văn phong và ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước của uỷ ban nhân dân phường yên phụ

Các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địaphương đều sử dụng văn bản như những phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc.Văn bản quản lý nhà nướckhông những là phương

PHẦN MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

Văn bản quản lý nhà nước có vai trò rất quan trọng tronghoạt động quản lý Các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địaphương đều sử dụng văn bản như những phương tiện chủ yếu, là cơ

sở pháp lý để điều hành công việc.Văn bản quản lý nhà nướckhông những là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin, cácquyết định trong quản lý mà còn thể hiện mối quan hệ giữa cơquan nhà nước cấp trên với cơ quan trực thuộc, giữa các cơ quannhà nước với nhau, và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức,công dân, thể hiện phương thức, lề lối làm việc của từng cơ quan

Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành Trung ươngĐảng khóa IX khẳng định: “Các cơ sở xã, phường, thị trấn là nơituyệt đại bộ phận nhân dân sinh sống, cư trú Hệ thống chính trị

cơ sở có vai trò quan trọng trong việc tổ chức và vận động nhândân thực hiện đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhànước, tăng cường khối đại đoàn kết toàn dân, phát huy quyền làmchủ tập thể của nhân dân, huy động mọi khả năng phát triểnKTXH, tổ chức cuộc sống của cộng đồng dân cư”

Ủy ban nhân dân cấp xã phường thực hiện chức năng quản lýnhà nước ở địa phương, góp phần dảm bảo sự chỉ đạo, quản lýthống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đếnđịa phương Đồng thời, để thực hiện chức năng QLNN của mình,UBND ban hành nhiều loại văn bản như văn bản QPPL, văn bản

hành chính thông thường, văn bản chuyên môn kỹ thuật… Nhưvậy, văn bản QLNN cấp xã phường có vai trò rất quan trọng.

Tuy nhiên, hiện nay hoạt động ban hành văn bản của các cơquan QLNN còn bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt là các cơ quan nhànước ở địa phương Theo Báo cáo số 164/CP-XDPL ngày 10 tháng

11 năm 2005 của Chính phủ về tình hình soạn thảo, ban hành vàkiểm tra văn bản QPPL, văn bản không đảm bảo về căn cứ pháp lý

là trên 20%; sai về tên cơ quan ban hành, sai số, ký hiệu văn bảnchiếm tỷ lệ trên 15%; sai về thể thức và kỹ thuật trình bày chiếmkhoảng 50%; sai về ký, đóng dấu văn bản chiếm từ 5-6%; thiếuchuẩn xác về ngôn ngữ chiếm 60%-70% Như vậy, tỷ lệ văn bảnthiếu chuẩn xác về ngôn ngữ là rất lớn Một trong những hạn chế

đó là việc sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN không đúngvăn phong hành chính-công vụ như dùng từ đa nghĩa, sử dụng từthuộc phong cách khẩu ngữ, dùng từ ngữ địa phương, câu mơ hồ,lủng củng… Do tính chất không rõ ràng, mơ hồ của từ ngữ, nhữngnội dung bị bóp méo, xuyên tạc trong văn bản nên đã gây nhữnghậu quả nhất định trong hoạt động quản lý nhà nước

Xuất phát từ vai trò của UBND, vai trò của văn bản, từ tìnhhình sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN của cấp cơ sở,việc đầu tư, nghiên cứu các biện pháp nâng cao hiệu quả việc sửdụng ngôn ngữ trong từng loại văn bản là vấn đề cấp thiết đặt ra

Cho đến nay, văn phong, ngôn ngữ văn bản QLNN đã đượcnghiên cứu trong các công trình như:

- Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhànước(1997), Bùi Khắc Việt, Nhà xuất bản khoa học xã hội;

- Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước (2006),Nguyễn Văn Thâm, Nhà xuất bản chính trị quốc gia;

- Tiếng Việt hiện đại (1996), Nguyễn Hữu Quỳnh, Trung tâmbiên soạn từ điển bách khoa Việt Nam;

- Giáo trình Tiếng Việt thực hành (2005), Học viện Hànhchính Quốc gia, Nhà xuất bản giáo dục;

- Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản (2004),Học viện Hành chính Quốc gia, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia HàNội

Văn phong, ngôn ngữ văn bản QLNN cũng là một trongnhững nội dung nghiên cứu trong các luận văn như:

- Hoàn thiện việc ban hành văn bản QLNN của hệ thống các

cơ quan hành chính nhà nước Luận văn Thạc sĩ - Hà QuangThanh - 2000

- Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quanQLNN tại tỉnh Đồng Nai Luận văn Thạc sĩ - Hồ Văn Năm - 2001

- Ban hành và quản lý văn bản QLNN của cấp xã (qua thực

tế tỉnh Phú Thọ) Luận văn Thạc sĩ - Nguyễn Văn Bình – 2002

Tuy nhiên chưa có luân văn thạc sĩ và cử nhân chuyên ngànhquản lý hành chính công nào nghiên cứu chuyên sâu về ngôn ngữtrong văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ Vì vậy, trong

phạm vi luận văn tốt nghiệp, tôi chọn đề tài: “Văn phong và ngôn

ngữ văn bản quản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ”.

2 Mục đích của đề tài

Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong văn bản quản

lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ, từ đó đề xuấtgiải pháp đảm bảo tính chuẩn mực về ngôn ngữ

3 Phạm vi nghiên cứu

Các văn bản QLNN do Ủy ban nhân dân phường Yên Phụ banhành từ năm 2003 đến năm 2006

4 Nhiệm vụ của đề tài

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn bản quản lý nhà nước; đặcđiểm văn phong hành chính công vụ; yêu cầu về ngôn ngữ trongvăn bản QLNN

- Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong các văn bảnQLNN do UBND phường Yên Phụ ban hành

- Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu về sử dụng ngônngữ trong văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ

5 Phương pháp nghiên cứu

a Nghiên cứu lý luận

Đề tài dựa vào nội dung các văn bản pháp luật của nhà nước

về xây dựng, ban hành, kiểm tra xử lý văn bản, dựa vào các côngtrình nghiên cứu trên làm nền tảng gắn kết lý luận với thực tiễnviệc sử dụng các văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ

b Phương pháp nghiên cứu thực tiễn

- Khảo sát thực tiễn

- Phân tích, tổng hợp từ các báo cáo, tài liệu tham khảo, các

số liệu thu thập liên quan đến hoạt động xây dựng và ban hànhvăn bản của UBND phường Yên Phụ

