- Để hoàn thành dự án thì kế hoạch quản lý dự án cần tập chung chủ yếu vào cáckhâu Kế hoạch quản lý sự thay đổi Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc Kế hoạch quản lý chi phí Kế hoạ
Trang 1KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
LỚP: MBA12B
DỰ ÁN KINH DOANH QUÁN CÀFÊ
“ CÀFÊ HẠT “
GVBM : TS LƯU TRƯỜNG VĂN
Học Viên : Trần Thị Nhồng MSSV : MBA12B025
Trang 2Mục lục
1.Giới thiệu 3
1.1 Tổng quan về quán 3
1.2 Lý do lựa chọn dự án 3
2 Mục tiêu của dự án 3
3 Quy mô, phạm vi dự án 4
3.1 Quy mô 4
3.2 Nhân sự 5
3.3 Chi phí 7
4 Danh sách những mốc thời gian quang trọng 7
5 Cơ sở kế hoạch và cấu trúc phân chia công việc 9
6 Kế hoạch quản lý sự thay đổi 10
7 Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc 10
8 Kế hoạch quản lý chi phí 12
9 Kế hoạch quản lý cung ứng 13
10 Kế hoạch quản lý qui mô dự án 13
11 Kế hoạch quản lý tiến độ 14
12 Kế hoạch quản lý rủi ro 16
12.1 Rủi ro về con người 16
12.2 Rủi ro về tiến độ thực hiện dự án 17
12.3 Rủi ro tài chính 17
12.4 Rủi ro về giá cả 17
12.5 Rủi ro về việc thiếu hụt hàng hóa 17
12.6 Rủi ro về mặt bằng 17
Trang 313 Kế hoạch quản lý chất lượng 18
14 Kế hoạch quản lý nhân sự 19
14.1 Nguồn nhân lực quản lý và điều hành dự án 19
14.2 Nguồn nhân lực của các đơn vị thầu 20
14.3 Nguồn nhân lực triển khai kinh doanh 20
15 Chi phí kinh doanh dự kiến 22
16 Doanh thu kinh doanh dự kiến 23
17 Lịch phân bổ tài nguyên 24
18 Quyết định kinh doanh 24
19 Các bài học kinh nghiệm mà bạn rút ra được từ dự án thực tế này 24
Trang 41 Giới thiệu.
1.1 Tổng quan về quán.
- Tên quán: “ CÀFÊ HẠT “
- Địa điểm : 450 Huỳnh Tấn Phát, Phường Tân Thuận Đông, Quận 7, Tp.HCM
- Ngành nghề kinh doanh : cung cấp dịch vụ giải khát
- Tọa lạc tại một nơi rộng rãi, thoáng mát, có không gian đẹp và cách thiết kếrất tinh xảo nhằm tạo tạo tâm lý thư giãn cho khách hàng
Mục tiêu của quán
- Đạt được lợi nhuận ngay từ năm đầu hoạt động
- Là nơi giao lưu của sinh viên, học sinh, cán bộ công nhân viên, và các đốitượng khác
- Tối đa hoá sự hài lòng của khách hàng
- Đạt uy tín với các đối tượng có liên quan: Nhà cung cấp, khách hàng
1.2 Lý do lựa chọn dự án.
- Buổi sáng trên đường phố Sài Gòn hẳn ai cũng dễ dàng nhìn thấy cảnh ngườingồi tụm năm, tụm ba uống cà phê ở đầu hẻm hay lề đường cạnh cổng các cơ quan,văn phòng công ty Thói quen uống cà phê của người Việt Nam đã ăn sâu vào cáchoạt động hằng ngày của họ Tuy nhiên, ngày nay trên thị trường có nhiều quán cafe
sử dụng các loại café chưa đúng chất lượng
- Vì vậy mà Dự án kinh doanh có tên “ CÀFÊ HẠT ” ra đời nhằm đưa đến chokhách hàng một hương vị mới về cafe Bên cạnh đó thì “ CÀFÊ HẠT ” không đơnthuần là quán giải khát mà nó còn là nơi để những người bạn có thể ngồi bên nhauchia sẽ với nhau những niềm vui, những kinh nghiệm trong học tập cũng như trongcuộc sống
2 Mục tiêu của dự án
- Nhằm đem đến cho khách hàng một hương vị về café đích thực.
- Giúp khách hàng có thể thư giãn sau những giờ, những ngày làm việc căngthẳng, mệt mỏi
Trang 5- Là một nơi lý tưởng cho những chia sẽ về kinh nghiệm làm việc và học tập.
