Bài giảng môn khoa học quản lý: Quản lý và nhà quản lý

PHẦN A. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ  QUẢN LÝ VÀ NHÀ QUẢN LÝ  Mục tiêu của chương Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn cần: 1. Hiểu được các thuật ngữ: hệ thống xã hội, tổ chức và quản lý, và lý giải vì sao phải quản lý các hệ thống xã hội nói chung và các tổ chức nói riêng. 2. Nắm được các khái niệm: hiệu lực, hiệu quả, năng suất, và giải thích tại sao mỗi tiêu chí đó lại quan trọng trong đo lường sự thực hiện của hệ thống xã hội và quản lý. 3. Nắm được các chức năng của quá trình quản lý mà mọi nhà quản lý trên mọi cương vị quản lý phải thực hiện. 4. Phân biệt được các vai trò khác nhau của nhà quản lý. 5. Giải thích được tại sao các nhà quản lý ở các cấp khác nhau lại cần sự kết hợp khác nhau của các kỹ năng kỹ thuật, con người và nhận thức. 6. Xác định được các kỹ năng cần phát triển để trở thành một nhà quản lý có năng lực trong thế giới ngày nay. 7. Giải thích được tại sao nhà quản lý cần có cách tiếp cận hệ thống, tình huống và chiến lược trong thực hành quản lý. 8. Giải thích tại sao tầm nhìn, đạo đức, tính đa dạng của văn hóa và học hỏi có thể giúp các cá nhân vượt qua các thách thức trong quản lý. Tổng quan của chương Hệ thống xã hội và tổ chức Quản lý Nhà quản lý Học làm quản lý • Hệ thống xã hội và tổ chức là gì? • Các cấp độ của hệ thống xã hội • Tính chất của hệ thống xã hội • Các loại hình tổ chức • Các hoạt động cơ bản của tổ chức • Quản lý là gì? • Các yếu tố cơ bản của quản lý • Sự cần thiết của quản lý • Quá trình quản lý • Cách tiếp cận trong quản lý • Quản lý - một khoa học, một nghệ thuật, một nghề • Nhà quản lý là ai?  Phân loại nhà quản lý  Vai trò của nhà quản lý  Tính chất hoạt động của nhà quản lý  Những yêu cầu thiết yếu đối với nhà quản lý  Thách thức đối với quản lý  Phát triển năng lực quản lý Ví dụ nhập chương Quản lý từ lâu đã được coi là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của một hệ thống xã hội. Quản lý được coi là bao hàm tất cả các hoạt động liên quan 1 đến việc làm cho một hệ thống xã hội nói chung, một tổ chức nói riêng vận hành hướng tới mục đích của nó. Mục tiêu của chương đầu này là làm rõ khái niệm về quản lý và những hoạt động cơ bản mà bất cứ một nhà quản lý nào cũng thực hiện. Có thể cách đơn giản nhất để bắt đầu là gặp vài nhà quản lý với công việc hàng ngày của họ. Ví dụ thứ nhất: Một ngày bình thường của cô Chi Chi là một nhà quản lý 30 tuổi ở hãng truyền thông VCN, tại trụ sở ở Hà Nội. Trên đường trở về nhà cô nghĩ về ngày làm việc đã qua của mình – điều này đã trở thành một thói quen của cô. Cô tới văn phòng vào lúc 7:30 phút và nhìn thấy bản “Báo cáo nghiên cứu thị trường” trên bàn làm việc của mình. An, trưởng đơn vị nghiên cứu thị trường, đã dành cả tuần để hoàn thành báo cáo kịp cho Chi có thể xem trước khi trình bày với Phó giám đốc. Chi làm việc với An 20 phút tại quán cà phê trong hãng và lập kế hoạch xử lý văn bản và đồ họa cho bản báo cáo cuối cùng. Khi quay trở lại phòng làm việc, Chi nhận được ba tin nhắn điện thoại. Cô gọi lại 2 cuộc điện thoại, nhưng chỉ gặp được một người và sắp xếp lịch gặp trong tuần sau. Cô vội vàng đến cuộc họp triển khai kế hoạch tháng lúc 8:30 phút với các nhân viên, cuộc họp sẽ kết thúc lúc 10:30 phút. Chi trở về phòng làm việc của mình và thấy 5 tin nhắn điện thoại mới, trong đó có một tin nhắn của người mà cô đã cố gắng liên lạc trước khi cuộc họp với nhân viên bắt đầu. Ngân quỹ của phòng năm tới phụ thuộc vào cuộc họp ngày mai, khi mà các đề nghị sửa đổi sẽ được quyết định. Trong khi đó, Chi phải gặp Giám đốc của cô lúc 2 giờ chiều ngày hôm nay để giải thích về việc tại sao phòng của cô lại vượt quá ngân sách trong năm nay. Chi định sẽ làm việc qua trưa để chuẩn bị cho cuộc gặp, nhưng cuối cùng cô quyết định không hủy bữa trưa với quản lý mới của một phòng đang thường xuyên cạnh tranh với phòng của cô và tạo sự chú ý của Giám đốc. Chi trở lại sau bữa trưa lúc 1:30 phút để xem xét lại kế hoạch ngân sách năm tới và đưa ra lời giải thích hợp lý cho việc vượt quá ngân sách trong năm nay. Cuộc gặp lúc 2 giờ của cô diễn ra tốt đẹp. Ông Giám đốc của Chi ủng hộ việc cô là người đứng đầu ngân sách năm tới và đánh giá tốt về kế hoạch của cô cho phòng của mình. Họ thảo luận 15 phút về chương trình nghị sự và thảo luận về chi nhánh tại Đà Nẵng trong 35 phút. Giám đốc nói với cô rằng ông đang xem xét việc cơ cấu lại chi nhánh để giảm thiểu trùng lắp. Cuối buổi gặp, Chi nhắc tới báo cáo mà cô và An đã chuẩn bị và đưa ra ý kiến rằng An đã hoàn thành công việc rất tốt. Lúc 3 giờ, Chi đi mua 1 tách cà phê và gặp Trưởng chi nhánh tại Bắc Ninh, người đang đưa các khách hàng sử dụng dịch vụ quảng cáo quan trọng đi tham quan hãng. Chi nhắc tới Báo cáo nghiên cứu thị trường mới hoàn thành rằng nó có liên quan tới một sản phẩm mới. Họ nói chuyện trong 15 phút và Chi có được một số ví dụ minh họa cho Báo cáo. 2 Lúc 3:30 phút, Chi tham gia một cuộc họp của lực lượng liên công ty được lập ra để thực hiện hợp tác chiến lược với công ty VNN. Khi quay trở lại văn phòng lúc 5 giờ, cô thấy có 8 cuộc điện thoại nhỡ và bắt đầu gọi cho các khu vực mà người nhận có thể vẫn còn đang ở cơ quan. Lúc 6 giờ, Chi rời văn phòng. Cô cảm thấy mệt mỏi nhưng tốt. Cô đã thực hiện được một số bước quan trọng trong một số vấn đề. Giám đốc của cô lần đầu tiên đặt niềm tin vào cô và cô cảm thấy an toàn. Bản báo cáo của An như là một chiến thắng thực sự và những thông tin khách hàng mà cô có được trưa nay rất hữu ích. Bây giờ cô có thể bắt đầu nghĩ về quyết định tuyển dụng một chuyên gia marketing cho thị trường game on line mà cô cần phải đưa ra đề nghị. Cuộc phỏng vấn đã đưa ra ba ứng viên tốt nhất – một người đàn ông Hàn Quốc, một phụ nữ Nhật và một người đàn ông Việt Nam. Cô phân vân ai sẽ là người phù hợp nhất cho phòng của cô và phù hợp với cam kết hội nhập quốc tế của VCN? Trong ví dụ thứ hai về một nhà quản lý, chúng ta chuyển từ một doanh nghiệp sang một tổ chức phi lợi nhuận – Trung tâm Wyman. Ví dụ thứ hai: Vận hành một tổ chức phi lợi nhuận Trung tâm Wyman là một trại hè dành cho những trẻ em thiệt thòi nằm ở chân núi phủ đầy tuyết tại Eureka, bang Misouri, Mỹ. Trước đây vận hành một khu trại như Wyman là công việc dễ dàng. Nhưng môi trường đã thay đổi. Bắt đầu từ đầu thập niên 1980, con số các tổ chức phi lợi nhuận tìm kiếm các khoản hiến tặng tăng lên và các ngân sách của chính phủ cho các tổ chức như Wyman co dần lại. Cho đến 1996, triển vọng với Wyman rất ảm đạm. United Way, đơn vị cung cấp hơn 54% nguồn thu của Wyman đã ngừng cung cấp kinh phí cho những nơi khác ở đất nước và giờ đây đang phàn nàn rằng trại phí của Wyman đối với một đợt nghỉ hai tuần là quá cao. 46% nguồn thu còn lại đến từ các cơ quan và trường học, nhưng các tổ chức này cũng đang phải đối đầu với tình trạng eo hẹp ngân sách của riêng họ. Dave Hilliard, Chủ tịch Hội đồng ủy thác kiêm Giám đốc của Trung tâm Wyman, đã quyết định rằng ông sẽ cần « vươn ra ngoài vỏ bọc » để trở thành một nhà quản lý có đầu óc knh doanh trong một tổ chức tăng trưởng nhanh hoặc là phải tiếp tục chống trọi với sự suy tàn của một khu trại có truyền thống lâu đời được sáng lập từ năm 1898. Về căn bản, ông thực hiện năm bước mà bất cứ nhà quản lý tổ chức tư nhân có hiệu quả nào cũng sẽ làm : (1) lắng nghe khách hàng, (2) xác định tài sản, (3) quyết định xem bạn đang trong ngành kinh doanh nào, (4) trao quyền cho các nhân viên, và (5) tạo lập giá trị. Kết quả ư ? Kể từ năm 2000 đến 2004, lượng khách của Wyman tăng 58%, giá trị đóng góp tăng 56% và nguồn thu lãi tăng với tỷ lệ đáng kể là 152%. Những gì Hilliard đạt được có thể trở thành hình mẫu cho 3 những người đồng nghiệp của ông – không chỉ trong cộng đồng các tổ chức phi lợi nhuận mà còn trong các công ty vị lợi nhuận. Lắng nghe khách hàng Hilliard và các nhân viên của mình bắt đầu đến thăm khách hàng (hoặc, trong trường hợp này, các nhà tài trợ) – các nhà quản lý trường học và cơ quan dịch vụ xã hội, để thu thập các ý tưởng sẽ làm cho Wyman trở nên thích ứng hơn với nhu cầu của họ. Theo truyền thống, mọi mùa xuân vả mùa hè, kể từ năm 1948, Wyman thực hiện các chương trình giáo dục ngoại khóa dành cho học sinh. Giờ đây, Hilliard nhận thấy các trường học quan tâm đến môi trường hơn so với các kỹ năng ngoại khóa. Hilliard đã chuyển trọng tâm ngay lập tức. Ông hỏi ý kiến của các chuyên gia học thuật hàng đầu và phát triển hệ thống tài liệu giúp nhân viên của mình phát triển một chương trình về môi trường. Ông bắt tay thực hiện một kế hoạch trọn gói được gọi là Sunship Earth, là chương trình được thiết kế để dạy cho trẻ em bảy khái niệm sinh thái nòng cốt. Hilliard nói « điều đó thực sự gây phấn kích cho lũ trẻ bởi vì chúng tôi đã tích hợp chương trình vào mọi khía cạnh của trại ». Hilliardcũng bắt đầu nghĩ về những người hảo tâm đóng góp như nghĩ tới khách hàng của mình. Điều này có nghĩa là phải làm chủ kỹ năng   để giành được lòng tin của các nhà tài trợ lớn và thuyết phục họ về những giá trị của trại. Nguyên tắc ở đây là : Hỏi lời khuyêntruớc khi hỏi xin tiền. Để có thể phát triển một kế hoạch toàn diện, Hilliard đã huy động một trăm người đứng đầu các cộng đồng và doanh nghiệp trong mạng lưới rộng lớn mà ông đã thiết lập được. Những người này đã hình thành sáu nhóm chuyên môn và cung cấp cho Hilliard một trăm linh hai đề xuất cụ thể cho việc cải tiến Wyman. Mười tám tháng sau, Hilliard đã cho ra báo cáo tổng hợp các đề xuất cần được thực hiện. « Nhiều người trong số các cố vấn đã phấn kích trước tiềm năng của Wyman đến mức giờ đây họ cấu thành một tỷ lệ lớn trong Hiệp hội Frank Wyman, một hiệp hội mà Hilliard đã thiết lập vào năm 2005 để tôn vinh các nhà tài trợ đóng góp trên 1000 USD/năm. Nhưng Hilliard đã nói với một giọng đầy thực dụng « chúng tôi sử dụng họ như các nhà cố vấn cũng như các nhà tài trợ ». Xác định tài sảnWymanbắt đầu tận dụng các nguồn lực của mình tốt hơn để phục vụ cộng đồng đã được mở rộng, chứ không phải chỉ đợi tới khi các trại viên đòi hỏi. Hilliard cần quyết định xem các hoạt động nào, tại chỗ và không tại chỗ, sẽ mang lại khả năng hoàn vốn tài sản lớn nhất. Ông đi đến chỗ nhận thấy rằng Wyman không đơn giản là đang bán các dịch vụ giải trí ngoài trời, mà thay vào đó, còn dạy cho trẻ em cách làm việc theo nhóm, cách trở thanh nhà lãnh đạo, cách giải quyết xung đột và cách tôn trọng môi trường. Xác định xem tổ chức đang nằm trong ngành kinh doanh nàoCho đến năm 1999, nguồn thu của Wyman đã tăng 800,000 USD/năm nhưng chỉ có 37% trong số đó là do trại thực sự kiếm được. Đã đến lúc phải mở rộng phạm vi hoạt động của trại vượt ra ngoài Eureka. Frank Werner, thành viên ban lãnh đạo của Wyman 4 kiêm người đứng đầu bộ phận phát triển và hoạch định toàn cầu của Monsantođã giúp Hilliard mở rộng tầm hoạt động. Ngồi trong phòng họp của Monsanto, Werner bắt đầu giải thích cho Hilliardvà Paige Banet, trợ lý của Hilliard, về cách tư duy chiến lược. Werner là một thầy giáo nghiêm khắc : « các anh đang hoạt động trong ngành nào ? », bà hỏi. Câu trả lời đã rõ ràng, Hilliard nghĩ. Ông đáp « hoạt động trại ». « Không đúng », bà Werner cao giọng. « Hoạt động trại là dây chuyền lắp ráp của các anh chứ không phải là sản phẩm có được từ nó ». Với giảng giải của Werner,Hilliard và Paige Banet bắt đầu định nghĩa và đánh giá về bốn dịch vụ của Wyman: !"#$ Wyman nhận trẻ em gặp nguy cơ và định hướng lại cuộc sống cho chúng hướng tới sự thành công.  : Wyman chỉ có một phương tiện phục vụ cho mục đích này – trại nội trú. %&'()*+$ Wyman có các chương trình giáo dục thực nghiệm xem giữa các mùa cắm trại.  Hầu hết các chương trình được thiết kế cho học sinh lớp 5 và 6, như vậy đã không tính đến một mảng thị trường hết sức quan trọng. ,(-./$ Wyman cho các tổ chức phi lợi nhuận khác thuê trại trái mùa.  Những khu nhà thô kệch của Wyman thật kém cỏi so với các trại khác. 0&.1$ Mặc dù vui cười là một phần quan trọng trong thành phần hoạt động ở Wyman, song Wyman đã sử dụng các hoạt động giải trí làm các kênh để dạy cho trẻ em những bài học về cuộc sống.  Wyman đang để mất cơ hội để tiếp thị sự vui cười và giải trí vì lợi ích của chính mình. Khi Hilliard phân tích mỗi sản phẩm, ông nhận thấy chỉ có dịch vụ thứ nhất thể hiện sứ mệnh ban đầu của trại. Các dịch vụ hai, ba và bốn sử dụng các tài sản mà dịch vụ thứ nhất không dùng đến. Vậy tại sao không chuyển các dịch vụ hai, ba và bốn thành các trung tâm vì lợi nhuận và đầu tư lại các khoản dư lãi vào các chương trình định hướng hoạt động ngăn ngừa? Hilliard quyết định rằng giá trị trong sứ mệnh của một tổ chức không nhất thiết phải loại trừ việc bán các dịch vụ với giá cao hơn chi phí bỏ ra. Ban lãnh đạo đã nhất trí ủy thác cho anh ta thực hiện một mục tiêu đầy tham vọng : làm cho hoạt động kinh doanh phụ thuộc tạo ra một tỷ lệ lợi nhuận là 15%/năm. Trao quyền cho các nhân viênĐể nâng cao mức doanh thu, Hilliard đã tổ chức đội ngũ 12 nhân viên của mình thành các đơn vị đại diện cho bốn nhóm dịch vụ của Wyman. Bốn người đứng đầu các đơn vị có quyền tự chủ, quyền giải quyết ngân sách và có trách nhiệm đáp ứng mục tiêu đạt mức lợi nhuận 15% mà ban lãnh đạo đề ra. 5 Claire Wyneken, người đứng đầu đơn vị giáo dục, bắt đầu dành nhiều thời gian để lắng nghe ý kiến của các nhà quản lý trường học và làm cho các chương trình đáp ứng hơn nhu cầu của họ, tạo ra các mối quan hệ hết sức tích cực. Chính hình thức phục vụ khách hàng này giúp Wyman đặt mục tiêu thành công vào các trường học giàu có, nơi có thể chuyển các khoản chi phí cho các chương trình giáo dục của Wyman cho phụ huynh. Tạo lập giá trị. Wyman rất xuất sắc trong các hoạt động ngăn ngừa và giáo dục. Giữa thập niên 2000 chứng kiến việc Wyman lập kế hoạch sản xuất các băng video về cách tiếp cận của Wyman đối với giải quyết xung đột và tiếp thị chúng tới hiệu trưởng của các trường trung học. Cũng trong giai đoạn này Wyman bán kỹ năng chuyên môn của các chương trình cho các trại khác. Những yếu tố kể trên đã giúp Wyman tự duy trì và phát triển khi bước vào thế kỷ hoạt động thứ hai của mình. Trong khi một tổ chức phi lợi nhuận điển hình có thể không hoạt động với cường độ mạnh nhất trong một lĩnh vực vị lợi nhuận thì Wyman lại thể hiện rằng có thể làm điều đó. Hơn nữa, trại này còn thể hiện rằng có thể làm việc đó mà không nhất thiết phải xa rời mục đích quý giá của nó là giúp đỡ những trẻ em đang gặp nguy cơ. Cô Chi và ông Hilliard là hai trong số các nhà quản lý điển hình đang làm việc trên khắp thế giới. Vậy quản lý là gì? Các nhà quản lý làm gì trong những ngày lao động vất vả của họ ? Trong chương này chúng ta bắt đầu trả lời những câu hỏi đó. 1.1. HỆ THỐNG XÃ HỘI VÀ TỔ CHỨC – ĐỐI TƯỢNG CỦA QUẢN LÝ Có thể nói ở đâu có con người, ở đó có quản lý. Từ thời cổ đại, khi con người bắt đầu biết quyết định những công việc cần làm ngày hôm sau, những thức ăn cần kiếm nhiều để tích trữ cho mùa đồng gía lạnh, ai là thủ lĩnh của một nhóm người, ai vi phạm quy định chung sẽ bị trừng phạt như thế nào , họ đã bắt đầu làm quản lý. Tuy nhiên, bởi vì quản lý không có lý do để tồn tại nếu không có sự cần thiết xuất phát từ hoạt động của các hệ thống xã hội nói chung và các tổ chức nói riêng, chúng ta sẽ giới thiệu về các hệ thống đó trước khi nghiên cứu về quản lý. Trong mục này chúng ta sẽ làm rõ khái niệm hệ thống xã hội và tổ chức, các cấp độ của hệ thống xã hội, tính chất của các hệ thống xã hội, các loại hình tổ chức, các hoạt động cơ bản của tổ chức và bước đầu lý giải vì sao cần quản lý các hệ thống xã hội và các tổ chức. 1.1.1. Hệ thống xã hội 2345  !"#!$%&'(%$ ) Đó cũng có thể coi là tập hợp các hoạt động xã hội mang tính độc lập tương đối, có quan hệ với nhau, tạo nên một thực thể đơn nhất. 6 Các hệ thống xã hội tồn tại ở $% khác nhau như các cá nhân, gia đình, tổ chức, cộng đồng, ngành, lĩnh vực, xã hội. Cho dù ở dạng nào đi chăng nữa, các hệ thống xã hội đều mang những tính chất sau : 617) Đối với các hệ thống xã hội, tính thống nhất, hay nhất thể có ý nghĩa hết sức quan trọng. Tính chất này được thể hiện ở hai khía cạnh : Sự thống nhất của các yếu tố tạo nên hệ thống và mối quan hệ mật thiết của hệ thống với môi trường bên ngoài. Mỗi hệ thống được tạo nên từ nhiều bộ phận mang tính độc lập tương đối, đồng thời lại là bộ phận cấu thành của hệ thống lớn hơn (hệ thống bậc cao hơn) Chẳng hạn, mỗi gia đình là một hệ thống xã hội mang tính độc lập, được tạo nên từ một số cá nhân, nhưng đều sống trong một cộng đồng, một quốc gia nhất định. Phần lớn chúng ta đều làm việc trong một tổ chức, và tổ chức đó lại thuộc về một ngành, một lĩnh vực xã hội nhất định. Mặc dù các bộ phận có thể rất khác nhau nhưng khi hợp thành hệ thống xã hội thì nhờ sự tác động đồng bộ, có phối hợp của các bộ phận mà tạo nên một chỉnh thể thống nhất và có được tính chất hơn hẳn sự tồn tại riêng rẽ của các bộ phận. Tính chất đó gọi là tính « trồi » của hệ thống. Tính trồi là một trong những hình thức biểu hiện nguyên lý biện chứng về sự thay đổi lượng thành chất. Đối với các hệ thống xã hội, tính trồi có ý nghĩa quan trọng ở chỗ nếu biết kết hợp một cách đúng đắn các bộ phận thì có thể tạo ra sức mạnh mới không chỉ bằng phép cộng mà là phép nhân sức mạnh của các bộ phận cấu thành. Sức mạnh của một gia đình, một tổ chức, một cộng đồng, một xã hội được tạo nên bởi sự kết hợp, cộng hưởng sức mạnh các thành viên. Một hệ thống xã hội không thể tồn tại hoàn toàn độc lập. Nó luôn tồn tại trong môi trường. Các yếu tố của môi trường bên ngoài tác động lên hệ thống xã hội (thông qua hệ đầu vào), và ngược lại, hệ thống cũng tác động lên môi trường (bằng hệ đầu ra), góp phần làm thay đổi môi trường. Điều đó đòi hỏi phải xem xét một hệ thống xã hội trong mối quan hệ với các yếu tố tác động và chịu sự tác động của nó, tức là môi trường bên ngoài của nó (hình 1-1). Hình 1-1. Hệ thống xã hội trong mối quan hệ với môi trường bên ngoài Tính nhất thể của hệ thống xã hội có thể được phát huy nhờ quản lý. Thông qua quản lý, nếu biết tổ chức, phối hợp, liên kết các bộ phận một cách tốt nhất và 7 Môi trường bên ngoài Hệ thống xã hội - Các cá nhân - Gia đình - Tổ chức - Cộng đồng - Xã hội Tác động của môi trường Tác động lên môi trường V1 V2 V R1 R2 R… Liên hệ ngược xây dựng được mối quan hệ hợp lý với môi trường bên ngoài thì sẽ tạo được sự phát triển cao. Ngược lại, nếu không làm được điều đó thì sẽ không tạo được sức mạnh chung cho toàn hệ thống và hạn chế khả năng phát triển của các bộ phận. Trong những thập kỷ gần đây, nhiều nước như Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc, Singapore , mặc dù tài nguyên rất hạn chế, nhưng vì có được chiến lược phát triển kinh tế đúng đắn, tổ chức thực hiện thành công chiến lược nên đã sử dụng tốt các nguồn lực trong nước, thu hút được nguồn lực từ môi trường quốc tế, và đưa nền kinh tế lên những bước phát triển nhanh chóng. 618+/ Các hệ thống xã hội được tạo thành từ các bộ phận và bản thân các bộ phận này cũng là những hệ thống có lợi ích, mục tiêu và cách thức hoạt động riêng. Sự có mặt của con người như là yếu tố quan trọng nhất trong các hệ thống xã hội cũng thể hiện tính phức tạp của các hệ thống này. Các bộ phận của các hệ thống xã hội liên hệ với nhau và với môi trường bằng trăm, nghìn mối liên hệ khác nhau, trực tiếp và gián tiếp. Chính những mối liên hệ đó đã làm cho sự thay đổi trong một bộ phận có thể gây nên sự thay đổi của các bộ phận khác và cả hệ thống ; ngược lại sự thay đổi của hệ thống có thể làm ảnh hưởng đến các bộ phận cấu thành của nó. Sự tăng trưởng của nền kinh tế sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của các tổ chức, các gia đình, các cá nhân. Kiến thức, kỹ năng của nguồn nhân lực trong các tổ chức sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển của các tổ chức đó, của cộng đồng và xã hội. Dấu hiệu phức tạp còn thể hiện ở các mối liên hệ ngược đưa kết quả thành nguyên nhân để dẫn đến các kết quả ở giai đoạn tiếp theo, đưa đầu ra trở lại đầu vào của hệ thống. Chẳng hạn mối quan hệ giữa thu nhập quốc dân và đầu tư trong nền kinh tế. Nếu kết quả của nền kinh tế càng lớn, khả năng tích lũy để tái đầu tư càng lớn và tiếp vòng sau kết quả của nền kinh tế càng lớn hơn. Các mối liên hệ ngược phức tạp nhất được thể hiện qua việc hình thành giá cả và mối quan hệ liên ngành trong nền kinh tế. Việc tăng/giảm giá sản phẩm, dịch vụ của một ngành nào đó sẽ làm tăng/giảm giá sản phẩm của các ngành khác và quay trở lại làm tăng/giảm giá sản phẩm của chính ngành đó. Các tác động liên hệ ngược dây chuyền này diễn ra nhiều vòng có thể làm tăng ảnh hưởng của tác động ban đầu. Giữa hệ thống xã hội, các bộ phận cấu thành và môi trường bên ngoài của nó luôn song hành tính thống nhất và xung đột. Sự cần thiết phải kết hợp hài hòa hai mặt đối lập kể trên là một trong những nguyên nhân quan trọng nhất làm xuất hiện nhu cầu quản lý đối với các hệ thống xã hội. 6191+Nói đến hệ thống xã hội là nói tới mục tiêu. Mọi hệ thống đều có xu hướng tìm đến mục tiêu là một trạng thái cân bằng nào đó. Ví dụ, mọi xã hội và cộng đồng, dù ở nước Mỹ hay Việt Nam đều có xu hướng tiến đến mục tiêu tối cao của sự phát triển là: « dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ và văn minh ». Đối với hệ thống xã hội lớn, gồm nhiều bộ phận, thì mỗi bộ phận cũng có mục tiêu riêng của mình. Yêu cầu mang tính khách quan là phải giải quyết đúng đắn mối quan hệ giữa mục tiêu chung của toàn hệ thống và mục tiêu 8 riêng của các bộ phận, kết hợp các mục tiêu trong và ngoài. Đây cũng là một yếu tố làm xuất hiện nhu cầu đối với quản lý. Vấn đề mục tiêu của các hệ thống xã hội là vấn đề phức tạp nhất trong quản lý. Ví dụ, các hệ thống xã hội trong nền kinh tế là các cá nhân và hộ gia đình, doanh nghiệp, ngành, vùng kinh tế và bản thân nền kinh tế quốc dân. Các hệ thống nói trên đều có mục tiêu, nhưng không dễ gì biết được các mục tiêu đó. Trong cuộc sống và trong quản lý, chỉ khi hiểu được mục tiêu thực sự thúc đẩy hành động của các hệ thống xã hội thì mới xác định được phương thức hữu hiệu để tác động lên các hệ thống đó. Trong các hệ thống xã hội, mục tiêu và lợi ích là hai phạm trù luôn gắn bó chặt trẽ với nhau. Mục tiêu luôn xuất phát từ lợi ích và nhằm để đạt được lợi ích nhất định. Vì vậy để phối hợp được các mục tiêu phải kết hợp được các lợi ích. :7;+'+<=+ Hoạt động của hệ thống xã hội có thể được hiểu như sự vận động của các nguồn lực (vật lực, tài lực, nhân lực, thông tin và công nghệ) bên trong hệ thống, cũng như giữa hệ thống với các hệ thống xã hội thuộc môi trường bên ngoài. Nguồn lực tạo khả năng cho hoạt động, là các yếu tố được chuyển đổi và tạo ra trong hoạt động, là sức mạnh cho sự thay đổi của hệ thống xã hội. Hình 1-2. Sự chuyển hóa của các nguồn lực bên trong hệ thống xã hội và với môi trường bên ngoài Để thực hiện mục đích của mình, một hệ thống xã hội cần thực hiện bốn chức năng cơ bản đối với các nguồn lực: (1) thu hút nguồn lực từ môi trường bên ngoài, (2) duy trì và phát triển nguồn lực bên trong, (3) đạt được các mục tiêu bên ngoài đặt ra cho hệ thống, và (4) đạt được các mục tiêu bên trong hệ thống (tạo ra giá trị gia tăng cho hệ thống). Hai ví dụ nhập chương ở trên cho chúng ta thấy vai trò thiết yếu của nhà quản lý trong việc thực hiện bốn chức năng này. Năng lực tạo ra giá trị gia tăng của một hệ thống xã hội thông qua quá trình chuyển hóa nguồn lực của thể hiện năng suất của hệ thống đó. *+,- ,./$011-. 2/ $0- 1 . Nói cách khác, năng suất xác định suất thặng dư của hệ thống từ đầu tư các nguồn lực, thể hiện năng lực cạnh tranh và tiềm năng phát triển bền vững của cá nhân, nhóm, tổ chức, cộng đồng, xã hội 2 . Như thể hiện trong hình 1-3, năng suất bao hàm hai tiêu chí đánh giá sự thực hiện là hiệu lực và hiệu quả. 1 John R. Schermerhorn ( 2010), 31-4--566!10 th edn, John Wiley & Sons, Inc. 2 World Economic Forum, The Global Competitiveness Report 2010-2011. 9 Môi trường cung cấp nguồn lực đầu vào - Tài lực - Vật lực - Nhân lực - Thông tin - Công nghệ Hệ thống xã hội Các hoạt động chuyển đổi đầu vào thành đầu ra Môi trường nhận nguồn lực đầu ra - Sản phẩm, dịch vụ - Con người - Thông tin - Công nghệ …. Hiệu lực7+8/.6-98$ :2!:(;<(làm được điều đúng – do the right thing). Hiệu quả 7+8=-1>?"@,A4:$0-B(do the thing right). Có nhiều tranh cãi về mối quan hệ giữa sự cần thiết phải hành động có hiệu lực và hành động có hiệu quả. Theo Peter Drucker, xác định đúng mục tiêu là chìa khoá quyết định thành công của một hệ thống xã hội. Trước khi quan tâm đến việc hành động sao cho có hiệu quả, cần đảm bảo được rằng ta hành động như vậy là đúng. Hình 1-3. Mối quan hệ giữa năng suất và hiệu lực, hiệu quả Hiệu lực nhưng không hiệu quả • Đạt được mục tiêu đúng • Chi phí cao Hiệu lực và hiệu quả • Đạt được mục đích, mục tiêu đúng • Chi phí thấp • Năng suất cao Hiệu lực và hiệu quả thấp • Không xác định được mục đích và mục tiêu đúng • Chi phí cao Hiệu quả nhưng không hiệu lực • Không đạt được mục đích, mục tiêu đúng • Chi phí thấp Cao Thấp Tiêu tốn nguồn lực 1.1.2. Tổ chức « Sự tồn tại của các tổ chức là đặc điểm nổi bật nhất của lịch sử nhân loại trong tiến trình thời gian và không gian 3 ». Chúng ta quan tâm đến các tổ chức bởi mặc dù có thể nói về quản lý bản thân và gia đình, nhà quản lý với nghĩa đầy đủ nhất luôn tồn tại trong môi trường tổ chức. >'9?+.+@A+8+ Tổ chức thường được hiểu như là /CD :21-D$&9B. Đó có thể là một trường học, một bệnh viện, một doanh nghiệp, một cơ quan nhà nước, một đơn vị quân đội, một hiệp hội, một nhà thờ v.v. Xã hội loài người là xã hội của các tổ chức. Mặc dù trào lưu thực hiện công việc như một người lao động độc lập vẫn đang thịnh hành trên thế giới, phần lớn chúng ta đều đang là thành viên của một tổ chức nào đó. Các tổ chức tuy rất khác nhau về lý do tồn tại và phương thức hoạt động nhưng đều mang những đặc trưng cơ bản với tư cách là một loại hình hệ thống xã hội. Đó là : 3 Herbert Simon (1991), Organization and Markets », Journal of Economic Perspectives, Vol. 5, No. 2. 10 Cao Thấp Khả năng đạt mục đích, mục tiêu đúng [...]... chí : theo cấp quản lý, theo phạm vi của hoạt động quản lý và theo mối quan hệ với đầu ra của tổ chức Các nhà quản lý làm việc ở các tổ chức khác nhau có thể cũng có tên gọi khác nhau Theo cấp quản lý Theo cấp quản lý, các nhà quản lý được chia làm ba loại : nhà quản lý cấp cao, nhà quản lý cấp trung và nhà quàn lý cấp cơ sở (hình 1-9) Hình 1-9 Các cấp quản lý trong tổ chức kinh doanh và phi lợi nhuận... chắc chắn Nhà quản lý cấp trung là những người chịu trách nhiệm quản lý các đơn vị và phân hệ của tổ chức, được tạo nên bởi các bộ phận mang tính cơ sở Thuật ngữ nhà quản lý cấp trung có thể bao hàm một vài cấp quản lý Họ là người lãnh đạo của một số nhà quản lý cấp thấp hơn và phải báo cáo cho các nhà quản lý cấp cao hơn Các nhà quản lý cấp trung làm việc với các nhà quản lý cấp cao và phối hợp... • Các nhà quản trị trong tổ chức kinh doanh • Các nhà quản lý trong tổ chức phi lợi nhuận • Các nhà quản lý hoặc nhà hành chính trong các cơ quan quản lý nhà nước 1.3.2 Vai trò của nhà quản lý a Các vai trò điển hình của nhà quản lý Có lẽ mọi chuyên gia về quản lý đều đồng ý rằng cách tiếp cận theo các chức năng quản lý không phản ánh hết tính đa dạng và phức tạp của công việc mà các nhà quản lý thực... loại này, các nhà quản lý chia làm các nhà quản lý theo tuyến và các nhà quản lý tham mưu Nhà quản lý theo tuyến chịu trách nhiệm đối với các công việc có đóng góp trực tiếp vào việc tạo ra đầu ra của tổ chức Ví dụ về các nhà quản lý theo tuyến trong một trường đại học là hiệu trường, trưởng khoa, trưởng bộ môn Nhà quản lý tham mưu sử dụng kỹ năng kỹ thuật đặc biệt để cho lời khuyên và hỗ trợ... nghị trợ lý của mình quản lý việc chuẩn bị bữa tiệc nhân ngày 20/11 Mỗi người lao động cần biết làm quản lý như thế nào bởi vì họ phải quản lý bản thân và không ai biết khi nào cơ hội quản lý người khác sẽ đến Dù mối quan tâm nghề nghiệp của bạn là gì, một ngày nào đó bạn có thể trở thành nhà quản lý Nhân viên kế toán trở thành nhà quản lý, người bán hàng trở thành nhà quản lý, và các nhà khoa học máy... người học nghề ra sao? các tiền đề tối thiểu về nguồn lực ban đầu cho sự hành nghề có bao nhiêu? Như vậy muốn quản lý có kết quả thì trước tiên nhà quản lý tương lai phải được phát hiện khả năng, được đào tạo chu đáo về nghề nghiệp, được bố trí công việc hợp lý 28 1.3 NHÀ QUẢN LÝ 1.3.1 Nhà quản lý và phân loại các nhà quản lý Như đã khẳng định ở trên, mặc dù có thể đề cập đến quản lý bản thân hay quản lý. .. Tính nghệ thuật của quản lý còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và những thuộc tính tâm lý của từng nhà quản lý, vào cơ may và vận rủi v.v c Quản lý là một nghề - nghề quản lý Đặc điểm này được hiểu theo nghĩa có thể đi học nghề để tham gia các hoạt động quản lý nhưng có thành công hay không? Có giỏi nghề hay không lại còn tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố của nghề (học ở đâu? ai dạy? cách học nghề ra sao? chương... nghiệp là tổ trưởng, đốc công, quản đốc Các nhà quản lý cấp cơ sở thường được gọi là các giám sát viên Việc một nhà quản lý có trách nhiệm đảm bảo cho hệ thống do họ quản lý đạt được mục tiêu và chịu trách nhiệm về sự thực hiện trước ai đó được gọi là trách nhiệm giải trình Một nhà quản lý cấp cơ sở chịu trách nhiệm giải trình trước nhóm và nhà quản lý cấp trung, nhà quản lý cấp trung chịu trách nhiệm... thuyết và kỹ thuật quản lý Tính khoa học của quản lý còn đòi hỏi các nhà quản lý phải biết vận dụng các phương pháp đo lường định lượng hiện đại, những thành tựu tiến bộ của khoa học và công nghệ như các phương pháp dự đoán, phương pháp tâm lý xã hội học, các công cụ xử lý, lưu trữ, truyền thông: máy vi tính, máy fax, điện thoại, mạng internet v.v b Quản lý là một nghệ thuật Quản lý, giống như mọi lĩnh... và nhỏ có thể chỉ có một vài nhà quản lý tổng hợp như hiệu trưởng và các phó hiệu trưởng một trường phổ thông Một tổ chức lớn có thể cần nhiều nhà quản lý tổng hợp, phụ trách các đơn vị mang tính độc lập tương đối Do quản lý nhiều loại bộ phận khác nhau, kỹ năng chuyên môn của nhà quản lý tổng hợp có thể không sâu như kỹ năng của những người mà họ quản lý Tuy vậy, nhà quản lý tổng hợp phải phối hợp . loại nhà quản lý  Vai trò của nhà quản lý  Tính chất hoạt động của nhà quản lý  Những yêu cầu thiết yếu đối với nhà quản lý  Thách thức đối với quản lý  Phát triển năng lực quản lý Ví. • Quản lý là gì? • Các yếu tố cơ bản của quản lý • Sự cần thiết của quản lý • Quá trình quản lý • Cách tiếp cận trong quản lý • Quản lý - một khoa học, một nghệ thuật, một nghề • Nhà quản lý. thống xã hội và quản lý. 3. Nắm được các chức năng của quá trình quản lý mà mọi nhà quản lý trên mọi cương vị quản lý phải thực hiện. 4. Phân biệt được các vai trò khác nhau của nhà quản lý. 5. Giải