Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty cổ phần truyền thông TODAY MEDIA

Đời sống kinh tế ngày càng phát triển thì các nhu cầu về mặt tinh thần của con người cũng đồng thời gia tăng. Điều đó làm nảy sinh cơ hội cho các ngành dịch vụ xuât hiện và phát triển mạnh mẽ. Tổ chức sự kiện chính là một ngành dịch vụ mới và đang rất phát triển tại thị trường Việt Nam. Nếu chúng ta tính tổng số tiền bỏ vào ngành Tổ chức sự kiện trong 1 năm trên toàn thế giới thì con số có thể lên đến 500 tỷ đô la. Ở Việt Nam, xuất hiện 15 năm gần đây cùng với tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hoạt động tổ chức sự kiện ngày càng tăng trưởng vượt bậc với sự phân công lao động xã hội ngày một sâu sắc và cạnh tranh cũng trở nên gay gắt. Chính vì vậy mà số lượng cũng như quy mô của các công ty tổ chức sự kiện trên thị trường nước ta cũng ngày càng được mở rộng.Không giống như trước đây, khi mà tổ chức sự kiện chỉ bằng việc thuê một nhóm nhỏ cung cấp thực phẩm. Ngày nay, nếu muốn tạo ấn tượng cho khách hàng tiềm năng thì việc thuê một công ty tổ chức sự kiện là điều cần thiết. Nhu cầu tổ chức sự kiện rất phong phú và đa dạng với mỗi cá nhân, mỗi tổ chức. Điều đó không những do nhu cầu của con người ngày càng phát triển mà còn do sự nhìn nhận của xã hội về hoạt động tổ chức sự kiện ngày càng đúng đắn hơn. Tổ chức sự kiện là một công cụ được các công ty sử dụng để quảng bá hình ảnh, thương hiệu phổ biến nhất hiện nay, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường (theo kết quả khảo sát vào năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trường FTA). Đây là một công cụ hoạt động hữu hiệu để để đánh bóng tên tuổi của các doanh nghiệp, tổ chức. Chính vì vậy, để tổ chức thành công một sự kiện thì việc bỏ tiền thuê những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là một việc làm tất yếu của các doanh nghiệp trong thời kì hội nhập kinh tế văn hóa toàn cầu như hiện nay. Nhận thức về vấn đề này, em đã lựa chọn thực tập tại công ty cổ phần truyền thông TODAY MEDIA, một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có tiếng tại địa bàn Hà Nội. Với sự hướng dẫn nhiệt tình của thạc sĩ Nguyễn Minh Hiền và ban giám đốc của công ty TODAY Media, em đã lựa chọn đề tài: “ Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty cổ phần truyền thông TODAY MEDIA”.

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TODAY MEDIA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TODAY MEDIA 3

1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TODAY MEDIA 3

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty TODAY MEDIA 3

1.1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty TODAY MEDIA 4

1.2 HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TODAY MEDIA 7

1.2.1 Các lĩnh vực hoạt động của công ty: 7

1.2.2 Các nguồn lực của công ty 8

1.2.3 Đối thủ cạnh tranh: 15

1.2.4 Hoạt động kinh doanh của công ty: 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG TODAY MEDIA 19

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ở NƯỚC TA HIỆN NAY 19

2.1.1 Khái quát chung về môi trường vĩ mô 19

2.1.2 Nhu cầu về tổ chức sự kiện ở nước ta 20

2.1.3 Hoạt động cạnh tranh trên thị trường 24

2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam 26

2.2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TODAY MEDIA 31

2.2.1 Khái quát giai đoạn tổ chức sự kiện của TODAY MEDIA 31

2.2.2 Thực trạng quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty TODAY MEDIA: 34

2.2.3 Nhận xét về quy trình tổ chức sự kiện của TODAY MEDIA 60

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG TODAY MEDIA 62

3.1 LÍ DO CƠ SỞ ĐỀ XUẤT 62

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TODAY MEDIA 63

3.2.1 Giải pháp đối với hoạt động công ty: 63

3.2.2 Các giải pháp hỗ trợ 65

3.2.3 Kiến nghị với cơ quan nhà nước và hiệp hội quảng cáo 67

KẾT LUẬN 69

PHỤ LỤC

TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TODAY MEDIA 9

Hình 1.2: Cơ cấu nguồn nhân lực của công ty qua 3 năm 2007 -2009 12

Hình 1.3: Cơ cấu vốn của Công ty qua 3 năm 2007 – 2009 13

Hình 1.4: Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm 2007 – 2009 16

Hình 2.1 : Nhu cầu sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp 21

Hình 2.2: Độ tín nhiệm của các công ty nước ngoài chuyên tổ chức sự kiện tại Việt Nam (năm 2007) : 25

Hình 2.3: Quy trình tổ chức sự kiện của TODAY Media đang thực hiện 34

Hình 2.4: Cơ sở lựa chọn công ty tổ chức sự kiện của doanh nghiệp 36

Hình 2.5: Các phương án thiết kế lễ khánh thành và gắn biển công trình kỉ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội: Công viên Hòa Bình 38

Hình 2.6 Kế hoạch tổ chức lễ kỉ niệm chào mừng 50 năm ngày 40

thành lập trường đại học Ngoại Thương 40

Hình 2.7: Bảng dự toán ngân sách cho sự kiện “Tuần lễ văn hóa cà phê” năm 2008 tổ chức tại công viên Thống Nhất 42

Hình 2.8: Danh sách các hạng mục cần cung ứng trong dự án lễ khởi công Nhà máy nhiệt điện Nghi Sơn I –Thanh Hóa (tháng 6/2010) 44

Hình 2.9 : Những hình ảnh về tổ chức truyền thông trước sự kiện “Chung tay bảo vệ mô trường: Hà Nội – Ngày chủ nhật không túi nylon” 47

Hình 2.10 : Những hình ảnh trong lễ khởi công nhà máy Nhiệt Điện Vĩnh Tân II (8/8/2010) 48

Hình 2.11: Kịch bản chương trình giới thiệu dự án Habico lần 1 tại khách sạn Deawoo (năm 2009) 49

Hình 2.12: Kế hoạch chương trình “Hà Nội ngày chủ nhật không túi Nylon” (từ tháng 6- tháng 8/2010) 54

Hình 2.13 : Báo cáo kết quả sự kiện lễ trao học bổng cho sinh viên đại học Quốc gia và đại học Hà Nội của tập đoàn Lotte 58

Hình 3.1: Hiểu biết của doanh nghiệp về công ty Today Media 62

Hình 3.2 Quy trình tổ chức sự kiện theo kiến nghị của chuyên đề 63

Hình 3.3: Quy trình triển khai kiến nghị 64

LỜI MỞ ĐẦU

Đời sống kinh tế ngày càng phát triển thì các nhu cầu về mặt tinh thần của conngười cũng đồng thời gia tăng Điều đó làm nảy sinh cơ hội cho các ngành dịch vụ xuâthiện và phát triển mạnh mẽ Tổ chức sự kiện chính là một ngành dịch vụ mới và đangrất phát triển tại thị trường Việt Nam Nếu chúng ta tính tổng số tiền bỏ vào ngành Tổchức sự kiện trong 1 năm trên toàn thế giới thì con số có thể lên đến 500 tỷ đô la ỞViệt Nam, xuất hiện 15 năm gần đây cùng với tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa,hoạt động tổ chức sự kiện ngày càng tăng trưởng vượt bậc với sự phân công lao động

xã hội ngày một sâu sắc và cạnh tranh cũng trở nên gay gắt Chính vì vậy mà số lượngcũng như quy mô của các công ty tổ chức sự kiện trên thị trường nước ta cũng ngàycàng được mở rộng

Không giống như trước đây, khi mà tổ chức sự kiện chỉ bằng việc thuê một nhómnhỏ cung cấp thực phẩm Ngày nay, nếu muốn tạo ấn tượng cho khách hàng tiềm năng thìviệc thuê một công ty tổ chức sự kiện là điều cần thiết Nhu cầu tổ chức sự kiện rất phongphú và đa dạng với mỗi cá nhân, mỗi tổ chức Điều đó không những do nhu cầu của conngười ngày càng phát triển mà còn do sự nhìn nhận của xã hội về hoạt động tổ chức sựkiện ngày càng đúng đắn hơn Tổ chức sự kiện là một công cụ được các công ty sử dụng

để quảng bá hình ảnh, thương hiệu phổ biến nhất hiện nay, chỉ đứng sau quảng cáo vànghiên cứu thị trường (theo kết quả khảo sát vào năm 2006 của công ty nghiên cứu thịtrường FTA) Đây là một công cụ hoạt động hữu hiệu để để đánh bóng tên tuổi của cácdoanh nghiệp, tổ chức Chính vì vậy, để tổ chức thành công một sự kiện thì việc bỏ tiềnthuê những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là một việc làm tất yếu của các doanhnghiệp trong thời kì hội nhập kinh tế - văn hóa toàn cầu như hiện nay

Nhận thức về vấn đề này, em đã lựa chọn thực tập tại công ty cổ phần truyềnthông TODAY MEDIA, một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cótiếng tại địa bàn Hà Nội Với sự hướng dẫn nhiệt tình của thạc sĩ Nguyễn Minh Hiền

và ban giám đốc của công ty TODAY Media, em đã lựa chọn đề tài: “ Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty cổ phần truyền thông TODAY MEDIA”.

Mục đích nghiên cứu của đề tài là nhằm hiểu sâu và rõ hơn về quy trình tổ chức

sự kiện của một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà cụ thể ở đây là công ty cổphần truyền thông TODAY MEDIA Từ đó đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện quytrình trên của công ty

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài:

- Đối tượng: Quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TODAY MEDIA.

- Thời gian: Từ năm 2007- nay.

Kết cấu của đề tài :

Chương 1: Tổng quan về công ty TODAY MEDIA Hoạt động kinh doanh của công ty TODAY Media

Chương 2: Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần truyền thông TODAY Media.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện tại công ty

cổ phần truyền thông TODAY MEDIA.

Do còn hạn chế về mặt thời gian nghiên cứu, thực tập và kiến thức về tổ chức sựkiện còn khá mới mẻ với em, chuyên đề này khó tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế

Vì vậy, em rất mong nhận được sự chỉ bảo, hướng dẫn thêm Sau cùng, em xin đượcbày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thạc sĩ Nguyễn Minh Hiền, người đã nhiệt tình hướngdẫn và giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên:

Nguyễn Hồng Phúc

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TODAY MEDIA.

HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TODAY MEDIA

1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TODAY MEDIA

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty TODAY MEDIA

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG TODAY MEDIA

Số đăng ký kinh doanh: 0103026783, do Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kếhoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 12/9/2008

Mã số thuế: 0102907936

Trụ sở chính: Số 16, lô 4A, Trung Yên 6, Khu đô thị Trung Yên, Quận Cầu Giấy,

Hà Nội

Điện thoại: (844) 3786 8566 - Fax: (844) 3786 8539

Email: info@todaymedia.vn - Website: www.todaymedia.vn

Công ty TODAY MEDIA, tên đầy đủ là Công ty cổ phần truyền thông TODAYMEDIA, có trụ sở tại số 16 lô 4A, Trung Yên 6, khu đô thị mới Trung Yên, Hà Nộiđược thành lập năm 2000, tiền thân là công ty TNHH Quảng cáo Việt( AdViNA).TODAY Media là một tập thể những thành viên với hơn 10 năm hoạt động tronglĩnh vực truyền thông tại Việt nam Được điều hành bởi những nhà quản lý chuyênnghiệp, được đào tạo bài bản tại các trường đại học danh tiếng trên thế giới Với hơn

10 năm hoạt động, công ty hiện có sự tham vấn của nhiều chuyên gia trong các lĩnhvực như: Nghệ thuật, Văn học, Marketing, Bất động sản, Quan hệ chính phủ, và Quản

lý giúp Today Media luôn đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng

Năm 2009 với sự tham gia của một số lãnh đạo cao cấp vào ban điều hành, TodayMedia đã có bước chuyển mình mãnh mẽ bằng việc chuẩn hóa quy trình quản lý theotiêu chuẩn ISO hướng tới trở thành một nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyênnghiệp và dịch vụ marketing tổng thể hàng đầu cho khách hàng, đặc biệt trong lĩnh vựctruyền thông bất động sản.