- Muốn khẳng định với khách hàng rằng café thật chỉ có tại quán “ CÀFÊ HẠT”
- Thời gian thực hiện trên 3 tháng
- “CÀFÊ HẠT” được xây dựng và thiết kế theo phong cách trẻ trung, hiện đạikết hợp với cổ điển phù hợp với tất cả các đối tượng Với thiết kế hiện đại pha lẫn chút
cổ điển “CÀFÊ HẠT” đã thu hút khách hàng từ cái nhìn đầu tiên bởi hình ảnh đẹp,phong cách và kiến trúc độc đáo
- Quán café gồm: tầng trệt, 1 lầu và sân thượng
Tầng trệt: gồm 25 bàn mây tròn, có 3 tivi, chủ yếu phuc vụ khách hàng
có nhu cầu xem truyền hình, bóng đá
Tầng 1: gồm 25 bàn gồ kiếng vuông, chủ yếu phục vụ truy cập
wifí
Sân thượng: 25 bàn mây tròn, có không gian thoáng mát Từ đó
có thể ngắm cảnh nhộn nhịp thành phố
Sản phẩm và dịch vụ kinh doanh.
- Cafe, đồ uống giải khát
- Nước ép hoa quả, sinh tố
- Nước ngọt các loại
- Dự án được Công ty thực hiện qua các bước :
o Xây dựng từ ý tưởng
o Thăm dò nhu cầu thi trường
o Thiết kế, trang trí quán
o Quảng cáo và kinh doanh
Trang 6- Để hoàn thành dự án thì kế hoạch quản lý dự án cần tập chung chủ yếu vào cáckhâu
Kế hoạch quản lý sự thay đổi
Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc
Kế hoạch quản lý chi phí
Kế hoạch quản lý quy mô dự án
Kế hoạch quản lý tiến độ
Kế hoạch quả lý rủi ro
Kế hoạch quản lý nhân sự
3.2 Nhân sự
- Đơn vị thực hiện: Công ty TNHH Ngôi Sao
- Nhân sự tham gia: 5 người ( nhóm đầu tư )
Nguyễn Khắc Vũ : Giám đốc dự án
Nguyễn Tuấn Kiệt: Xây dựng và thiết kế
Trần Ngọc Nhi: nhân sự và vật tư
Lê Ngọc Nhã: Marketing, Nguyên cứu thị trường
Trương Trần Nhật Hoàng: Lên menu, giá cả, dụng cụ
- Những người quản lý trên có quyền quyết định trong việc điều phối các côngviệc được giao Nhưng những thay đổi về nhân sự, kinh phí thông báo lên cho ôngNguyễn Trọng Kiên
- Giám đốc dự án sẽ làm việc với tất cả các nguồn lực để thực hiện lập kế hoạch
dự án
Trang 7 Bảng phân công công việc cụ thể như sau:
Người thực
Nguyễn
Khắc Vũ
- Lập bảng kinh phí chính thức cho quán
- Xem xét lại các công việc về nhân sự
- Quản lý về việc thi hành dự án của các thành viên trong nhóm
Nguyễn Tuấn
Kiệt
- Lên kế hoạch xây dựng
- Nguyên cứu về việc thiết kế và trang trí quán
- Đưa ra phong cách hợp thời trang
- Các dụng cụ cần trang trí cho quán
- Lên kế hoạch về thiết kế cửa hàng, tông màu, nội thất, phongcách cho cửa hàng
- Dịch vụ Wifi miễn phí
Lê Ngọc
Nhã
- Quảng cáo qua internet, phát tờ rơi
- Soạn thư mời ( những người quen biết đến khi quán khaitrương)
- Các dịch vụ khuyến mãi
- Dự tính số người đến trong ngày khai trương
- Khảo sát về những người thích café hạt
Trần Ngọc
Nhi
- Tìm kiếm các nhà phân phối phân phối
- Tìm hiểu về mức giá của từng nguyên vật liệu
- Đưa ra danh sách các nguyên vật liệu dùng để chế biến
- Liên hệ ký hợp đồng với các nhà phân phối nguyên vật liệu
- Lên chính sách lương cho nhân viên
Trương Trần
Nhật Hoàng
- Lên Menu
- Đưa ra giá bán
- Tìm kiếm đối tác cung cấp bàn ghế, ly,…
- Tìm hiểu về giá cả của các vật dụng trên
- Liên hệ ký hợp đồng mua các vật dụng: bàn ghế, ly, bình lắc,sách,…
Trang 83.3 Chi phí
- Kinh phí kinh doanh dự án là 785.400.000đ
- Chi phí được phân bổ chi tiết theo các hạng mục như sau:
+ Lương nhân viên vật tư : 3 x 4t/tháng =12t
+ Nhân viên lên menu : 3 x 3t/tháng = 9t
84,000,000 11%
Thu thập thông tin Thị trường
- In ấn tài liệu, web để tìm hiểu Nhu cầu khách hàng
- Phát 200 bảng câu hỏi thăm dò trên giấy
- Xây dựng Website, gửi email cho bạn bè để lấy thông tin
20,000,000 3%
Thiết kế, xây dựng và trang trí 400,000,000 51%Mua vật tư, công cụ dụng cụ 200,000,000 25%Tìm kiếm đối tác về việc cung cấp nguyên liệu, công cụ