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp so sánh

6 Ý nghĩa của đề tài

- Các giải pháp đề tài đưa ra có thể tiếp tục nghiên cứu ápdụng trong thực tế hoạt động ban hành văn bản

- Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể làm tư liệu nghiêncứu, giảng dậy môn kỹ thuật soạn thảo ban hành văn bản, trongcác chương trình đào tạo, bồi dưỡng về hành chính như: cử nhân,trung cấp, tiền công vụ, bồi dưỡng cán bộ cấp xã

7 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu và kết luận, phụ lục, khóa luận gồm 3chương:

- Chương I: Văn phong, ngôn ngữ - một yếu tố tạo nên chất lượng văn bản QLNN

- Chương II: Thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ

- Chương III: Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ

CHƯƠNG I VĂN PHONG, NGÔN NGỮ - MỘT YẾU TỐ

TẠO NÊN CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

1.1 Khái quát chung về văn bản QLNN

1.1.1 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Hoạt động giao tiếp của nhân loại đ ược thực hiện chủ yếubằng ngôn ngữ Với sự ra đời của chữ viết, con ngư ời đã thực hiệnđược sự giao tiếp ở những khoảng không gian cách biệt nhau vôtận qua các thế hệ Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luônđược thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản Là sảnphẩm ngôn ngữ của hoạt động giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng

âm thanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại d ưới dạng chữ viếtchính là văn bản Như vậy:

Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định

Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động củađời sống xã hội Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể, từng điều kiện cụthể mà văn bản có những hình thức và nội dung thể hiện khácnhau Chẳng hạn, trong hệ thống văn bản nói chung thì văn bảnvăn chương (văn học nghệ thuật) khác với văn bản quản lý; trong

hệ thống văn bản quản lý nhà nước thì văn bản quy phạm pháp luậtkhác với văn bản hành chính và trong mỗi loại như vậy thì cáchình thức văn bản cụ thể cũng rất khác nhau Sự hình thành vănbản trong từng lĩnh vực cụ thể cũng khác nhau

Trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước, hệ thống vănbản quản lý hành chính nhà nước được hình thành trong các cơquan, đơn vị, là phương tiện thực hiện các chức năng của bộ máyquản lý nhà nước, phản ảnh cụ thể các quan hệ xã hội Đồng thời,

nó có liên quan và ảnh hưởng lẫn nhau theo đặc trưng này hoặcđặc trưng khác của hoạt động quản lý nhà nước

Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các

cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức,công dân, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liênlạc chính giữa Nhà nước với các tổ chức và công dân Có thể thấy,văn bản quản lý nhà nước chính là phương tiện để xác định và vậndụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước Xâydựng các văn bản QLNN, do đó, cần được xem là một bộ phận hữu

cơ của hoạt động QLNN và là một trong những biểu hiện quantrọng của hoạt động này

Như vậy: “văn bản QLNN là những quyết định và thông tin

quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân”[6].

1.1.2 Vai trò của văn bản QLNN

Trong hoạt động QLNN, vai trò có một vị trí đặc biệt quan

trọng Có thể kể ra một số vai trò của văn bản như sau:

1.1.2.1 Văn bản quản lý hành chính nhà nước là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý

Trong hoạt động quản lý nhà nước, nhu cầu thông tin rất lớn,

đa dạng và luôn luôn biến đổi Nhu cầu này xác định tuỳ vào từng

công việc, từng loại công việc cần những thông tin gì, theo phạm

vi hoạt động của từng cơ quan và nhiều yếu tố khác

Có thể nói, thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhànước chủ yếu bằng văn bản Thông qua văn bản các đơn vị trong

cơ quan có thể thu thập những thông tin cần thiết cho hoạt độnghàng ngày của mình, tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan đạthiệu quả cao nhất Các thông tin thu được trong văn bản thường là:

- Thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nướcliên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của cơquan;

- Thông tin về nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng

cơ quan, tổ chức;

- Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các đơn vị

và các cơ quan với nhau;

- Thông tin về tình hình đối tượng bị quản lý, về sự biếnđộng của cơ quan, về chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơquan, tổ chức;

- Thông tin về các kết quả đạt được trong quản lý

Đối với mọi cơ quan, tổ chức những thông tin đó là quantrọng và cần thiết để mọi cơ quan, tổ chức có thể hoạt động cóhiệu quả

1.1.2.2.Văn bản là phương tiện hữu hiệu trong việc truyền đạt các quyết định quản lý

Trong quản lý, truyền đạt quyết định có một ý nghĩa rất quantrọng và đòi hỏi không chỉ cần nhanh chóng mà còn phải chính

xác, đúng đối tượng Vấn đề đặt ra là phải truyền đạt như thế nào

để đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm bắtđược ý đồ lãnh đạo, nhiệt tình và phấn khởi thực hiện khi nhậnđược quyết định Việc truyền đạt kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể,thiếu chính xác sẽ làm cho quyết định quản lý khó có điều kiệnthực hiện hoặc thực hiện với hiệu quả thấp, thậm chí không hiệuquả

Thực tế cho thấy văn bản và các hệ thống văn bản có vai tròrất quan trọng trong việc truyền đạt các quyết định quản lý Chúng

có khả năng giúp cho việc truyền đạt các thông tin quản lý mộtcách rộng rãi, đồng loạt và có độ tin cậy cao từ hệ thống quản lýđến hệ thống bị quản lý Vì vậy, trong quá trình thực hiện cần phảichú ý đến việc sử dụng hợp lý các văn bản, xây dựng hệ thống chuchuyển văn bản trong cơ quan sao cho khoa học để chúng phục vụtốt nhất cho việc truyền đạt các quyết định quản lý

Truyền đạt quyết định quản lý và việc sử dụng văn bản nhưmột phương tiện để truyền đạt là một khía cạnh quan trọng củaviệc tổ chức khoa học lao động quản lý Tổ chức tốt thì năng suấtlao động sẽ cao, tổ chức không tốt, thiếu khoa học thì năng suấtlàm việc của người quản lý, của cả cơ quan sẽ bị hạn chế Văn bản

có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổchức trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình,hướng hoạt động của các thành viên vào một mục tiêu nào đó trongquản lý

1.1.2.3.Văn bản là phương tiện kiểm tra,theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý

Kiểm tra là điều kiện tất yếu để đảm bảo cho bộ máy lãnhđạo và quản lý hoạt động có hiệu quả Nếu không có kiểm tra chặtchẽ và thiết thực thì mọi chỉ thị, nghị quyết, quyết định của các cơquan lãnh đạo và quản lý rất có thể chỉ là lý thuyết suông V.I.Lênin từng nói rằng kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện là mộtphương tiện có hiệu lực để thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các cơquan kinh tế, các tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, cóhiệu quả

