Đống Đa Tốt nghiệp

ngành khác 01

Tốt nghiệp Trung cấp Văn thư Lưu trữ 01

5 Quận Thanh Xuân

Tốt nghiệp ngành khác

01

Tốt nghiệp khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng Trường ĐHKHXH và NV

01

6 Quận Cầu Giấy Tốt nghiệp

ngành khác 01

Tốt nghiệp Trung cấp Văn thư Lưu trữ 01

7 Quận Tây Hồ ngành khác Tốt nghiệp 01 Tốt nghiệp Trung cấp

Văn thư Lưu trữ 01

8 Quận Hoàng Mai

Tốt nghiệp ngành khác

01

Tốt nghiệp khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng Trường ĐHKHXH và NV

01

9 Quận Long Biên Tốt nghiệp

ngành khác 01

Tốt nghiệp Trung cấp Văn thư Lưu trữ 01

10 Quận Hà Đông ngành khác Tốt nghiệp 01 Tốt nghiệp ngành

b Ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ ở các chi cục

Trên cơ sở các văn bản Qui phạm pháp luật do Quốc hội, Chính phủ, Bộ Nội

vụ, Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Tổng cục thuế, Chi cục thuế Hà Nội ban hành, các Chi cục cũng đã triển khai kịp thời việc thực hiện các văn bản chỉ đạo trên để ban hành thành các công văn để yêu cầu các đơn vị trong Chi cục mình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Đặc biệt là việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, trong đó có các hồ sơ chuyên môn

Hầu hết các chi cục mới chỉ dừng ở việc phổ biến văn văn bản của cấp trên

và việc thực hiện văn bản do Cục thuế Thành phố Hà Nội gửi xuống để yêu cầu các đơn vị trong cơ quan nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ nhưng các chi cục thuế chưa ban hành được quy chế về công tác văn thư - lưu trữ

c Phổ biến, hướng dẫn nghiệp vụ

Hàng năm, cán bộ chuyên trách công tác văn thư - lưu trữ tại các Chi cục Thuế đều được đi học các lớp tập huấn do Cục thuế Hà Nội tổ chức Tuy nhiên, tại các chi cục vẫn chưa mở được lớp hướng dẫn nghiệp vụ cho toàn bộ cán bộ công chức trong cơ quan để nhận thức và thực hiện tốt công tác văn thư - lưu trữ

Sở dĩ như vậy là vì công tác chuyên môn của chi cục quá nhiều, lãnh đạo các chi cục chưa thực sự chú ý đến việc kiện toàn công tác văn thư - lưu trữ Cán bộ văn thư lưu trữ đã tham mưu cho lãnh đạo về việc cần thiết phải tuyên truyền đến từng cán bộ về ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ cũng như việc tổ chức các lớp hướng dẫn nghiệp vụ nhưng chưa triệt để và chưa có sức thuyết phục vì vậy công việc này chưa được triển khai tốt Các cán bộ, chuyên viên chỉ quan tâm đến nghiệp

vụ của mình mà chưa nhận thức đúng và đầy đủ về công tác văn thư, lưu trữ chưa nhận thức được đây là một nhiệm vụ thường xuyên của mình trong quá trình giải quyết công việc Bên cạnh đó lãnh đạo các chi cục chưa thực sự quan tâm “đầy đủ

và đúng” đối với công tác này nên việc phổ biến, hướng dẫn nghiệp vụ còn nhiều hạn chế

Mặt khác, cán bộ văn thư, lưu trữ tại đây phải kiêm nhiệm quá nhiều việc nên chưa tập trung hết khả năng vào việc phát triển công việc chuyên môn Chẳng hạn, ngoài làm công tác văn thư, văn thư cơ quan còn kiêm cả thủ quỹ, công đoàn Cán bộ lưu trữ thì lại được phân công làm việc tại bộ phận Một cửa, tiếp dân giải quyết hồ sơ kê khai thuế nên không có thời gian chuyên tâm cho công tác lưu trữ

d Kiểm tra đánh giá

Hàng năm, Cục thuế Hà Nội đều thành lập đoàn kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tại các Chi cục Thuế các quận Thời gian kiểm tra thường vào quý I, quý IV hàng năm

Đoàn kiểm tra gồm Trưởng phòng Hành chính Lưu trữ, chuyên viên phòng Đoàn trực tiếp kiểm tra các nghiệp vụ tại nơi cán bộ văn thư, lưu trữ làm việc Nội dung kiểm tra công tác văn thư gồm:

Kiểm tra về công tác soạn thảo văn bản theo qui định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Kiểm tra về công tác quản lý văn bản đi, đến và việc lập tập lưu văn bản đi của các chi cục

Kiểm tra việc lập hồ sơ của các đơn vị và các cán bộ chuyên môn Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Nội dung kiểm tra công tác lưu trữ gồm:

Đoàn kiểm tra cơ quan đã có kho lưu trữ chưa, tình hình thực hiện thu tài liệu

đã đúng thời gian chưa? Tài liệu thu về đã được lập hồ sơ chưa?

