Chi phí dăn dựng vă tổ chức một sự kiện ở Việt Nam không hề rẻ, tùy theo câc yếu tố như địa điểm, số lượng khâch mời, mục tiíu vă ý nghĩa chương trình mă chi phí có thể dao động từ 10.000 – 100.000 USD/sự kiện. Đối với những sự kiện thuộc loại tầm cỡ, có quy mô lớn thì chi phí tổ chức có thể lín đến 200.000 USD, thậm chí tới cả nửa triệu USD.
Với chi phí cao như thế, câc doanh nghiệp muốn sự kiện của mình phải thu được kết quả tương xứng với số tiền họ bỏ ra. Để đạt được hiệu quả lă đem được hình ảnh của mình tới công chúng, câc công ty thường yíu cầu nhă cung cấp dịch vụ tổ chức gửi ý tưởng cho sự kiện của mình (RFPs - Requests For Proposal). Đđy chính lă một điểm mới trong hoạt động của câc công ty lăm event ở Việt Nam hiện nay, bởi họ vă chính họ, chứ không phải doanh nghiệp, phải vạch ra cho khâch hăng của mình một hướng đi sâng tạo vă chuyín nghiệp nhằm tiếp cận gần hơn với khâch hăng vă mang đến cho họ những trải nghiệm tích cực.
Cũng chính vì lí do năy mă câc công ty khi có nhu cầu thường tìm đến câc nhă tổ chức chuyín nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, biết câch tiếp cận khâch hăng theo kiểu độc đâo, hiểu biết về việc chọn lựa nhđn vật đại diện thích hợp cũng như khả năng phđn tích hiệu quả của event... Hiện nay tại Việt Nam, tuy có rất nhiều công ty lăm về tổ chức sự kiện, nhưng số công ty tổ chức sự kiện chuyín nghiệp vă có kinh nghiệm trong lĩnh vực năy thật sự không nhiều.
Đo lường tâc động của một sự kiện đối với hiệu quả kinh doanh của sản phẩm hoặc thương hiệu lă việc lăm tương đối khó. Không giống như câc hình thức quảng câo khâc, hiệu quả được xem xĩt dưới khía cạnh tâc động của nó với động thâi, hănh vi tiíu dùng của khâch hăng, sự kiện thường liín quan nhiều đến cộng đồng. Do vậy sẽ rất khó dự đoân được thông điệp về sự kiện có được câc phương tiện thông tin đại chúng đề cập đến hay không, vă nếu có, nó sẽ xuất hiện như thế năo trước công chúng?
Tại Việt Nam hiện nay, việc đânh giâ hiệu quả có thể tạm tiến hănh theo hai tiíu chí sau: • Đânh giâ tần số xuất hiện: có bao nhiíu băi bâo nhắc đến sự kiện? Bao nhiíu
lần đại diện công ty trả lời phỏng vấn về sự kiện trín câc phương tiện truyền thông?
• Đânh giâ hiệu quả thiết thực: Có tạo được thay đổi năo về hình ảnh công ty hoặc sản phẩm đối với công chúng không? (ví dụ: số lượng người tham gia bình chọn, dùng thử, tiếp tục mua thím sản phẩm…). Mục đích chính của câc doanh nghiệp vẫn lă tạo ra lợi nhuận từ việc kinh doanh sản phẩm. Vì vậy, việc xđy dựng hay khuếch trương thương hiệu thông qua câc sự kiện, xĩt cho cùng, cũng chỉ lă một bước trong chiến lược quảng bâ. Dù xuất hiện dưới hình thức năo, hỗ
trợ phât triển thể thao, đề cao văn hóa hay tinh thần thiện nguyện, thì tâc động sau sự kiện đó đối với hiệu quả kinh doanh cũng cần đặc biệt lưu tđm.
Những sai lầm năo nín trânh trước khi quyết định tạo ra hoặc tăi trợ cho sự kiện để có được hiệu quả? Theo Sergio Zyman, nguyín Giâm đốc marketing toăn cầu của Coca-Cola, người sâng lập Zyman Marketing Group, những sai lầm đó bao gồm:
• Không biết lý do tăi trợ: Nhiều công ty bỏ chi phí để tăi trợ một sự kiện không liín quan chỉ vì họ quen lăm vậy hoặc vì câc đối thủ khâc đều tăi trợ. Đổi lại, logo của họ chỉ được xuất hiện trín bảng quảng câo ở những nơi mă khâch hăng mục tiíu ít lui tới. Điển hình cho sai lầm năy lă một công ty sản xuất dầu ăn tham gia tăi trợ cho một giải bóng đâ.
• Không biết sẽ đạt được điều gì từ sự kiện: Tạo ra hoặc tăi trợ một sự kiện không phải để “lòe” thiín hạ, hoặc nhận được văi tấm vĩ văo cửa miễn phí. Câc doanh nghiệp cần đânh giâ hiệu quả dựa trín bao nhiíu cơ hội kinh doanh, bao nhiíu khâch hăng mục tiíu sẽ chú ý đến sự kiện của mình. Ở băi học năy, ví dụ điển hình lă công ty sản xuất dầu ăn khi tăi trợ hoặc tổ chức một cuộc thi nấu ăn sẽ thu hút được rất nhiều sự quan tđm của những người nội trợ - đối tượng khâch hăng mục tiíu của sản phẩm.
• Không tập trung chú ý văo lợi nhuận từ việc đầu tư cho sự kiện: Mục đích tối hậu của sự kiện, cũng như tất cả câc hình thức quảng câo khâc lă bân được nhiều hăng hơn cho nhiều người hơn, thường xuyín hơn hoặc với giâ cao hơn. Kết thúc một sự kiện, bạn luôn cần một bảng bâo câo doanh số bân hăng để biết được chi phí bỏ ra có thực sự đem lại hiệu quả kinh doanh không.