-Nội dung thư ngõ, thư mời, thư cảm ơn, …-Nội dung các bài phát biểu của công ty đối tác, …-Chịu trách nhiệm với Trưởng dự án về các bài viết.. Công việc Bên có trách nhiệm R Bên chịu
Trang 2Mục lục
1 GIỚI THIỆU 3
1.1 Tổng quan về Công ty: 3
1.2 Lý do hình thành Dự án 4
2 MỤ: 4
3 QUY MÔ, PHẠM VI DỰ ÁN: 4
3.1 Nhân sự 4
3.2 Chi phí 6
3.3 Thời gian 9
4 RÀNG BUỘC, LOẠI TRỪ: 10
5 DỰ ÁN LIÊN QUAN: 10
6 CƠ CẤU CÔNG VIỆC – WBS 10
7 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN: 12
8 MA TRẬN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM (RAM) 13
9 TRÁCH NHIỆM VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN TRONG DỰ ÁN- RACI 15 10 PHƯƠNG ÁN KIỂM SOÁT DỰ ÁN: 17
11 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN 18
12 CÁC RỦI RO CHÍNH CỦA DỰ ÁN, PHƯƠNG ÁN GIẢM NHẸ: 18
13 LIÊN LẠC, GIAO TIẾP VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN DỰ ÁN: 19
13.1 Liên lạc, Giao tiếp 19
13.2 Quản lý thông tin 19
14 MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN: 20
14.1 Đối với Công ty thực hiện – HIM LAM: 20
14.2 Đối với khách hàng – HYCO4: 20
15 NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN ĐỐI VỚI DỰ ÁN NÀY: 20
16 KẾT LUẬN & KINH NGHIỆM RÚT RA: 21
1 Giới thiệu.
1.1 Tổng quan về Công ty:
Công ty cổ phần Him Lam được thành lập từ tháng 9 năm 1994 trên cơ sở chuyển
Trang 3Đồ án môn học Quản lý Dự án.
kinh doanh trên thị trường bất động sản, Him Lam thấu hiểu sâu sắc về ngành bất độngsản và nền kinh tế Việt Nam, đây là một thế mạnh vô cùng to lớn, góp phần ngày càngkhẳng định và nâng cao vai trò và vị trí của Him Lam trên thị trường bất động sản Tínhđến hết tháng 6 năm 2010, Him Lam đã tiến hành đầu tư và xây dựng trên 30 dự án bấtđộng sản, hầu hết các dự án đều ở vị trí gần trung tâm thành phố, có cơ sở hạ tầng giaothông thuận tiện, điều này đã tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể của Him Lam, đảm bảonhững sản phẩm Him Lam cung cấp cho thị trường bất động sản là những sản phẩm thuhút được nhiều khách hàng với giá cả hợp lý
Him Lam được biết đến không chỉ là một trong những tập đoàn kinh tế tư nhânkinh doanh bất động sản lớn nhất Việt Nam, mà còn được đánh giá cao bởi đã xác lập vàthực thi các chiến lược bổ trợ bao gồm chiến lược phát triển đầu tư tài chính và chiếnlược phát triển nguồn nhân lực Him Lam thiết lập bàn đạp trong chiến lược đầu tư tàichính của mình tại Ngân hàng thương mại cổ phần Liên Việt để triển khai đầu tư có chọnlọc vào những doanh nghiệp, dự án có tầm vóc lớn, phù hợp với xu thế có khả năng sinhlời tốt Lĩnh vực phát triển nguồn nhân lực là mục tiêu phát triển dài hạn mà Him Lam đãtâm huyết trong nhiều năm, bao gồm: đào tạo nghề, đào tạo ngoại ngữ, cung ứng laođộng cho thị trường ngoài nước, cung ứng dịch vụ y tế, bệnh viện quốc tế chuyên khoa,làng nghỉ dưỡng và chăm sóc sức khỏe người lớn tuổi sẽ đóng góp cho Him Lam nhữnggiá trị to lớn về kinh tế, ý nghĩa xã hội