Tổng chi phí cho các công việc: 714,000,000 100%
Dự phòng
- Chi phí phát sinh ngoài dự kiến 10% 71,400,000 10%
4 Danh sách những mốc thời gian quang trọng.
- Thời gian thực hiện của dự án trên 3 tháng
- Toàn bộ kế hoạch dự kiến thực hiện trong khoảng 3 tháng bắt đầu từ ngày 05/02/2013
và khai trương vào ngày 09/05/2013
- Vì tính chất của dự án nên công việc sẽ tiến hành cả ngày thứ bảy và chủ nhật.
Trang 9- Kế hoạch thực hiện sẽ bám sát vào từng giai đoạn và mốc thời gian quan trọng sau:
4 Xây dựng ý tưởng kinh doanh 5 21/02/2013 27/02/2013 4
5 Thu thập thông tin thị trường 6 27/02/2013 05/03/2013 5
6 Phân tích tổng hợp thông tin 3 06/03/2013 08/03/2013
Trang 106 Kế hoạch quản lý sự thay đổi
- Theo quan niệm của tôi thì nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng tạo nên thành
công quán, việc tạo quan hệ tốt với những nhà cung cấp chất lượng sẽ có đượcnhững thuận lợi to lớn cho quán café của chúng tôi, nhưng để tìm được nhà cung cấptốt về chất lượng, giá họp lý là điều không dễ Qua quá trình tìm kiếm và chọn lọchiện tại nhà cung cấp chính của chúng tôi là : café Trung Nguyên ( Loại hảo hạng ),VINAMILK, các công ty nước giải khác
- Tuy nhiên, để chuẩn bị cho sự thay đổi không mong muốn, để đảm bảo tiến độ kịpthời gian cho ngày khai trương, kế hoạch cho sự thay đổi bao gồm:
- Lập kinh phí dự trù nhiều hơn 10% so vơi kế hoạch
Trang 11- Tìm thêm hai nhà cung cấp dự trù như Mê Trang, Sài Gòn
- Cần hai nhà pha chế chính
- Nhân viên phục vụ, thu ngân, tiếp tân, bảo vệ
7 Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc
Hình thức liên lạc gián tiếp qua email, điện thoại
- Yêu cầu:
Không sử dụng email cá nhân để trao đổi công việc với khách hàng
Tất cả các email trao đổi về nội dung công việc đều phải CC đến các thành viêncòn lại trong nhóm dự án; phải ghi ngắn gọn và rõ ràng về nội dung cần trao đổi
Không sử dụng điện thoại cố định để dùng cho mục đích cá nhân
Khi thực hiện cuộc gọi đi hoặc tiếp cuộc gọi đến, đều phải chào hỏi đối phươnglịch sự, trao đổi rõ ràng về nội dung, tránh kéo dài làm gián đoạn đường dây Khi tiếpnhận các đơn đặt hàng của khách hàng qua điện thoại phải ghi chú vào sổ thông tinliên lạc của khách hàng, các thông tin đã trao đổi
Tất cả các thông tin phản hồi của khách hàng phải được ghi nhận lại để theo dõi
và xử lý
- Danh sách liên lạc: Cập nhật và công khai danh sách thông tin liên lạc các nhân
sự của cửa hàng để mọi người dễ dàng liên lạc
Quản lý các thông tin trên website
- Để dự án được thành công thì việc liên lạc giữa các thành viên phải luôn đượcđảm bảo Ban quản lý dự án phải có đầy đủ các thông tin của các bên liên quan và tiếntrình công việc:
- Nhà cung cấp: nhà cung cấp nguyên liệu, phụ liệu chế biến các loại trà sữa; vậtdụng phục vụ cho việc kinh doanh,
Bảng thông tin của các bên liên quan và đối tác:
Trang 12Tên Liên quan Email Địa chỉ Điện thoại
văn phòng
Điện thoại
cá nhân
