1. Sự ra đời và phát triển của hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam
2.5.2. Kỹ năng quảng cáo cho sự kiện và công ty tổ chức sự kiện
Có một điểm đáng lưu ý đó là các doanh nghiệp TCSK Việt nam chưa biết tận dụng một công cụ quảng cáo mới đang rất thịnh hành và hiệu quả: các website trên Internet.
Đáng tiếc là chỉ có hơn chục công ty TCSK có tầm cỡ có website riêng: Dolphin Media, Metan, Mio, Biz-eye, Vietgate, Telecomvn, Binh minh,…Còn lại, hàng trăm công ty quảng cáo không hề có website của riêng mình.
Thêm nữa, các website của các công ty kể trên cũng không được đầu tư thích đáng: hình thức đơn điệu, chủ yếu là web tĩnh, không có nhiều âm thanh, hình ảnh, nội dung ít được cập nhật, giới thiệu về doanh nghiệp cũng như các sự kiện, hoạt động của ngành còn sơ sài, không có các diễn đàn để trao đổi, tương tác giữa doanh nghiệp và người xem. Điều này thể hiện các doanh nghiệp đã chưa tận dụng được triệt để thành tựu của khoa học công nghệ mới.
Đồng thời, trong hoạt động quảng cáo cho sự kiện, nhà tổ chức cũng phải đương đầu với những bất cập trong ngành quảng cáo.
thu, tương đương với 100 triệu đồng. Với 100 triệu đồng thì doanh nghiệp chỉ có thể trả chi phí cho 2 lần đưa tin trên đài truyền hình hoặc chỉ có thể đăng quảng cáo được trên 5 số báo.
Theo ông Hà Văn Tằng - Cục trưởng Cục Văn hoá - Thông tin cơ sở, Bộ Văn hoá thì một số quy định của pháp luật còn chưa theo kịp sự phát triển của hoạt động quảng cáo.
Điển hình như: cùng để xin thực hiện quảng cáo trên pano lớn, có nhiều địa phương yêu cầu doanh nghiệp phải thông qua nhiều ban ngành như xây dựng, địa chính, điện, giao thông... nhưng mỗi ngành này lại có các văn bản điều chỉnh khác nhau. Sự thiếu thống nhất trong quản lý đã làm cho doanh nghiệp không biết nên đến cơ quan nào để xin phép được thực hiện.
Một ví dụ khác là việc xin cấp phép băngrôn của một thành phố lớn. Người xin cấp phép đã liệt kê danh sách 20 con đường muốn treo băngrôn. Thế nhưng khi cấp phép, cơ quan chức năng vẫn cấp cho họ 20 cái. Được cấp phép treo 10 ngày nhưng chỉ sau 2 ngày đã có băng rôn khác treo chồng lên.
Pháp lệnh Quảng cáo quy định khống chế 10% diện tích quảng cáo trên báo viết, 5% trên chương trình phát hình, phát thanh là phi lý là không có cơ sở, thiếu tính thuyết phục và có phần không khuyến khích, kích thích nền kinh tế phát triển.. Hiện tại có quy định “giấy phép con” với số lượng quảng cáo quá 10% trên diện tích báo in. Quy định này vừa bất hợp lý, vừa nảy sinh tiêu cực.
Trước thực trạng đó, hoạt động quảng bá của doanh nghiệp TCSK gặp nhiều khó khăn và chưa phát huy hết khả năng của mình.
Trong tương lai, các sự kiện cũng sẽ trở nên phổ biến và gặp nhiều cạnh tranh từ các đối thủ, vì vậy cần phải có một chiến lược quảng bá chu đáo thì mới đạt được hiệu quả như mong muốn
3.Một số thành tựu của ngành tổ chức sự kiện Việt nam
Với lợi thế của người đi sau, cùng với bản chất thông minh sáng tạo, một số công ty đã thừa hưởng và áp dụng rất nhanh nhạy mô hình quản lí dự án ưu việt của các chuyên gia nước ngoài. Đó là một thành tựu đáng kể chỉ sau 5 năm phát triển. Hiện tại ngành TCSK Việt nam đang tăng trưởng với tốc độ rất nhanh
30% và cũng gây được sự quan tâm của công chúng và sự tin cậy của các đối tác nước ngoài.
3.1. Thành công nhờ có triết lí kinh doanh rõ ràng
Nguyễn Trung Thẳng, Tổng giám đốc công ty tổ chức sự kiện Masso Group là người đủ tự tin phát biểu sau đúng 5 năm trụ vững trên trận chiến đầy khốc liệt của nghề: "Trong bối cảnh manh mún của thị trường truyền thông tiếp thị Việt Nam giữa những tập đoàn quảng cáo quốc tế và rất nhiều công ty dịch vụ tiếp thị quảng cáo địa phương, việc phát triển của các công ty quảng cáo/truyền thồng tiếp thị. TCSK tại Việt Nam là một thách thức lớn. Tuy nhiên, vẫn có những doanh nghiệp với niềm say mê, tầm nhìn dài hạn và mong muốn góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong truyền thông tiếp thị Việt đang chắc bước tiến về phía trước như một sự tất yếu của qui luật “nhân quả”. “Ngay từ khi mới ra đời, Masso Group đã xác định rất rõ triết lý kinh doanh “Chia sẻ & làm tăng giá trị” (Sharing with & adding value to) và câu khẩu hiệu “Phát triển bằng tính chuyên nghiệp” (Leading by professionalism), và đây cũng chính là nền móng và văn hoá chung của chúng tôi trong suốt 5 năm qua".
3.2 Thành công nhờ ý tưởng sáng tạo và khả thi
Sáng tạo là một trong những tố chất đáng quý của người Việt nam, nhờ cần cù rèn luyện cùng với sự am hiểu sâu sắc con người đất nước Việt nam mà có thể biến ý tưởng sáng tạo thành khả thi la một trong những bí quyết thành công của các nhà tổ chức sự kiện Việt nam.
Các chương trình quảng cáo bằng xe đạp đôi cho nhãn hiệu sữa Dutch Lady, chương trình thử sản phẩm đồng loạt tại 20 tụ điểm công cộng trên toàn quốc gây tính chú ý cao của mạng điện thoại S-Fone, và hàng loạt các hoạt động giới thiệu sản phẩm mới với sự hỗ trợ của các hoạt động giải trí và ngôi sao gây tính chú ý cao cho điện thoại di động Sam Sung, Motorola… là một ví dụ cho những thành công mà công ty Việt Nam có thể thực hiện được.
Bằng kinh nghiệm của mình, chị Uyên Châu, Giám đốc khách hàng của một công ty TCSK chia sẻ ”Tính phức tạp của các chương trình quảng bá đòi hỏi
khả thi và đặc biệt là tương thích với môi trường thực tế. Việc điều phối giữa tính linh động và kỷ luật trong thực hiện là một thách thức cao. Bất cứ kết quả xấu nào cũng có thể gây phản cảm về hình ảnh thương hiệu nơi công chúng. Lúc đó, chương trình xem như thất bại”.
Ý tưởng sáng tạo nhưng luôn bám sát mục tiêu được chuyển tải sống động ra thực tế tạo nên sự chuyên nghiệp trong các hoạt động của sự kiện. Cũng là những hoạt động tiếp thị quảng bá trên đường phố, siêu thị và các địa điểm công cộng, nhưng muốn tạo sức hút cho thương hiệu thì cần "gia cố" thêm nhiều chất xám.
Chị Diễm Trang, phụ trách Masso Events cho biết: “Việc sáng tạo trong công tác tổ chức sự kiện tiếp thị rất khác với sự sáng tạo của các phim quảng cáo, các ý tưởng ở đây đòi hỏi phải độc đáo tuy nhiên phải hết sức hợp lý trong bối cảnh không gian, thời gian…nhằm đảm bảo giảm thiểu các rủi ro, vì phim quảng cáo thì có thể quay lại nhưng sự kiện thì không thể tổ chức lại.
Tuy nhiên để phát triển ngành công nghiệp này còn cần nhiều thời gian và công sức. Sau khi tham dự sự kiện ComunicAsia 2005 tôi thấy tính chuyên nghiệp của chúng ta so với thế giới xem ra còn xa lắm…". (Diễm Trang)
Chương 3 Giải pháp nâng cao kỹ năng tổ chức sự kiện ở Việt nam
1. Giải pháp vĩ mô
1.1. Nâng cao kỹ năng quản lí hoạt động tổ chức sự kiện
Để phát triển ngành tổ chức sự kiện nói riêng và ngành quan hệ công chúng, quảng cáo trong nước nói chung, ông Đinh Quang Ngữ (chủ tịch Hiệp hội quảng cáo Việt Nam VAA) cho rằng, chúng ta phải có các chế độ chính sách để tạo hành lang pháp lý cho các doanh nghiệp.
TCSK chuyên nghiệp là một hoạt động thương mại mang yếu tố văn hóa nên quản lý hợp lý phải bao gồm cả hai yếu tố văn hóa và kinh tế.
