Quy trình tổ chức sự kiện, những điểm còn hạn chế và giải pháp khắc phục

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH – MARKETING  Đề tài: TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUY TRÌNH HẠN CHẾ VÀ GIẢI PHÁP GVHD: Th.S. Đào Hoài Nam SVTH: Nguyễn Thị Ý Nhi Lớp Marketing 2 - K31 TP.HCM, tháng 5 năm 2009 MỤC LỤC Trang Danh sách các bảng biểu Danh sách hình Chuơng 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1.1. Tên đề tài 1 1.2. Lý do chọn đề tài 1 1.3. Mục tiêu nghiên cứu 2 1. 4. Phương pháp thực hiện 2 1.4.1. Rà soát lý thuyết 2 1.4.2. Nghiên cứu khảo sát 3 1.5. Kết cấu đề tài 3 Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1. Khái niệm tổ chức sự kiện 4 2.1.1. Khái niệm sự kiện và tổ chức sự kiện 4 2.1.2. Quản lý một sự kiện 5 2.1.3. Các loại sự kiện thường gặp 6 2.2. Vai trò của tổ chức sự kiện 8 2.3. Mục tiêu 9 2.4. Kế hoạch tổ chức sự kiện 12 2.4.1. Thành lập ban tổ chức sự kiện 12 2.4.2. Xác định loại hình sự kiện 12 2.4.3. Hệ thống hóa các hoạt động sự kiện, lên kế hoạch thời gian 13 2.4.4. Hình thành chủ đề (Theme) cho sự kiện 15 2.4.5. Viết chuơng trình (Proposal) 15 2.4.6. Lên kế hoạch thực hiện chương trình 19 2.4.7. Thực hiện kế hoạch 22 Chương 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN HIỆN NAY CỦA VIỆT NAM 3.1. Hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay trên thị trường 26 3.1.1. Chuyên viên tổ chức sự kiện 27 3.1.2. Vai trò của tổ chức sự kiện 29 3.1.3. Chi phí và hiệu quả kinh doanh từ tổ chức sự kiện 31 3.1.4. Những tình huống không ngờ khi tổ chức sự kiện 33 3.2. Chương trình Lễ kỷ niệm 5 năm thành lập Sacomreal 36 3.2.1. Mục đích của chương trình 36 3.2.2. Ý tưởng 37 3.2.3. Thiết kế 37 3.2.4. Nhân sự 39 3.2.5. Kịch bản chương trình 39 Chương 4: PHÂN TÍCH SỰ KIỆN, KHÓ KHĂN VÀ HẠN CHẾ 4.1. Phân tích hoạt động kinh doanh và cạnh tranh của ngành địa ốc 44 4.2. Nghiên cứu khảo sát 48 4.2.1. Đối tượng nghiên cứu 48 4.2.2. Mục đích nghiên cứu 48 4.2.3. Quá trình thực hiện và kết quả focus group 48 4.2.4. Phân tích kết quả focus group 49 4.3. Những yếu tố ảnh hưởng, khó khăn và hạn chế của chương trình 52 4.3.1. Thời gian 52 4.3.2. Nhân sự 52 4.3.3. Khách hàng 53 4.3.4. Nhà cung cấp 53 4.4. Vai trò của sự kiện này đối với Sacomreal 55 Chương 5: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 5.1. Quy trình tổ chức sự kiện 57 5.1.1. Gặp khách hàng, xác định mục tiêu và loại hình sự kiện 57 5.1.2. Chuẩn bị cho chương trình 58 5.1.3. Thực hiện và báo cáo kết quả chương trình 61 5.2. Nội bộ công ty Key Communications 62 Kết luận 64 Phụ lục Tài liệu tham khảo LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành cuốn tiểu luận này, đầu tiên em xin cảm ơn nhà trường đã tạo điều kiện tốt nhất cho em, cung cấp cho em những kiến thức cơ bản, cũng như cơ sở lý luận cho tiểu luận. Em cũng xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình, những lời góp ý chân thành của thầy Đào Hoài Nam, giáo viên hướng dẫn của em. Bên cạnh đó, em cũng gửi lời cảm ơn đến công ty Key Communications, nơi em thực tập. Cảm ơn công ty đã tạo điều kiện cho em tiếp cận thực tế và cung cấp tư liệu để em thực hiện cuốn tiểu luận này. Ngoài ra, em cũng xin cảm ơn thư viện của trường, nơi đã cung cấp cho em những tư liệu bổ ích để góp phần hoàn thiện cuốn tiểu luận. Trong quá trình thực hiện tiểu luận, em không thể trách khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của các quý thầy, cô. Em xin chân thành cảm ơn. Sinh viên Nguyễn Thị Ý Nhi TP.HCM, tháng 5 năm 2009 Chuơng 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1.1. Tên đề tài Tổ chức sự kiện – Quy trình, hạn chế và giải pháp 1.2. Lý do chọn đề tài Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập môi trường quốc tế như hiện nay, các công ty, tập đoàn ngày càng chú trọng hơn đến các hoạt động marketing. Bên cạnh những chiêu thức quảng cáo trên các phương tiện truyền thông, các hoạt động below-the-line như PR, tổ chức sự kiện… cũng ngày càng được sử dụng nhiều hơn. Các hoạt động này tăng hiệu quả tiếp thị, góp phần giải quyết các rủi ro có thể xảy ra của doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện là một trong những phương thức PR thường xuyên được sử dụng. Nhu cầu về hoạt động này rất đa dạng, từ tổ chức hội nghị, team building cho nhân viên trong công ty, cho đến các chương trình giới thiệu sản phẩm, họp báo trước công chúng… Kinh tế xã hội càng phát triển thì nhu cầu về tổ chức sự kiện càng lớn. Nhưng bản thân các doanh nghiệp hầu như không chuyên nghiệp trong việc tổ chức các sự kiện này do nhiều điều kiện khách quan như thiếu nhân lực về thiết kế, kĩ thuật, mối quan hệ với các nhà cung cấp vật tư cho sự kiện… Do đó, ngành kinh doanh dịch vụ về PR, tổ chức sự kiện được mở ra để đáp ứng nhu cầu không nhỏ của các khách hàng này. Có thể thấy khách hàng ngày càng đòi hỏi cao hơn về chất lượng dịch vụ trong hoạt động tổ chức sự kiện. Trong khi các doanh nghiệp về tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay đa số đều có quy mô vừa và nhỏ, nguồn nhân lực có kinh nghiệm chưa nhiều, nên chưa đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường. Ngoài ra, cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2008 khiến các công ty hầu như cắt giảm ngân sách khá mạnh tay về các hoạt động marketing. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện. Vậy làm thế nào để một doanh nghiệp có thể đứng vững và thích nghi trước những thay đổi của thị trường? Chuyên đề này sẽ đi sâu vào nghiên cứu thực trạng về cách thức tổ chức sự kiện của một doanh nghiệp hiện nay, những khó khăn và hạn chế mà doanh nghiệp gặp phải, cũng như đưa ra một số giải pháp giúp doanh nghiệp phát triển tốt hơn trong tương lai. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu Để giải quyết vấn đề nghiên cứu, chuyên đề này đi sâu vào nghiên cứu và làm rõ những hạng mục sau đây: • Cách thức và quy trình tổ chức một sự kiện mà hiện nay các doanh nghiệp đang sử dụng. • Mối quan hệ giữa các vị trị thực hiện công việc và tác động qua lại giữa các vị trí đó. • Mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp, các đối tác khác và khách hàng. • Quá trình tổ chức một sự kiện cụ thể mà doanh nghiệp đã thực hiện. • Mức độ thành công của sự kiện mà doanh nghiệp đã tổ chức, tỉ lệ người tham dự so với dự kiến, mức độ thỏa mãn yêu cầu của khách hàng và mong đợi của người tham dự sự kiện đó. • Khó khăn và hạn chế trong quá trình tổ chức sự kiện. • Một số giải pháp khắc phục những khó khăn, hạn chế đó và định hướng thay đổi để phát triển trong tương lai. 1. 4. Phương pháp thực hiện 1.4.1. Rà soát lý thuyết • Thực trạng hiện nay và xu thế phát triển của thị trường trong thời gian tới. • Quy trình tổ chức sự kiện đang được áp dụng. 1.4.2. Nghiên cứu khảo sát a) Thiết kế mẫu nghiên cứu • Đối tượng nghiên cứu: Khách mời tham dự sự kiện. • Nghiên cứu định tính: Phỏng vấn đối tượng để xác định nhu cầu. b) Thu nhập thông tin • Trước chương trình: Mong đợi của người tham dự sự kiện. • Sau chương trình: Mức độ thỏa mãn mong đợi của người tham dự. 1.5. Kết cấu đề tài Đề tài gồm 4 chương: • Chương 1: Giới thiệu đề tài • Chuơng 2: Cơ sở lý luận • Chương 3: Đánh giá thực trạng về hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay của Việt Nam • Chương 4: Phân tích sự kiện, khó khăn và hạn chế • Chương 5: Đề xuất giải pháp Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1. Khái niệm tổ chức sự kiện 2.1.1. Khái niệm sự kiện và tổ chức sự kiện Sự kiện là một sự việc diễn ra tại một thời điểm hoặc trong một khoảng thời gian nhất định tập trung ý tuởng, nguồn lực nhằm truyền đạt một thông điệp, tạo ấn tượng và thu hút sự quan tâm, chú ý đến đối tượng tham gia. Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu . Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho đối tượng nhận những giá trị miễn phí nhằm truyền đạt một thông điệp nào đó của người chủ sở hữu đều thuộc tổ chức sự kiện. Qua khái niệm trên, tổ chức sự kiện được coi như là một quá trình hoạt động. Quá trình này có sự kéo dài về thời gian, từ các công việc chuẩn bị tới các hoạt động sự kiện tiếp đến là không gian cụ thể, những nơi diễn ra những hoạt động trên. Trong quá trình hoạt động đó, các hoạt động sự kiện được thực hiện theo kịch bản, kế hoạch đã được chuẩn bị trước. Có những hoạt động trong quá trình này sử dụng máy móc thiết bị, công cụ để tạo nên sản phẩm hàng hoá cụ thể như phòng ốc, sân khấu, bàn ghế, v.v… Những hoạt động khác nhằm tạo ra dịch vụ như thiết kế thiệp mời, lên danh sách khách mời, âm thanh ánh sáng, vận chuyển, khách sạn, v.v… Tất cả đều hướng tới phục vụ các hoạt động xã hội, các hoạt động nối tiếp nhau, đen xen nhau tạo thành dòng chảy theo thời gian định hướng đến sự kiện. Tuy nhiên, theo dòng chảy thời gian và dòng chảy công việc ta có nhận xét khái quát sau: thời gian chuẩn bị đó là thời gian bắt đầu công việc hoạt động tới khi sự kiện khai mạc; thời gian thực hiện sự kiện là thời gian diễn ra các hoạt động sự kiện; thời gian sau sự kiện là thời gian dành cho các hoạt động tiếp theo sau sự kiện. Tương tự, công việc sự kiện bao gồm; công việc chuẩn bị, công việc trong sự kiện, công việc sau sự kiện. Công việc chuẩn bị gồm rất nhiều việc khác nhau, tùy theo loại hình sự kiện mà có hệ thống theo những kịch bản riêng, nó được nghiên cứu lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho tới khi khai mạc sự kiện. Những công việc trong sự kiện bao gồm toàn bộ các công việc diễn ra từ khi sự kiện khai mạc đến khi sự kiện kết thúc. 2.1.2. Quản lý một sự kiện Quản lý một sự kiện là quá trình họanh định kiểm soát: • Nội dung (Content) • Rủi ro (Risk) • Chi phí (Cost) • Những rang buộc về luật pháp (Legal), văn hóa đạo đức (Ethical) • Những thay đổi không thể luờng truớc đuợc ở bên trong cũng như bên ngòai doanh nghiệp. Những việc cần quản lý trong sự kiện: Hành chính • Tài chính • Nhân sự • Thời gian • Thông tin Thiết kế • Nội dung • Chủ đề • Chuơng trình • Chất luợng sản xuất Marketing • Kế họach Marketing • Kế họach PR Quá trình thực hiện • Dàn dựng • Kỹ thuật • Cơ sở hạ tầng • Hậu cần • Khách tham dự • Thành phần tham gia tổ chức Rủi ro • An ninh • An toàn • Cấp cứu • Luật pháp • Thuần phong mỹ tục 2.1.3. Các loại sự kiện thường gặp • Họp báo: là hình thức áp dụng trong việc doanh nghiệp muốn công bố chính thức một vấn đề nào đó (liên quan đến thương hiệu, sản phẩm,… của doanh nghiệp) rộng rãi đến công chúng thông qua các kênh truyền thông (báo chí, truyền thanh, truyền hình,…) • Hội nghị: là hình thức để doanh nghiệp chuyển tải những nội dung thuộc về chuyên môn, chi tiết về sản phẩm chuyên dụng đến một nhóm đối tượng khách hàng đặc biệt, trong một khoảng thời gian theo kế họach định sẵn. • Giới thiệu sản phẩm: là hình thành được sử dụng thường xuyên nhất đối với các doanh nghiệp là nhà phân phối hoặc sản xuất kinh doanh các sản phẩm phục vụ đời sống cộng đồng. Đây sẽ là cơ hội nhằm quảng bá giới thiệu sản phẩm mới, thông qua đó thắt chặt mối quan hệ với các đại lý, khách hàng thân thiết và cả với các cơ quan truyền thông. • Lễ khai mạc: Thường dùng cho những buổi khai mạc phòng tranh, phòng trưng bày sản phẩm, triển lãm ảnh,… chủ yếu về mảng văn hóa nghệ thuật. • Lễ khai trương: khai trương văn phòng, công ty, chi nhánh, showroom, cửa hàng,… • Lễ động thổ: các doanh nghiệp chuyên ngành về bất động sản thường sử dụng hình thức này để công bố về dự án chuẩn bị khởi động hoặc khởi công xây dựng dự án. • Roadshow: là hình thức quảng bá di chuyển trên đường phố, tuy nhiên tại Việt Nam do ảnh hưởng về văn hóa và an toàn trật tự giao thông nên loại hình này ít được áp dụng. Do đó, roadshow hiện nay được chuyển khai thành hoạt động tĩnh - cùng lúc diễn ra tại các điểm trong chuỗi hoạt động quảng bá hình ảnh, thương hiệu sản phẩm. Ví dụ: tổ chức phát tặng sản phẩm miễn phí tại các siêu [...]... sách Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, nhà tổ chức phải trả lời câu hỏi: Tổ chức sự kiện đó nhằm mục tiêu gì? Nói cách khác, nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục tiêu của việc tổ chức sự kiện trước khi bắt tay vào tổ chức nó Mục tiêu của sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và hoạt động tổ chức sự kiện Những vấn đề nêu trên, đến lượt chúng, lại tác động vào chi phí và ngược lại, chi phí cũng chi... khách mời tham gia tổ chức sự kiện Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đối tượng quan trọng • • tham dự tổ chức sự kiện Loại sự kiện còn chi phối việc quy t định thời điểm diễn ra sự kiện Loại sự kiện cũng chi phối việc quy t định địa điểm diễn ra sự kiện, những loại • sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau Loại sự kiện còn chi phối phương thức thực hiện sự kiện 2.4.3 Hệ... hưởng tới chất lượng, mục tiêu của tổ chức sự kiện Các thành viên trong Ban tổ chức tiến hành hệ thống hóa hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện, các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện có mối liên hệ mật thiết với nhau và với những hoạt động cơ bản trong tổ chức sự kiện Cần hệ thống hóa các hoạt động tổ chức sự kiện theo mức độ quan trọng của chúng với tổ chức sự kiện, hoạt động nào quan trọng phải... các hoạt động cụ thể này là những mục tiêu của sự kiện Từ mục tiêu cụ thể đòi hỏi phải thiết kế các hoạt động tổ chức sự kiện cụ thể nào Những hoạt động sự kiện nào được xác định trong tổ chức sựu kiện, thời gian thực hiện, các sự kiện này tạo nên khung chương trình tổ chức sự kiện Các thành viên trong Ban tổ chức dựa vào khung chương trình buổi tổ chức sự kiện, lên kế hoạch các công việc chuẩn bị trong... chương trình sự kiện Tóm lại: trong bước chuẩn bị tổ chức sự kiện, nhà tổ chức cần giải quy t 5 nội dung sau: • Mục đích của sự kiện? • Có nên tổ chức sự kiện không? • Có đủ ngân sách cho tổ chức sự kiện không? • Sử dụng ngân sách bao nhiêu cho tổ chức sự kiện? • Sự kiện có xứng đáng ngân sách chi ra không? Sự kiện nào tổ chức cũng có mục đích rõ ràng Sự kiện thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu, mong muốn... hoạch tổ chức sự kiện của doanh nghiệp Nhà tổ chức cần quán triệt được mục đích, nhiệm vụ của sự kiện, phải nghĩ tới tất cả các khía cạnh nội dung và những hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể và tổ chức thực hiện chúng Những vấn đề sau đây sẽ giải quy t khi khái quát nội dung chương trình hoạt động sự kiện • • • • • • • Mục đích của sự kiện Nhiệm vụ của sự kiện Những hoạt động cụ thể của sự kiện... công việc trong sự kiện pháp sinh mâu thuẫn và Nhà tổ chức sự kiện có thể giải quy t những mâu thuẫn đó ngay từ khâu lập kế hoạch Hãy cố gắng hình dung sự kiện từ đầu tới cuối, cần có khả năng xuyên suốt sự kiện Ví dụ: Một sự kiện được thực hiện với hội trường có một cửa vào hẹp, rõ ràng sẽ xuất hiện sự ùn tắt khi vào (đầu sự kiện) và khi ra (kết thúc sự kiện) Nhà tổ chức phải giải quy t mâu thuẫn... sở hữu nó Đối với doanh nghiệp có thể là những khách hàng Khách hàng có những mong muốn khác nhau đòi hỏi sự kiện cụ thể cùng với mục đích khác nhau Nhà tổ chức sự kiện cần phân biệt các loại khách hàng và tìm hiểu chi tiết nhu cầu và mong muốn của họ đối với sự kiện 2.4 Kế hoạch tổ chức sự kiện 2.4.1 Thành lập ban tổ chức sự kiện Ban tổ chức sự kiện: Ban tổ chức phải được thành lập trước tiên để giúp... việc chuẩn bị cho tổ chức sự kiện Ban tổ chức gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động trong thực hiện Mỗi thành viên trong Ban tổ chức cần được giao những mảng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh vực riêng biệt, không trùng lặp nhau Nhà quản trị tổ chức sự kiện đảm nhận vai trò là trưởng Ban tổ chức (Project leader),... của sự vật hiện tượng Điều này cũng đúng với việc tổ chức sự kiện Nếu làm ngược lại, nhà tổ chức sự kiện sẽ thất bại, lãng phí ngân sách và có thể gánh chịu những hậu quả không mong muốn Một trong những điều tối kỵ đối với người tổ chức sự kiện là không dùng tổ chức sự kiện để làm bình phong che dấu mưu đồ riêng của mình Ví dụ: Công ty tổ chức một sự kiện tốn kém để giới thiệu một sản phẩm yếu, kém . tới sự kiện và giữ họ đó tham gia các chương trình sự kiện. Tóm lại: trong bước chuẩn bị tổ chức sự kiện, nhà tổ chức cần giải quy t 5 nội dung sau: • Mục đích của sự kiện? • Có nên tổ chức sự kiện. hỏi: Tổ chức sự kiện đó nhằm mục tiêu gì? Nói cách khác, nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục tiêu của việc tổ chức sự kiện trước khi bắt tay vào tổ chức nó. Mục tiêu của sự kiện gắn liền với quy. viên tổ chức sự kiện 27 3.1.2. Vai trò của tổ chức sự kiện 29 3.1.3. Chi phí và hiệu quả kinh doanh từ tổ chức sự kiện 31 3.1.4. Những tình huống không ngờ khi tổ chức sự kiện 33 3.2. Chương trình