giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch kinh doanh tại công ty tnhh đầu tư và sáng tạo vietmax

Theo đó, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp là một tài liệu bằng văn bản của doanh nghiệp xuất phát từ các điều kiện môi trường trong đó người ta đề ra các mục tiêu tổng quát cho doan

i

LỜI CAM ĐOAN

Khóa luận tốt nghiệp viết về đề tài: “Giải pháp hoàn thiện công tác lập

kế hoạch kinh doanh tại công ty TNHH Đầu tư và Sáng tạo VietMax” do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS Vũ Thị Minh Luận Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu trong Khóa luận tốt nghiệp là kết quả của quá trình nghiên cứu, tìm tòi và thu thập số liệu một cách nghiêm túc, tôi tuyệt đối không sao chép bất kỳ một bài luận văn, báo cáo chuyên đề hay luận án nào

Nếu có gì sai với lời cam đoan trên, tôi xin chịu mọi trách nhiệm

Hà Nội, ngày 22 tháng 5 năm 2014

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thủy

ii

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc tới các thầy cô trong Học viện Chính sách và Phát triển, đặc biệt là các thầy cô trong khoa Kế hoạch phát triển đã tạo điều kiên cho tôi thực tập tại công ty TNHH Đầu tư và Sáng tạo VietMax Và toi cũng xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Vũ Thị Minh Luận

đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình Ngoài ra, tôi cũng xin chân thành cảm ơn các thành viên tại công ty TNHH Đầu tư và sáng tạo VietMax đã tạo điều kiện cho quá trình làm bài khóa luận

Trong quá trình làm bài khó tránh khỏi thiếu sót, rất mong thầy cô tại Học viện và các thành viên tại VietMax thông cảm và bỏ qua cho tôi Đồng thời do lý luận cũng như thực tiễn còn hạn chế, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để tôi có thể học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm và

kỹ năng

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 22 tháng 5 năm 2014

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thủy

iii

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT v

DANH MỤC CÁC BẢNG SỬ DỤNG vi

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, HÌNH ẢNH vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1.TỔNG QUAN VỀ LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1.1 Khái niệm chung về kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp 4

1.1.2 Vai trò của kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp 5

1.2 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.2.1 Quy trình lập kế hoạch của doanh nghiệp 6

1.2.2 Một số phương pháp lập kế hoạch kinh doanh thường gặp 11

1.2.3 Một số kế hoạch chức năng của doanh nghiệp 14

1.3 MỘT SỐ ĐIỀU KIỆN CẦN THIẾT CHO CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TẠI DOANH NGHIỆP 25

1.3.1 Năng lực đội ngũ cán bộ lập kế hoạch 25

1.3.2 Tổ chức bộ máy lập kế hoạch và các cơ chế đảm bảo hiệu lực thực hiện kế hoạch 26

1.3.3 Đảm bảo về tài chính cho công tác lập kế hoạch 27

1.3.4 Điều kiện tiếp xúc thông tin 27

1.4 MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 28

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ SÁNG TẠO VIETMAX 31

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ SÁNG TẠO VIETMAX 31

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Đầu tư và Sáng tạo VietMax 31

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH Đầu tư và Sáng tạo VietMax 32

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Đầu tư và Sáng tạo VietMax 33

iv

2.1.4 Kết quả hoạt động của công ty trong những năm vừa qua 35

2.2 NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT – TỔ CHỨC CHỦ YẾU CỦA CÔNG TY ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH KINH DOANH 36

2.2.1 Các sản phẩm của công ty 36

2.2.2 Thực trạng cung cầu trên thị trường đối với công ty 37

2.2.3 Thị trường tiêu thụ 37

2.2.4 Tổ chức lao động 38

2.2.5 Khoa học công nghệ và môi trường 39

2.2.6 Khách hàng 39

2.2.7 Đối thủ cạnh tranh 39

2.2.8 Đầu tư xây dựng cơ bản 40

2.3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TẠI VIETMAX 40

2.3.1 Căn cứ xây dựng kế hoạch kinh doanh tại VietMax 40

2.3.2 Các bước tiến hành trong quy trình lập kế hoạch tại VietMax 42

2.3.3 Nội dung các kế hoạch tại VietMax 44

2.4 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ SÁNG TẠO VIETMAX 52

2.4.1 Kết quả đạt được 52

2.4.2 Những tồn tại 53

2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế 54

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ SÁNG TẠO VIETMAX 55

3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI 55

3.1.1 Mục tiêu phát triển 55

3.1.2 Định hướng trong 5 năm tới 55

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ SÁNG TẠO VIETMAX 56

3.2.1 Tạo lập căn cứ cần thiết cho công tác lập kế hoạch 56

3.2.2 Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ lập kế hoạch 59

3.2.3 Hoàn thiện phương pháp và quy trình lập kế hoạch 59

3.2.4 Xây dựng kế hoạch dài hạn và trung hạn 62

3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ CHUNG ĐỐI VỚI CÔNG TY 62

KẾT LUẬN 65

TÀI LIỆU THAM KHẢO 66

GDP Gross Domestic Product – Tổng sản phẩm quốc nội

Ma trận CPM Competitive Profile Matrix – Ma trận phân tích cạnh tranh

Ma trận IFE Internal Factor Evalution Matrix – Ma trận đánh giá các yếu

tố bên trong

Ma trận SWOT Strengths Weaknesses Opportunities Threats – Ma trận

điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức

PR Public Relations – quan hệ công chúng

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

VietMax Công ty TNHH Đầu tư và Sáng tạo VietMax

Web Website – trang mạng

WTO World Trade Organization – Tổ chức thương mại Thế giới

vi

DANH MỤC CÁC BẢNG SỬ DỤNG

Bảng 2.1: Doanh thu của công ty năm 2010 – 2013 35 Bảng 2.2: Thực trạng cung cầu qua các năm 2010 - 2013 37 Bảng 2.3: Kinh phí hoạt động Marketing 45

vii

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Sơ đồ các bước tiến hành trong quy trình lập kế hoạch của doanh nghiệp 7

Hình 1.2: Sơ đồ mối quan hệ giữa các kế hoạch chức năng 14

Hình 1.3: Chu trình hoạch định kế hoạch marketing 16

Hình 1.4: Sơ đồ quy trình kế hoạch sản xuất 18

Hình 1.5: Kế hoạch tài chính trong doanh nghiệp 24

Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty 34

1

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có vai trò quan trọng với bản thân doanh nghiệp và cả đối với xã hội Nó tạo ra nguồn thu cho doanh nghiệp

để có thể tiếp tục hoạt động của mình, sau hoạt động này doanh nghiệp trả lương cho người lao động, đó là quá trình phân phối thu nhập rất quan trọng,

nó tác động tới các hoạt động trong toàn xã hội mà trong đó doanh nghiệp là thành phần rất quan trọng