Ngoài ra, luậtt điều chỉnh còn phải phù hợp và thống nhất với các văn bản pháp lí đã ban hành như Luật thương mại, doanh nghiệp, Luật thuế thu nhập doanh nghiệp, Luật cạnh tranh...và phù hợp với các quy định đối với các ngành có liên quan như: quảng cáo, báo chí,…
Ý tưởng về sự kiện cũng là một tài sản về trí tuệ, đem lại những nguồn lợi to lớn, nhưng hiện nay việc bảo hộ chưa được chú ý . Vì vậy, cũng cần có những quy định cụ thể về việc đăng kí, bảo hộ cho những tài sản đó.
Nhà nước cũng cần xem xét bỏ quy định về hạn mức quảng cáo. Bộ Tài chính vừa đưa ra cam kết sẽ sớm đề nghị dỡ bỏ trần giới hạn mức chi phí 10% đối với các hoạt động liên quan đến quảng cáo, khuyến mãi, tiếp khách, quà biếu của doanh nghiệp để doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong chiến lược kinh doanh của mình và tăng thu ngân sách Nhà nước . Đây là một động thái rất đáng chú ý trong nỗ lực nhằm tạo nên một môi trường kinh doanh bình đẳng, chuẩn bị cho nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu vào khu vực và thế giới.
Hai là, Nhà nước phải có bộ phận quản lý chặt chẽ kiểm tra, kiểm soát hoạt động TCSK, không để cho các dịch vụ “phản cảm”, các hoạt động cạnh tranh không lành mạnh diễn ra.
Quản lí chặt chẽ nhưng lại phải nhạy bén, linh hoạt, thông thoáng và tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tránh tệ nạn phiền hà, sách nhiễu, cửa quyền.
Ba là, tiến đến cổ phần hoá, khuyến khích các thành phần kinh tế, tư nhân đang hoạt động doanh nghiệp, thành lập doanh nghiệp TCSK, điều này cần phải thể hiện qua những chính sách hỗ trợ, khuyến khích phát triển ngành công nghiệp non trẻ này.
Bốn là, xây dựng một chiến lược, kế hoạch dài hơi để phát triển ngành TCSK và các ngành công nghiệp có liên quan: quảng cáo, báo chí, thiết kế, bảo vệ,... Chiến lược được đề ra và thực hiện sẽ khắc phục được tình trạng phát triển manh mún, phân tán hiện nay; tập trung tạo điều kiện cho việc hiện đại hoá cơ
sở vật chất, nâng cao số lượng, chất lượng cán bộ chuyên môn và góp phần hoàn thiện cơ chế chính sách, nâng cao năng lực của cơ quan quản lý nhà nước.
Năm là, thành lập các hiệp hội ngành nghể như VAA, thu hút thêm nhiều hội viên mới gia nhập để gia tăng sức mạnh của ngành (hiện mới có 171 doang nghiệp là thành viên của VAA - số liệu năm 2006). Đặc biệt, khuyến khích các văn phòng đại diện, công ty quảng cáo nước ngoài gia nhập... để tạo cơ hội giao lưu, học tập, trao đổi kinh nghiệm nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ, giữa các doanh nghiệp.
Hiệp hội cũng hướng các doanh nghiệp liên kết với các doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ, sản phẩm phục vụ sự kiện để cùng phát triển và nâng cao khả năng cộng tác
Ngoài ra cũng sẽ tổ chức các giải thưởng để kích thích, khuyến khích và động viên doanh nghiệp để có những sản phẩm, dịch vụ có chất lượng tốt, thu hút khách hàng, mang lại hiệu quả kinh tế cao.
1.2. Xây dựng, quy hoạch cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động tổ chức sựkiện kiện
Trong các hoạt động quy hoạch, xây dựng hạ tầng cơ sở, các cơ quan có thẩm quyền cần lưu ý đến sự phù hợp với chiến lược phát triển của ngành truyền thông, quảng cáo, TCSK.
Yêu cầu của một địa điểm phù hợp với việc tổ chức sự kiện: • Diện tích phù hợp với quy mô sự kiện (nhỏ, vừa, lớn) • Thuận lợi cho giao thông, vận tải
• Hòa hợp với quang cảnh chung quanh
• Đầy đủ âm thanh, ánh sáng, nguồn nước, vệ sinh,… • An toàn cho người tham dự
Việc xây dựng những công trình như vậy là rất cần thiết và phục vụ cho nhu cầu văn hóa, tinh thần của đông đảo quần chúng trong tương lai.
1.3. Đẩy mạnh các hoạt động giáo dục đào tạo nhằm cung cấp nguồn nhânlực chuyên nghiệp đáp ứng nhu cầu của thực tiễn. lực chuyên nghiệp đáp ứng nhu cầu của thực tiễn.
Khi cánh cửa vào WTO đã rộng mở đối với Việt Nam, có nhiều hy vọng kinh tế Việt Nam sẽ có khả năng tăng trưởng tốt do hoạt động hội nhập của nước ta được tăng cường, vì thế nguồn đầu tư nước ngoài vào Việt Nam có thể tăng mạnh, vấn đề đào tạo nguồn nhân lực phục vụ các hoạt động hội nhập và hợp tác quốc tế sẽ là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các nhà giáo dục nước ta.
Theo xu thế hiện nay, đang có một làn sóng đầu tư mới vào Việt Nam. Cùng với sự hội nhập của Việt Nam vào trào lưu chung của thế giới, sự phát triển của các doanh nghiệp, nhu cầu về quan hệ công chúng, tổ chức sự kiện sẽ tăng lên, vì thế nhu cầu về đào tạo cán bộ Quan hệ công chúng trong thời gian tới sẽ lớn hơn.
Để giải quyết vấn đề này, ngoài việc triển khai đào tạo hệ cử nhân Quan hệ công chúng 4 năm, bắt đầu từ năm 2006, Học viện Báo chí và Tuyên truyền c#n mở các khóa đào tạo ngắn hạn để giúp các doanh nghiệp và các cơ quan đáp ứng nhu cầu về bồi dưỡng nghiệp vụ quan hệ công chúng cho cán bộ và nhân viên. Đồng thời, cần xây dựng một mối quan hệ hợp tác hiệu quả giữa ngành công nghiệp liên quan với các trường đại học chuyên ngành để hỗ trợ cho công tác đào tạo.
Trong giai đoạn trước mắt, có thể xây dựng các chương trình đào tạo ngắn hạn với giáo trình theo tiêu chuẩn quốc tế, nhưng được biên soạn phù hợp với thị trường Việt Nam như đại cương về truyền thông tiếp thị tích hợp, quản trị thương hiệu, quản trị dịch vụ khách hàng công ty quảng cáo, truyền thông sáng tạo, dịch vụ media, viết quảng cáo, quan hệ công chúng, tổ chức sự kiện... nhằm trang bị những kiến thức nền tảng, hệ thống, hiện đại cho những người đang và sẽ làm việc trong ngành.
nghiệp vụ cho người làm quảng cáo, truyền thông, sự kiện... , hướng tới thành lập trường đại học chuyên ngành về quảng cáo, truyòn thông, là cơ sở để xây dựng ngành ngày càng lớn mạnh, đồng thời tránh để xảy ra tình trạng "xây nhà từ nóc" như nhiều ngành hiện nay.
Ngoài ra, các cơ quan có chức năng cũng nên lưu ý tới và khuyến khích việc thành lập các câu lạc bộ, phát động các chương trình, hoạt động tìm hiểu, trao đổi học hỏi kinh nghiệm TCSK ; thiết kế các website, forum trên Internet để tăng cường cơ hội học hỏi và phổ biến và nâng cao nhận thức, hiểu biết về ngành TCSK trong các tầng lớp xã hội.
2. Giải pháp vi mô
2.1. Nắm bắt được xu hướng của tổ chức sự kiện trong nước và quốc tế
Trong bất kì hoạt động nào, nắm bắt được xu hướng mới của thời đại bao giờ cũng là một yếu tố đem lại thành công.
Theo một chuyên gia TCSK quốc tế thì trong hoạt động TCSK hiện tại đang có các xu hướng sau:
• Chi phí các doanh nghiệp dành cho TCSK ngày càng tăng
• TCSK đang trở thành một hoạt động chuyên nghiệp, số lượng các công ty ngày càng tăng mạnh
• Các công ty lớn nước ngoài mua lại các công ty tổ chức sự kiện nhỏ • Sự kiện được tổ chức theo ý tưởng của khách hàng
• Đội ngũ tổ chức sự kiện ngày càng được trẻ hóa
• Yếu tố cảm xúc trong sự kiện được đề cao hơn các yếu tố kỹ thuật… Muốn đón đầu được các xu hướng cần phải thường xuyên theo dõi những chuyển động của thị trường tron và ngoài nước, đảm bảo cho hoạt động của công ty luôn không lạc hậu trước thời đại. Đặc biệt trong bối cảnh môi trường kinh doanh năng động thường xuyên biến đổi hiện nay công việc này ngày càng trở nên quan trọng
2.2. Liên kết, hợp tác với các doanh nghiệp trong và ngoài nước có vốn vàkinh nghiệm để học hỏi, nâng cao kĩ năng nghiệp vụ, tăng khả năng cạnh kinh nghiệm để học hỏi, nâng cao kĩ năng nghiệp vụ, tăng khả năng cạnh tranh
Trước khi coi các doanh nghiệp nước ngoài là đối thủ, trước hết hãy coi họ là