Trong thực tế, có thể có nhiều phương tiện để thực hiện việckiểm tra, kiểm soát các hoạt động quản lý nhà nước, nhưng mộttrong những phương tiện quan trọng không thể thiếu cho công táckiểm tra đó là hệ thống các văn bản quản lý nhà nước Tuy nhiên,

để cho công tác kiểm tra bằng văn bản thu được kết quả chúng tacần phải tổ chức một cách khoa học Cần xác định rõ phải cónhững văn bản gì để phục vụ cho công tác kiểm tra và biện pháp

áp dụng văn bản đó để kiểm tra công việc trong các đơn vị Đểviệc kiểm tra có hiệu quả, chúng ta cần chú ý hai phương diện:một là tình huống xuất hiện văn bản trong hoạt động của các cơquan và các đơn vị trực thuộc; hai là nội dung các văn bản và việcthực hiện văn bản đó trên thực tế Ở những mức độ khác nhau, cảhai phương diện này đều có thể cho thấy chất lượng trong hoạtđộng thực tế của cơ quan

Việc kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lýthông qua hệ thống văn bản không thể tách rời với việc phân côngtrách nhiệm một cách cụ thể, chính xác cho mỗi bộ phận, mỗi cán

bộ trong các đơn vị của hệ thống bị quản lý Nếu sự phân côngkhông rõ ràng, thiếu khoa học thì không thể tiến hành kiểm tra cókết quả

Chủ tịch Hồ Chí Minh từng nói: “Muốn chống bệnh quan liêugiấy tờ, muốn biết các nghị quyết có được thi hành không, muốnbiết ai ra sức làm, làm qua chuyện chỉ có một cách là khéo kiểmsoát”

1.1.2.4 Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật

Xây dựng hệ thống pháp luật hành chính là nhằm tạo ra cơ sởcho các cơ quan hành chính nhà nước, các công dân có thể hoạtđộng theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với sựphân chia quyền hành trong quản lý nhà nước Khi xây dựng vàban hành các văn bản quản lý nhà nước cần chú ý đảm bảo các yêucầu về nội dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của mỗi cơ quan do luật định sao cho các văn bản banhành có giá trị điều hành thực tế chứ không chỉ mang tính hìnhthức, và về nguyên tắc, chỉ khi đó các văn bản mới đảm bảo đượcquyền uy của cơ quan nhà nước Đây cũng là một yêu cầu quantrọng trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia

1.1.3 Phân loại văn bản quản lý nhà nước

Văn bản QLNN là một tập hợp các văn bản được ban hành tạonên một chỉnh thể các văn bản cấu thành hệ thống, trong đó tất cả

các văn bản có liên quan mật thiết với nhau về mọi phương diện,được sắp xếp theo trật tự pháp lý khách quan, lôgic và khoa học.

Hệ thống văn bản QLNN gồm nhiều loại, do chủ thể khác nhau banhành, mỗi loại có những tính chất đặc thù riêng Văn bản có thểđược phân loại theo các tiêu chí khác nhau tùy theo mục đích vànhững nội dung phân loại Các tiêu chí đó có thể là:

- Phân loại theo hiệu lực pháp lý;

- Phân loại theo tác giả;

- Phân loại theo tên loại;

- Phân loại theo nội dung;

- Phân loại theo thời gian và địa điểm hình thành;

- Phân loại theo kỹ thuật chế tác

- Theo Điều 4 của Nghị định của Chính phủ số

110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư, các hình thức văn bảnhình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:

+ Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Banhành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 vàLuật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quyphạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002

+ Văn bản hành chính

Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo,báo cáo, đề án, chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợpđồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấymời, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy biênnhận, phiếu gửi, phiếu chuyển

+ Văn bản chuyên ngành

Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủtrưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thốngnhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ

+ Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị

- xã hội do người đứng đầu cơ quan trung ương của tổ chức chínhtrị, tổ chức chính trị - xã hội quy định

Như vậy, theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, có thể phân loạivăn bản quản lý nhà nước như sau:

a) Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL)

- Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ

xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa.

Hệ thống văn bản QPPL được quy định chi tiết tại Điều 1Luật ban hành văn bản QPPL ngày 12/11/1996, có hiệu lực thihành kể từ ngày 01/01/1997; đã được sửa đổi, bổ sung một số điềucủa Luật ban hành QPPL do Quốc hội khóa IX, kỳ họp thứ 2 thôngqua 16/12/2002, hiệu lực từ 27/12/2002 Theo đó, hệ thống vănbản QPPL bao gồm:

1 Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghị quyết.

Văn bản do ủy ban Thường vụ Quốc hội: Pháp lệnh, nghị quyết;

2 Văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở

TW ban hành để thi hành văn bản QPPL của Quốc hội,ủy ban thường vụ Quốc hội:

a Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;

b Nghị quyết, nghị định của Chính phủ;

Quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ;

c Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ;

d Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; Quyết định, chỉ thị, thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân tối cao;

đ Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước

có thẩm quyền , giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị xã hội;

3 Văn bản do HĐND, UBND ban hành để thi hành văn bản QPPL của Quốc hội, ủy ban Thường vụ Quốc hội và văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên; Văn bản do UBND ban hành còn để thi hành nghị quyết của HĐND cùng cấp:

Có hai hình thức văn bản chủ yếu: quyết định cá biệt và chỉthị cá biệt.

Thông thường văn bản cá biệt là những văn bản liên quan đếnquyết định nhân sự như quyết định tuyển dụng, khen thưởng, kỷluật CBCC; liên quan đến quyết định xử phạt hành chính, quyếtđịnh phê duyệt dự án

Các văn bản sau đây không phải là văn bản QPPL: quyết định

bổ nhiệm, miễn nhiệm,cách chức,cho từ chức, tạm đình chỉ côngtác cán bộ,công chức; quyết định xử lý vi phạm hành chính; vănbản quy phạm nội bộ của cơ quan, đơn vị; văn bản cá biệt để phátđộng phong trào thi đua, biểu dương người tốt, việc tốt và các vănbản cá biệt khác để giải quyết vụ việc cụ thể đối với đối tượng cụthể

c) Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mangtính chất thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản QPPLhoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể Nó thường dùng đểphản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc, báo cáocông vụ của các cơ quan nhà nước, đoàn thể, công chức với nhauhay trong cùng một đơn vị

