Bài giảng môn khoa học quản lý: Quản lý và nhà quản lý

Nắm được các khái niệm: hiệu lực, hiệu quả, năng suất, và giải thích tại saomỗi tiêu chí đó lại quan trọng trong đo lường sự thực hiện của hệ thống xã hội và quản lý.. Ngược lại, nếu khô

PHẦN A TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ

Chương 1

QUẢN LÝ VÀ NHÀ QUẢN LÝ

“Quản lý là nghiệp xưa nhất và là nghề mới nhất”

Mục tiêu của chương

Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn cần:

1 Hiểu được các thuật ngữ: hệ thống xã hội, tổ chức và quản lý, và lý giải vì saophải quản lý các hệ thống xã hội nói chung và các tổ chức nói riêng

2 Nắm được các khái niệm: hiệu lực, hiệu quả, năng suất, và giải thích tại saomỗi tiêu chí đó lại quan trọng trong đo lường sự thực hiện của hệ thống xã hội

và quản lý

3 Nắm được các chức năng của quá trình quản lý mà mọi nhà quản lý trên mọicương vị quản lý phải thực hiện

4 Phân biệt được các vai trò khác nhau của nhà quản lý

5 Giải thích được tại sao các nhà quản lý ở các cấp khác nhau lại cần sự kết hợp khác nhau của các kỹ năng kỹ thuật, con người và nhận thức

6 Xác định được các kỹ năng cần phát triển để trở thành một nhà quản lý có nănglực trong thế giới ngày nay

7 Giải thích được tại sao nhà quản lý cần có cách tiếp cận hệ thống, tình huống

và chiến lược trong thực hành quản lý

8 Giải thích tại sao tầm nhìn, đạo đức, tính đa dạng của văn hóa và học hỏi có thểgiúp các cá nhân vượt qua các thách thức trong quản lý

Tổng quan của chương

• Nhà quản lý là ai?

đến việc làm cho một hệ thống xã hội nói chung, một tổ chức nói riêng vận hànhhướng tới mục đích của nó Mục tiêu của chương đầu này là làm rõ khái niệm vềquản lý và những hoạt động cơ bản mà bất cứ một nhà quản lý nào cũng thựchiện Có thể cách đơn giản nhất để bắt đầu là gặp vài nhà quản lý với công việchàng ngày của họ

Ví dụ thứ nhất: Một ngày bình thường của cô Chi

Chi là một nhà quản lý 30 tuổi ở hãng truyền thông VCN, tại trụ sở ở HàNội Trên đường trở về nhà cô nghĩ về ngày làm việc đã qua của mình – điều này

đã trở thành một thói quen của cô

Cô tới văn phòng vào lúc 7:30 phút và nhìn thấy bản “Báo cáo nghiên cứuthị trường” trên bàn làm việc của mình An, trưởng đơn vị nghiên cứu thị trường,

đã dành cả tuần để hoàn thành báo cáo kịp cho Chi có thể xem trước khi trình bàyvới Phó giám đốc Chi làm việc với An 20 phút tại quán cà phê trong hãng và lập

kế hoạch xử lý văn bản và đồ họa cho bản báo cáo cuối cùng

Khi quay trở lại phòng làm việc, Chi nhận được ba tin nhắn điện thoại Côgọi lại 2 cuộc điện thoại, nhưng chỉ gặp được một người và sắp xếp lịch gặp trongtuần sau Cô vội vàng đến cuộc họp triển khai kế hoạch tháng lúc 8:30 phút vớicác nhân viên, cuộc họp sẽ kết thúc lúc 10:30 phút Chi trở về phòng làm việc củamình và thấy 5 tin nhắn điện thoại mới, trong đó có một tin nhắn của người mà cô

đã cố gắng liên lạc trước khi cuộc họp với nhân viên bắt đầu

Ngân quỹ của phòng năm tới phụ thuộc vào cuộc họp ngày mai, khi mà các

đề nghị sửa đổi sẽ được quyết định Trong khi đó, Chi phải gặp Giám đốc của côlúc 2 giờ chiều ngày hôm nay để giải thích về việc tại sao phòng của cô lại vượtquá ngân sách trong năm nay Chi định sẽ làm việc qua trưa để chuẩn bị cho cuộcgặp, nhưng cuối cùng cô quyết định không hủy bữa trưa với quản lý mới của mộtphòng đang thường xuyên cạnh tranh với phòng của cô và tạo sự chú ý của Giámđốc Chi trở lại sau bữa trưa lúc 1:30 phút để xem xét lại kế hoạch ngân sách nămtới và đưa ra lời giải thích hợp lý cho việc vượt quá ngân sách trong năm nay.Cuộc gặp lúc 2 giờ của cô diễn ra tốt đẹp Ông Giám đốc của Chi ủng hộviệc cô là người đứng đầu ngân sách năm tới và đánh giá tốt về kế hoạch của côcho phòng của mình Họ thảo luận 15 phút về chương trình nghị sự và thảo luận

về chi nhánh tại Đà Nẵng trong 35 phút Giám đốc nói với cô rằng ông đang xemxét việc cơ cấu lại chi nhánh để giảm thiểu trùng lắp Cuối buổi gặp, Chi nhắc tớibáo cáo mà cô và An đã chuẩn bị và đưa ra ý kiến rằng An đã hoàn thành côngviệc rất tốt

Lúc 3 giờ, Chi đi mua 1 tách cà phê và gặp Trưởng chi nhánh tại BắcNinh, người đang đưa các khách hàng sử dụng dịch vụ quảng cáo quan trọng đitham quan hãng Chi nhắc tới Báo cáo nghiên cứu thị trường mới hoàn thành rằng

nó có liên quan tới một sản phẩm mới Họ nói chuyện trong 15 phút và Chi có

Lúc 3:30 phút, Chi tham gia một cuộc họp của lực lượng liên công ty đượclập ra để thực hiện hợp tác chiến lược với công ty VNN Khi quay trở lại vănphòng lúc 5 giờ, cô thấy có 8 cuộc điện thoại nhỡ và bắt đầu gọi cho các khu vực

mà người nhận có thể vẫn còn đang ở cơ quan

Lúc 6 giờ, Chi rời văn phòng Cô cảm thấy mệt mỏi nhưng tốt Cô đã thựchiện được một số bước quan trọng trong một số vấn đề Giám đốc của cô lần đầutiên đặt niềm tin vào cô và cô cảm thấy an toàn Bản báo cáo của An như là mộtchiến thắng thực sự và những thông tin khách hàng mà cô có được trưa nay rấthữu ích

Bây giờ cô có thể bắt đầu nghĩ về quyết định tuyển dụng một chuyên giamarketing cho thị trường game on line mà cô cần phải đưa ra đề nghị Cuộc phỏngvấn đã đưa ra ba ứng viên tốt nhất – một người đàn ông Hàn Quốc, một phụ nữNhật và một người đàn ông Việt Nam Cô phân vân ai sẽ là người phù hợp nhấtcho phòng của cô và phù hợp với cam kết hội nhập quốc tế của VCN?

Trong ví dụ thứ hai về một nhà quản lý, chúng ta chuyển từ một doanhnghiệp sang một tổ chức phi lợi nhuận – Trung tâm Wyman

Ví dụ thứ hai: Vận hành một tổ chức phi lợi nhuận

Trung tâm Wyman là một trại hè dành cho những trẻ em thiệt thòi nằm ởchân núi phủ đầy tuyết tại Eureka, bang Misouri, Mỹ Trước đây vận hành mộtkhu trại như Wyman là công việc dễ dàng Nhưng môi trường đã thay đổi Bắt đầu

từ đầu thập niên 1980, con số các tổ chức phi lợi nhuận tìm kiếm các khoản hiếntặng tăng lên và các ngân sách của chính phủ cho các tổ chức như Wyman co dầnlại

Cho đến 1996, triển vọng với Wyman rất ảm đạm United Way, đơn vị cungcấp hơn 54% nguồn thu của Wyman đã ngừng cung cấp kinh phí cho những nơikhác ở đất nước và giờ đây đang phàn nàn rằng trại phí của Wyman đối với mộtđợt nghỉ hai tuần là quá cao 46% nguồn thu còn lại đến từ các cơ quan và trườnghọc, nhưng các tổ chức này cũng đang phải đối đầu với tình trạng eo hẹp ngânsách của riêng họ

Dave Hilliard, Chủ tịch Hội đồng ủy thác kiêm Giám đốc của Trung tâmWyman, đã quyết định rằng ông sẽ cần « vươn ra ngoài vỏ bọc » để trở thành mộtnhà quản lý có đầu óc knh doanh trong một tổ chức tăng trưởng nhanh hoặc làphải tiếp tục chống trọi với sự suy tàn của một khu trại có truyền thống lâu đờiđược sáng lập từ năm 1898

Về căn bản, ông thực hiện năm bước mà bất cứ nhà quản lý tổ chức tư nhân

có hiệu quả nào cũng sẽ làm : (1) lắng nghe khách hàng, (2) xác định tài sản, (3)quyết định xem bạn đang trong ngành kinh doanh nào, (4) trao quyền cho cácnhân viên, và (5) tạo lập giá trị Kết quả ư ? Kể từ năm 2000 đến 2004, lượngkhách của Wyman tăng 58%, giá trị đóng góp tăng 56% và nguồn thu lãi tăng với

tỷ lệ đáng kể là 152% Những gì Hilliard đạt được có thể trở thành hình mẫu cho

những người đồng nghiệp của ông – không chỉ trong cộng đồng các tổ chức philợi nhuận mà còn trong các công ty vị lợi nhuận

Lắng nghe khách hàng Hilliard và các nhân viên của mình bắt đầu đến thăm

khách hàng (hoặc, trong trường hợp này, các nhà tài trợ) – các nhà quản lý trườnghọc và cơ quan dịch vụ xã hội, để thu thập các ý tưởng sẽ làm cho Wyman trở nênthích ứng hơn với nhu cầu của họ

Theo truyền thống, mọi mùa xuân vả mùa hè, kể từ năm 1948, Wyman thựchiện các chương trình giáo dục ngoại khóa dành cho học sinh Giờ đây, Hilliardnhận thấy các trường học quan tâm đến môi trường hơn so với các kỹ năng ngoạikhóa Hilliard đã chuyển trọng tâm ngay lập tức Ông hỏi ý kiến của các chuyêngia học thuật hàng đầu và phát triển hệ thống tài liệu giúp nhân viên của mìnhphát triển một chương trình về môi trường Ông bắt tay thực hiện một kế hoạchtrọn gói được gọi là Sunship Earth, là chương trình được thiết kế để dạy cho trẻ

em bảy khái niệm sinh thái nòng cốt Hilliard nói « điều đó thực sự gây phấn kíchcho lũ trẻ bởi vì chúng tôi đã tích hợp chương trình vào mọi khía cạnh của trại »

Hilliard cũng bắt đầu nghĩ về những người hảo tâm đóng góp như nghĩ tới

khách hàng của mình Điều này có nghĩa là phải làm chủ kỹ năng tiếp thị quan hệ

để giành được lòng tin của các nhà tài trợ lớn và thuyết phục họ về những giá trị

của trại Nguyên tắc ở đây là : Hỏi lời khuyên truớc khi hỏi xin tiền.

