Sau hơn 15 năm hoạt động và phát triển, Trường Đại học Văn Hiến đã trởthành một thương hiệu uy tín về giáo dục Đại học, đào tạo có chất lượng về cácngành Kinh tế; Du lịch; Kỹ thuật; Khoa
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
LỚP MBA12B -o0o -
Tiểu luận cuối kỳ
Đề tài:
Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Đại sứ Văn Hiến”
GVHD: TS Lưu Trường Văn Thực hiện: Nguyễn Đình Bình MSHV: MBA12B002
Trang 2LỜI CÁM ƠN
Học MBA để trở thành nhà quản trị Nhà quản trị phải biết lập và quản lý dự án củamình Do đó đối với em, môn Quản lý dự án này rất quan trọng và thiết thực Sau khihọc xong môn này em đã ứng dụng vào công việc và đã được cấp trên đánh giá cao.Lập kế hoạch quản lý dự án tốt, bài bản giúp ta có cái nhìn bao quát, tổng thể về cácmặt của dự án từ đó thực hiện dự án tốt hơn đạt được mục tiêu đã đề ra Em nhận rarằng, dù công việc lớn hay nhỏ chúng ta đều nên lập kế hoạch quản lý, xem như là 1
dự án để tiến hành công việc được tốt hơn
Em xin chân thành cám ơn thầy về các kiến thức cũng như các case study thực tế màthầy cung cấp Tất cả đã giúp kỹ năng lập dự án của em tốt hơn và khả năng thăng tiếntrong công việc cao hơn
Kính chúc thầy và gia đình sức khỏe, nhiều niềm vui và hạnh phúc
Học trò
Nguyễn Đình Bình
Trang 3Mục lục
1 Giới thiệu 4
1.1 Giới thiệu trường Đại học Văn Hiến 4
1.2 Giới thiệu dự án 5
2 Mục tiêu của dự án 6
3 Quy mô, phạm vi dự án 6
3.1 Thông tin chung 6
3.2 Nhân sự và trách nhiệm 6
3.3. Chi phí thực hiện dự án 8
4 Các ràng buộc, loại trừ 10
5 Dự án có liên quan 10
6 Cơ cấu công việc – WBS 11
7 Tiến độ dự án 12
8 Ma trận phân công trách nhiệm – RAM 14
9 Sơ đồ RACI 15
10 Kiểm soát dự án 16
11 Sơ đồ tổ chức của dự án 17
12 Kế hoạch quản lý rủi ro 17
13 Quản lý thông tin dự án 18
14 Quản lý chất lượng dự án 18
- Đối với đại sứ: 18
- Đối với Leader: 19
- Đối với công tác truyền thông và hậu cần: 19
- Đối với POSM: 19
15 Mức độ thành công của dự án 19
16 Những nội dung cần cải thiện với dự án này 20
17 Bài học kinh nghiệm 20
18 Kết luận 20
Trang 41 Giới thiệu
1.1 Giới thiệu trường Đại học Văn Hiến
Trường Đại Học Văn Hiến được thành lập theo quyết định số 517/TTg ngày11/7/1997 của Thủ tướng Chính phủ
Sau hơn 15 năm hoạt động và phát triển, Trường Đại học Văn Hiến đã trởthành một thương hiệu uy tín về giáo dục Đại học, đào tạo có chất lượng về cácngành Kinh tế; Du lịch; Kỹ thuật; Khoa học xã hội & Nhân văn tại khu vực phíaNam và trong cả nước, gần 15.000 sinh viên đã tốt nghiệp với 30 ngành/chuyênngành đào tạo trình độ đại học, cao đẳng Sinh viên tốt nghiệp Trường Đại họcVăn Hiến hiện đang làm việc trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau tại cácvùng miền của đất nước Trong số đó, nhiều sinh viên đã thành đạt, giữ vị trí lãnhđạo, quản lý, được các công ty, tổ chức tin tưởng, đánh giá cao Hiện nay, đội ngũgiảng viên của Trường là 460 giảng viên có uy tín (bao gồm cơ hữu và thỉnhgiảng), trong đó trên 70% là thạc sĩ, tiến sĩ, phó giáo sư, giáo sư
Chương trình đào tạo các ngành của Nhà trường theo định hướng trang bịkiến thức cơ bản nhưng cũng mang tính ứng dụng, chú trọng kỹ năng thực hành,thực tập, đảm bảo cho sinh viên tốt nghiệp có thể đáp ứng yêu cầu làm việc ở lĩnhvực chuyên môn hẹp cũng như năng lực thích ứng với những biến động của thựctiễn
Với sự hỗ trợ về quản trị và tài chính, Trường Đại học Văn Hiến từng ngàytừng giờ thay đổi mạnh mẽ Bộ máy nhân sự được kiện toàn, bổ sung thêm cácchuyên gia giàu kinh nghiệm quản lý, đội ngũ giảng viên được bổ sung thêm nhiềugiảng viên có trình độ cao, tốt nghiệp các trường đại học có uy tín trong nước vànước ngoài Cơ sở đào tạo tại Số 624 Âu Cơ, Quận Tân Bình; Số 2A2 P ThạnhXuân, Quận 12 được tu bổ, xây dựng, trang bị mới Cơ sở 1004A Âu Cơ chuẩn bịxây dựng để làm khu Hiệu bộ và văn phòng các khoa Ngoài ra, một khu Ký túc xácho sinh viên với 700 chỗ ở sẽ được xây dựng tại địa chỉ 1004B Âu Cơ; một toànhà ngay trung tâm Thành phố tại địa chỉ 665-667-669 đường Điện Biên Phủ,
Trang 5Quận 3; cạnh Nhà Văn hoá sinh viên Tp.HCM, được đưa vào hoạt động để phục
vụ tuyển sinh, các khoá đào tạo ngắn hạn, đào tạo sau đại học và hợp tác quốc tế. Trong chiến lược dài hạn, Khuôn viên đại học (Campus) theo chuẩn mực quốc
tế sẽ được Trường Đại học Văn Hiến triển khai tại Đại lộ Nguyễn Văn Linh trêndiện tích gần 60.000 m2, đã được Ban quản lý Khu Nam và UBND Tp.HCM quyhoạch, giao đất
Thông qua quan hệ hợp tác uy tín của Trường, sinh viên được bảo đảm thựchành, thực tập tại các doanh nghiệp, các tổ chức có uy tín tại Tp.HCM và khu vựcphía Nam Đặc biệt, được các doanh nghiệp thuộc Hiệp hội Doanh nghiệpTp.HCM, Hiệp hội Doanh nghiệp một số tỉnh, thành phía Nam, Nam Tây Nguyên
hỗ trợ thực tập, tài trợ học bổng, ưu tiên tuyển dụng
Trong thời gian tới, Trường Đại học Văn Hiến tiếp tục mở những ngành đàotạo mới trong các lĩnh vực kỹ thuật, nông nghiệp, công nghệ…; triển khai đào tạosau đại học một số ngành trong năm 2013; xúc tiến, triển khai các chương trìnhliên kết đào tạo quốc tế với các trường đại học Hoa Kỳ, Nhật Bản, Hàn Quốc vàChâu Âu
Với năng lực và tâm huyết nghề nghiệp của tập thể lãnh đạo, đội ngũ cán giảng viên-nhân viên, Trường Đại học Văn Hiến đang từng bước phát triển vững
bộ-chắc để trong một tương lai không xa sẽ là một trường đại học phi lợi nhuận, là
một trường có uy tín trong hệ thống các trường đại học Việt Nam, sao cho mỗi sinh viên, giảng viên - cán bộ - nhân viên đều có quyền tự hào, hãnh diện là thành
viên dưới mái nhà chung ĐẠI HỌC VĂN HIẾN.
1.2 Giới thiệu dự án
Dự án “Đại sứ Văn Hiến” được thực hiện trong thời gian từ 01/3 đến22/4/2013 là khoảng thời gian học sinh lớp 12 đang đăng ký nguyện vọng 1 thi đạihọc cao đẳng Nhằm tuyên truyền thông tin tuyển sinh, các ngành nghề đạo tạo,chính sách học bổng của trường đến các thí sinh đang luyện thi tại các trung tâmluyện thi tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh khác Đồng thời dự án cũng xây
Trang 6dựng niềm tự hào trong sinh viên Văn Hiến và tính lan truyển – mỗi sinh viên VănHiến là một đại sứ trong tuyển sinh Dự án được đầu tư mức chi phí hơn 230 triệu
đã kết thúc hiệu quả đem lại nhiều ấn tượng đẹp cho học sinh lớp 12 và tiềm năngtuyển sinh cho trường
2 Mục tiêu của dự án
- Số lượng trung tâm luyện thi thực hiện chương trình đại sứ Văn Hiến là:
124 trung tâm trên 13 tỉnh thành
- Số lượng thí sinh biết đến trường Văn Hiến là 20.000 người
- Số lượng thí sinh đăng ký nguyện vọng 1 vào trường đại học Văn Hiến năm
2013 là 500 người
3 Quy mô, phạm vi dự án
3.1 Thông tin chung
- Tên dự án: “Đại sứ Văn Hiến”
- Kinh phí thực hiện: 238 triệu
- Thời gian thực hiện: khoảng 2 tháng (01/03/2013-22/04/2013)
- Địa điểm: thực hiện tại 124 trung tâm trên 13 tỉnh thành: Tp.HCM, BìnhDương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Lâm Đồng, Đaklak, Bình Thuận, Bình Định,Cần Thơ, Đồng Tháp, Nghệ An, Hà Tĩnh, Thanh Hóa
- Dự án được triển khai thực hiện các công việc chủ yếu sau:
Lên kế hoạch, design và sản xuất POSM (các vật dụng, quà tặng liênquan đến thực hiện chương trình)
Tuyển đại sứ, đào tạo kỹ năng cho sinh viên
Lễ ra quân chương trình Đại sứ Văn Hiến
Di chuyển đến các trung tâm
- Đơn vị thực hiện: Ban tư vấn tuyển sinh và truyền thông
- Nhân sự tham gia: phân công công việc cụ thể như sau:
Trang 7 Trưởng dự án: xin chủ trương, lập kế hoạch, duyệt chi phí với kếtoán, tổ chức họp triển khai công việc, hỗ trợ thiết kế và sản xuấtPOSM, giám sát tất cả các hoạt động của chương trình.
Ban thư ký: quản lý chi phí, chuyên trách mảng truyền thông nội bộ
Võ Quốc Hoàng – VHUNguyễn A Say
A Giang
hoangvq@vhu.edu.vnsayna@vhu.edu.vngiangnt@vhu.edu.vn
2 Bình Dương
Lâm ĐồngĐaklak
Nguyễn Đình BìnhNguyễn Thị Tuyết HươngNguyễn Đỗ Tùng
binhnd@vhu.edu.vnhuongntt@vhu.edu.vntungnd@vhu.edu.vn
Trang 83.3 Chi phí thực hiện dự án
TT trách Phụ
CHI TIẾT
Địa bàn thực hiện Đơn giá Budget (-VAT) Budget (+VAT) Budget (có POSM)
Phần đơn giá trong bảng trên lấy từ Bảng chi tiết chi phí từng địa bàn, dưới đây
là minh chứng bảng chi tiết chi phí của tỉnh Đồng Nai (tham khảo):
N
o Classificatio n
Amount Cost Tim
e use d
Total VAT) (+VAT) Total
1 CTV gọi điện thoại 1 người 150,000 lần 1 150,000 150,000
2 Chi phí thuê xe máy tại địa điểm
thực hiện 3 chiếc 150,000 ngày 3 1,350,000 1,350,000
Trang 93 Chi phí Thuê CTV làm đại sứ tại địa
phương 6 người 200,000 ngày 3 3,600,000 3,600,000
4 Chi phí cơm cho CTV làm đại sứ 6 người 50,000 ngày 3 900,000 900,000
5 Chi Phí hỗ trợ tiền xăng cho CTV 3 Xe 50,000 ngày 3 450,000 450,000
6,350,000 6,550,000
1 Phương tiện di chuyển đến địa
phương (xe VHU) 1 lượt 2,000,000 lượt 1 2,000,000 2,200,000
2 Chi phí đi lại tại địaphương 1 người 150,000 ngày 3 450,000 450,000
3 Chi phí ở tại địa phương 4 phòng 300,000 ngày 3
-2 Chi phí card ĐT 3 cái 50,000 cái 1 150,000 150,000
3 Chi phí bút viết, bản đồ 1 suất 200,000 lần 1 200,000 200,000
4 Chi phí thuốc men dự phòng 1 suất 150,000 suất 1 150,000 150,000
4,465,000 4,911,500
1 Áo thun Đại Sứ 7 cái 85,000 lần 1 595,000 654,500
2 Notes Văn Hiến 500 cái 2,600 lần 1 1,300,000 1,430,000
3 Poster Văn Hiến 50 cái 5,000 lần 1 250,000 275,000
4 Quà tặng chủ TTluyện thi (nếu
290,000 lần 1 2,320,000 2,552,000
Công tác phí 6,350,000 6,550,000 Tổng chi phí (không bao gồm POSM) 13,300,000 13,500,000 Tổng chi phí (bao gồm POSM) 17,765,000 18,411,500
Trang 10- Luôn chuẩn bị tinh thần và sức khỏe tốt nhất cho các buổi tuyền truyền đểđạt hiệu quả cao.
- Trong quá trình thực hiện, có thể có những yếu tố khách quan nên khôngthể đảm bảo tuyên truyền hết ở các địa điểm, trung tâm hoặc thậm chí cóthể phát sinh địa bàn mới
- Một số chương trình của dự án chạy vào cả thứ 7 và chủ nhật
5 Dự án có liên quan
Dự án thực hiện không đi kèm dự án liên quan
Trang 116 Cơ cấu công việc – WBS
Đại sứ Văn Hiến
Tường thuật trên fanpage
Dán poster, treo banner
Tuyển và đào tạo đại sứ
Gặp mặt các leader
Nhận đăng ký đại sứ
Tổng hợp, chia nhóm
Tuyển và Đào tạo kỹ năng
Thực hiện chương trình
Lễ ra quân
Di chuyển đến các địa bàn Thực hiện đại sứ
Trang 1210 Thực hiện chiến dịch: nhóm 1- 4 và tại NA 4 days 07/04/2013 10/04/2013 9
11 Thực hiện chiến dịch tại Hà Tĩnh 5 days 11/04/2013 15/04/2013 10
12 Thực hiện chiến dịch tại Thanh Hóa 5 days 16/04/2013 20/04/2013 11
Trang 148 Ma trận phân công trách nhiệm – RAM
(T.Hiếu) Ban hậu cần Ban thư ký Ban hoạtđộng Leaders Đại sứ
Trang 159 Sơ đồ RACI
Công việc Bên có trách nhiệm
(R) Chịu trách nhiệmtrước (A) Phối hợp với (C) Báo tin cho (I)
chính, Đoàn, Hội
Tuyên truyền chiến dịch Ban thư ký Trưởng dự án Leaders, đại sứ Trưởng dự ánNhận đăng ký đại sứ Ban hoạt động Trưởng dự án Leaders Trưởng dự ánTổng hợp và chia nhóm Ban hoạt động Trưởng dự án Leaders Trưởng dự ánGặp mặt, training Ban hoạt động Trưởng dự án Leaders, đại sứ Trưởng dự án
Lễ ra quân tại VHU Trưởng dự án BGH Tất cả thành viên
tham gia dự án BGHThực hiện công tác đại sứ tại các địa bàn Leaders Trưởng dự án Đại sứ Trưởng dự án
chính, Đoàn, Hội Tất cả
Trang 1610 Kiểm soát dự án
- BGH giao cho Thầy Lâm Trung Hiếu làm Trưởng dự án có toàn quyền vàtrách nhiệm trong việc quản lý và điều hành dự án này theo đúng kế hoạchcủa dự án
- Bám sát Ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực hiện theo kếhoạch, phát hiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu, được thực hiện hàngngày, tuần và đánh giá khi chuyển qua công việc khác
- Nhóm thực hiện dự án sẽ là một ma trận trong đó các thành viên trong nhóm
từ mỗi tổ chức tiếp tục báo cáo với tổ chức quản lý họ trong suốt thời giancủa dự án Trưởng dự án chịu trách nhiệm liên lạc với các nhà quản lý của tổchức về tiến độ và hiệu suất mỗi nguồn tài nguyên của dự án
- Lập phương án dự phòng cho kế hoạch nhân sự để tránh tình trạng nghỉ độtxuất sẽ ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng dự án
- Kinh phí của dự án được chi theo tiến độ hoàn thành công việc, giao choBan thư ký quản lý
- Họp hàng tuần để đánh giá công việc, phát hiện kịp thời sai sót để cóphương án xử lý
- Kiểm soát chi phí không được vượt quá 10% so với dự kiến ban đầu Khi códấu hiệu gia tăng chi phí từ 2-5% cần điều tra tìm nguyên nhân và báo cáocho BGH
- Về tiến độ dự án: trong giai đoạn đầu triển khai có thể kéo dài so với dựkiến, tuy nhiên vào giai đoạn cao điểm: thực hiện chiến dịch tại các tỉnh cầnđảm bảo đúng tiến độ, thời gian đã đề ra
Do đó, các bộ phận giám sát chặt chẽ việc thực hiện và báo cáo công việchàng ngày/tuần cho thư ký Thư ký tổng hợp và so sánh với kế hoạch gửiTrưởng dự án Trưởng dự án bám sát kế hoạch và kiểm soát chặt chẽ về mặtthời gian, chi phí
Trang 1711 Sơ đồ tổ chức của dự án
Nhân sự của dự án
2 Nguyễn Thị Tuyết Hương Trưởng ban thư ký, leader
3 Nguyễn Hoàng Phúc Trưởng ban hậu cần, leader
4 Nguyễn Đình Bình Trưởng ban hoạt động, leader
6 Nguyễn Thị Diệu Anh Leader
8 Đoàn Minh Vương Thành viên ban thư ký
13 Phan Trọng Phúc Thành viên ban hậu cần
14 64 sinh viên được tuyển Đại sứ
12 Kế hoạch quản lý rủi ro
- Về con người:
Nhân sự tổ chức: giao cho những cá nhân có đủ khả năng, có thể tiến hành đàotạo nhân sự cho từng khâu của dự án trước khi bắt đầu; có biện pháp kiểm soátchất lượng công việc: báo cáo hằng ngày, chia nhỏ các cấp quản lý…
Liên hệ trước với các trung tâm để nắm bắt tình hình thí sinh tại từng khu vực
Trưởng dự án Ban hoạt động
Leaders Đại sứ
Trang 18 Thành viên tham gia: đảm bảo thu hút nhiều đối tượng tham gia; có cách đểđảm bảo số lượn; có biện pháp kiểm soát quá trình tham dự, đảm bảo an toàncho các thành viên.
Mua bảo hiểm cho các thành viên tham gia chiến dịch tại các tỉnh
- Về thời gian:
Phân công rõ ràng, cụ thể và theo đúng timeline đã đề ra để đảm bảo tiến độcông việc
Lựa chọn thời điểm phù hợp để tổ chức
- Về tài chính: có bộ phận chuyên trách về mặt tài chính: kiểm soát tài chính,nguồn lực của dự án
13 Quản lý thông tin dự án
- Trưởng dự án là đầu mối liên hệ, cần nắm bắt thông tin nhanh chóng và kịpthời để khi cần thiết báo cáo với BGH
- Có kế hoạch họp vào mỗi đầu tuần để đánh giá, triển khai công việc; thư ký ghinhận các biên bản cuộc họp để lưu trữ thông tin
- Đa dạng hóa các hình thức trao đổi thông tin giữa các thành viên, như: điệnthoại, mail, chat yahoo, skype
- Phối hợp, liên lạc thường xuyên với các trung tâm để nắm bắt thông tin kịpthời
- Các thông tin và giao tiếp của các thành viên tham gia dự án được thực hiện vớiyêu cầu nhanh chóng, chính xác và phải được xác nhận của các bên Thông tinđược lưu trữ một cách hệ thống, giúp việc trích lục được nhanh chóng
- Toàn bộ thông tin về dự án sẽ được cập nhật đầy đủ, chính xác kịp thời trên tất
cả các phương tiện truyền thông của trường, kết hợp viết bài đăng báo
14 Quản lý chất lượng dự án
- Đối với đại sứ:
o Nam cao 168 cm trở lên, nữ cao 158 cm trở lên; ngoại hình dễ nhìn;giọn nói chuẩn; khuôn mặt thân thiện; khả năng giao tiếp tốt
Trang 19o Hiểu đầy đủ ý nghĩa của chương trình; Nắm vững thông tin các ngànhnghề đào tạo, học phí, học bổng của trường để tư vấn cho học viên luyệnthi đại học.
- Đối với Leader:
o Có làm việc trước với giám đốc các trung tâm để đàm phán thực hiệnchương trình
o Lập được thông tin các trung tâm và danh sách học viên đang luyện thi
o Quản lý, phân phối vật phảm POSM đúng theo phân bổ
o Chụp hình báo cáo hoạt động hàng ngày về cho trưởng dự án
- Đối với công tác truyền thông và hậu cần:
o Thực hiện đúng công tác theo tiến độ và dự trù
- Đối với POSM:
o Rõ ràng, thể hiện được thông điệp của chương trình, nhất là thông tinhọc bổng và các ngành nghề đào tạo của trường
o Màu sắc phù hợp với logo của trường
o Chất liệu tốt
15 Mức độ thành công của dự án
- Đối với nhà trường:
Dự án kết thúc đúng thời hạn, kinh phí không vượt quá ngân sách chi
Số trung tâm thực hiện chương trình là 140, vượt chỉ tiêu ban đầu là 124trung tâm
Đại sứ nhiệt tình, năng động, để lại ấn tượng tốt đẹp về trường VănHiến
Tỉ lệ thí sinh nộp hồ sơ đăng ký nguyện vọng 1 vào trường là 700 (nhận
hồ sơ từ các Sở giáo dục)
Được nhiều người biết đến, số lượng truy cập vào website trường giatăng đáng kể
Không có sự cố đáng tiếc xảy ra trong quá trình thực thi dự án
- Đối với thí sinh: