kỹ năng tổ chức sự kiện ở việt nam thực trạng và giải pháp

Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Tú Quỳnh - Anh 12 - K41 LI CM N Sau hn bn nm hc tp Trng i Hc Ngoi Thng, v sau hn hai thỏng nghiờn cu vit khúa lun, em ó hon thnh khúa lun ny. Em xin chõn thnh gi li cm n ti: - ng y, ban giỏm hiu Trng i Hc Ngoi Thng. - Cỏc thy cụ giỏo trong Khoa Kinh T Ngoi Thng v ton th cỏc thy cụ giỏo trong trng - nhng ngi ó dy d chỳng em trong sut bn nm qua. c bit, em xin chõn thnh cm n thy giỏo-PGS. NGUYN TRUNG VN- ngi ó cho em ý tng, ng thi tn tỡnh hng dn, ng viờn em rt nhiu trong sut quỏ trỡnh nghiờn cu v hon thnh khúa lun. Cui cựng, em xin c gi li cm n ti cỏc cụ, cỏc bỏc, cỏc anh cỏc ch lm vic ti th vin trng ó to iu kin cho chỳng em trong vic tham kho ti liu. H ni, thỏng 11 nm 2006 Sinh viờn Trn Th Tỳ Qunh Đại học Ngoại thơng 1 Khãa luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Tó Quúnh - Anh 12 - K41 LỜI NÓI ĐẦU Sau gần 20 năm thực hiện chính sách đổi mới và mở cửa, nền kinh tế Việt nam chuyển đổi từ kinh tế tập trung sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, phát triển nhanh chóng, ngày càng hội nhập với khu vực và thế giới. Trong bối cảnh đầy cạnh tranh và thách thức đó, để có thể thích nghi, tồn tại và mở rộng hoạt động, các doanh nghiệp phải hiểu biết và đáp ứng được các nhu cầu của thị trường, và hơn thế nữa là phải xây dựng được một thương hiệu mạnh, gây dựng đươc uy tín với người tiêu dùng. Để đạt được điều đó, các doanh nghiệp ngày càng chú trọng hơn đến hoạt động PR- quan hệ công chúng, một công cụ trong chính sách xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh của Marketing. Và một trong số những công cụ của PR là hoạt động tổ chức các sự kiện đang được các doanh nghiệp và xã hội quan tâm, vì đó là một công cụ rất hiệu quả, là cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp, đòi hỏi sự sáng tạo và chuyên nghiệp trong thực hiện. Hiện tại, trên thế giới và ở Việt nam đã xuất hiện nhiều công ty chuyên quảng cáo và tổ chức sự kiện, những hoạt động của họ cũng gây được những ảnh hưởng và sự quan tâm nhất định của xã hội và hứa hẹn nhiều triển vọng phát triển thành một ngành kinh doanh mới mẻ. Tuy nhiên, do đây là một hoạt động mới nên còn thiếu tính chuyên nghiệp cũng như sự kiến thức bài bản. Chính vì vậy, việc nghiên cứu những kỹ năng cần thiết trong tổ chức sự kiện là một yêu cầu cấp thiết. Ý thức được điều đó, em quyết định chọn nghiên cứu đề tài “Kỹ năng tổ chức sự kiện trong Marketing quốc tế” cho khóa luận tốt nghiệp. Em hy vọng tìm tòi được những kiến thức kỹ năng cần thiết cho hoạt động tổ chức sự kiện ở Việt nam ngày càng trở nên chuyên nghiệp và hiệu qủa hơn. Do những hạn chế về thời gian, tài liệu, khả năng nên khóa luận không tránh khỏi những sai sót và khiếm khuyết, em rất mong nhận được sự quan tâm §¹i häc Ngo¹i th¬ng 2 Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Tú Quỳnh - Anh 12 - K41 ch bo, gúp ý ca cỏc thy cụ giỏo v cỏc bn lun vn cú th hon chnh v úng gúp c cho hot ng thc tin nc ta. Đại học Ngoại thơng 3 Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Tú Quỳnh - Anh 12 - K41 Chng 1 Nhng vn chung v t chc s kin trong Marketing quc t 1. Khỏi nim chung v s kin. 1.1. Khỏi nim: T rt lõu, loi ngi ó t chc nhng s kin nhm k nim nhng dp c bit. ú cng l mt trong nhng im chung ca loi ngi, khụng phõn bit mu da, lónh th, tụn giỏo, Chỳng ta k nim nhõn ngy sinh nht, ngy chin thng, ngy gi, ngy lch s, k nim vỡ lũng yờu nc, vỡ ni chỳng ta sinh ra, ni chỳng ta khỏm phỏ,Tt c nhng gỡ cú liờn quan n cuc sng ca con ngi u cú th gn vi mt s kin, mt l k nim c bit. V chớnh nhng s kin c bit ú l nhng du mc quan trng, ỏng ghi nh trong cuc sng. Hn th na vic t chc nhng l k nim cũn gn kt mi ngi li vi nhau, khin h hiu nhau v yờu mn nhau hn. Qua thi gian, vic t chc s kin ó thay i, t nhng s kin vúi hỡnh thc n gin, khụng chớnh thc n nhng s kin ln, ũi hi k nng, sỏng to, cỏc cụng c chuyờn nghip, ngun ti chớnh, k hoch, t chc v lónh o. ng thi t chc s kin (TCSK) ó v ang tr thnh mt ngnh cụng nghip vi nhng chun mc, chng trỡnh o to bi bn, nhng yờu cu v thỏch thc mi trong tng ngy tng gi. Julia Rutherford Silver, chuyờn gia TCSK hng u th gii CESP (Certified Special Events Professional), tỏc gi ca cun sỏch c gii chuyờn mụn ỏnh giỏ cao Professional Event Coordination, ngi bn ln c nhn danh hiu Ngi cng hin nhiu nht cho ngnh do Hi t chc s kin quc t ISES (International Special Event Society) trao tng vỡ chng trỡnh o to chuyờn viờn t chc s kin do b biờn son, ng thi l ngi ng u d ỏn EMBOK (Event Management Body of Knowledge), mt d ỏn quc t nhm Đại học Ngoại thơng 4 Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Tú Quỳnh - Anh 12 - K41 thit lp nhng chun mc chung trong quỏ trỡnh TCSK, nh ngha v s kin nh sau: S kin c bit (Special event) hay gi vn tt l s kin (SK) l mt s vic hay hot ng din ra theo mt k hoch t m, nhm mt mc ớch v to mt n tng nht nh i vi nhng ngi tham gia. Qua nh ngha ú ta cú th thy nhng c trng ch yu ca mt s kin c bit l din ra mt cỏch cú mc ớch, cú t chc, yờu cu s sỏng to, c ỏo cú th thu hỳt c nhng ngi tham gia. Mt s kin thnh cụng l mt s kin din ra t nhiờn v truyn ti thụng ip m ngi t chc mun gi gm n nhng ngi tham d mt cỏch vụ hỡnh m chớnh xỏc. 1.2. Phõn loi S kin Theo trang web chớnh thc v TCSK ti ỳc (Australian Special Events Site) thỡ cú 5 loi s kin thng c t chc, phõn loi da theo i tng tham gia s kin: s kin i (Public Events), s kin doanh nghip (Corporate Events), s kin th thao (Sporting Events), s kin riờng (Private Events) v cỏc l hi (Festivals). S kin qun chng: l nhng s kin dnh chung cho tt c mi ngi nh ún mng nm mi, quc khỏnh,. S kin doanh nghip: l nhng s kin do cỏc doanh nghip ti tr hoc t chc nhm mc ớch h tr cho kinh doanh nh s kin tung sn phm mi, khai trng, S kin th thao: l nhng s kin nh th vn hi, World Cup, Seagames, S kin ring: l s kin ca mt hoc mt nhỳm c nhừn nh: sinh nht, l thnh hụn, cỳng gi L hi (festivals): l s kin giao lu v vn hoỏ ca mt t chc, khu vc Theo Julia Rutherford Silver thỡ cú cỏc loi s kin sau phõn loi da trờn ch th v mc ớch t chc Đại học Ngoại thơng 5 Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Tú Quỳnh - Anh 12 - K41 S kin doanh nghip (Business & Corporate Events) Cỏc s kin nhm t c mc tiờu ca doanh nghip: giao tip, o to, marketing, xỳc tin thng mi, quan h vi nhõn viờn, cụng chỳng. Cú th c t chc n l hoc kt hp vi cỏc s kin khỏc. S kin kờu gi ng h (Cause-Related & Fundraising Events ) Cỏc s kin c mt nhúm t thin hoc cú mi quan h no ú vi mc ớch thu hỳt ti tr, ng h hoc s chỳ ý. Cú th t chc n l hoc kt hp vi cỏc s kin khỏc Hi ch, trin lóm (Exhibitions, Expositions & Fairs ) Cỏc s kin tp hp ngi bỏn, ngi mua v nhng ngi cú quan tõm li vi nhau xem xet, mua bỏn trao i sn phm, dch v hay cỏc ngun lc khỏc. Cú th chuyờn v mt ngnh hoc khụng, t chc n l hoc kt hp vi cỏc s kin khỏc. Sự kin vui chi, gii trớ (Entertainment & Leisure Events) Cỏc s kin t chc nh kỡ hoc mt ln, cú bỏn vộ hoc khụng nhm mc ớch gii trớ. T chc n l hoc kt hp vi cỏc s kin khỏc. L hi (Festivals ) Cỏc s kin vn hoỏ, tớn ngng t chc do hoc cho qun chỳng, cú th t chc n l hoc kt hp vi cỏc s kin khỏc. S kin chớnh tr (Government & Civic Events ) Cỏc s kin t chc do cỏc ng phỏi chớnh tr, u ban trung ng hoc a phng nhm mc ớch chớnh tr. Cú th t chc n l hoc kt hp vi cỏc s kin khỏc. S kin trng i (Hallmark Events ) Cỏc s kin m quy mụ hay tm vúc ca chỳng liờn quan ti s quan tõm v tha nhn ca quc gia hay quc t. S kin Marketing (Marketing Events ) Cỏc s kin cú nh hng xỳc tin thng mi, mang ngi mua, ngi bỏn li vi nhau hiu bit v nhau v cỏc sn phm, dch vu. Cú th t chc n l hoc kt hp vi cỏc s kin khỏc. Hi ngh v hp mt (Meeting & Convention Events ) Cỏc s kin gp g ca mt nhúm ngi nhm mc ớch trao i thụng tin, tranh lun hoc bn bc, o to, xõy dng quan h, ra quyt inh, cú th t chc n l hoc kt hp vi cỏc s kin khỏc S kin cỏ nhõn, xó hi (Social/Life Cycle Events ) Cỏc s kin gp g ca mt nhúm ngi nhm mc ớch trao i thụng tin, tranh lun hoc bn bc, o to, xõy dng quan h, ra quyt inh, cú th t chc n l hoc kt hp vi cỏc s kin khỏc S kin th thao (Sports Events ) Cỏc s kin cú khỏn gi tham gia, theo dừi mang tớnh gii trớ, tranh ti v th thao. Cú th t chc n l hoc kt hp vi cỏc s kin khỏc. Mi loi hỡnh s kin s cú nhng mc ớch, ngun lc, yờu cu khỏc nhau. Mt chuyờn gia t chc s kin cn nm rừ cỏc c im v yờu cu ca tng Đại học Ngoại thơng 6 Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Tú Quỳnh - Anh 12 - K41 loi s kin cú th cõn nhc v a ra k hoch tt nhm tho món th trng mc tiờu. Trong phm vi nghiờn cu v t chc s kin trong Marketing quc t, khoỏ lun ny s i sõu vo nghiờn cu v s kin ca cỏc doanh nghip (Business/ Corporate Events) Theo t in quc t chuyờn v t chc s kin ca Wiley thỡ s kin doanh nghip l S kin ti tr bi cỏc doanh nghip nhm t mt mc tiờu c th nh: lm hi lũng khỏch hng, gii thiu hay tung ra mt sn phm hoc dch v mi, khớch l hay o to nhõn viờn 1.3. Mt s s kin doanh nghip tiờu biu 1.3.1. Khai trng. Khai trng l mt trong nhng lý do tt nht t chc mt s kin. cú tỏc dng tt, s kin ny mang mt nột c trng riờng, núi lờn c ngnh ngh v chuyn ti c thụng ip mun nhn gi n khỏch hng, ú l: Chỳng tụi ó cú mt. Chỳng tụi khỏc vi cỏc i th cnh tranh, chỳng tụi ti hn cỏc i th cnh tranh v chỳng tụi ang sn sng phc v bn. 1.3.2. Gii thiu sn phm mi. Nhng bui gii thiu sn phm mi thng c i kốm vi cỏc chng trỡnh gii trớ, biu din. Tuy nhiờn, nhng chng trỡnh ny kộo di quỏ mc v lm cho khỏch hng sao lóng vi mc ớch chớnh l gii thiu sn phm/dch v. Núi mt cỏch khỏc, nhng chng trỡnh gii trớ v biu din ch l nhng cht xỳc tỏc cũn sn phm/dch v ca cụng ty vn l phn ct lừi. Ngoi ra, khụng gian v thi gian khi t chc cỏc bui gii thiu sn phm mi 1.3.3. Cỏc k ngh, cỏc ngy l Nhng dp l Giỏng Sinh, nm mi hoc khi hố v, thu sang, ụng n u l nhng dp rt tt t chc cỏc s kin c bit. Tuy nhiờn, iu quan trng l chng trỡnh phi c ỏo nhng khụng i quỏ xa thụng ip mun gi gm n khỏch hng. 1.3.4. S xut hin ca nhng ngi ni ting. Đại học Ngoại thơng 7 Khãa luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Tó Quúnh - Anh 12 - K41 Làm việc với những người nổi tiếng tuy khá phức tạp nhưng lại có tác dụng rất tốt đối với chương trình tiếp thị. Trước khi tiếp cận với các nhân vật nổi tiếng, điều quan trọng là cần phải nghiên cứu kỹ lịch trình làm việc và cá tính của họ xem có thích hợp với mục tiêu tiếp thị và hình ảnh của công ty không. đối xử với những người nổi tiếng theo một tác phong “chuyên nghiệp” và báo cho họ biết trước chương trình chi tiết. Khi mời những nhân vật nổi tiếng hợp tác, cũng phải xác định xem đối tượng khách hàng muốn thu hút là ai, muốn đưa tin về sự kiện xuất hiện của các nhân vật này trên các phương tiện truyền thông nào và muốn tạo ra ấn tượng lâu dài nào đối với khách hàng. 1.3.5. Đồng tài trợ Để đạt được các mục tiêu tiếp thị của mình, cụng ty có thể tham gia tài trợ cho một sự kiện nào đó do các công ty khác tổ chức hoặc hợp tác với họ để tổ chức các chương trình từ thiện, chúc mừng sinh nhật của các doanh nghiệp khác, tài trợ cho các chương trình thi đấu thể thao, hội họp. Nhưng không phải chương trình nào cũng đều thích hợp cho tất cả các doanh nghiệp. Việc hợp tác tổ chức sự kiện phải tuỳ theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty và phù hợp với nhu cầu của khách hàng. 1.3.6. Kỷ niệm thành lập Đây là một sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức. Có một thâm niên hoạt động trong một ngành nghề nào đó là một điều đáng để doanh nghiệp tự hào và là cơ hội này để củng cố sự ủng hộ, lòng trung thành của những khách hàng trong quá khứ và hiện tại. Buổi tiệc “sinh nhật” cũng là dịp mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ. 1.3.7.Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi Thực tế cho thấy, các trò chơi và các cuộc thi là những sự kiện gây được khá nhiều sự chú ý từ khách hàng. Tuy nhiên, những chương trình này chỉ có tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và quản lý một cách hợp lý và nghiêm túc. Nghĩa là, phải cú tớnh chuyên nghiệp trong việc tổ chức các trò chơi và các cuộc thi. Mọi người cần phải được thông báo, hướng dẫn rõ ràng về những thể lệ cuộc chơi như cách thức chọn lựa, đánh giá và trao giải thưởng. §¹i häc Ngo¹i th¬ng 8 Khãa luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Tó Quúnh - Anh 12 - K41 1.4. Những giai đoạn và yếu tố cơ bản của một sự kiện: 1.4.1. Những giai đoạn cơ bản của một sự kiện Theo trình tự thời gian, một sự kiện sẽ trải qua 3 giai đoạn: hình thành (birth), phát triển (maturity) và kết thúc (end). Giai đoạn 1: là giai đoạn mà ý tưởng, chủ đề, mục đích tổ chức và kế hoạch về sự kiện ra đời Giai đoạn 2: là giai đoạn sự kiện diễn ra với sự tham dự của các khách mời, sự quản lí của ban tổ chức theo đúng kế hoạch đã đề ra. Giai đoạn 3: là giai đoạn kết thúc, thu dọn địa điểm tổ chức và rút ra kinh nghiệm cho những sự kiện sau. 1.4.2. Các yếu tố cơ bản của một sự kiện Theo Julia Rutherford Silver, dưới góc độ cảm nhận của người tham gia vào sự kiện thì sự kiện có 3 yếu tố cơ bản : mục đích, phạm vi và nội dung. • Mục đích (intent/purpose) : là lí do ra đời, chi phối mọi hoạt động và là mục tiêu hướng tới của SK. Nguồn : bảng 2-3 Goals, Objectives, and Tactics, Professional event coordination, Julia Rutherford Silver 2004, tr.34. §¹i häc Ngo¹i th¬ng 9 Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Tú Quỳnh - Anh 12 - K41 Doanh nghip t chc mt s kin cú th nhm nhiu mc ớch khỏc nhau, tu thuc vo chin lc Marketing hay chin lc xỳc tin h tr kinh doanh. Nhng mc ớch ú cú th l : s lng ngi tham gia, s hi lũng ca khỏch hng, nhn bit v sn phm, qung bỏ hỡnh nh doanh nghip, tng doanh thu, thu hỳt ti tr, cng c tinh thn lm vic nhúm, o to hay bi dng nghip v cho nhõn viờn Mc ớch (goal) ú phi c ra v c th hoỏ thnh nhng mc tiờu (objective) cú th nh lng c, cú th phõn cụng c, cú tớnh thc t, cú gii hn v thi gian v tr thnh nhng hnh ng (action) chi tit trong bn k hoch SK. Phm vi (Extent/scope): l loi hỡnh s kin, nhng gii hn v thi gian (s kin din ra trong bao lõu), khụng gian (a im t chc, s lng, thnh phn ngi cú th tham gia), ngun lc (ti chớnh, con ngi) ca SK. Phm vi ny cn phi phự hp vi tỡnh hỡnh ca doanh nghip v mc ớch ca s kin. Ni dung (content/program): Ngun: bng 2-6, The Six Dimensions of an Event Experience, Professional Event Coordination, 2004, p .41. Ni dung ca SK l tt c nhng hot ng din ra, nhng iu m ngi tham d cm nhn c bng cỏc giỏc quan ca mỡnh k t khi bc vo cng khu t chc n khi ra v. Nhng ni dung ú thng c th hin qua 6 mng ln : Nhng cụng c qung cỏo v s kin (marketing materials) Phng tin i li v li vo (transport and entrance) Khụng khớ v cỏch trang trớ (atmotsphere and decor) n, thc ung (food and beverage) Cỏc hot ng gii trớ (entertainment) Đại học Ngoại thơng 10 . Kỹ năng tổ chức sự kiện trong Marketing quốc tế” cho khóa luận tốt nghiệp. Em hy vọng tìm tòi được những kiến thức kỹ năng cần thiết cho hoạt động tổ chức sự kiện ở Việt nam ngày càng trở nên chuyên. khách hàng và doanh nghiệp, đòi hỏi sự sáng tạo và chuyên nghiệp trong thực hiện. Hiện tại, trên thế giới và ở Việt nam đã xuất hiện nhiều công ty chuyên quảng cáo và tổ chức sự kiện, những. động • Theo chức năng của các hoạt động Thông thường thì các nhà tổ chức sự kiện phân chia theo sự kết hợp cả 3 phương pháp. Và số lượng các nhiệm vụ càng nhiều khi ngày tổ chức sự kiện càng đến gần. Ta