Văn bản hành chính thông thường có đặc điểm là không quyđịnh thẩm quyền và không giới hạn thẩm quyền Nó ra đời theotính chất, yêu cầu công việc; không mang tính chế tài bắt buộc.Văn bản hành chính thông thường có nhiều biến thể bao gồm cácvăn bản có tên loại và các văn bản không có tên loại như: thủ công

(công văn, công điện), trình báo (tờ trình, thông báo, thông cáo,báo cáo, biên bản), văn bản chuyển đổi hay văn bản quy phạmpháp luật phụ (kế hoạch, đề án, quy chế, quy định, điều lệ, chươngtrình), các văn bản giấy tờ khác (giấy nghỉ phép, giấy đi đường).

d) Văn bản chuyên môn kỹ thuật

Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hànhcủa một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của phápluật Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loạivăn bản này phải theo mẫu quy định của các cơ quan trên

- Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực tư pháp, tài chính

- Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực xây dựng, kiến trúc,trắc địa, bản đồ, khí tượng thủy văn

Tóm lại, văn bản QLNN rất đa dạng, do nhiều chủ thể tiếnhành dưới các hình thức khác nhau để đưa pháp luật vào thực tiễnquản lý mọi mặt của đời sống xã hội như: chính trị, kinh tế, vănhóa, an ninh, giáo dục, quốc phòng, đối ngoại Chúng giúp ổn định

tổ chức nội bộ các cơ quan nhà nước trong việc xác định cơ chế, lềlối làm việc, quan hệ giữa các bộ phận trong việc đặt ra và thựchiện các quy định quyền và nghĩa vụ của công dân Văn bản QLNNgiúp các cấp, cán bộ có thẩm quyền đặt ra những quy định cầnthiết để điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong quản lýhành chính nhà nước

1.2 Những yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ văn bản QLNN

Để đạt hiệu quả cao trong công tác soạn thảo văn bản, người

soạn thảo cần phải nắm vững đặc điểm của văn phong hành chính công vụ và những yêu cầu về ngôn ngữ

-1.2.1 Phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ

1.2.1.1 Khái niệm phong cách chức năng

Cho đến nay, trong ngôn ngữ học, quan niệm về văn phong(phong cách) còn có những quan điểm khác nhau

- Trong “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà

nước” của Bùi Khắc Việt: “Phong cách chức năng là một hệ thống

các phương tiện ngôn ngữ bao gồm những từ ngữ, những cấu trúc

cú pháp, những phương tiện ngữ âm của ngôn ngữ toàn dân, thường dùng trong những điều kiện giao tiếp nhất định, để phục

vụ một mục đích nhất định” [9,85].

Các phương tiện này phải được dùng lặp đi lặp lại với tần sốcao Những phương tiện có tần số sử dụng quá thấp không để lạitrong đầu óc người đọc một ấn tượng riêng về phong cách, khôngthể gọi là yếu tố riêng tạo nên phong cách

Tuy nhiên, vì mỗi phong cách đều sử dụng những phươngtiện mà tất cả các phong cách khác cũng sử dụng, cho nên trongmỗi phong cách đều có các phương tiện ngôn ngữ có tính chấttrung tính về màu sắc biểu cảm ngôn từ

Hiện tượng các phong cách có liên quan chặt chẽ đến các yếu

tố ngoài ngôn ngữ hay nói đúng hơn phong cách là do các yếu tốngoài ngôn ngữ quyết định Chỉ có thể cắt nghĩa được đặc điểmcủa một phong cách, khi phân tích mục đích, hoàn cảnh, môi

trường giao tiếp và nội dung phát ngôn Trong các yếu tố ngoàingôn ngữ đó, có tác dụng quyết định nhất đến đặc điểm phongcách là môi trường giao tiếp.

- Theo Vương Thị Kim Thanh: “ Phong cách ngôn ngữ là

những khuôn mẫu xây dựng các lớp văn bản, hay phát ngôn khác nhau theo những cách vận dụng những phương tiện ngôn ngữ khác nhau, thể hiện các vai (các cương vị xã hội đã được khái quát hoá) trong quan hệ giao tiếp” [21,51].

+ Mỗi văn bản (hay phát ngôn) thuộc một kiểu phong cáchnào đó phải tuân theo một chuẩn mực ngôn ngữ sao cho phù hợpvới hoạt động của lời nói và với các kiểu của thể loại văn bản.Chuẩn mực phong cách gắn với một đặc trưng của hoạt động, vớimột kiểu, một thể loại văn bản cụ thể

+ Việc lựa chọn, sử dụng các phương tiện ngôn ngữ khácnhau do những nhân tố ngoài ngôn ngữ quy định; những nhân tố đóbao gồm: hoàn cảnh giao tiếp, đề tài và mục đích giao tiếp, đốitượng giao tiếp, vai và quan hệ vai của những người tham gia giaotiếp

- Theo Nguyễn Hữu Quỳnh: “Phong cách ngôn ngữ là nét

riêng, đặc điểm riêng của ngôn ngữ chuẩn mực được vận dụng vào trong các hoàn cảnh giao tiếp xã hội khác nhau với các đối tượng giao tiếp khác nhau bằng các sắc thái biểu cảm khác nhau” [10,

154]

1.2.1.2 Phân loại phong cách chức năng

Các nhà ngôn ngữ học có nhiều cách giải quyết khác nhautrong vấn đề phân loại phong cách chức năng của ngôn ngữ tiếngViệt Tuy nhiên, phần lớn các tác giả đều thống nhất phân loại cácphong cách chức năng gồm: phong cách hành chính, phong cáchkhoa học, phong cách văn chương, phong cách chính luận, phongcách khẩu ngữ [11,87; 18,56; 13; 6; 14].

Cách phân loại trên dựa vào những tiêu chí sau đây:

+ Sự phân loại như trên dựa trên cơ sở sự lệ thuộc của chủthể nói (viết) và một nhóm xã hội nhất định, vào vai trò xã hội củachủ thể, vào thái độ của chủ thể đối với đối tượng được nói đến vàđối với người nhận

+ Trình tự phân loại trên cũng dựa vào mức độ ngày càng caocủa sự tác động cá nhân đến mức độ của tính diễn cảm của lời nói

1.2.1.3 Khái niệm phong cách ngôn ngữ hành chính-công vụ

- Theo quan điểm của Vương Thị Kim Thanh: “ Phong cách

hành chính - công vụ là khuôn mẫu (hiểu là khuôn hoặc mẫu để sản xuất ra một loạt sản phẩm như nhau) thích hợp để xây dựng lớp văn bản trong đó thể hiện vai của người tham gia giao tiếp trong lĩnh vực hành chính công vụ Nói một cách cụ thể hơn, đó là vai của những người tham gia vào các công việc tổ chức, quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị” [21,52].