Cùng với quá trình hoạt động và mở rộng quy mô kinh doanh của Công ty, HimLam đã xây dựng được đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm gắn kết với
sự phát triển của Him Lam, đặc biệt là các cán bộ quản lý cao cấp Cán bộ quản lý caocấp của Him Lam rất giàu kinh nghiệm lãnh đạo trong ngành bất động sản Việt Nam.Chủ tịch Hội đồng quản trị là ông Dương Công Minh và Tổng Giám Đốc là ông TrầnVăn Tĩnh đều là những người kinh nghiệm quản lý và điều hành trong lĩnh vực Bất độngsản Việt Nam
Him Lam có triết lý rõ ràng trong hoạt động kinh doanh là phát triển quan hệ hợptác với các đối tác chiến lược Bằng hướng đi này Him Lam xác định một tầm nhìn dàihạn là xây dựng Him lam thành một thương hiệu mạnh phát triển bền vững, gắn kết giữalợi ích của Him Lam với lợi ích của cộng đồng và lợi ích của xã hội
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM
Địa chỉ trụ sở chính: 234 Ngô Tất Tố, Phường 22, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí
Trang 41.2 Lý do hình thành Dự án.
- Cung cấp dịch vụ lễ khai trương căn hộ mẫu THE HYCO4 TOWER và chào bán 60căn hộ cho Công ty CP Đầu Tư Bất Động Sản Thủy Lợi 4A
2 Mục tiêu của dự án:
- Tổ chức buổi lễ khai trương giới thiệu căn hộ mẫu THE HYCO4 TOWER và chào bán
60 căn hộ cho Công ty CP Đầu Tư Bất Động Sản Thủy Lợi 4A thành công tốt đẹp
- Giới thiệu dự án chung cư THE HYCO TOWER đến với khách hàng, nhà đầu tư
3 Quy mô, Phạm vi dự án:
- Tên Dự án “LỄ KHAI TRƯƠNG CĂN HỘ MẪU THE HYCO4 TOWER VÀ MỞ BÁN
60 CĂN HỘ”
- Kinh phí: 707.000.000 đồng
- Thời gian thực hiện 2 tháng
- Địa điểm: Lầu 2 công trình dự án THE HYCO4 TOWER – 205 Nguyễn Xí, P 26,Q.Bình Thạnh, TP.HCM
- Sự kiện tổ chức vào ngày 11/05/2013, khách mời tổng cộng là 386 người (trong đó cóchủ đầu tư, đối tác, phóng viên, báo chí, khách mời và nhân viên của các sàn giao dịchbất động sản liên kết, khách hàng đã mua sản phẩm của HYCO4,…), dự kiến có 60%
số lượng khách mời tham dự (tương đương là 230 khách mời)
3.1 Nhân sự
- Đơn vị thực hiện: Phòng Marketting
- Nhân sự tham gia: 5 Người làm việc toàn thời gian
- Ban lãnh đạo công ty giao cho Phòng Marketting lập kế hoạch, phương án thực hiện
và Dự án đã thực hiện như sau:
o Cơ cấu nhân sự cho dự án:
Trang 6Vị trí Mô tả công việc
-Liên hệ và làm việc với các đối tác và BLĐ công ty
-Chuyển giao Dự án khi hoàn thành
-Viết các bài PR sẽ đăng trên báo mạng và báo giấy
-Nội dung thư ngõ, thư mời, thư cảm ơn, …-Nội dung các bài phát biểu của công ty đối tác, …-Chịu trách nhiệm với Trưởng dự án về các bài viết
