Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thănh lập tổ chức hội thảo nhằm giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc năy đơn giản, công ty không thuí dịch vụ bín ngoăi mă tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở một khâch sạn sang nhất nhì ở Săi Gòn nín mọi thứ cần thiết cho hội thảo đê được sắp đặt chu đâo. Nhưng điều mă công ty không dự liệu trước lă tính học thuật quâ sđu của hội thảo - nhiều giâo sư, tiến sĩ lín đọc những băi tham luận dăi lí thí - khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời gian dănh cho phần thảo luận lại không còn. Hội thảo kĩo dăi đến hơn một giờ chiều, khâch tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc
trưa của công ty xem như thất bại. Vậy lă chi hơn trăm triệu đồng để quảng bâ hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty cho rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng - thuí địa điểm đắt tiền, nhiều băi phât biểu “nặng ký”, chiíu đêi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khâch mời. Trong khi đó khâch tham dự lại muốn đặt cđu hỏi vă tranh luận để hiểu sđu về đề tăi. Lẽ ra, công ty nín bâo cho diễn giả biết trước về đối tượng khâch tham dự, đồng thời kiểm soât được thời gian trình băy của câc diễn giả để không rơi văo tình thế bị động.
Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoăi ý muốn của doanh nghiệp hay nhă tổ chức chỉ vì không rănh “luật lệ”. Đầu tiín lă chuyện xin phĩp tổ chức họp bâo, vốn đê được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phĩp cho doanh nghiệp Việt Nam lă một ngăy, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoăi lă bảy ngăy. Ai lo tổ chức họp bâo cho doanh nghiệp nước ngoăi mă không nắm quy định năy, cứ đợi đến sât ngăy mới xin phĩp thì không chừng phải rơi văo cảnh... hoên họp! Kế đến lă việc treo băng rôn quảng câo cho sự kiện. Nếu có công ty tổ chức sự kiện năo hứa với khâch hăng lă sẽ treo băng rôn ít nhất trong một tuần, tại hơn 20 địa điểm “đắc địa” trong thănh phố thì chỉ lă… hứa hêo bởi vì thời gian treo băng rôn tối đa thường chỉ được phĩp năm ngăy vă chỉ được treo ở 20 địa điểm.
Thông thường, khi tổ chức họp bâo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến câc tiíu chuẩn “sao” của khâch sạn. Khâch sạn căng nhiều sao căng được xem lă tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Đê có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khâch hăng tại một khâch sạn hăng đầu ở TPHCM, thư mời phât đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khâch mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn. Chẳng hạn, nếu lượng khâch mời vượt quâ 500 người thì tại thănh phố Hồ Chí Minh chỉ có câc khâch sạn Equatorial, Sheraton vă Park Hyatt lă có khân phòng đủ rộng; ở Hă Nội thì có khâch sạn Melia vă Deawoo. Câc khâch sạn khâc dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-400 người. Nhiều doanh nghiệp đê “sốc” khi lăm chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại câc sđn vận động, nhă thi đấu, cđu lạc bộ… Hệ thống mây lạnh kĩm, ânh sâng chập chờn, đm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dăn dựng vă chạy thử chương trình, vì tiền thuí địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thím từ một nửa đến nguyín giâ thuí, cho thời gian dăn dựng vă diễn tập năy.
Sự phối hợp không đồng bộ giữa câc bộ phận lăm chương trình cũng lă một nguyín nhđn gđy trục trặc. Người mẫu không thể diễn khi sđn khấu cứ được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trâch đm thanh không có sự chuẩn bị chu đâo trước giờ diễn. Ânh sâng trong thiết kế sđn khấu cũng vậy, phải thật hoăn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục mău sậm thì đứng ở nơi có ânh sâng nhiều; trang phục sâng xuất hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục mău đỏ thì không đượcđể đỉn xanh “đânh” văo… Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gđy ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Thông thường, bín lăm chương trình sẽ gửi băi nói của MC trước văi ngăy để MC đọc vă tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quâ nín quín, hoặc do MC quâ tự tin văo khả năng của mình nín không cần xem trước. Đê có trường hợp MC chỉ nhận băi nói của mình trước văi giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả lă nội dung một đăng, dẫn chương trình đi một nẻo!
Vấn nạn “sao” cũng lăm đau đầu giới tổ chức sự kiện không kĩm. “Sao” thì có nhiều chương trình mời chăo, hoặc tự mình lăm cao nín thường không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm câch “chữa chây” chương trình. Quản lý câc “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải đúng người, đúng giới, “sao” mới chịu nghe. Ở một chương trình thời trang theo phong câch hoăi cổ, đạo diễn yíu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với chiếc âo dăi có những họa tiết về cảnh lăng quí xưa. Lúc tập thì không có vấn đề gì, do chưa phải mặc trang phục diễn. Đến buổi diễn thử, trong đội hình người mẫu mười mấy người tự nhiín có hai cô tâch ra đi lăm đầu riíng - cô thì tóc duỗi, cô kia tóc xõa rẽ ngôi giữa. Lý do lă vì tóc búi lăm khuôn mặt câc cô… không hợp với trang phục diễn! Dù đạo diễn đê cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất lă lăm toât lín ý tưởng bộ trang phục nhưng câc cô vẫn không nghe. Nếu không kịp thời gọi ông bầu đến thì chương trình đê có nguy cơ bị giân đoạn.
Trong tay những người tổ chức chương trình luôn có bảng danh mục công việc cần lăm để nắm bắt tình trạng công việc vă thời gian hoăn tất. Ngoăi ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến câc phương ân quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một câch an toăn vă nhanh chóng nhất. Đó lă những tđm niệm cơ bản của người lăm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra lăm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc năo, dù lă rất nhỏ như chọn băi hât lăm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trín băn tiếp tđn… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay vă khăn cho phần nghi lễ trao tặng quă,
nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trín sđn khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quă mă lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh năy phải được liệt kí chi tiết trong bản danh mục công việc cần lăm vă phải phđn công cụ thể cho từng người chịu trâch nhiệm.
Ở một sự kiện được tổ chức chuyín nghiệp, người ta sẽ tính đến câc giải phâp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoân những tình huống xấu năo có thể xảy ra, câch giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Lăm như thế sẽ hay hơn lă chỉ cố gắng lăm một chương trình hoăn thiện theo kiểu trânh không để xảy ra một sơ suất năo. Trín thực tế, đđy lă điều không thể, có khi còn tâc dụng ngược, bởi căng cố chu tất mặt năy thì lại dễ sơ hở mặt khâc.