Khái niệm trên có thể được giải thích rõ như sau:+ Phong cách hành chính - công vụ là khuôn mẫu sử dụngcho lớp văn bản dựa vào kiểu ngôn ngữ viết, phi nghệ thuật Ngônngữ viết có đặc thù riêng, mang tính chất chuẩn mực cao hơn ngôn

ngữ nói Phong cách hành chính - công vụ sử dụng ngôn ngữ phinghệ thuật, nghĩa là ngôn ngữ hoàn toàn không có tính biểu cảm.

+ Phong cách hành chính - công vụ được sử dụng trong hoàncảnh theo nghi thức Hoàn cảnh theo nghi thức là hoàn cảnh xã hộitrong đó diễn ra hành vi giao tiếp bằng lời nói mang tính đứngđắn, nghiêm túc, hoàn chỉnh; khác với hoàn cảnh không theo nghithức là hoàn cảnh diễn ra hành vi giao tiếp bằng lời nói mang tínhchất tự do, thoải mái, tuỳ tiện

+ Phong cách hành chính công vụ sử dụng trong tình thế vaibằng nhau hay không bằng nhau Vai bằng nhau là vai của nhữngcấp ngang hàng Vai không bằng nhau là vai của cấp dưới đối vớicấp trên và ngược lại Người soạn thảo văn bản cần xác định rõ vaicủa chủ thể soạn thảo văn bản, cũng như xác định rõ vai của đốitượng mà văn bản hướng đến; trên cơ sở đó mà lựa chọn cách xưng

hô, cách viết cho phù hợp

+ Trong phong cách hành chính - công vụ yếu tố cá nhân củangười viết bị loại trừ hoàn toàn Người soạn thảo văn bản hànhchính - công vụ không được bộc lộ cá nhân qua văn bản Chữ kýtrên văn bản chỉ có ý nghĩa xác nhận giá trị pháp lý của văn bảnchứ không phải xác nhận tác giả của văn bản

- Văn bản quản lý nhà nước được viết theo văn phong hànhchính - công vụ, một loại văn phong tổng hợp và hỗn dung vănphong pháp luật và văn phong hành chính - công vụ

Vậy phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ trong Luận

văn này được hiểu là: “ Văn phong hành chính công vụ là dạng

ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục

vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính” [6]

Văn phong hành chính - công vụ được sử dụng trong giaotiếp bằng văn bản tại các cơ quan nhà nước trong công tác điềuhành - quản lý, ở tòa án, trong hội đàm công vụ và ngoại giao Đó

là văn phong của các văn bản pháp luật, các quyết định quản lý,các văn kiện chính thức khác nhau, thư tín công vụ, diễn văn, cácbài phát biểu tại các cơ quan bảo vệ pháp luật, các chỉ dẫn mangtính pháp lý…

1.2.1.4 Đặc điểm văn phong hành chính - công vụ

Phong cách ngôn ngữ trong các văn bản QLNN là phong cáchhành chính Thực hiện chức năng truyền đạt thông tin, mệnh lệnhtrong công tác quản lý, lãnh đạo, các văn bản QLNN có những đặcđiểm sau đây văn phong hành chính công vụ:

Văn bản quản lý hành chính nhà nước được sử dụng để điềuchỉnh các mối quan hệ trong quản lý nhà nước, quản lý xã hội hay

để truyền đạt thông tin, trao đổi, giao dịch giữa các cơ quan, tổchức trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Vì vậy,văn bản phải được viết sao cho thể hiện đúng nội dung muốntruyền đạt, giúp mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chínhxác Hơn thế nữa, phải tạo cho tất cả mọi đối tượng tiếp nhận cócách hiểu như nhau theo một nghĩa duy nhất về nội dung văn bản,không tự ý suy luận, nhằm đảm bảo hiệu lực thi hành thống nhấttrong toàn xã hội Đây là đặc điểm rất quan trọng của văn phonghành chính Bởi vì, văn bản không rõ ràng, mơ hồ sẽ dẫn đến việchiểu và thực hiện văn bản không thống nhất, làm giảm tính hiệulực và hiệu quả của văn bản

b) Tính phổ thông, đại chúng

Đối tượng tiếp nhận của văn bản quản lí nhà nước, đặc biệtcủa nhóm văn bản quy phạm pháp luật, là nhiều tầng lớp nhân dântrong cả nước Vì vậy, ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính phổthông, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu đối với mọi tầng lớpnhân dân

Hồ Chủ Tịch đã từng căn dặn: “Chúng ta không chống mượn

tiếng nước ngoài để làm tiếng ta đầy đủ thêm Nhưng chúng ta phải chống cách mượn không phải lối, mượn đến nỗi bỏ cả tiếng

ta, đến nỗi quần chúng không hiểu”.

Tất nhiên, tính phổ thông, đại chúng ở đây không hề mâuthuẫn với tính khuôn mẫu, chuẩn mực Cần lưu ý tránh hiện tượng

sử dụng ngôn ngữ suồng sã, thông tục với quan điểm cho rằng nhưvậy mới đạt được yêu cầu đại chúng của ngôn ngữ trong văn bảnhành chính.

c) Tính khách quan

Văn bản quản lý hành chính là tiếng nói của quyền lực nhànước, đại diện cho ý chí nguyện vọng của nhân dân, dù rằng vănbản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo, vì vậy văn bảnphải đảm bảo tính khách quan

Trong hoạt động hành chính, người soạn thảo văn bản luônphải nhân danh cơ quan, tổ chức trình bày ý chí, tư tưởng lãnh đạocủa cơ quan công quyền nên không được tự ý đưa những quanđiểm riêng của mình vào nội dung văn bản Chính vì vậy, hành vănbiểu cảm, hệ thống ngôn từ thể hiện tình cảm, quan điểm cá nhân

là không phù hợp với văn phong hành chính - công vụ

Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tínhnguyên tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm chovăn bản có sức thuyết phục, đạt hiệu quả trong công tác quản lýnhà nước

d) Tính trang trọng, lịch sự

Văn bản quản lý hành chính nhà nước là phương tiện hìnhthành và duy trì các mối quan hệ trong quản lý nhà nước, thậm chícác mối quan hệ giữa các quốc gia, vì vậy phải thể hiện được sựtrang trọng, uy nghiêm, lịch sự Trong thực tế, sử dụng ngôn ngữtrang trọng, lịch sự không những biểu hiện sự tôn trọng đối với

chủ thể thi hành và thực hiện, mà đồng thời còn góp phần làm tăng

uy tín của cơ quan ban hành văn bản

"Văn bản là tiếng nói của chính quyền hoặc cơ quan này với

cơ quan khác hoặc chính quyền với cá nhân Lời nói trong văn bản là lời nói của chính quyền, một pháp nhân có thẩm quyền sử dụng chủ quyền của quốc gia Lời nói trong văn bản là lời nói có hiệu lực thi hành đối với nơi nhận Do đó, văn bản cần có đặc tính trang trọng, uy nghi." [19, 89]

e) Tính khuôn mẫu

Đây là đặc tính làm nên sự khác biệt giữa văn bản quản lýhành chính với những loại văn bản thuộc các phong cách ngôn ngữkhác Có thể nói, tính khuôn mẫu của văn phong hành chính đượcthể hiện ở mức độ rất cao, nó bảo đảm cho tính thống nhất, tínhkhoa học và tính văn hoá của công văn giấy tờ