Trong xu thế hội nhập hiện nay thì doanh nghiệp ngày càng phải đối diện với nhiều thách thức và có cả cơ hội trong đó, doanh nghiệp nào có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho hoạt động của mình sẽ thành công, và không vượt qua được các tác động này doanh nghiệp sẽ bị đào thải khỏi thị trường theo quy luật chung Để có sự chuẩn bị cho các hoạt động trong tương lai của mình, các doanh nghiệp lập cho mình các kế hoạch kinh doanh thể hiện định hướng của doanh nghiệp trong tương lai Qua quá trình phát triển của mình lập kế hoạch cũng có nhiều thay đổi sao cho thích ứng với đặc thù của doanh nghiệp và sự phát triển của nền kinh tế

Với những gì đã được tìm hiểu trong khung lý thuyết, và trong giai đoạn thực tập vừa qua, nhận thấy được tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch trong sự phát triển của doanh nghiệp, cùng những kiến thức ở trường,

em xin chọn đề tài: “Giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch kinh

doanh tại công ty TNHH Đầu tƣ và Sáng tạo VietMax” làm đề tài khóa

luận tốt nghiệp của mình Qua đề tài này em mong muốn tìm hiểu sâu sắc hơn

về công tác lập kế hoạch kinh doanh tại VietMax nói riêng và qua đó đóng góp những ý kiến nhỏ của mình để thúc đẩy công tác lập kế hoạch kinh doanh tại đây

2

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Nghiên cứu những vấn đề lý luận về công tác lập kế hoạch kinh

doanh trong nền kinh tế thị trường

- Vận dụng những kiến thức đã học tìm hiểu về thực tế lập kế hoạch

kinh doanh, tìm ra những ưu, nhược điểm trong việc công tác này của công ty TNHH VietMax

- Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác lập kế

hoạch kinh doanh tại VietMax

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu về tình hình, đặc điểm, các

chính sách trong công tác lập kế hoạch kinhh doanh tại công ty TNHH Đầu tư

và Sáng tạo VietMax

- Phạm vi nghiên cứu:

 Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH Đầu tư và Sáng tạo VietMax

 Thời gian nghiên cứu: Từ năm 2010 đến năm 2013

4 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Trong đề tài có sự dụng những phương pháp nghiên cứu như sau:

- Phương pháp khảo sát thực tế;

- Phương pháp so sánh tuyệt đối, so sánh tương đối;

- Phương pháp phân tích thống kê;

- Phương pháp so sánh;

- Phương pháp tổng hợp

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài các phần mở đầu, kết luận, phụ lục,… thì Khóa luận gồm 3 phần chính như sau:

1.1.1 Khái niệm chung về kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp

Hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tạo ra của cải vật chất cho xã hội

và tạo ra lợi nhuận cho các doanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh Bản chất của hoạt động kinh doanh là tạo ra giá trị cho các loại sản phẩm hoặc dịch vụ Có nhiều cách làm tăng giá trị cho các sản phẩm thoả mãn nhu cầu của khách hàng, hoạt động kinh doanh làm tăng giá trị cho các sản phẩm và dịch vụ Giá trị gia tăng này giúp doanh nghiệp bì đắp các chi phí và tạo ra của cải cho xã hội

Để thực hiện các mục tiêu chiến lược và quản lý thực hiện các mục tiêu

này, kế hoạch đã ra đời Hiểu một cách tổng quan nhất “Kế hoạch hóa là hoạt động của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các quy luật của xã hội

và tự nhiên, đặc biệt là các quy luật kinh tế để tổ chức quản lý các đơn vị kinh

tế - kỹ thuật, các ngành, các lĩnh vực hoặc toàn bộ nền sản xuất xã hội theo những mục tiêu thống nhất” Theo đó, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp

là một tài liệu bằng văn bản của doanh nghiệp xuất phát từ các điều kiện môi trường trong đó người ta đề ra các mục tiêu tổng quát cho doanh nghiệp và các phương tiện cần thiết để thực hiện các mục tiêu trên, xác định các hoạt động cần thiết và thiết lập kế hoạch cho các hoạt động đó để có thể theo dõi

và kiểm tra quá trình thực hiện

Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp cụ thể hoá các mục tiêu tổng quát của doanh nghiệp trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp Sự cụ thể hoá này sẽ dễ dàng hơn cho quá trình quản lý và thực hiện các hoạt động

5

trong doanh nghiệp nhằm thực hiện các mục tiêu Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp lại được cụ thể hoá thành các kế hoạch chức năng trong doanh nghiệp, sự chi tiết này cho doanh nghiệp nhận thức rõ các hoạt động mà họ sẽ phải tiến hành Như thế kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp cho phép doanh nghiệp tổ chức và phối hợp các hoạt động trong doanh nghiệp mình một cách có chủ định, đồng thời quản lý các hoạt động đó trong một khung giới hạn chung của doanh nghiệp (ví dụ như về khả năng tài chính cuả doanh nghiệp)

Mục tiêu của kế hoạch kinh doanh là đáp ứng các nhu cầu của thị trường, nâng cao hiệu quả kinh doanh, quản lý có hiệu quả các nguồn lực, đảm bảo thực hiện chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp đã lựa chọn bằng cách quản lý thực hiện các mục tiêu chiến lược, kiểm soát quá trình thực hiện chiến lược

Khác với các kế hoạch phát triển của tổng thể nền kinh tế quốc dân, kế hoạch phát triển vùng, kế hoạch phát triển ngành… kế hoạch kinh doanh cuả doanh nghiệp có chủ thể quản lý nhỏ hơn Mặt khác các mục tiêu của doanh nghiệp, các mục tiêu, các hoạt động của doanh nghiệp trong bản kế hoạch sẽ được quản lý tốt hơn so với các kế hoạch khác do giới hạn của doanh nghiệp

là nhỏ Chính vì đối tượng quản lý các kế hoạch này khác nhau cho nên phương pháp lập kế hoạch và các bước triển khai của chúng cũng khác nhau

1.1.2 Vai trò của kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp

Những vai trò chính của công tác lập kế hoạch – kinh doanh trong doanh nghiệp được thể hiện như sau:

- Kế hoạch kinh doanh xác định cụ thể các mục tiêu cho doanh nghiệp và các hoạt động tiến hành nhằm đạt được mục tiêu đó Nó sẽ tập trung sự chú ý của các hoạt động của doanh nghiệp vào các mục tiêu Mục tiêu cuối cùng của kế hoạch là đạt được những mục tiêu mà doanh nghiệp đề

ra, cho nên chính các hoạt động của công tác kế hoạch là tập trung sự chú ý vào những mục tiêu này Trong nền kinh tế thị trường luôn biến động thì quản

6

lý bằng kế hoạch giúp doanh nghiệp dự kiến được những cơ hội, thách thức

có thể xảy ra để từ đó có đưa ra quyết định nên làm những gì, làm như thế nào, làm vào lúc nào… Mặc dù các diễn biến của thị trường là rất khó dự đoán tuy nhiên chúng ta không thể để mặc chúng tự diễn ra, như thế là để mặc cho doanh nghiệp mình đối đầu với những biến động của thị trường, như thế thì rủi ro sẽ càng lớn

