tiểu luận môn quản lý dự án chương trình khuyến mại du lịch mùa thu 2012

Là công ty đứng đầu các công ty du lịch tại Việt Nam hiện nay, với mức doanh thu năm 2011 đạt trên 2.000 tỷ, Vietravel đã khẳng định được vị trí số 1 của mình về chất lượng dịch vụ, sản

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ KHOA SAU ĐẠI HỌC

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN DỰ ÁN

CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MẠI

DU LỊCH MÙA THU 2012

MỤC LỤC

1 GIỚI THIỆU 4

1.1 Tổng quan về Công ty 4

1.2 Lý do thực hiện kế hoạch 5

2 MỤC TIÊU KẾ HOẠCH 5

2.1 Mục tiêu doanh số toàn công ty 5

2.2 Mục tiêu doanh số theo phân kỳ 5

3 QUI MÔ KẾ HOẠCH 6

3.1 Tên/ slogan chương trình: 6

3.2 Đối tượng áp dụng: 6

3.3 Nhân sự thực hiện: 6

3.4 Chi phí 8

3.5 Thời gian thực hiện 8

4 Các ràng buộc, loại trừ: 9

5 Dự án có liên quan: 10

6 Cơ cấu công việc – WBS: 11

7 Tiến độ công việc 12

8 Ma trận phân công trách nhiệm (RAM) 13

9 Trách nhiệm và các mối quan hệ giữa các bộ phận (RACI) 14

10 Phương pháp kiểm soát 15

11 Sơ đồ tổ chức 16

12 Các rủi ro và phương án giảm nhẹ rủi ro 16

13 Liên lạc, giao tiếp và quản lý thông tin giữa các bộ phận 18

13.1 Liên lạc, giao tiếp: 18

13.2 Quản lý thông tin 18

14 Mức độ thành công của dự án 19

15 Một số hình ảnh của dự án 20

16 Rút kinh nghiệm và tổng kết 21

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

..

TP.HCM, ngày tháng năm 2013 Giảng viên hướng dẫn

PGS - TS Lưu Tường Văn

Là công ty đứng đầu các công ty du lịch tại Việt Nam hiện nay, với mức

doanh thu năm 2011 đạt trên 2.000 tỷ, Vietravel đã khẳng định được vị trí số 1 của mình

về chất lượng dịch vụ, sản phẩm phong phú đa dạng, chính sách chăm sóc khách hàng chu đáo, và không ngừng ứng dụng công nghệ, tạo nên nhiều tiện ích nhằm đáp ứng một cách nhanh chóng và kịp thời nhu cầu của du khách mọi lúc mọi nơi

Thành lập từ năm 1995, sau 15 năm Vietravel đã phát triển hệ thống phân phối rộng khắp trong cả nước, từ: Hà Nội, Lào Cai, Huế, Đà Nẵng, Qui Nhơn, Nha Trang, Tp

HCM, Cần Thơ, Phú Quốc, Bình Dương, Bình Phước, Đồng Nai và nhiều quốc gia trên thế giới như Mỹ, Nhật Bản, Campuchia và sẽ tiếp tục phát triển hệ thống phân phối đến hầu hết các quốc gia trọng điểm du lịch trên thế giới nhằm góp phần quảng

bá hình ảnh du lịch Việt Nam và thu hút du khách đến với Việt Nam cũng như đưa người Việt đến khắp năm châu ngày càng nhiều hơn nữa

1.2 Lý do thực hiện kế hoạch

Tác động các yếu tố kinh tế chung hiện nay, chỉ tiêu của người tiêu dùng đang bị thu hẹp lại và có sự cân nhắc so sánh kỹ lưỡng hơn Tình trạng giá xăng dầu tăng liên tục trong thời gian qua tuy tác động trực tiếp đến lĩnh vực vận chuyển, nhưng các dịch vụ cấu thành du lịch khác đang trong đà giảm giá nên nhìn chung giá cả cuối cùng khách hành phải chi trả không bị tác động nhiều

Về thị trường tổng quan: đây là thời điểm lượng cầu du lịch trên thị

trường tăng trưởng ở mức độ khiêm tốn so với cùng kỳ Do đó, các chiến dịch quảng bá tiếp thị rầm rộ sẽ không phát huy hiệu quả, thay vào đó chỉ nên tập trung vào giữ thị phần hiện có và san sẻ thị phần của các doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh yếu khác trên thị trường

Về kỳ vọng tăng trưởng doanh số: dự báo tốc độ tăng trưởng doanh số

trong mùa thu chỉ ở mức độ khiêm tốn Tỷ lệ lãi/ doanh thu khó đạt được mức kỳ vọng 10.72% mà chỉ ở mức 10% đối với FIT và 8% đối với GIT

Về thế mạnh hiện có: công ty hiện đang đứng đầu thị trường về tần suất

đi tour, chính sách chăm sóc khách hàng, độ phủ thương hiệu, ứng dụng công nghệ vào bán tour/ quản lý dữ liệu khách hàng và về chi phí đầu tư cho truyền thông Tận dụng tốt có sự linh hoạt sáng tạo các yếu tố trên Công ty hoàn toàn

có khả năng duy trì tốc độ tăng trưởng tốt trong mùa thu

2.1 Mục tiêu doanh số toàn công ty

Mục tiêu doanh số Thu 2012 toàn công ty là 50.261 lượt khách tăng 19%; doanh thu 415 tỷ tăng 15%; lãi gộp 45.5 tỷ tăng 11% Với số kỳ vọng này, sau khi kết thúc chương trình khuyến mãi Thu thì số lũy kế thực hiện 11 tháng so với

kế hoạch cả năm về lượt khách là 101%; doanh thu là 99% và lãi gộp là 102%

So sánh với cùng kỳ các năm 2009 đến 2011 là cao hơn rất nhiều

2.2 Mục tiêu doanh số theo phân kỳ

- Đối chiếu với tỷ trọng từng tháng qua các năm, con số kỳ vọng mỗi tuần trong từng tháng Thu 2012 khác nhau như sau:

o Tháng 09 với mục tiêu doanh số mỗi tuần là 4,581 khách, doanh thu 36.8 tỷ, lãi gộp 4 tỷ

o Tháng 10 với mục tiêu doanh số mỗi tuần là 3,824 lượt khách, doanh thu 34.4 tỷ, lãi gộp 3.7 tỷ

o Tháng 11 với mục tiêu mỗi tuần là 4,161 khách, 32.5 tỷ doanh thu

và 3.6 tỷ lãi gộp

3.1 Tên/ slogan chương trình:

- Tên chương trình: Du lịch thu 2012

- Slogan: “ Vui đón thu sang – Rộn ràng giảm giá”

o Ban Tiếp thị Truyền thông

o Phòng Công nghệ thông tin

o Phòng Tài chính – Kế toán

o Các đơn vị kinh doanh

- Nhân sự thực hiện:

o Nhân viên làm việc toàn thời gian của các phòng ban

o Các đơn vị được thuê từ bên ngoài

- Cơ cấu nhân sự của Ban tổ chức chương trình như sau:

o 1 trưởng ban tổ chức

o 1 Phó ban tổ chức

o Các thành viên thường trực chương trình trực thuộc:

 Ban Tiếp thị - Truyền thông

 Phòng kinh doanh du lịch

 Phòng Công nghệ thông tin

 Phòng tài chinh kế toán

- Trưởng ban tổ chức trực tiếp làm việc với các nguồn lực để đảm bảo tiến

độ và hiệu quả của việc tổ chức đối với Ban lãnh đạo Công ty

- Công việc cụ thể được phân công như sau:

Ban Tiếp thị -

Truyền thông

- Xây dựng kế hoạch xúc tiến mùa Thu

- Điều phối công tác triển khai thực hiện khuyến mãi

- Lên nội dung thiết kế maquette, ấn phẩm chương trình

- Phát hành Thông báo hướng dẫn triển khai cho tất cả các đơn vị

- Thực hiện truyền thông nội bộ toàn Công ty

- Thực hiện công tác truyền thông chương trình đúng định hướng, tiến độ

- Tổng hợp báo cáo hàng tuần của các đơn vị

- Cử chuyên trách triển khai rút thăm trúng thưởng cho GIT

- Thiết kế quầy dịch vụ khách hàng công ty theo chủ đề Du lịch thu 2012

Các đơn vị

kinh doanh

- Chuẩn bị chương trình tour Thu 2012

- Triển khai nội dung chương trình khuyến mại cho toàn bộ nhân viên FIT, GIT và cán bộ công nhiên viên tại đơn vị

- Báo cáo kết quả kinh doanh hàng tuần về Ban Tiếp thị Truyền thông tổng hợp báo cáo

Phòng Công

nghệ thông

tin

- Lập giao diện trang web cho chuyên mục “Câu chuyện mùa Thu”

- Hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho chuyên mục “Câu chuyện mùa Thu”

Văn phòng - In backdrop gian hàng trụ sở, banderol, standee tại khu vực TP.HCM.

