2. Giải pháp vi mô
2.3.Nâng cao kỹ năng nghiệp vụ
Các doanh nghiệp phải nhanh chóng vươn lên, nắm công nghệ, áp dụng công nghệ, phương tiện quảng cáo mới nâng cao khả năng cạnh tranh, tăng cường đầu tư để chuyên môn hóa hoạt động; mở rộng giao lưu quốc tế, để chiếm lĩnh thị trường quảng cáo trong nước, từng bước vươn ra thị trường khu vực và thế giới.
2.3.1. Áp dụng thống nhất phương pháp quản lí dự án cho hoạt động tổ chức sự kiện
Phương pháp này là một sáng kiến đã được các chuyên gia thế giới thừa nhận, một số doanh nghiệp Việt nam cũng đã áp dụng thành công. Nếu được áp dụng thống nhất sẽ tạo ra tính đồng bộ trong hoạt động tổ chức sự kiện ở nước ta. Đồng thời cũng mang lại hiệu quả cao và nhiều lợi ích khác.
Sự kiện Dự án
Giống nhau
Giới hạn về thời gian
Có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc Có nhiều thay đổi trong quá trình diễn ra
Cần một hệ thống linh hoạt dễ thích nghi với những thay đổi của các yếu tố cả trong và ngoài
Là duy nhất và yêu cầu sự kết hợp theo chuẩn hoặc theo một cách hoàn toàn mới các nguồn lực đã có Khác nhau
Thời gian diễn ra sự kiện là khó thay đổi vì thường dựa trên một dịp đặc biệt
Linh hoạt hơn về mặt thời gian
Song, cũng vì TCSK yêu cầu sự chính xác về thời gian cao hơn dẫn đến hệ thống quản lí càng phải linh hoạt đối phó với các tình huống có thể xảy ra.
Sử dụng mô hình QLDA cho TCSK có nhiều lợi ích :
• Cung cấp một cách tiếp cận có hệ thống cho tất cả các loại sự kiện, quy mô lớn, nhỏ. Không những cơ thể áp dụng cho toàn bộ sự kiện mà có thể áp dụng cho từng bộ phận, từng hoạt động thành phần của sự kiện.
• Giảm ảnh hưởng của các cá nhân đến việc TCSK : vì đã có một phương pháp tiếp cận chung, nhiều người có thể sử dụng được; đồng thời công việc cũng được phân chia cho nhiều người nên không quá phụ thuộc vào một chuyên gia tổ chức sự kiện nhất định.
• Thống nhất phương pháp sử dụng với các bộ phận khác trong doanh nghiệp
• Đảm bảo khả năng giải trình về các chi phí do sử dụng những khái niệm thống nhất với bộ phận kế toán.
• Tăng khả năng nắm bắt quá trình chuẩn bị cho kế hoạch do sự kiện được chia thành các hoạt động nhỏ, cụ thể và sử dụng các công cụ phân tích, mô tả đồ hoạ trực quan dễ tiếp cận đối với mọi đối tượng
• Thuận lợi hơn cho công tác đào tạo tổ chức sự quản lí dự án là một phương pháp đã được thừa nhận.
• Tạo ra một thứ ngôn ngữ giao tiếp chung của ngành TCSK với các ngành khác.
• Tăng khả năng chia sẻ các kỹ năng trong ngành cũng như ngoài ngành do có cùng các điểm chung.
2.3.2. Có chiến lược quản lí nhân sự hợp lí
Trước tình hình trình độ nguồn nhân lực trong xã hội chưa đáp ứng yêu cầu, các doanh nghiệp phải “tự lực cánh sinh”, thiết lập một chiến lược tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng đãi ngộ nhân viên sao cho hiệu quả nhất:
• Liên kết chặt chẽ với các trường đại học, dạy nghề có liên quan để hợp tác nâng cao chất lượng giảng dạy bằng cách cung cấp các kinh nghiệm thực tế và cơ hội thực tập nhằm tìm được nguồn nhân lực ổn định và có trình độ, phù hợp với yêu cầu công việc. Đồng thời tích cực tìm kiếm đội ngũ tình nguyện viên cho sự kiện.
• Xây dựng những chương trình tuyển dụng để tìm kiếm được những nhân sự, tình nguyện viên phù hợp với các nhiệm vụ trong sự kiện
• Đầu tư cho hoạt động đào tạo nhân viên với tác phong, kỹ năng làm việc chuyên nghiệp: gửi nhân viên đi học các khoá đào tạo về TCSK, thông qua các phương tiện thông tin liên lạc: Internet, các chương trình đào tạo từ xa, tăng cường học hỏi những kỹ năng, nghiệp vụ, kinh nghiệm từ các chuyên gia nước ngoài, bắt kịp với xu thế chung của thế giới áp dụng sáng tạo và truyền bá trong nước, xây dựng các khoá học nội bộ hoặc cho cả các đối tượng bên ngoài..
• Nghiên cứu xây dựng chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỉ luật hợp lí, khuyến khích phát huy khả năng, sáng tạo và tinh thần trách nhiệm của nhân viên.
• Trong công việc, chú trọng áp dụng những công cụ chuyên nghiệp để phân công công việc, quản lí hoạt động và đánh giá công việc của nhân viên như: bảng phân công nhiệm vụ, bảng đánh giá, lịch công tác,…(phụ lục 1)
• Không ngừng nghiên cứu và đúc kết những kinh nghiệm rút từ thực tiễn để làm nguồn tài liệu tham khảo quý báu để trao đổi, giảng dạy cho các sự kiện sau.
2.3.3. Nâng cao kỹ năng quản lí chi phí
• Khảo sát thị trường để có thể nắm vững giá cả của các đối thủ cạnh tranh, am hiểu về các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ liên quân để dự đoán, lập một kế hoạch về ngân sách chính xác cho sự kiện. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Cân nhắc và lựa chọn một cách tiết kiệm, hiệu quả giữa thuê hay mua các sản phẩm.
• Thực hiện đúng và đầy đủ các nghiệp vụ kế toán trong các giao dịch để dễ dàng kiểm soát chi phí
• Xây dựng mối quan hệ hữu hảo với các nhà cung cấp dịch vụ cho TCSK để có mức chiết khấu tốt, đồng thời nắm vững tiến độ làm việc của đối tác, kịp thời tác động đảm bảo tiến độ cho hoạt động cung cấp, hạn chế các chi phí phát sinh do thực hiện không đúng lịch trình.
• Nâng cao kỹ năng kí kết, đàm phán, thương lượng với các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ sự kiện.
• Thành lập các hiệp hội của ngành tổ chức sự kiện và các ngành nghề liên quan để tăng cường tinh thần hợp tác ăn ý.
• Thương lượng với khách hàng và đối tác về số lượng, thời gian chi trả sao cho ăn khớp, để đảm bảo an toàn trong luân chuyển tiền mặt.
• Quán triệt tinh thần tiết kiệm, hiệu quả tối ưu trong các hoạt động đối với toàn bộ nhân sự tham gia tổ chức sự kiện
2.3.4. Tăng cường quản lí rủi ro
• Tăng ngân sách cho hoạt động phòng ngừa rủi ro dựa trên quản lí tốt chi phí cho các hoạt động khác
• Tuân thủ đúng các quy trình quản lí rủi ro
• Thường xuyên ghi chép và tổng kết những kinh nghiệm về quản lí rủi ro trong thực tiễn, trao đổi và học hỏi kinh nghiệm của những người đi trước, của đồng nghiệp, của những cơ quan bảo vệ an ninh, phòng cháy chữa cháy, cấp cứu ở địa phương để có thể dự đoán và phòng bị rủi ro ngày càng tốt hơn.
• Chạy thử chương trình nếu có thể để phát hiện những rủi ro tiềm tàng • Lập các biểu mẫu để quản trị rủi ro: khả năng, hậu quả, thứ tự ưu tiên, biện pháp hạn chế, biện pháp xử lí,..(phụ lục 2)
• Phân tích xác định điểm hạn chế của bộ máy tổ chức sự kiện mà do đó rủi ro có thể xảy ra. Từ đó tìm biện pháp khắc phục hạn chế trên
• Thiết lập một cơ chế ăn ý phản xạ trước những rủi ro xảy ra • Chấp hành đúng những quy trình, kế hoạch đã đề ra
• Trong ban tổ chức, phải có sự liên kết chặt chẽ giữa người phụ trách tổ chức sự kiện và người phụ trách PR, đảm bảo thông tin thông suốt đề phòng khi có khủng hoảng xảy ra, kịp thời phản ứng và dập tắt.
