1. Sự ra đời và phát triển của hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam
2.1.Tính chuyên nghiệp của hoạt động TCSK ở Việt Nam
Từ lâu, các doanh nghiệp trong nước đã thực hiện nhiều chương trình, nhiều hoạt động nhằm hỗ trợ cho kinh doanh, tạo quan hệ tốt đẹp với người tiêu dùng.
nhắm đến, phương pháp đo lường hiệu quả và việc lên kế hoạch còn chưa được lưu tâm đúng mức.
Điều quan trọng hơn nữa là các hoạt động đó chưa được “soi dưới kính hiển vi” như một quá trình truyền thông phức tạp, trong đó bao gồm nhiều cơ hội để truyền thông điệp cho đối tượng, thuyết phục họ để họ làm theo mục tiêu của mình. Chính vậy, giá trị và hiệu quả của hoạt động chưa được khai thác tối đa, và doanh nghiệp chưa gặt hái được trọn vẹn những ích lợi to lớn từ hoạt động này mang lại.
Một khi chưa được xem là một hoạt động bắt buộc và hữu ích cho doanh nghiệp, thì hẳn nhiên là không thể có được kế hoạch dài hơi, ngân sách, nhân sự riêng. Nếu “ghé mắt” qua ngân sách tiếp thị, hay chỉ cần ngân sách cho quảng cáo thôi, thì ngân sách dành cho hoạt động này chỉ bằng 10% quảng cáo, hoặc nhiều khi “nằm thấp thoáng” trong ngân sách tiếp thị chung cho doanh nghiệp. Tuy nhiên trên thế giới, xu hướng này đang thay đổi khi số tiền đổ cho quảng cáo ngày càng tỏ ra không hiệu quả, trong khi hoạt động TCSK mang đến độ tin cậy cao hơn cho đối tượng được truyền thông.
Theo điều tra mới đây của dự án ''Hỗ trợ DN Việt Nam xây dựng và quảng bá thương hiệu'' do Báo Sài Gòn tiếp thị và Câu lạc bộ Hàng Việt Nam chất lượng cao phối hợp tổ chức, kết luận rút ra là: chỉ có 4,2% doanh nghiệp Việt Nam coi thương hiệu là vũ khí trong cạnh tranh, 16% doanh nghiệp có bộ phận tiếp thị chuyên trách. Trong đó, rất hiếm các doanh nghiệp có bộ phận làm PR, tổ chức sự kiện độc lập mà thường được ghép cùng với các phòng marketing, hành chính, tổng hợp.
Trong 3000 công ty hoạt động trong lĩnh vực quảng cáo, 2900 công ty chỉ hoạt động theo mùa vụ, số còn lại thực hiện quảng cáo có kèm tổ chức sự kiện. Số lượng các công ty chỉ chuyên tổ chức sự kiện không nhiều, hoạt động chủ yếu tại Hà nội và thành phố HCM. Tại Hà nội và thành phố Hồ Chí Minh, hiện có khoảng vài ba chục công ty chuyên tổ chức sự kiện. Các công ty quảng cáo
nước ngoài thì thờ ơ với TCSK vì đó là “mẩu bánh quá nhỏ” và có quá nhiểu rủi ro.
Đó là những con số rất khiêm tốn, cho thấy ngành TCSK đang ở trong giai đoạn phát triển ban đầu, và chưa đáp ứng được những nhu cầu còn tiềm ẩn của thị trường. Đi cùng với thiếu về mặt lượng thì “chất” các chương trình cũng chưa cao. Một lẽ dĩ nhiên là vì nhà tổ chức còn thiếu kinh nghiệm và thiếu thốn nhiều yếu tố
2.2. Kỹ năng quản lớ nguồn nhân lực
Nhân viên chuyên tổ chức các sự kiện là nghề đang thu hút nhiều bạn trẻ. Công việc của chuyên viên tổ chức sự kiện đòi hỏi người đảm nhận nó phải mang tính chuyên nghiệp, nghĩa là ngoài kiến thức rộng về mọi lĩnh vực phải thường xuyên cập nhật những thông tin mới từ phía các công ty đối tác.
Tuy nhiên kỹ năng nghề nghiệp của lao động hoạt động trong các doanh nghiệp sản xuất, cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện được coi là vấn đề nổi cộm và bức xúc nhất hiện nay cũng như những năm tới. Thiếu người quen việc, giỏi nghề, thiếu tài liệu giáo trình, sách báo chuyên ngành, thiếu trường, thiếu lớp và thiếu không gian tìm hiểu học tập thực tế là những cản trở lớn trong quá trình chuyên nghiệp hóa các ngành quảng cáo, PR, tổ chức sự kiện
Chia sẻ ý kiến này, giám đốc một công ty quảng cáo có tiếng “Tôi là lớp người đầu tiên khai phá ngành quảng cáo Việt Nam và đã hành nghề gần 15 năm qua. Vậy mà chính tôi cũng chưa được học hay đào tạo qua bất kỳ khóa học nào về quảng cáo. Tất cả chỉ là qua sách vở và tự mò mẫm trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp”, vị giám đốc này nói và ông cũng thừa nhận rằng, tình trạng lộn xộn xảy ra trong việc quản lý nhà nước về quảng cáo những năm qua cũng một phần do những người hành nghề quảng cáo không được học hành “đến đầu đến đũa”.
Hiện nay, ngoài một số khóa học, lớp đào tạo ngắn hạn của các công ty, cã rất ít trường tổ chức đào tạo về chuyên ngành này. Dù quảng cáo và các hoạt động
dân Hà Nội, nhưng đến năm 1999, lớp quản trị quảng cáo hệ đại học chính quy đầu tiên ở nước ta mới được mở, với 28 sinh viên. Trong chiến lược đào tạo đến năm 2010, trường sẽ tiếp tục duy trì và mở rộng các bậc học từ cao đẳng đến nghiên cứu sinh sau đại học về các ngành: quản trị quảng cáo, quan hệ công chúng, phát triển thương hiệu và các ngành nghề khác.
Học viện Báo chí và Tuyên Truyền cũng kịp thời tích cực chuẩn bị để triển khai chương trình đào tạo cử nhân chính quy đầu tiên tại Việt Nam. Dự kiến khoá cử nhân chính quy này sẽ đào tạo 40 học viên. Ngoài việc triển khai đào tạo hệ cử nhân Quan hệ công chúng 4 năm, bắt đầu từ năm 2006, Học viện Báo chí và Tuyên truyền sẽ cố gắng mở các khóa đào tạo ngắn hạn để giúp các doanh nghiệp và các cơ quan đáp ứng nhu cầu về bồi dưỡng nghiệp vụ quan hệ công chúng cho cán bộ và nhân viên.
Tuy nhiên , nhân lực chuyên nghiệp cho hoạt động Marketing nói chung và tổ chức sự kiện nói riêng đang và sẽ vẫn rất thiếu trong thời gian tới. Nhân lực vẫn là yếu tố quan trọng nhất trong việc TCSK. Lẽ dĩ nhiên là điều này có ảnh hưởng không tốt tới việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu trong hoạt động TCSK ở nước ta.
2.3. Quản lí chi phí
Sự kiện có thể do bộ phận TCSK của công ty hoặc một công ty chuyên TCSK thuê tiến hành. Do vậy, ngân sách cho tổ chức sự kiện có thể hình thành từ hai nguồn: của nội bộ công ty đối với trường hợp thứ nhất hoặc từ công ty thuê tồ chức đối với trường hợp thứ hai. Trong trường hợp nào thì cũng chịu sự hạn chế theo quy định về chi phí hợp lí dành cho quảng cáo và tiếp thị trong Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
Việt Nam được coi là nước duy nhất trên thế giới khống chế chi phí quảng cáo và tiếp thị. áp dụng mức khống chế này, ngành công nghiệp quảng cáo bị kìm hãm và nhiều doanh nghiệp phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp thực tế cao hơn mức mà họ phải nộp. Mức khống chế này trước đây là 7% tổng chi phí sản
xuất kinh doanh, nay được nới rộng lên 10%. Dù được nới rộng, nhưng sự khống chế nói trên vẫn trái với thông lệ quốc tế, ngay cả Trung Quốc là nước có nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa cũng không áp dụng. Tại Diễn đàn doanh nghiệp Việt Nam (diễn ra trong khuôn khổ Hội nghị Nhóm tư vấn các nhà tài trợ cho Việt Nam) cuối năm ngoái cũng như trong Báo cáo Sáng kiến chung Việt Nam-Nhật Bản mới đây, các nhà đầu tư nước ngoài đều phản đối Việt Nam áp dụng sự khống chế này.
Ngành thuế và một số cơ quan liên quan lập luận rằng, cần phải duy trì sự khống chế đó để bảo hộ cho các doanh nghiệp trong nước không đủ khả năng tài chính để cạnh tranh đối với các doanh nghiệp FDI trong hoạt động quảng cáo. Lập luận đó ngày càng tỏ ra không có sức thuyết phục.
