tiểu luận môn quản lý dự án báo cáo kết quả thực hiện dự án đại sứ văn hiến

Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến” TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC LỚP MBA12B o0o - Tiểu luận cuối kỳ Môn: QUẢN LÝ DỰ ÁN Đề tài: Báo cáo kết thực dự án “Đại sứ Văn Hiến” GVHD: TS Lưu Trường Văn Thực hiện: Nguyễn Đình Bình MSHV: MBA12B002 TP.Hồ Chí Minh, tháng năm 2013 Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến” LỜI CÁM ƠN Học MBA để trở thành nhà quản trị Nhà quản trị phải biết lập quản lý dự án Do em, mơn Quản lý dự án quan trọng thiết thực Sau học xong môn em ứng dụng vào công việc cấp đánh giá cao Lập kế hoạch quản lý dự án tốt, giúp ta có nhìn bao quát, tổng thể mặt dự án từ thực dự án tốt đạt mục tiêu đề Em nhận rằng, dù công việc lớn hay nhỏ nên lập kế hoạch quản lý, xem dự án để tiến hành công việc tốt Em xin chân thành cám ơn thầy kiến thức case study thực tế mà thầy cung cấp Tất giúp kỹ lập dự án em tốt khả thăng tiến cơng việc cao Kính chúc thầy gia đình sức khỏe, nhiều niềm vui hạnh phúc Học trị Nguyễn Đình Bình Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến” Mục lục Giới thiệu 1.1 Giới thiệu trường Đại học Văn Hiến 1.2 Giới thiệu dự án Mục tiêu dự án Quy mô, phạm vi dự án .6 3.1 Thông tin chung 3.2 Nhân trách nhiệm .6 3.3 Chi phí thực dự án Các ràng buộc, loại trừ 10 Dự án có liên quan 10 Cơ cấu công việc – WBS 11 Tiến độ dự án 12 Ma trận phân công trách nhiệm – RAM 14 Sơ đồ RACI 15 10 Kiểm soát dự án 16 11 Sơ đồ tổ chức dự án 17 12 Kế hoạch quản lý rủi ro .17 13 Quản lý thông tin dự án .18 14 Quản lý chất lượng dự án 18 - Đối với đại sứ: 18 - Đối với Leader: 19 - Đối với công tác truyền thông hậu cần: 19 - Đối với POSM: .19 15 Mức độ thành công dự án .19 16 Những nội dung cần cải thiện với dự án .20 17 Bài học kinh nghiệm 20 18 Kết luận 20 Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến” Giới thiệu 1.1 Giới thiệu trường Đại học Văn Hiến Trường Đại Học Văn Hiến thành lập theo định số 517/TTg ngày 11/7/1997 Thủ tướng Chính phủ           Sau 15 năm hoạt động phát triển, Trường Đại học Văn Hiến trở thành thương hiệu uy tín giáo dục Đại học, đào tạo có chất lượng ngành Kinh tế; Du lịch; Kỹ thuật; Khoa học xã hội & Nhân văn khu vực phía Nam nước, gần 15.000 sinh viên tốt nghiệp với 30 ngành/chuyên ngành đào tạo trình độ đại học, cao đẳng Sinh viên tốt nghiệp Trường Đại học Văn Hiến làm việc nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác vùng miền đất nước Trong số đó, nhiều sinh viên thành đạt, giữ vị trí lãnh đạo, quản lý, công ty, tổ chức tin tưởng, đánh giá cao Hiện nay, đội ngũ giảng viên Trường 460 giảng viên có uy tín (bao gồm hữu thỉnh giảng), 70% thạc sĩ, tiến sĩ, phó giáo sư, giáo sư          Chương trình đào tạo ngành Nhà trường theo định hướng trang bị kiến thức mang tính ứng dụng, trọng kỹ thực hành, thực tập, đảm bảo cho sinh viên tốt nghiệp đáp ứng yêu cầu làm việc lĩnh vực chuyên môn hẹp lực thích ứng với biến động thực tiễn             Với hỗ trợ quản trị tài chính, Trường Đại học Văn