- Hỗ trợ Ban Tiếp thị - Truyền thông gửi quà tặng, tờ rơi và các ấn phẩm

khác của chương trình cho các chi nhánh.

- Phối hợp với Ban Tiếp thị - Truyền thông thực hiện trang trí các ấn phẩm phục vụ cho Sắc Thu Vàng tại khu vực FIT và văn phòng công ty.Phòng Kế

- Chi phí được phân bổ như sau:

cả quyền và các quyết định về kinh phí, bao gồm cả các thay đổi kinh phí dưới mức kinh phí được duyệt thuộc về Trưởng ban tổ chức

3.5 Thời gian thực hiện

- Thời gian thực hiện: Từ ngày 01/08/2012 đến ngày 05/12/2012

- Các mốc thời gian chính của kế hoạch:

Stt Công việc Thời gian

- Bắt đầu truyền thông nội bộ và khởi động truyền

thông bên ngoài

20/08 – 15/09/2012

3

- Triển khai chương trình trên phạm vi toàn quốc

- Thay mới banderol, standee (nếu cần)

- Kiểm tra công tác triển khai tại từng đơn vị

- Truyền thông xuyên suốt toàn chương trình

- Đối tượng khách gia đình không còn chiếm tỷ trọng cao như mùa Hè, thay vào đó là sự gia tăng của khách hàng trung niên/ hưu trí có thời gian nhàn rỗi; các hộ kinh doanh; các cặp thanh niên và các nhóm bạn trẻ đã

đi làm; Việt kiều về thăm quê hương

- Sau mùa kinh doanh Hè 2012, theo nhu cầu của thị trường, sản phẩm du lịch giá rẻ với chất lượng trung bình thu hút khá đông khách hàng, chính

vì vậy sang mùa Thu vẫn cần duy trì loại sản phẩm này, đảm bảo những sản phẩm dạng này phải được tung ra với mức giá cạnh tranh nhất trên thị trường để đáp ứng nhu cầu du lịch của đại bộ phận khách hàng thích

đi tour giá rẻ, tiết kiệm chi phí

- Là các sản phẩm có tính mùa vụ chuyên bán trong mùa Thu, đáp ứng đúng nhu cầu của đối tượng khách chính sẽ khai thác trong mùa Thu, tuy nhiên do hai nguyên nhân, thứ nhất, một số là sản phẩm mới cần giới thiệu ra thị trường, thứ hai, tình hình kinh tế biến động, người dân thắt chặt chi tiêu hơn vì vậy sản phẩm mùa Thu bên cạnh những điểm tham quan giới thiệu về thiên nhiên mùa Thu tươi đẹp, lãng mạn… Yếu tố giá cũng cần quan tâm, vì vậy chính sách đặt giá cho mùa Thu phải linh hoạt Một số tuyến các đơn vị đã chủ động đưa ra giá giảm sau khi làm việc với các đối tác cung ứng dịch vụ

5 Dự án có liên quan:

Dự án: “Chương trình khuyến mãi Du lịch mùa Thu” là một trong số các chương trình của Viettravel trong thời gian qua để gia tăng doanh thu cũng như lượt khách du lịch

Các chương trình tương tự đã được Viettravel thực hiện từ năm 2009 đến nay và thu được những kết quả nhất định Một số chương trình có thể kể đến như:

- Sắc thu vàng 2009, 2010 và 2011

- Du xuân bốn phương – Trúng thưởng kim cương 2012

- Vui hè thoải mái – Sảng khoái lái ô tô Hè 2012

(Nguồn: http://www.vietravel.com.vn)

