Việc chuẩn bị vă tổ chức một sự kiện cần rất nhiều thời gian, sức người vă hiểu biết chuyín môn. Do vậy, câc công ty không thể tự đứng ra lo toan mọi chuyện mă họ phải nhờ đến dịch vụ bín ngoăi. Gần đđy, một loạt câc công ty cung cấp dịch vụ chuyín nghiệp đê hình thănh vă phât triển tại Việt Nam nhằm đâp ứng nhu cầu năy.
Dịch vụ tổ chức sự kiện thông thường được cung cấp theo hình thức trọn gói (package service). Ví dụ, khi một khâch hăng cần tổ chức buổi ra mắt sản phẩm mới, công ty dịch vụ sẽ thực hiện hăng loạt công việc như: chọn thời gian vă địa điểm tổ chức thích hợp; xin giấy phĩp; thiết kế, in ấn vă gửi thiệp mời; thiết kế vă trang trí toăn cảnh khu vực tổ chức; thuí đơn vị dăn dựng đm thanh, ânh sâng; chọn thực đơn vă nước uống; thuí xe đưa rước (nếu địa điểm ở xa); cung cấp tiếp tđn vă người dẫn chương trình; thuí người mẫu, ca sĩ, ban nhạc cho chương trình giải trí vă nhiều công tâc tùy chọn khâc theo yíu cầu của khâch hăng.
Công việc năy mới nghe có vẻ đơn giản, nhưng bắt tay văo lăm thì quả lă không đơn giản chút năo. Mỗi công đoạn đều cần phải băn tính vă cđn nhắc kỹ, chẳng hạn phải chọn địa điểm sao cho phù hợp với tính chất chương trình, đối tượng khâch mời, thời tiết vă cả theo "gu" của khâch hăng. Ý tưởng thiết kế phải mới lạ, độc đâo, truyền đạt được thông điệp chính của chương trình. Thức ăn, nước uống nín theo "Tđy" hay "ta", tiệc đứng hay ngồi. Người dẫn chương trình nín lă nam hay nữ, hoạt nâo dữ dội hay chửng chạc, lịch lêm. Ca sĩ phải hât hay hay chỉ cần đẹp... Tất cả những chuyện tưởng nhỏ như vậy cũng phải thực
hiện một câch hoăn hảo. Thường thì câc khâch hăng của công ty không muốn tiết lộ thông tin về sự kiện sắp xảy ra sớm vì nhiều lý do khâc nhau. Do vậy, công việc đến tay đơn vị tổ chức rất trễ, có khi chỉ văi ba ngăy trước sự kiện.
Trong lần tổ chức đón Cúp văng thế giới FIFA đến Việt Nam văo thâng 1-2002 do hêng Coca Cola tăi trợ, Metan, đơn vị trúng thầu, cho biết họ phải vật lộn với một lượng công việc khổng lồ chỉ trong vòng 10 ngăy, gồm biín tập chương trình, lập kế hoạch triển khai, xin nhiều loại giấy phĩp khâc nhau, chọn tuyến đường diễu hănh, thuí địa điểm tổ chức giao lưu, chuẩn bị công tâc hộ tống vă bảo vệ, mời ca sĩ vă nghệ sĩ nổi tiếng giao lưu... "Nhiều người cho rằng lăm tổ chức sự kiện thì ý tưởng lă câi quan trọng nhất, nhưng tôi lại không nghĩ vậy", ông Lí Quốc Vinh, Chủ tịch HĐQT kiím CEO Công ty Lí Bros, một trong những công ty tổ chức sự kiện lđu năm vă có uy tín tại Việt Nam khẳng định. "Trải qua khoảng 10 năm lăn lộn với công việc năy, tôi mới tự đúc rút lại rằng: Một người giỏi về tổ chức sự kiện trước tiín phải lă người tỉ mẩn, chu đâo, biết chăm chút tới từng tiểu tiết. Đó chính lă thể hiện của sự chuyín nghiệp. Còn sự sâng tạo đương nhiín cũng lă một yếu tố không thể thiếu trong nghề năy, nhưng tôi chỉ xếp ở vị trí thứ 2".