Qua kiểm tra, các Chi cục Thuế được đánh giá ở mức trung bình về công tác văn thư, chưa hoàn thiện về công tác lưu trữ

Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra, lập biên bản có chữ ký của hai bên Nội dung biên bản có ghi rõ nội dung nào thực hiện tốt, nội dung nào thực hiện chưa đúng quy trình, yêu cầu cán bộ văn thư đọc và ký vào biên bản

Tuy vậy, sau khi Cục thuế Hà Nội kiểm tra, lập biên bản có chữ ký của đoàn kiểm tra và cán bộ văn thư, Lãnh đạo chi cục cũng chưa quan tâm nhiều đến việc khắc phục những tồn tại qua kiểm tra Mọi việc đều phụ thuộc vào ý thức tự giác của cán bộ văn thư, do đó chưa đưa ra các chế tài cụ thể đối với việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ nên công tác này chưa có sự cải tiến và tiến bộ rõ rệt

đ Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ

- Đối với công tác văn thư: Văn thư cơ quan được bố trí phòng làm việc cùng với cán bộ chuyên môn khác của chi cục do chưa có nhiều phòng làm việc nên một

số chi cục chưa bố trí phòng làm việc riêng cho văn thư cơ quan Về cơ bản văn thư

đã được trang bị đầy đủ các trang thiết bị và văn phòng phẩm phục vụ cho công tác chuyên môn của mình

- Đối với công tác lưu trữ:

Do điều kiện diện tích làm việc chật hẹp nên hầu như các chi cục không được bố trí kho lưu trữ tại cơ quan Lãnh đạo chi cục chỉ đạo thuê kho chứa tài liệu lưu trữ Cụ thể là các chi cục như Thanh Xuân, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Ba Đình … đều phải đi thuê kho lưu trữ

Tại các kho đã được trang bị tiêu lệnh chữa cháy, bình cứu hỏa, quạt, giá để tài liệu, bìa hồ sơ….nhưng chưa được trang bị điều hòa, quạt thông gió và bàn làm việc cho cán bộ lưu trữ còn quá chật

1.3.2 Những ưu điểm, hạn chế của công tác văn thư, lưu trữ ở các Chi cục Thuế

1.3.2.1 Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ

Như trên đã trình bày ( ở phần 1.3.1.3) có thể thấy qua công tác tổ chức về nhân sự, công tác văn thư, lưu trữ tại các Chi cục Thuế đã bước đầu được quan tâm nhưng chưa đem lại hiệu quả cao bởi khâu tuyển dụng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chưa được quan tâm chú trọng

Qua khảo sát bước đầu ở các Chi cục Thuế cho thấy việc bố trí nhân sự làm công tác văn thư chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc bởi hầu hết họ đều tốt nghiệp ở các chuyên ngành khác (Kinh tế, thuế… ) nên không có chuyên môn nghiệp vụ sâu về công tác văn thư, lưu trữ nên không thể thực hiện tốt nhất chức trách nhiệm vụ của mình

Bên cạnh đó cán bộ làm công tác lưu trữ cũng đã được đào tạo đúng chuyên ngành về lưu trữ nên đã phần nào đáp ứng được yêu cầu công việc Tuy nhiên phần lớn trong số cán bộ làm lưu trữ họ tốt nghiệp ở trình độ trung cấp, do đó khả năng

về chuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế, không thể tham mưu tốt cho lãnh đạo về công tác tổ chức quản lý hồ sơ Mặt khác khối lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của các chi cục rất lớn mà số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ chỉ có một người nên khó có thể đảm đương tốt nhiệm vụ

1.3.2.2 Kho lưu trữ

Hầu hết các chi cục đều chưa bố trí được kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ về kho lưu trữ như theo qui định tại Công văn số 111-NVĐP về việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ

Qua khảo sát cho thấy 05/10 kho lưu trữ ở các quận nội thành phải đi thuê, chưa có các kho lưu trữ chuyên dụng theo đúng qui định tiêu chuẩn (hoặc có kho lưu trữ nhưng phải đi thuê ở nơi khác nên hạn chế trong việc bảo quản cũng như khai thác sử dụng tài liệu), các trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ chưa phong phú và đầy đủ Chưa trang bị được các phương tiện vận chuyển tài liệu

Bên cạnh những tài liệu đã được chỉnh lý (gồm toàn bộ tài liệu từ năm 2006 trở về trước) thì hiện nay hầu như các tài liệu khi chuyển vào lưu trữ mới chỉ được

để ở dạng bó gói, đóng vào các hộp và đưa vào kho lưu trữ chứ chưa được xếp vào cặp, hộp và để lên giá tủ theo đúng qui định Trong kho lưu trữ chưa trang bị đầy đủ các biện pháp chống nấm mốc, mối mọt, chống côn trùng chuột, bọ, triệt để

1.3.2.3 Công tác thu thập

Công tác thu thập, bổ xung tài liệu ở các chi cục cơ bản được tiến hành Lưu trữ chi cục có nguồn bổ sung tài liệu là các đội trong cơ quan Chi cục thực hiện việc thu thập hồ sơ theo đúng Quy chế công tác lưu trữ của Cục thuế Hà Nội (ban hành kèm theo Quyết định số 22626/QĐ-LTr ngày31/8/2012)

Thời gian thu thập tài liệu lưu trữ: Lưu trữ cơ quan tổ chức thu thập một năm hai lần vào tháng 1 và tháng 7 và tiến hành chỉnh lý hồ sơ lưu trữ (khôi phục, sửa chữa hồ sơ, loại bỏ trùng thừa, bổ xung tài liệu thiếu) để phân loại hồ sơ bảo quản tại đơn vị, hồ sơ cần tiêu hủy

Ví dụ: Hồ sơ công việc đã giải quyết xong trong năm 2010, tiến hành thu

thập, sắp xếp hồ sơ, cá nhân, đội được phép giữ lại năm 2011 để sử dụng , bổ xung, hoàn thiện Đến năm 2012 phải tiến hành các thủ tục nộp cho lưu trữ cơ quan

Trường hợp các đội có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu để nghiên cứu thì phải lập mục lục hồ sơ tài liệu để lại nghiên cứu, có văn bản của đội trưởng đề đạt nhu cầu sử dụng dụng tài liệu và được sự đồng ý của đội trưởng Đội Hành chính – Nhân

sự - Tài vụ - Ấn chỉ, đồng thời lập mục lục hồ sơ để lại nghiên cứu Tuy nhiên thời gian giữ lại không quá hai năm kể từ khi công việc kết thúc

Cho đến nay, việc thu thập tài liệu vào lưu trữ đối với các đội trong cơ quan chưa được thật sự hiệu quả Tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ hầu như ở dạng bó gói, lộn xộn Tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ chưa đảm bảo yêu cầu của một hồ sơ và chưa có chọn lọc, do đó dẫn đến việc quá tải cho công tác lưu trữ

1.3.2.4 Công tác bảo quản

Kho tàng bảo quản tài liệu: Các chi cục đều chưa bố trí kho chuyên dụng để bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ mà mới bố trí các Phòng ở tầng 1 hoặc trên tum hoặc

đi thuê kho lưu trữ ở nơi khác nên việc bảo quản vận chuyển tài liệu còn gặp nhiều khó khăn (cụ thể nội dung này chúng tôi xin đi sâu ở chương 2)

Như vậy có thể thấy rằng việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ ở các Chi cục Thuế đã được quan tâm Tuy nhiên chưa có được sự quan tâm thỏa đáng đối với việc “Tổ chức quản lý các hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế” Vì đây là hoạt động chủ yếu của chi cục là giúp nhà nước quản lý trong lĩnh vực quan lý thuế

và thu thuế Do đó khối lượng văn bản, tài liệu và hồ sơ được hình thành khá nhiều nhưng các chi cục còn chưa quan tâm thực sự đến công tác tổ chức quản lý và hồ sơ chuyên môn cũng như các văn bản, tài liệu và hồ sơ khác Vì vậy việc tổ chức khoa học khối tài liệu trên đang là một vấn đề cần được quan tâm và đầu tư thỏa đáng hơn nữa bởi khối tài liệu này rất phong phú về nội dung và đa dạng về thành phần,

có khối lượng lớn và có ý nghĩa nhiều mặt đối với kinh tế, chính trị, văn hóa của đất nước Để làm rõ vấn đề này chúng tôi xin đề cập ở những nội dung sâu hơn nữa

ở chương sau