Những mặt hạn chế của công ty trông công tác lập kế hoạch là do các nguyên nhân sau:
Công tác lập kế hoạch tại công ty còn nặng về chỉ đạo và kinh nghiệm nên các phương pháp lập kế hoạch, căn cứ lập kế hoạch, quy trình lập kế hoạch còn chưa hoàn thiện. Vì vậy chất lượng lập kế hoạch còn chưa cao.
Do thị trường luôn biến động, nhu cầu về các sản phẩm thời trang, xu hướng thời trang của khách hàng thay đổi liên tục đồng thời có sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp trong ngành nên việc hoàn thành định mức cũng rất khó khăn.
Tại VietMax thì việc đầu tư cho công tác lập kế hoạch còn ít đặc biệt là cho việc thu thập và xử lý thông tin, công tác nghiên cứu thị trường. Hiện nay, công ty không có phòng thị trường riêng mà việc nghiên cứu thị trường do phòng kế hoạch-kinh doanh đảm nhiệm.
Do kế hoạch của công ty chưa sát với thực tế, công ty chưa phát huy được hết các điểm mạnh của mình nên có những chỉ tiêu thì công ty vượt xa so với kế hoạch nhưng có những chỉ tiêu thì lại không đạt được kế hoạch có khi còn đạt được rất thấp.
55
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH TẠI
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƢ VÀ SÁNG TẠO VIETMAX 3.1. ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI
3.1.1. Mục tiêu phát triển
Mục tiêu phát triển của công ty là trở thành một trong những nhà sản xuất và phân phối hàng đầu về thời trang nam, đặc biệt là sản phẩm giày cao nam trên thị trường thời trang Việt Nam.
3.1.2. Định hướng trong 5 năm tới
Công ty phải tăng cường vị thế của mình trong thời gian tới trên thị trường trong nước. Mở rộng mạng lưới phân phối sản phẩm không chỉ với khách hàng trong nước mà còn trên thị trường quốc tế.
Các định hướng phát triển dài hạn của công ty có ảnh hưởng lớn đến các chính sách, các biện pháp sẽ tiến hành trong doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Trong mục tiêu dài hạn của công ty đã xác định các hướng phát triển cho doanh nghiệp như sau:
- Đầu tư nâng cao nguồn nhân lực con người, đổi mới công nghệ, thiết bị hiện đại để đẩy mạnh sản xuất, mở rộng thị trường, đảm bảo tốc độ tăng trưởng cao (khoảng 30%/ năm) theo hướng công nghiệp hóa hiện đại hóa, hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới.
- Thực hiện đồng bộ các giải pháp: nâng cao chất lượng nuồn nhân lực, đổi mới mô hình quản lý công ty cho phù hợp với quá trình hội nhập.
- Tập trung nghiên cứu các sản phẩm mới đa dạng và phù hợp với thị trường trong nước.
56
- Xây dựng thành công thương hiệu DOVINO của VietMax đứng vững trong lòng của khách hàng.
Qua định hướng của doanh nghiệp trong thời gian tới, chúng ta sẽ nhận thấy hướng đầu tư tập trung của doanh nghiệp, đồng thời phân tích về ưu nhược điểm của công tác kế hoạch kinh doanh tại VietMax trong thời gian qua, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hơn hiệu quả của công tác lập kế hoạch kinh doanh tại VietMax.
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƢ VÀ SÁNG TẠO HOẠCH KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƢ VÀ SÁNG TẠO VIETMAX
3.2.1. Tạo lập căn cứ cần thiết cho công tác lập kế hoạch
- Căn cứ vào môi trường bên ngoài
Dựa vào chính sách phát triển, điều hành kinh tế vĩ mô của Nhà nước, quan hệ hợp tác kinh tế giữa Việt Nam và các nước khác;
Dựa vào kế hoạch phát triển kinh tế quốc dân, kế hoạch và định hướng của ngành, địa phương;
Dựa vào các định mức, chuẩn mực kinh tế - kỹ thuật của Nhà nước, doanh nghiệp;
Dựa vào khả năng liên doanh, hợp tác huy động vốn đầu tư trong nước, nước ngoài;
Dựa vào tiến bộ khoa học – công nghệ ảnh hưởng trực tiếp đến hoat động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
Dưa vào kết quả công tác Marketing, sự dự báo biến động của thị trường hàng hóa dịch vụ có liên quan đến doanh nghiệp.
- Căn cứ vào môi trường bên trong
Dựa vào chiến lược phát triển của doanh nghiệp;
Dựa vào tình hình thực hiện kế hoạch năm báo cáo và những năm trước đó;
57
Dựa vào những yếu tố thay đổi trong năm kế hoạch như vốn, cơ sở vật chất, nguyên liệu,…;
Dựa vào số lượng đơn đặt hàng, hợp đồng mà khách hàng đã ký hoặc sẽ ký;
Dựa vào chủ trương và định hướng phát triển của lãnh đọa doanh nghiệp;
- Căn cứ vào thị trường và dự báo thị trường
Công tác nghiên cứu thị trường là khâu đầu tiên cần xem xét để thiết lập các chỉ tiêu kế hoạch. Bởi lẽ, kết quả của việc nghiên cứu và dự báo nhu cầu thị trường về sản phẩm của Tổng công ty sẽ làm cho các căn cứ tin cậy để xác định mức tăng hoặc giảm sản lượng trong kỳ, đồng thời giúp doanh nghiệp có biện pháp, phương án để xây dựng, và thực hiện kế hoạch: có thể là điều chỉnh kế hoạch, có thể là hướng thị trường theo chỉ tiêu kế hoạch trong điều kiện khả năng mà doanh nghiệp có thể đáp ứng.
Mặc dù, trong những năm qua VietMax đã tiến hành công tác nghiên cứu thị trường trước khi xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh nhưng chủ yếu là mang tính kinh nghiệm của các nhân viên của công ty và chỉ dừng lại ở mức độ sơ lược chưa xem xét tất cả các yếu tố tác động đến thị trường sản phẩm của công ty nên đến khi xây dựng kế hoạch một số chỉ tiêu đạt được xa vời với kế hoạch đặt ra do có sự biến động trên thị trường. Hoặc do không bám sát với nhu cầu thị trường nên trong quá trình thực hiện vẫn phải điều chỉnh kế hoạch khi thị trường thay đổi.
Xuất phát từ vai trò quan trọng của việc nghiên cứu thị trường với xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nếu điều tra nghiên cứu thị trường chính xác thì lập kế hoạch sẽ đúng, còn nếu không thì ngược lại, kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị sai lệch, và đây sẽ là một vấn đề nguy hiểm đổi với mọi doanh nghiệp.
Chính vì vậy, VietMax cần tăng cường hơn nữa việc nghiên cứu nhu cầu thị trường, để từ đó biết được những con số đúng hơn về sản
58
phẩm, thị trường cần số lượng bao nhiêu, chất lượng như thế nào nhằm đảm bảo cân đối trong quá trình thực hiện kế hoạch.
Để nghiên cứu thị trường được chính xác, doanh nghiệp cần giải quyết những vấn đề như phương pháp nghiên cứu, các bước tiến hành nghiên cứu, tăng cường nghiên cứu thị trường đầu vào, đẩy mạnh công tác dự báo thị trường…
Trong những năm vừa qua, công tác dự báo thị trường tại VietMax gần như ở mức khởi đầu và chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của các nhân viên phòng kế hoạch – kinh doanh trong công ty. Công tác nghiên dự báo chưa thường xuyên nên dẫn đến tình trạng công ty chịu nhiều tác động như khủng khoảng tài chính tiền tệ trong khu vực, tỷ giá ngoại tệ thay đổi. Do đó, công tác lập kế hoạch gặp nhiều khó khăn dẫn đến giảm chất lượng của bản kế hoạch. Hơn nữa, VietMax cần phải đẩy mạnh công công tác dự báo ở mức trung hạn và dài hạn nhằm phát hiện các nhân tố mới nảy sinh để có những đối sách hay biện pháp điều chỉnh kịp thời và có lợi nhất cho sự phát triển của công ty.
Với điều kiện của nước ta hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng các phương pháp dự báo như phương pháp hệ số, phương pháp ngoại suy, phương pháp chuyên gia, phương pháp mô hình hóa,… Mỗi phương pháp đều có ưu, nhược điểm riêng của nó và có tinh sáp dụng phạm vi nhất định. Không phương pháp nào là tối ưu nhất. Do đó, để có được những thông tin dự báo đầy đủ và có độ tin cậy cao cần sử dụng nhiều phương pháp dự báo khi lập kế hoạch để bổ sung cho nhau.
- Tạo nguồn nguyên liệu ổn định vững chắc.
Người xây dựng kế hoạch phải nắm rõ số lượng lao động hiện có, số tăng giảm hàng tháng; sự cân đối lao động giữa các phân xưởng, các khâu trong dây chuyền, trình độ tay nghề, chất lượng của người lao động để có kế hoạch sử dụng hợp lý trên cơ sở máy móc huy động vào sản xuất. Hơn nữa, VietMax cần xây dựng phương án sử dụng lao động của mình phù hợp với quy mô máy móc thiết bị sử dụng giúp cho bộ phận lập kế hoạch có phương án sử dụng hợp lý và hiệu quả nhất một cách đồng bộ các nguồn lực
59
trong doanh nghiệp, tránh các trường hợp nhận đơn đặt hàng quá tải so với khả năng sản xuất của công ty khiến VietMax phải thuê thêm gia công ngoài.
- Hoàn thiện định mức kinh tế - kỹ thuật.
Bộ phận kế hoạch luôn phải phối hợp với phòng kỹ thuật và phân xưởng tổ chức phân tích đánh giá kết quả thực hiện sau mỗi kỳ sản xuất để rút ra các thiếu sót cần sửa chữa. Là công ty hoạt động trong lĩnh vực thời trang khá nhạy cảm với các mẫu sản phẩm, VietMax cần phải theo dõi thường xuyên hệ thống định mức của mình nhằm cải tiến và thay đổi cho phù hợp với sản phẩm và máy móc đang sử dụng.
3.2.2. Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ lập kế hoạch
Đội ngũ quản lý là lao động chất xám mà lợi ích của nó mang lại cao hơn gấp nhiều lần lao động thông thường. Với nền kinh tế thị trường như hiện nay thì đội ngũ quản lý lại càng đóng vai trò chủ chốt, quyết định sự thành bại của doanh nghiệp.
Là lực lượng quan trọng góp phần tạo nên sự thành công của công ty, những nhân viên lập kế hoạch của VietMax cần phải được bồi dưỡng hơn nữa nhằm đáp ứng nhu cầu hiện nay của công ty và phù hợp với thị trường.
VietMax cần có những biện pháp khuyến khích hỗ trợ lực lượng lao động này, gắn với quyền lợi và lợi ích với trách nhiệm của họ. Đặc biệt là lợi ích kinh tế. Cần có những hình thức thưởng phạt cụ thể, khuyến khích vật chất và tinh thần cho những người có trách nhiệm và phạt, kỷ luật đối với những người thiếu trách nhiệm.
Thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo nhằm nâng cao trình độ năng lực của cán bộ quản lý, và đội ngũ lập kế hoạch là hết sức cần thiết cho quá trình phát triển của công ty.
3.2.3. Hoàn thiện phương pháp và quy trình lập kế hoạch
Phương pháp lập kế hoạch đóng vai trò quyết định công tác lập kế hoạch có đi được đến đích hay không, có sát với thực tế hoạt động của doanh nghiệp, sát với thị trường mà doanh ngiệp đang hoạt động hay không. Có thể
60
nhận thấy rằng, hiện nay, các doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt và các doanh nghiệp vừa và nhỏ quy trình lập kế hoạch còn bất cập. Đây là nguyên nhân chính dẫn tới kế hoạch lập ra chưa sát với tình hình thực tế của doanh nghiệp, của thị trường.
Tại VietMax, mặc dù công tác lập kế hoạch được chú trọng cao, song do năng lực chuyên môn còn thấp, quy trình lập còn những điểm chưa phù hợp. Để nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch, VietMax cần thay đổi quy trình và phương pháp lập kế hoạch hợp lý hơn theo hướng logic khoa học. Đó là:
Xác định căn cứ lập kế hoạch cho doanh nghiệp trong khâu sản xuất cũng như phân phối, tiêu thụ sản phẩm, Marketing,…;
Căn cứ vào kết quả của công tác nghiên cứu và dự báo thị trường mà phòng kế hoạch – kinh doanh nghiên cứu và thu được kết quả;
Căn cứ vào mức hoàn thành kế hoạch của kỳ trước, năm trước đó mà đã có một kế hoạch ra sát với kỳ này;
Căn cứ vào số lượng đơn đặt hàng mà công ty ký được trong kỳ trước và hiện tại;
Căn cứ vào thực trạng chất lượng và số lượng nguồn nhân lực mà công ty hiện có;
Căn cứ vào trang thiết bị, máy móc hiện có của công ty; Căn cứ vào điểm mạnh, điểm yếu của công ty;
Căn cứ vào tình hình nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Phương pháp lập kế hoạch là yếu tố cơ bản nhất làm nên bảng kế hoạch chính xác, thuận tiện, dễ hiểu trong thực hiện. VietMax cần khắc phục những điểm sau đây:
Hiện nay, các doanh nghiệp chủ yếu áp dụng phương pháp cân đối để lập kế hoạch. Đây là phương pháp khá phù hợp với nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước và sự thay đổi các chính sách vĩ mô thường xuyên.
61
Nâng cao chất lượng công tác này sẽ giúp việc điều chỉnh công tác lập kế hoạch kịp thời, đảm bảo phù hợp với tình hình hiện tại của nhu cầu thị trường và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp. VietMax nên áp dụng phương pháp này.
Để làm tốt phương pháp cân đối, đối với toàn bộ VietMax nói chung, đội ngũ lập kế hoạch nói chung cần thực hiện các bước của phương pháp cân đối:
Bước 1: Xác định nhu cầu của các yếu tố sản xuất (vốn, trang thiết bị). Sử dụng kết quả dự báo về sản lượng doanh thu qua việc nghiên cứu nhu cầu thị trường về sản phẩm của công ty làm cơ sở xác định. Ngoài ra co stheer dựa thêm vào các ý kiến chủ quuan mang tính kinh nghiệm của ban quản lý về lợi nhuận, chi phí, tiền lương nhân công. Dựa vào các nguyên tắc tính toán, công ty sẽ có được những con số cụ thể về nhu cầu từng yếu tố.
Bước 2: Xác định khả năng đang có và sẽ có của công ty trong thời gian tới qua báo cáo cuối năm, dự kiến tăng giảm của chính bản thân công ty.
Bước 3: Lập bảng so sánh giữa cung của công ty và cầu của thị trường. Nếu bằng nhau hoặc có sự chênh lệch ít thì kế hoạch là hoàn chỉnh. Nếu có sự chênh lệch lớn thì cần điều chỉnh bản kế hoạch của công ty.
Nếu nhu cầu thị trường lớn hơn cung của công ty thì công ty cần có kế hoạch tăng thêm các nguồn lực nhằm đáp ứng cầu, nâng cao các chỉ tiêu của công ty.
Nếu nhu cầu thị trường nhỏ hơn cung của công ty thì công ty trước hết cần tăng cường các hoạt động Marketing, mở rộng thị trường sau đó mới tính đến việc cắt giảm nguồn lực của công ty.
Để phương pháp này thực hiện tốt, trước hết cần có sự phối hợp và đồng nhất giữa các phòng ban của công ty ở các lĩnh vực. Việt cốt yếu nhất để kết quả cân đối có đọ chính xác cao chính là độ tin cậy của các kết quả nghiên cứu, dự báo nhu cầu và đánh giá năng lực nội bộ của công ty.
62
3.2.4. Xây dựng kế hoạch dài hạn và trung hạn
Trong các bản báo cáo của công ty thì kế hoạch dài hạn và trung hạn chưa được đề cập đến. Công ty chỉ tập trung vào kế hoạch ngắn hạn mà cụ thể là kế hoạch hàng năm. Tuy đã xác định được mục tiêu và định hướng phát triển, song VietMax chưa cụ thể hóa được thành hành động để đi đến kết quả phát triển lâu dài và bền vững.
Xây dựng kế hoạch dài hạn và trung hạn giúp cho công ty có cái nhìn tổng thế, và định hướng được tốt hơn trong tương lai. Từ đó xác định được điểm mạnh, điểm yếu và những cơ hội thách thức đối với công ty. Đây là cơ sở để xây dựng ma trận SWOT. Khi xây dựng kế hoạch dài hạn, công ty có thể nắm bắt được tình hình từ phía nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, đối thủ tiềm ẩn, nhu cầu của khách hàng trong tương lai…. Từ đó xây dựng các giải pháp khắc phục những hạn chế, phát huy những điểm mạnh cần có và yếu tố nội lực có sẵn của công ty.