1.1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty TODAY MEDIA

Lịch sử và quá trình phát triển của công ty TODAY MEDIA:

Năm 2000:

Thành lập 9/12/2000, tiền thân của TODAY Media là Công ty TNHH Quảng cáoViệt( AdViNA) Trong làng truyền thông Việt Nam, được biết đến là công ty đầu tiênkhai thác quảng cáo trên màn điển tử LED tại Việt Nam Sau khi triển khai được một

số dự án lớn tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, các sản phẩm này đã được nhượnglại cho một số công ty quảng cáo khác khai thác và quản lý Đến nay, sản phẩm quảngcáo này vẫn được nhiều doanh nghiệp của Việt Nam phát triển như hệ thống quảng cáomàn hình LED trong nhiều công viên, một số điểm có lưu lượng người qua lại lớn nhưCầu Giấy, Bờ Hồ

Năm 2001 - 2003:

Nhận thấy nhu cầu phim truyền hình Hàn Quốc tại Việt nam đang được ưachuộng, công ty đã chuyển hướng sang cung cấp dịch vụ trao đổi phim truyền hìnhHàn Quốc để có được quyền quảng cáo tại các đài truyền hình trong cả nước Thờiđiểm này, công ty cung cấp tới 80% số lượng phim Hàn Quốc tại Việt Nam, đây cũng

là giai đoạn công ty mở rộng được mối quan hệ với giới truyền thông Việt Nam

Đây cũng là khoảng thời gian, nhân sự cao cấp của TODAY Media được cácchuyên gia nước ngoài đào tạo một cách bài bản, đồng thời được công ty cử đi đào tạocấp cao về quản trị và truyền thông tại Anh, Úc, Hàn Quốc góp phần nâng cao chấtlượng dịch vụ của TODAY Media

Năm 2007:

Bắt đầu với mảng thị trường Bất động sản TODAY Media sớm phát triển và trởthành một trong những công ty hàng đầu về tư vấn và xây dựng kế hoạch marketingtổng hợp cho các dự án bất động sản, công nghiệp nặng và đặc biệt là lĩnh vực tổ chức

sự kiện như : Lễ khởi công, Lễ khánh thành Với thế mạnh am hiểu thị trường bất độngsản cùng kinh nghiệm truyền thông, TODAY Media được xem như sự lựa chọn hàngđầu cho những đối tác trong lĩnh vực này

Năm 2009:

Là năm đặc biệt thành công của TODAY Media Đi sâu vào mảng Tổ chức sựkiện TODAY Media đã tổ chức thành công nhiều sự kiện mang tầm cỡ quốc gia vàquốc tế, để lại nhiều ấn tượng cho khách hàng

Tháng 5: Lễ khởi công nhà má lọc hóa dầu Nghi Sơn – Thanh Hóa Thủ tướngNguyễn Tấn Dũng tham dự và phát biểu tại buổi lễ: Dự án là Công trình quốc gia, khi

đi vào hoạt động sẽ mang lại nguồn lợi kinh tế không nhỏ và đảm bảo an ninh nănglượng cho Việt Nam trong những năm tới

Tháng 10: Tái khởi công Dự án Tòa nhà Hà Nội CITY COMPLEX, một trongnhững tòa nhà cao nhất thành phố Buổi lễ được đánh giá quy mô và trang trọng Đến

dự buổi lễ có sự góp mặt của Ông Nguyễn Đình Kiên – Phó Chủ tịch Quốc Hội nước

CH XHCN Việt Nam, Ông Bùi Phạm Khánh – Thứ trưởng Bộ Xây Dựng, Ông PhíThái Bình – Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội, Ông Im Hong Jae – Đại sứ quánHàn Quốc tại Việt Nam, Ông Shin Dong Bin – Phó Chủ tịch tập đoàn LOTTE Cùngcác đại biểu quan chức khác của Việt nam và Hàn Quốc

Tháng 12: Khởi công Dự án Chung cư cao cấp CLEVE – Ngôi sao tỏa sáng.Đây là khu đô thị hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc tế với các trung tâm thương mại, tàichính lớn, các bệnh viện, trường học quốc tế, cơ quan hành chính địa phương, Các khuvui chơi giải trí và Các dịch vụ cộng đồng… Dự án hứa hẹn đem đến cuộc sống tiệnnghi, hoàn hảo mang tiêu chuẩn quốc tế

Đặc biệt trong năm 2009, TODAY Media tập trung vào việc nâng cao chất lượngdịch vụ cung cấp, đội ngũ nhân viên được củng cố với sự tham gia của nhiều bạn trẻ lànhững người có trình độ với nhiều thành tích xuất sắc trong học tập và quan trọng hơn

đó là những con người đầy tâm huyết

Năm 2010:

Khởi đầu năm 2010 với các sự kiện mang tính chất xã hội như : Lễ phát độngchương trình tuyên truyền “Hạn chế sử dụng túi Nilon vì môi trường” do Quỹ Bảo vệMôi Trường phối hợp với Hapro tổ chức và Chương trình từ thiện “Chung tay đónxuân ấm áp nghĩa tình – Ba Vì 2010” do Đoàn Thanh Niên Văn Phòng Quốc Hội vàTODAY Media phối hợp tổ chức, lễ kỉ niệm 45 năm chiến thắng Hàm Rồng(3,4/4/1965- 3,4/4/2010) Với những gì đã và đang làm được, năm 2010 là năm hứahẹn đầy thành công của TODAY Media

Năm 2010 là năm các dịch vụ cung cấp của TODAY Media sẽ dần được chuẩnhoá theo qui trình ISO với tinh thần:

1 Hệ thống quản lý tập trung vào chất lượng, hướng tới khách hàng,

2 Làm đúng ngay từ đầu, chất lượng nhất với chi phí thấp nhất,

3 Quản lý theo quá trình và đưa ra quyết định dựa trên sự kiện, dữ liệu thực tế

4 Phòng ngừa những điểm không phù hợp đối với khách hàng

1.2 HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TODAY MEDIA

1.2.1 Các lĩnh vực hoạt động của công ty:

1.2.1.1 Lập kế hoạch truyền thông

Với kinh nghiệm nhiều năm, TODAY Media cung cấp giải pháp truyền thônghiệu quả, bao gồm các dịch vụ:

Lập kế hoạch tổng thể: Xác định khách hàng mục tiêu, đề ra các giải pháp tiếpcận, lựa chọn kênh truyền thông hiệu quả trên cơ sở các yêu cầu và nguồn lực củakhách hàng

Triển khai kế hoạch truyền thông thông qua sự kiện, quảng cáo truyền hình, báochí, viết bài, xây dựng quan hệ với giới báo chí

Lập kế hoạch xử lý các tình huống truyền thông không thuận lợi

1.2.1.2 Tổ chức sự kiện

Có nhiều loại hình sự kiện trong lĩnh vực bất động sản như: lễ động thổ, khởicông, đưa ra sản phẩm mới, nhà mẫu, khánh thành TODAY Mediacung cấp dịch vụ tổchức sự kiện tổng thể, bao gồm:

Khảo sát địa điểm, lập phương án tổ chức, xây dựng ý tưởng kịch bản, bảo vệphương án, ý tưởng đề xuất

Thiết kế và dàn dựng tổng thể đến chi tiết các hạng mục: cổng chào, khu vực lễhội, sân khấu, âm thanh, ánh sáng,…

Quản trị phần mềm: người dẫn chương trình, người mẫu, ca sỹ, nhóm múa,…Quản trị truyền thông: tổ chức họp báo, viết thông cáo báo chí, mời báo chí tham

dự, viết bài, lựa chọn kênh truyền thông…

1.2.1.3 Quảng cáo trên phương tiện

TODAY Media cung cấp dịch vụ quảng cáo trên các phương tiện truyền thông tạiViệt Nam:

Đặt chỗ dịch vụ truyền hình, báo giấy, báo mạng: quảng cáo, phóng sự, truyềnhình trực tiếp,…

Xây dựng format và sản xuất các bản tin, chương trình truyền hình…

Sản xuất phim quảng cáo và phóng sự quảng cáo trên các kênh truyền hình trêntoàn quốc

Quảng cáo ngoài trời: Thiết kế sáng tạo, thi công bảng biển quảng cáo tấm lớn,khổ nhỏ, màn hình LED,…

1.2.1.4 Xây dựng thương hiệu

Quản trị và xây dựng thương hiệu là một dịch vụ được TODAY Media cung cấp theo một quy trình khoa học, giúp khách hàng xác định được hiệu quả của việc đầu tư vào thương hiệu của họ Dịch vụ mà TODAY Media cung cấp bao gồm:

Định vị thương hiệu, xây dựng chiến lược thương hiệu,

Tư vấn, thiết kế logo của sản phẩm, doanh nghiệp, quy chuẩn hướng dẫn sử dụnglogo

Các vật phẩm liên quan đến nhận diện thương hiệu: danh thiếp, kẹp file hồ sơ, bìthư, giấy tiêu đề, mẫu bản thuyết trình,…

Tái cấu trúc thương hiệu: Tái định vị thương hiệu, xây dựng những giá trị mớitrên nền tảng của doanh nghiệp

1.2.2 Các nguồn lực của công ty

1.2.2.1 Nguồn lực nhân sự:

Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TODAY MEDIA

Nguồn: Phòng hành chính nhân sự

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

Ban Giám Đốc: Là bộ phận quản lý cao nhất của công ty Ban Giám đốc có trách

nhiệm xây dựng cơ cấu tổ chức, các quy chế quản lý nội bộ công ty Quyết định lương

và phụ cấp đối với người lao động trong công ty Đề ra và thực hiện các mục tiêu vàphương hướng phát triển của công ty Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanhcũng như các hoạt động hàng ngày khác của công ty

Đứng đầu Ban Giám đốc là Tổng Giám đốc, ông Nguyễn Đức Giang tốt nghiệpthạc sỹ Quản trị kinh doanh (MBA) University of Wales, Cardiff, Vương Quốc Anh.

Từ năm 2002-2008, ông Giang là giám đốc điều hành Công ty Quảng cáo AdVINA,nay ông giữ chức Tổng giám đốc công ty cổ phần truyền thông Today Media

Giám đốc Kinh Doanh – ông Nguyễn Minh Cường: Cố vấn cho Ban Giám đốc

hoạch định và thực thi kế hoạch, chiến lược phát triển doanh nghiệp Đề xuất các giảipháp nhằm duy trì và phát triển hình ảnh doanh nghiệp, xây dựng chiến lược marketing

và thúc đẩy hoạt động kinh doanh Giám đốc kinh doanh trực tiếp quản lý phòng truyềnthông, marketing và phòng kinh doanh

Phòng Truyền Thông: Chịu trách nhiệm xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp

với công chúng qua các hoạt động như viết các bài giới thiệu về doanh nghiệp, tổ chứchọp báo, hội nghị khách hàng và tìm thu thập ý kiến của khách hàng về doanh nghiệp.Trong nội bộ công ty, đó là việc tạo các hoạt động nhằm gắn kết các thành viên trongcông ty… Một nhiệm vụ quan trọng khác đó là phụ trách truyền thông trước và sau sựkiện cho các sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức

Phòng Kinh Doanh: Cùng Giám đốc Kinh Doanh hoạch định và triển khai các

kế hoạch kinh doanh Luôn tìm kiếm và phát triển khách hàng mới, duy trì mối quan hệvới khách hàng Đề xuất các giải pháp nhằm duy trì và thúc đẩy hoạt động kinh doanh

Giám đốc Dự án – ông Lê Hùng: Cố vấn cho Ban Giám đốc hoạch định và thực

thi kế hoạch, chiến lược phát triển doanh nghiệp Trực tiếp quản lý Phòng Sáng tạo vàPhòng Dự án Là người chịu trách nhiệm thiết kế chương trình và triển khai thực hiệncác dự án Lên kế hoạch cho từng bộ phận, đảm bảo sự phối hợp trong từng bộ phận để

dự án được triển khai hoàn thiện và đúng tiến độ

Phòng Sáng Tạo: Đây là bộ phận tạo nên sự khác biệt giữa các đơn vị tổ chức sự

kiện Phòng sáng tạo phụ trách thiết kế và tư vấn kịch bản chương trình cho khác hàng.Kịch bản chương trình phải đảm bảo sự sáng tạo, độc đáo và tạo điểm nhấn trong sựkiện Phòng sáng tạo còn chịu trách nhiệm thiết kế logo, slogan, profile, catalogue củacông ty và các công việc thiết kế khác cho khách hàng

Phòng Dự Án: Đây là bộ phận trực tiếp triển khai thực hiện chương trình Cùng

giám đốc dự án lên kế hoạch, lên danh sách các hạng mục cần thiết để thực hiệnchương trình Tìm các nhà cung cấp cho từng hạng mục (đảm bảo chất lượng với chiphí tương ứng), trực tiếp chỉ đạo, giám sát thực hiện thi công chương trình

Giám đốc Tài chính - bà Nguyễn Việt Hoa: Chịu trách nhiệm trước Ban giám

đốc về quản lý Hành chính nhân sự và Tài chính doanh nghiệp Giúp Tổng Giám đốcxây dựng các quy chế quản lý doanh nghiệp, cùng giám đốc các bộ phận tổ chức tuyểndụng, đào tạo và kiểm soát tình hình tài chính của công ty

Phòng Kế Toán: Chịu trách nhiệm giám sát tình hình sử dụng vốn, tài sản của

công ty Theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính tháng, quý, năm.Xây dựng các kế hoạch tài chính, kế hoạch vay vốn hoặc các nghĩa vụ tài chính đối vớinhà nước

Phòng Hành Chính Nhân Sự :

Quản lý nhân sự toàn công ty Xây dựng các nội quy, chính sách về nhân sự, xâydựng các chương trình thi đua khen thưởng, bảng chấm công, phương pháp trả lương,

tổ chức đào tạo, huấn luyện, tuyển chọn nhân sự cho toàn công ty

Lập kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ lao động, văn phòng phẩm

và các đồ dùng khác cho công ty, theo dõi tình hình sử dụng cở sở vật chất của công ty.Thực hiện công tác hành chính, lưu giữ tài liệu, quản lý công văn đến, công văn đi…

Cơ cấu bộ máy của TODAY Media hoàn thiện với các phòng ban để thực hiệncông việc theo một guồng máy chung nhất định Tuy còn hạn chế bởi số lượng nhânviên nhưng các phòng ban của TODAY Media luôn đảm bảo hoàn thành công việc.Các giám đốc có trình độ chuyên môn cao, đã từng đi du học ở các nước tiên tiến trênthế giới như Anh, Pháp, Hàn Quốc nên có vốn hiểu biết phong phú và sâu sắc về tổchức sự kiện cũng như có các mối quan hệ thuận lợi cho việc tìm kiếm hợp đồng

Cơ cấu nguồn lực của công ty:

Hình 1.2: Cơ cấu nguồn nhân lực của công ty qua 3 năm 2007 -2009

ST

T Các chỉ tiêu chủ yếu

Đơn vị tính

Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Số

tuyệt đối

% so với năm trước

Số tuyệt đối

% so với năm trước

Số tuyệt đối

% so với năm trước

Bộ phận nhân sự của công ty đều rất trẻ, năng nổ và đầy nhiệt huyết và đều cótrình độ học vấn cao, được đào tạo về các chuyên ngành như marketing, quản lý kinhdoanh, thương mại, ngoại thương… Số nhân viên có trình độ sau đại học, được đào

tạo ở các nước phát triển có cơ sở lý luận và kinh nghiệm thực tế đã tạo nên môitrường làm việc chuyên nghiệp và giúp cho các thành viên trẻ hơn nâng cao hiệu quảtrong công việc và cùng đóng góp cho sự phát triển của công ty

Hình 1.3: Cơ cấu vốn của Công ty qua 3 năm 2007 – 2009

% so với năm trước

Số tuyệt đối

% so với năm trước

Số tuyệt đối

% so với năm trước

1 Tổng vốn kinh doanh triệu

2008 lượng vốn kinh doanh cần nhiều hơn so với năm 2009, khi đã đi vào ổn định.Năm 2009, lượng vốn cố định tăng nhiều hơn để đầu tư thêm vào các trang thiết

bị phục vụ cho công việc Vốn lưu động cũng được sử dụng hiệu quả hơn nên giảm sovới năm 2008

Vốn chủ sở hữu tăng nhiều, doanh nghiệp chủ động hơn trong việc sử dụng vốn.Vốn vay do đó, chưa cần thiết nên giảm dần

1.2.2.3 Nguồn lực khác:

1.2.2.3.1 Khách hàng:

Khách hàng của công ty là các tập đoàn lớn trong nước và trên toàn thế giới như:tập đoàn LG, DOOSAN, HBA, DEAWOO, DeBON, DongRiWon, MiWon,Anjinomoto, NIPPO VINA, SHIMIZU, ngân hàng VIBBank, công ty Sesco, các báolớn như Vietnam News, báo Tuổi trẻ, báo Hà Nội mới, báo Lao Động, báo Thể thao,báo Thanh Niên, đài truyền hình Việt Nam VTV

Khách hàng mục tiêu và tiềm năng của Today Media là các tổ chức nhất là các tổchức lớn (một số tổ chức của nhà nước) có nhu cầu tổ chức sự kiện liên quan đến bấtđộng sản như động thổ, khởi công vì đây là mảng khá mới mẻ trên thị trường tổ chức

sự kiện hiện nay nên Today Media có nhiều thế mạnh là kinh nghiệm từ các sự kiện đãtừng tổ chức

Ví dụ các hội nghị, họp báo được tổ chức ở trong nhà thì âm thanh là phần không thểthiếu, hoặc các chương trình lớn như lễ khởi công được tổ chức ở các không gian rộng lớncần sự hỗ trợ của các thiết bị lớn như nhà không gian, hệ thống âm thanh, ánh sáng côngsuất lớn, cổng chào và các trang thiết bị khác như bàn ghế, xẻng… Tất cả các thiết bị dùlớn hay nhỏ đều có vai trò quan trọng và ảnh hưởng tới chất lượng của sự kiện

Có thể chia các trang thiết bị thành các nhóm sau:

Thiết bị dàn dựng: nhà không gian, sân khấu, backdrop, cổng chào, bàn, ghế,quạt, cột inox, bục khởi công…

Thiết bị điện tử: Hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, tivi, màn hình LED,điều hòa, máy phát điện…

Trang trí: Cây xanh, cổng hơi, khinh khí cầu, bóng bay, cờ, banner, banrole…Trang thiết bị khác: WC, xe cứu hỏa, xe cứu thương, xe khởi công…

Mỗi sự kiện đều không giống nhau về quy mô, tính chất và cách thức thực hiệnnên các trang thiết bị phục vụ cho sự kiện đều được lựa chọn cho phù hợp với từngkhách hàng và từng sự kiện Nhận thấy nhu cầu rất đa dạng trong lựa chọn trang thiết

bị phục vụ sự kiện, khả năng đáp ứng của thị trường và khả năng của mình, TODAYMedia đã đưa ra hướng đầu tư các trang thiết bị cho mình Đó là các trang thiết bị dùngcho tất cả các sự kiện như thảm, bục phát biểu, bàn ghế, cột inox, biển chỉ dẫn… vàmột số các trang thiết bị đặc biệt mà thị trường không cung cấp như bàn, ghế VIP…

1.2.3 Đối thủ cạnh tranh:

Một doanh nghiệp được coi là đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp khác khi haidoanh nghiệp này hoạt động trong cùng một lĩnh vực, có tiềm lực ngang nhau, cóchung đối tượng khách hàng và hoạt động trong cùng một khu vực địa lý Nếu thiếumột trong các yếu tố trên thì không được coi là đối thủ cạnh tranh Tuy nhiên, chỉ xétđối thủ lớn hay đối thủ nhỏ thì không cần phải hội tụ đầy đủ các yếu tố trên (có thể bỏ

đi sự khác biệt về tiềm lực) Vì vậy, các công ty tổ chức sự kiện sau được coi là đối thủlớn của TODAY Media:

- Blue group

Trụ sở Hà Nội: P 808 Nhà N2F, đường Lê Văn Lương, Hà Nội

- CTy TNHH truyền thông Đại Lâm

P604 Tòa nhà CT9, KĐT Mỹ Đình-Sông Đà, Từ Liêm, Hà Nội

- NewVision Media JSC

Trụ sở chính: P620 Nơ 3 Linh Đàm.Hà Nội

- VIP Media (VIP Men)

25 Xã Đàn, Đống Đa, HN

- Truyền thông Alatca

Tầng 15 - Toà nhà HAREC - 4A Láng Hạ - Ba Đình- Hà Nội

- T&T group

18 Hàng Chuối, Hai Bà Trưng, HN

Ngoài ra còn có các công ty truyền thông tập trung vào tổ chức sự kiện trong địabàn Hà Nội, có thể là đối thủ cạnh tranh trực tiếp của công ty như:công ty cổ phầntruyền thông VietBa, Sen Media, New Vision Media, công ty cổ phần DV & TMBigBang, Vplus, và rất nhiều công ty truyền thông khác

1.2.4 Hoạt động kinh doanh của công ty:

1.2.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (từ năm 2007- 2009):

Hình 1.4: Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm 2007 – 2009

STT Các chỉ tiêu chủ yếu

Đơn vị tính

Năm

2007 Năm 2008 Năm 2009

Số tuyệt đối

Số tuyệt đối

% so với năm trước

Số tuyệt đối

% so với năm trước

1 Doanh thu tiêu thụ theo giá hiện hành triệu đồng 6000 6800 1.13 7500 1.10

7 Năng suất lao động BQ (W = 1/2) triệu đồng 400 400 1 375 0.93

8 Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu tiêu

9 Tỷ suất lợi nhuận/vốn KD (4/3) chỉ số 0.12 0.18 1.54 0.25 1.39

10 Vòng quay vốn lưu động (1/3b) vòng 2 2.125 1.06 2.5 1.17

Nguồn : Phòng kế toán

Phân tích các chỉ tiêu tài chính

Qua bảng tài chính trên ta có thể nhận xét chung, tuy là những năm đầu đi vàohoạt động nhưng công ty đã đạt những thành công bước đầu đáng ghi nhận

Tổng vốn kinh doanh trong hai năm đầu tăng cao chủ yếu do đầu tư vào tài sản cốđịnh để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Có thể thấy doanh thu và lợi nhuận đều tăng mặc dù lượng tăng năm 2009 nhỏhơn năm 2008 Tuy nhiên các chỉ số sau đều rất tốt

Thu nhập bình quân một lao động tăng từ 2,5 triệu đến 3,5 triệu

Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu ( chỉ tiêu này nói lên một đồng doanh thu tạođược bao nhiêu đồng lợi nhuận) chỉ tiêu này càng lớn càng tốt Chỉ số này tăng gấp đôisau 2 năm công ty đi vào hoạt động.

Tỷ suất lợi nhuận trên vốn đo lường khả năng sinh lời từ một đồng vốn Chỉ tiêunày càng lớn càng tốt Tỷ suất lợi nhuận trên vốn đã tăng từ 0,12 trong năm 2007 lên0.25 trong năm 2009

Vòng quay vốn lưu động thể hiện tốc độ quay vòng của vốn Đồng vốn càng quayvòng nhanh (số vòng nhiều) thì càng hiệu quả

Đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: Do tác động của cuộc khủnghoảng kinh tế năm 2009, hoạt động kinh doanh của công ty có ít nhiều bị ảnh hưởngcộng với mới đi vào hoạt động nên mức lợi nhuận thấp hơn so với năm trước Trongnăm 2010 công ty sẽ phải có những điều chỉnh để phù hợp với sự phát triển của xã hội

1.2.4.2 Nhận xét về hoạt động kinh doanh của công ty TODAY MEDIA

1.2.4.2.1 Thuận lợi

Về nhân sự: TODAY Media là một tập thể đoàn kết Ban Giám đốc là nhữngngười có sự am hiểu sâu sắc thị trường trong nước với sự hiểu biết và kinh nghiệm từcác nước phát triển Đội ngũ nhân viên trẻ đầy nhiệt huyết, sáng tạo và luôn đưa tớikhách hàng những sự lựa chọn độc đáo và hiệu quả

Cơ cấu tổ chức hợp lý, nhiệm vụ của mỗi phòng ban được phân chia rõ ràng tạo

sự thuận tiện trong quá trình thực hiện công việc

Về khách hàng, từ khi thành lập đến nay những dịch vụ cung cấp của công ty hầunhư đều có mối liên hệ với các doanh nghiệp của Hàn Quốc Sở dĩ có được điều nàybởi các lãnh đạo của TODAY Media trong nhiều năm qua đã gây dựng được mối quan

hệ rất tốt với nhiều đối tác Hàn Quốc tại Việt Nam Trong số 4 người sáng lập ra công

ty TODAY Media ngày nay có 2 người (Tổng giám đốc và giám đốc tài chính) làngười đã gắn bó với công ty truyền thông của Hàn Quốc hàng chục năm Từ quá trìnhlàm việc ấy, họ đúc kết cho mình những kinh nghiệm quý báu về nghiệp vụ, mặt khácquan trọng hơn họ hiểu và thấm nhuần văn hoá kinh doanh của người Hàn Quốc tạiViệt Nam Chính những con người này là một phần tạo nên sức mạnh lớn cho nội lựccủa TODAY Media mà không dễ gì một đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực này có được.Điều này lý giải tại sao những sự kiện lớn mà TODAY Media có được đều có sựgóp mặt của các doanh nghiệp lớn của Hàn Quốc như: DOOSAN, LOTTE (Top 10 cácdoanh nghiệp lớn tại Hàn Quốc), INPYUNG, Limit, Dongriwon vina…

Đi sâu nghiên cứu kỹ hơn các khách hàng của doanh nghiệp, ta thấy hầu hết các

sự kiện mà công ty tổ chức đều liên quan đến các công ty hoạt động trong lĩnh vực bấtđộng sản tại Việt Nam Đây cũng là một đặc điểm riêng có của công ty khi coi đây làlĩnh vực hoạt động kinh doanh chính TODAY Media tham gia sâu vào các hoạt độngcủa các đối tác: không chỉ đơn giản là việc tổ chức sự kiện liên quan đến lễ khởi công,

lễ khánh thành mà còn rất nhiều các hoạt động khác nữa như: các sự kiện giao lưu giữadoanh nghiệp với người dân (rất nhiều hoạt động liên quan đến việc tạo dựng mối quan

hệ giữa DOOSAN với người dân xã Cổ Nhuế được thực hiện bởi doanh nghiệp), cácchương trình giao lưu giữa chủ công trình với người lao động nhằm tạo nên những vănhoá trong lĩnh vực xây dựng, …

Với nhu cầu ngày càng nhiều của các doanh nghiệp trong việc quảng bá thươnghiệu thông qua tổ chức sự kiện, đây là một trong những thuận lợi để TODAY Media cóthể khẳng định mình và gây dựng thương hiệu trong ngành tổ chức sự kiện

1.2.4.2.2 Khó khăn

Khó khăn lớn nhất của TODAY Media hiện nay đó là việc tìm kiếm và mở rộngkhách hàng Hầu hết các hợp đồng đều từ mối quan hệ của Ban giám đốc, Bộ phận kinhdoanh mới chỉ làm tốt nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc Kinh doanh trong việc ký kết hợp đồngchứ chưa thực sự thành công với việc tự tìm kiếm khách hàng Do chưa có nhiều kinhnghiệm nên việc tự tìm và ký kết hợp đồng gặp nhiều khó khăn, Bộ phận kinh doanh sẽphải khắc phục tình trạng này trong thời gian tới nếu muốn mở rộng thị trường

Với yêu cầu ngày càng cao của khách hàng Nội dung chương trình phải luôn đổimới, phong cách làm việc chuyên nghiệp và khả năng ứng phó nhanh với các tìnhhuống, đó chính là những điểm cộng với khách hàng Để có thể đáp ứng những nhu cầunày của khách hàng, nhân viên trong công ty càng phải luôn bổ xung kiến thức và kỹnăng của mình để đạt được sự hài lòng của khách hàng

Nhu cầu cao nhưng các nhà cung cấp dịch vụ cũng tăng nhiều không kém Điềunày đòi hỏi sự khác biệt trong dịch vụ phong cách phục vụ Đây là nhiệm vụ khó khănđặt ra cho mọi thành viên trong công ty và đặc biệt là Ban Giám Đốc

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG TODAY MEDIA

Để phục vụ cho mục đích hoàn thiện chuyên đề này, em đã tiến hành thực hiệnmột cuộc nghiên cứu về sự đánh giá của khách hàng về quy trình tổ chức sự kiện.Những số liệu mà cuộc nghiên cứu thu được được sử dụng trong chuyên đề Chi tiết về

những vấn đề và kết quả của cuộc nghiên cứu và bảng hỏi xem phần PHỤ LỤC.

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ở NƯỚC

TA HIỆN NAY

2.1.1 Khái quát chung về môi trường vĩ mô

Hiện nay thị trường tổ chức sự kiện của Việt Nam còn khá mới mẻ và còn non trẻtuy nhiên, các công ty tổ chức sự kiện ở nước ta đang dần dần hình thành vị thế vữngchắc và ngày càng phát triển Hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay và trong những nămtới sẽ ngày càng được mở rộng và trở thành hoạt động văn hóa không thể thiếu đượctrong nhân dân ta Mỗi cá nhân nói riêng và mỗi tập thể nói chung đều phải tổ chức sựkiện dù lớn hay nhỏ Nhu cầu ấy ngày càng tăng cao và trở nên phổ biến trong thời kìkinh tế, xã hội phát triển như hiện nay Vì thế tổ chức sự kiện ngày càng có vị trí quantrọng trên thị trường quảng cáo Việt Nam

Ngoài ra, tổ chức sự kiện cũng được coi là một hoạt động nhằm thu hút sự chú ýcủa dư luận, đánh bóng tên tuổi của các doang nghiệp Tổ chức sự kiện (event) chính làmột kênh thông tin tuyên truyền hiệu quả cho các doanh nghiệp trong hoạt động quảng

bá xây dựng thương hiệu, giới thiệu sản phẩm xúc tiến thương mại nói riêng và hoạtđộng marketing nói chung Tổ chức sự kiện là công cụ được sử dụng phổ biến nhất, chỉđứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường, đây là kết quả khảo sát năm 2006 củacông ty nghiên cứu thị trường FTA

Tổ chức sự kiện không chỉ là một hoạt động đơn giản mà nó là cả một quá trìnhbao gồm 1 chuỗi các công việc có liên quan như thiết kế, in ấn, tổ chức tiệc, du lịch,sản xuất, gia công, PR, thông cáo báo chí,….Ngày nay, tổ chức sự kiện đang là mộttrong những lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp trong việc quảng bá thương hiệucủa mình Nó được coi là công cụ hiệu quả nhất khi các doanh nghiệp đối mặt với cácvấn đề mang tính xã hội, văn hóa,…

Thị trường tổ chức sự kiện hiện nay đang hoạt động hết sức sôi động, theo báoVietnamnet thì thị trường tổ chức sự kiện tăng trưởng trung bình theo ước tính là 30%với hơn 20 công ty chuyên nghiệp và 200 công ty quảng cáo khác mở rộng thêm dịch

vụ này Càng ngày càng có nhiều công ty tham gia vào thị trường này vì đây là mộtngành mới không đòi hỏi phải có vốn lớn nhưng lợi nhuận thu lại rất cao, chính vì thế

mà đây cũng là một thị trường có cạnh tranh gay gắt

2.1.2 Nhu cầu về tổ chức sự kiện ở nước ta

2.1.2.1 Qui mô nhu cầu:

Tổ chức sự kiện là ngành dịch vụ mà nhu cầu về nó không bao giờ thiếu trong đờisống kinh tế cũng như xã hội đang phát triển hiện nay khi mà nước ta với gần 90 triệudân, hơn 60 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với hàng chục ngàn thôn xã Các nhu cầu

từ đơn giản đến phức tạp (như các buổi sinh nhật, ngày lễ tết, đón huân chương tớinhững sự kiện lớn tầm cỡ quốc gia và quốc tế như Sea Games, Olympics,…) diễn rathường xuyên trong đời sống hàng ngày của con người Có thể nói nhu cầu về tổ chức

sự kiện chỉ có thể tăng chứ không thể giảm

Chi phí cho tổ chức một sự kiện có thể từ 10000 đến 100000 USD trên một sựkiện, đặc biệt đối với các sự kiện tầm cỡ quốc gia và quốc tế thì con số này có thể caohơn rất nhiều lần Các doanh nghiệp đều có nhu cầu và sẵn sàng bỏ ra số tiền lớn chohoạt động tổ chức sự kiện nhằm đánh bóng tên tuổi của mình Số tiền mà họ bỏ ra cũngtùy thuộc vào loại sự kiện mà họ định tổ chức, công ty tổ chức sự kiện, địa điểm, sốlượng khách mời, mục tiêu, ý nghĩa của chương trình