Trước hết, cho đến nay vẫn không có thông tin rõ ràng gì để chứng minh các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam được “bảo hộ” trong việc cạnh tranh với các doanh nghiệp FDI trong quảng cáo, tiếp thị. Mà ngược lại, chính các doanh nghiệp yếu thế, nhất là các doanh nghiệp mới thành lập cần phải tăng cường quảng cáo, tiếp thị để quảng bá sản phẩm, khẳng định chỗ đứng trên thị trường. Nhưng họ không thể làm được việc đó vì bị mức khống chế này kìm hãm. Nếu phải chi tiền để quảng cáo đúng với yêu cầu kinh doanh, lợi nhuận của họ bị giảm mạnh, đồng thời tính ra những doanh nghiệp yếu thế này phải chịu một mức thuế thu nhập doanh nghiệp cao hơn nhiều so với mức phổ thông 28% hiện nay. Trong khi đó, một công ty mẹ hoạt động nước ngoài có thể bảo trợ tiền tiếp thị, quảng cáo cho công ty con trong nước với số tiền quảng cáo bỏ ra trên 30% doanh thu mà không tính chuyện lời lỗ. Chỉ có các doanh nghiệp tư nhân trong nước là chịu thiệt thòi từ việc khống chế hạn mức này, trong khi các doanh nghiệp nước ngoài lại có thể tận dụng những lỗ hổng từ luật pháp mà sử dụng những chiến lược quảng cáo toàn cầu của công ty mẹ ở nước ngoài để quảng cáo sản phẩm và dịch vụ của họ cũng được sản xuất và cung cấp tại thị trường Việt Nam.
Xem chừng, quy định này không những không “bảo hộ” mà lại là “kìm hãm” sự phát triển thương hiệu của các doanh nghiệp Việt nam.
Thứ hai, Việt Nam đang trong quá trình hội nhập, cạnh tranh quốc tế diễn ra gay gắt, việc mở rộng các hoạt động quảng cáo, tiếp thị phải đươc tăng cường. Các doanh nghiệp có vốn FDI hay doanh nghiệp trong nước đều phải theo xu thế đó. Rõ ràng những nhà kinh doanh lớn sẽ không chịu dè sẻn trong chi phí xây dựng thuơng hiệu, quảng bá sản phẩm. Nhưng làm như vậy họ cũng sẽ phải chịu mức thuế thu nhập doanh nghiệp thực tế cao hơn nhiều so với mức mà họ phải nộp. Theo một báo cáo tại Diễn đàn doanh nghiệp vừa rồi, một doanh nghiệp được hưởng thuế suất ưu đãi 15% đã phải chịu một mức thuế thực tế khoảng 25-35% do những chi phí quảng cáo “vượt” không được đưa vào giá thành sản phẩm. Thứ ba, việc khống chế này còn gián tiếp gây ra một tác hại khác. Đó là số phận của ngành quảng cáo, tiếp thị. ở nhiều nước trên thế giới, quảng cáo là một trong những ngành công nghiệp “mũi nhọn” với doanh thu khổng lồ. Còn ở Việt nam, quảng cáo, là một ngành kinh tế èo uột, không phát triển, doanh thu rất bé nhỏ. Lý do chính là chi phí quảng cáo của doanh nghiệp bị nhà nước khống chế. Rõ ràng duy trì mức khống chế chi phí quảng cáo và tiếp thị đã thể hiện một lợi ích thiển cận mà không thể hiện được tầm nhìn phát triển. Trong bản báo cáo Sáng kiến chung Việt Nam-Nhật bản mà 9 quan chức cấp Bộ của Việt Nam đã ký cùng các quan chức Nhật bản, một trong nhiều vấn đề đặt ra là xem xét, xóa bỏ mức khống chế nói trên trong lần sửa đổi Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp tới đây để “đảm bảo phù hợp với lộ trình thực hiện các cam kết quốc tế và hội nhập.
Không chỉ mức giới hạn trần quảng cáo tiếp thị, cả quy định không cho phép doanh nghiệp hạch toán vào chi phí hợp lý những khoản chi để làm công tác xã hội, mục đích từ thiện... cũng là bất hợp lý.
Chính vì chi phí dành cho các hoạt động xúc tiến thưong mại nói chung và tổ chức sự kiện nói riêng bị hạn chế nên đối với các doanh nghiệp Việt nam với số vốn vừa và nhỏ, ngân sách dành cho PR chỉ chiếm 10% quảng cáo, thì số vốn
TCSK hoàn toàn không đáng kể.Với tình trạng đó, khó có thể tổ chức một sự kiện mang tính độc đáo, chuyên nghiệp và có chất lượng xứng với tầm quan trọng của nó.
Một vấn đề nữa trong việc quản lí chi phí sự kiện đó là: các doanh nghiệp tổ chức sự kiện Việt nam đều phải thuê hầu hết các dịch vụ từ bên ngoài mà không tự chủ được về các phương tiện: âm thanh, ánh sáng, sân khấu, thiết kế, trang trí, hoa tươi, báo chí, bảo vệ ... do hạn chế về vốn và nhân lực. Chính vì vậy, dẫn đến sự phụ thuộc vào các nhà thầu phụ, chi phí đội lên và thường phát sinh các chi phí do không hợp tác tốt dẫn đến không hoàn thành đúng tiến độ công việc.
2.4. Kĩ năng quản lý rủi ro
Những rủi ro thường xuyên diễn ra, thường có hai loại rủi ro chính: thời tiết và con người. Yếu tố thời tiết dễ khắc phục, yếu tố con người thì phức tạp hơn. Rủi ro xảy ra thường do đối tác không thực hiện đúng kế hoạch, hoặc có sơ suất bất cẩn trong thực hiện nhiệm vụ dẫn đến hậu quả không lường, cũng có thể do những thay đổi thường xuyên xảy ra ở những giờ phút cuối cùng.
Các chuyên gia TCSK cho biết: “Một trong những điều lo ngại nhất mỗi khi thực hiện một sự kiện là đến giờ phút chót các công ty cung ứng dịch vụ không hoàn thành công việc. Những lúc như thế, mọi sự thay đổi có thể làm “gãy gánh” nên chương trình cần làm là thương lượng bằng mọi cách, kể cả xắn tay cùng làm để họ nhận thấy sự quan trọng và dốc hết sức cho chương trình của mình.”,‘Vấn đề thời gian là khó khăn thường hay gặp. Có một số chương trình cộng đồng rất lớn diễn ra cùng lúc tại nhiều thành phố, đã nhận từ khách hàng trước 2, 3 tháng, nhưng thường xuyên bị thay đổi và đến khi chốt lại thì thời gian đến ngày diễn ra sự kiện chỉ còn vỏn vẹn chỉ từ 7-10 ngày. Lắp đặt thi công đã chiếm từ 3-4 ngày. Chúng tôi phải cật lực làm việc bất kể thời gian, có những đêm thức trắng liên tục để làm việc, lắp đặt, thi công, trang trí cho kịp tiến độ; “Kỉ niệm mà tôi nhớ nhất đó là lần tôi làm chương trình ra mắt sản phẩm “Fly the E 280” của Mercedes Benz Việt Nam tại Hà Nội. 12 giờ khuya, khi bộ phận máy chiếu dàn dựng, phát hiện ra hình ảnh chiếu trên sân khấu (5m cao và 16m (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ngang) không được phủ đầy vì còn thiếu một thiết bị xử lý nhỏ mà ở Hà Nội không thể có. Thời gian không chờ đợi, đã 4 giờ sáng chúng tôi quyết định đánh thức một bạn đồng nghiệp mang thiết bị ấy ra Hà Nội cho chuyến bay 7 giờ sáng. Mọi chuyện cuối cùng tốt đẹp, còn chúng tôi thì vui lắm và quên đi mệt mỏi sau một đêm thức trắng vì cuối cùng mọi nổ lực của chúng tôi cũng được đáp trả bằng sự kiện thành công”.
Các nhà TCSK Việt nam có ưu điểm là khả năng phân tích dự đoán các rủi ro và đề ra các biện phỏp xử lí cũng như phản ứng trước các tỡnh huống bất ngờ rất tốt. Song, cũng do ngành TCSK còn non trẻ, thiếu những tổng kết, thống kê, kinh nghiệm từ các sự kiện đã xảy ra nên nhà tổ chức cũng gặp nhiều khó khăn trong việc dự tính được hầu hết các rủi ro.
Quỹ phòng ngừa rủi ro cũng là một hạn chế. Do ngân sách eo hẹp và sự cạnh tranh giữa các công ti TCSK, quỹ này thường không có hoặc nếu có cũng không đáng kể vì bị cắt giảm. Đây cũng là một trong những lí do khiến hoạt động TCSK nhiều tính rủi ro và các doanh nghiệp nước ngoài nhường “mẩu bánh nhỏ” này cho các doanh nghiệp Việt nam.
2.5. Kỹ năng quảng bá cho sự kiện và cho doanh nghiệp TCSK
Nhìn chung do hạn chế về vốn và kỹ thuật nên các hoạt động này cũng không được các doanh nghiệp tổ chức sự kiện tiến hành một cách bài bản
2.5.1. Kỹ năng nghiên cứu thị trường
Trong một cuộc hội thảo mới đây, đại diện Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam đã thừa nhận, ít doanh nghiệp Việt Nam có thói quen thu thập và xử lý thông tin trước khi ra quyết định. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng ít quan tâm đầu tư cho hoạt động thông tin cả về con người và phương tiện.