Chuyên
viên
Marketing
-Làm việc với các đối tác và bên báo chí
-Theo dõi tiến độ làm việc của các đối tác
-Cùng với Trưởng dự án lên kế hoạch và thiết kế dự án
-Chịu trách nhiệm với Trưởng dự án về công việc được giao
-Điều phối công việc trong ngày diễn ra sự kiện
-Phối hợp lên kế hoạch cùng với Trưởng dự án,
3.2 Chi phí.
- Tổng ngân sách dự kiến cho sự kiện này là 707.000.000 đ
- Ngân sách được phân bổ chi tiết theo các hạng mục như sau:
o Chi thưởng: 20 triệu
o Ngân sách Event: 208.000.000 đồng
o Ngân sách truyền thông: 479.000.000 đồng
Trang 7H Y
O 4N
gân sách Truyền ThôngDự phòng
Trang 8Công việc Ngân sách
1.Tiếp thị trực tiếp trước sự kiện
8,000,000 2.Truyền thông trước sự kiện
348,700,000
Gửi thông tin đến phóng viên của báo và tạp chí 10,000,000 Mẫu quảng cáo báo & trực tuyến 271,000,000 Truyền thông hiện đại 16,100,0003.Truyền thông trong sự kiện
59,400,000 Quảng cáo giấy báo 50,900,000 Mẫu quảng cáo trực tuyến 8,500,0004.Truyền thông sau sự kiện
62,900,000 Quảng cáo trực tuyến 33,900,000 Gửi thông tin đến phóng viên của báo & tạp chí 10,000,000
C Event
208,000,000
1 Treo banner trên tuyến đường nơi tổ chức event
33,600,000
2 Khu vực bên trong event
174,400,000 Khu vực đón khách 10,300,000 Khu vực tiệc Teabreak 27,000,000 Khu vực lễ + nhà mẫu 42,300,000 Hiệu ứng âm thanh 28,000,000
TỔNG CỘNG
781,000,000
Trang 9Đồ án môn học Quản lý Dự án.
- Trưởng dự án sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch, quản lý và báo cáo, giải thích nhữngsai lệch chi phí và giới thiệu cho Ban lãnh đạo biết các lựa chọn để đạt được hiệu quảtrong việc sử dụng ngân sách dự án Tất cả quyền và các quyết định về ngân sách, baogồm cả các thay đổi ngân sách dưới mức Ngân sách được duyệt thuộc về Trưởng dựán
3.3 Thời gian.
- Thời gian thực hiện của dự án: 2 tháng
- Thời điểm bắt đầu: đầu tháng 11/03/2013
- Các mốc thời gian chính như sau:
ST
T Công việc chính Thời gian bắt đầu Thời gian hoàn thành Số ngày thực hiện
2 Lập chương trình dự kiến 12/03/2013 14/03/2013 3 ngày
3 Lập kế hoạch chi tiết thực hiện 15/03/2013 01/04/2013 12 ngày
4 Trình kế hoạch chi tiết đến BGĐ 02/04/2013 04/04/2013 3 ngày
5 Trình kế hoạch truyền thông và sự kiệnsang HYCO4 05/04/2013 08/04/2013 2 ngày
6 Thông điệp mẫu quảng cáo 09/04/2013 16/04/2013 6 ngày7
Thiết kế mẫu quảng cáo trên báo giấy
và tạp chí; thiệp mời 01/04/2013 16/04/2013 5 ngày
8 Thiết kế banner trực tuyến 09/04/2013 11/04/2013 3 ngày9
Trình kí hợp đồng và chọn các ngày
theo kế hoạch quảng cáo đã duyệt 12/04/2013 15/04/2013 02 ngày10
Nội dung thiệp mời & các bài PR theo
lộ trình truyền thông 09/04/2013 15/04/2013 05 ngày
11 Duyệt nội dung bài PR 16/04/2013 16/04/2013 01 ngày12
Ký hợp đồng với đơn vị thực hiện sự
13 Trang trí nhà mẫu 02 căn hộ mẫu 17/04/2013 18/04/2013 06 ngày
14 Chuẩn bị quà tặng + thiệp mời 16/04/2013 17/04/2013 02 ngày
15 Lên danh sách khách mờiMời khách hàng, MC,… 16/04/2013 19/04/2013 04 ngày
16 Đưa tin cho phóng viên theo kế hoạch truyền thông 22/04/2013 24/04/2013 03 ngày
17 Thi công bên ngoài sự kiện 25/04/2013 08/05/2013 10 ngày
9/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Trang 1018 Thi công bên trong sự kiện 25/04/2013 08/05/2013 10 ngày
19 Đánh giá, Chuyển giao 09/05/2013 10/05/2013 02 ngày
4 Ràng buộc, loại trừ:
- Nguồn ngân sách chi: phải tính toán và có kế hoạch kỹ lưỡng để chỉ sử dụng trongmức cho phép
- Bộ phận an ninh phải được training kỹ lưỡng để đảm bảo an toàn trong suốt buổi lễ
- Không tính tới hiệu ứng của những chương trình khác diễn ra cùng thời điểm
- Chương trình diễn ra vào cuối tuần để đảm bảo thu hút được đông đảo cá nhân, tổchức có nhu cầu tham gia
- Lượng khách mời không vượt sức chứa của nơi diễn ra buổi lễ
- Loại trừ các yếu tố khách quan trì hoãn buổi lễ
5 Dự án liên quan:
Dự án thực hiện không đi kèm dự án liên quan, tuy nhiên, với dự án này có thể kếthợp với các dự án khác như: chiến dịch marketing căn hộ, quảng bá thương hiệu,khảo sát nhu cầu người tiêu dùng, triển khai đầu tư, xây dựng căn hộ mới
6 Cơ cấu Công việc – WBS
Trang 114N
hân sựTrợ lý
Trang 127 Tiến độ dự án:
Trang 13t kế
CV PR
CV Ma r
Trợ
BP Nhâ
n sự
KH (HYCO4) Đối tác
Trình kế hoạch truyền thông & sự
kiện
Thiết kế mẫu quảng cáo trên báo
Nội dung thiệp mời & các bài PR
theo lộ trình truyền thông 3 2 1 2
13/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Trang 14Duyệt nội dung bài PR 4 1
Ký hợp đồng với đơn vị thực hiện sự
Trang trí nhà mẫu 02 căn hộ mẫu 3,4 1 2,4 1
Lên danh sách khách mời
Đưa tin cho phóng viên theo kế
hoạch
1 Thựchiện 2 Hỗtrợ 3 Chấp thuận 4 Được thông báo
Trang 15Đồ án môn học Quản lý Dự án.
9 Trách nhiệm và Mối quan hệ giữa các Bộ phận trong Dự án- RACI.
Công việc Bên có trách nhiệm
( R )
Bên chịu trách nhiệm
trước (A)
Phối hợp với ( C ) Báo tin cho (I)
Lập kế hoạch chi tiết thực hiện Ban dự án BGĐ
Trình kế hoạch chi tiết đến BGĐ Ban dự án BGĐ
Trình kế hoạch truyền thông & sự kiện
Thiết kế mẫu quảng cáo trên báo giấy
Trình kí hợp đồng và chọn các ngày
Nội dung thiệp mời & các bài PR
Ký hợp đồng với đơn vị thực hiện sự
15/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Trang 16Trang trí nhà mẫu 02 căn hộ mẫu Ban dự án BGĐ, HYCO4 BP Nhân sựĐối tác BGĐ, HYCO4Chuẩn bị quà tặng + thiệp mời Ban dự án BGĐ, HYCO4 BP Nhân sựĐối tác BGĐLên danh sách khách mời
BP Nhân sự
Đưa tin cho phóng viên theo kế hoạch
Thi công bên ngoài sự kiện Ban dự án BGĐ, HYCO4 BP Nhân sự
HYCO4, Đối tác BGĐThi công bên trong sự kiện Ban dự án BGĐ, HYCO4 BP Nhân sự
HYCO4, Đối tác BGĐ
Trang 17Đồ án môn học Quản lý Dự án.
10 Phương án kiểm soát dự án:
- Theo dõi chi tiết ma trận phân công trách nhiệm (RAM) và RACI để giám sát việcthực hiện theo kế hoạch, phát hiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu Được thựchiện hàng ngày, tuần và đánh giá khi chuyển qua công việc khác
- Kế hoạch dự phòng nhân sự, đối tác (bên thứ 3) để có thể đáp ứng nhu cầu đúng tiến
độ của dự án
- Các công việc hàng ngày phải được rà soát lại vào mỗi cuối ngày làm việc, các thànhviên trong ban dự án báo cáo tiến độ cho Trưởng ban dự án hàng ngày và báo ngay khi
có phát sinh đột xuất nằm ngoài kế hoạch
- Chứng từ, hợp đồng, công văn được lưu giữ theo thời gian và hạng mục
- Sau mỗi hạng mục công việc hoàn thành hoặc định kỳ hàng tuần Ban dự án phải họpđánh giá lại công việc đã và đang làm, những khó khăn và đưa ra giải pháp giải quyếtkịp thời
- Chi phí: Trưởng dự án theo dõi và kiểm soát từng khoản mục chi phí tránh tình trạngphát sinh nhỏ nhất có thể Các trường hợp phát sinh nằm trong hạn mức cho phép thìcác thành viên báo cáo cho Trưởng dự án phê duyệt, những trường hợp phát sinh ngoàihạn mức thì Trưởng dự án trình lên BGĐ
- Kiểm soát sai lệch các tiêu chí của dự án:
o Chi phí:
+ Trong giới hạn cho phép: trình lên Trưởng dự án phê duyệt, tìm nguyên nhân.+ Ngoài giới hạn cho phép: Rà soát lại tất cả các khoản mục phát sinh, trình lênBGĐ
o Thời gian thực hiện:
+ Phát sinh có nguy cơ chậm trễ trong từng khoản mục công việc, thành viêntham gia thực hiện công việc đó báo ngay cho Trưởng dự án Trưởng dự án tìm
ra nguyên nhân và phân bổ người hỗ trợ kịp thời
+ Sau khi có người hỗ trợ mà công việc vẫn không hoàn thành đúng tiến độ thìTrưởng dự án cần thảo luận nhanh với các thành viên tìm ra phương án để dự
án được thực hiện đúng thời gian ban đầu dự kiến
17/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Trang 18Đồ án môn học Quản lý Dự án.
11 Sơ đồ tổ chức dự án.
12 Các rủi ro chính của dự án, phương án giảm nhẹ:
- Bất cứ dự án nào cũng có rủi ro dù lớn hay nhỏ, sau đây là 1 số trường hợp có thể xảy
ra khi thực hiện dự án:
o Về mặt nhân sự: Nhân viên nghỉ việc đột suất như bệnh hay việc riêng
o Tính bảo mật thông tin về: Ý tưởng, các đối tác cung cấp trang thiết bị, vật
dụng phục vụ cho sự kiến
o Giá cả thiết bị, vật dụng tăng lên do lạm phát hay khan hiếm nguồn
o Chất lượng của thiết bị, vật dụng khi thu mua hay thuê mướn từ bên thứ 3
o Trường hợp phát sinh từ đối tác (bên thứ 3)
- Phương án giảm thiểu rủi ro:
o Trưởng dự án dự tính nhân sự có thể thay thế cho các thành viên trong ban dự
án khi cần thiết
o Văn bản cam kết tính bảo mật được ký bởi các thành viên trong ban dự án
o Những quy định bắt buộc đối với các thành viên trong ban dự án khi tham gia
dự án, kèm theo đó là các chế độ được hưởng nếu hoàn thành tốt công việc
o Đối với bên thứ 3 (nhà cung cấp và đối tác) ký hợp đồng ghi rõ mức bồi thường
thiệt hại nếu phá vỡ cam kết hoặc không thực hiện đúng như trong hợp đồng
Trang 19Đồ án môn học Quản lý Dự án.
13 Liên lạc, Giao tiếp và Quản lý thông tin Dự án:
13.1 Liên lạc, Giao tiếp.
- Ban quản lý dự án: nắm rõ các thông tin về:
+ Người đứng đầu các phòng ban và đối tác, và các thành viên tham gia dự án đểliên lạc khi cần thiết
+ Thông tin về điện thoại, địa chỉ, email,…
- Quản lý và lưu trữ văn bản, công văn và các chứng từ liên quan: hợp đồng ký kết, thưmời, biên bản, các bài biết PR,…
- Các hình thức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án:
o Các văn bản như: Kế hoạch, Báo cáo, Biên bản
o Email
o Điện thoại
o Chat: Yahoo, Skype
- Tồ chức các buổi họp định kỳ hàng tuần và các buổi họp đột xuất cần thiết để rà soát
và theo dõi tiến độ thực hiện công việc
- Họp với các bộ phận và đối tác, các bên liên quan khi cần thiết
13.2 Quản lý thông tin.
Hồ sơ của dự án được lưu trữ theo đúng trình tự thời gian và phân loại như sau:
o Văn bản, giấy tờ giao dịch, biên bản liên quan đến dự án
o Hợp đồng ký kết với đối tác: hợp đồng, quy trình phối hợp làm việc, hướng dẫnthực hiện, …
o Các văn bản về các bài PR, bài viết, nội dung bài phát biểu,…
14 Mức độ thành công của dự án:
14.1 Đối với Công ty thực hiện – HIM LAM:
- Dự án kết thúc đúng thời hạn
- Cung cấp dịch vụ chất lượng cho khách hàng:
+ Tiến độ dự án: như dự kiến từ ban đầu
+ Chất lượng: tất cả công việc diễn ra trong tầm dự kiến
+ Công việc: nằm trong tầm kiểm soát, không phát sinh vấn đề phức tạp
19/21
SV thực hiện: MBA12B-031 Trương Ngọc Phượng.
Trang 20- Mở rộng hình ảnh của HIM LAM đến với nhà đầu tư, đối tác, thị trường bất động sản.
- Chi phí:
o Chi phí event: chi phí phát sinh thêm 39.300.000 đồng
o Chi phí truyền thông: chi phí thực hiện thấp hơn so với ngân sách ban đầu là22.700.000
=> Tổng chi phí thực hiện dự án (bao gồm lương, chi phí event, chi phí truyềnthông): 797.600.000 đ Tổng chi phí thực hiện vượt 16.600.000 đ so với dự kiếnban đầu nhưng vẫn nằm trong con số cho phép (ngân sách dự phòng là70.700.000 đ
14.2 Đối với khách hàng – HYCO4:
- Buổi lễ diễn ra thành công (đúng tiến độ, chất lượng, số người tham dự như ban đầu đềra)
- Tác động đến nhà đầu tư, đối tác, các công ty bất động sản và khách hàng (người muahàng của HYCO4)
- Sức lan tỏa của buổi lễ, các bài báo, bài PR đến thị trường bất động sản và nhiều ngườibiết đến dự án chung cư The HYCO4
- Số lượng căn hộ bán ra trong và sau ngày diễn ra buổi lễ khai trương tăng lên
15 Những nội dung cần cải thiện đối với dự án này:
Dự án kết thúc thành công tốt đẹp ngoại trừ chi phí event phát sinh cao hơn dự kiếnban đầu, vài hạng mục công việc chậm tiến độ Tuy nhiên, phần phát sinh đó nằmtrong khuôn khổ cho phép nên cũng không gì đáng nói, điều cần cải thiện là dự kiếnchi phí phát sinh chi tiết hơn cho những dự án sau
16 Kết luận & kinh nghiệm rút ra:
- Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực này nêncác vấn đề, hạng mục công việc được lên kế hoạch rõ ràng, chi tiết,…Do đó dự ánđược thực hiện thành công như mong đợi
- Dự án được lên kế hoạch khá chi tiết và đầy đủ, nguồn nhân sự tham gia dự án được
bố trí phù hợp về trình độ cũng như kinh nghiệm Các thành viên trong Ban dự án phốihợp với nhau hiệu quá, có tinh thần hỗ trợ lẫn nhau Việc này cần tiếp tục phát huytrong những dự án sau