quan mà việc tập hợp chứng từ lên phòng kế toán đợc thực hiện chậm, dẫn đến thiếu chứng từ để hạch toán kịp thời, chính xác. Ví dụ khi kế toán tạm ứng cho tổ, đội thi công đi mua vật liệu, có khi vật liệu đã đa vào sử dụng nhng chứng từ lại cha đợc chuyển lên phòng kế toán để thanh toán tạm ứng và ghi sổ chi tiết. Điều này làm nảy sinh thực trạng là đến cuối kỳ hạch toán, khối lợng công việc hoàn thành xác định bằng kiểm kê luôn lớn hơn so với chi phí nguyên vật liệu stập hợp trên sổ sách. Ngoài ra, chứng từ ở các đội, xí nghiệp đợc chuyển lên phòng kế toán dễ tập trung vào cuối tháng (hạn cuối để nộp chứng từ) nên vào thời điểm này, khối lợng công việc thờng rất lớn khiến việc tập hợp chi phí và phân bổ đôi khi gặp khó khăn.
Kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu
* Về tính giá nguyên vật liệu:
- Đối với NVL nhập kho, ngoài hình thức cung ứng vật liệu tại kho, doanh nghiệp cần khai thác triệt để nguồn vật liệu mua ngoài giao thẳng cho công trình. Theo hình thức này, các khoản vận chuyển, lu trữ, bảo vệ sẽ đợc giảm thiểu nên sẽ giảm đợc chi phí thực tế của NVL mua vào.
- Đối với NVL xuất kho, mỗi phơng pháp tính giá NVL xuất kho đều có những u, nhợc điểm và đem lại những hiệu quả khác nhau. Tuỳ thuộc vào đặc
phơng pháp định giá hàng tồn kho trong kỳ kế toán và giữa các kỳ phù hợp với nguyên tắc liên tục của kế toán. Theo em, trong doanh nghiệp nên hạn chế sử dụng nhiều phơng pháp tính giá đối với các loại NVL khác nhau để tránh sự phức tạp, sai sót trong công tác quản lý và kế toán NVL. Đối với các loại NVL xuất dùng tại các công trình, kế toán nên sử dụng phơng pháp giá thực tế đích danh để xác định giá NVL xuất kho vì đặc điểm các loại vật t này mua về đợc sử dụng ngay không để tồn trữ nhiều.
* Về tài khoản sử dụng:
- Nên mở thêm TK 1527 “Phế liệu” chi tiết cho khoản phế liệu thu hồi.
- Không nên dùng TK 152 để hạch toán các khoản liên quan đến thuốc men, văn phòng phẩm vì những khoản này nếu xét theo tiêu chuẩn NVL thì nó không phải là NVL
+ Do vậy, khi mua thuốc men, văn phòng phẩm kế toán nên sử dụng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp để tập hợp chi phí :
Nợ TK 642 (6428) - Chi phí bằng tiền khác
Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ Có TK 111, 112... : Tổng giá trị thanh toán
+ Đối với các đội sản xuất, thì chi phí thuốc men, văn phòng phẩm thì sử dụng tài khoản 627 “ chi phí sản xuất chung”
Nợ TK 627: chi phí bằng tiền
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ Có TK 111,331 : Tổng giá trị thanh toán…
+ Các chi phí liên quan đến quá trình thu mua đuợc phản ánh nh sau :
Nợ TK 642 (6427) - Chi phí dịch vụ mua ngoài Có TK 111, 112, 141...
+ Trong trờng hợp trị giá thuốc men văn phòng phẩm trong kỳ mua về quá lớn trong khi không sử dụng hết trong kỳ do vậy trong trờng hợp này ngoài phần kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh kế toán nên hạch
toán phần còn lại vào bên Nợ TK 1421- Chi phí trả trớc, sang kỳ sau sẽ kết chuyển số chi phí này.
Nợ TK911- Phân bổ chi phí quản lý DN vào kết quả kinh doanh trong kỳ Nợ TK 1421- Chi phí chờ phân bổ
Có TK 642- Chi phí quản lý DN trong kỳ
* Về quản lý nguyên vật liệu:
- Phải có biện pháp tiết kiệm NVL để giảm hao phí đến mức thấp nhất để giảm chi phí sản xuất nh:
+ Trên cơ sở khối lợng công việc đặt ra, đơn vị tiến hành giao vật liệu cho từng tổ sản xuất, yêu cầu họ phải chấp hành định mức nguyên vật liệu nhng phải đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và chất lợng công trình.
+ Có chế độ khen thởng, xử phạt thích đáng với những cá nhân, tập thể tiết kiệm đợc hay sử dụng lãng phí nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, nâng cao ý thức tiết kiệm vật t của mỗi công nhân.