Ngoăi ra, một người lăm tổ chức sự kiện giỏi cũng không thể thiếu những tố chất: năng động, kiín nhẫn, quan hệ tốt, có khả năng lăm việc theo nhóm, có sức khỏe vă sự đam mí. Một chuyín viín tổ chức sự kiện cần phải có đầu óc tổ chức vă biết câch xoay xở vă ứng phó trong mọi tình huống. Họ cần phải có "câi đầu, đôi tay, đôi vai vă trâi tim". Câi đầu để có thể hoạch định, sắp đặt công việc hiệu quả. Có đôi tay sẽ lăm được nhiều công việc. Đôi vai để gânh vâc âp lực công việc vă đặc biệt, với trâi tim nhiệt tình, bạn mới tận tụy với công việc của mình. Vă dĩ nhiín, bạn phải lă người có kiến thức vă quan hệ rộng rêi. Bạn có thể tốt nghiệp đại học ở nhiều ngănh khâc nhau nhưng để văo nghề tổ chức sự kiện, bạn cần thể hiện rõ tính thâo vât vă kiín nhẫn.
Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghĩp hình vă người chơi chỉ thănh công khi ghĩp hoăn chỉnh bức tranh đó bằng hăng trăm, hăng ngăn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoăn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức. Có thể lấy vị dụ từ người lễ tđn của mỗi sự kiện. Thông thường vị trí năy yíu cầu chỉ cần cao râo, xinh đẹp vă biết nói năng một chút. Nhưng nếu chuyín nghiệp hơn, người ta sẽ phải để ý xem lễ tđn nín mặc gì, câch nói ra sao, điệu chăo, câch bắt tay như thế năo cho phù hợp với từng sự kiện...
Hiện nay thị trường dịch vụ năy đang nở rộ tuy nhiín có khâ nhiều công ty hoạt động manh mún vă thiếu chuyín nghiệp. Những sự kiện lớn hoặc có tính chất quan trọng, khâch hăng chỉ tin tưởng giao phó cho những công ty chuyín nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, có khả năng phđn tích hiệu quả của event để tiếp cận độc đâo nhất đến khâch hăng. Tuy nhiín, nhđn sự tốt cho lĩnh vực năy còn chưa nhiều. Cần thím thời gian để hoạt động tổ chức sự kiện của câc công ty event Việt Nam đi văo chiều sđu vă chuyín nghiệp hơn.
Nguyín nhđn của tình trạng trín, một phần do lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay chưa hề có những trường lớp đăo tạo băi bản, chính quy mă đa số lă "học từ những thănh bại của mỗi event vă từ chính những đòi hỏi của khâch hăng".
3.1.2. Vai trò của tổ chức sự kiện
Câc công ty lớn có thể bỏ ra hăng tỉ đồng cho những chiến dịch quảng câo quy mô, thu hút số đông sự chú ý của khâch hăng. Vậy còn những công ty nhỏ, với nguồn ngđn sâch hạn hẹp, họ lăm thế năo để khâch hăng biết đến mình. Ngđn sâch nhỏ, hiệu quả to? Không quảng câo, không có khâch hăng nhiều, không đạt doanh thu, lại không có tiền quảng câo? Câi vòng luẩn quẩn vă quy luật cạnh tranh thị trường, câ lớn nuốt câ bĩ, liệu có luôn luôn đúng trong trường hợp năy?
Mục đích chính của câc doanh nghiệp vẫn lă tạo ra lợi nhuận từ việc kinh doanh sản phẩm. Vì vậy, việc xđy dựng hay khuếch trương thương hiệu thông qua câc sự kiện, xĩt cho cùng, cũng chỉ lă một bước trong chiến lược quảng bâ.
Học tập câch thức Vitek-VTB gđy sự chú ý cho công chúng khi mua băi thơ “Mău tím hoa sim” của nhă thơ Hữu Loan với giâ 100 triệu đồng, Công ty Cổ phần Truyền thông Sơn Ca (Soncamedia) cũng đê mua 10 nốt nhạc đầu tiín trong ca khúc Tình ca của nhạc sĩ Phạm Duy với giâ 100 triệu đồng. Bâo chí đê liín tục đưa tin về 2 sự kiện kinh doanh xen lẫn yếu tố văn hóa chưa có tiền lệ năy. Hoạt động kinh doanh chính của Soncamedia lă sản xuất câc phương tiện nghe nhìn truyền thông như tivi LCD, đầu DVD… Để tung ra thị trường sản phẩm mới - đầu DVD Karaoke Acnos, công ty đê sử dụng chiíu tiếp thị rất thông minh kể trín. Có thể thấy được hiệu quả của sự kiện năy bằng câch so sânh đơn giản sau: chỉ với chi phí 100 triệu đồng, rất nhiều bâo, cả bâo in vă bâo điện tử, đê liín tục đưa tin về vụ mua bân trín. Trong khi, nếu liín tục đăng quảng câo với tần suất như vậy, số tiền bỏ ra sẽ gấp 5 - 7 lần. Đó lă chưa kể đến hiệu quả vô cùng to lớn về mặt xđy dựng thương hiệu,
công ty đê xđy dựng cho mình hình ảnh một đơn vị kinh doanh sản phẩm văn hóa “trí thức” - biết trđn trọng câc yếu tố văn hóa nghệ thuật Việt Nam. Chương trình “Lời tri đn ngọt ngăo” do câc công ty kinh doanh bânh ngọt thực hiện nhđn ngăy 20-11 năm ngoâi cũng lă một sự kiện đâng chú ý. Công ty Hỷ Lđm Môn, Maxim’s, Givral, bânh kem Kaki, bânh kem Đại Mỹ đê phối hợp cùng một số ca sĩ nổi tiếng dănh tặng thầy cô món quă bất ngờ - những chiếc bânh kem thật ngọt ngăo, như tình cảm tri đn sđu đậm của học trò đối với thầy cô. Rõ răng họ đê thu hút được tình cảm của khâch hăng với thương hiệu của mình khi tạo sự kiện dựa trín truyền thống tôn sư trọng đạo của nước ta. Một sự kiện nữa cũng không kĩm phần ấn tượng trong thời gian gần đđy lă việc hỗ trợ thực hiện đĩa đơn Đứa bĩ của nhạc sĩ Minh Khang. Kim Lợi, TDK, HT Production vă Viết Tđn Studio đê được bâo chí ca ngợi vă rất nhiều người nhớ đến qua chương trình thu đm ca khúc trín cùng sự hợp tâc của 60 ca sĩ, người mẫu, diễn viín, cầu thủ. Một kỷ lục mới về thu đm tại Việt Nam nhằm mục đích từ thiện, gđy quỹ cho trẻ em nghỉo, mồ côi đón Xuđn Bính Tuất. Hiệu quả về thương hiệu chắc chắn sẽ xuất hiện đối với Kim Lợi, TKD, HT Production vă Viết Tđn Studio sau sự kiện năy.
Có thể thấy, đối với câc doanh nghiệp Việt Nam, việc sử dụng sự kiện gđy tiếng vang như một câch quảng bâ cho thương hiệu của mình ngăy căng được sử dụng nhiều hơn. Câc công ty Việt Nam đa số có quy mô vừa vă nhỏ, do đó chi phí cho tổ chức một sự kiện để đânh bóng thương hiệu sẽ hiệu quả vă chi phí thấp hơn so với quảng câo dăi hạn.
Do được nhiều kính truyền thông đề cập tới, mức độ người theo dõi vă biết về những sự kiện năy cùng lúc nhiều hơn so với việc phât quảng câo trín câc phương tiện thông tin đêi chúng. Tuy nhiín, nếu không có chiến lược xđy dựng thương hiệu cũng như câc bước truyền thông tiếp theo hợp lý, câc sự kiện năy rất dễ rơi văo quín lêng, gđy tốn kĩm vă lêng phí cho doanh nghiệp. Đó lă tình trạng mă nhiều doanh nghiệp Việt Nam mắc phải. Như sự kiện của Vitex-VTB kể trín, hiện nay nếu nhắc lại sự kiện năy, có lẽ không nhiều người nhớ tới thương hiệu của doanh nghiệp.