Thực hiện: Hồ Hữu Minh Châu – MBA 12B-005 11

6 Cơ cấu công việc – WBS:

BAN TỔ CHỨC

Xây dựng hoàn thiện chương

Triển khai chương trình

Báo cáo hàng tuần

In ấn backdrop, banderol,

standee…

Hỗ trợ phát tờ rơi và các ấn phẩm quảng cáo

Thực hiện việc trang trí các gian hàng phục vụ

Báo cáo hàng tuần công tác

thực hiện

Tổng hợp báo cáo hàng tuần

các đơn vị

Thực hiện: Hồ Hữu Minh Châu – MBA 12B-005 12

7 Tiến độ công việc

Thực hiện: Hồ Hữu Minh Châu – MBA 12B-005 13

8 Ma trận phân công trách nhiệm (RAM)

Trưởng BTC

Tiếp thị truyền thông

Kinh doanh

Phụ trách hậu cần

Ban lãnh đạo CNTT TCKT Bên ngoài

1 Thực hiện 2 Hỗ trợ 3 Tư vấn 4 Được thông báo 5 Được chấp thuận

Thực hiện: Hồ Hữu Minh Châu – MBA 12B-005 14

9 Trách nhiệm và các mối quan hệ giữa các bộ phận (RACI)

R )

Chịu trách nhiệm

10 Phương pháp kiểm soát

- Bám sát ma trận trách nhiệm để thực hiện dự án theo đúng tiến độ, phát hiện sớm các sai sót trong quá trình thực hiện

- Bộ phận phụ trách báo cáo cùng hỗ trợ với các phòng ban lập báo cáo để báo cáo có thể được lập đúng tiến độ thực hiện

- Trưởng ban tổ chức phải thường xuyên làm việc với các nhóm phụ trách

và trực tiếp giải quyết công việc khi cần thiết

- Kế hoạch chỉ thực hiện trong thời gian ngắn nên hạn chế tối đa các sai sót gây ra chậm trễ và giảm thiểu việc phát sinh chi phí

- Mọi chi phí có liên quan đến chương trình do phòng Kế hoạch – Tài chính kiểm soát

- Tiến độ, chi phí và hiệu quả của dự án phải được thường xuyên lập báo cáo hàng tuần và báo cáo lên ban lãnh đạo công ty về tình hình thực hiện chương trình

- Các công việc thực hiện hàng ngày đều được lưu trữ backup online (đối với phần mềm)

- Kinh phí cấp cho Dự án được chi theo tiến độ Công việc và giao cho Nhân viên chuyên trách Lập kế hoạch và chi theo Ngân sách Dự án:

- Cuối tuần hoặc kết thúc một Công việc chính Dự án hợp để họp và kiểm tra việc thực hiện trong tuần/ Công việc, phát hiện sự sai lệch và đưa ra phương án điều chỉnh kịp thời Do dự án nhỏ, việc lập kế hoạch và giám sát thực hiện tốt nên không xảy ra tình trạng: Chậm tiến độ, Vượt chi phí, Chất lượng

11 Sơ đồ tổ chức

12 Các rủi ro và phương án giảm nhẹ rủi ro

Kế hoạch có thời gian thực hiện rất ngắn nên việc một công việc bị chậm tiến độ có thể làm ảnh hưởng rất lớn đến việc hoàn thành kế hoạch Một số rủi

ro có thể gặp trong quá trình thực hiện kế hoạch như sau:

- Tính mùa vụ trong mùa Thu thể hiện khá rõ, một số địa phương hoạt động du lịch gần như giảm mạnh do thời tiết quá khắc nghiệt, mưa bão liên tục, ví dụ: Khu vực miền Trung

- Với tình hình thị trường khá ảm đạm, việc các đơn vị đua nhau thay đổi chất lượng sản phẩm và giảm giá so kè nhau liên tục đòi hỏi cần có chính sách đặt giá linh hoạt

- Đối tác cung cấp dịch vụ làm tour Giảm giá cùng với những hệ lụy về chất lượng dịch vụ không ổn định, thiếu khách sạn… Có thể ảnh hưởng đến chất lượng của Sản phẩm, uy tín thương hiệu của công ty về lâu dài

- Một số công ty đã đi trước khai thác gom khách qua đại lý, thu lại mức doanh số chiếm đến 70% - 80% như Văn hóa Việt, Du lịch Việt, Phú Thọ Xanh, Lys Travel, SPSC

- Mở rộng mạng lưới chi nhánh/ phòng giao dịch quá nhanh mà chưa đánh giá, phân tích kỹ sẽ dẫn đến hoạt động kém hiệu quả và phải đóng cửa

- Giữa các công ty du lịch có sự bắt chước/ sao chép các chiêu thức khuyến mãi của nhau dẫn đến hiệu quả khuyến mãi dần mờ nhạt và chỉ còn mang tính chất hậu mãi hơn là xúc tiến bán

