tiểu luận môn quản lý dự án báo cáo kết quả thực hiện dự án cafe sách biên hòa

3.5.3 Thư viện đọc sách, truyện Tạo không gian cho bạn trẻ vừa ăn uống vừa đọc sách báo, tạp chí, sáchtruyện, tranh ảnh… 3.5.4 Nhận tổ chức liên hoan sinh nhật Quán nhận đặt tiệc tổ chứ

Khoa Sau Đại Học

Tiểu luận môn QUẢN LÝ DỰ ÁN

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN

DỰ ÁN CAFE SÁCH BIÊN HÒA

GVHD:PGS, TS LƯU TRƯỜNG VĂN

HV: BÙI THỊ TUYẾT NHUNG MBA12B 027

Tháng 05 - 2013

1.GIỚI THIỆU 4

1.1 Tổng quan về doanh nghiệp 4

1.2 Lý do hình thành Dự án 4

2 MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN: 4

3.QUY MÔ, PHẠM VI DỰ ÁN: 5

3.1 Tổng nguồn vốn đầu tư : 5

3.2 Khảo sát mặt bằng 5

3 3 Về phong cách thiết kế 6

3.3.1 Không gian thứ nhất: … 6

3.3.2 Không gian thứ hai: 6

3.3.3 Không gia thứ ba là nơi chuyên để tổ chức sinh nhật, thôi nôi, hội họp, 6

3.4 Về sản phẩm cung cấp và giá dự kiến (đvt 1000đ) 6

3.5 Dịch vụ đi kèm 7

3.5.1Câu lạc bộ nói tiếng Anh 7

3.5.2 Cung cấp thông tin du học 7

3.5.3 Thư viện đọc sách, truyện 7

3.5.4 Nhận tổ chức liên hoan sinh nhật 7

3.6 Dự tính số nhân viên cần tuyển như sau: 7

3.7 Bản mô tả công việc và yêu cầu với nhân viên 8

3.8 Chiến lược marketing 9

3.9 Thời gian thực hiện 9

3.10 Chi phí dự phòng: 10

4 CÁC GIẢ ĐỊNH 10

5 CÁC RÀNG BUỘC, CÁC LOẠI TRỪ 11

5.1 Các ràng buộc 11

5.2 Các loại trừ 11

6 DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN 12

7 CƠ CẤU NHÂN SỰ CHO DỰ ÁN 12

8 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 15

TIẾN ĐỘ NGANG DỰ ÁN 16

9 PHƯƠNG ÁN KIỂM SOÁT DỰ ÁN ĐÃ ĐƯỢC DÙNG TẠI DỰ ÁN NÀY 17

10 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN 18

11 CÁC RỦI RO CHÍNH CỦA DỰ ÁN, PHƯƠNG ÁN GIẢM NHẸ 19

12 LIÊN LẠC, GIAO TIẾP VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN DỰ ÁN: 22

12.1Liên lạc, Giao tiếp 22

12.2 Quản lý thông tin 23

13 MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN 23

14 Ý NGHĨA KINH TẾ, Ý NGHĨA XÃ HỘI CỦA DỰ ÁN 28

15 NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN ĐỐI VỚI DỰ ÁN NÀY 29

16 CÁC BÀI HỌC KINH NGHIỆM RÚT RA ĐƯỢC TỪ DỰ ÁN THỰC TẾ NÀY 30

1.Giới thiệu.

1.1 Tổng quan về doanh nghiệp

- Mô hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân đăng ký tại Sở kế hoạch &

đầu tư Thành phố Biên Hòa - Tỉnh Đồng Nai

- Tên doanh nghiệp: Cafe Sách Biên Hoà

- Chủ doanh nghiệp: Nguyễn Anh Dũng

-Thời điểm hoạt động: 01 Tháng 06 năm 2009

- Thời gian hoạt động: 7 ngày/tuần, 12 tháng/năm.

- Địa điểm: 158 Quốc Lộ 1A, P Tân Biên, Tp Biên Hòa

+ Nằm trên trục đường chính vào trung tâm (Đường Võ Thị Sáu)

Liên hệ : Nguyễn Anh Dũng

+ Điện thoại : 0937901468 +Email: Dinhcongthanh2007@gmail.com

- Ngoài ra, báo cáo còn nhằm mục đích đưa ra các giải pháp cần cải thiện cho Cafésách Biên Hoà để duy trì hoạt động kinh doanh tốt hơn, nhằm đạt được mục tiêu vềlợi nhuận và thời gian hoàn vốn nhanh nhất

2 Mục tiêu của Dự án:

- Thành lập một quán Café Sách Bên cạnh những dịch vụ ăn uống của một quáncafé truyền thống, quán còn cung cấp các dịch vụ khác về trao đổi sách, tổ chứccâu lạc bộ nói tiếng Anh Đây là mô hình hoàn toàn mới mẻ, lần đầu tiên có mặttại thành phố Biên Hòa

- Tăng lượng khách 30% mỗi năm

- Sự hài lòng của khách hàng và đạt uy tín với nhà cung cấp

- Quán café được xây dựng và triển khai đúng tiến độ đã đề ra

- Thời gian hoàn vốn đầu tư trong vòng 2 năm

3.Quy mô, Phạm vi dự án:

- Tên Dự án “ Thành lập quán Cafe Sách Biên Hoà ”

Dự án được thực hiện qua các bước :

- Xây dựng từ ý tưởng

- Thăm dò nhu cầu thị trường

- Thuê và thiết kế lại mặt bằng

- Mua sắm đồ dùng, nguyên vật liệu

- Tuyển và đào tạo nhân viên

- Thực hiện chiến dịch maketing

- Đánh giá, chuyển giao

- Kết thúc

3.1 Tổng nguồn vốn đầu tư : 400.000.000 đồng

Trong đó vốn sẽ do 2 thành viên góp là Nguyễn Anh Dũng (300 triệu) và NguyễnThế Anh (100 triệu)

3.2 Khảo sát mặt bằng

Với ưu thế nằm gần trường cấp 2-3 Võ Thị Sáu, mặt đường rộng, ít kẹt xe, CaféSách Biên Hoà nằm trên trục đường chính vào trung tâm (Đường Võ Thị Sáu),

số 158 Quốc Lộ 1A, P Tân Biên, Tp Biên Hòa.

Chi phí thuê mặt bằng: 5.500.000đ/tháng (trả trước 06 tháng )

Diện tích mặt bằng : 180m2

3 3 Về phong cách thiết kế

- Quán được thiết kế trẻ trung, năng động, hiện đại phù hợp với khách hàngmục tiêu là giới trẻ, học sinh, sinh viên

3.3.1 Không gian thứ nhất: Bố trí 10 bàn vuông, thiết kế để đáp ứng cho các

bạn trẻ có không gian ăn uống, ngồi tâm sự, chia sẻ cảm xúc…

3.3.2 Không gian thứ hai: Một thư viện thu nhỏ trang bị sách báo, tạp chí,

sách truyện, sách tiếng Anh Ở đây có hai máy tính được nối mạng internet chophép khách hàng sử dụng để tìm thông tin sách có trong kho và đăng kí mượnsách Bố trí 10 bàn thấp ngồi theo phong Cách Nhật Bản, khách hàng vừa cóthể ăn uống, vừa có thể đọc sách, trao đổi thông tin

3.3.3 Không gia thứ ba là nơi chuyên để tổ chức sinh nhật, thôi nôi, hội họp,

tổ chức câu lạc bộ nói tiếng Anh

3.4 Về sản phẩm cung cấp và giá dự kiến (đvt 1000đ)

Thức Ăn

nhanh

Trà Cà Phê Sinh tố Nước giải

khát Trái cây dĩa

(15)

Lipton ( 10)

Café đá (12)

Sinh tố

bơ (15)

Nước khoáng (10)

Bò viên (6) Lipton

sữa 13

Café phin (15)

Sinh tố mít (15)

Sting dâu (10) Chả cá

chiên(5)

Trà lài (10)

Ca cao nóng (15)

Sinh tố dâu (17)

7 up (10)

Khoai tây

chiên (12)

Trà cúc (10)

Ca cao

đá (15)

Sinh tố kiwi (17)

Đá me sữa (15)

Kem chiên

(12)

Trà chanh(

10)

Bạc sỉu nóng (14)

Sinh tố xoài (15)

Red Bull (12)

Mì xào (12)

C2 (10)

Đậu nành (10)

3.5 Dịch vụ đi kèm

3.5.1Câu lạc bộ nói tiếng Anh

Đây là dịch vụ kèm theo chủ yếu của quán dành cho các bạn sinh viên muốn tham gianâng cao khả năng anh ngữ của mình Hàng tuần quán tổ chức câu lạc bộ nói tiếngAnh dưới sự hướng dẫn của các giáo viên đến từ các trung tâm giảng dạy Anh ngữtrong thành phố Đến đây các bạn trẻ sẽ được nói Tiếng Anh trong một không gian trẻtrung, năng động… giúp các bạn trẻ tự tin hơn vào chính mình Tất cả đều miễn phí

3.5.2 Cung cấp thông tin du học

Bên cạnh việc giúp các bạn học sinh, sinh viên nâng cao khả năng Tiếng Anhthì quán cũng liên kết với các trung tâm, công ty tư vấn du học để đem đến cho cácbạn trẻ có ước mơ du học những thông tin về trường lớp, chương trình học cũng nhưhọc bổng, văn hóa, chi phí…

3.5.3 Thư viện đọc sách, truyện

Tạo không gian cho bạn trẻ vừa ăn uống vừa đọc sách báo, tạp chí, sáchtruyện, tranh ảnh…

3.5.4 Nhận tổ chức liên hoan sinh nhật

Quán nhận đặt tiệc tổ chức các buổi liên hoan, sinh nhật, tổ chức thôi nôi chokhách hàng khi có nhu cầu

3.6 Dự tính số nhân viên cần tuyển như sau:

Nấu ăn NA-00 1 2,100,000

Tổng số nhân viên 16 người

3.7 Bản mô tả công việc và yêu cầu với nhân viên

Tên

CV

MSCV

MTCV

Yêu cầu Kĩ năng Trình

độQuả

n lý

QL001

Điềuphốicáchọatđộngcủaquá

n

Tinh thầntrách nhiệmcao, nhanhnhẹn, khéoléo, trungthực

Quan sátKiểmsoátPhâncông CV

TrungCấp

Thu

ngân

002

TN-Inhóađơn,thutiền

Trung thực

TTrung cấp kếtoán, cókinhnghiệmlàm

Trungcấp kếtoán

Phụ

c vụ

bàn

003

PV-Bưn

g bê,thanh

Siêng năng,ngoại hìnhkhá

Giaotiếp tốt

Tốtnghiệptrung

Am hiểu

về phachế

Ưu tiêncókinhnghiệ

m Nấu

ăn

NA-004

Nấumó

n ăn

Có kinhnghiệm

Phụ

bếp

00

PB-Phụbếpbưngbê

Nhanhnhẹn,cẩn thận

Rửa

ly

chén

00

RL-Rửacácvậtdụn

g

Tạp

vụ

00

TV-Lausàn,làmvệsinhGiữ

xe

GX-00

Ghisố,trảxecho

Có sứckhỏe

3.8 Chiến lược marketing

- Quảng cáo: Phân phát bướm quảng cáo ở các trường (10 trường cấp 3

trong trung tâm và một số trường cao đẳng và đại học) (1000 tờ rơi được phát

trong tháng đầu) Mỗi tờ rơi giảm 10% cho 01 ly và không cộng gộp với nhau

- Biển quảng cáo và poster treo ở gần khu vực quán

- Blog cá nhân : www.360.yahoo.com/cafesachbienhoa

- Email của các đối tượng tham gia khảo sát

- Truyền miệng:

- Trong quán: Cho một hoặc một vài người bí mật theo dõi và tiệp cận, trò chuyện trực tiếp với khách hàng  kêu gọi dùng thử, nắm bắt tâm tư, thị hiếu

- Ngoài quán: Tổ chức cho một nhóm bạn bí mật xen lẫn vào những nơi tụ

tập đông khách hàng tiềm năng (trước cổng trường, các quán khác…) nói chuyện

và tự nhiên đề cập tới quán (khen…)  lôi cuốn khách của đối thủ, khách chưa đến quán…

- Sẽ giảm giá 20% nhân dịp tuần đầu tiên khai trương quán

- Ưu đãi giảm giá (theo số lượng người đi chung 1 nhóm, theo cặp)

- Tích lũy điểm thưởng để đổi thẻ VIP hoặc coupon

- Chế độ ưu đãi khi bạn giới thiệu được thêm khách hàng tới quán

3.9 Thời gian thực hiện

Thời gian thực hiện 02 tháng

tháng 43

tháng 44

tháng 45

Thu thập thông tin Thị trường Tuần 2

tháng 46

tháng 47

tháng 48

Liên hệ đối tác, mua sắm thiết bị Tuần 3

tháng 59

Đăng thông tin tuyển dụng và tuyển dụng Tuần 2

tháng 41

0

tháng 51

1

tháng 51

2

tháng 51

3

tháng 51

Trưởng dự án sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch, quản lý và báo cáo, giải thíchnhững sai lệch chi phí và giới thiệu cho Ban lãnh đạo biết các lựa chọn để đạt đượchiệu quả trong việc sử dụng ngân sách dự án Tất cả quyền và các quyết định vềngân sách, bao gồm cả các thay đổi ngân sách dưới mức ngân sách được duyệt bởiTrưởng dự án.

4 Các giả định

- Nhu cầu, sở thích của sinh viên học sinh, nhân viên văn phòng ít thay đổi so với biến động của thị trường

- Thành viên góp vốn duy trì hợp tác trong suốt thời gian thực hiện dự án

- Hợp đồng mặt bằng ký kết với chủ nhà tối thiểu 5 năm và chủ nhà không có

ý định kết thúc hợp đồng trước hạn hoặc không tăng giá đột xuất

- Vật giá mua sắm trang thiết bị, vật tư, xây dựng, sửa chữa ít thay đổi trong suốt thời gian thực hiện dự án Nếu có thay đổi chỉ tăng tối đa trong khoảng dự

- Nguồn vốn có giới hạn là 400 triệu đồng, phải tính toán kỹ lưỡng việc triển

khai sửa chữa, trang trí, mua sắm các vật dụng, máy móc thiết bị v.v thật chính xác

- Các thành viên đầu tư Quán café Sách vừa làm thêm bên ngoài, vừa kinh

doanh quán, do đó trong thời gian thực hiện dự án việc có mặt thường xuyên có

thể bị hạn chế

- Các yêu cầu với dự án Café sách

• Nộp hồ sơ Đăng ký kinh doanh trước 30 ngày, bảo đảm có Giấy phép

kinh doanh trước ngày dự kiến khai trương tối thiểu là 07 ngày

• Đăng ký Chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm: Chọn lựa nguồn cung cấp nguyên vật liệu bảo đảm an toàn sức khỏe của khách hàng là tiêu chí đầu tiên của Café Sách

• Chất lượng phục vụ: Chuẩn bị tuyển dụng trước ngày dự kiến khai trương tối thiểu là 01 tháng; đào tạo huấn luyện để có 01 đội ngũ nhân viên năng động, vui vẻ, sẵn sàng đáp ứng các nhu cầu phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, tạo cảm giác thoải mái dễ chịu cho khách hàng

5.2 Các loại trừ

- Các công cụ, dụng cụ đi kèm không có phần bảo hành

- Dự án chưa tính cho những phát sinh đột xuất như chỉ số lạm phát tăng cao, làm chi phí vật tư, thiết bị tăng lên

- Các thiên tai, hoả hoạn, quy định thay đổi bất ngờ làm chậm trễ tiến độ của dự án

- Mất điện và không có máy phát điện dự phòng

6 Dự án có liên quan

Dự án Café Sách không có dự án liên quan, có lưu ý là cần lựa chọn và cài đăt hệ thống phần mềm cho máy tính để quản lý tốt việc mượn và trả sách cũng như các đầu sách hiện có trong tủ, bên cạnh đó giúp cho việc theo dõi hàng hoá tồn kho và kinh doanh hoá tốt hơn

7 Cơ cấu nhân sự cho dự án

Trưởng Dự án sẽ làm việc với tất cả các nguồn lực để thực hiện Lập kế hoạch dự

án, đồng thời chịu trách nhiệm với Ban lãnh đạo về tiến độ và hiệu suất của Dự án

Chi tiết phân công công việc cụ thể như sau:

Vị trí Mô tả công việc

- Lập kế hoạch thiết kế cho pha chế, nấu nướng

-Chịu trách nhiệm với Trưởng dự án về tuyển dụng, đào tạo nhânviên

- Lập kế hoạch tìm hiểu nhu cầu thị trường

-Tìm hiểu, phân tích nhu cầu thị trường đưa ra:

-Bảng yêu cầu về Đặc tính sản phẩm

-Lợi ích mong muốn của Khách hàng

-Chịu trách nhiệm với Trưởng dự án về tìm kiếm khách hàng

- Phụ trách mảng PRThư ký

Cafe SáchNhân sự

Trưởng ban

quản lý dự

ánQuản lý

CV Marketing

Thư ký

Thu thập thông tin

Xây dựng câu hỏi

Phát phiếu thăm dò

Phân tích nhu cầu

Thiết kế

mặt bằng quán

Trang trí nội thất

Pha chế, dùng thử

Triển khai

Mua sắm nguyên vật liệu

Mua sắm thiết bị

PRĐánh giá, chuyển giao

quản lý

Trách nhiệm và Mối quan hệ giữa các Bộ phận trong Dự án- RACI

17

Công việc Bên có trách nhiệm

CV trước

1 Lập ban quản lý dự án 02 ngày 01/04/2009 02/04/2009

2 Lập bảng kế hoạch thực hiện 01 tuần 03/04/2009 09/04/2009 1

4 Phân tích, thu thập thông tin

thị trường

05 ngày 10/04/2009 14/04/2009 3

6 Thiết kế, sửa chữa lại 05 tuần 22/04/2009 13/05/2009 5

8 Mua thiết bị, nguyên vật liệu 01 tuần 16/05/2009 22/05/2009 7

10 Huấn luyện nhân viên 1 tuần 05/05/2009 11/05/2009 9

11 Thực hiện chiến dịch 01 tuần 11/05/2009 17/05/2009 10

18

12 Pha chế thử, đánh giá 02 ngày 23/05/2009 25/05/2009 11

13 Đánh giá, chuyển giao 02 ngày 26/05/2009 28/05/2009 12

Tiến độ ngang dự án

9 Phương án kiểm soát dự án đã được dùng tại dự án này.

Dựa trên Ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực hiện theo kế hoạch,phát hiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu Được thực hiện hàng ngày, tuần và đánhgiá khi chuyển qua công việc khác

Lập phương án dự phòng cho Kế hoạch Nhân sự (do các vị trí chỉ có 1 người nên việcnghỉ đột suất, nghỉ việc sẽ ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng dự án)

CV Marketing, quản lý, thiết kế thực hiện báo cáo công việc hàng ngày cho Thư ký.Thư ký tổng hợp và so sánh với Kế hoạch gửi Trưởng dự án Trưởng dự án bám sát Kếhoạch và Kiểm soát chặt chẽ về mặt Thời gian, Chi phí

19

mềm) Thư ký dự án cất giữ, bảo quản các Thiết bị phần cứng vào cuối ngày.

Kinh phí cấp cho Dự án được chi theo tiến độ Công việc và giao cho Nhân viênchuyên trách Lập kế hoạch và chi theo Ngân sách Dự án:

Chi phí Hậu cần: In ấn tài liệu, bảng câu hỏi, do Thư ký phụ trách

Mua sắm thiết bị, nguyên vật liệu sẽ do quản lý phụ trách

Do quy mô của Dự án nhỏ và thời gian thực hiện ngắn nên việc ghi chép, theo dõi đơngiản trên Excel

Cuối tuần hoặc kết thúc một Công việc chính Dự án hợp để họp và kiểm tra việcthực hiện trong tuần/ Công việc, phát hiện sự sai lệch và đưa ra phương án điều chỉnhkịp thời Do dự án nhỏ, việc lập kế hoạch và giám sát thực hiện tốt nên không xảy ratình trạng: Chậm tiến độ, Vượt chi phí, đảm bảo chất lượng

Tiêu chí giới hạn sai lệch các tiêu chí của Dự án đã được quy định như sau:

Giới hạn Phương án giải quyết

Chi phí

Chi phí thực tế vượt Ngân sách

Chi phí thực tế vượt Ngân sách

Chi phí thực tế vượt Ngân sách

Thời gian

Thời gian thực hiện thực tế vượt

Kế hoạch <= 5 %

Điều tra tìm nguyên nhân

Tăng ca để bù vào thời gian trễ,bảo đảm việc thực hiện đúng tiếnđộ

Thời gian thực hiện thực tế vượt

Kế hoạch > 10 %

Điều tra tìm nguyên nhân

Xem xét lại Toàn bộ dự án, xây

20

ban đầu nếu Chi phí không vượtNgân sách

Thư ký

- Có khoảng 20 quán với mật độ

phân bố rộng khắp khu vực

trung tâm thành phố,tập trung

chủ yếu ở khu vực ga Biên

Hòa, ngã ba Thành và trên

đường Võ Thị Sáu

Chia sẻ thịphần và lượngkhách hàng

các lọai sản phẩm dịch vụ cung cấp:Cung cấp các thức uống và đồ ăn cólợi cho sức khỏe, vóc dáng của cácbạn trẻ,tạo không gian để giao lưutrao đổi…

- Số lượng các quán sẽ tăng trong

tương lai

- Đối thủ có 300 đến 400

khách/ngày, các ngày lễ, ngày

nghỉ số lượng này có thể cao

hơn, đã xây dựng được hình

ảnh trong tâm trí khách hàng

- Phản ứng của các đối thủ hiện có

trong ngành khi có người mới

- Tạo ra một phong cách riêng

VD : quán được thiết kế đặc thù theotừng khu vực, từng bàn, và sẽ đượcthay đổi theo mùa để tạo sự mới lạđáp ứng sự ham thích khám phánhững điều mới lạ các bạn trẻ

- Luôn tìm hiểu, cập nhật sở thích,trào lưu trong giới trẻ, thực đơn, thayđổi cho phù hợp với thị hiếu kháchhàng (qua hình thức sổ lưu bút, nhật

ký tại quán)

- Tạo uy tín chất lượng bằng hoặc ítnhất là không kém hơn đối thủ cạnhtranh

- Đánh mạnh vào mảng dịch vụ kèmtheo, Thu hút khách nước ngòai

Từ nguồn cung - nhà cung

cấp:

- Đối với các khách hàng mới, nhà

cung cấp thường có xu hướng

đưa ra một số điều kiện khắt

khe:

Mức độ: trung bình

Khó khăn trong giaiđoạn đầu, khi cóquá nhiều khoản chi

Tìm nhiều nguồn hàng khác nhau,trước mắt là từ sự giới thiệu của giađình,, bạn bè, người thân, sau khi đã

có một chỗ đứng ổn định sẽ chọn lọcnhững nguồn có uy tín, đáng tin cậy

- Kí hợp đồng bằng văn bản, không

22