+ Giảm thiểu chi phí thu mua, vận chuyển và sử dụng vật t cũng nh không để vật t bị hao hụt, mất mát hay xuống cấp bằng cách hạn chế nguồn vật liệu nhập kho của đơn vị (chỉ nhập kho của đơn vị những loại vật liệu rất cần cho sản xuất , cho nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp, không sẵn có trên thị trờng); tăng cờng nguồn vật liệu giao thẳng tới chân công trình.
- Để tăng năng suất lao động, khối lợng công việc cần đợc sắp xếp theo trình tự hợp lý, không để sản xuất bị ngắt quãng. Điều đó đồng nghĩa với việc vật t phải đợc vận chuyển đến công trình một cách kịp thời, đầy đủ về số lợng và chất lợng.
- Với nguồn vật liệu mua ngoài giao thẳng, kế toán vẫn phải làm thủ tục nhập, xuất kho. Việc làm này phức tạp về hình thức, lãng phí lao động kế toán cũng nh sổ sách và thời gian. Do vậy, cán bộ cung ứng vật t sau khi mua hàng
nên hạch toán thẳng vào TK 1413- chi tiết nguyên vật liệu cho đơn vị nhận khoán theo từng công trình chứ không nên lập Phiếu nhập kho. Khi mua NVL về sử dụng trực tiếp cho các công trình kế toán ghi:
Nợ TK 1413- Tạm ứng chi phí giao khoán xây lắp nội bộ Có TK 152- Chi tiết vật liệu xuất dùng
- Nguồn NVL nhập kho phải dựa trên kế hoạch NVL cụ thể cho từng công trình, HMCT. Nguồn NVL xuất kho phải căn cứ vào từng kế hoạch sản xuất của từng công trình để giao cho từng xí nghiệp, tổ, đội đủ về số lợng, chất lợng và đúng tiến độ của công trình đó. Tránh tình trạng khoán NVL cho toàn bộ công trình mà công trình lại do nhiều tổ, đội đứng ra thi công, không phân công trách nhiệm cụ thể cho các tổ, đội dẫn đến tình trạng thất thoát, thiếu trách nhiệm đối với NVL giao cho công trình đó.
* Về phơng pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Đối với NVL hao hụt, mất mát mà đơn vị phải chịu (đã trừ phần cá nhân, tổ chức phải chịu trách nhiệm bồi thờng), nếu là mất mát tại kho ở từng công trình (NVL trong định mức cho từng công trình), thì lợng NVL mất mát ở công trình nào sẽ tính vào giá vốn của công trình đó. Còn nếu mất mát ở kho tại đơn vị mà cha phân bổ cụ thể cho từng công trình, thì lợng mất mát đó phải đợc phân bổ cho các công trình theo cách thức mà từng đơn vị quy định theo định khoản:
Nợ TK 632 : chi tiết công trình, HMCT
Có TK 152 : lợng nguyên vật liệu hao hụt mất mát mà đơn vị phải chịu.
* Về tình hình luân chuyển chứng từ:
Để giải quyết tình trạng quá tải chứng từ vào cuối tháng, đơn vị nên có hình thức thởng hay kỷ luật đối với kế toán đội hoàn thành tốt cũng nh cha hoàn thành nhiệm vụ. Mặt khác, trong đơn xin tạm ứng vật liệu, cần xác định rõ thời hạn thanh toán tạm ứng. Đó cũng là biện pháp hữu hiệu để thu thập chứng từ phục vụ công tác ghi sổ kế toán.
2. Kiến nghị, giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
A) Về hạch toán nguyên vật liệu
Về tài khoản sử dụng
* Tại Công ty, nguyên vật liệu tơng đối đa dạng, nhiều chủng loại nhng trong hạch toán Công ty lại chỉ hạch toán chung là TK 152, do vậy Công ty nên phân loại TK152 ra thành các tiểu khoản nh sau dùng để chỉ các nhóm vật liệu tơng ứng.
- TK 152 - Nguyên vật liệu ,TK 1522 - Nhiên liệu, TK 1523 - Phụ tùng thay thế, TK 1524- Nguyên vật liệu khác.
Việc mở chi tiết tài khoản 152 này không chỉ thuận lợi trong quá trình ghi chép, phân loại từng nguyên vật liệu cho từng đối tợng sử dụng đồng thời giúp ngời quản lý tiện kiểm tra theo dõi số liệu đợc rõ ràng, dễ hiểu.
Về việc lập bảng phân bổ nguyên vật liệu
Việc mở chi tiết tài khoản 152 cũng nên đồng thời lập lại bảng phân bổ nguyên vật liệu
Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng.. năm N
1521 1522 1523 1524 Cộng
Ghi có TK Ghi Nợ
154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang kinh doanh dở dang 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp