tiểu luận môn quản lý dự án dự án nghỉ mát, tham quan dành cho cán bộ, công nhân viên

MỤC TIÊU DỰ ÁN: - Đáp ứng nhu cầu vui chơi, giải trí, tham quan, du lịch của các cán bộ, nhân viên trong tổ chức, đặc biệt dành cho những nhân viên không có điều kiện có thể tham gia với

KHOA SAU ĐẠI HỌC

o0o BÁO CÁO DỰ ÁN TÊN DỰ ÁN :

DỰ ÁN NGHỈ MÁT, THAM QUAN DÀNH CHO CÁN BỘ, CÔNG NHÂN VIÊN

GVHD : PGS.TS LƯU TRƯỜNG VĂN HVTH : ĐOÀN THỊ KIM HÒA

LỚP : MBA12B MSHV : MBA12B016

TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2013

PHỤ LỤC

1 Giới thiệu.2

2 Mục tiêu của Dự án:2

3 Quy mô, Phạm vi dự án:

3.1 Nguồn vốn đầu tư

3.2 Khảo sát địa điểm

3.3 Thời gian

3.4 Chương trình tham quan

3.5 Dự trù kinh phí………

3.6 Nhân sự

4 Các giả định.

5 Các ràng buộc.

6 Các loại trừ.

7 WBS của dự án.

8 Tiến độ dự án (tiến độ ngang)

9 Kiểm soát dự án.

10 Ma trận phân công dự án (RAM).

11 RACI của dự án.

12 Sơ đồ tổ chức dự án.

13 Quản lý rủi ro của dự án:

14 Giao tiếp giữa các bên liên quan:15

14.1 Liên lạc, Giao tiếp.15

14.2 Quản lý thông tin.16

15 Mức độ thành công của dự án.16

15.1 Đối với Ban lãnh đạo, Ban tổ chức:16

15.2 Đối với cán bộ nhân viên16

1 GIỚI THIỆU

Trung tâm Giới thiệu việc làm thuộc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Long An

là đơn vị sự nghiệp, hoạt động trên lĩnh vực xã hội, có nhiệm vụ :

- Tư vấn về việc làm, học nghề, chính sách có liên quan đến quan hệ lao động theo quy định của pháp luật lao động

- Giới thiệu việc làm cho người lao động; cung ứng và tuyển lao động theo yêu cầu của người sử dụng lao động

- Thu thập, phân tích và cung ứng thông tin về thị trường lao động, bao gồm : nhu cầu tuyển lao động, nhu cầu cần việc làm, tiêu chuẩn lao động, tiền lương, tiền công trên địa bàn hoạt động của vùng và cả nước

- Đào tạo, giáo dục định hướng và giới thiệu lao động đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài

- Tổ chức dạy nghề theo quy định của pháp luật

- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ đăng ký hưởng bảo hiểm thất nghiệp, xem xét và thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ bảo hiểm thất nghiệp theo quy định

- Tổ chức công tác thông tin, tuyên truyền chính sách, pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp

- Tổ chức tư vấn, giới thiệu việc làm cho người đang hưởng bảo hiểm thất nghiệp; tổ chức dạy nghề phù hợp cho người đang hưởng bảo hiểm thất nghiệp

- Khai thác, sử dụng có hiệu quả nguồn lực, cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm duy trì và phát triển hoạt động của Trung tâm

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật

2 MỤC TIÊU DỰ ÁN:

- Đáp ứng nhu cầu vui chơi, giải trí, tham quan, du lịch của các cán bộ, nhân viên trong

tổ chức, đặc biệt dành cho những nhân viên không có điều kiện có thể tham gia với chi phí thấp

- Tạo điều kiện giao lưu, gắn kết giữa các nhân viên trong tổ chức, các phòng ban, cấp trên và cấp dưới đồng thời đảm bảo sự an toàn, vui khỏe cho các thành viên tham gia

- Tạo sự hài lòng, thỏa mãn, giảm stress cho các nhân viên trong tổ chức sau thời gian làm việc căng thẳng, mệt mỏi đồng thời kích thích, khơi nguồn sáng tạo, cung cấp nguồn năng lượng cho nhân viên làm việc tốt hơn

- Duy trì văn hóa của cơ quan về sự quan tâm, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau giữa các nhân viên trong tổ chức, của ban lãnh đạo đối với nhân viên