- Kế hoạch kinh doanh giúp doanh nghiệp ứng phó với những sự thay đổi của thị trường Lập kế hoạch là dự kiến những vần đề của tương lai, chính

vì thế nó ít khi chắc chắn Ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn cao thì các nhà lãnh đạo vẫn cần có kế hoạch để phân công, phối hợp các hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu và tháo gỡ, ứng phó với những diễn biến bất ngờ có thể xảy ra

- Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp cụ thể các hoạt động của mình thành các kế hoạch chức năng, nó tạo khả năng tác nghiệp kinh tế trong doanh nghiệp Kế hoạch doanh nghiệp tạo cơ sở cho việc nhìn nhận logic các nội dung hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình tiến tới mục tiêu sản xuất sản phẩm và dịch vụ cuối cùng Trên nền tảng đó, các nhà quản lý thực hành phân công, tổ chức các hoạt động cụ thể, chi tiết theo đúng trình tự, bảo đảm cho sản xuất sẽ không bị rối loạn và ít bị tốn kém

1.2 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Quy trình lập kế hoạch của doanh nghiệp

Các bước tiến hành trong quy trình lập kế hoạch tại doanh nghiệp được thể hiện qua sơ đồ sau:

7

Hình 1.1: Sơ đồ các bước tiến hành trong quy trình lập kế hoạch của

doanh nghiệp

(Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh, ThS Bùi Đức Tuân)

1.2.1.1 Phân tích môi trường

Qua quá trình đánh giá này doanh nghiệp nhận thức được cơ hội dựa trên các hiểu biết về môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Doanh nghiệp xác định được các thành phần thật sự có ý nghĩa với mình, thu thập và phân tích thông tin về các thành phần này Trong quá trình phân tích môi trường doanh nghiệp tìm hiểu các cơ hội có thể có trong tương lai và xem xét chúng một cách toàn diện, rõ ràng Biết được điểm đứng hiện tại của doanh nghiệp trên cơ sở điểm yếu và điểm mạnh của mình Bước này là bước rất quan trọng vì nó ảnh hưởng tới các quyết định sau này của doanh nghiệp, vì các mục tiêu đưa ra là phụ thuộc vào các phân tích về môi trường đã được tiến hành

Trong phân tích môi trường doanh nghiệp tiến hành phân tích các yếu

tố tác động bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

Môi trường bên ngoài là môi trường mà doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh của mình trong đó và chịu các tác động từ môi trường này Các yếu tố của môi trường bên ngoài của doanh nghiệp như: môi trường

Chương trình và

dự án

Kế hoạch chức năng (tác nghiệp, chất lượng, ngân sách…)

Đánh giá

và hiệu chỉnh các pha của

kế hoạch

1.2.1.2 Xác định các nhiệm vụ, mục tiêu

Xác định nhiệm vụ, mục tiêu cho toàn doanh nghiệp và các phòng ban cấp dưới chính là xác định các kết quả cuối cùng cần thu được, nó chỉ ra được điểm mốc mà chúng ta đã hoàn thành hoặc là điểm kết thúc của các công việc cần làm Qua quá trình xác định các mục tiêu cho từng phòng ban này, doanh nghiệp xác định được các điểm, các công việc cần ưu tiên Từ đó có hệ thống chiến lược, các chính sách, các chương trình hỗ trợ cho việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra có thể thành hiện thực

Để xác định các mục tiêu của doanh nghiệp trong tương lai, doanh nghiệp căn cứ vào các đánh giá về môi trường ở trên Đồng thời phải căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp mình, bởi vì chức năng của doanh nghiệp thường liên quan tới làm rõ phương thức kinh doanh và trách nhiệm của doanh nghiệp Việc xác định các mục tiêu cho doanh nghiệp không chỉ thể hiện mong muốn của doanh nghiệp mà còn phải thể hiện khả năng có

thể thực hiện được của mình

1.2.1.3 Lập kế hoạch chiến lược

Sau hai bước đã tiến hành trên, doanh nghiệp tiến hành so sánh các mục tiêu đề ra (yếu tố mong muốn chủ quan) với kết quả nghiên cứu về môi trường bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp (yếu tố tác động làm giới hạn mục tiêu của doanh nghiệp) Qua sự so sánh giữa mục tiêu và các yếu tố giới hạn chúng, chúng ta thấy được sự chênh lệch giữa chúng và bằng việc sử dụng các phương pháp phân tích để đưa ra các phương án kế hoạch chiến lược

9

khác nhau Lập kế hoạch chiến lược xác định hình ảnh của doanh nghiệp trong tương lai trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau Trong một bản kế hoạch chiến lược xác định các mục tiêu dài hạn, chính sách thực hiện mục tiêu đó Trong bước quan trọng này thì nó gồm những khâu và công việc cụ thể sau:

- Xác định các phương án kế hoạch chiến lược: Bước này xác định các phương án kế hoạch hợp lý, và tìm ra các phương án có nhiều triển vọng thực hiện nhất Doanh nghiệp có thể sử dụng ma trận SWOT để đánh giá các tác động, điểm mạnh, yếu của doanh nghiệp để xác định các phương án chiến lược

- Đánh giá các phương án lựa chọn: sau khi tìm được các phương án

có triển vọng nhất, chúng ta sẽ bắt đầu tiến hành đánh giá và xem xét các điểm mạnh và yếu của từng phương án trên cơ sở định lượng của các chỉ tiêu

Để so sánh các phương án này doanh nghiệp tiến hành so sánh về các chỉ tiêu tài chính như khả năng thực hiện so với khả năng của doanh nghiệp, lợi ích đem lại…

- Lựa chọn phương án cho kế hoạch chiến lược: Sau khi đã tiến hành

so sánh các phương án kế hoạch với nhau doanh nghiệp lựa chọn cho mình kế hoạch cụ thể để đưa vào thực hiện Trong quá trình lựa chọn phương án cần lưu ý đến những phương án dự phòng và những phương án phụ để dự phòng trong những trường hợp cần thiết Đây là khâu quan trọng quyết định tới việc cho ra đời một bản kế hoạch

1.2.1.4 Xác định các chương trình, dự án

Bước này thể hiện sự cụ thể của các kế hoạch thành các phân hệ nhỏ hơn Các chương trình thường xác định sự phát triển của một trong các mặt hoạt động quan trọng của doanh nghiệp: ví dụ như các chương trình hoàn thiện công nghệ, chương trình kiểm tra chất lượng sản phẩm… Thông thường các chương trình ít khi được thực hiện một mình, nó thường là một hệ thống các chương trình, giữa các chương trình luôn có sự tác động qua lại lẫn nhau

10

Còn các dự án thì thường định hướng đến một mặt hoạt động cụ thể của doanh nghiệp: như dự án phát triển thị trường, đổi mới thị trường… Các dự án thường được xác định một cách chi tiết hơn chương trình, nó bao gồm các thông số về tài chính kỹ thuật, các tiến độ thực hiện, tổ chức huy động và sử dụng nguồn lực, hiệu quả kinh tế tài chính