Tính khuôn mẫu trong văn bản hành chính thể hiện nhiều ởmức độ khác nhau, đó là:

- Sử dụng lặp lại các thuật ngữ, từ ngữ thuộc lớp từ hànhchính-công vụ;

- Sử dụng lặp đi lặp lại một số kiểu cấu trúc ngữ pháp;

- Xây dựng văn bản theo bố cục chung theo các tình huốnghành chính;

- Sử dụng các văn bản mẫu (các văn bản được in sẵn thànhmẫu, chỉ cần điền thêm những thông tin cụ thể)

1.2.2 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN

Để đảm bảo các đặc trưng của văn phong hành chính - công

vụ, việc sử dụng các đơn vị ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cầnphải đảm bảo các yêu cầu sau:

Trong câu này thay vì biện pháp phải dùng phương tiện.

Ví dụ 2: “Nhà nước khuyến mại và tạo điều kiện cho tổ

chức,cá nhân trong việc sử dụng và khai khẩn hợp lý thành phần môi trường”.

Trong câu này có hai từ đã bị sử dụng sai là “khuyến mại” và

“khai khẩn” “Khuyến mại” có nghĩa là khuyến khích khách hàngtiêu thụ sản phẩm bằng cách hạ giá hoặc cho không, như vậy ở đâycần phải dùng từ “khuyến khích” (tức là “truyền đạt sự tin tưởng,phấn khởi để người ta hành động được tốt) mới phù hợp với “sửdụng (và…) hợp lý” Từ “khai khẩn” có nghĩa là “vỡ đất hoang đểtrồng trọt”, như vậy không thể dùng với “thành phần môi trường”được Đúng ra phải dùng “khai thác” (với nghĩa “biến thành mộtnguồn lợi kinh tế hoặc rút ra những vật có ích cho nền kinh tế từmột nguồn lợi thiên nhiên”[20]

- Không dùng từ ngữ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa

Ví dụ 1: “Gia đình chị Lan càng thêm khó khăn khi có thêm

hai miệng ăn”.

Trong trường hợp này không nên sử dụng biện pháp hoán dụ

“hai miệng ăn” mà nên thay bằng “hai người”

Ví dụ 1: “Hiện nay một số trà ngô đã bắt đầu xoáy nõn”.

Ví dụ 2: “Ban quản lý tổ chức thu các hộ sới lại thịt tại chợ

Hùng Lô”.

- Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán-Việt và các từ gốcnước ngoài khác Không nên lạm dụng từ Hán Việt, từ ngoại nhập

Ví dụ: “Thí sinh đem tài liệu vào khu vực thi sẽ bị xử lý kỷ

luật bằng hình thức đình chỉ”.

Trong câu trên nên giải thích rõ thế nào là “ khu vực thi”.

- Tránh thừa từ, lặp từ

Ví dụ1: “Những thiệt hại do nạn ô nhiễm môi trường gây ra

không thể kể bằng con số hay số liệu cụ thể”.

Trong trường hợp trên, “ con số” và “số liệu” đồng nghĩa với

nhau nên chỉ cần chọn một phương án là đã đủ nghĩa và rõ ràng

Ví dụ 2: “gia nhập vào quân đội”

Trường hợp này từ “gia nhập” đã bao hàm cả nghĩa của từ

“vào”.

- Hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính rõràng và nghiêm túc của văn bản Đối với các trường hợp cần viếttắt để tránh dài dòng, cần phải viết đầy đủ ở lần sử dụng đầu tiên,sau đó có chú giải về quy ước viết tắt

- Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt

Chính tả tiếng Việt về cơ bản đã thống nhất trên toàn quốc.Giọng nói ba miền Bắc, Trung, Nam tuy có khác nhau về âm sắcnhưng đều có cách viết chính tả chung Tuy nhiên, thực tế chothấy lỗi chính tả thường gặp trong tiếng Việt khá đa dạng, baogồm các lỗi về phần vần, về hệ thống phụ âm đầu và lỗi viết hoa.Người soạn thảo văn bản luôn phải chú ý thao tác kiểm tra chính

tả để đảm bảo tính chuẩn mực của ngôn ngữ trong văn bản

Ví dụ: Nên dùng Không nên

kỹ thuật kỷ thuậtVấn đề viết hoa hiện nay còn có nhiều bất cập: viết hoa tùytiện, không chuẩn xác, đặc biệt là khi viết hoa tên các cơ quan, tổchức, các chức danh, khi muốn bày tỏ lòng tôn kính Để phần nàogiải quyết vấn đề này, Bộ trưởng - Chủ nhiệm Văn phòng Chínhphủ đã ra Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22-11-1998 vềviệc ban hành Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản củaChính phủ và Văn phòng Chính phủ quy định việc viết hoa trongvăn bản cần phải đảm bảo đúng với quy tắc ngữ pháp và chính tảtiếng Việt phổ thông, theo cách viết thông dụng trong các văn kiệncủa Đảng, Nhà nước đang được đa số các cơ quan và các nhà ngônngữ học tiếng Việt chấp nhận, giảm tối đa các chữ viết hoa và tạothuận lợi cho cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tácvăn bản.

b) Dùng từ đúng phong cách

- Lựa chọn và sử dụng từ trung tính, không kèm theo sắc tháibiểu cảm;

Ví dụ: “Chao ôi! Nạn tham nhũng vẫn chưa được đẩy lùi”

Trong trường hợp này, từ “ chao ôi” thể hiện tính biểu cảm rõ

rệt, không phù hợp với văn phong hành chính

- Tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, khoa trương;

Ví dụ: “Hoạt động xây dựng và ban hành văn bản của UBNDphường Yên Phụ còn gặp nhiều phong ba”

Câu văn trên không nên dùng từ “ phong ba” mà nên thay bằng “khó khăn”.

- Không sử dụng thành ngữ, tục ngữ;

Ví dụ: “Phải huỷ bỏ lệnh cấm chợ ngăn sông”

Không nên viết như ví dụ này trong văn bản QLNN vì “cấm

chợ ngăn sông” vừa có nghĩa đen, vừa có nghĩa bóng, có thể tạo

nên những cách hiểu khác nhau

- Không dùng từ ngữ thuộc phong cách khẩu ngữ, các hư từtình thái: “à, ư, nhỉ, nhé, thì , là, mà, rằng ''; các từ ngữ diễn đạt

ý cầu khiến như “đi, nào, nhé, thôi”

- Không dùng tiếng lóng, từ thông tục

Ví dụ 1: “ Nhận thấy những kẻ ăn mày, ăn xin thường gây lênhình ảnh bẩn thỉu đập vào mắt người qua lại trên đường phố, yêucầu các cơ quan có thẩm quyền bắt nhốt cho kỳ hết để bảo vệ vẻthẩm mỹ của thủ đô”

Ngôn ngữ văn bản QLNN thể hiện tính trang trọng, lịch sựkhông phù hợp với những từ thông tục Trong ví dụ này nên sửa

lại như sau: “Nhận thấy những người hành khất thường gây lên hình ảnh không đẹp mắt cho mỹ quan thủ đô, yêu cầu các cơ quan

hữu trách có biện pháp phù hợp đảm bảo thẩm mỹ của thủ đô”

Ví dụ 2: “Nghiêm cấm các hành vi buôn bán cơm đen”

Trong ví dụ này, “cơm đen” là tiếng lóng, không phù hợp vớivăn phong hành chính

c) Sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp

Để tạo nên câu và các đơn vị trên câu, các từ tiếng Việt được

sử dụng luôn luôn có mối quan hệ chặt chẽ với các từ đi trước và

đi sau nó Cần phải đặt từ vào đúng vị trí ngữ pháp của nó trong

quan hệ với những từ khác sao cho hợp lý theo chuẩn ngữ pháptiếng Việt Chẳng hạn, danh từ có thể đứng sau những từ chỉ loại

như cái, con; sau số từ như một, hai, ba; hoặc có thể đứng trước những từ để chỉ như này, ấy, đó Vì vậy, cần lưu ý không sử dụng

nhầm lẫn vị trí của các từ loại khác nhau

Ví dụ 1: “Lượng mưa năm nay kéo dài nên đã gây nhiều thiệt

hại cho mùa màng”

“Lượng mưa” và “kéo dài” kết hợp với nhau trong câu này

là không phù hợp, bởi lẽ “lượng mưa” có thể lớn hay nhỏ, nhiều

hay ít, chứ không thể kéo dài Có thể thay “lượng mưa” bằng “mùamưa”, hoặc “kéo dài” bằng “lớn”

Ví dụ 2: “Tiến độ nộp thuế thấp đã ảnh hưởng đến việc thungân sách”

d) Sử dụng thuật ngữ trong văn bản QLNN

Cùng với lối đặt câu, việc lựa chọn từ ngữ khi soạn thảo vănbản là rất quan trọng Từ ngữ trong văn bản soạn thảo phải trongsáng, dễ hiểu và đơn nghĩa, không cần phải mầu mè, hình tượng.Phải cố gắng để từ được dùng phản ánh chính xác vấn đề cần giảiquyết trong hoạt động công vụ, không gây nên sự nhầm lẫn chongười sử dụng

Nếu trong văn bản phải sử dụng các thuật ngữ chuyên môncủa một ngành cụ thể thì cần có sự giải thích hoặc chỉ chọn cácthuật ngữ thông dụng Về nguyên tắc, văn bản gửi đi cho các đốitượng càng rộng rãi thì càng phải hạn chế sửdụng các thuật ngữchuyên môn Mục đích là để cho người đọc văn bản hiểu được

nhanh chóng, không phải suy nghĩ nhiều Nếu trong văn bản dùngcác thuật ngữ quốc tế thì ngoài từ được phiên âm cần có chú thíchgiải nghĩa.

e) Sử dụng các cụm từ khuôn mẫu

Thông thường trong văn bản QLNN thường dùng một số từnhất định gọi là từ “khoá” Đây là loại từ được dùng theo côngthức nhằm làm thuận lợi cho người soạn thảo Dưới đây là một sốcụm từ khoá thường gặp nhất:

- Dùng để hỏi ý kiến cấp dưới:

+ Đề nghị các đồng chí cho biêt ý kiến về…

+ Yêu cầu các đơn vị trả lời cho Bộ biết…

- Dùng để trình bày quan điểm và hỏi ý kiến cấp trên:

+ Chúng tôi cho rằng…

+ Xin trân trọng đề nghị…

- Dùng để nhắc nhở và yêu cầu thực hiện:

+ Nhận được văn bản (thông tư, chỉ thị, quyết định…) này,yêucầu các đơn vị…

+ Các đơn vị trực thuộc (…) có trách nhiệm thực hiện quyếtđịnh này (chỉ thị, nghị quyết…).

- Dùng để trình bày những vấn đề cần phải hạn chế hay cầntiếp tục làm sáng tỏ:

+ Xét về mặt…

+ với cương vị là…

- Dùng để kết thúc văn bản:

+ Xin trân trọng cảm ơn đồng chí

+ Xin gửi tới quý cơ quan lời chào kính trọng

Đối với văn bản quy phạm pháp luật, phần kết thúc là yêucầu thực hiện văn bản đã ban hành hoặc phạm vi hiệu lực pháp lýcủa văn bản Ví dụ:

- Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký ban hành

- Thông tư này được thực hiện trong tất cả các cơ quan cóliên quan

- Chỉ thị này thay cho Chỉ thị số 07/CT-UBND về vấn đề…Xét về mặt nội dung, cụm từ khoá của một văn bản là các từnói lên bản chất của văn bản đó Các loại cụm từ này phải được sửdụng hết sức chính xác vì chúng có ý nghĩa chỉ đạo thi hành vanbản

1.2.2.2 Về sử dụng câu

a) Câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức

là có đầy đủ hai thành phần nòng cốt

Ví dụ 1, câu sau đây là câu sai do thiếu thành phần chủ ngữ:

“Được biết quý cơ quan có kế hoạch tháo dỡ nhà trong khuôn viên

do đơn vị quản lý”.

Ví dụ 2: “Tập thể UBND phường Yên Phụ”.