3 QUY MÔ DỰ ÁN:

3.1 Nguồn vốn đầu tư:

Tổng vốn đầu tư cho dự án là 40 triệu đồng, được trích từ quỹ Công Đoàn

3.2 Khảo sát địa điểm:

Căn cứ kế hoạch tham quan năm 2012 ngày 28 tháng 05 năm 2012 của Trung tâm Giới thiệu việc làm Long An; Căn cứ danh sách và số lượng cán bộ viên chức đã đăng ký tham quan; Trung tâm Giới thiệu việc làm Long An xây dựng chương trình tham quan nghỉ mát tại Thành phố Đà Lạt

3.3 Thời gian- Địa điểm đón khách tham quan:

1 Thời gian: Từ ngày 19/06/2012 đến 22/06/2012

2 Địa điểm: Tập trung tại cơ sở I - Trung tâm GTVL Long An để khởi hành

Địa chỉ: Số 78, Quốc lộ 1A, khu phố 6, Thị trấn Bến Lức, Bến Lức, Long An

3.4 Chương trình tham quan:

- Xe khởi hành tại cơ sở 1 lúc 21h ngày 19/06/2012

- Xe đến Thành Phố Đà Lạt lúc 6h 00 phút ngày 20/06/2012

- Khách sạn Phúc An: Số 18B, đường Hồ Tùng Mậu – TP Đà Lạt

20/06/2012 Sáng:

8h00 – 11h30

- Thiền Viện Trúc Lâm

- Sinh hoạt tập thể Hồ Tuyền Lâm

Chiều:

13h30 – 17h30

- Vườn hoa Đà lạt

- Đồi mộng mơ

Tối - Sinh hoạt tự do, dạo phố, tìm hiểu

nét đẹp Đà Lạt về đêm 21/06/2012 Sáng:

8h00 – 11h30

- Tham quan đỉnh Langbiang

- Thung lũng vàng Chiều:

13h30 – 17h00

- Dinh Bảo Đại

- Khu du lịch Làng Cù Lần

Tối - Sinh hoạt tự do, đi chợ Đà Lạt 22/06/2012 7h00

7h00 – 9h00

9h00- 10h30 10h30- 18h00

- Trả phòng

- Tham quan, mua sắm chợ Đà Lạt

- Tham quan Thác Datala

- Lên xe về Trên đường về ghé tiệm trà Tam Châu và quán cơm Đồng Tháp Sau đó về Long An

3.5 Dự trù kinh phí:

1 Ngày 20/06/2012:

- Vé tham quan Hồ Tuyền Lâm:

35.000 đồng x 35 người = 1.225.000 đồng

- Vé tham quan Vườn hoa Đà Lạt

20.000 đồng x 35 người = 700.000 đồng

- Vé tham quan Đồi Mộng Mơ:

30.000 đồng x 35 người = 1.050.000 đồng

2 Ngày 21/06/2012:

- Tham quan đỉnh Langbiang:

+ Vé: 10.000 đồng x 35 người = 350.000 đồng

+ Xe đưa khách tham quan: 40.000 đồng x 35 người = 1.400.000 đồng

- Vé tham quan Thung Lũng vàng:

30.000 đồng x 35 người = 1.050.000 đồng

- Vé tham quan Dinh Bảo Đại:

15.000 đồng x 35 người = 525.000 đồng

- Tham quan khu du lịch Làng Cù Lần:

+ Vé: 30.000 đồng x 35 người = 1.050.000 đồng

+ Xe đưa khách tham quan: 40.000 đồng x 35 người = 1.400.000 đồng

3 Ngày 22/06/2012:

- Vé tham quan thác Datala:

10.000 đồng x 35 người = 350.000 đồng

4 Tiền thuê khách sạn + hướng dẫn viên:

6.800.000 + 500.000 = 7.300.000 đồng

5 Tiền mua thức ăn, vật dụng mang theo phục vụ cho đoàn tham quan sinh hoạt tập thể: 4.000.000 đồng ( Bánh mì, chả lụa, dưa leo, muối tiêu, nước tương, trái cây ….)

6 Thuê xe tham quan Đà Lạt: 14.000.000 đồng

Tổng cộng: 34.400.000 đồng

Bằng chữ: Ba mươi bốn triệu bốn trăm nghìn đồng.