1.2.1.5 Lập các kế hoạch chức năng

Mục tiêu cuối cùng của các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp hướng tới là: Đáp ứng nhu cầu của thị trường, nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh, quản lý một cách có hiệu quả hơn các nguồn lực… Để thực hiện được những mục tiêu nói trên thì kế hoạch chiến lược cần phải cụ thể hoá thành các kế hoạch chức năng, xem như đó là các kế hoạch tác nghiệp chỉ đạo

và điều hành sản xuất kinh doanh Hệ thống các nguồn kế hoạch chức năng bao gồm: kế hoạch sản xuất sản phẩm, kế hoạch phát triển sản phẩm mới, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing

Sau khi các kế hoạch chức năng được xây dựng xong cần lượng hoá chúng dưới dạng tiền tệ các dự toán về mua sắm yếu tố sản xuất, phục vụ bán hàng… gọi là soạn lập ngân sách Các kế hoạch chức năng và ngân sách có liên quan mật thiết với nhau, ngân sách sẽ trở thành phương tiện để kết hợp các kế hoạch chức năng với nhau, đồng thời là tiêu chuẩn quan trọng để đo lường sự tăng tiến của kế hoạch

1.2.1.6 Điều chỉnh các bước của kế hoạch

Đây là bước thẩm định cuối cùng trước khi cho ra một văn bản kế hoạch Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cùng với các nhà chuyên môn kế hoạch cũng như chức năng kế hoạch khác, có thể sử dụng thêm các nhà chuyên gia, các nhà tư vấn kiểm tra lại các mục tiêu, chỉ tiêu, các kế hoạch chức năng… phân định kế hoạch theo các pha có liên quan đến tổ chức thực hiện kế hoạch, trên cơ sở đó tiến hành các phê chuẩn cần thiết để chuẩn bị chuyển giao nội dung kế hoạch cho các cấp thực hiện

11

1.2.2 Một số phương pháp lập kế hoạch kinh doanh thường gặp

Phương pháp cân đối

Phương pháp này gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định khả năng của doanh nghiệp, bao gồm khả năng sẵn

có và khả năng chắc chắn có trong tương lai của doanh nghiệp và các yếu tố sản xuất

Bước 2: Cân đối giữa nhu cầu của thị trường và khả năng về các yếu tố

đó là nhu cầu của thị trường và khả năng có thể khai thác các nguồn lực của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch

- Thực hiện cân đối liên hoàn, nghĩa là tiến hành nhiều cân đối kế tiếp nhau để bổ sung và điều chỉnh phương án cho phù hợp với những thay đổi của môi trường kinh doanh

- Trước khi tiến hành cân đối tổng thể các yếu tố thì phải thực hiện cân đối trong những yếu tố trước Kết quả cân đối tổng hợp phải là căn cứ để xác định năng lực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và là cơ sở để xác định hoặc điều chỉnh các phương án kinh doanh của doanh nghiệp

Phương pháp tỷ lệ cố định

Nội dung của phương pháp này là tính toán một số chỉ tiêu của năm kế hoạch theo một tỷ lệ đã được xác định trong năm báo cáo trước đó Theo phương pháp này doanh nghiệp sẽ coi tình hình của năm lập kế hoạch giống như tình hình của năm báo cáo đối với một số chỉ tiêu nào đó

Phương pháp này cho thấy kết quả nhanh nhưng thiếu chính xác, vì thế chỉ nên sử dụng trong trường hợp không đòi hỏi độ chính xác cao, và thời gian thực hiện kế hoạch không kéo dài

12

Phương pháp lập kế hoạch từ việc phân tích các nhân tố tác động

Đây là một phương pháp lập kế hoạch có tính chất truyền thống và vẫn được sử dụng rộng rãi.Việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi các nhà quản lý phải có cách xem xét, phân tích hệ thống và tổng thể nhiều vấn đề Phải biết đặt tình trạng của doanh nghiệp trong bối cảnh kinh tế của các yếu tố ngoại lai.Cần xem xét các yếu tố sau :

- Các yếu tố kinh tế như: Tổng sản phẩm quốc dân, mức cung ứng tiền tệ…

- Sự phát triển về dân số, nhóm lứa tuổi, tình hình thay đổi thói quen trong cuộc sống

- Các yếu tố chính trị và pháp luật như luật canh tranh, luật thuế

- Sự biến động của thị trường và thái độ của khách hàng, quy mô thị trường , chu kỳ vận động của thị trường , sự trung thành của khách hàng, sức mua

- Sự thay đổi của khoa học công nghệ, cấu trúc ngành nghề như loại sản phẩm, cấu trúc giá, chi phí của các đối thủ cạnh tranh

- Các đặc điểm về nguồn lực của doanh nghiệp như phần thị trường, chu kỳ sống của sản phẩm, trình độ lao động, chi phí tiền lương, tình hình doanh thu, chất lượng sản phẩm

Phương pháp lợi thế vượt trội

Phương pháp này gợi mở cho các nhà quản lý khi lập kế hoạch phải xem xét khai thác các lợi thế vượt trội để nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Khi lập kế hoạch doanh nghiệp cần phát huy lợi thế vượt trội trên các mặt sau:

- Lợi thế vượt trội trong lĩnh vực tiêu thụ, trong việc triển khai các kênh phân phối sản phẩm với các đối tác khác

- Lợi thế vượt trội trong sản xuất thể hiện trong việc tăng cường liên doanh liên kết để phát huy chuyên môn hoá

- Lợi thế vượt trội trong việc hợp tác nghiên cứu điều tra dự báo

13

- Lợi thế vượt trội nhờ năng lực và trình độ của các nhà quản lý trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh cụ thể

Phương pháp mô hình PIMS (Profit Impact Market Strategy)

Theo phương pháp này, khi lập kế hoạch, các nhà lập kế hoạch phải phân tích kỹ 6 vấn đề sau:

- Sức hấp dẫn của thị trường như mức tăng trưởng thị trường, tỷ lệ xuất nhập khẩu…

- Tình hình cạnh tranh: Đó là phần thị tương đối của doanh nghiệp so với tổng thị trường của 3 đối thủ cạnh tranh lớn nhất

Phần thị trường tương đối

của doanh nghiệp =

Phần thị trường tuyệt đối của doanh nghiệp

X 100 Tổng phần thị trường

Đây là chỉ tiêu mà phương pháp này sử dụng để phân tích cho từng loại sản phẩm của doanh nghiệp

- Hiệu quả hoạt động của các hoạt động đầu tư: Tốc độ đầu tư, doanh thu trên mỗi hoạt động đầu tư

- Sử dụng ngân sách của doanh nghiệp: Chi cho marketing trong doanh thu, hệ số tăng sản xuất

- Các đặc điểm của doanh nghiệp như: Qui mô hoạt động của doanh nghiệp, mức độ phân tán của doanh nghiệp

- Vấn đề cuối cùng là phân tích sự thay đổi: phần thị trường liên kết, giá cả, chất lượng sản phẩm và sự thay đổi sản lượng

Phương pháp này nhằm xác định tỷ suất lợi nhuận so với tổng vốn kinh doanh của từng đơn vị sản xuất chiến lược của doanh nghiệp đẻ lập kế hoạch trên cơ sở phân tích các vấn đề trên

Phương pháp phân tích chu kỳ sống của sản phẩm

Chu kỳ sống của sản phẩm là khoảng thời gian từ khi nó được đưa ra thị trường cho đến khi nó không còn tồn tại trên thị trường Chu kỳ sống của sản phẩm được đặc trưng bởi 4 giai đoạn chủ yếu: Triển khai, tăng trưởng,

1.2.3 Một số kế hoạch chức năng của doanh nghiệp

Hình 1.2: Sơ đồ mối quan hệ giữa các kế hoạch chức năng

(Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh, ThS Bùi Đức Tuân)

1.2.2.1 Kế hoạch Marketing

Kế hoạch Marketing là một tài liệu bằng văn bản xuất phát từ sự phân tích thị trường và môi trường, trong đó người ta đề ra các chiến lược lớn cho công ty hoặc nhóm sản phẩm, sau đó xác định các biện pháp và các phương tiện cần thiết để thực hiện mục tiêu trên, và những hành động cần thực hiện,

Kế hoạch R&D

Kế hoạch sản xuất và

dự trữ

Kế hoạch tài

chính

Kế hoạch nhân sự

Kế hoạch Marketing

Sản phẩm mới

Khối lượng

Công suất và thời han

Nhu cầu nhân sự

Cung nhân sự

Dự toán Ràng buộc

Nhu cầu của khách hàng

15

đồng thời tính toán những khoản thu nhập và chi phí giúp cho việc thiết lập một ngân sách cho phép thường xuyên kiểm tra việc thực hiện một kế hoạch Như vậy, chúng ta có thể xem kế hoạch marketing là một chương trình hành động trong đó kèm theo:

- Một bảng phân tích chi tiết về các khả năng của thị trường và của doanh nghiệp

- Một phần diễn giải về những giả thiết phát triển, các khả năng lựa chọn và lý do đưa ra các lựa chọn đó

- Các mục tiêu trên cơ sở các số liệu dự báo và phản ánh một sự cam kết phấn đấu của doanh nghiệp

- Kế hoạch phối hợp các phương tiện và hành động cho phép đạt các mục tiêu kể trên

- Các chỉ tiêu và ngân sách dành cho các hoạt động trên, và là công

cụ để tổng hợp, phối hợp và kiểm tra

Về cấp quản lý, kế hoạch marketing phải phụ thuộc vào chính sách chung của doanh nghiệp, các kế hoạch marketing phải phù hợp với các chiến lược mà lãnh đạo doanh nghiệp đã vạch ra Kế hoạch marketing nhất thiết phải được chuyển thành các quyết định, các mệnh lệnh cụ thể khi đưa vào thực hiện Đây chính là hoạt động quản lý hàng ngày trong marketing, giai đoạn này sẽ quyết định sự thành công trong thực hiện kế hoạch marketing của doanh nghiệp Ngược lại, kế hoạch này cũng cho phép ưu tiên xét đến những điều kiện môi trường và thị trường

Về phía dưới của cấp quản lý, kế hoạch marketing nhất thiết phải được chuyển thành các chiến thuật, tức là các mệnh lệnh cụ thể và rõ ràng khi thực hiện Đây chính là hoạt động quản lý hàng ngày trong marketing, giai đoạn này quyết định việc thực hiện kế hoạch marketing

Như vậy, kế hoạch marketing giữ một vị trí trung gian giữa các lựa chọn chính sách chung của doanh nghiệp và các chiến thuật, nhiệm vụ tác nghiệp cụ thể cần thực hiện hàng ngày

16

Việc soản thảo kế hoạch marketing thường đc tiến hành theo một chu trình quen thuộc, với các bước tuần tự theo một thời điểm khác nhau trong một thời kỳ hoạt động (thường là 1 năm) với sự tham gia của nhiều bộ phận chức năng khác nhau trong doanh nghiệp

Hình 1.3: Chu trình hoạch định kế hoạch marketing

(Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh, ThS Bùi Đức Tuân)

Marketing xác định nhu cầu thị trường, chính vì thế nó phải dự báo được nhu cầu của thị trường, tức là phải dự báo được khả năng bán hàng của doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp khác nhau để tính toán các nhu cầu này dựa vào đặc thù lĩnh vực mình kinh doanh và các biến động chung trong thời gian qua Doanh nghiệp có thể dự báo nhu cầu của khách hàng bằng các phương pháp: giản đơn, trung bình dài hạn, phương

Tham khảo

(tháng 12)

Người phụ trách sản phẩm (chịu trách nhiệm về kế hoạch)

Kỹ thuật

Sản xuất Tài chính Nhân sự Phân phối Quảng cáo Nghiên cứu

Kiểm tra thực hiện kế hoạch (tháng 7)

Phê duyệt kế hoạch

Triển khai kếhoạch

Dự thảo kế hoạch

17

pháp trung bình động, phương pháp trung bình động có trọng số… Tuỳ vào lĩnh vực mà doanh nghiệp kinh doanh, đặc thù của thị trường mà có thể lựa chọn các phương pháp dự báo khác nhau sao cho phù hợp

1.2.2.2 Kế hoạch sản xuất và dự trữ

Là một trong những nội dung quan trọng của hoạt động quản lý sản xuất, kế hoạch sản xuất nhằm tối ưu hoá việc sử dụng các yếu tố sản xuất có sẵn để sản xuất một hoặc nhiều sản phẩm đã định Trên thực tế luôn có sự sai lệch giữa dự báo và thực tế thị trườn32g nơi mà doanh nghiệp có mặt, vì vậy

kế hoạch phải được xây dựng dựa trên năng lực sản xuất và các phân tích, đánh giá dự báo nhu cầu của sản phẩm trên thị trường Kế hoạch sản xuất được điều chỉnh linh hoạt, sao cho thích ứng với mọi biến động của môi trường kinh doanh, đặc biệt là sự biến động về nhu cầu

Kế hoạch sản xuất sẽ phải xác định được các nội dung sau đây:

- Khối lượng sản xuất cho mỗi sản phẩm

- Các sản phẩm khác nhau được sản xuất tại mỗi đơn vị sản xuất

- Lượng dự trữ cần thiết đối với thành phẩm và bán thành phẩm

- Sử dụng các yếu tố sản xuất

- Cung ứng nguyên vật liệu và bán thành phẩm

- Các kế hoạch thuê ngoài (gia công)

Việc xác định các yếu tố này phải thoả mãn các ràng buộc chặt chẽ về

kỹ thuật, các mục tiêu của doanh nghiệp và các nguồn lực của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, đặc biệt là các ràng buộc về mục tiêu bán hàng, khả năng cung ứng nhân sự và các mục tiêu hiệu quả

18

Hình 1.4: Sơ đồ quy trình kế hoạch sản xuất

(Nguồn: Giáo trình Kế hoạch kinh doanh, ThS Bùi Đức Tuân)

Tài chính Luồng tiền

Kế hoạch sản xuất tổng thể

Nhân sự

Kế hoạch nhân sự

Kế hoạch nhu cầu công

suất

Kế hoạch nhu cầu vật liệu

Kế hoạch chỉ đạo sản xuất

Thực hiện có phù hợp với kế hoạch

19

Doanh nghiệp tổ chức sản xuất nhằm thoả mãn các nhu cầu của khách hàng, hoạt động này cần được tiến hành trôi chảy qua đó thực hiện chức năng của mình Kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp sẽ phối hợp các nguồn lực của doanh nghiệp một cách hợp lý để tổ chức sản xuất, đáp ứng nhu cầu của thị trường theo các thời điểm đã dự tính trong kế hoạch Kế hoạch sản xuất và dự trữ cho phép doanh nghiệp chuẩn bị sẵn sàng các nguồn lực chuẩn bị ứng phó

với biến động nhu cầu của thị trường dựa trên khả năng của doanh nghiệp

Cùng với quá trình sản xuất sản phẩm thì do một số lý do về kỹ thuật như: thời hạn sản xuất của các đơn hàng, và tận dụng công suất của máy móc thiết bị Và lý do thời vụ của việc tiêu thụ sản phẩm mà doanh nghiệp sẽ phải

dự trữ sản phẩm Việc dự trữ cũng mang đến nhiều phiền toái cho doanh nghiệp Ví dụ như: vốn lưu động của doanh nghiệp sẽ bị đọng lại trong kho và doanh nghiệp sẽ tốn chi phí bảo quản chúng, ngoài ra có thể phải tính đến các sản phẩm bị hỏng trong quá trình lưu kho Cùng với dự trữ sản phẩm thì doanh nghiệp còn tiến hành dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất Mục đích của dự trữ nguyên vật liệu để đáp ứng hai mục tiêu

cơ bản, đó là đáp ứng nhu cầu đầu vào cho sản xuất với chi phí thấp nhất

Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp lập kế hoạch sản xuất tổng thể như sau:

- Phương pháp đồ thị: Phương pháp này đơn giản và dễ áp dụng Nó

sử dụng ít biến số và cho phép doanh nghiệp so sánh cầu dự báo và công suất của doanh nghiệp Doanh nghiệp sẽ dựa vào tính toán bình quân để xác định công suất trung bình cho doanh nghiệp trong một giai đoạn

- Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các phương pháp toán học ví dụ nhu mô hình hệ số quản lý của Bowman Kỹ thuật này sử dụng phân tích hồi quy các quyết định sản xuất trong quá khứ và sẽ chỉ ra mối quan hệ giữa các biến số trong quyết định tương lai

Qua dự tính này mà doanh nghiệp có những tính toán cho kế hoạch tiến

độ sản xuất, kế hoạch nhu cầu sản xuất… Cùng với quá trình sản xuất, doanh nghiệp thực hiện quá trình dự trữ sản phẩm và nguyên vật liệu cho quá trình

- Phương pháp hệ thống tái tạo định kỳ: với phương pháp này ở một thời điểm cố định người ta đánh giá mức trữ còn lại và đặt hàng một khối lượng xác định sao cho mức dự trữ đạt được một qui mô xác định Chính vì thế, số lượng đặt hàng thường bằng khối lượng nguyên vật liệu đã tiêu thụ trong khoảng thời gian từ lần đặt hàng trước

1.2.2.3 Kế hoạch nhân sự

Quản lý nhân sự là một trong những chức năng cơ bản của quá trình quản lý doanh nghiệp, bởi quản lý con người là thực hiện quản lý một trong những nguồn lực quan trọng nhất của doanh nghiệp, và nó không thể thiếu với mọi loại hình doanh nghiệp Mục tiêu hàng đầu của quản lý nhân sự là giúp doanh nghiệp đảm bảo một số lượng thích hợp những người lao động với mức trình độ ký năng phù hợp và đúng vị trí và đúng thời điểm, nhằm hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp Chính vì thế chúng ta có thể nói, quản lý nhân

sự là một công việc khó khăn và phức tạp, bởi vì nó liên quan đến những con người cụ thể, với những hoàn cảnh và các đặc trưng riêng biệt Chức năng của quản lý nhân sự liên quan đến các mảng công việc: kế hoạch hóa nhân sự, đào tạo và phát triển, duy trì và quản lý, hệ thống thông tin

Theo Shimon L.Don và Randall S.Schuler: “kế hoạch hóa nhân sự là quá trình triển khai và thực hiện các kế hoạch, các chương trình nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ có đứng số lượng người được bố trí đúng nơi, đúng lúc, đúng chỗ”

21

Còn theo R.Wayne Mondy và Robert M.Noe: “kế hoạch hóa nhân sự là một tiến trình duyệt lại một cách có hệ thống những yêu cầu về nhân lực để đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ có đúng người có đầy đủ các kỹ năng theo đúng yêu cầu

Tóm lại, kế hoạch nhân sự cho phép các nhà quản lý và bộ phận nhân

sự dự báo các nhu cầu tương lai về nhân sự của doanh nghiệp và khả năng cung ứng lao động

Việc lập kế hoạch nhân sự dựa trên các kế hoạch khác của doanh nghiệp, dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai và khả năng cung ứng nhân sự trong và ngoài doanh nghiệp Trong một bản kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp thường xác định các nội dung sau đây:

Doanh nghiệp cần những con người cho các vị trí như thế nào với số lượng là bao nhiêu?

- Thời điểm mà doanh nghiệp có nhu cầu nhân sự đó

- Doanh nghiệp sẽ xác định xem trong nội bộ doanh nghiệp có những

con người như thế hay không? Từ đó, doanh nghiệp có sự chuẩn bị cho nhu cầu của mình từ nguồn cung bên ngoài

Kế hoạch nhân sự đóng vai trò quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và được thể hiện:

- Kế hoạch nhân sự là yếu tố cơ bản giúp cho doanh nghiệp tổ chức

thực hiện thành công các mục tiêu của mình

- Kế hoạch nhân sự là cơ sở chuẩn bị cho kế hoạch đào tạo của doanh

nghiệp Nó đáp ứng cho định hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp, thích ứng với sự thay đổi của khoa học kỹ thuật

- Kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp nắm bắt được chất lượng của

đội ngũ lao động trong doanh nghiệp, trình độ, chuyên môn, các tiềm năng trong doanh nghiệp cần được khai thác để có thể nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

- Kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp sự kiến được lượng người bổ

sung do yêu cầu của việc mở rộng sản xuất kinh doanh và số lượng cần được

22

thay thế do các vấn đề xã hội để đảm bảo quá trình sản xuất có thể diễn ra liên tục

- Kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp bố trí, sắp xếp, sử dụng nguồn

lực một cách hợp lý, và qua đó cũng xác định được lượng tiền lương mà doanh nghiệp cần chi trả cho người lao động

Các bước lập kế hoạch nhân sự:

Thứ nhất, phân tích môi trường bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp để từ đó dự báo nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp Sau khi đã xác định mục đích và các chỉ tiêu kinh doanh, doanh nghiệp phải xác định nguồn nhân lực cần thiết cho thực hiện các mục tiêu chiến lược

Thứ hai, phân tích tình hình nhân sự hiện tại để dự báo cung về nhân sự nhằm thoả mãn các nhu cầu đã được xác định Để làm được điều này doanh nghiệp phải lập bản kiểm kê cập nhật thường xuyên về nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp nắm rõ được doanh nghiệp đã có những cá nhân có những kỹ năng gì, chuyên môn gì, ai có những kỹ năng và chuyên môn đó

Thứ ba, phân tích những mất cân đối về nhân sự bằng cách do sánh dự báo nhu cầu về nhân sự với nguồn nhân sự hiện có Thông qua việc so sánh này doanh nghiệp có thể xác định được đội ngũ nhân viên hiện tại đáp ứng nhu cầu được đến đâu và ở đâu cần được đào tạo

Thứ tư, lập kế hoạch điều chỉnh nội bộ thông qua các kế hoạch đề bạt,

sơ đồ thuyên chuyển…

Thứ năm, lập kế hoạch điều chỉnh bên ngoài thông qua việc tuyển dụng hoặc thuê thêm lao động…

Cuối cùng, kiểm tra và đánh giá Đây là một trong những chức năng quan trọng của quản trị nói chung và quản lý nhân sự nói riêng

1.2.2.4 Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính là một thành phần quan trọng của hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp Mục đích của kế hoạch tài chính là xây dựng hệ thống quản lý tài chính hiệu quả để đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

23

Kế hoạch tài chính là quá trình soạn thảo các kế hoạch và các chỉ tiêu quan trọng nhằm đảm bảo các nguồn lực cho sự phát triển của doanh nghiệp Sau đây là các nội dung quan trọng của kế hoạch tài chính: kế hoạch tài chính xác định các nhu cầu sử dụng nguồn lực tài chính của doanh nghiệp, xác định các nguồn vốn cơ bản và cơ cấu của nguồn vốn, đưa ra các quyết định về thu hút nguồn tài chính từ bên ngoài, thiết lập cơ chế phân bổ nguồn lực tài chính một cách hợp lý cho các nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời xác định các mối quan hệ tài chính giữa doanh nghiệp và các tổ chức tài chính khác

Vai trò của kế hoạch tài chính với môi trường nội tại của doanh nghiệp được thể hiện qua các nội dung sau:

Kế hoạch tài chính thể hiện những mục tiêu chiến lược đã được lựa chọn dưới dạng các chỉ tiêu tài chính cụ thể

Các kế hoạch của doanh nghiệp muốn thực hiện được cần có các nguồn lực, nhất là nguồn lực tài chính Kế hoạch tài chính xác định các giới hạn chi phí để thực hiện tổng thể các kế hoạch khác của doanh nghiệp như: kế hoạch marketing, kế hoạch nhân sự, kế hoạch sản xuất

Kế hoạch tài chính còn là cơ sở quan trọng để soạn thảo và điều chỉnh các chiến lược chung của doanh nghiệp

Kế hoạch tài chính là một trong các công cụ quan trọng để liên lạc với môi trường bên ngoài: nhà cung cấp, người tiêu dùng, nhà phân phối…

Kế hoạch tài chính được soạn thảo dựa trên các mục tiêu chiến lược từ định hướng phát triển doanh nghiệp, kết quả phân tích tài chính, các chính sách tài chính trong kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp, các chỉ tiêu kế hoạch phát triển doanh nghiệp và hệ thống các mức thuế hiện hành, lãi suất trên thị trường tài chính

24

Hình 1.5: Kế hoạch tài chính trong doanh nghiệp

Nghiên cứu thị trường

Lao động

Hàng hóa

……

Kế hoạch sản xuất

Kế hoạch R&D

Kế hoạch cung ứng và

dự trữ

Kế hoạch nhân sự

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Các kế hoạch khác

Đầu tư

Chi phí NVL

Tiền lương

Chi phí sản xuất

Doanh số bàn hàng

25

Các bước lập kế hoạch tài chính:

- Phân tích tài chính: phân tích tài chính được thực hiện dựa trên báo

cáo tài chính cơ bản của doanh nghiệp như: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết

quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Lập kế hoạch tài chính dài hạn bao gồm kế hoạch tìa trợ kế hoạch

đầu tư, dự báo kết quả hoạt động kinh doanh, dự báo bảng cân đối kế toán

- Lập kế hoạch tài chính tác nghiệp: đó là lập các ngân sách tài chính

như ngân sách lưu chuyển tiền tệ, các ngân sách hoạt động khác như: ngân

sách bán hàng, ngân sách chi phí nguyên vật liệu…

1.3 MỘT SỐ ĐIỀU KIỆN CẦN THIẾT CHO CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH

TẠI DOANH NGHIỆP

1.3.1 Năng lực đội ngũ cán bộ lập kế hoạch

Nhân tố con người là chủ thể của mọi hoạt động, trong công tác lập kế

hoạch đội ngũ cán bộ có vai trò then chốt trong công tác lập kế hoạch, là chủ

thể trong công công tác lập kế hoạch, quyết định sự thành công của bản kế

hoạch

Kinh nghiệm và thành tựu đã đạt được của cán bộ là cơ sở cho việc ra

quyết định trong tương lai, xây dựng định hướng tốt cho bản kế hoạch Theo

Bowman thì năng lực của cán bộ thông qua thành tích của họ trong quá khứ,

và sự kém cỏi của cán bộ là gây ra chất lượng kém của bản kế hoạch, nguyên

nhân là do việc không tổng hợp được ý kiến và nhất quán trong kế hoạch

Một đội ngũ cán bộ lập kế hoạch tốt cần phải đạt được yêu cầu sau:

- Người lập kế hoạch thể hiện được khả năng tư duy trừu tượng, suy

luận logic của mình;

- Có hiểu biết về các lĩnh vực: tài chính, marketing, và các lĩnh vực

mà doanh nghiệp thực hiện kinh doanh;

- Phải có chuyên môn sâu rộng về chuyên môn kế hoạch, và có khả

năng trong tổ chức và quản lý doanh nghiệp

Việc thu thập được các thông tin từ các phòng ban trong doanh nghiệp cho sự đánh giá chính xác về nội lực của doanh nghiệp Nó quyết định tới việc đưa ra các mục tiêu và thực hiện các mục tiêu đó của doanh nghiệp Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được quyết định bởi các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp có trôi chảy hay không? Chỉ cần vướng mắc ở đâu đó sẽ

có ảnh hưởng tới các hoạt động khác của doanh nghiệp, qua đó tác động tới hoạt động tổng thể của cả doanh nghiệp Chính các hoạt động hỗ trợ lẫn nhau của các phòng ban sẽ tạo nên sức mạnh tinh thần trong hiện thực hoá các mục tiêu của doanh nghiệp Mặt khác, sự hiểu biết về nội bộ doanh nghiệp sẽ cho biết rằng các mục tiêu của doanh nghiệp đã đề ra có khả thi hay không?

Để đảm bảo các phòng ban trong doanh nghiệp có sự phối hợp sao cho phục vụ tốt nhất cho công tác lập kế hoạch của doanh nghiệp thì: các phòng ban cần liên tục trao đổi các thông tin về nội bộ của phòng ban mình, các thông tin về thị trường mà họ cập nhật, các thông tin về quản lý chung của doanh nghiệp để phòng kế hoach có những cập nhật, có những thông tin cho lập kế hoạch và điều chỉnh thực hiện kế hoạch trong quá trình thực hiện các mục tiêu đó Doanh nghiệp nên trang bị hệ thống thông tin nội bộ để các phòng ban có thể liên tục trao đổi với nhau trong quá trình lập và thực hiện kế hoạch

27

1.3.3 Đảm bảo về tài chính cho công tác lập kế hoạch

Sự đảm bảo về tài chính giúp cho các hoạt động của công tác kế hoạch

có thể được tiến hành, qua sự tác động tới các hoạt động như thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, nghiên cứu thị trường… nó sẽ ảnh hưởng tới chất lượng của bản kế hoạch, các mục tiêu của kế hoạch doanh nghiệp Không có các kinh phí để tìm hiểu môi trường bên ngoài doanh nghiệp sẽ không xác định được các yếu tố tác động tới doanh nghiệp mình như thế nào Không có nguồn kinh phí này doanh nghiệp cũng không thể tổ chức liên kết, trao đổi thông tin giữa các phòng ban một cách kịp thời phục vụ cho xác định mục tiêu

và lập kế hoạch…

Chi phí dành cho công tác lập kế hoạch bao gồm cả chi phí cố định và chi phí cố định Chi phí cố định gồm có môi trường làm việc, các công cụ hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch về cơ sở hạ tầng, máy móc trang thiết bị Chi phí lưu động là chi phí phát sinh trong quá trình tổng hợp thông tin cho bản kế hoạch

Doanh nghiệp sẽ hỗ trợ kinh phí cho quá trình chuẩn bị lập kế hoạch,

từ khâu nghiên cứu và khảo sát thị trường đến khâu thực hiện kế hoạch đề ra Bên cạnh đó, các nguồn kinh phí dành cho đào tạo nâng cao chuyên môn của cán bộ là một trong những nguồn đầu tư không thể thiếu trong mỗi doanh nghiêp Do đó, rất nhiều doanh nghiệp thuê chuyên gia hoặc cố vấn vể làm việc cho công ty của mình

Nói chung nguồn tài chính rất quan trọng, nó đảm bảo các hoạt động trong quy trình lập kế hoạch có thể diễn ra và thể hiện sự ảnh hưởng tới chất lượng bản kế hoạch

1.3.4 Điều kiện tiếp xúc thông tin

Các hoạt động thu thập thông tin đóng vai trò là các hoạt động tạo nguồn cho công tác kế hoạch Khi có được thông tin đầy đủ về các yếu tố trong nội bộ doanh nghiệp và các yếu tố tác động từ bên ngoài thị trường, doanh nghiệp có được những đánh giá đúng đắn về môi trường mà doanh nghiệp đang chịu sự tác động Qua đánh giá tác động này mà doanh nghiệp có

1.4 MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

Trong thời kì phát triển ở Việt Nam hiện nay, số lượng doanh nghiệp vừa và nhỏ tăng nhanh Tuy nhiên, các doanh nghiệp này chưa có chiến lược phát triển, phương hướng rõ ràng, hoạt động tự phát Hơn nữa, các doanh nghiệp chưa được hướng dẫn khởi nghiệp và sau khi khởi nghiệp chưa có sự hướng dẫn của các cơ quan hữu quan nên sau khi thành lập chỉ còn lại 75% và sau 5 năm giảm xuống còn 60% doanh nghiệp tồn tại

Qua kết quả điều tra cho thấy những yếu kém của doanh nghiệp vừa và nhỏ chủ yếu là do không chuẩn bị kỹ lưỡng trong quá trình lập và có một bản

kế hoạch kinh doanh chi tiết Một số sai lầm hay mắc phải của các doanh nghiệp này là:

Thành lập công ty quá nhanh: mặc dù đã nhìn thấy đúng cơ hội nhưng người khởi nghiệp chưa đánh giá đúng tiềm lực cả mình, chưa nhận dạng đúng nhưng mối đe dọa tiềm ẩn để đưa ra nhưng sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phù hợp nên thường thất bại và gặp khó khăn khi doanh nghiệp đi vào hoạt động Người khởi nghiệp chỉ mới nhận thấy cơ hội mà chưa đánh giá đúng môi trường bên trong và bên ngoài khi doanh nghiệp đi vào hoạt động

Không nghiên cứu thị trường: việc xác định thị trường mục tiêu và tìm hiểu xem ai sẽ là người mua hàng hóa hay dịch vụ của doanh nghiệp Việc không nghiên cứu thị trường dẫn đến thất bại trong sản phẩm, không thiết lập được kênh phân phối Trong thực tế, không ít doanh nghiệp vừa và nhỏ kinh doanh những sản phẩm khác phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh

29

nghiệp và trở thành mặt hàng chính của doanh nghiệp Con số này chiếm tới 47% Có lẽ cũng vì ý chí chủ quan trước vấn đề phân tích thị trường mà các doanh nghiệp thường gặp phải vấn nạn: một số doanh nghiệp không thành công với sản phẩm của mình trên thị trường đã chọn nhưng sản phẩm đó lại thành công trên thị trường khác mà họ không nhận ra dẫn đến để mất cơ hội

và thất bại Chỉ có khoảng 12% doanh nghiệp thực sự điều tra và phân tích môi trường

Chi phí quá nhiều cho mặt bằng và trang trí nội thất trong khi vốn còn hạn chế: điều này thường gây ra khó khăn về tài chính cho doanh nghiệp trong thời gian đầu hoạt động Theo kết quả điều tra của chương trình hợp tác VCCI và tổ chức nâng cao năng lực quản trị Đức thì có tới 35% doanh nghiệp đầu tư cho vấn đề này ở mức lớn và 42% ở mức trung bình

Không đủ khả năng cung ứng những đơn đặt hàng: có khoảng 60% doanh nghiệp hoạt động 1-5 năm không đủ khả năng đáp ứng được những đơn đặt hàng cũng là vấn đề do việc lập kế hoạch kinh doanh không chu đáo, không đánh giá đúng tiềm lực bên trong của doanh nghiệp

Kế hoạch tác nghiệp của doanh nghiệp thường không hiệu quả do nguồn nhân lực còn hạn chế, công nghệ còn lạc hậu, và nguồn lực tài chính không đảm bảo Đây là những hạn chế thường gặp của các doanh nghiệp vừa

Về phía các doanh nghiệp lớn cũng như doanh nghiệp nhà nước hầu hết đều ra đời từ khá lâu, có một nền tảng vững chắc trong hoạt động Những doanh nghiệp này thường có một hệ thống lập kế hoạch rõ ràng với nhiều kinh nghiệm Nhìn chung nhóm doanh nghiệp này thường tuân thủ khá đúng theo quy trình lập kế hoạch kinh doanh và có sự điều chỉnh phù hợp với ngành