- Không linh hoạt chính sách chăm sóc khách hàng bám sát mong muốn của khách sẽ khó duy trì lòng trung thành của khách và có thể tạo phản ứng ngược

Một số phương án giảm nhẹ rủi ro được đưa ra:

- Tập trung giám sát chặt chẽ những thay đổi về giá của các đối thủ cạnh tranh theo từng tuần, từng tháng để có chính sách đặt giá phù hợp

- Giám sát chặt chẽ để đảm bảo chất lượng dịch vụ trong từng sản phẩm

- Tăng cường mối quan hệ với hệ thống đối tác cung ứng dịch vụ để tạo thêm những gói dịch vụ khuyến mãi đưa vào trong tour nhằm gỉảm chi phí

- Nghiên cứu hình thức đặt giá chung cho 2 khách, hướng vào đối tượng khách đi trăng mật, kỷ niệm ngày cưới, các cặp tình nhân đi vào mùa Thu, hoặc hình thức tặng riêng cho đối tượng khách này quà là bữa ăn tối

bố trí riêng cho hai người, vé xem phim, phiếu Spa riêng…

- Kênh bán chính là giải pháp trung tâm trong mùa thu và cần thực hiện tốt các giải pháp sau:

- Nâng mức hoa hồng đại lý lên bằng với thị trường chung;

- Tính toán tưởng thưởng động viên các đại lý/ môi giới có đóng góp doanh số cao;

- Đồng thời tạo sự liên kết gắn bó chặt chẽ với các đại lý thông qua AGT

và các chính sách chăm sóc đại lý tốt

- Tăng cường các chính sách chăm sóc khách hàng nhằm gia tăng lòng trung thành và sự gắn kết của khách hàng với công ty Các giải pháp đề nghị là:

- Làm mới quà tặng thu: nón/ túi xách có logo Sắc Thu Vàng (đã được duyệt triển khai)

- Giữ đúng cam kết giảm giá tour cho khách sở hữu Thẻ Thành Viên khi đăng ký tất cả các tour kể cả tour giảm giá đặc biệt;

- Tạo các chuyên mục truyền thông riêng định kỳ để quảng bá cho các ưu đãi của hệ thống chăm sóc khách hàng: hình ảnh khách được tặng quà tích điểm; chia sẻ thực tế của khách hàng khi sử dụng các dịch vụ giảm giá của đối tác Win

- Tập trung truyền thông theo đúng định hướng đề ra cho từng giai đoạn bám sát tiến độ bán và triển khai các sự kiện truyền thông

13 Liên lạc, giao tiếp và quản lý thông tin giữa các bộ phận

13.1 Liên lạc, giao tiếp:

- Trưởng ban tổ chức là người chịu trách nhiệm hàng đầu về việc giám sát

và thực hiện kế hoạch Trưởng ban tổ chức là đầu mối liên hệ khi cần kiểm tra, giám sát hay có thắc mắc về việc thực hiện kế hoạch

- Các hình thức trao đổi thông tin giữa các thành viên kế hoạch:

o Email

o Điện thoại

o Trao đổi trực tiếp

- Mọi vấn đề phát sinh cần giải quyết phải được nhanh chóng báo cáo cho Ban tổ chức và Trưởng ban tổ chức

- Thường xuyên tổng hợp các báo cáo hàng tuần của các phòng ban Tiến hành tổ chức họp các phòng ban hàng tuần để kiểm soát tình hình tiến độ công việc

- Doanh thu và số lượt khách du lịch phải được cập nhật hàng tuần để có thể có biện pháp kịp thời khi có vấn đề xảy ra

13.2 Quản lý thông tin

- Các thông tin và giao tiếp của các bên tham gia kế hoạch được thực hiện với yêu cầu nhanh chóng, chính xác và phải được xác nhận của các bên Thông tin được lưu trữ một cách hệ thống, giúp việc trích lục được nhanh chóng

- Các báo cáo đều được chuyển về cho ban tổ chức và có sự kiểm duyệt thông tin của ban lãnh đạo trước khi được phát biểu trước lễ tổng kết

- Mọi thông tin liên quan đều được phòng Tiếp thị - Truyền thông lưu giữ

để phục vụ cho công tác truyền thông của Công ty

- Các thông tin về chương trình khuyến mãi phải được tổ chức hướng dẫn trực tiếp cho toàn bộ cán bộ công nhân viên, đảm bảo tất cả các cán bộ công nhân viên trong công ty đều hiểu biết về chương trình và có tài