Để có thể phát triển một kế hoạch toàn diện, Hilliard đã huy động một trămngười đứng đầu các cộng đồng và doanh nghiệp trong mạng lưới rộng lớn mà ông

đã thiết lập được Những người này đã hình thành sáu nhóm chuyên môn và cungcấp cho Hilliard một trăm linh hai đề xuất cụ thể cho việc cải tiến Wyman Mườitám tháng sau, Hilliard đã cho ra báo cáo tổng hợp các đề xuất cần được thựchiện « Nhiều người trong số các cố vấn đã phấn kích trước tiềm năng củaWyman đến mức giờ đây họ cấu thành một tỷ lệ lớn trong Hiệp hội FrankWyman, một hiệp hội mà Hilliard đã thiết lập vào năm 2005 để tôn vinh các nhàtài trợ đóng góp trên 1000 USD/năm Nhưng Hilliard đã nói với một giọng đầythực dụng « chúng tôi sử dụng họ như các nhà cố vấn cũng như các nhà tài trợ »

Xác định tài sản Wyman bắt đầu tận dụng các nguồn lực của mình tốt hơn để

phục vụ cộng đồng đã được mở rộng, chứ không phải chỉ đợi tới khi các trại viênđòi hỏi Hilliard cần quyết định xem các hoạt động nào, tại chỗ và không tại chỗ,

sẽ mang lại khả năng hoàn vốn tài sản lớn nhất Ông đi đến chỗ nhận thấy rằngWyman không đơn giản là đang bán các dịch vụ giải trí ngoài trời, mà thay vào

đó, còn dạy cho trẻ em cách làm việc theo nhóm, cách trở thanh nhà lãnh đạo,cách giải quyết xung đột và cách tôn trọng môi trường

Xác định xem tổ chức đang nằm trong ngành kinh doanh nào Cho đến năm

1999, nguồn thu của Wyman đã tăng 800,000 USD/năm nhưng chỉ có 37% trong

số đó là do trại thực sự kiếm được Đã đến lúc phải mở rộng phạm vi hoạt động

kiêm người đứng đầu bộ phận phát triển và hoạch định toàn cầu của Monsanto đã

giúp Hilliard mở rộng tầm hoạt động

Ngồi trong phòng họp của Monsanto, Werner bắt đầu giải thích cho

Hilliard và Paige Banet, trợ lý của Hilliard, về cách tư duy chiến lược Werner là

một thầy giáo nghiêm khắc : « các anh đang hoạt động trong ngành nào ? », bàhỏi Câu trả lời đã rõ ràng, Hilliard nghĩ Ông đáp « hoạt động trại » « Không

đúng », bà Werner cao giọng « Hoạt động trại là dây chuyền lắp ráp của các anh

chứ không phải là sản phẩm có được từ nó »

Với giảng giải của Werner, Hilliard và Paige Banet bắt đầu định nghĩa và

đánh giá về bốn dịch vụ của Wyman:

1 Ngăn ngừa : Wyman nhận trẻ em gặp nguy cơ và định hướng lại cuộc sống

cho chúng hướng tới sự thành công

Vấn đề : Wyman chỉ có một phương tiện phục vụ cho mục đích này – trại nội trú.

2 Giáo dục : Wyman có các chương trình giáo dục thực nghiệm xem giữa các

mùa cắm trại

Vấn đề : Hầu hết các chương trình được thiết kế cho học sinh lớp 5 và 6, như vậy

đã không tính đến một mảng thị trường hết sức quan trọng

3 Cho thuê trại : Wyman cho các tổ chức phi lợi nhuận khác thuê trại trái mùa.

Vấn đề : Những khu nhà thô kệch của Wyman thật kém cỏi so với các trại khác

4 Giải trí : Mặc dù vui cười là một phần quan trọng trong thành phần hoạt động ở

Wyman, song Wyman đã sử dụng các hoạt động giải trí làm các kênh để dạy chotrẻ em những bài học về cuộc sống

Vấn đề : Wyman đang để mất cơ hội để tiếp thị sự vui cười và giải trí vì lợi ích

của chính mình

Khi Hilliard phân tích mỗi sản phẩm, ông nhận thấy chỉ có dịch vụ thứ nhấtthể hiện sứ mệnh ban đầu của trại Các dịch vụ hai, ba và bốn sử dụng các tài sản

mà dịch vụ thứ nhất không dùng đến Vậy tại sao không chuyển các dịch vụ hai,

ba và bốn thành các trung tâm vì lợi nhuận và đầu tư lại các khoản dư lãi vào cácchương trình định hướng hoạt động ngăn ngừa? Hilliard quyết định rằng giá trịtrong sứ mệnh của một tổ chức không nhất thiết phải loại trừ việc bán các dịch vụvới giá cao hơn chi phí bỏ ra Ban lãnh đạo đã nhất trí ủy thác cho anh ta thực hiệnmột mục tiêu đầy tham vọng : làm cho hoạt động kinh doanh phụ thuộc tạo ra một

tỷ lệ lợi nhuận là 15%/năm

Trao quyền cho các nhân viên Để nâng cao mức doanh thu, Hilliard đã tổ chức

đội ngũ 12 nhân viên của mình thành các đơn vị đại diện cho bốn nhóm dịch vụcủa Wyman Bốn người đứng đầu các đơn vị có quyền tự chủ, quyền giải quyếtngân sách và có trách nhiệm đáp ứng mục tiêu đạt mức lợi nhuận 15% mà banlãnh đạo đề ra

Claire Wyneken, người đứng đầu đơn vị giáo dục, bắt đầu dành nhiều thờigian để lắng nghe ý kiến của các nhà quản lý trường học và làm cho các chươngtrình đáp ứng hơn nhu cầu của họ, tạo ra các mối quan hệ hết sức tích cực Chínhhình thức phục vụ khách hàng này giúp Wyman đặt mục tiêu thành công vào cáctrường học giàu có, nơi có thể chuyển các khoản chi phí cho các chương trìnhgiáo dục của Wyman cho phụ huynh.

Tạo lập giá trị Wyman rất xuất sắc trong các hoạt động ngăn ngừa và giáo dục.

Giữa thập niên 2000 chứng kiến việc Wyman lập kế hoạch sản xuất các băngvideo về cách tiếp cận của Wyman đối với giải quyết xung đột và tiếp thị chúngtới hiệu trưởng của các trường trung học Cũng trong giai đoạn này Wyman bán

kỹ năng chuyên môn của các chương trình cho các trại khác

Những yếu tố kể trên đã giúp Wyman tự duy trì và phát triển khi bước vàothế kỷ hoạt động thứ hai của mình Trong khi một tổ chức phi lợi nhuận điển hình

có thể không hoạt động với cường độ mạnh nhất trong một lĩnh vực vị lợi nhuậnthì Wyman lại thể hiện rằng có thể làm điều đó Hơn nữa, trại này còn thể hiệnrằng có thể làm việc đó mà không nhất thiết phải xa rời mục đích quý giá của nó

là giúp đỡ những trẻ em đang gặp nguy cơ

Cô Chi và ông Hilliard là hai trong số các nhà quản lý điển hình đang làmviệc trên khắp thế giới Vậy quản lý là gì? Các nhà quản lý làm gì trong nhữngngày lao động vất vả của họ ? Trong chương này chúng ta bắt đầu trả lời nhữngcâu hỏi đó

1.1 HỆ THỐNG XÃ HỘI VÀ TỔ CHỨC – ĐỐI TƯỢNG CỦA QUẢN LÝ

Có thể nói ở đâu có con người, ở đó có quản lý Từ thời cổ đại, khi conngười bắt đầu biết quyết định những công việc cần làm ngày hôm sau, những thức

ăn cần kiếm nhiều để tích trữ cho mùa đồng gía lạnh, ai là thủ lĩnh của một nhómngười, ai vi phạm quy định chung sẽ bị trừng phạt như thế nào , họ đã bắt đầulàm quản lý Tuy nhiên, bởi vì quản lý không có lý do để tồn tại nếu không có sựcần thiết xuất phát từ hoạt động của các hệ thống xã hội nói chung và các tổ chứcnói riêng, chúng ta sẽ giới thiệu về các hệ thống đó trước khi nghiên cứu về quảnlý

Trong mục này chúng ta sẽ làm rõ khái niệm hệ thống xã hội và tổ chức, cáccấp độ của hệ thống xã hội, tính chất của các hệ thống xã hội, các loại hình tổchức, các hoạt động cơ bản của tổ chức và bước đầu lý giải vì sao cần quản lý các

hệ thống xã hội và các tổ chức

1.1.1 Hệ thống xã hội

Hệ thống xã hội là tập hợp những người hay những nhóm người có quan

hệ chặt chẽ với nhau, ảnh hưởng, tác động tương hỗ lên nhau một cách có quy luật Đó cũng có thể coi là tập hợp các hoạt động xã hội mang tính độc lập tương

đối, có quan hệ với nhau, tạo nên một thực thể đơn nhất

Các hệ thống xã hội tồn tại ở các cấp độ khác nhau như các cá nhân, gia

đình, tổ chức, cộng đồng, ngành, lĩnh vực, xã hội Cho dù ở dạng nào đi chăngnữa, các hệ thống xã hội đều mang những tính chất sau :

Tính nhất thể Đối với các hệ thống xã hội, tính thống nhất, hay nhất thể có ý

nghĩa hết sức quan trọng Tính chất này được thể hiện ở hai khía cạnh : Sự thốngnhất của các yếu tố tạo nên hệ thống và mối quan hệ mật thiết của hệ thống vớimôi trường bên ngoài

Mỗi hệ thống được tạo nên từ nhiều bộ phận mang tính độc lập tương đối,

đồng thời lại là bộ phận cấu thành của hệ thống lớn hơn (hệ thống bậc cao hơn).