Hiến ngày thay đổi mạnh mẽ Bộ máy nhân kiện toàn, bổ sung thêm chuyên gia giàu kinh nghiệm quản lý, đội ngũ giảng viên bổ sung thêm nhiều giảng viên có trình độ cao, tốt nghiệp trường đại học có uy tín nước nước ngồi Cơ sở đào tạo Số 624 Âu Cơ, Quận Tân Bình; Số 2A2 P Thạnh Xuân, Quận 12 tu bổ, xây dựng, trang bị Cơ sở 1004A Âu Cơ chuẩn bị xây dựng để làm khu Hiệu văn phịng khoa Ngồi ra, khu Ký túc xá cho sinh viên với 700 chỗ xây dựng địa 1004B Âu Cơ; nhà trung tâm Thành phố địa 665-667-669 đường Điện Biên Phủ, Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến” Quận 3; cạnh Nhà Văn hoá sinh viên Tp.HCM, đưa vào hoạt động để phục vụ tuyển sinh, khoá đào tạo ngắn hạn, đào tạo sau đại học hợp tác quốc tế.           Trong chiến lược dài hạn, Khuôn viên đại học (Campus) theo chuẩn mực quốc tế Trường Đại học Văn Hiến triển khai Đại lộ Nguyễn Văn Linh diện tích gần 60.000 m2, Ban quản lý Khu Nam UBND Tp.HCM quy hoạch, giao đất         Thông qua quan hệ hợp tác uy tín Trường, sinh viên bảo đảm thực hành, thực tập doanh nghiệp, tổ chức có uy tín Tp.HCM khu vực phía Nam Đặc biệt, doanh nghiệp thuộc Hiệp hội Doanh nghiệp Tp.HCM, Hiệp hội Doanh nghiệp số tỉnh, thành phía Nam, Nam Tây Nguyên hỗ trợ thực tập, tài trợ học bổng, ưu tiên tuyển dụng           Trong thời gian tới, Trường Đại học Văn Hiến tiếp tục mở ngành đào tạo lĩnh vực kỹ thuật, nông nghiệp, công nghệ…; triển khai đào tạo sau đại học số ngành năm 2013; xúc tiến, triển khai chương trình liên kết đào tạo quốc tế với trường đại học Hoa Kỳ, Nhật Bản, Hàn Quốc Châu Âu Với lực tâm huyết nghề nghiệp tập thể lãnh đạo, đội ngũ cán bộgiảng viên-nhân viên, Trường Đại học Văn Hiến bước phát triển vững để tương lai không xa trường đại học phi lợi nhuận, trường có uy tín hệ thống trường đại học Việt Nam, cho sinh viên, giảng viên - cán - nhân viên có quyền tự hào, hãnh diện thành viên mái nhà chung ĐẠI HỌC VĂN HIẾN.  1.2 Giới thiệu dự án Dự án “Đại sứ Văn Hiến” thực thời gian từ 01/3 đến 22/4/2013 khoảng thời gian học sinh lớp 12 đăng ký nguyện vọng thi đại học cao đẳng Nhằm tuyên truyền thông tin tuyển sinh, ngành nghề đạo tạo, sách học bổng trường đến thí sinh luyện thi trung tâm luyện thi thành phố Hồ Chí Minh tỉnh khác Đồng thời dự án xây Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến” dựng niềm tự hào sinh viên Văn Hiến tính lan truyển – sinh viên Văn Hiến đại sứ tuyển sinh Dự án đầu tư mức chi phí 230 triệu kết thúc hiệu đem lại nhiều ấn tượng đẹp cho học sinh lớp 12 tiềm tuyển sinh cho trường Mục tiêu dự án - Số lượng trung tâm luyện thi thực chương trình đại sứ Văn Hiến là: 124 trung tâm 13 tỉnh thành - Số lượng thí sinh biết đến trường Văn Hiến 20.000 người - Số lượng thí sinh đăng ký nguyện vọng vào trường đại học Văn Hiến năm 2013 500 người Quy mô, phạm vi dự án 3.1 Thông tin chung - Tên dự án: “Đại sứ Văn Hiến” - Kinh phí thực hiện: 238 triệu - Thời gian thực hiện: khoảng tháng (01/03/2013-22/04/2013) - Địa điểm: thực 124 trung tâm 13 tỉnh thành: Tp.HCM, Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Lâm Đồng, Đaklak, Bình Thuận, Bình Định, Cần Thơ, Đồng Tháp, Nghệ An, Hà Tĩnh, Thanh Hóa - Dự án triển khai thực công việc chủ yếu sau:  Lên kế hoạch, design sản xuất POSM (các vật dụng, quà tặng liên quan đến thực chương trình)  Tuyển đại sứ, đào tạo kỹ cho sinh viên  Lễ quân chương trình Đại sứ Văn Hiến  Di chuyển đến trung tâm  Thực chương trình  Báo cáo tổng kết - Dự phịng kinh phí: lập tờ trình phát sinh chí phí khơng vượt q 10% tổng chi phí dự kiến ban đầu 3.2 Nhân trách nhiệm - Đơn vị thực hiện: Ban tư vấn tuyển sinh truyền thông - Nhân tham gia: phân công công việc cụ thể sau: Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến”  Trưởng dự án: xin chủ trương, lập kế hoạch, duyệt chi phí với kế tốn, tổ chức họp triển khai cơng việc, hỗ trợ thiết kế sản xuất POSM, giám sát tất hoạt động chương trình  Ban thư ký: quản lý chi phí, chuyên trách mảng truyền thơng nội báo chí  Ban hoạt động: Tuyển đại sứ, đào tạo kỹ giao tiếp cho đại sứ, thực chương trình trung tâm luyện thi  Ban hậu cần: Thiết kế sản xuất POSM, gồm có: Notes, Bộ ấm trà làm quà tặng, áo thun đại sứ, logo chương trình, poster Ban hoạt động chia làm nhóm thực cơng việc địa bàn khác nhau, nhóm có leader, nhóm chia thành cụm khác để tiện di chuyển làm việc Nhóm Địa bàn thực Tp.HCM Đồng Nai Vũng Tàu Võ Quốc Hoàng – VHU Nguyễn A Say A Giang hoangvq@vhu.edu.vn sayna@vhu.edu.vn giangnt@vhu.edu.vn Bình Dương Lâm Đồng Đaklak Nguyễn Đình Bình Nguyễn Thị Tuyết Hương Nguyễn Đỗ Tùng binhnd@vhu.edu.vn huongntt@vhu.edu.vn tungnd@vhu.edu.vn Bình Thuận Bình Định Võ Mạnh Tín Lê Đức Cảnh tinvm@hunghau.vn canhld@vhu.edu.vn Cần Thơ Đồng Tháp Trương Thúy Hằng Lê Dũng Sĩ hangtt@vhu.edu.vn sild@vhu.edu.vn Nghệ An Thanh Hóa Hà Tĩnh Nguyễn Thị Diệu Anh anhntd@vhu.edu.vn Leader Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page Liên lạc Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến” 3.3 Chi phí thực dự án TT Phụ trách Nhóm CHI TIẾT Đơn giá Budget (-VAT) Budget (+VAT) Budget (có POSM) TP.HCM 10,500,000 10,500,000 10,500,000 39,936,000 Nhóm Đồng Nai 13,300,000 13,300,000 13,500,000 18,411,500 Nhóm Vũng Tàu 12,700,000 12,700,000 12,840,000 17,751,500 Nhóm Bình Dương 13,300,000 13,300,000 13,500,000 18,411,500 Nhóm Lâm Đồng 13,960,000 13,960,000 14,226,000 19,137,500 Nhóm 14,100,000 14,100,000 14,380,000 19,291,500 Nhóm DakLak Bình Thuận 13,050,000 13,050,000 13,225,000 18,136,500 Nhóm Bình Định 15,360,000 15,360,000 15,766,000 20,677,500 10 Nhóm Cần Thơ 13,300,000 13,300,000 13,500,000 18,505,000 Nhóm Đồng Tháp 5,820,000 5,820,000 5,967,000 17,922,000 11 Nhóm Nghệ An 12 Nhóm Hà Tĩnh 12,500,000 12,500,000 12,500,000 27,515,000 20,000 1,400,000 1,540,000 1,540,000 139,290,000 141,444,000 237,235,500 13 Địa bàn thực Nhóm Thanh Hóa Mua bảo hiểm tai nạn cho 70 đại sứ tham gia chuyến (40tr/ vụ) Tổng 237,235,500 Phần đơn giá bảng lấy từ Bảng chi tiết chi phí địa bàn, minh chứng bảng chi tiết chi phí tỉnh Đồng Nai (tham khảo): N o Classificatio n I Chi phí Amount Amoun t Unit Cost Price Uni t Tim e use d Đồng Nai Chi phí thuê CTV CTV gọi điện thoại người Chi phí thuê xe máy địa điểm thực 150,000 150,000 Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page Total (VAT) Total (+VAT) 17,765,00 18,411,50 6,450,000 6,450,000 lần 150, 000 150,000 ngày 1,350, 000 1,350,000 Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến” Chi phí Thuê CTV làm đại sứ địa phương Chi phí cơm cho CTV làm đại sứ Chi Phí hỗ trợ tiền xăng cho CTV người người Xe 200,00 50,00 50,00 ngày Cơng tác phí - NV CTY Phương tiện di chuyển đến địa phương (xe VHU) Chi phí lại địa phương Chi phí địa phương phịng Cơng tác phí người 1 lượt người 2,000,00 150,00 300,00 100,00 lượt ngày Logistic – Others Chi phí vận chuyển bộ Chi phí card ĐT 50,000 Chi phí bút viết, đồ suất 200,000 lần Chi phí thuốc men dự phịng suất 150,000 suất POSM Áo thun Đại Sứ Notes Văn Hiến 500 Poster Văn Hiến 50 Quà tặng chủ TT luyện thi (nếu có) 85,000 2,600 5,000 290,000 Cơng tác phí Tổng chi phí (khơng bao gồm POSM) Tổng chi phí (bao gồm POSM) Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page lần lần lần lần 3,600,000 900, 000 450, 000 3,600,000 900,000 450,000 6,350,000 6,550,000 2,000,000 2,200,000 450,000 450,000 3,600,000 3,600,000 300,000 300,000 500,000 500,000 - 150,000 150,000 200,000 200,000 150,000 150,000 4,465,000 4,911,500 595, 000 1,300, 000 250, 000 2,320, 000 654,500 1,430,000 275,000 2,552,000 6,350,000 6,550,000 13,300,000 13,500,000 17,765,000 18,411,500 Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến” Các ràng buộc, loại trừ - Do chương trình thực nhiều tỉnh thành, di chuyển xa nên cần thiết phải mua bảo hiểm tai nạn cho thành viên - Chi phí thực hiện: phải tính tốn có kế hoạch kỹ lưỡng để sử dụng mức cho phép - Các thành viên tham gia sau trình training phải cam kết theo đoàn làm việc hết dự án, tránh tình trạng bỏ chừng gây ảnh hưởng đến nguồn nhân lực tiến độ - Luôn chuẩn bị tinh thần sức khỏe tốt cho buổi tuyền truyền để đạt hiệu cao - Trong trình thực hiện, có yếu tố khách quan nên đảm bảo tuyên truyền hết địa điểm, trung tâm chí phát sinh địa bàn - Một số chương trình dự án chạy vào thứ chủ nhật Dự án có liên quan Dự án thực không kèm dự án liên quan Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 10 Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến” Cơ cấu công việc – WBS Đại sứ Văn Hiến Làm POSM Truyền thông Tuyển đào tạo đại sứ Thực chương trình Thiết kế Dán poster, treo banner Gặp mặt leader Lễ quân Sản xuất Viết Nhận đăng ký đại sứ Di chuyển đến địa bàn Đăng, update hình ảnh lên web Tổng hợp, chia nhóm Tường thuật fanpage Tuyển Đào tạo kỹ Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 11 Thực đại sứ Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến” Tiến độ dự án STT Công việc Thời gian Bắt đầu Kết thúc days 01/03/2013 03/03/2013 CV trước Lập BQL dự án Lập bảng kế hoạch thực 1wk 04/03/2013 11/03/2013 Lập bảng chi phí 1wk 04/03/2013 11/03/2013 Làm POSM wks 12/03/2013 01/04/2013 Truyền thông chiến dịch wks 12/03/2013 22/04/2013 Nhận đăng ký đại sứ days 12/03/2013 20/03/2013 Tổng hợp chia nhóm days 21/03/2013 22/03/2013 Tuyển đào tạo 12 days 23/03/2013 03/04/2013 Lễ quân day 06/04/2013 06/04/2013 10 Thực chiến dịch: nhóm 1- NA days 07/04/2013 10/04/2013 11 Thực chiến dịch Hà Tĩnh days 11/04/2013 15/04/2013 10 12 Thực chiến dịch Thanh Hóa days 16/04/2013 20/04/2013 11 13 Báo cáo tổng kết days 21/04/2013 22/04/2013 12 14 Kết thúc 0d 22/04/2013 22/04/2013 13 Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 12 Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến” Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 13 Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến” Ma trận phân công trách nhiệm – RAM Công việc Trưởng DA (T.Hiếu) Lập BQL dự án Lập bảng kế hoạch thực Lập bảng chi phí Làm POSM Truyền thơng chiến dịch Nhận đăng ký đại sứ Tổng hợp chia nhóm Gặp mặt, training Lễ quân VHU Thực chiến dịch: nhóm 1- NA Thực chiến dịch Hà Tĩnh Thực chiến dịch Thanh Hóa Báo cáo tổng kết Kết thúc 1,3 1 3 Thực 2,3 Ban hậu cần Ban thư ký Ban hoạt động Leaders 2 2 2 2 2 1 1 2 2 2 2 1,3 1,3 1,3 2 1,3 1,3 Hỗ trợ Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 14 Quyết định Đại sứ 2 1 1 Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến” Sơ đồ RACI Công việc Bên có trách nhiệm (R) Chịu trách nhiệm trước (A) Phối hợp với (C) Báo tin cho (I) Lập BQL dự án BGH Lập bảng kế hoạch thực Lập bảng chi phí Trưởng dự án Trưởng dự án BGH BGH P tổ chức hành chính, Đồn, Hội BQL BGH BQL, Kế toán BGH Làm POSM Tuyên truyền chiến dịch Ban hậu cần Ban thư ký Trưởng dự án Trưởng dự án Leaders, đại sứ Leaders, đại sứ Trưởng dự án Trưởng dự án Nhận đăng ký đại sứ Tổng hợp chia nhóm Ban hoạt động Ban hoạt động Trưởng dự án Trưởng dự án Leaders Leaders Trưởng dự án Trưởng dự án Gặp mặt, training Ban hoạt động Trưởng dự án Leaders, đại sứ Trưởng dự án Lễ quân VHU Trưởng dự án BGH BGH Thực công tác đại sứ địa bàn Báo cáo tổng kết Kết thúc Leaders Trưởng dự án Trưởng dự án Trưởng dự án BGH BGH Tất thành viên tham gia dự án Đại sứ Leaders P tổ chức hành chính, Đồn, Hội Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 15 Trưởng dự án BGH Tất Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến” 10 Kiểm soát dự án - BGH giao cho Thầy Lâm Trung Hiếu làm Trưởng dự án có toàn quyền trách nhiệm việc quản lý điều hành dự án theo kế hoạch dự án - Bám sát Ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực theo kế hoạch, phát sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu, thực hàng ngày, tuần đánh giá chuyển qua cơng việc khác - Nhóm thực dự án ma trận thành viên nhóm từ tổ chức tiếp tục báo cáo với tổ chức quản lý họ suốt thời gian dự án Trưởng dự án chịu trách nhiệm liên lạc với nhà quản lý tổ chức tiến độ hiệu suất nguồn tài nguyên dự án - Lập phương án dự phòng cho kế hoạch nhân để tránh tình trạng nghỉ đột xuất ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng dự án - Kinh phí dự án chi theo tiến độ hồn thành cơng việc, giao cho Ban thư ký quản lý - Họp hàng tuần để đánh giá cơng việc, phát kịp thời sai sót để có phương án xử lý - Kiểm sốt chi phí không vượt 10% so với dự kiến ban đầu Khi có dấu hiệu gia tăng chi phí từ 2-5% cần điều tra tìm nguyên nhân báo cáo cho BGH - Về tiến độ dự án: giai đoạn đầu triển khai kéo dài so với dự kiến, nhiên vào giai đoạn cao điểm: thực chiến dịch tỉnh cần đảm bảo tiến độ, thời gian đề Do đó, phận giám sát chặt chẽ việc thực báo cáo công việc hàng ngày/tuần cho thư ký Thư ký tổng hợp so sánh với kế hoạch gửi Trưởng dự án Trưởng dự án bám sát kế hoạch kiểm soát chặt chẽ mặt thời gian, chi phí Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 16 Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến” 11 Sơ đồ tổ chức dự án Trưởng dự án Ban hoạt động Ban thư ký Ban hậu cần Leaders Đại sứ Nhân dự án STT 10 11 12 13 14 HỌ VÀ TÊN Lâm Trung Hiếu Nguyễn Thị Tuyết Hương Nguyễn Hồng Phúc Nguyễn Đình Bình Nguyễn Đỗ Tùng Nguyễn Thị Diệu Anh Võ Quốc Hoàng Đồn Minh Vương Võ Trọng Tín Lữ Đức Cảnh Lê Dũng Sỹ Đặng Thị Lệ Hằng Phan Trọng Phúc 64 sinh viên tuyển CHỨC VỤ Trưởng ban QLDA Trưởng ban thư ký, leader Trưởng ban hậu cần, leader Trưởng ban hoạt động, leader Leader Leader Leader Thành viên ban thư ký Leader Leader Leader Leader Thành viên ban hậu cần Đại sứ 12 Kế hoạch quản lý rủi ro - Về người:  Nhân tổ chức: giao cho cá nhân có đủ khả năng, tiến hành đào tạo nhân cho khâu dự án trước bắt đầu; có biện pháp kiểm sốt chất lượng cơng việc: báo cáo ngày, chia nhỏ cấp quản lý…  Liên hệ trước với trung tâm để nắm bắt tình hình thí sinh khu vực Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 17 Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến”  Thành viên tham gia: đảm bảo thu hút nhiều đối tượng tham gia; có cách để đảm bảo số lượn; có biện pháp kiểm sốt q trình tham dự, đảm bảo an tồn cho thành viên  Mua bảo hiểm cho thành viên tham gia chiến dịch tỉnh - Về thời gian:  Phân công rõ ràng, cụ thể theo timeline đề để đảm bảo tiến độ công việc  Lựa chọn thời điểm phù hợp để tổ chức - Về tài chính: có phận chun trách mặt tài chính: kiểm sốt tài chính, nguồn lực dự án 13 Quản lý thông tin dự án - Trưởng dự án đầu mối liên hệ, cần nắm bắt thơng tin nhanh chóng kịp thời để cần thiết báo cáo với BGH - Có kế hoạch họp vào đầu tuần để đánh giá, triển khai công việc; thư ký ghi nhận biên họp để lưu trữ thông tin - Đa dạng hóa hình thức trao đổi thơng tin thành viên, như: điện thoại, mail, chat yahoo, skype - Phối hợp, liên lạc thường xuyên với trung tâm để nắm bắt thông tin kịp thời - Các thông tin giao tiếp thành viên tham gia dự án thực với yêu cầu nhanh chóng, xác phải xác nhận bên Thông tin lưu trữ cách hệ thống, giúp việc trích lục nhanh chóng - Tồn thông tin dự án cập nhật đầy đủ, xác kịp thời tất phương tiện truyền thông trường, kết hợp viết đăng báo 14 Quản lý chất lượng dự án - Đối với đại sứ: o Nam cao 168 cm trở lên, nữ cao 158 cm trở lên; ngoại hình dễ nhìn; giọn nói chuẩn; khn mặt thân thiện; khả giao tiếp tốt Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 18 Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến” o Hiểu đầy đủ ý nghĩa chương trình; Nắm vững thơng tin ngành nghề đào tạo, học phí, học bổng trường để tư vấn cho học viên luyện thi đại học - Đối với Leader: o Có làm việc trước với giám đốc trung tâm để đàm phán thực chương trình o Lập thông tin trung tâm danh sách học viên luyện thi o Quản lý, phân phối vật phảm POSM theo phân bổ o Chụp hình báo cáo hoạt động hàng ngày cho trưởng dự án - Đối với công tác truyền thông hậu cần: o Thực công tác theo tiến độ dự trù - Đối với POSM: o Rõ ràng, thể thơng điệp chương trình, thông tin học bổng ngành nghề đào tạo trường o Màu sắc phù hợp với logo trường o Chất liệu tốt 15 Mức độ thành công dự án - Đối với nhà trường:  Dự án kết thúc thời hạn, kinh phí khơng vượt ngân sách chi  Số trung tâm thực chương trình 140, vượt tiêu ban đầu 124 trung tâm  Đại sứ nhiệt tình, động, để lại ấn tượng tốt đẹp trường Văn Hiến  Tỉ lệ thí sinh nộp hồ sơ đăng ký nguyện vọng vào trường 700 (nhận hồ sơ từ Sở giáo dục)  Được nhiều người biết đến, số lượng truy cập vào website trường gia tăng đáng kể  Khơng có cố đáng tiếc xảy trình thực thi dự án - Đối với thí sinh: Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 19 Báo cáo kết thực Dự án “Đại sứ Văn Hiến”  Hiểu biết thêm thông tin tuyển sinh, có thêm lựa chọn trường phù hợp để thi  Cơ hội nhận học bổng 16 Những nội dung cần cải thiện với dự án - Trong trình vận động thành viên tham gia cần nêu cụ thể ưu đãi, lợi ích việc tham gia chiến dịch - Ghi nhận ý kiến phản hồi trung tâm, thí sinh để chuẩn bị tốt cho chiến dịch năm sau - Đối với em sinh viên năm e dè, nên training kỹ cho em kỹ giao tiếp để tự tin vai trò đại sứ 17 Bài học kinh nghiệm - Tiến hành sớm để có thời gian chuẩn bị tốt cho chiến dịch quân - Phân rõ nhiệm vụ trách nhiệm phận để tránh chồng chéo công việc, tận dụng tối đa nguồn nhân lực, hạn chế việc đùn đẩy trách nhiệm - Vì phải di chuyển xa, nhiều sinh viên tham gia nên cần tuyển chọn khắt khe, làm công tác tư tưởng tốt cho e, dự trù nguồn nhân lực thay cần thiết 18 Kết luận Chiến dịch “Đại sứ Văn Hiến” đem đến luồng gió cho thí sinh, cung cấp thơng tin bổ ích cần thiết, tạo dựng hành trang, cung cấp lựa chọn cho em trước kỳ thi đầy cam go Và hết, chương trình đem đến thành cơng cho trường việc đưa tên tuổi trường đến gần với người hơn, đồng thời đạt mục tiêu đề Việc nhìn nhận lại trình làm dự án giúp cho người thực có nhìn khái quát để thực dự án tương tự sau hiệu Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 20 .. .Báo cáo kết thực Dự án ? ?Đại sứ Văn Hiến? ?? LỜI CÁM ƠN Học MBA để trở thành nhà quản trị Nhà quản trị phải biết lập quản lý dự án Do em, môn Quản lý dự án quan trọng thiết thực Sau học xong môn. .. MBA12B002Page Báo cáo kết thực Dự án ? ?Đại sứ Văn Hiến? ?? dựng niềm tự hào sinh viên Văn Hiến tính lan truyển – sinh viên Văn Hiến đại sứ tuyển sinh Dự án đầu tư mức chi phí 230 triệu kết thúc hiệu... kèm dự án liên quan Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 10 Báo cáo kết thực Dự án ? ?Đại sứ Văn Hiến? ?? Cơ cấu công việc – WBS Đại sứ Văn Hiến Làm POSM Truyền thông Tuyển đào tạo đại sứ Thực