2. Những vấn đề chung về tổ chức sự kiện
3.3.1. Phân loại chi phí
Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp (DIRECT OR INDIRECT COSTS)
Đây là cách phân chia phổ biến nhất.
Chi phí trực tiếp là những chi phí chi trả cho các hoạt động của sự kiện như: thuê nhân viên, trang trí, thuê địa điểm, mua bảo hiểm cho sự kiện,….
Chi phí gián tiếp là những chi phí còn lại như chi phí quản lí, chi phí mua bảo hiểm nói chung,….đó là những chi phí hỗ trợ cho sự kiện.
Việc xác định chi phí trực tiếp khá đơn giản vì có thể có được từ các bảng báo giá. Phần khó khăn là ước lượng được các chi phí gián tiếp. Để cho đơn giản, chi phí gián tiếp thường tính theo một số phần trăm của chi phí trực tiếp.
Chi phí đặc biệt và chi phí thông thường (UNIQUE OR STANDARD COSTS)
Đây là cách chia đặc thù của TCSK. Vì sự kiện có một tính chất là một dịp đặc biệt, có nhiều hoạt động bất ngờ và độc đáo, nên cũng có 2 loại chi phí này. Chi phi thông thường ít rủi ro, vì được thống kê, lưu lại nên có thể dự tính được dễ dàng trong ngành TCSK.
Chi phí đặc biệt là những chi phí cho những hoạt động đặc biệt của từng sự kiện nên có tính rủi ro cao. Tuy nhiên, vẫn có thể dự tính được sau khi đã thoả thuận kĩ với nhà cung cấp.
Chi phí bất biến và chi phí khả biến (FIXED OR VARIABLE COSTS)
Chi phí bất biến là những chi phí không phụ thuộc vào những gì diễn ra trong sự kiện.
Chi phí khả biến là chi phí phụ thuộc vào nhiều khía cạnh của sự kiện. Chẳng hạn chi phí in vé mời sẽ phụ thuộc vào số lượng khách mời,…Đây là loại chi phí có rủi ro cao nên nhà tổ chức càng phải nghiên cứu kĩ.
Chi phí một lần và chi phí nhiều lần (ONETIME OR RECURRING COSTS)
Chi phí nhiều lần là loại chi phí lặp lại nhiều lần trong suốt quá trình diễn ra sự kiện và do đó phải được đưa vào bảng lưu chuyển tiền tệ.
Chi phí một lần là những chi phí thường chỉ có lúc bắt đầu sự kiện, mặc dù có thể được phân bổ trong suốt sự kiện để đảm bảo quá trình quản lí chi phí.
Thông thường, chi phí được chia thành chi phí đặt cọc ban đầu, chi phí trả trước sự kiện và chi phí còn lại trả sau sự kiện. Lịch trình chi trả không cần cố định mà phụ thuộc vào việc thương lượng với khách hàng và các nhà cung cấp.
negotiating point with suppliers and clients.
Chi phí cơ hội (LOST OPPORTUNITY COSTS)
Nhà tổ chức sự kiện còn phải lưu ý đến chi phí cơ hội của sự kiện. Đó là các lợi ích về kinh tế và chính trị khi tập trung vào tổ chức sự kiện này mà bỏ qua các hoạt động khác.