Nhu cầu về tổ chức sự kiện ở nước ta là rất lớn, tuy rằng so với những nước pháttriển, ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam được cho là khá mới mẻ và ra đời muộn hơn rấtnhiều Tuy nhiên, chúng ta lại có lợi thế về công nghệ, kĩ thuật ngày càng hiện đại, cáckinh nghiệm từ những người đi trước Tốc độ tăng trưởng của nhu cầu tổ chức sự kiện 3năm vừa qua ước đạt con số trung bình 30-40% Con số này khá cao so với các ngành dịch

vụ khác Đó chính là tín hiệu đáng vui mừng cho ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam

Theo kết quả cuộc nghiên cứu các nhân đối với 50 doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội :

Hình 2.1 : Nhu cầu sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp

Nguồn: Cuộc nghiên cứu cá nhân

Xu thế doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện chỉ khi có sựkiện lớn (64%) chiếm gần gấp đôi so với tất cả các sự kiện (36%) Điều này phản ánhthực trạng doanh nghiệp hiện nay không quá phụ thuộc vào dịch vụ tổ chức sự kiện mà

họ thiên về phương án tự tổ chức những sự kiện nhỏ, chỉ khi có sự kiện quan trọng, sựkiện lớn họ mới nhờ đến dịch vụ chuyên nghiệp

Việc này không những tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp trong việc tổchức những sự kiện không quá trang trọng ví dụ các sự kiện nội bộ, các giải đấu thểthao cho cán bộ nhân viên, mà còn khiến việc tổ chức các sự kiện đó trở nên thỏa mái,gần gũi, không quá cứng nhắc, chân phương Điều này tạo nên sự đoàn kết, gắn bó hơntrong doanh nghiệp

Còn với những sự kiện lớn, trang trọng, liên quan tới không những nội bộ doanhnghiệp mà còn bộ mặt của doanh nghiệp trên thương trường, thì việc dùng tới dịch vụcủa các công ty khác là tất yếu Điều này đảm bảo cho sự kiện tổ chức thành công

2.1.2.2 Đặc điểm nhu cầu

Giống như bất cứ ngành dịch vụ nào khác, do nhu cầu về tổ chức sự kiện ở nước tangày càng tăng nhanh và có tính cạnh tranh gay gắt, vì thế nhu cầu này cũng được phânhóa theo từng đặc điểm khác nhau Các đặc điểm của nhu cầu của dịch vụ tổ chức sự kiệnluôn luôn dựa theo nhu cầu của khách hàng về loại dịch vụ này Trong thời kì phát triểnkinh tế cũng như văn hóa xã hội như hiện nay thì yêu cầu cũng như đòi hỏi mà dịch vụ tổchức sự kiện phải đáp ứng càng cao

Có những khách hàng chỉ quan tâm đến kết quả cuối cùng của của sự kiện nhưng cónhững khách hàng lại có yêu cầu khắt khe hơn đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải đáp ứngđược trong toàn quá trình từ khâu lên kế hoach, chuẩn bị đến khi hoàn tất sự kiện Điều đóyêu cầu quá trình tổ chức sự kiện phải hoàn chỉnh và không được sai sót Đó là những nhucầu về chất lượng của dịch vụ tổ chức sự kiện hiện nay Nhu cầu về một sự kiện được tổchức ngày nay còn khắt khe hơn khi khách hàng đòi hỏi phải có sự sáng tạo, đột phá mới.Khách hàng ngày càng có yêu cầu cao trong việc lên một kịch bản tổ chức sự kiện độcđáo Họ đã quá quen thuộc với những sự kiện được tổ chức với mức độ thường xuyên nhưhiện nay và khách hàng, nhất là các doanh nghiệp muốn đánh bóng thương hiệu của mìnhluôn mong muốn chiếm được cảm tình cũng như ấn tượng sâu sắc của công chúng tới sựkiện của họ Yêu cầu về sự độc đáo tính sáng tạo được thể hiện qua thiết kế (banner,backdrop, sân khấu, cổng chảo, ), tính thẩm mĩ, tính sáng tạo nghệ thuật, yêu cầu về biểudiễn văn nghệ, tiệc chiêu đãi khách, phục vụ cho khách đi lại,…

Ngoài ra, khách hàng còn có nhu cầu về một quy trình toàn diện trong tổ chức sựkiện Khách hàng nhất là những nhà đầu tư lớn khi đã bỏ tiền ra để thuê một đơn vị tổchức sự kiện, họ luôn mong muốn rằng đơn vị đó hoạt động thực sự chuyên nghiệp,cung cấp đầy đủ các dịch vụ mà họ yêu cầu, thỏa mãn được tất cả các yêu cầu củakhách hàng Khi các doanh nghiệp thuê trọn gói thì chi phí cho tổ chức sự kiện sẽ giảm

đi so với thuê các dịch vụ khác ở nhiều nơi Điều này đem đến cho khách hàng sự tiệnlợi, giảm bớt thời gian giao dịch cũng như mang lại tính đồng bộ, hoàn chỉnh cho toàn

bộ quy trình tổ chức sự kiện Nhất là khi giá của dịch vụ trọn gói luôn thấp hơn giá củacác dịch vụ riêng lẻ Điều này là đặc biệt quan trọng khi khách hàng sử dụng dịch vụ tổchức sự kiện là một doanh nghiệp lớn đang có nhu cầu quảng bá về thương hiệu củamình hay đánh bóng tên tuổi của mình với công chúng Việc thuê một công ty tổ chức

sự kiện chuyên nghiệp đảm nhận tất cả các khâu là điều vô cùng cần thiết và đúng đắn.điều này vừa đem lại một chi phí hợp lý và đặt sự kiện vào trong một guồng máy chung

để khuyếch trương thương hiệu cho chủ sở hữu sự kiện Đây cũng là xu hướng mới củanhu cầu tổ chức sự kiện Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫnthương mại tạo ra một con đường hoàn toàn mới cho các công ty trong việc nâng cao

độ khuyếch trương của thương hiệu, thu hút sự chú ý của dư luận dành cho doanhnghiệp cũng như thương hiệu của doanh nghiệp

Nhu cầu của tổ chức sự kiện còn căn cứ vào giá cả của dịch vụ Đặc điểm của nhucầu này có liên quan đến khả năng chi trả của các cá nhân, tổ chức thuê đơn vị tổ chức

sự kiện cũng như quy mô và tầm cỡ của các sự kiện cũng như các đối tượng cụ thể Ví

dụ như đối với cá nhân hoặc các doanh nghiệp nhỏ có qui mô tổ chức sự kiện nhỏ (đámcưới, sinh nhật, ma chay, liên hoan, du lịch,…) thì chi phí cho các sự kiện trên là khônglớn mặc dù nhu cầu tổ chức các sự kiện này là quanh năm Các sự kiện này thườngđược các công ty tổ chức sự kiện nhỏ, tiềm lực hạn chế hoặc mới gia nhập vào thịtrường tổ chức sự kiện thực hiện Còn đối với các sự kiện có qui mô lớn hơn được cácdoanh nghiệp vừa, tổ chức xã hội, địa phương đặt hàng tổ chức với chi phí cao hơn cóthể do một hoặc nhiều công ty đồng thời tổ chức Các sự kiện này như lễ khởi côngđộng thổ, hội nghị khách hàng, hội nghị nhân viên,… Đối với các sự kiện có khả năngthanh toán lớn là các doanh nghiệp lớn, các tập đoàn, tổ chức phi chính phủ thì chi phí

và qui mô của nó mang tầm cỡ quốc gia Các sự kiện này mang tính ảnh hưởng rất cao

và được đầu tư rất nhiều, có sự tham gia và hợp tác của rất nhiều các công ty tổ chức

sự kiện trong và ngoài nước

2.1.2.3 Tốc độ tăng trưởng nhu cầu tổ chức sự kiện hiện nay

Mấy năm trở lại đây, dịch vụ tổ chức sự kiện được coi như một thị trường đổi mới

và đầy sôi động Tổ chức sự kiện là một ngành kinh doanh mới mở ra với nhiều hứahẹn về sự kinh doanh thịnh vượng của doanh nghiệp và sự thành đạt của các nhà quảntrị tài năng Sự phát triển mạnh mẽ của ngành này trong những năm gần đây đang gópphần tạo nên một bức tranh marketing tại nước ta đa dạng hơn, hoàn thiện hơn và cũng

mở ra đầy thách thức cho các doanh nghiệp tiến bước vào thị trường này Thị trường tổchức sự kiện ở nước ta hiện nay đang tăng trưởng với tốc độ chóng mặt Trước năm

2000, hoạt động tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mới bắt đầu xuất hiện nhưng vẫn đơngiản chỉ là thực hiện hoạt động của doanh nghiệp, những chương trình nhỏ lẻ chứkhông phải là một sự kiện Lúc đó tổ chức sự kiện chỉ chiếm 1% doanh thu và chi phítrung bình cho sự kiện chỉ là 50- 100 triệu thì hiện nay, con số này đã tăng rất nhiềulần Tốc độ tăng trưởng của nhu cầu tổ chức sự kiện kể từ năm 2007 - 2009 ước đạt

trung bình 30%, các giai đoạn kế tiếp ước tính là từ 30- 40% Đây là con số tăngtrưởng khá cao so với các ngành dịch vụ khác Với tình hình xã hội phát triển như hiệnnay, nhu cầu tổ chức sự kiện sẽ còn tiếp tục tăng trưởng cao hơn nữa và trở thành mộtngành dịch vụ hứa hẹn đối với các nhà đầu tư.

Không những tăng nhanh về tốc độ, qui mô của thị trường tổ chức sự kiện cũngngày càng phát triển Ước tính tới năm 2007, Việt Nam đã có hơn 20 công ty chuyên

về tổ chức sự kiện và 200 công ty “bán chuyên nghiệp” mở rộng dịch vụ này Đây thực

sự là một thị trường lớn và ngày càng phát triển ở nước ta đòi hỏi phải có sự thỏa mãn

Do thị trường tổ chức sự kiện của Việt Nam còn non trẻ nên mức phát triển về qui môcũng rất nhanh, điều này là do được hưởng lợi thế từ các nước phát triển về tổ chức sựkiện Theo kết quả nghiên cứu về 70 tập đoàn lớn (Microsoft, Sony Ericsson, Honda,Kodak, Heineken, Tiger, Unilever, P&G, Pepsi, Cocacola, Nestlé, Philips Moris, KinhĐô,…) thì có 77% công ty thuê các công ty tổ chức sự kiện và 23% các công ty tự làm( theo thống kế của công ty FTA dựa trên phỏng vấn trực tiếp) Con số này cho thấyvới tình hình xã hội phát triển như hiện nay thì qui mô của thị trường tổ chức sự kiệnhứa hẹn phát triển nhiều hơn nữa, hứa hẹn một thị trường sôi động trong tương lai

2.1.3 Hoạt động cạnh tranh trên thị trường

Thị trường tổ chức sự kiện đang được coi là một thị trường màu mỡ và béo bởcho các doanh nghiệp Thế nên, con số các doanh nghiệp tham gia vào thị trường nàyngày một tăng lên Hiện nay, thị trường tổ chức sự kiện cạnh tranh đã đến hồi quyếtliệt Cách đây 10 năm, thị trường tổ chức sự kiện chỉ xuất hiện vài công ty tổ chức sựkiện chuyên nghiệp nhưng đến nay con số này đã lên tới hàng trăm Theo nghiên cứucủa công ty FTA năm 2007 thì các công ty trong nước chiếm 35% thị phần, các công tynước ngoài chiếm tới 65% thị phần Tuy nhiên con số này tính tới thời điểm hiện nay

đã thay đổi đáng kể Khoảng cách của các công ty tổ chức sự kiện trong nước và cáccông ty nước ngoài chuyên tổ chức sự kiện đã và đang được thu hẹp dần do các công ty

tổ chức sự kiện nước ta ngày càng thể hiện tính chuyên nghiệp hơn

Các công ty chuyên tổ chức sự kiện nước ngoài tại Việt Nam nổi tiếng và nắmgiữ thị phần tổ chức sự kiện đó là: Max Communications, Galaxy, Venus Đất Việt,Goldsun, XPR & Mai Thanh Max, Coon Ngoài ra còn có 1 số công ty khác nhỏ hơnnhưng cũng nắm giữ thị phần nhất định như Metan & Storm Eye, Cát Tiên Sa,VMC, AMC,…

Hình 2.2: Độ tín nhiệm của các công ty nước ngoài chuyên tổ chức sự kiện tại

Việt Nam (năm 2007) :

Nguồn: Thời báo kinh tế Việt Nam

Tất cả các công ty này đều là những doanh nghiệp lớn, có sự chuyên môn hóa cao

và có lợi thế cạnh tranh là thành lập từ lâu, chuyên nghiệp, am hiểu thị trường, ý tưởngđộc đáo vừa phù hợp với bản sắc dân tộc mà vẫn giữ được nét sáng tạo, mới lạ Do vậycác công ty này có sự tín nhiệm rất cao của khách hàng, nhất là các khách hàng lâunăm và quen thuộc thường là các tập đoàn, doanh nghiệp lớn, thậm chí cả các tổ chứccủa chính phủ

Nhưng sự cạnh tranh này vẫn chưa gay gắt bằng sự cạnh tranh của các công ty tổchức sự kiện trong nước Ngay nay, các công ty tổ chức sự kiện có thể được phân làmhai loại: Chuyên nghiệp và bán chuyên nghiệp Những công ty chuyên nghiệp có quy

mô lớn có thể tổ chức trọn gói một sự kiện mà không phải thuê hoặc thuê rất ít cungứng dịch vụ bên ngoài có thể kể đến như: Blue Group; Vietplus chuyên về hội nghịkhách hàng; BM&T chuyên về hội nghị, hội thảo; Vinexad chuyên tổ chức hội trợtriển lãm cho các doanh nghiệp lớn; Megalink chuyên tổ chức các sự kiện thành lậpcông ty, quảng bá thương hiệu, sản phẩm mới; Ocean Communication chuyên về hội

nghị khách hàng, họp báo, biểu diễn ca nhạc – thời trang, hôi thảo chuyên đề, giới thiệusản phẩm, sự kiện thể thao, hoạt động gây quỹ từ thiện, diễu hành, quảng bá thươnghiệu (roadshow) Các công ty với các đoạn thị trường mà họ nhắm vào và loại sự kiện

mà họ tổ chức cho thấy các doanh nghiệp đã không ngừng vươn lên mở rộng đoạn thịtrường của mình để tìm kiếm được khách hàng tiềm năng

Giờ đây, sự cạnh tranh của các công ty tổ chức sự kiện tại thị trường Việt Namkhông chỉ đơn giản là chiếm những hợp đồng lớn mà còn là sự đẩy mạnh chiếm lĩnhcác thị phần chủ lực, nâng cao tên tuổi của công ty Các công ty này thường dựa trêncác yếu tố quyết định để thuyết phục khách hàng chọn họ như sự chuyên nghiệp, sựsáng tạo, khả năng giao tiếp, khả năng giải quyết vấn đề, sự hiểu biết về hoạt động kinhdoanh của chủ sở hữu sự kiện Ngoài ra, hiện tại các công ty tổ chức sự kiện còn vậndụng tất cả các mối quan hệ ngoại giao của mình để tìm kiếm và kí kết được hợp đồng.Thế nên, đôi khi các công ty tổ chức sự kiện trúng thầu không hẳn vì họ xuất sắc hơnđối thủ mà có thể vì họ có mối quan hệ mạnh hơn Khả năng cạnh tranh của các doanhnghiệp tổ chức sự kiện tại Việt Nam đã được khẳng định là đang dần dần được nângcao thể hiện ở năng lực cạnh tranh với công ty nước ngoài ngày càng lớn

“ Tôi từng tham dự rất nhiều sự kiện của các công ty, và có thể nói rằng chất lượng tổ chức sự kiện của các công ty tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay đã thay đổi một cách rõ rệt Trước đây, trước khi tham gia các sự kiện hay các buổi diễu hành, những gì tôi nhìn thấy là sự đơn điệu, nhưng bây giờ tội đã thực sự thưởng thức và cảm thấy rất thú vị như thể tôi là một phần của sự kiện đó.” là lời nhận xét của ông

Michael Coson – giám đốc điều hành tập đoàn Maison&Partners, nhà cung cấp và phânphối các sản phẩm thời trang cao cấp tại Việt Nam

2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam

Nhân tố địa lý:

Ngay cả trong thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam, đã có sự khác biệt giữa thịtrường tổ chức sự kiện miền Bắc và thị trường tổ chức sự kiện ở miền Nam Yếu tố địa

lý ảnh hưởng tới thị trường tổ chức sự kiện là đáng kể

Những người từng tổ chức sự kiện ở cả hai miền Nam, Bắc là người cần nhận biết

rõ những điểm khác biệt nhất định trong suy nghĩ, văn hóa, phong cách sống, tập quán

ở từng vùng miền và hiểu làm thế nào để tổ chức một sự kiện phù hợp với văn hóa, tậpquán, sở thích của từng vùng chứ không đơn thuần là bê y nguyên một mô hình từmiền này áp vào miền kia, chìa khóa cốt lõi để tổ chức một sự kiện thành công nằm ở

chỗ họ phải khám phá được những điểm khác nhau giữa các vùng để thực hiện cho phùhợp Sau đây là một số khác biệt:

- Khách hàng miền Nam trọng hiệu quả, khách hàng miền Bắc đòi hỏi khắt khe:Đầu tiên phải nói đến đến yếu tố khách hàng: Khách hàng trong Nam thườngtrọng hiệu quả công việc, và yêu cầu đối với công việc của họ cũng thường cao hơnnhưng họ cũng rất sẵn sàng phối hợp cùng agency để thực hiện tốt các sự kiện, mức độthông cảm của họ cũng nhiều hơn trong khi khách hàng người Bắc lại hay có nhữngđòi hỏi nhỏ nhặt bắt buộc agency phải đáp ứng cho họ, và hay có tính đổ thừa tráchnhiệm Cách làm việc ở miền Bắc nhìn chung cũng còn khá quan liêu và nhiều lớp,nhiều tầng hơn ở miền Nam và đôi khi điều này làm cho người tổ chức sự kiện lâm vàothế bị động, chờ đợi Khi có sự cố xảy ra, khách hàng người Nam có thể bắt tay cùngagency giải quyết sự cố cho suôn sẻ sau đó mới tính đến những vấn đề khác NgườiBắc thường đẩy hẳn trách nhiệm đó cho agency buộc họ phải khắc phục bằng mọi giácòn họ thì dành thời gian nghĩ đến những biện pháp trừng phạt dành cho agency này vàcách báo cáo lên cấp trên sao cho êm xuôi nhất

- Hà Nội ít nhà cung cấp dịch vụ hơn Sài Gòn: Vấn đề quan trọng tiếp theo lànhà cung cấp Với một thị trường phát triển từ lâu và cạnh tranh khốc liệt, Sài Gòn lànơi quy tụ những dịch vụ và nhà cung cấp chuyên nghiệp nhất cả nước Từ việc chothuê địa điểm, âm thanh ánh sáng, người mẫu đến cung quà tặng, chúng ta đều có thểtìm thấy những dịch vụ rất tốt với giá cả phải chăng Đứng thứ hai trong cả nước, thịtrường nhà cung cấp Hà Nội lại kém đa dạng hơn và chất lượng phục vụ cũng chưađược đánh giá cao Cụ thể:

Nhà cung cấp ở miền Bắc đa phần khá cứng nhắc trong cung cách làm việc, phảnứng trì trệ với các thay đổi đột xuất và không chiều khách bằng nhà cung cấp ở miềnNam Khi làm việc với các nhà cung cấp ở ngoài Bắc, mọi thỏa thuận đều cần sự chặtchẽ và có giấy tờ hẳn hoi để tránh những tranh cãi không cần thiết sau này Khi có phátsinh xảy ra, thường thì nhà cung cấp ngoài Bắc hay viết văn bản và yêu cầu khách hàng

ký tên xác nhận phát sinh Nếu họ không làm việc này thì mình cũng nên yêu cầu họlàm để tránh bất đồng ý kiến sau này Ở miền Bắc, có trường hợp nhân viên của công

ty tcsk sau khi hứng chịu cơn giận dữ của nhà cung cấp bàn ghế còn phải bấm bụngđền tiền những chiếc ghế bị mất với giá còn cao hơn giá mua mới do ngay ban đầukhông thỏa thuận trước về việc giải quyết tình huống làm mất đồ thuê Nếu ở miềnNam, có khi nhà cung cấp còn xuề xoà cho qua các khoản mất mát này nếu xét thấy

ép phải phục vụ mình một cách tốt nhất”.

- Các điểm khác biệt khác giữa hai miền:

Chi phí tổ chức sự kiện ở Hà Nội và các tỉnh cao hơn ở Sài Gòn do giá cả cáchạng mục đầu vào thường cao hơn từ 10% đến 15%

Thời gian dàn dựng phát sinh, nếu cần dàn dựng âm thanh ánh sáng hay sân khấutrước khi diễn ra chương trình 1, 2 ngày, Thông thường ở Sài Gòn, khách hàng sẽ không bịtính phí hoặc mức phí không đáng kể nhưng ở Hà Nội rất có thể khách hàng sẽ phải trả thêmchi phí tương đương với thời gian sử dụng cho việc dàn dựng trước này

- Về thủ tục pháp lý, giấy phép và các vấn đề liên quan tới cơ quan chức năng: ởđâu cũng có những điểm tích cực, tiêu cực riêng nhưng ở miền Nam thường thì làmđúng luật, tìm đúng người và đóng tiền đúng quy định thì sẽ làm được suôn sẻ trongkhi ở miền Bắc, do sự phức tạp của bộ máy quản lý, cộng với một số nguyên nhânkhác, mà những vấn đề này đôi khi đòi hỏi phải có mối quan hệ tốt thì khó đến mấycũng làm được Quy định về pháp lý ở hai miền cũng có những điểm khác nhau đòi hỏichúng ta phải tìm hiểu trước Ví dụ vấn đề treo bandrol quảng cáo ở Sài Gòn rất hạnchế, nhất là ở những quận trung tâm và trong tương lai sẽ bị cấm Trong khi đó, ở HàNội, nếu có mối quan hệ tốt, có thể treo bandrol ở những vị trí “không tưởng”

Sau khâu chuẩn bị, đến khâu đầu ra là một sản phẩm hoàn hảo: (một sự kiện) đỏihỏi người tổ chức phải am hiểu lối sống, cách hành xử của những người tham gia sựkiện để mang lại sự kiện ấn tượng nhất cho họ Ở Sài Gòn vốn dư thừa các sự kiện lớnnhỏ, người tham gia thường trông đợi một cái gì đó “hay hay, lạ lạ” làm động lực thúcđẩy họ đến tham gia Ngay cả ở các sự kiện như Hội nghị khách hàng, họp báo…những điểm nhấn ấn tượng luôn gây cho họ sự thích thú và nhớ lâu, chính vì thế cónhiều công ty sẵn sàng chi thêm nhiều tiền cho các màn “mua vui” này Còn ở Hà Nội

và các tỉnh phía Bắc, các sự kiện thu hút người tham gia, thường phải gắn kèm nhữnglợi ích cụ thể nào đó, ví dụ được nhận quà, được thử miễn phí, mua sản phẩm giá rẻ…

sẽ có cơ hội thu hút người tham gia nhiều hơn

Người Bắc cũng ít thích mua vé, đặt chỗ trước để tham gia sự kiện,vì họ thường engại biết đâu lúc đó bận việc, trời mưa lại không đi được trong khi ở miền Nam người

ta thường đổ xô mua vé, đặt chỗ trước vì sợ mất phầnVăn hóa, tập quán cũng là điềuquan trọng cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ở hai miền Ví dụ người miền Nam có xuhướng thích các trò đỏ đen, trông đợi vào vận may, cho nên các tiết mục thẻ cào, bốcthăm, quay số… thường gây hứng thú cho họ Còn người Bắc thì chuộng sự chắcchắn,cứ đến tham dự mà cầm chắc có quà mang về là hấp dẫn

Trong các tiết mục hoạt náo, trò chơi, người Nam thường cởi mở và hưởng ứngnhiều hơn trong khi người Bắc khá trầm và có xu hướng thu mình lại Vai trò củangười dẫn chương trình lúc này rất quan trọng trong việc khuyến khích người tham dựtham gia vào việc làm nóng chương trình

Những khác biệt trên đây chỉ là những tiểu tiết nhưng lại khá quan trọng giúp nhà

tổ chức sự kiện có chính sách thu hút khách phù hợp (theo“Tổ chức sự kiện – những

khác biệt giữa hai miền” advice Vietnamwork.com )

Nhân tố văn hóa, xã hội:

Văn hóa, xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu tổ chức sự kiện của người dânViệt Nam ngày một tăng thêm Các sự kiện văn hóa ngày càng được tổ chức nhiều hơn

để thỏa mãn nhu cầu về đời sống tinh thân của con người Ví dụ như năm 2010 vừaqua, nước ta đã đón mừng đại lễ 1000 năm Thăng Long thật hoành tráng và tưng bừng,thu hút được sự quan tâm của người dân Việt Nam và bạn bè quốc tế Có rất nhiềucông trình hoàn thành để chào mừng nhân dịp lễ này, đi kèm với đó là sự kiện khaitrương, khánh thành, gắn biển 1000 năm Thăng Long Sự kiện này được tổ chức bởiđông đảo các công ty tổ chức sự kiện cả trong nước và nước ngoài

Khi văn hóa xã hội được phát triển thì con người ngày càng có nhu cầu hoàn thiệnhơn về những giá trị tinh thần và ngày càng đòi hỏi được đáp ứng với mức độ cao hơn.Cũng chính vì vậy, các sự kiện không thể tổ chức theo khuôn mẫu, rập khuôn hình thứcđến nội dung như trước đây mà các công ty luôn cố gắng tạo được một sự khác biệt nào

đó, hay độc đáo, sáng tạo trong từng ý tưởng để khiến người tham gia các sự kiện này

có thể nhớ đến sự kiện mà họ đã từng tham dự Ghi dấu sự kiện trong lòng công chúng

là thành công cũng như mục tiêu phấn đầu của các công ty tổ chức sự kiện

Do đó các công ty tổ chức sự kiện phải thiết kế sự kiện sao cho phù hợp với cácyếu tố văn hóa, xã hội của nước ta

Ngoài ra sự phát triển chóng mặt của các loại phương tiện truyền thông cùngmạng internet góp phần nâng cao khả năng thông tin, quảng bá cho sự kiện, thúc đẩythị trường tổ chức sự kiện phát triển hơn.

Tuy nhiên các yếu tố văn hóa, xã hội cũng có những mặt tiêu cực Tuy văn hóangày càng phát triển, nhưng có một bộ phận người dân lại mất dần đi các ý thức nơicông cộng về giao tiếp, ứng xử, văn minh, thanh lịch Còn nhớ khi chứng kiến các lễhội hoa anh đào Nhật Bản, lễ hội hoa ở Hồ Gươm, Tràng Tiền là chúng ta nhớ đến ýthức rất kém của người dân khi hoa bị bẻ gẫy, xả rác bừa bãi Đây cũng là những thấtbại của người làm tổ chức sự kiện Ngoài ra, sự đánh mất dần các chuẩn mực văn hóanhư biểu diễn văn nghệ ăn mặc hở hang,nội dung không phù hợp, …cũng là những dấuhiệu báo động cho người làm tổ chức sự kiện phải luôn luôn nhắc nhở tránh đi vàonhững vết xe đổ của người đi trước Như vậy các yếu tố văn hóa, xã hội có tác độngkhông nhỏ đến thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam và đây là một yếu tố để các nhà

tổ chức sự kiện căn cứ vào để dàn dựng chương trình sao cho hợp lý, phù hợp vớithuần phong mĩ tục, độc đáo, sáng tạo nhưng lại không mất đi bản sắc Việt Nam

Nhân tố chính trị, luật pháp:

Hiện nay, Việt Nam chưa cho văn bản pháp lý riêng quy định về tổ chức sự kiện,đây là một hạn chế gây khó khăn cho các nhà tổ chức sự kiện Chính vì không có vănbản pháp lý riêng nên việc xử lý các vi phạm thường căn cứ vào các văn bản pháp luậtkhác mà những văn bản này lại rất ít, thường chồng chéo không rõ ràng nên gây ranhiều khó khăn cho các doanh nghiệp tổ chức sự kiện

Ngoài ra, không thể kể đến các yếu tố ảnh hường khác như nhân tố kinh tế, sựhội nhập, nhân tố về thị trường, các chính sách phát triển nhà nước đã và đang ảnhhưởng một cách tích cực tới thị trường tổ chức sự kiện ở nước ta

2.1.5 Xu hướng thị trường tổ chức sự kiện trong tương lai

Với những điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của thị trường tổ chức sự kiện đãnêu ở trên, chúng ta có thể dễ dàng dự đoán được xu hướng phát triển của thị này Đây

sẽ không còn là sự phát triển mạnh mẽ nữa mà trong vài năm tới, thị trường tổ chức sựkiện sẽ bùng nổ với quy mô, tốc độ và nhu cầu của thị trường này Với xu hướng biếnđộng như vậy, thị trường tổ chức sự kiện sẽ tăng mạnh trong 5 năm tới đồng thời với sựphát triển của khoa học công nghệ hiện nay sẽ xuất hiện hình thức tổ chức sự kiện mới Trong tương lai gần, kinh tế phát triển hơn, các công ty tổ chức sự kiện sẽ xuấthiện nhiều và chuyên nghiệp hơn sẽ làm cho sự cạnh tranh trong mảng thị trường này

thêm gay gắt, và đòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao của những công ty chuyêndoanh về tổ chức sự kiện Các doanh nghiệp sẽ liên tục nâng cao chất lượng, hướng tới

sự chuyên nghiệp hóa Số lượng các doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa sẽ tăng mạnhtrong năm tới Ngoài ra, nhu cầu về tổ chức sự kiện sẽ càng ngày càng tăng không chỉ

về số lượng mà cả về quy mô nên đòi hỏi dịch vụ chất lượng cao Điều đó sẽ là độnglực thúc đẩy các doanh nghiệp từng bước vươn lên, đánh bại các đối thủ cạnh tranh lớn

là các công ty nước ngoài tổ chức sự kiện tại Việt Nam Khi đó, các phương phápquảng cáo truyền thống đang mất dần đi tác dụng vai trò của tổ chức sự kiện sẽ đượcnhìn nhận tích cực hơn

2.2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TODAY MEDIA

2.2.1 Khái quát giai đoạn tổ chức sự kiện của TODAY MEDIA

Năm 2007, Today Media mới bắt đầu với mảng thị trường bất động sản TODAYMedia sớm phát triển và trở thành một trong những công ty hàng đầu về tư vấn và xâydựng kế hoạch marketing tổng hợp cho các dự án bất động sản, công nghiệp nặng vàđặc biệt là lĩnh vực tổ chức sự kiện như : lễ khởi công, lễ khánh thành Tuy thành lập từrất sớm ngay khi ngành tổ chức sự kiện của nước ta còn mới xuất hiện và rất non trẻthế nhưng phải đến năm 2008, TODAY Media mới chuyển sang mảng tổ chức sự kiện.Với lợi thế về kinh nghiệm, do từng là công ty tư vấn hàng đầu về mảng thị trường bấtđộng sản nên công ty rất nhanh chóng chiếm lĩnh được 1 thị phần cố định về tổ chức sựkiện cho các lễ khởi công, khánh thành

TODAY Media với tiêu chí “Chuyên Nghiệp – Sáng Tạo – Hiệu quả” là mục tiêuhướng tới trong mỗi sự kiện mà TODAY Media tổ chức Nhận biết được tầm quantrọng trong mỗi sự kiện của khách hàng Đối với những sự kiện khác nhau như lễ độngthổ, lễ khai trương, lễ phát động… và các hoạt động khác, TODAY Media luôn tư vấn

và đưa ra những kịch bản sáng tạo mới lạ, giàu cảm xúc, giàu hình ảnh tới khách hàng.Kịch bản độc đáo, phong cách làm việc chuyên nghiệp, chăm chút tới từng chi tiết vàquan trọng nhất đó là cách truyền đạt thông điệp cùng với ấn tượng đọng lại nơi ngườitham dự Tất cả những điều đó sẽ tạo nên sự hài lòng của khách hàng đối với đơn vị tổchức sự kiện

Mặc dù còn là công ty nhỏ nhưng TODAY Media đã và đang tạo vị thế của mìnhtrên thị trường Tổ chức sự kiện và đã có những thành công đáng khích lệ Có thể kể ranhững sự kiện tiêu biểu TODAY Media đã tổ chức trong năm trong năm 2008 - 2010:

Năm 2008 nổi bật với các sự kiện tiêu biểu sau :

- Sự kiện tổ chức giải golf giao hữu

- Lễ sát nhập hội doanh nghiệp trẻ Hà Nội, Hà Tây

- Giới thiệu dự án HABICO lần 1 tại khách sạn DEAWOO

- Lễ kí kết hợp đồng HABICO

Năm 2009 có các sự kiện lớn:

- Lễ khởi công dự án tòa nhà 65 tầng LOTTE Centre tại Hà Nội

- Lễ động thổ dự án khu chung cư cao cấp CLEVE (Văn Phú, Hà Đông, Hà Nội)

- Lễ khởi công dự án TD Lakeside – Hải Phòng

- Lễ khai trương văn phòng điều hành dự án tòa nhà Habico Hà Nội

- Lễ khởi công đường cao tốc Hà Nội – Hải Phòng

- Lễ kỉ niệm 40 năm thành lập TECCO2 bộ Giao thông vận tải

Năm 2010 (tính tới tháng 11/2010):

- Kỷ niệm 50 năm thành lập Trường đại học Ngoại Thương

- Đón tiếp Tổng thống BILL CLINTON tới thăm Trường ĐH Ngoại Thương

- Công ty DOOSAN chào đón Ngội Nghị ASEAN và Tổng thống Hàn Quốc LEEMYUNG BAK

- Khánh thành Công viên Hòa Bình – Biểu tượng của Thủ đô

- Lễ khánh thành và gắn biển công trình kỷ niệm 1000 Năm Thăng Long – HàNội Dự án Cải tạo môi trường Hồ Vả

- Lễ đón nhận Huân chương Độc lập hạng nhất cho Sở Y tế Hà Nội

- Tổ chức trang trí chào mừng AIPA 31

- Lễ khánh thành trường phổ thông Liên cấp OLYMPIA

- Khai trương phòng trưng bày MERCEDES – BENZ ANDU

- Lễ khánh thành và gắn biển kỷ niệm 1000 năm Trung tâm y tế dự phòng Hà Nội

- Hội thảo khoa học 1000 năm Môi trường Hoa Lư – Thăng Long – Hà Nội

- Lễ phát động Chung tay bảo vệ môi trường – Ngày chủ nhật không túi nylon

- Lễ khởi công nhà máy nhiệt điện Vĩnh Tân 2 – Bình Thuận

- Họp báo Phát động chương trình Hà Nội – Ngày chủ nhật không túi nylon

- Lễ khởi công nhà máy Nhiệt điện Nghi Sơn I – Thanh Hóa

- Lễ trao học bổng của Tập đoàn LOTTE Hàn Quốc

- Vận động tài trợ chương trình Kỷ Niệm 45 Năm chiến thắng Hàm Rồng

- Giao lưu ngày hội Phụ nữ 8 – 3 giữa tập đoàn DOOSAN và Xã Cổ Nhuế

- Chương trình tình nguyện Đón xuân Ấm áp nghĩa tình – Ba vì 2010

- Tổ chức thăm hỏi và tặng quà 30 hộ nghèo và chính sách xã Cổ Nhuế của tậpđoàn DOOSAN

- Phát động chương trình Hạn chế sử dụng túi Nylon vì môi trường

- Lễ khởi công Dự án Trung tâm Thương mại và Văn phòng HIGH TECH

Qua thống kê trên, có thể nhận thấy hơn 1 nửa các sự kiện là lễ khởi công, lễkhánh thành, khai trương Đó cũng chính là thế mạnh của TODAY Media là Tổ chức

sự kiện chuyên nghiệp trong lĩnh vực bất động sản Từ năm 2008 bắt đầu chuyển sanglĩnh vực tổ chức sự kiện, công ty bắt đầu với một số sự kiện lớn Đến năm 2009, con sốcác sự kiện mà công ty tổ chức đã tăng lên, quy mô của các sự kiện cũng lớn hơn trôngthấy Đặc biệt năm 2010 (tính đến tháng 11/2010) đây được coi là một năm thành côngcủa TODAY Media với số lượng và qui mô các sự kiện tăng lên mạnh mẽ

Hà Nội đang phát triển lớn mạnh, ngành bất động sản hoạt động sôi nổi, các tòanhà, các nhà máy, các công trình xây dựng đang tăng lên từng ngày, đánh dấu sự pháttriển trong tương lai của Hà Nội Với lợi thế về kinh nghiệm và khả năng tổ chức cộngvới tiềm năm của mảng thị trường này, Trong những năm tới, đây sẽ vẫn là hướng pháttriển mạnh của TODAY Media

Bên cạnh các sự kiện về bất động sản, TODAY Media còn tham gia sâu vào cáchoạt động xây dựng thương hiệu, gây dựng mối liên hệ giữa khách hàng đối với ngườidân Tiêu biểu cho trường hợp này là Tập Đoàn DOOSAN với rất nhiều hoạt động gâydựng mối liên hệ giữa Tập đoàn và Địa phương Có thể kể thêm các ví dụ khác là Tậpđoàn LOTTE và INPYUNG của Hàn Quốc Đây cũng chính là một phần trong kếhoạch phát triển của TODAY Media, Xây dựng thương hiệu thông qua tổ chức sự kiện.TODAY Media luôn hướng tới sự chuyên nghiệp trong lĩnh vực hoạt động củamình Hiện tại, TODAY Media vẫn phải sử dụng một số nhà cung cấp khác, tuy nhiên,trong tương lai, TODAY Media sẽ tập trung vào đầu tư cơ sở vật chất đầy đủ hơn nữa đểphục vụ cho hoạt động tổ chức sự kiện Bao gồm mở rộng hệ thống nhà xưởng, Đầu tưthêm các trang thiết bị như Hệ thống nhà không gian, Sân khấu, Hệ thống âm thanh ánhsáng, xe vận chuyển… Việc này sẽ giúp giảm thiểu giá thành và rủi ro cho khách hàng.Nguồn nhân lực chất lượng cao, cơ sở vật chất đầy đủ TODAY Media đang cốgắng, từng bước nâng cao chất lượng dịch vụ, phấn đấu trong 5 năm tới sẽ nằm trong

số các đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội

2.2.2 Thực trạng quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty TODAY MEDIA:

Quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty Today Media hiện nay đang đượcthực hiện là:

Hình 2.3: Quy trình tổ chức sự kiện của TODAY Media đang thực hiện

2.2.2.1 Tìm kiếm hợp đồng tổ chức sự kiện

Trong các giáo trình và tài liệu về tổ chức sự kiện ở nước ta thì quy trình tổ chức

sự kiện thường bắt đầu với bước một : Xác định mục tiêu của sự kiện hay hình thành ýtưởng tổ chức sự kiện tuy nhiên bước đầu tiên: Tìm kiếm hợp đồng lại không được đềcập đến Đây không những là bước đầu tiên mà còn chính là bước quyết định quantrọng trong quy trình tổ chức sự kiện Có tìm được hợp đồng, công ty mới có thể tổchức được sự kiện

Ở công ty Today Media, tìm kiếm hợp đồng là nhiệm vụ của phòng kinh doanh Cácnhân viên trong phòng kinh doanh của công ty Today Media luôn tích cực tìm kiếm hợpđồng thường xuyên, để đạt được sự liên tục trong guồng máy hoạt động của công ty

Nhân viên phòng kinh doanh của công ty Today Media luôn luôn tìm kiếm thôngtin về các hợp đồng mới, các chủ đầu tư ở khắp mọi nơi Chị Nguyễn Thị Vân, nhânviên phòng kinh doanh công ty cổ phần truyền thông Today Media cho biết: “Kháchhàng rất ít khi tự tìm đến với công ty mà thường là do nhân viên của công ty biết thôngtin về nhu cầu của khách hàng để liên hệ giao dịch hoặc gửi hồ sơ năng lực để đấu thầu

sự kiện Nhân viên phòng kinh doanh luôn phải tận dụng các mối quan hệ, hiểu biết,đào sâu tìm kiếm thông tin trên mạng, trên báo để biết được có sự kiện nào sắp được tổchức.” Đó chính là xu hướng đi trước đón đầu Đôi khi nhân viên kinh doanh phải liên

hệ đặt lịch trước hàng tháng để được công ty có được hợp đồng tổ chức sự kiện đó Vớinhững sự kiện như khai trương, khánh thành, công ty nhiều khi phải tìm thông tin từkhi công trình vừa mới khởi công hoặc đi vào thi công để đặt trước với khách hàng vàthảo luận về kế hoạch tổ chức sự kiện

Nhưng hầu hết, các hợp đồng mà công ty có được đều dựa trên mối quan hệ quenbiết của các giám đốc công ty Ông Nguyễn Minh Cường – giám đốc kinh doanh củacông ty Today Media nhận xét: “ Nếu bạn là một người ngoại giao giỏi, bạn sẽ cónhiều mối quan hệ điều đó khiến cho việc tìm kiếm và mang về hợp đồng cho công tytrở nên dễ dàng hơn.” Thật vậy, nhờ tài ngoại giao giỏi, các giám đốc của công ty đãmang về cho Today Media rất nhiều hợp đồng Minh chứng gần đây nhất là công tygiành được hợp đồng độc quyền tổ chức sự kiện kỉ niệm chào mừng 50 năm thành lậptrường đại học Ngoại thương: “FTU – ngày trở về” vừa diễn ra vào ngày 8-17/11/2010 Đây là một sự kiện mang tầm cỡ quốc tế do có cựu tổng thống MỹWilliam J.Clinton đến thăm và phát biểu tại trường đại học Ngoại thương - ngôi trườngđược mệnh danh là đại học Harvard Việt Nam Giành được hợp đồng độc quyền này lànhờ có các mối quan hệ ngoại giao của ông Nguyễn Minh Cường ( ông là cựu học sinhkhóa 35 của trường Ngoại thương)

Cũng có khi hợp đồng có được là do các doanh nghiệp tự liên hệ đến với công ty

Ví dụ như : sau thành công của sự kiện “ Lễ khởi công nhà máy nhiệt điện Nghi Sơn I Thanh Hóa” mà công ty thực hiện, công ty đã được chính giám đốc nhà máy nhiệt điệnVĩnh Tân II – Bình Thuận liên hệ đến trao đổi về việc tổ chức sự kiện lễ khởi công củanhà máy sắp tới Và công ty Today Media đã dành được hợp đồng này

-Trong cuộc nghiên cứu của cá nhân trên, theo khảo sát 50 doanh nghiệp trên địabàn Hà Nội, khi được hỏi về cơ sở lựa chọn công ty tổ chức sự kiện đã cho kết quả sau:

Hình 2.4: Cơ sở lựa chọn công ty tổ chức sự kiện của doanh nghiệp

Nguồn: Cuộc nghiên cứu cá nhân

Khi nhờ đến dịch vụ tổ chức sự kiện, thì cơ sở để doanh nghiệp lựa chọn công tythực hiện chủ yếu vào các mối quan hệ quen biết (32/87), các nguồn thông tin còn lạinhư: thông qua các đơn vị truyền thông (18/87), đơn vị tổ chức tự liên hệ (23/87), đơn

vị đã từng tổ chức cho doanh nghiệp (14/87) chiếm vị trí khá bằng nhau

Việc dựa vào mối quan hệ quen biết, khiến cho doanh nghiệp cảm thấy yên tâmhơn trong cả quá trình tổ chức sự kiện, ngoài ra việc trình bày và thống nhất ý tưởng giữahai bên cũng ăn khớp nhau hơn Trong một việc khá nhạy cảm và liên quan khá hệ trọngtới bộ mặt doanh nghiệp như việc tổ chức sự kiện thì an toàn luôn là tiêu chí được đặt lênhàng đầu Chính vì thế, doanh nghiệp sẽ lựa chọn những công ty tổ chức sự kiện thông qua

sự quen biết khá nhiều Điều này đảm bảo cho sự thành công của sự kiện

Điều khá ngạc nhiên là doanh nghiệp ít lựa chọn công ty đã tổ chức sự kiện chomình trước đó.Có lẽ, doanh nghiệp không muốn theo một môtuýp quá cũ cho sự kiệnmới của mình, điều đó khiến sự kiện mất đi sự lôi cuốn và hấp dẫn Một lý do nữa đó

là, hầu hết các doanh nghiệp chỉ tổ chức các sự kiện mang tính chất khác biệt chứkhông thường xuyên tổ chức cùng một loại sự kiện Do vậy nên việc không thuê cácdoanh nghiệp đã tổ chức cho họ loại sự kiện trước mà tìm một đơn vị tổ chức sự kiệnchuyên về loại sự kiện mới của doanh nghiệp là một điều tất yếu