- Nhân sự tham gia: 4 Người làm việc toàn thời gian.- Ban lãnh đạo công ty giao cho Phòng Dự án lập kế hoạch, phương án thực hiện và Dự án đã thực hiện như sau: o Co cấu nhân sự cho dự á
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ KHOA SAU ĐẠI HỌC
BÀI TẬP CÁ NHÂN
Trang 2GVHD: PGS., TS Lưu Trường Văn
Trang 3Người viết báo cáo: Nguyễn Hữu Bình
Lớp: MBA12B MSHV: 003 5/2013
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN
Trang 4
1 GIỚI THIỆU 4
1.1Tổng quan về Công ty 4
1.2Lý do hình thành Dự án 4
2 MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN: 5
3 QUY MÔ, PHẠM VI DỰ ÁN: 5
3.1Nhân sự 6
3.2Chi phí 7
3.3Thời gian 10
4 CÁC RÀNG BUỘC 10
5 CÁC GIẢ ĐỊNH 11
6 CÁC LOẠI TRỪ 11
7 DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN 12
- DỰ ÁN TRẠM NGHIỀN PHÚ HỮU 12
- DỰ ÁN TRẠM NGHIỀN THỦ ĐỨC 12
- DỰ ÁN TRẠM NGHIỀN LONG AN 12
8 CƠ CẤU CÔNG VIỆC – WBS 12
9 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 13
10 MA TRẬN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM (RAM) 14
11 TRÁCH NHIỆM VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN TRONG DỰ ÁN- RACI 15
12 PHƯƠNG ÁN KIỂM SOÁT DỰ ÁN ĐÃ ĐƯỢC DÙNG TẠI DỰ ÁN NÀY 16
13 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN 17
14 CÁC RỦI RO CHÍNH CỦA DỰ ÁN, PHƯƠNG ÁN GIẢM NHẸ 17
15 LIÊN LẠC, GIAO TIẾP: 18
16 MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN 19
17 NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN ĐỐI VỚI DỰ ÁN NÀY 19
18 CÁC BÀI HỌC KINH NGHIỆM MÀ BẠN RÚT RA ĐƯỢC TỪ DỰ ÁN THỰC TẾ NÀY 20
Trang 51 Giới thiệu.
1.1 Tổng quan về Công ty
- Từ ngày thành lập năm 1964 đến nay, Công ty Cổ
phần Xi măng VICEM HÀ TIÊN luôn đồng
hành cùng người xây dựng Việt Nam Các sản
phẩm mang biểu tượng Kỳ Lân Xanh nổi tiếng có mặttại hầu hết các công trình dân dụng và công
nghiệp trên khắp miền Nam
Với VICEM HÀ TIÊN Nhân Nghĩa Trí
-Tín là phương châm cho mọi hoạt động tổ chức, sản xuất và kinh doanh. ( Nguồn :
Xi Măng Cam Ranh đã được triển khai và đưa vào hoạt động 23/01/2011 Việc
xây dựng cơ sở mới tạo điều kiện cho việc thành lập dự án xây dựng hệ thống
công nghệ thông tin phục vụ cho việc thông tin giữa các ban ngành ở chi nhánh
cũng như thông tin với hội sở trung tâm
2 Mục tiêu của Dự án:
- Tạo thông tin liên lạc, dữ liệu nhanh chống, chính xác, bảo mật giữa các phòngban tại cơ sở chi nhánh cũng như kết nối thông tin giữa chi nhánh và hội sở
Trang 6- Cập nhật dữ liệu đầy đủ kịp thời nhằm phát huy tối đa hiệu quả năng suất sản xuấttạo ra nhiều sản phẩm về số lượng lẫn chất lượng của công ty Xi Măng Hà Tiên
- Tạo nhiều việc làm và nâng cao thu nhập cho nhân dân địa phương
- Công ty có thêm nhiều sản phẩm đầu ra, tăng Doanh thu và Lợi nhuận Khẳng định vịthế trên thị trường Việt Nam và Thế giới
3 Quy mô, Phạm vi dự án:
- Tên Dự án “Xây dựng hệ thống Công Nghệ Thông Tin cho chinh nhánh mới của công
ty Xi Măng Hà Tiên1”
- Kinh phí: 900 triệu
- Thời gian thực hiện 4 tháng
- Việc thực hiện Dự án giai đoạn chạy kiểm tra thử nghiệm trong nội bộ Công ty
- Dự án được Công ty xây dựng các hạng mục sau :
o Bố trí các nút mạng để thông tin giao tiếp trong tòa nhà hành chính và kết nốiđến các khu vực khác trong chi nhánh cũng như hội sở
o Bố trí các nút mạng để thông tin giao tiếp trong tòa nhà điều hành và kết nốiđến các khu vực khác
o Bố trí các nút mạng để thông tin giao tiếp trong tòa nhà CCR và kết nối đến cáckhu vực khác
Trang 7- Nhân sự tham gia: 4 Người làm việc toàn thời gian.
- Ban lãnh đạo công ty giao cho Phòng Dự án lập kế hoạch, phương án thực hiện và Dự
án đã thực hiện như sau:
o Co cấu nhân sự cho dự án:
Trang 8Vị trí Mô tả công việc
-Làm việc với các Đối tác
-Chuyển giao Dự án khi hoàn thành
-Lập kế hoạch thiết kế và giám sát thi công hạ tầng mạng
-Chịu trách nhiệm với Trưởng dự án về Kỹ thuật
Kỹ sư Tin
học phần
mềm
-Tư vấn cho Trưởng dự án về kỹ thuật Phần mềm CNTT
-Nghiên cứu tính khả thi của yêu cầu kỹ thuật mềm CNTT
-Lập kế hoạch thiết kế và giám sát cài đặt hệ thống CNTT
-Chịu trách nhiệm với Trưởng dự án về Phần mềm
Thư ký -Hỗ trợ Dự án việc thực hiện các công việc Văn thư, Kế toán,giúp việc cho Trưởng dự án.
3.2 Chi phí.
- Lãnh đạo công ty sử dụng Quỹ đầu tư, phát triển để thực hiện dự án với ngân sách là
900 triệu đồng
- Chi phí được phân bổ chi tiết theo các hạng mục như sau:
o Chi Lương : 160 triệu
o Tìm kiếm đối tác: 10 triệu
o Chi phí mua trang thiết bị và thi công : 600 triệu
o Dự phòng : 10% tổng chi phí các hạng mục
Trang 10Công việc
- Trưởng dự án sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch, quản lý và báo cáo, giải thích nhữngsai lệch chi phí và giới thiệu cho Ban lãnh đạo biết các lựa chọn để đạt được hiệu quảtrong việc sử dụng ngân sách dự án Tất cả quyền và các quyết định về ngân sách, baogồm cả các thay đổi ngân sách dưới mức Ngân sách được duyệt thuộc về Trưởng dựán
3.3 Thời gian.
- Thời gian thực hiện của dự án: 4 tháng
Trang 11- Thời điểm bắt đầu: đầu tháng 8/ 2010
- Các mốc thời gian chính như sau:
- Thời gian: trong vòng 4 tháng để kịp chuẩn bị khai trương vào ngày 23/01/2011
- Nhân lực thực hiện dự án: 4 người (không bao gồm nhân viên nhà thầu)
- Địa điểm: Thôn Hòn Quy - xã Cam Thịnh Đông - Tp.Cam ranh - Tỉnh Khánh Hòa
Trang 12- Ngân sách: không quá 900 triệu.
- Diện tích sử dụng 1000m2 của đất công ty mua
- Xây dựng theo mô hình kiểu mới của xi măng Hà Tiên 1
5 Các giả định.
- Việc thành lập chi nhánh trạm nghiền đã được phê duyệt từ ban giám đốc và các
bộ ngành có liên quan
- Các thủ tục pháp lý cho việc triển khai dự án đã hoàn tất
- Số lượng nhân sự được bố trí đầy đủ, phù hợp
- Mọi công việc được phân công cụ thể, thực hiện chu đáo
- Không có sự thay đổi đáng kể nào làm ảnh hưởng lớn đến dự án (Thay đổi về địađiểm, thay đổi thiết kế hay cách bố trí…)
- Các công việc mang tính chất kỹ thuật hay xây dựng sẽ được thuê ngoài (lắp đặt
hạ thống cáp mạng, lắp đặt các thiết bị mạng, cài đặt phần mềm ứng dụng…)
6 Các loại trừ.
- Chi phí mua các phần mềm bản quyền cần thiết cho hệ thống máy tính của chinhánh mới
- Chi phí có liên quan đến công việc / thủ tục xin cấp giấy phép hoạt động
- Chi phí làm thêm ngoài giờ của nhân viên khi có yêu cầu trong quá trình triển khai
dự án
Trang 137 Dự án có liên quan.
- Dự án trạm nghiền Phú Hữu.
- Dự án trạm nghiền Thủ Đức.
- Dự án trạm nghiền Long An.
8 Cơ cấu Công việc – WBS
Triển khai DA
Thi công phần cứng
Thi công phần mềm
Dùng thử, Đánh
giá
Nghiệm thu, đưa vào hoạt động
Trang 1410 Tiến độ dự án.
Trang 1511 Ma trận phân công trách nhiệm (RAM)
KS T.học
KS T.học
Trang 1612 Trách nhiệm và Mối quan hệ giữa các Bộ phận trong Dự án- RACI.
Trang 1713 Phương án kiểm soát dự án đã được dùng tại dự án này.
- Theo sát Ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực hiện theo kế hoạchhàng ngày, tuần và đánh giá khi chuyển qua công việc khác Từ đó có thể biết được dự
án có sự cố, khó khăn, chậm tiến độ để điều chỉnh, khắc phục kịp thời nhằm thực hiện
dự án đúng tiến độ
- Lập phương án dự phòng cho Nhân sự (do các vị trí Kỹ sư Tin học phần cứng và phầnmềm chỉ có 1 người nên việc nghỉ đột suất, nghỉ việc sẽ ảnh hưởng đến tiến độ, chấtlượng dự án )
- Kỹ sư Tin học thực hiện Báo cáo công việc hàng ngày cho Thư ký Thư ký tổng hợp
và so sánh với Kế hoạch gửi Trưởng dự án Trưởng dự án bám sát Kế hoạch và Kiểmsoát chặt chẽ về mặt thời gian, chi phí
- Các công việc thực hiện hàng ngày đều được lưu trữ backup online Thư ký dự án cấtgiữ, bảo quản các Thiết bị phần cứng vào cuối ngày
- Kinh phí cấp cho Dự án được chi theo tiến độ Công việc và giao cho Nhân viênchuyên trách Lập kế hoạch và chi theo Ngân sách Dự án
- Cuối tuần hoặc kết thúc một Công việc chính Dự án phải họp và kiểm tra việc thựchiện trong tuần/ Công việc, phát hiện sự sai lệch và đưa ra phương án điều chỉnh kịpthời
- Dự án không lớn, do đó việc lập kế hoạch và giám sát thực hiện tốt nên không xảy ratình trạng: Chậm tiến độ, Vượt chi phí, Chất lượng
- Tiêu chí giới hạn sai lệch các tiêu chí của Dự án đã được quy định như sau:
Chi Phí
Chi phí thực tế vượt Ngân sách <=5
Chi phí thực tế vượt Ngân sách 5%
Chi phí thực tế vượt Ngân sách >10
Thời Gian
Trang 18Thời gian thực hiện thực tế vượt Kế
hoạch <= 5 %
Điều tra tìm nguyên nhân
Tăng ca để bù vào thời gian trễ, bảođảm việc thực hiện đúng tiến độ
Thời gian thực hiện thực tế vượt Kế
hoạch > 10 %
Điều tra tìm nguyên nhân
Xem xét lại Toàn bộ dự án, xâydựng phương án đuổi kịp tiến độban đầu nếu Chi phí không vượtNgân sách và Tính khả thi Kỹ thuật
là đúng đắn
14 Sơ đồ tổ chức dự án.
15 Các rủi ro chính của dự án, phương án giảm nhẹ.
- Ban Giám Đốc thay đổi yêu cầu trong quá trình thực hiện dự án
- Ước tính thời gian hoàn thành dự án không chính xác
- Thông tin thiếu đồng bộ giữa các bộ phận ảnh hưởng đến việc nắm bắt và thựchiện không đúng kế hoạch làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án
Trưởng Dự án
Kỹ sư TH phần cứng
Kỹ sư TH
Trang 19- Nhà thầu giao các thiết bị, máy móc không đúng tiến độ như hợp đồng
- Về mặt nhân sự: Nhân viên nghỉ việc đột xuất: Ốm đau, việc riêng
- Tính bảo mật thông tin về: các đối tác cung cấp Nguyên vật liệu đầu vào,…
- Giá cả thay đổi ảnh hưởng đến việc ước tính chi phí cho dự án không chính xác Giá
cả Linh phụ kiện lên giá, không bảo đảm chất lượng do Việt nam chưa tự sản xuấtđược, phụ thuộc vào Nhập khẩu
- Trước khi phân công Nhân sự cho Dự án, Trưởng dự án đề xuất Nhân sự dự kiến ( Kỹ
sư Tin hoc, Thư ký cho dự án) với bộ phận Nhân sự
o Sau khi nhận được đề cử từ Phòng Kỹ thuật Bộ phận Nhân sự sẽ làm việc vớitừng cá nhân và đưa ra một số ràng buộc về công việc của Dự án
o Ký Cam kết tính bảo mật
o Không nghỉ việc trong quá trình thực hiện Dự án (trừ trường hợp đặc biệt)
o Mức bồi thường thiệt hại nếu phá vỡ cam kết
o Lập các Cam kết thành Văn bản, các bên tham gia phải ký xác nhận tráchnhiệm
- Nguyên vật liệu, Linh kiện đầu vào: Sau khi đã chọn phương án kỹ thuật cho Thiết bịphần cứng thì tìm các Đơn vị cung cấp linh kiện có uy tín, ký kết hợp đồng để ràngbuộc về Giá cả, Chất lượng, Thời gian đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng và chi phícho dự án
16 Liên lạc, Giao tiếp:
- Trưởng dự án là người đứng đầu Dự án, làm đầu mối liên hệ khi cần trao đổi, kiểm tracông việc
- Các hình thức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án:
o Các văn bản như: Kế hoạch, Báo cáo, Biên bản
o Email
o Điện thoại
o Chat : Yahoo, Skype
Trang 20- Họp hàng tuần vào thứ sáng 6 để các thành viên Báo cáo, Trao đổi công việc.
- Họp với các Bộ phận khác có liên quan đến quá trình thực hiện Dự án
- Thư ký có trách nhiệm ghi nhận Biên bản cuộc họp để báo cáo lại Ban lãnh đạo, và cácbên liên quan
17 Mức độ thành công của dự án.
- Dự án kết thúc đúng thời hạn
- Chất lượng của Thiết bị: đạt yêu cầu kỹ thuật 100% theo thiết kế
- Các tài liệu chuyển giao ( softcopy, hardcopy):
o Hồ sơ Kỹ thuật (Thiết bị, Phần mềm)
o Hợp đồng chặt chẽ với nhà thầu thi công
o Tài liệu Hướng dẫn sử dụng (Thiết bị, Phần mềm)
- Chi phí:
o Sử dụng hiệu quả Chi phí đầu tư bằng việc mua trang thiết bị và chọn nhà thầuthi công đúng giá
o Thặng dư khoản Dự trù phát sinh
18 Những nội dung cần cải thiện đối với dự án này.
- Chọn nhà thầu thi công và trang thiết bị cần tìm kiếm cũng như hiểu biết thông tin về
nó kĩ hơn nhằm tối ưu hóa về việc sử dụng chi phí dự án
- Việc thi công có nhiều hạng mục phát sinh ngoài dự kiến và nhiều thay đổi của bangiám đốc làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án Do đó cần xem xét việc lập bảng kế hoạchthực hiện chi tiết, cụ thể hơn
Trang 2119 Các bài học kinh nghiệm mà bạn rút ra được từ dự án thực tế này.
- Sự cam kết trách nhiệm của các cá nhân trong dự án là yếu tố sống còn, mang tínhquyết định
- Sau 4 tháng kết thúc Dự án Công ty có ghi nhận 1 số đánh giá, nhận xét của ban giámđốc và các phòng ban về:
o Hệ thống công nghệ thông tin chạy ổn định hiệu suất cao
o Cần kiểm tra thường xuyên để kịp thời xử lý khi có sự cố đảm bảo tính hiệu
- Dự án kết thúc đúng kế hoạch nên cần có sự khen thưởng hợp lý với ban quản lý dự ántạo động lực cho những dự án sau này
NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO.
Tp.HCM, 5/2013
Nguyễn Hữu Bình