3.6 Nhân sự -Phân công nhiệm vụ:

Trưởng Đoàn

-Lập kế hoạch

-Phân công, giám sát việc thực hiện của các thành viên trong Dự án -Làm việc với các Đối tác

-Quản lý và chịu trách nhiệm chung Phó Đoàn

-Tư vấn cho Trưởng Đoàn về kế hoạch -Lập kế hoạch chi tiết cho chương trình -Chịu trách nhiệm với Trưởng Đoàn Tài xế, phụ xe -Chịu trách nhiệm an toàn giao thông và đảm bảo thời gian theo lịch trình.

-Chịu trách nhiệm với Trưởng Đoàn

Bộ phận hậu cần

-Hỗ trợ Dự án; Chuẩn bị thức ăn, vật dụng mang theo phục vụ cho đoàn tham quan sinh hoạt tập thể; những dụng cụ cần mang theo; Chuẩn bị các bình nước uống và những vật dùng cần thiết cho đoàn tham quan: (3 bình nước, 1 thùng đá, 1 tấm bạt); giúp việc cho Trưởng Đoàn

Các thành viên

khác trong đoàn

-Thực hiện nhiệm vụ khi trưởng, phó đoàn phân công

 Ghi chú: Các thành viên được phân công nhiệm vụ mượn các dụng cụ mang theo phải bảo quản không để hư hỏng mất mát, khi về phải kiểm tra đầy đủ và bàn giao lại cho chị Mai

4 CÁC GIẢ ĐỊNH

- Các thành viên đăng ký tham gia chuyến đi sẽ tham gia đầy đủ, không hủy vé

- Chi phí mua vé, thuê xe, khách sạn, mua sắm, ăn uống không thay đổi hoặc có thay đổi chút ít

- Nhu cầu, sở thích của nhân viên ít thay đổi so với biến động của thị trường

5 CÁC RÀNG BUỘC

- Nguồn vốn giới hạn nên việc tính toán thật kỹ lưỡng việc triển khai chương trình tham quan

- Chương trình cần được triển khai nhanh chóng và đúng thời gian dự kiến để không ảnh hưởng đến chất lượng của chuyến tham quan, nghỉ mát

- Các thành viên đăng ký tham gia đảm bảo đi đúng số người như đã đăng ký

- Cán bộ viên chức đăng ký tham quan có mặt đúng giờ như thông báo

- Đoàn tham quan ăn uống tự túc

- Cán bộ viên chức Trung tâm có thân nhân đi tham quan cùng đoàn thì cán bộ viên chức đó tự quản người thân, đồ dùng cá nhân trong suốt chuyến tham quan và sinh hoạt cho thân nhân thực hiện đúng chương trình của Ban tổ chức đoàn tham quan đã xây dựng

- Chương trình và qui định tham quan này đã được phổ biến và các CBVC đăng ký tham quan đều thống nhất

6 CÁC LOẠI TRỪ

- Chưa tính các chi phí phát sinh đột suất khác như: tiền phạt, xe hư hỏng, có thành viên đau ốm bất ngờ,…

- Các thiên tai, hỏa hoạn, quy định thay đổi bất ngờ làm chậm trễ tiến độ thực hiện dự

án hoặc chuyến đi bị hủy đột suất

7 WBS CỦA DỰ ÁN

8 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN (TIẾN ĐỘ NGANG)

Dự án tham quan, nghỉ mát tại Đà Lạt

Khảo sát, chọn địa

điểm và xây dựng kế

hoạch

Khảo sát ý kiến và đàm phán ký hợp đồng thuê

Lên kế hoạch cụ thể chương trình

Các thủ tục xin phép

và kiểm duyệt

Tổ chức đăng ký và chốt danh sách

Trang thiết bị và cơ

sở vật chất

Thuê xe, khách sạn

Mua thức ăn nhẹ, thức uống giải khát

và linh tinh

Chuẩn bị nhân sự

01 Trưởng Đoàn

01 Phó Đoàn

Các thành viên tham

gia

01 Hướng dẫn viên

Triển khai chương trình

9 KIỂM SOÁT DỰ ÁN

Lập ra ban tổ chức (1) 3 days Khảo sát ý kiến nhân viên (2) 3 days

- Bám sát Ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực hiện theo kế hoạch, phát hiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu Được thực hiện hàng ngày, tuần và đánh giá khi chuyển qua công việc khác

- Lập phương án dự phòng cho Kế hoạch Nhân sự (do các vị trí Trưởng đoàn và phó đoàn chỉ

có 1 người nên việc nghỉ đột suất sẽ ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng của chuyến nghỉ mát)

- Phó đoàn, đội hậu cần thực hiện, báo cáo công việc cho Trưởng đoàn Trưởng đoàn tổng hợp và so sánh với Kế hoạch gửi Ban giám đốc Trưởng đoàn bám sát Kế hoạch và Kiểm soát chặt chẽ về mặt Thời gian, Chi phí

- Kinh phí cấp cho Dự án được chi theo tiến độ Công việc, Lập kế hoạch và chi theo Ngân sách Dự án:

a Chi phí Hậu cần: thức ăn, uống, …do Phó đoàn phụ trách

b Chi phí hợp đồng thuê xe, khách sạn, HDVDL: Trưởng đoàn phụ trách

- Do quy mô của Dự án nhỏ và thời gian thực hiện ngắn nên việc ghi chép, theo dõi đơn giản trên excel và văn bản

- Kết thúc một Công việc chính thì ban tổ chức phải họp và kiểm tra việc thực hiện trong tuần/ Công việc, phát hiện sự sai lệch và đưa ra phương án điều chỉnh kịp thời Do dự án nhỏ, việc lập kế hoạch và giám sát thực hiện tốt nên không sảy ra tình trạng: Chậm tiến độ, Vượt chi phí, Chất lượng

10 MA TRẬN PHÂN CÔNG DỰ ÁN (RAM)

11 RACI CỦA DỰ ÁN

Công việc

Khảo sát ý kiến nhân viên Phó Đoàn

Phân tích, tổng hợp nhu cầu Trưởng Đoàn

Bên có trách nhiệm

(R)

12 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN

Công việc

Nhân sự thực hiện

Đội hậu cần Tài xế

Lập ra ban tổ chức 1 3 4

Khảo sát ý kiến nhân viên 1 3

Trưởng Đoàn

Phó Đoàn

13 QUẢN LÝ RỦI RO CỦA DỰ ÁN

KẾT QUẢ DỰ ÁN

GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI CÁC RỦI RO

1 Kết quả khảo sát

địa điểm mong

muốn tham quan,

nghỉ mát của cán

bộ, nhân viên

Trung bình Làm giảm mức độ

thỏa mãn, hài lòng của nhân viên;

không thỏa mãn mục tiêu của dự án

Tăng cường việc khảo sát, thăm

dò, tìm hiểu tâm lý, mong muốn của nhân viên hơn để có nhiều người đăng ký tham gia hơn

2 Thiết kế chương

trình tham quan,

nghỉ mát sai sót,

thiếu hạng mục

Cao Phải điều chỉnh

trong quá trình triển khai, có thể phát sinh chi phí; không đạt mục tiêu dự án

- Lựa chọn các nhân viên có nhiều kinh nghiệm để đánh giá thiết kế chương trình ngay từ khi bắt đầu lên kế hoạch trên văn bản

- Bố trí ngân sách dự phòng

- Tính toán giá trị phát sinh ngay khi phát hiện để có kế hoạch cân đối ngân sách kịp thời

KẾT QUẢ DỰ ÁN

GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI CÁC RỦI RO

Trưởng Đoàn (01 người)

Tài xế, phụ tá

(02 người)

Bộ phận hậu cần (03 người)

Các cán bộ, nhân viên tham gia (30 người)

Phó Đoàn (kiêm thủ quỹ) (01 người)

3 Tài xế, phương

tiện giao thông,

bến bãi không đáp

ứng được yêu cầu

sử dụng

Trung bình Có thể gây cảm giác

khó chịu, không thoải mái trong suốt chương trình nghỉ mát, tham quan, thậm chí tổn hao thêm chi phí

Cần có ý kiến của các cán bộ , nhân viên có kinh nghiệm trong công tác tổ chức tour du lịch cho nhân viên trước khi chọn thuê mướn dịch vụ vận tải

4 Gặp trở ngại trên

đường đi

Trung bình Đến nơi muộn hơn

so với dự kiến trong lịch trình; Làm giảm

sự phấn khởi, cũng như cảm giác hài lòng của nhân viên;

kéo dài thời gian thực hiện dự án

Khi lập dự án phải chú ý đến quỹ thời gian để đền bù phù hợp cho các đối tượng bị ảnh hưởng Tính toán đến việc tổ chức chương trình trò chơi, ca hát, giao lưu…trong thời gian chờ đợi

5 Khủng hoảng kinh

tế, lạm phát

Cao Giá cả leo thang,

ban tổ chức gặp khó khăn trong tài chính, không thực hiện được cam kết theo như chương trình đã thông báo

Với một chương trình du lịch nghỉ mát dành cho cán bộ nhân viên đã được lên kế hoạch trước thì cần thăm dò giá cả và tìm hiểu những thay đổi ở nơi sắp đến để có sự dự trù trước và xác định các phương thức chi tiêu phù hợp

6 Tai nạn trong khi

tham gia chường

trình nghỉ mát,

tham quan

Cao Gây tổn thất về con

người, không đạt được mục tiêu an toàn của dự án

Tăng cường công tác an toàn lao động trong quá trình thi công Biện pháp thi công an toàn

KẾT QUẢ DỰ ÁN

GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI CÁC RỦI RO

7 Thiếu sót trong

công tác hậu cần

Cao Không đạt được mục

tiêu về thể hiện sự

Tất cả các thành viên phải có tiến độ phù hợp với tổng tiến độ

quan tâm của ban lãnh đạo dành cho cán bộ nhân viên của

dự án

chung của dự án.Việc quản lý tiến độ thi công cần chặt chẽ, chính xác theo đúng các công tác chính

8 Tình trạng thất lạc

thành viên trong

đoàn trong quá

trình đi tham quan

Cao Ảnh hưởng chung

đến các thành viên còn lại, mất thời gian và công sức tìm kiếm, không đạt được mục tiêu của

dự án

Đề xuất các biện pháp giám sát, trông coi phù hợp, giữ liên lạc để giảm thiểu sữ thất lạc

9 Sở thích, nhu cầu

của từng thành

viên hoặc nhóm

thành viên nào đó

khác nhau ( người

thích mua sắm thì

lại muốn dành

nhiều thời gian

cho việc này, có

người thì thích

dành nhiều thời

gian cho việc tham

quan hoặc tắm

biển, di dạo,…)

Trung bình Không đạt được mục

tiêu cuối cùng của

dự án là phục vụ tốt hơn nhu cầu của nhân viên; không tối

đa hóa được hết tất

cả nhu cầu, mong muốn của từng thành viên tham gia

Ban tổ chức phải có một kế hoạch khoa học và hợp lý để thỏa mãn cho từng hoạt động

KẾT QUẢ DỰ ÁN

GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI CÁC RỦI RO

10 Tình trạng 1 số

thành viên vì lợi

ích cá nhân, nhóm

Cao Không đạt được mục

tiêu phục vụ tốt nhu cầu tham quan, nghỉ

Ban tổ chức phải có những giải pháp nhất định để phân chia công việc, trách nhiệm và quyền

mà gây ảnh

hưởng, thất thoát

đến toàn đoàn

tham quan, ban tổ

chức

mát; không đạt mục tiêu đoàn kết, hỗ trợ, quan tâm, giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên của dự án

hạn đảm bảo an toàn, hiệu quả cho cả chuyến đi

14 GIAO TIẾP GIỮA CÁC BÊN THAM GIA

14.1 Liên lạc, Giao tiếp

- Trưởng đoàn là người đứng đầu đoàn tham quan, làm đầu mối liên hệ khi cần trao đổi, kiểm tra công việc

- Các hình thức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án:

o Các văn bản như: Kế hoạch, Báo cáo, Biên bản

o Email

o Điện thoại

- Họp hàng tuần vào thứ sáng 6 để các thành viên Báo cáo, Trao đổi công việc

- Họp với các Bộ phận khác có liên quan đến quá trình thực hiện Dự án như: phòng tài

chính-kế toán, tổ chức công đoàn, phòng tạp vụ,…

- Phó đoàn có trách nhiệm ghi nhận Biên bản cuộc họp để báo cáo lại Ban lãnh đạo, và các bên liên quan

- Đảm bảo liên hệ kịp thời đến các cán bộ nhân viên đăng ký tham gia nghỉ mát

14.2 Quản lý thông tin.

- Các thông tin và giao tiếp của ban tổ chức và các thành viên tham gia được thực hiện với yêu cầu nhanh chóng, chính xác và phải được xác nhận của các bên Thông tin được lưu trữ một cách hệ thống

- Thông tin 1 cách chính xác, kịp thời về kế hoạch, chương trình nghỉ mát,…

15 MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN