Những bài học kinh nghiệm từ dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”...15 Trang 2 Giới thiệuCafe Ngọc Hà tọa lạc tại 271 Phạm Văn Đồng Hiệp Hòa, Hiệp Tân, HoàThành, Tây Ninh, là một trong nh
Trang 1Mục lục
Giới thiệu 2
1 Mục tiêu của dự án: 3
2 Quy mô dự án: 3
3 Các giả định 4
4 Các ràng buộc 4
5 Các loại trừ 5
6 Dự án liên quan 5
7 Sơ đồ WBS 5
8 Tiến độ dự án 6
9 Kiểm soát dự án 9
10 Ma trận phân công công việc – RAM 9
11 Trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận trong dự án- RACI 10
12 Sơ đồ tổ chức dự án 11
13 Quản lý rủi ro 11
14 Giao tiếp giữa các bên tham gia 12
15 Mức độ thành công của dự án 12
16 Những nội dung cần cải thiện ở dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” 13
17 Những bài học kinh nghiệm từ dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà” 15
Nhận xét của GVHD 16
Trang 2Giới thiệu
Cafe Ngọc Hà tọa lạc tại 271 Phạm Văn Đồng Hiệp Hòa, Hiệp Tân, Hoà
Thành, Tây Ninh, là một trong những quán cafe được ưa chuông nhất tại khu vực Hòa
Thành – Thị Xã Tây Ninh hiện nay Được xây dựng năm 2007, trải qua 7 năm hoạt
động và phát triển giờ đây cái tên “cafe Ngọc Hà” trong lòng người dân Tây Ninh
(khu vực huyện Hòa Thành và Thị Xã Tây Ninh) không chỉ đơn thuần là 1 quán cafe
mà còn là một điểm hẹn quen thuộc đặc trưng ở địa phương
Bài báo cáo dưới đây trình bày về quá trình xây dựng đi từ ý tưởng đến lên kế
hoạch, xin giấy phép, xây dựng, mua sắm trang thiết bị, tuyển nhân sự, hình thành
nên một quán cafe Ngọc Hà hoàn chỉnh Tạm gọi đây là dự án “Xây dựng quán cafe
Ngọc Hà”
Chủ đầu tư & ban quản lý dự án: hộ gia đình chủ shop giày dép thời trang Ngọc Hà
(cửa 3 chợ Long Hoa – Tây Ninh)
Kinh phí dự kiến: 900 triệu đồng
Địa chỉ: 271 Phạm Văn Đồng, Hiệp Hòa, Hiệp Tân, Hoà Thành, Tây Ninh
Trang 31 Mục tiêu của dự án:
- Xây dựng quán cafe Ngọc Hà để kinh doanh cafe - thức uống giải khát nhằm
tạo ra thu nhập cho chủ quán cafe (nhà đầu tư dự án), kỳ vọng sẽ hoàn vốn sau 2 năm
hoạt động
- Đặc trưng không gian thiên nhiên dễ chịu thức uống ngon, giá hợp lý đặc biết
là phong cách phục thân thiện chuyên nghiệp Quán thiết kế nhằm phục vụ được cho
tất mọi đối tượng, song đối tượng chính hướng đến là các bạn trẻ có phong cách nhẹ
nhàng giản dị, các thành viên hợp mặt gia đình, các cô chú tuổi trung niên, …
- Góp phần xây dựng hệ sinh thái quán cafe gia đình ở Tây Ninh, xóa bỏ quan
niệm quán cafe là nơi gặp nhau mỗi buổi sáng của các “cụ già” hay là nơi đầy khói
thuốc lá nhạc giật đùng đùng và đối tượng chủ yếu là các bạn trẻ có phong cách không
được “hiền”
2 Quy mô dự án:
- Tên dự án “Xây dựng quán Cafe Ngọc Hà”
- Kinh phí dự kiến: 900 triệu đồng, 100% tiền đầu tư là do chủ đầu tư tự tài trợ
Trang 4- Quán sau khi xây dựng xong sẽ có khuôn viên rông rãi thoáng mát bao gồm 3
khu: khu nhà mát dính liền phòng chỉnh nhạc và pha chế, khu trước hồ nước, khu sau
hồ nước & nhà vệ sinh
- Thời gian thực hiện: 4,5 tháng
- Dự án được thực hiện dưới sự quản lý của cá thể hộ gia đình, phần xây dựng
giao cho nhà thầu xây dựng, phần trang trí và trang thiết bị do chính chủ quán thiết kế
và thực hiện
3 Các giả định
- Chủ đầu tư sẽ không bị hụt vốn trong suốt quá trình xây dựng
- Chủ đầu tư đã sở hữu 1 khu đất ở vị trí thích hợp và chủ đầu tư sẽ chỉ sử dụng
khu đất cho mục đích mở quán cafe chứ không sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác
nữa
- Thị hiếu của khách hàng sẽ không biến động nhiều trong ngắn hạn
- Cafe sân vườn là trào lưu chung, chưa có loại hình nào mới để cạnh tranh
4 Các ràng buộc
- Chủ đầu tư – chủ quán cafe là người có hiểu biết về cafe, cây cảnh, sân vườn
- Luôn có 1 nguồn lao động phổ thông sẵn sàng để tuyển dụng
5 Các loại trừ
Trang 5- Loại trừ khả năng do thiên tai dẫn đến chạm tiến đô dự án
- Loại trừ việc nhà nước cấm mở quán cafe trong vòng 10 năm tới
6 Dự án liên quan
Dự án lắp đặt cống thoát nước ven đường Phạm Văn Đồng, nhưng dự án nào
đã sắp hoàn thành
7 Sơ đồ WBS
8 Tiến độ dự án.
Ký
hiệu
Tên công việc Số ngày
(Duration)
Bắt đầu Kết thúc Công việc
trước
Dự án "Xây dựng quán cafe Ngọc Hà"
Dự án "Xây dựng quán cafe Ngọc Hà"
Chuẩn bị mặt bằng
và xây dựng
Chuẩn bị mặt bằng
và xây dựng
Bố trí bố cục
quán
Bố trí bố cục
quán
Xác định rõ
giới hạn có thể
xây dựng.
Xác định rõ
giới hạn có thể
xây dựng.
Xin giấy phép
kinh doanh
Xin giấy phép
kinh doanh
Nhà thầu xây
dựng
Nhà thầu xây
dựng
Mua sắm trang thiết bị
Mua sắm trang thiết bị
Quan sát nghiên cứu trang thiết
bị các quán cafe khác
Quan sát nghiên cứu trang thiết
bị các quán cafe khác
Xác định danh mục cần mua
Xác định danh mục cần mua
Khảo sát giá
Đăt hàng và định ngày giao hàng
Đăt hàng và định ngày giao hàng
Tìm nguồn nguyên vật liệu
Tìm nguồn nguyên vật liệu
Xác định thành phần trong menu chính
Xác định thành phần trong menu chính
Khảo sát giá
Đặt hàng
Nhân sự, PR và Hoạt đông kinh doanh
Nhân sự, PR và Hoạt đông kinh doanh
Tuyển nhân viên
Tuyển nhân viên
Đào tạo và bố trí nhân viên
Đào tạo và bố trí nhân viên
Đăng tin khai trương trên các diễn đàn
Đăng tin khai trương trên các diễn đàn
Phát tờ rơi
Khai trương và khuyến mãi Khai trương và khuyến mãi
Trang 6A Chuẩn bị mặt bằng và
xây dựng A1 Bố trí bố cục quán 10 01/03/2007 10/03/2007
A2 Xác định rõ giới hạn có
thể xây dựng
2 11/03/2007 12/03/2007 A1
A3 Xin giấy phép kinh
doanh
11 15/03/2007 25/03/2007 A2
A4 Nhà thầu xây dựng 82 26/03/2007 15/06/2007 A3
B Mua sắm trang thiết bị
B1 Quan sát nghiên cứu
trang thiết bị các quán cafe khác
3 13/03/2007 15/03/2007 A2
B2 Xác định danh mục cần
mua
5 16/03/2007 20/03/2007 B1
B3 Khảo sát giá 5 21/03/2007 25/03/2007 B2
B4 Đăt hàng và định ngày
giao hàng
5 26/03/2007 30/03/2007 B3
C Tìm nguồn nguyên vật
liệu C1 Xác định thành phần
trong menu chính
32 26/03/2007 26/04/2007 A3
C2 Khảo sát giá 6 27/04/2007 02/05/2007 C1
D Nhân sự, PR và Hoạt
đông kinh doanh D1 Tuyển nhân viên 16 16/06/2007 01/07/2007 A4
D2 Đào tạo và bố trí nhân
viên
7 02/07/2007 08/07/2007 D1
D3 Đăng tin khai trương
trên các diễn đàn
9 02/07/2007 10/07/2007 A4
D4 Phát tờ rơi 9 02/07/2007 10/07/2007 A4
D5 Khai trương và khuyến
mãi
7 15/07/2007 21/07/2007 D3, D4
Trang 8Tiến độ ngang:
Ghi chú: Làm việc luôn cả ngày thứ 7 và chủ nhật
Trang 99 Kiểm soát dự án
Đây là một dự án xây dựng nhỏ và được đầu tư, quản lý bởi 1 hộ gia đình nên
việc kiểm soát dự án được thực hiện một cách chặt chẽ, trực tiếp theo dõi hằng ngày
để kịp thời xử lý những phát sinh ngoài kế hoạch để không bị ảnh hưởng đến các công
đoạn khác
Luôn luôn thực hiện đúng phân công trách nhiệm ban đầu để hạn chế tối đa
những phát sinh không cần thiết Việc đánh giá chất lượng hay tiến độ thực hiện luôn
được báo cáo vào cuối ngày, việc này thuận lơi do người giám sát và chủ đầu tư là
thành viên trong một gia đình
10 Ma trận phân công công việc – RAM
Chú 4: Chủ đầu tư
Anh Thông: trợ lý của chú 4
Chị Hà: trợ lý của chú 4
Chú 4 Anh Thông Chị Hà Nhà thầu xây dựng Khác Chuẩn bị mặt bằng và xây dựng
Mua sắm trang thiết bị
Tìm nguồn nguyên vật liệu
Nhân sự, PR và Hoạt đông kinh doanh
Trang 10Ghi chú: 1: Thực hiện 2: Hổ trợ
11 Trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận trong dự án- RACI
Công việc Bên có trách nhiệm
(R)
Bên chịu trách nhiệm
(A)
Phối hợp với (C)
Báo tin cho (I) Chuẩn bị mặt
bằng và xây dựng
Nhà thầu xây dựng Chủ đầu tư Bên ngoài Chủ đầu tư
Mua sắm trang
thiết bị
Trợ lý (Anh Thông) Chủ đầu tư Trợ lý
(Chị Hà)
Chủ đầu tư
Tìm nguồn
nguyên vật liệu
Trợ lý (Chị Hà) Chủ đầu tư Trợ lý
(Anh Thông)
Chủ đầu tư
Nhân sự, PR và
Hoạt đông kinh
doanh
Chủ đầu tư Chủ đầu tư Bên ngoài Chủ đầu tư
12 Sơ đồ tổ chức dự án.
Trang 1113 Quản lý rủi ro
ST
T
Rủi Ro Mức Độ Đề xuất giả pháp – Giảm nhẹ
1 Nhiều người không biết
đến quán
Trung bình Tăng cường PR
2 Khách không thích menu
của quán
Cao Khảo sát menu của các quán
cạnh tranh
3 Khách không thích thái
độ phụ vụ của nhân viên
Cao Đào tạo lại nhân viên
4 Quán không thích hợp
với thị hiếu khách hàng
Trung bình Quan sát, khảo sát lại thị hiếu
của khách hàng
5 Cạnh tranh từ quán khác Cao Tìm hiều các quán cạnh tranh
từ đó tạo sự đặc biệt cho quán
6 Nhân viên nghỉ việc đột
xuất
Thấp Luôn có kế hoạch quản lý nhân
viên, sắp xếp nhân viên làm
Chủ đầu tư (Quản lý)
Phụ trách xây
dựng Phụ trách trang thiết bị
NV bảo vệ
NV bảo trì thiết
bị
NV chăm sóc cây cảnh
Pha chế
NV phục vụ
Kế toán
NV thu ngân
Trang 12thay ca nhân viên nghỉ độ xuất
7 Điều kiện thiên nhiên
khắc nghiệt (mưa, bão, )
Thấp Cố gắng hạn chế thiệt hại
8 Cháy, nổ Thấp Làm tốt công tác phòng cháy
chữa cháy
9 Mất cắp đồ đạc trong
quán
Cao Tổ bảo vệ tăng cường giám sát
14 Giao tiếp giữa các bên tham gia
Do đây là công trình do cá thể hộ gia đình đầu tư với quy mô nhỏ nên bên chủ
đầu tư thường xuyên tham gia theo dõi giám sát tiến độ và chất lượng của nhà thầu
xây dựng Các khâu còn lại mọi người tự phân công nhau thực hiện và thường họp
nhau và lúc tối mỗi ngày (bữa ăn tối mỗi ngày)
Anh Thông chịu trách nhiệm quản lý và giao tiếp với các bên thuê ngoài (nếu
có)
15 Mức độ thành công của dự án
- Về quản lý quy mô, do bên chủ đầu tư luôn theo sát nhà thầu xây dựng nên dự
án hoàn thành rất tốt so với dự kiến Phía chủ đầu tư luôn có khao khát thực hiện và
nhiệt huyết trong dự này nên dự án được hoàn thành tốt đẹp đúng với kỳ vọng của chủ
đầu tư Quán nay đã đi vào hoạt động gần 7 năm và hiện nay vẫn kinh doanh rất tốt
Trang 13- Quản lý chi phí được thực hiện rất tốt, do chủ đầu tư tự bỏ tiền túi ra thực hiện
dự án (Không đi vay và cũng không có ai góp vốn) nên việc quản lý chi phí được chủ
đầu tư đặc biệt quan tâm và đã bỏ ra nhiều công sức để tự quản lý
- Dự án đã hoàn thành rất đúng tiến độ do thời gian rộng và sự quản lý chặt chẽ
của chủ đầu tư
- Việc duy trì và ổn định của quán cafe Ngọc Hà đến nay đã gần 7 năm đủ
khẳng định chất lượng về sản phẩm và dịch vụ mà quán đã và đang mang đến cho
khách hàng Việc quản lý chất lượng cũng được chủ đầu tư đặc biệt quan tâm trong
suốt quá trình thực hiện dự án
16 Những nội dung cần cải thiện ở dự án “ Xây dựng quán cafe Ngọc Hà ”
- Luôn quan sát các quán có khả năng cạnh tranh để luôn thay đổi và mang đến
những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Nên nghiên cứu phát triển đa
Trang 14dạng hơn menu của quán, có thể kinh doanh thêm điểm tâm sáng, cơm trưa văn phòng
hay vài món ăn vặt khác,…
- Cần phải chú trọng và đầu tư đào tạo cho tất cả nhân viên quán Cho nhân viên
pha chế đi học thêm 1 vài khóa chuyên ngành pha chế để mang đến cho khách hàng
những sản phẩm ngon miệng và đẹp mắt Cần quan tâm nhiều hơn đến thái độ nhân
viên phục vụ, phải làm sao tạo cho khách hàng một cảm giác tốt nhất khi đến với quán
cafe Ngọc Hà
- Sau một thời gian kinh doanh thì nên sửa sang lại quán tạo cảm giác tưới mới
và lạ mắt, tránh việc nhầm chán cho những khách hàng thường xuyên ủng hộ quán
Trang 1517 Những bài học kinh nghiệm rút ra từ dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”
- Lập kế hoạch thực hiện là một việc vô cùng quan trọng trong việc quản lý dự
án cho dù là dự án lớn hay nhỏ
- Luôn theo sát và theo dõi tiến độ dự án để có kế hoạch can thiệp kịp thời khi dự
án trễ tiến độ
- Bất cứ 1 biện pháp hay cách thức nào để cho dự án thực hiện kịp tiến độ (lúc
này dự án đang trễ) hoặc làm cho dự án hoàn thành trước dự kiến thì đều phát sinh chi
phí dù ít hay nhiều
- Việc thay đổi cấu trúc hay kế hoạch thực hiện dự án đã xây dựng lúc đầu xảy ra
càng gần giai đoạn cuối bao nhiêu thì mức độ tăng thêm chi phí cằng lớn bấy nhiêu
Nhiều khi ở những giai đoạn cuối việc sửa kế hoạch phải tăng thêm chi phí bằng tất cả
chi phí dự tính ban đầu để thực hiện dự án đó
Trang 16BÁO CÁO MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN
GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn
Tên dự án: “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”
Học viên: Lê Khánh Giang – MBA12B013
Nhận xét của thầy:
Do nghiên cứu chưa sâu cũng như chưa có nhiều kinh nghiệm trong quản lý dự án
nên chắc chắn bài báo cáo sẽ có nhiều sai xót, kính xin ý kiến góp ý của thầy để bài
báo cáo hoàn thiện hơn.
Mọi thông tin phản hồi kính xin thầy gửi về email cá nhân: bi.euro.09@gmail.com