2.3.5.Phát huy thế mạnh là tính sáng tạo và am hiểu văn hóa, đất nước, con người Việt nam
• Tìm hiểu, nghiên cứu văn hóa, đặc điểm con người Việt nam
• Tìm hiểu, nghiên cứu, so sánh với văn hóa, đặc điểm của các nước khác • Tìm hiểu, nghiên cứu văn hóa doanh nghiệp, văn hóa khách hàng mục tiêu
• Khuyến khích sức tưởng tượng sự sáng tạo trong đội ngũ nhân viên
• Có chính sách bảo vệ bản quyền của tác giả với những ý tưởng độc đáo, khả thi, mang lại lợi ích kinh tế
2.3.6.Tăng cường các hoạt động quảng bá cho sự kiện và doanh nghiệp tổ chức
2.3.6.1. Chú trọng hoạt động nghiên cứu thị trường
Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể ấn tượng như thế nào cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu.
Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, phải lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn.
Công việc này doanh nghiệp tổ chức sự kiện có thể tự làm hoặc thuê một công ty nghiên cứu thị trường. Nếu thuê một công ty nghiên cứu thị trường thì cần phải cung cấp cho họ đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động nghiên cứu.
Mục đích của nghiên cứu thị trường là biết rõ khách hàng là ai có những thói quen như thế nào, điều gì gây ấn tượng tốt với họ , và những thông điệp muốn truyền tải đến họ là gì…
Phương pháp nghiên cứu, phạm vị nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu phải phù hợp. Ngoài ra, cần phải tìm những nhân viên nghiên cứu thị trường có kinh nghiệm, khả năng thích hợp với yêu cầu công việc, có biện pháp giám sát, đánh giá hiệu quả của hoạt động nghiên cứu thị trường.
Đồng thời, để tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức trong quá trình nghiên cứu cần liên kết chặt chẽ với các tổ chức, hiệp hội có chức năng nghiên cứu và cung cấp những thông tin cơ bản về thị trường. ậ Việt nam các cơ quan đó là phòng,
sở thương mại, các trung tâm xúc tiến thương mại, tổng cục thống kê và đo lường và các đơn vị trực thuộc,…
Doanh nghiệp cũng cần lưu lại những kết quả nghiên cứu làm tài liệu tham khảo, tra cứu và trao đổi. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3.6.2. Lựa chọn công cụ quảng bá phù hợp
Sau khi đã xác định được khách hàng mục tiêu và các đặc điểm của họ qua khâu nghiên cứu thị trường, để có thể thông tin đến đối tượng một cách hiệu quả, nhà tổ chức phải lựa chọn các công cụ phù hợp đối với khách hàng mục tiêu. Công cụ quảng bá
Quảng cáo: trước hết, nhà tổ chức phải nắm được tính chất của các công cụ quảng cáo thường dùng
• Thư trực tiếp (direct mail) có hiệu quả tác động cao nhất so với những phương tiện khác. Do được gửi dưới dạng thư riêng, người nhận sẽ bóc và đọc ngay thông điệp.Tuy nhiên cách này có thể hơi tốn kém do chi phí được tính trên mỗi thư riêng cho từng người muốn gửi thông điệp.
• Ti-vi cũng là một cách quảng bá đến những khán giả “bất đắc dĩ” phải tiếp nhận thông điệp. Sự thật là khán giả thường chuyển kênh ngay khi nhìn thấy quảng cáo. Vậy nhưng, chi phí cho một đoạn quảng cáo trên TVcó thể đắt hơn nhiều so với trên Radio.
• Radio có thể tạo ấn tượng và tác động đến khán giả dễ dàng hơn những mục quảng cáo được in trên báo. Người nghe bắt buộc phải tiếp nhận thông điệp nếu họ không muốn chuyển sang đài khác hoặc tắt radio. Chi phí có thể tương đương với quảng cáo trên báo in, song nó có ý nghĩa hơn.
• Quảng cáo ngoài trời: quảng cáo ngoài trời và trên đuờng phố rất dễ đập vào mắt mọi người. Tuy nhiên, dù dễ nhìn thấy, song không mấy ai dành nhiều thời gian để đọc nó. Nếu chọn hình thức này, thông điệp phải hết sức ngắn gọn, súc tích.
số lượng các mẩu quảng cáo trên tạp chí không nhiều nên cơ hội để độc giả ghé mắt qua quảng cáo cũng cao hơn. Tuy nhiên, quảng cáo trên tạp chí đắt hơn so với trên báo.
• Báo: quảng cáo trên báo có lẽ là cách rẻ nhất để đến được với rộng rãi công chúng. Song do số lượng các mẩu quảng cáo lại quá nhiều nên dễ làm cho người đọc rối mắt. Thông thường, độc giả sẽ đọc lướt qua tờ báo. Nếu có ghé mắt qua một mẩu quảng cáo nào đó, họ cũng sẽ chỉ liếc sơ phần tiêu đề (headline) và bỏ qua phần chữ bên dưới.
• Website: là một phương pháp tiếp cận khách hàng rất nhanh chóng, thuận tiện, khách hàng không cần phải rời khỏi chiếc máy tính của mình. Đó chính là lý do tại sao điều quan trọng cần được thực hiện là làm cho khách hàng thường xuyên quay trở lại web site một khi họ đã vào.
Tạo cho trang web sự tiện dụng
Có nhiều yếu tố trong việc thiết kế một trang web, nhưng điều quan trọng là làm sao để khách hàng sẽ không rời khỏi ngay khi họ nhìn thấy site đang tải xuống. Site phải làm cho khách hàng muốn xem và muốn quay trở lại. Cần nhớ rằng những site hiệu quả nhất là những site tạo được cảm giác giao tiếp với người dùng và tiện dụng.
Có một số yếu tố có thể giúp site trở nên hấp dẫn hơn đối với khách hàng như sau:
Tránh sử dụng những dòng chữ nhấp nháy. Mặc dù khách hàng sẽ để ý đến nó, nhưng dòng chữ nhấp nháy không hấp dẫn và thường không được đọc.
Đặt những thông tin quan trọng nhất lên đầu trang. Nếu khách hàng không tìm thấy những gì mình cần tìm ở đầu trang thì họ sẽ sang site khác.
Hãy đưa vào đầy đủ thông tin liên lạc, gồm địa chỉ e-mail, địa chỉ gửi thư thường và số điện thoại.
Đặt thông tin trên nhiều trang, sử dụng liên kết từ trang chủ nếu trang quá lớn.
Hãy thêm đường lối và chính sách của công ty vào web site để làm tăng cảm giác tin tưởng của khách hàng đối với công ty.
Cung cấp một hộp tìm kiếm để khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy các thông tin mà họ cần, và đặt hộp tìm kiếm đó ở đầu trang thay vì giấu nó ở phía dưới.
Mạng liên minh
Mạng liên minh là một nhóm các site hợp tác với nhau để thu hút khách hàng mới cho nhau. Các site của mạng liên minh chứa các mẩu quảng cáo nhỏ cho các site khác ở cùng một mạng. Internet có rất nhiều mạng liên minh. Hãy nhớ lại tất cả các web site mà bạn đến có một liên kết dẫn tới Amazon.com, điều đó có nghĩa là các site đó có liên minh với Amazon.com.
Thuê viết bài
Một lựa chọn khác để nâng cao hiệu quả tiếp thị là thuê viết bài. Thuê viết bài có nghĩa là thuê một người hay một công ty khác viết một phần cho trang web nhằm mục đích thu hút và giữ khách hàng bằng việc cung cấp các thông tin mới nhất về lĩnh vực khách hàng quan tâm. Việc làm này thường mất thời gian, đặc biệt là đội ngũ nhân viên quá ít. Nếu không có đủ khả năng để cập nhật các tin tức và viết các bài báo thì có thể thuê một công ty khác viết bài. Cách này cho phép thực hiện việc kinh doanh bằng điện tử và làm cho khách hàng thường xuyên quay lại xem tin tức và từ đó có thể thu nhận những thông tin muốn gửi gắm.
Các tính năng bảo mật
Những người tiêu dùng mua hàng qua internet thường đề cập tới vấn đề bảo mật như là một trong những mối bận tâm chính của họ. Nếu khách hàng lo ngại về tính bảo mật của web site thì rất có thể họ sẽ không mua sản phẩm, dịch vụ từ