Chẳng hạn, mỗi gia đình là một hệ thống xã hội mang tính độc lập, được tạo nên

từ một số cá nhân, nhưng đều sống trong một cộng đồng, một quốc gia nhất định.Phần lớn chúng ta đều làm việc trong một tổ chức, và tổ chức đó lại thuộc về mộtngành, một lĩnh vực xã hội nhất định

Mặc dù các bộ phận có thể rất khác nhau nhưng khi hợp thành hệ thống xãhội thì nhờ sự tác động đồng bộ, có phối hợp của các bộ phận mà tạo nên mộtchỉnh thể thống nhất và có được tính chất hơn hẳn sự tồn tại riêng rẽ của các bộphận Tính chất đó gọi là tính « trồi » của hệ thống Tính trồi là một trong nhữnghình thức biểu hiện nguyên lý biện chứng về sự thay đổi lượng thành chất Đốivới các hệ thống xã hội, tính trồi có ý nghĩa quan trọng ở chỗ nếu biết kết hợp mộtcách đúng đắn các bộ phận thì có thể tạo ra sức mạnh mới không chỉ bằng phépcộng mà là phép nhân sức mạnh của các bộ phận cấu thành Sức mạnh của một giađình, một tổ chức, một cộng đồng, một xã hội được tạo nên bởi sự kết hợp, cộnghưởng sức mạnh các thành viên

Một hệ thống xã hội không thể tồn tại hoàn toàn độc lập Nó luôn tồn tạitrong môi trường Các yếu tố của môi trường bên ngoài tác động lên hệ thống xãhội (thông qua hệ đầu vào), và ngược lại, hệ thống cũng tác động lên môi trường(bằng hệ đầu ra), góp phần làm thay đổi môi trường Điều đó đòi hỏi phải xem xétmột hệ thống xã hội trong mối quan hệ với các yếu tố tác động và chịu sự tácđộng của nó, tức là môi trường bên ngoài của nó (hình 1-1)

Hình 1-1 Hệ thống xã hội trong mối quan hệ với môi trường bên ngoài

Tính nhất thể của hệ thống xã hội có thể được phát huy nhờ quản lý Thôngqua quản lý, nếu biết tổ chức, phối hợp, liên kết các bộ phận một cách tốt nhất và

Môi trường bên ngoài

V1 V2 V

R1 R2 R…

Liên hệ ngược

xây dựng được mối quan hệ hợp lý với môi trường bên ngoài thì sẽ tạo được sựphát triển cao Ngược lại, nếu không làm được điều đó thì sẽ không tạo được sứcmạnh chung cho toàn hệ thống và hạn chế khả năng phát triển của các bộ phận.Trong những thập kỷ gần đây, nhiều nước như Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc,Singapore , mặc dù tài nguyên rất hạn chế, nhưng vì có được chiến lược pháttriển kinh tế đúng đắn, tổ chức thực hiện thành công chiến lược nên đã sử dụng tốtcác nguồn lực trong nước, thu hút được nguồn lực từ môi trường quốc tế, và đưanền kinh tế lên những bước phát triển nhanh chóng.

Tính phức tạp Các hệ thống xã hội được tạo thành từ các bộ phận và bản

thân các bộ phận này cũng là những hệ thống có lợi ích, mục tiêu và cách thứchoạt động riêng Sự có mặt của con người như là yếu tố quan trọng nhất trong các

hệ thống xã hội cũng thể hiện tính phức tạp của các hệ thống này

Các bộ phận của các hệ thống xã hội liên hệ với nhau và với môi trườngbằng trăm, nghìn mối liên hệ khác nhau, trực tiếp và gián tiếp Chính những mốiliên hệ đó đã làm cho sự thay đổi trong một bộ phận có thể gây nên sự thay đổicủa các bộ phận khác và cả hệ thống ; ngược lại sự thay đổi của hệ thống có thểlàm ảnh hưởng đến các bộ phận cấu thành của nó Sự tăng trưởng của nền kinh tế

sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của các tổ chức, các gia đình, các cánhân Kiến thức, kỹ năng của nguồn nhân lực trong các tổ chức sẽ ảnh hưởng đến

sự phát triển của các tổ chức đó, của cộng đồng và xã hội

Dấu hiệu phức tạp còn thể hiện ở các mối liên hệ ngược đưa kết quả thànhnguyên nhân để dẫn đến các kết quả ở giai đoạn tiếp theo, đưa đầu ra trở lại đầuvào của hệ thống Chẳng hạn mối quan hệ giữa thu nhập quốc dân và đầu tư trongnền kinh tế Nếu kết quả của nền kinh tế càng lớn, khả năng tích lũy để tái đầu tưcàng lớn và tiếp vòng sau kết quả của nền kinh tế càng lớn hơn Các mối liên hệngược phức tạp nhất được thể hiện qua việc hình thành giá cả và mối quan hệ liênngành trong nền kinh tế Việc tăng/giảm giá sản phẩm, dịch vụ của một ngành nào

đó sẽ làm tăng/giảm giá sản phẩm của các ngành khác và quay trở lại làmtăng/giảm giá sản phẩm của chính ngành đó Các tác động liên hệ ngược dâychuyền này diễn ra nhiều vòng có thể làm tăng ảnh hưởng của tác động ban đầu.Giữa hệ thống xã hội, các bộ phận cấu thành và môi trường bên ngoài của

nó luôn song hành tính thống nhất và xung đột Sự cần thiết phải kết hợp hài hòahai mặt đối lập kể trên là một trong những nguyên nhân quan trọng nhất làm xuấthiện nhu cầu quản lý đối với các hệ thống xã hội

Tính hướng đích.Nói đến hệ thống xã hội là nói tới mục tiêu Mọi hệ thốngđều có xu hướng tìm đến mục tiêu là một trạng thái cân bằng nào đó Ví dụ, mọi

xã hội và cộng đồng, dù ở nước Mỹ hay Việt Nam đều có xu hướng tiến đến mụctiêu tối cao của sự phát triển là: « dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ

và văn minh » Đối với hệ thống xã hội lớn, gồm nhiều bộ phận, thì mỗi bộ phận

riêng của các bộ phận, kết hợp các mục tiêu trong và ngoài Đây cũng là một yếu

tố làm xuất hiện nhu cầu đối với quản lý

Vấn đề mục tiêu của các hệ thống xã hội là vấn đề phức tạp nhất trong quản

lý Ví dụ, các hệ thống xã hội trong nền kinh tế là các cá nhân và hộ gia đình,doanh nghiệp, ngành, vùng kinh tế và bản thân nền kinh tế quốc dân Các hệthống nói trên đều có mục tiêu, nhưng không dễ gì biết được các mục tiêu đó.Trong cuộc sống và trong quản lý, chỉ khi hiểu được mục tiêu thực sự thúc đẩyhành động của các hệ thống xã hội thì mới xác định được phương thức hữu hiệu

để tác động lên các hệ thống đó

Trong các hệ thống xã hội, mục tiêu và lợi ích là hai phạm trù luôn gắn bóchặt trẽ với nhau Mục tiêu luôn xuất phát từ lợi ích và nhằm để đạt được lợi íchnhất định Vì vậy để phối hợp được các mục tiêu phải kết hợp được các lợi ích

Chuyển hóa các nguồn lực Hoạt động của hệ thống xã hội có thể được

hiểu như sự vận động của các nguồn lực (vật lực, tài lực, nhân lực, thông tin vàcông nghệ) bên trong hệ thống, cũng như giữa hệ thống với các hệ thống xã hộithuộc môi trường bên ngoài Nguồn lực tạo khả năng cho hoạt động, là các yếu tốđược chuyển đổi và tạo ra trong hoạt động, là sức mạnh cho sự thay đổi của hệthống xã hội

Hình 1-2 Sự chuyển hóa của các nguồn lực bên trong hệ thống xã hội và với

môi trường bên ngoài

Để thực hiện mục đích của mình, một hệ thống xã hội cần thực hiện bốnchức năng cơ bản đối với các nguồn lực: (1) thu hút nguồn lực từ môi trường bênngoài, (2) duy trì và phát triển nguồn lực bên trong, (3) đạt được các mục tiêu bênngoài đặt ra cho hệ thống, và (4) đạt được các mục tiêu bên trong hệ thống (tạo ragiá trị gia tăng cho hệ thống) Hai ví dụ nhập chương ở trên cho chúng ta thấy vaitrò thiết yếu của nhà quản lý trong việc thực hiện bốn chức năng này

Năng lực tạo ra giá trị gia tăng của một hệ thống xã hội thông qua quá trình

chuyển hóa nguồn lực của thể hiện năng suất của hệ thống đó Năng suất đo

lường số lượng và chất lượng của các đầu ra trong mối quan hệ với chi phí của các đầu vào1 Nói cách khác, năng suất xác định suất thặng dư của hệ thống từ đầu

tư các nguồn lực, thể hiện năng lực cạnh tranh và tiềm năng phát triển bền vữngcủa cá nhân, nhóm, tổ chức, cộng đồng, xã hội2 Như thể hiện trong hình 1-3, năngsuất bao hàm hai tiêu chí đánh giá sự thực hiện là hiệu lực và hiệu quả

John R Schermerhorn ( 2010), Introduction to Management, 10th edn, John Wiley & Sons, Inc.

Môi trường cung cấp nguồn

Môi trường nhận nguồn lực đầu ra

- Sản phẩm, dịch vụ

- Con người

- Thông tin

- Công nghệ ….

Hiệu lực thể hiện năng lực của hệ thống theo đuổi và thực hiện được các mục đích, mục tiêu đúng đắn (làm được điều đúng – do the right thing) Hiệu quả

thể hiện năng lực tạo ra kết quả từ việc sử dụng các đầu vào nhất định (do the

thing right)

Có nhiều tranh cãi về mối quan hệ giữa sự cần thiết phải hành động có hiệulực và hành động có hiệu quả Theo Peter Drucker, xác định đúng mục tiêu làchìa khoá quyết định thành công của một hệ thống xã hội Trước khi quan tâm đếnviệc hành động sao cho có hiệu quả, cần đảm bảo được rằng ta hành động như vậy

là đúng

Hình 1-3 Mối quan hệ giữa năng suất và hiệu lực, hiệu quả

Hiệu lực nhưng không hiệu quả

 Chi phí cao

Hiệu quả nhưng không hiệu lực

 Không đạt được mục đích,mục tiêu đúng

a Khái niệm và đặc trưng của tổ chức

Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của nhiều người cùng làm việc vì những mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định Đó có thể là một trường

học, một bệnh viện, một doanh nghiệp, một cơ quan nhà nước, một đơn vị quânđội, một hiệp hội, một nhà thờ v.v

Xã hội loài người là xã hội của các tổ chức Mặc dù trào lưu thực hiện côngviệc như một người lao động độc lập vẫn đang thịnh hành trên thế giới, phần lớnchúng ta đều đang là thành viên của một tổ chức nào đó Các tổ chức tuy rất khácnhau về lý do tồn tại và phương thức hoạt động nhưng đều mang những đặc trưng

cơ bản với tư cách là một loại hình hệ thống xã hội Đó là :

Mọi tổ chức đều mang tính mục đích rất rõ ràng Khác với các cá nhân,

cộng đồng hay xã hội, tổ chức hiếm khi mang trong mình mục đích tự thân mà là

hệ thống được các chủ thể nhất định tạo ra như công cụ để thực hiện những mụcđích nhất định Đây chính là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào Điều đóđược phản ánh trong chính từ « tổ chức » Gốc của từ này xuất phát từ tiếng Hylạp– Organon, có nghĩa là công cụ Mặc dù mục đích của các tổ chức khác nhau cóthể khác nhau - quân đội tồn tại để bảo vệ đất nước, các cơ quan hành chính tồntại để điều hành đất nước, các doanh nghiệp tồn tại để sản xuất kinh doanh nhằmđem lại lợi ích cho các chủ sở hữu - nhưng không có mục đích thì tổ chức sẽkhông còn lý do để tồn tại

Mọi tổ chức đều là những hệ thống xã hội gồm nhiều người làm việc vì mục tiêu chung trong cơ cấu tổ chức ổn định Khi đứng vào một tổ chức, chúng

ta đã cam kết hành động cùng với những người khác vì mục tiêu chung chứ khôngphải chỉ hướng tới mục tiêu riêng của mình Các thành viên của tổ chức không thểgia nhập tổ chức chỉ với ý chí của mình mà phải được tuyển chọn, được xác định:chức năng, nhiệm vụ (những việc cần làm); quyền hạn (những điều được làm);trách nhiệm (những mục tiêu cần đạt được); lợi ích (những điều được hưởng)

Mọi tổ chức đều chia sẻ mục tiêu lớn – cung cấp sản phẩm và dịch vụ có giá trị đối với khách hàng Ý thức rõ ràng về mục tiêu gắn liền với « các sản

phẩm và dịch vụ có chất lượng » và « thỏa mãn khách hàng » là nguồn gốc quantrọng của sức mạnh và lợi thế đối với một tổ chức Đối với Wyman, sự thành công

đã trở lại khi Hilliard nhận thức được mục tiêu quan trọng của tổ chức là cung cấpcác dịch vụ phòng ngừa, giáo dục, cho thuê trại, giải trí với chất lượng cao

Mọi tổ chức đều là hệ thống mở Tổ chức tương tác với môi trường trong

quá trình liên tục thu hút các nguồn lực đầu vào để chuyển đổi thành đầu ra là cácsản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng Như hình 1.4 thể hiện, cả ngườicung cấp nguồn lực và khách hàng đều thuộc môi trường bên ngoài của tổ chức.Phản hồi từ môi trường bên ngoài là chỉ báo rằng tổ chức hoạt động tốt đến mứcnào Khi khách hàng ngừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của tổ chức, nó sẽ khôngthể tồn tại được nữa trừ phi nhanh chóng thay đổi theo hướng thích nghi với đòihỏi của khách hàng « Không có các khách hàng trung thành, tổ chức không thểtồn tại » Trong điều kiện nguồn lực hạn chế, để tồn tại và phát triển, một tổ chứcphải phục vụ tốt khách hàng của mình và sử dụng tốt các nguồn lực

Hình 1-4 Tổ chức là hệ thống mở

Cuối cùng, mọi tổ chức đều được quản lý Hình ảnh của các nhà quản lý

luôn gắn liền với những tổ chức nhất định Ví dụ: tổng thống đứng đầu nhà nước,thủ tướng đứng đầu chính phủ, hiệu trưởng đứng đầu trường học, giám đốc đứngđầu bệnh viện, tổng giám đốc đứng đầu tổng công ty, tổ trưởng đứng đầu nhómlàm việc v.v Người ta có thể đặt dấu hỏi về vai trò của quản lý của nhà nước đốivới nền kinh tế nhưng chưa ai nghi ngờ vai trò của quản lý đối với một tổ chức.Vai trò đó được thể hiện từ khi xác định mục đích để hình thành một tổ chức đếnvận hành tổ chức nhằm thực hiện mục đích Một tổ chức, với bản chất của nó,không thể tự hoạt động mà phải được quản lý

b Các loại hình tổ chức

Các tổ chức đang tồn tại thật vô cùng đa dạng Chúng có thể khác nhau khitrả lời các câu hỏi: Ai nắm quyền sở hữu tổ chức? Tổ chức được tạo nên vì mụcđích gì? Sản phẩm của tổ chức là gì? Các mối quan hệ trong tổ chức có thể hiện rõràng hay không? Chính vì vậy cũng có rất nhiều quan điểm khác nhau trong phânloại các tổ chức và sau đây là một số cách phân loại cơ bản

Tổ chức công và tổ chức tư

Theo những cách tiếp cận khác nhau, khái niệm về tổ chức công và tổ chức

tư rất đa dạng

Theo chế độ sở hữu: Tổ chức công là tổ chức thuộc quyền sở hữu của Nhà

nước hoặc không có chủ sở hữu Đó chính là các cơ quan nhà nước, các doanhnghiệp nhà nước, các trường học và bệnh viện công, các tổ chức chính trị, xã hội,đoàn thể, nghề nghiệp v.v

Tổ chức tư là tổ chức thuộc sở hữu tư nhân (của một hay một nhóm người).

Đó có thể là các doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợpdanh, hợp tác xã, trang trại, hộ kinh doanh cá thể, hộ nông dân, trường học tư,bệnh viện tư v.v

Theo sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức tạo ra: Tổ chức công là tổ chức tạo ra

các sản phẩm, dịch vụ công – những sản phẩm, dịch vụ mà người sử dụng khôngphải cạnh tranh và loại trừ nhau để có quyền sử dụng Tổ chức tư là tổ chức tạo racác sản phẩm và dịch vụ tư

Môi trường cung cấp

Nguồn lực đầu vào

- Nhân lực - Tài lực

- Vật lực - Công nghệ

- Thông tin

Các hoạt động làm việc để biến

đổi nguồn lực thành đầu ra

Đầu ra

Các sản phẩm và dịch vụ

Môi trường tiêu dùng

Tổ chức

Quá trình biến đổi Phản hồi của người tiêu dùng

Theo chế độ sở hữu và mục tiêu cơ bản (xem hình 1.5 4): Tổ chức tư là tổ

chức thuộc sở hữu và được kiểm soát bởi tư nhân, hoạt động vì mục tiêu cơ bản làtìm kiếm lợi nhuận Đó có thể là các doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệmhữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh, hợp tác xã, trang trại, hộ kinh doanh

cá thể, hộ nông dân

Tổ chức công là tổ chức thuộc sở hữu nhà nước, không có chủ sở hữu hoặc

sở hữu tư nhân; hoạt động với mục tiêu chính không phải vì lợi nhuận mà hướngtới phục vụ lợi ích của cộng đồng, của xã hội (lợi ích công cộng) Các tổ chức

công có thành phần hết sức đa dạng, hợp thành hai nhóm: (1) các tổ chức nhà nước và (2) các tổ chức phi lợi nhuận

Tổ chức nhà nước là tổ chức thuộc sở hữu và được kiểm soát bởi nhân dân

mà đại diện là Nhà nước Đó là các cơ quan quản lý nhà nước và các công ty nhànước – các tổ chức được tạo nên để phục vụ lợi ích công cộng, tài trợ toàn bộ hoặcmột phần bởi Nhà nước, tồn tại độc lập hoặc là một phần của cơ quan nhà nước,mang bản chất kinh doanh Ví dụ về công ty nhà nước có thể là doanh nghiệp nhànước, các tổ chức sự nghiệp như trường học, bệnh viện công, các văn phòng cungcấp dịch vụ công thuộc các UBND v.v

Tổ chức phi lợi nhuận là tổ chức không có chủ sở hữu hoặc sở hữu tư nhân;hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, giáo dục, từ thiện hoặc các mụcđích phục vụ cộng đồng; không mang mục tiêu chính là lợi nhuận; và sử dụng lợinhuận thu được chủ yếu để duy trì, cải thiện và mở rộng hoạt động của tổ chức.Doanh mục các tổ chức phi lợi nhuận thật vô cùng đa dạng Đó có thể là các tổchức chính trị, xã hội, đoàn thể, nghề nghiệp, các tổ chức từ thiện, các tổ chức tôngiáo, các trường học, bệnh viện tư v.v Ngày nay, các tổ chức phi lợi nhuận nhưng

lại phi chính phủ đang phát triển hết sức mạnh mẽ tạo nên khu vực thứ ba (khu vực xã hội, khu vực phi lợi nhuận, xã hội dân sự), bên cạnh khu vực nhà nước và khu vực tư nhân Các tổ chức này hoạt động dựa trên nguyên tắc tự nguyện, tự

quản lý, vì lợi ích công cộng, không phân phối lợi nhuận Hoạt động của các tổchức thuộc khu vực thứ ba được tài trợ chủ yếu bằng các khoản phí và hiến tặngtình nguyện chứ không phải bằng tiền thuế Chúng độc lập và được quản lý bởicác ban lãnh đạo tình nguyện riêng của mình Hiện nay, cứ hai người Mỹ trưởngthành thì có người làm việc tình nguyện trong khu vực thứ ba này, song rất ítngười nhận thức được tầm quan trọng của nó

Tổ chức vì lợi nhuận và tổ chức phi lợi nhuận

Theo mục tiêu cơ bản, các tổ chức được phân ra thành tổ chức vì lợi nhuận

và tổ chức phi lợi nhuận

Tổ chức vì lợi nhuận là tổ chức tồn tại chủ yếu vì mục tiêu lợi nhuận Yếu

tố được quan tâm nhất ở các tổ chức này là bao nhiêu lợi nhuận được tạo ra từ các

khoản đầu tư và lợi ích của các chủ sở hữu được thỏa mãn như thế nào Đó chính

là các doanh nghiệp, các hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể v.v

Hình 1-5 So sánh các tổ chức của Nhà nước, tổ chức phi lợi nhuận và tổ chức tư

Sở hữu và kiểm soát bởi khu vực tư nhân

- Tài trợ toàn bộ hoặc một phần bởi Nhà nước.

- Có một số quy tắc Nhà nước cần tuân thủ

- Độc lập hoặc là một phần của cơ quan nhà nước

- Thường được tạo ra để phục vụ một chức năng công cộng có tính chất chủ yếu là kinh doanh

- Tài trợ bởi Nhà nước

- Tuân thủ nghiêm ngặt

quy định của Nhà nước

- Trong khi có một vài mục đích công cộng, việc tồn tại trước tiên là để phục vụ cho các thành viên hơn là cho cộng đồng.

- Chiếm 10% lực lượng lao động của khu vực phi lợi nhuận

- Sở hữu và kiểm soát cá nhân

- Hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận

- Tồn tại trước tiên là để phục vụ lợi ích của dân chúng nói chung

- Chiếm 90% lao động khu vực phi lợi nhuận

- Bộ giáo dục đào tạo

- Các tổ chức xã hội

- Công đoàn

- Các tổ chức chính trị

- Các tổ chức hợp tác và lợi ích tương hỗ

- Các hiệp hội nghề nghiệp

Sở hữu và kiểm soát bởi nhân dân

Phi lợi nhuận

Cá nhân, tự quản, phi lợi nhuận, tính nguyện và vì lợi ích công cộng Loại hình tổ chức

Các thuộc tính cơ bản

Tổ chức phi lợi nhuận là tổ chức tồn tại để cung cấp các sản phẩm, dịch vụ

phục vụ cộng đồng Đó là các cơ quan nhà nước, các tổ chức công ích, các tổ chứcchính trị, các tổ chức tôn giáo, các tổ chức từ thiện, các viện bảo tàng v.v Tiêu chíquan trọng nhất để đánh giá kết quả hoạt động của các tổ chức này không phải làlợi nhuận Chẳng hạn, mối quan tâm hàng đầu của một viện bảo tàng sẽ là sốngười đến xem những tác phẩm được trưng bày và khả năng bổ sung các tác phẩmmới Còn một tổ chức từ thiện sẽ quan tâm đến số lượng người được cứu giúp

Tổ chức chính thức và tổ chức phi chính thức

Theo tính chất của các mối quan hệ, các tổ chức được chia làm tổ chứcchính thức và tổ chức phi chính thức

Tổ chức chính thức thường được hiểu với một số đặc trưng cơ bản Thứ

nhất, là tổ chức mà trong đó mọi thành viên của nó đều được xác định một cách rõràng chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm Thứ hai, là tổ chức mà cơcấu có thể được hiển thị thông qua một sơ đồ cơ cấu với các mối liên hệ rõ ràng.Thứ ba, là tổ chức có thể cung cấp những sản phẩm và dịch vụ cụ thể cho kháchhàng của mình trong khuôn khổ pháp luật Ví dụ điển hình về các tổ chức chínhthức có thể kể đến các doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước, các trường học, bệnhviện, các tổ chức xã hội và đoàn thể, các tổ chức tôn giáo v.v

Tổ chức phi chính thức không mang những đặc trưng kể trên Điển hình

của tổ chức phi chính thức có thể kể đến những nhóm được hình thành thông quacác mối quan hệ cá nhân, tồn tại trong tổ chức chính thức do cùng chung nguyệnvọng, sở thích, quan điểm, tư tưởng v.v

Mối quan tâm của môn học này sẽ chỉ tập trung vào những tổ chức chínhthức và hoạt động của các nhà quản lý trong các tổ chức đó

c Các hoạt động cơ bản của tổ chức

Hoạt động của các tổ chức là muôn hình muôn vẻ phụ thuộc vào mục đíchtồn tại, lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội, quy mô, phương thức hoạt độngđược chủ thể quản lý lựa chọn và các yếu tố ngoại lai khác Tuy nhiên mọi tổ chứcđều phải thực hiện các hoạt động theo một tiến trình liên hoàn trong mối quan hệchặt chẽ với môi trường được thể hiện trong hình 1.6 Các hoạt động đó là:

 Nghiên cứu và dự báo môi trường để trả lời các câu hỏi: Môi trường đòihỏi gì ở tổ chức? Môi trường tạo ra cho tổ chức những cơ hội và thách thức nào?

Tổ chức có những điểm mạnh và điểm yếu nào trong việc đáp ứng nhu cầu củakhách hàng? v.v Trong thế giới ngày nay, hoạt động nghiên cứu và dự báo môitrường được coi là hoạt động tất yếu đầu tiên của mọi tổ chức

 Thiết kế ra các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng

 Tìm kiếm và huy động các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức, đặc biệt

là đầu vào cho quá trình tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức

 Tiến hành tạo ra các sản phẩm và dịch vụ - quá trình sản xuất

 Làm cho khách hàng biết và hiểu về sản phẩm và dịch vụ của tổ chức,muốn có sản phẩm và dịch vụ, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng

 Thực hiện các dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm vàdịch vụ

 Xây dựng hệ thống kết cấu hạ tầng kỹ thuật và xã hội của tổ chức

 Thực hiện hoạt động kế toán và thống kê để phản ánh hoạt động của tổchức bằng con số

 Xây dựng, củng cố, phát triển các mối quan hệ đối ngoại

 Thực hiện hoạt động nghiên cứu và phát triển nhằm tạo ra các sản phẩm vàdịch vụ mới, các quy trình và kỹ thuật mới để thực hiện các hoạt động của tổ chức

 Thực hiện các hoạt động hậu cần để hỗ trợ cho các hoạt động kể trên của tổchức (cung cấp văn phòng phẩm, tiến hành sửa chữa nhỏ, vệ sinh, nhà ăn, đội xe )

Hình 1-6 Các hoạt động cơ bản của tổ chức

Hợp nhóm các hoạt động có cùng chung tính chất, ta thấy xuất hiện nhữngchức năng hoạt động cơ bản của tổ chức như: marketing, tài chính, sản xuất, nhânlực, nghiên cứu và phát triển

Mục đích

Thỏa mãn lợi ích của chủ sở

- An toàn

Quản lý

Các hoạt động

hỗ trợ

Xây dựng kết cấu hạ tầng

Kế toán, thống kê Hoạt động đối ngoại Nghiên cứu và phát triển Hậu cần

…

Dvụ sau bán hàng

Các hoạt động chính

Phân tích môi trường

Thiết

kế sản phẩm, dịch vụ

Huy động đầu vào

Sản xuất

Xúc tiến hỗn hợp

và phân phối

Nguồn : Chuỗi giá trị của M Porter và tổng hợp của tác giả

Các hoạt động của tổ chức thường được thực hiện bởi nhiều người có lợi ích,mục tiêu riêng Để phối hợp hoạt động của họ nhằm thực hiện mục tiêu chung, tổchức cần có quản lý.

1.2 QUẢN LÝ

1.2.1 Khái niệm và các yếu tố cơ bản của quản lý

Tất cả những điều chúng ta đề cập trong các chương tiếp theo của cuốn sáchnày liên quan đến quản lý hệ thống xã hội nói chung, tổ chức nói riêng và côngviệc của nhà quản lý Vì vậy rất cần phải phát triển một sự hiểu biết rõ ràng vềkhái niệm quản lý trong toàn văn bản Hãy xem khái niệm về quản lý và nhữngyếu tố cơ bản có thể rút ra từ khái niệm đó

a Khái niệm quản lý

Quản lý được định nghĩa theo nhiều cách :

Quản lý là nghệ thuật đạt mục đích thông qua nỗ lực của những người khác5

Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đốitượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, cơ hộicủa hệ thống để đạt được mục tiêu trong điều kiện biến động của môi trường6 Quản lý là phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự khácnhau trong cùng một tổ chức7

Quản lý là một quá trình phối hợp các nguồn lực một cách hiệu lực và hiệuquả nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức8

Quản lý là việc thiết kế và duy trì một môi trường trong đó những ngườicùng làm việc với nhau có thể hoàn thành các mục đích, mục tiêu chung.9

Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có hiệu lực và hiệuquả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồnlực của tổ chức10

Trong tài liệu này, khái niệm dưới đây sẽ được sử dụng làm cơ sở cho quátrình nghiên cứu quản lý hệ thống xã hội:

Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn

lực và hoạt động của hệ thống xã hội nhằm đạt được mục đích của hệ thống với hiệu lực và hiệu quả cao một cách bền vững trong điều kiện môi trường luôn biến động.

5 Harold Koontz, Heinz Weihrich (2006), Essentials of Management, 7 th edn, Mc Graw Hill Co.

6 D Torrington (1994), Tiếp xúc mặt đối mặt trong quản lý, NXB Khoa học kỹ thuật.

8 Sách trên

9 Harold Koontz, Heinz Weihrich ( 2008), Essentials of Management, 8 th edn, Mc Graw Hill Co.

Lôgic của khái niệm quản lý được thể hiện trên hình 1.7.

Hình 1-7 Lôgic của khái niệm quản lý

b Các yếu tố cơ bản của quản lý

Những khái niệm kể trên giúp chúng ta làm rõ các yếu tố quan trọng củaquản lý :

Thứ nhất, quản lý là làm gì?

Cho dù là người đứng đầu một chính phủ, một công ty, một vụ, một việnnghiên cứu, một bộ phận bên trong tổ chức, các nhà quản lý đều thực hiện các quátrình quản lý bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát, trong đó:

 Lập kế hoạch là quá trình thiết lập các mục tiêu và phương thức hành

động thích hợp để đạt mục tiêu.

 Tổ chức là quá trình đảm bảo nguồn lực cho thực hiện kế hoạch trong

các hình thái cơ cấu nhất định.

 Lãnh đạo là quá trình đánh thức sự nhiệt tình, tạo động lực cho con

người để họ làm việc một cách tốt nhất nhằm đạt được các mục tiêu kế hoạch

 Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt

động để đảm bảo sự thực hiện theo các kế hoạch.

Thứ hai, đối tượng của quản lý là gì?

Quản lý tác động lên các nguồn lực và hoạt động của hệ thống xã hội.Trong các yếu tố kể trên, đối tượng chủ yếu và trực tiếp của quản lý là các mối

Xác định mục tiêu và các phương thức thực hiện mục tiêu

Lãnh đạo

Truyền cảm hứng, tạo động lực làm việc cho con người để đạt mục tiêu

Kiểm soát

Giám sát, đo lường, đánh giá, điều chỉnh

Ra quyết định và tổ chức thực hiện

quan hệ con người bên trong và bên ngoài hệ thống Chủ thể quản lý tác động lêncon người, thông qua đó mà tác động đến các yếu tố vật chất và phi vật chất khácnhư vốn, vật tư, máy móc, công nghệ, thông tin để tạo ra kết quả cuối cùng củatoàn bộ hoạt động Như vậy, xét về thực chất, quản lý hệ thống xã hội là quản lýcon người, biến sức mạnh của nhiều người thành sức mạnh chung của hệ thống để

đi tới mục tiêu

Với đối tượng là những mối quan hệ con người, quản lý hệ thống xã hộichính là dạng quản lý phức tạp nhất

Thứ ba, quản lý được tiến hành khi nào?

Qua hình 1.7 ta có thể nhận thấy quản lý là các quá trình được thực hiệnliên tục theo thời gian Trong mối quan hệ với thời gian, quản lý là tập trung nỗlực của con người tạo dựng tương lai mong muốn trên cơ sở quá khứ và hiện tại.Quản lý luôn phản ánh đặc điểm của mỗi giai đoạn lịch sử Đồng thời, quản lý lànhững hành động có thể gây ảnh hưởng to lớn và lâu dài đối với hệ thống xã hội

Thứ tư, mục tiêu của quản lý là gì?

Quản lý không có lý do tự thân để tồn tại Đạt mục đích cho hệ thống theocách tốt nhất trong hoàn cảnh môi trường luôn biến động và nguồn lực hạn chế là

lý do tồn tại của quản lý Đó cũng chính là căn cứ quan trọng nhất để chủ thể tiếnhành các tác động quản lý

Trong mọi loại hình hệ thống xã hội, mục tiêu hợp lý được tuyên bố côngkhai của quản lý đều là tạo ra giá trị gia tăng cao cho hệ thống và các th ành viêncủa nó Nhà quản lý cần tạo dựng được một môi trường mà trong đó mỗi người có thểthực hiện được các mục đích theo nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất ít nhất và sựthoả mãn cá nhân cao nhất, hay nói cách khác ở đó họ có thể đạt được mục đích củamình, của nhóm, của hệ thống ở mức cao nhất với các nguồn lực có thể huy động

Thứ năm, quản lý được thực hiện trong điều kiện nào?

Khái niệm quản lý cho thấy các nhà quản lý luôn thực hiện nhiệm vụ củamình trong điều kiện môi trường luôn biến động Chính vì vậy sự hiểu biết về môitrường bên ngoài và bên trong của hệ thống và kỹ năng phân tích môi trường làhết sức cần thiết đối với nhà quản lý

Quản lý bao giờ cũng có khả năng thích nghi Đứng trước những thay đổicủa đối tượng quản lý cũng như môi trường cả về quy mô và mức độ phức tạp,chủ thể quản lý không chịu bó tay mà vẫn có thể tiếp tục quản lý có hiệu lực vàhiệu quả thông qua việc điều chỉnh, đổi mới cơ cấu, phương pháp, công cụ và hoạtđộng của mình

Với những đặc điểm trên có thể khẳng định rằng quản lý là một tiến trìnhnăng động

Hộp 1-1 Sự khác nhau của quản lý công và quản lý tư

Với một mức độ trừu tượng nào đó, chúng ta có thể nói rằng bốn chức năng

quản lý được tiến hành cả ở tổ chức công và tổ chức tư Nhưng khi xem xét tầmquan trọng tương đối của các chức năng này và cách chúng thể hiện trọng thực tế,chúng ta sẽ thấy sự khác biệt đáng kể Nhiều nghiên cứu đã khẳng định việc thựchiện các chức năng này trong khu vực công, đặc biệt là khu vực nhà nước, khókhăn hơn nhiều so với khu vực tư Tại sao lại như vậy? Có một số lý do giải thíchcho tình trạng đó11

Cả tổ chức công và tư đều sử dụng các đầu vào (nguồn lực) để tạo ra các sảnphẩm và dịch vụ (đầu ra) Tuy nhiên, trong một tổ chức công, thật khó để lượnghóa được đầu ra cũng như kết quả, ảnh hưởng của đầu ra Đối với một tổ chức tư,các sản phẩm và dịch vụ được xác định rất rõ ràng và phải tạo ra kết quả là lợinhuận Còn chẳng hạn đối với Quốc hội, sản phẩm là các chính sách được luậthóa, nhằm “cung cấp sự bảo vệ và phúc lợi chung” cho nhân dân

Thiếu thước đo chung và đơn nhất, chẳng hạn như lợi nhuận, thật khó để Nhànước ủy quyền cho các nhà quản lý cấp thấp hơn những quyết định với mức độ

mà một công ty tư nhân có thể làm Hơn nữa việc thiếu thước đo thành tích cũngkhiến cho sự so sánh các phương án đầu tư trở nên khó khăn Chẳng hạn, liệu mộtchương trình xét nghiệm ung thư hay chương trình bữa ăn trưa tại trường học cóđược cấp thêm 10 triệu đô la Mỹ nữa? Bao nhiêu chiếc xe tăng chiến đấu thìngang bằng một tàu chiến có tên lửa đạn đạo?

Thứ hai, cơ cấu khác nhau

Một sự khác biệt cơ bản giữa quản lý công và quản lý tư là trách nhiệm trongquản lý công không thực sự rõ ràng Nói cách khác, Nhà nước thường không traotoàn bộ thẩm quyền đối với chính sách cho một các nhân hay tổ chức nào

Do hậu quả của tình trạng thẩm quyền không rõ ràng, nhiều người đứng đầucác tổ chức công không thể phát triển các kế hoạch, đặc biệt là ngân sách, cho tổchức của họ Thay vào đó, nhiều kế hoạch phải được trình lên cấp trên, và nhữngngười này lại tổng hợp các kế hoạch đó trong tổng thể kế hoạch của các tổ chứckhác cùng cấp, rồi lại trình lên trên, …, cho đến tận Quốc hội hay Hội đồng nhân

11 Grover Starling (2010), Managing the Public Sector, 9th edn, Wadsworth Cengage Learning.

dân Khỏi cần phải nói, sự chậm trễ trong quá trình ra quyết định làm cho các nhàquản lý khó phản ứng trước những cơ hội và vấn đề mới

Thứ ba, động cơ khác nhau

Một sự khác biệt căn bản nữa là mà bản thân bạn cũng đã được trải nghiệm.

Do các tổ chức công nhận được một mức hỗ trợ tài chính đáng kể từ các nguồnkhác, ngoài khách hàng của họ, nên động cơ ở đây là thỏa mãn những người cungcấp các nguồn lực Trong thực tế, một số cơ quan thậm chí còn nhìn nhận việc cóthêm khách hàng không phải là cơ hội mà là gánh nặng, làm gia tăng mức độ căngthằng về nguồn lực Ngược lại, sự sống còn của một tổ chức tư nằm ở khả năng cóđược và duy trì khách hàng Đó là lý do vì sao những người phục vụ tại hãng KFClại lịch sự hơn với bạn so với các nhân viên có trình độ cao hơn và được trả lươngcao hơn tại Phòng quản lý xuất nhập cảnh

Thứ tư, bối cảnh khác nhau

Quản lý công có thể được mô tả như quản lý tổ chức tư nằm trong chậu cácảnh Báo chí và công chúng cảm thấy rằng họ có quyền được biết mọi thứ đangdiễn ra trong tổ chức công và Luật tiếp cận thông tin đảm bảo rằng họ có thể tìmkiếm thông tin nếu họ muốn Có thể dẫn lời một vị trước là nhà kinh doanh, sautrở thành công chức: “Ngạc nhiên lớn nhất của tôi là cách mà tổ chức công bị chiphối bởi tình trạng rò rỉ thông tin Các nhân viên sử dụng báo chí, các cơ quan vàquan chức để thực hiện mục tiêu của mình thay vì giải quyết các vấn đề một cáchtrung thực Tôi biết rằng nếu tôi đưa ra một quyết định chống lại ai đó, thì lập tức

sẽ có điện thoại gọi đến cho tôi từ đâu đó”

Có rất nhiều lực lượng bên ngoài tác động đến các nhà quản lý công Chẳnghạn, mọi nhà quản lý thuộc cơ quan quản lý nhà nước đều phải chịu trách nhiệmcuối cùng trước một quan chức dân cử nào đó, người mà mối quan tâm chủ yếuhướng vào kết quả ngắn hạn hơn là đầu tư dài hạn Nhà máy sử dụng năng lượngmặt trời có thể không phải là một ý tưởng hay, nhưng điều này là chắc chắn: một

số chính trị gia sẽ quan tâm đến một dự án giá trị nhiều tỷ đô la mà sẽ phải mất vàichục năm sau mới thực sự mang lại lợi ích cho các cư tri

Tóm lại, các nhà quản lý khu vực tư thường tìm kiếm khả năng sinh lờitrong khi các nhà quản lý công lại quan tâm đến phúc lợi chung, nghĩa là hàng hóacông cộng Một công ty tư nhân được tổ chức vì phúc lợi của cổ đông và các nhânviên của nó, trong khi một tổ chức công lại được trông đợi phục vụ cho lợi ích củanhững người nằm bên ngoài cơ quan đó Tâm điểm hướng ra công chúng bênngoài giải thích tại sao một tổ chức phi lợi nhuận như Quỹ Ford lại được coi là tổchức công về căn bản

c Sự cần thiết của quản lý các hệ thống xã hội

Để tồn tại và phát triển, con người không thể hành động riêng lẻ mà cầnphối hợp những nỗ lực cá nhân hướng tới các mục tiêu chung Quá trình tạo ra củacải vật chất và tinh thần cũng như bảo đảm cuộc sống an toàn cho cộng đồng xãhội ngày càng được thực hiện trên quy mô lớn hơn với tính phức tạp ngày càngcao hơn, đòi hỏi sự phân công, hợp tác để liên kết những con người trong và bênngoài các hệ thống xã hội.

Chính từ sự phân công chuyên môn hoá, hiệp tác hoá lao động đã làm xuấthiện một dạng lao động đặc biệt - lao động quản lý C Mác đã chỉ ra: "Mọi laođộng xã hội trực tiếp hoặc lao động chung khi thực hiện trên một quy mô tươngđối lớn, ở mức độ nhiều hay ít đều cần đến quản lý" Ông đã đưa ra một hìnhtượng để thể hiện vai trò của quản lý: "Một nghệ sĩ vĩ cầm thì tự điều khiển mình,còn dàn nhạc thì cần có nhạc trưởng"

Quản lý giúp các hệ thống xã hội và các thành viên của nó thấy rõ mục tiêu

và hướng đi của mình Đây là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất đối với mọi hệthống xã hội, giúp hệ thống thực hiện được mục đích của mình, đạt được nhữngthành tích ngắn hạn và dài hạn, tồn tại và phát triển không ngừng

Trong hoạt động của hệ thống xã hội có bốn loại nguồn lực tạo nên kết quả,

đó là nhân lực, vật lực, tài lực và thông tin Quản lý sẽ phối hợp tất cả các nguồnlực của hệ thống thành một chỉnh thể, tạo nên tính trồi để thực hiện mục đích của

hệ thống với hiệu lực và hiệu quả cao Mục tiêu của quản lý là đạt giá trị gia tănglớn cho hệ thống xã hội và các thành viên của nó

Điều kiện môi trường mà các hệ thống xã hội gặp phải luôn biến đổi khôngngừng Những biến đổi nhanh thường tạo ra các cơ hội và nguy cơ bất ngờ Quản

lý giúp các hệ thống xã hội thích nghi được với môi trường, nắm bắt tốt hơn các

cơ hội, tận dụng hết các cơ hội và giảm bớt ảnh hưởng tiêu cực của các nguy cơliên quan đến điều kiện môi trường Không những thế, quản lý tốt còn làm cho hệthống có được những tác động tích cực đến môi trường, góp phần bảo vệ môitrường

Quản lý cần thiết đối với mọi lĩnh vực hoạt động trong xã hội, từ mỗi đơn vịsản xuất - kinh doanh đến toàn bộ nền kinh tế quốc dân; từ cá nhân, gia đình, đơn

vị dân cư đến đất nước và hoạt động trên phạm vi khu vực, phạm vi toàn cầu Sựphân tích thất bại của các tổ chức được thực hiện qua nhiều năm đã cho thấy rằng

sở dĩ các thất bại này có tỷ lệ cao là do quản lý tồi hoặc thiếu kinh nghiệm Tạpchí điều tra nổi tiếng Forbes qua nghiên cứu các công ty Mỹ trong nhiều năm đãphát hiện ra rằng các công ty luôn thành đạt chừng nào chúng còn được quản lýtốt Về tầm quan trọng của quản lý thì không ở đâu được thể hiện rõ bằng ở cácnước đang phát triển Bản tổng quan về vấn đề này trong những năm gần đây củacác chuyên gia về phát triển đã cho thấy sự cung cấp tiền bạc hoặc công nghệ đã

không đem lại sự phát triển mong muốn Yếu tố hạn chế trong hầu hết mọi trườnghợp chính là sự thiếu thốn về chất lượng và sức mạnh của các nhà quản lý

1.2.3 Quá trình quản lý

Như đã đề cập ở trên, bốn chức năng cơ bản của quá trình quản lý là: Lập kếhoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát Hình 1-7 minh hoạ các chức năng này vàcho thấy chúng gắn với các mục đích, mục tiêu của hệ thống được quản lý như thếnào Bốn chức năng trên thiết lập cơ sở nền tảng cho cuốn sách này, mỗi chứcnăng được xem xét chi tiết trong một phần riêng (lập kế hoạch ở phần 4, tổ chức ởphần 5, lãnh đạo ở phần 6, kiểm soát ở phần 7) Cần lưu ý rằng với tầm quan trọngcủa lãnh đạo đối với thành công của các tổ chức ngày nay, chúng ta sẽ giải quyếtcác vấn đề của lãnh đạo trong toàn bộ cuốn sách Dưới đây sẽ là tóm tắt nội dungcủa bốn chức năng quản lý

a Lập kế hoạch

Quản lý tất cả các cấp độ hệ thống xã hội phải gắn với lập kế hoạch Lập kếhoạch là quá trình thiết lập các mục tiêu và xác định các hành động cần thiết đểđạt được các mục tiêu đó Thông qua lập kế hoạch, các nhà quản lý xác định cáckết quả mong muốn và con đường để đạt được các kết quả đó Trong khi các nhàquản lý cấp cao lập các mục tiêu và phương thức chiến lược chung, các nhà quản

lý cấp trung và cấp cơ sở phải phát triển các kế hoạch hành động để các nhóm làmviệc của mình đóng góp vào các nỗ lực của toàn hệ thống Tất cả các nhà quản lýphải phát triển các mục tiêu gắn liền với và hỗ trợ cho chiến lược chung Thêmvào đó, họ phải xác định được phương thức phối hợp các nguồn lực mà họ chịutrách nhiệm quản lý nhằm đạt được các mục tiêu của nhóm làm việc

b Tổ chức

Ngay cả kế hoạch tốt nhất cũng sẽ thất bại nếu không được triển khai đúngđắn Là hoạt động đầu tiên của quá trình triển khai kế hoạch, chức năng tổ chứcgiúp đảm bảo nguồn lực trong các hình thái cơ cấu nhất định cho thực hiện mụctiêu kế hoạch Đó là việc xác định các nhiệm vụ cần được thực hiện, ai sẽ thựchiện chúng, thực hiện bằng gì và các nhiệm vụ đó được phối hợp như thế nào Cácnhà quản lý tổ chức các thành viên trong nhóm làm việc của mình và của toàn hệthống, hỗ trợ họ bằng công nghệ và các nguồn lực khác, nhờ vậy các nhiệm vụđược thực hiện trôi chảy, các nguồn lực được sử dụng hợp lý và hiệu quả Các vấn

đề về văn hoá của tổ chức và quản lý nguồn nhân lực cũng là các yếu tố cơ bảncủa chức năng này Quan trọng nhất, tổ chức phải được cấu trúc theo những mụctiêu chiến lược và hoạt động để có thể phản ứng với những thay đổi của môitrường luôn biến động

Trong quản lý, lãnh đạo là quá trình khơi dậy và nâng cao động lực hoạtđộng cho con người nhằm đạt tới các mục tiêu kế hoạch Thông qua lãnh đạo, cácnhà quản lý tạo sự cam kết đối với tầm nhìn chung, khuyến khích các hoạt động

hỗ trợ cho mục tiêu, gây ảnh hưởng lên người khác để họ thực hiện công việc mộtcách tốt nhất vì lợi ích của toàn hệ thống Do môi trường đầy phức tạp và thay đổinhanh chóng, các kỹ năng lãnh đạo trở nên ngày càng quan trọng đối với các nhàquản lý ở tất cả các cấp độ Vì vậy chúng ta tin tưởng rằng các nhà quản lý ngàyhôm nay cũng phải là một nhà lãnh đạo, và chúng ta sử dụng các thuật ngữ này cóthể thay thế cho nhau trong cả cuốn sách

Trong môi trường ngày nay, các nhà lãnh đạo phải biết nhìn xa trông rộng

-có khả năng nhìn trước tương lai, chia sẻ tầm nhìn, trao quyền cho nhân viên đểhiện thực hoá tầm nhìn, góp phần xây dựng nền văn hóa phát triển Để trở thànhcác nhà lãnh đạo có hiệu lực, nhà quản lý phải hiểu động lực của các cá nhân vànhóm, có khả năng khuyến khích con người, phải là người truyền thông hữu hiệu,nhà tư vấn đáng tin cậy, nhà đàm phán tài ba, người giải quyết xung đột và nhàchính trị khéo léo Chỉ có thông qua sự lãnh đạo hữu hiệu mới có thể đạt được cácmục tiêu của các hệ thống xã hội

d Kiểm soát

Các nhà quản lý phải làm chủ được quá trình thực hiện kế hoạch chiến lược

và kế hoạch hành động Kiểm soát cung cấp thông tin phản hồi về các hoạt động,xác định khoảng cách giữa kế hoạch và kết quả thực tế Khi một hệ thống không

có được sự thực hiện như kế hoạch đã định, các nhà quản lý phải hành động.Những hành động đó có thể là tiếp tục theo đuổi kế hoạch ban đầu một cách kiênquyết hơn hoặc điều chỉnh kế hoạch và việc triển khai cho phù hợp với tình hìnhthực tế Kiểm soát là một chức năng quan trọng của quá trình quản lý bởi vì nóđưa ra các biện pháp để đảm bảo rằng hệ thống đang vận hành đúng hướng vềphía các mục tiêu đã đề ra Các nhà quản lý muốn biết cụ thể ba điều: hiệu lực của

kế hoạch – mức độ đạt được mục tiêu, hiệu quả - nguồn lực phải sử dụng để đạtđược một kết quả nào đó, và năng suất - số lượng và chất lượng của kết qủa hoạtđộng trong mối quan hệ với chi phí của các nguồn lực

1.2.4 Cách tiếp cận trong quản lý hệ thống xã hội

a Cách tiếp cận hệ thống

Lý luận và thực hành quản lý đòi hỏi cách tiếp cận hệ thống - xem xét quản

lý như là một hệ thống được lập nên từ các hệ thống con và hoạt động trong phạm

vi môi trường chung Theo hình 1-8, cách tiếp cận hệ thống trong quản lý thể hiệnqua những nội dung cơ bản sau:

Thứ nhất, hoạt động quản lý được thực hiện dựa trên cơ sở của hệ thống cáckhái niệm, nguyên tắc, lý thuyết, kỹ thuật quản lý

Thứ hai, theo quá trình, quản lý là một chỉnh thể thống nhất của các chứcnăng quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát

Thứ ba, mỗi chức năng quản lý đều có mục tiêu mang tính độc lập tươngđối, nhưng đều hướng tới những mục tiêu, mục đích chung của quản lý

Thứ tư, hoạt động quản lý luôn gắn liền và có sự tác động qua lại với cácbiến số của môi trường bên trong và bên ngoài hệ thống được quản lý Nói tóm lạicác hệ thống xã hội là những hệ thống mở

Những nhà quản lý thông minh và nhiều tác giả viết về quản lý có kinhnghiệm có thói quen xem xét các vấn đề và các hoạt động của họ như một mạnglưới của các yếu tố có quan hệ tương hỗ và tác động qua lại thường xuyên với môitrường bên trong và bên ngoài hệ thống được quản lý Họ thường ngạc nhiên khinhận thấy một số người viết về quản lý lại cho rằng quan điểm tiếp cận hệ thống

là một cái gì đó mới mẻ Thực ra việc nghiên cứu có ý thức về hệ thống đã làmcho các nhà quản lý và các học giả xem xét một cách đầy đủ hơn các yếu tố tácđộng qua lại có ảnh hưởng tới lý thuyết và thực hành quản lý Cách tư duy hệthống chẳng qua là sự thừa nhận rằng, bất kỳ một lĩnh vực kiến thức hoặc thựchành nào đều được cấu thành từ nhiều thành phần tương tác, và chịu ảnh hưởngbởi nhiều yếu tố khác thuộc môi trường bên ngoài mà trong đó một hệ thống nhấtđịnh hoạt động

b Cách tiếp cận tình huống

Thực hành quản lý đòi hỏi các nhà quản lý phải xem xét bối cảnh của từngtình huống khi áp dụng các khái niệm, nguyên tắc, lý thuyết và kỹ thuật quản lý.Kiến thức quản lý không thể cung cấp công cụ tốt nhất để giải quyết mọi vấn đềphát sinh trong thực tế Việc kiến thức được áp dụng như thế nào còn tuỳ thuộcvào tình huống Điều này đòi hỏi khi ra các quyết định về kế hoạch, tổ chức, lãnhđạo và kiểm soát cho một hệ thống xã hội, các nhà quản lý phải tiến hành phântích bối cảnh của môi trường bên ngoài và bên trong của hệ thống đó (Hình 1-8)

và tìm ra các phương thức riêng phù hợp

Quản lý là một nghệ thuật, việc nghiên cứu quản lý sẽ không đem lại chobạn câu trả lời cụ thể về điều cần làm trong mỗi tình huống quản lý Tuy nhiên, cókiến thức về các nguyên tắc, lý thuyết và kỹ thuật quản lý sẽ giúp bạn trở thành mộtnhà quản lý tốt hơn Điều này cũng đúng trong các lĩnh vực khác Các kỹ sư thiết kếtốt nhất là những người có kiến thức đáng kể về các khoa học cơ sở, các nhà phântích tài chính tốt nhất là những người hiểu về lý thuyết hạch toán Tuy nhiên điềunày không có ý nghĩa là mọi kỹ sư được đào tạo tốt nhất về các khoa học cơ sở đềuluôn luôn là nhà thiết kế tốt Hoặc bất kỳ người nào biết về lý thuyết hạch toán đều

sẽ là một nhà phân tích tài chính sắc sảo Cần phải có những cái khác ngoài kiến

vực mà họ hoạt động Kiến thức là cơ sở cho thực hành quản lý Các nhà quản lývận dụng lý thuyết nhưng quản lý không bao giờ chỉ là lý thuyết.

Cũng như vậy, quản lý có hiệu lực và hiệu quả luôn là quản lý theo tìnhhuống Chính bản thân một khái niệm quản lý đã nêu trong cuốn sách này – baohàm việc thiết kế một môi trường mà trong đó con người cùng làm việc với nhau

có thể hoàn thành các mục đích, mục tiêu chung - đã ngụ ý về điều đó Thiết kế làviệc áp dụng kiến thức vào một vấn đề thực tiễn nhằm đạt kết quả tốt nhất có thểcho tình huống đang xét Áp dụng kiến thức vào thực tại nhằm thu được các kếtquả mong muốn – đó là tất cả những gì quản lý muốn hướng tới

Hình 1-8 Các tiếp cận hệ thống, tình huống và chiến lược trong quản lý

c Cách tiếp cận chiến lược

Các nhà quản lý ngày nay cần có tư duy chiến lược trong giải quyết mọivấn đề cho hệ thống của mình Cách tiếp cận chiến lược đòi hỏi các nhà quản lýluôn đặt ra và trả lời các câu hỏi cơ bản: Chúng ta đang ở đâu trong mối quan hệvới môi trường ? Chúng ta muốn đi tới đâu trong tương lai dài hạn? Chúng ta phảilàm gì, làm thế nào và bằng gì để đến được đó? Hành động của chúng ta sẽ ảnhhưởng như thế nào đến tương lai của chúng ta và các bên có liên quan khác?

1.2.5 Quản lý là một khoa học, một nghệ thuật, một nghề

a Quản lý là một khoa học

Mục đích, mục tiêu

Lập kế hoạch

Quá trình quản lý

Tập trung vào con người và kết quả

Các ảnh hưởng của

môi trường chung

- Môi trường kinh tế; chính

trị; xã hội; công nghệ; tự

nhiên; quốc tế

Các ảnh hưởng của môi trường nhiệm vụ

- Sức mạnh của các nguồn lực

- Năng lực hoạt động

- Năng lực sản phẩm-dịch vụ

Tính khoa học của quản lý xuất phát từ tính quy luật của các quan hệ quản

lý trong quá trình hoạt động của hệ thống xã hội bao gồm những quy luật kinh tế,

xã hội, công nghệ, quản lý v.v Những quy luật này nếu được các nhà quản lýnhận thức và vận dụng trong quá trình quản lý sẽ giúp họ đạt kết quả mong muốn,ngược lại sẽ gánh chịu những hậu quả khôn lường

Tính khoa học của quản lý đòi hỏi các nhà quản lý trước hết phải nắm vữngnhững quy luật liên quan đến quá trình hoạt động của hệ thống xã hội Nắm quyluật, thực chất là nắm vững hệ thống lý luận về quản lý gắn liền với các kháiniệm, nguyên tắc, lý thuyết và kỹ thuật quản lý Tính khoa học của quản lý cònđòi hỏi các nhà quản lý phải biết vận dụng các phương pháp đo lường định lượnghiện đại, những thành tựu tiến bộ của khoa học và công nghệ như các phươngpháp dự đoán, phương pháp tâm lý xã hội học, các công cụ xử lý, lưu trữ, truyềnthông: máy vi tính, máy fax, điện thoại, mạng internet v.v

b Quản lý là một nghệ thuật

Quản lý, giống như mọi lĩnh vực thực hành khác (dù là y học, soạn nhạc,xây dựng công trình, hay kế toán) đều là nghệ thuật Đó là “bí quyết hành nghề”,gắn liền với sự thực hiện các công việc dưới ánh sáng thực tại của các tình huống Tính nghệ thuật của quản lý xuất phát từ tính đa dạng phong phú, muôn hìnhmuôn vẻ của các sự vật và hiện tượng trong xã hội và quản lý Không phải mọihiện tượng đều mang tính quy luật và cũng không phải mọi quy luật có liên quanđến hoạt động của các hệ thống xã hội đều đã được nhận thức thành lý luận Tínhnghệ thuật của quản lý còn xuất phát từ bản chất của quản lý hệ thống xã hội, suycho cùng là tác động tới con người với những nhu cầu hết sức đa dạng, với nhữngtoan tính tâm tư tình cảm khó có thể cân, đo, đong đếm được Những mối quan hệcon người luôn luôn đòi hỏi nhà quản lý phải xử lý khéo léo, linh hoạt, "nhu" hay

"cương", "cứng" hay "mềm" và khó có thể trả lời một cách chung nhất thế nào là tốthơn Tính nghệ thuật của quản lý còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và những thuộc tínhtâm lý của từng nhà quản lý, vào cơ may và vận rủi v.v

c Quản lý là một nghề - nghề quản lý

Đặc điểm này được hiểu theo nghĩa có thể đi học nghề để tham gia các hoạtđộng quản lý nhưng có thành công hay không? Có giỏi nghề hay không lại còntuỳ thuộc vào nhiều yếu tố của nghề (học ở đâu? ai dạy? cách học nghề ra sao?chương trình thế nào? người dạy có thực tâm truyền hết nghề hay không? năngkhiếu nghề nghiệp, ý chí thực hiện mục tiêu, lương tâm nghề nghiệp của ngườihọc nghề ra sao? các tiền đề tối thiểu về nguồn lực ban đầu cho sự hành nghề cóbao nhiêu? Như vậy muốn quản lý có kết quả thì trước tiên nhà quản lý tương laiphải được phát hiện khả năng, được đào tạo chu đáo về nghề nghiệp, được bố trí