Nguyễn Thanh Hải Nhà cung cấp xxx Quận 5 xxx xxx
Lê Hậu Giang Bên cho thuê mặtbằng xxx Quận 1 xxx xxx
Đoàn Văn Khang Đơn vị nghiên cứu
Lâm Chí Tài Đơn vị quảng cáo xxx Quận 5 xxx xxx
8 Kế hoạch quản lý chi phí
- Chi phí của dự án gồm có chi phí đầu tư ban đầu cho việc xây dựng, thi côngquán và đầu tư các trang thiết bị cần thiết cho việc kinh doanh; chi phí cho việc kinhdoanh từ chi phí nguyên liệu, chi phí nhân sự, chi phí quản lý và điều hành và các chiphí bán hàng khác
- Tất cả các chi phí được tài trợ bởi chủ đầu tư của dự án là ông Nguyễn Khắc
Vũ Ông Vũ có trách nhiệm tìm kiếm nguồn tài trợ bổ sung để đảm bảo cho hoạt độngcủa dự án; có trách nhiệm quyết định lựa chọn các hình thức quản lý chi phí cũng như
sử dụng chi phí đó; quyết định và điều chỉnh quy mô ngân sách cho dự án tùy thuộcvào điều kiện thực tế Tất cả mọi hoạt động thu-chi cho mục đích hoạt động của dự ánphải được thông qua ông Vũ thông qua
- Kế hoạch kiểm soát chi phí: xác định các phương án điều chỉnh làm căn cứ chotừng trường hợp chi phí vượt dự toán
Trang 13Công việc Ngân sách Tỷ lệ
+ Lương nhân viên vật tư : 3 x 4t/tháng =12t
+ Nhân viên lên menu : 3 x 3t/tháng = 9t
84,000,000 11%
Thu thập thông tin Thị trường
- In ấn tài liệu, web để tìm hiểu Nhu cầu khách hàng
- Phát 200 bảng câu hỏi thăm dò trên giấy
- Xây dựng Website, gửi email cho bạn bè để lấy thông tin
20,000,000 3%
Thiết kế, xây dựng và trang trí 400,000,000 51%Mua vật tư, công cụ dụng cụ 200,000,000 25%Tìm kiếm đối tác về việc cung cấp nguyên liệu, công cụ
Tổng chi phí cho các công việc: 714,000,000 100%
Dự phòng
- Chi phí phát sinh ngoài dự kiến 10% 71,400,000 10%
9 Kế hoạch quản lý cung ứng
- Bà Trần Ngọc Nhi chịu trách nhiệm thẩm định các nhà cung cấp, ra quyết định
lựa chọn, kí duyệt việc thu mua các máy móc, trang thiết bị, nguyên vật liệu, … theo
tư vấn của chuyên gia, giám sát và quản lý tất cả các hoạt động thu mua của dự án
này; kiểm tra, theo dõi và lưu trữ các hợp đồng cung cấp sản phẩm/cung ứng dịch vụ
Tất cả các sản phẩm, dịch vụ thu mua đều phải có chứng từ hợp lệ
- Nhóm dự án phải họp, thống nhất danh mục các trang thiết bị, máy móc cần
mua của dự án, sau đó sẽ phân chia trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp cho các thành
viên Ban dự án sẽ họp để thẩm định và lựa chọn nhà cung cấp, phân chia nhiệm vụ kí
kết hợp đồng, thực hiện các thủ tục thu mua, kiểm tra và đánh giá sản phẩm, dịch vụ
đó
- Việc thu mua các sản phẩm phải xuất phát từ nhu cầu thị trường, các đơn hàng
của khách hàng; và phải xác định được số lượng chính xác đảm bảo tối thiểu hóa
lượng hàng tồn kho trong cửa hàng nhưng vẫn đảm bảo đa dạng chủng loại cho khách
Trang 14- Tất cả các sản phẩm, dịch vụ mua về mà không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ;không đạt tiêu chuẩn hoặc chưa được thông qua xem xét bởi giám đốc dự án thì đềuxem như không hợp lệ, cá nhân thu mua phải tự chịu trách nhiệm thanh toán hoặchoàn trả.
10 Kế hoạch quản lý qui mô dự án
- Quản lý quy mô/phạm vi của dự án là trách nhiệm của ông Nguyễn Khắc Vũ,Phạm vi dự án này được xác định trong báo cáo quy mô, bảng phân công công việc,bảng mô tả công việc
- Đề xuất điều chỉnh phạm vi dự án có thể do giám đốc dự án, các thành viêntrong nhóm sự án, các bên liên quan – các đơn vị thi công, nhà cung cấp hoặc kháchhàng của dự án Tất cả các đề xuất điều chỉnh sẽ được trình lên nhóm dự án Sau đónhóm dự án sẽ đánh giá, xem xét và phê duyệt những đề xuất này trong các cuộc họpchính thức (định kỳ hoặc đột xuất), có văn bản cụ thể, rõ ràng để làm căn cứ sau này.Sau khi phê duyệt đề xuất, giám đốc dự án sẽ cập nhật điều chỉnh vào hồ sơ dự án vàthông báo về việc điều chỉnh cho tất cả các bên liên quan
- Dựa trên tài liệu ghi nhận về các điều chỉnh, các bảng phân chia công việc, báocáo đánh giá tình hình thực hiện công việc, các yêu cầu hoặc đề xuất của các bên liênquan, nhóm dự án sẽ chịu trách nhiệm nghiệm thu dự án hoàn thành và quy mô dự án
- Tất cả các nguyên nhân sai lệch, lý do lựa chọn hành động khắc phục và tất cả bàihọc kinh nghiêm được rút ra từ sự thay đổi quy mô phải được ghi chép lại cẩn thận đểlàm tham khảo cho cả dự án này và những dự án tương tự khác
- Sau khi hoàn tất dự án, nhà đầu tư góp vốn sẽ nghiệm thu chuyển giao dự án.Việc nghiệm thu dựa trên thành quả cuối cùng, chất lượng sản phẩm theo thỏa thuậnban đầu
11 Kế hoạch quản lý tiến độ
Dự án “Kinh doanh quán càfê”:
- Kế hoạch quản lý tiến độ của dự án được lập bằng phần mềm MS Project
2007, dựa trên các công việc thực hiện được phân chia theo sơ đồ bên trên Các côngviệc này là các gói công việc bao gồm nhiều công việc nhỏ bên trong và được sắp xếptheo trình tự thực hiện và mối quan hệ giữa các công việc Bảng tiến độ cũng bao gồm
Trang 15thời gian dự kiến để thực hiện dự ándựa trên những tính toán lượng thời gian cần thiếtcho việc hoàn thành các gói công việc Dự toán nguồn lực hiện có để phân bổ nguồnlực thực hiện các gói công việc hoàn thành đúng kế hoạch triển khai.
Thời gian (ngày)
4 Xây dựng ý tưởng kinh doanh 5 21/02/2013 27/02/2013 4
5 Thu thập thông tin thị trường 6 27/02/2013 05/03/2013 5
6 Phân tích tổng hợp thông tin 3 06/03/2013 08/03/2013
Trang 16- Ngay sau khi triển khai kế hoạch sơ bộ, nhóm dự án sẽ xem xét lại kế hoạchnày với các nguồn lực dự kiến sẽ phân bổ cho từng nhiệm vụ dự án Nhóm dự phảiđánh giá mức độ phù hợp từng gói công việc về nguồn lực, thời gian và trình tự Saukhi đạt yêu cầu, giám đốc dự án đồng thời cũng là nhà đầu tư chính sẽ xem xét và phêduyệt kế hoạch và kế hoạch đó sẽ trở thành cơ sở quản lý thực hiện dự án.
- Giám đốc dự án có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi cho nhóm dự án thựchiện việc xác định các gói công việc, trình tự và ước tính thời gian và nguồn lực Giámđốc dự án cũng sẽ lập tiến độ dự án bằng MS Project 2007 và thống nhất tiến độ vớinhóm dự án và bên thứ ba (như nhà thầu thiết kế cửa hàng, công ty thiết kếwebsite…) Giám đốc dự án quản lýdự án theo tiến độ đã được phê duyệt
- Nhóm dự án có trách nhiệm tham gia định nghĩa các gói công việc, trình tự,thời hạn và dự toán nguồn lực Nhóm dự án sẽ xem xét và xác nhận tiến độ để đề xuất
và thực hiện các nhiệm vụ được giao theo kế hoạch được phê duyệt
- Trong quá trình thực hiện dự án, nếu tiến độ đự kiến của dự án không phù hợphoặc phát sinh những vấn để gây ảnh hưởng lớn đến dự án thì giám đốc dự án phảilàm việc với nhóm dự án cũng như các bên liên quan để đánh giá và điều chỉnh bảngtiến độ cũng như nguồn lực dự án cho hợp lý đảm bảo dự án hoàn thành đúng kếhoạch ban đầu