Câu văn trên sai do thiếu thành phần vị ngữ

Tuy nhiên vẫn có câu đặc biệt, ví dụ loại câu đơn đặc biệt,tức là câu nòng cốt một thành phần, chỉ sử dụng làm tiêu đề:

“2 Hàng đưa ra khỏi kho ngoại quan

2.1 Hàng đưa ra nước ngoài qua cửa khẩu thuộc hải quan tỉnh, thành phố nơi có kho ngoại quan.

Thủ tục hải quan được tiến hành như quy định tại khoản 1 điều 9 Quy chế kho ngoại quan”.

Hoặc có trường hợp câu đặc biệt là câu dùng khi đã xác định

rõ chủ thể Ví dụ dùng trong trường hợp kết thúc văn bản:

“Xin gửi tới quý cơ quan lời chào kính trọng”

b) Viết câu đảm bảo tính lôgíc

Ví dụ 1: " Trong nhân dân nói chung và trong công tác ban

hành văn bản nói riêng chúng ta đều đã làm được rất nhiều"

Câu trên là câu sai, vì "văn bản nói riêng" không thuộc phạmtrù lô gíc "nhân dân nói chung"

Ví dụ 2: “Công ty cổ phần quốc tế Triều Viên quyết định

khen thưởng các cán bộ ở phòng kinh doanh, phòng hành chính và

ở Hải Dương”.

Trong trường hợp này “cán bộ ở phòng kinh doanh, phònghành chính” không lôgic với cán bộ “ở Hải Dương”

c) Diễn đạt chính xác, rõ ràng, mạch lạc

Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, khi viết câu dài, nhất lànhững câu phức có cấu trúc nhiều tầng bậc phức tạp, cần lưu ý sắpxếp các thành phần câu sao cho không tạo thành câu đa nghĩa, gây

ra những cách hiểu mơ hồ

Ví dụ: “Hàng hoá tràn cả ra vỉa hè đi lại gặp khó khăn nhất

là các cháu học sinh công an hình như né tránh không muốn xông

ra giải quyết”.

Câu văn trên quá dài, tối nghĩa

Mặt khác, cần lưu ý quan hệ kết hợp giữa các câu trong cácđoạn của văn bản sao cho vừa đảm bảo tính liên kết nội dung vừađảm bảo liên kết hình thức Có như vậy mới kiến tạo được một hệthống ý tứ mạch lạc cho toàn bộ nội dung, tạo điều kiện tốt nhấtcho người tiếp nhận và thực thi văn bản

d) Chủ yếu sử dụng câu tường thuật

Tránh dùng câu cảm thán, câu cầu khiến thể hiện rõ dấu hiệu

hình thức như các từ: “hãy”, “đừng”, “chớ”, “đi”, “nào”, “hè”

Ví dụ: “Để làm tốt công việc tiếp dân tại cơ quan, các cán

bộ, công chức chớ có thái độ hách dịch, cửa quyền”

Câu văn trên cần thay từ “ chớ” bằng “không nên”

Trường hợp cần nêu câu hỏi, tránh dùng câu có từ để hỏi trựctiếp mà chuyển dạng câu từ câu hỏi sang câu trần thuật để đảm bảotính lịch sự, nhã nhặn của văn phong

Ví dụ, không dùng câu: “Ủy ban chúng tôi đề nghị nhà

trường cho biết khóa học này nhằm mục đích gì?Những ai có thể

theo học? Học trong bao lâu? Học ở đâu ?” Trong trường hợp này,

có thể chuyển thành: “Ủy ban chúng tôi đề nghị nhà trường cho

biết những chi tiết cụ thể sau đây về khóa học: mục tiêu đào tạo, đối tượng chiêu sinh, thời gian và địa điểm học tập”

e) Sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp

Trong tiếng Việt, có mười loại dấu câu được sử dụng Mỗiloại dấu câu đều có chức năng ngữ pháp riêng Cần phải có kiếnthức đầy đủ về vấn đề này để sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp tiếngViệt

Chú ý một số loại dấu câu có thể sử dụng đặc biệt trongphong cách hành chính như dấu phẩy, chấm phẩy Các dấu nhưchấm than (!), chấm hỏi (?), ba chấm ( ) rất ít được sử dụng trongphong cách này

1.2.2.3 Vai trò của văn phong, ngôn ngữ đối với chất lượng văn bản

Chất lượng của một văn bản quản lý nhà nước một phần quantrọng là do việc sử dụng ngôn ngữ công cụ và văn phong quyếtđịnh Có thể kể ra một số vai trò của văn phong, ngôn ngữ đối vớichất lượng của văn bản như sau:

- Văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền đạt thông tinbằng phương tiện ngôn ngữ Thông tin trong văn bản là mệnh lệnh,quyết định, thông tin phục vụ cho quản lý, điều hành Phương tiệnngôn ngữ truyền đạt chính xác, rõ ràng thì mệnh lệnh cũng chínhxác, rõ ràng và tất cả hiểu theo một nghĩa thống nhất, từ đó vănbản được thực hiện thống nhất Nếu ngôn ngữ không chính xác có

thể gây những hậu quả pháp lý.

- Văn phong, ngôn ngữ chuẩn mực giúp nội dung văn bản dễhiểu sẽ thúc đẩy nhanh quá trình giải quyết công việc, mệnh lệnhthực hiện nhanh chóng hệu quả

- Từ ngữ trong văn bản được sử dụng có tính khuôn mẫu,trang trọng, lịch sự tạo sức thuyết phục, thái độ tôn trọng văn bảnQLNN

- Thể hiện tính công quyền, tính văn hoá trong quản lý

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG YÊN PHỤ

2.1 Tổng quan về UBND phường Yên Phụ

2.1.1 Vị trí địa lý, dân cư phường Yên Phụ

- Vị trí địa lý:

Phường Yên Phụ là đơn vị hành chính nằm ở phía Đông Namquận Tây Hồ, được tách ra từ quận Ba Đình từ ngày 01/01/1996,

có vị trí cụ thể như sau:

Phía Đông Nam giáp sông Hồng,

Phía Tây Bắc giáp phường Quảng An và phường Tứ Liên,Phía Đông giáp phường Ngọc Thuỵ - quận Long Biên,

Phía Nam giáp phường Phúc Xá, Trúc Bạch và Thụy Khuê,Theo bản đồ địa giới hành chính 364/CT tổng diện tích theođịa giới hành chính của phường Yên Phụ là 149,7700 ha

- Dân cư:

Phường Yên Phụ được chia thành 80 tổ dân phố thuộc 11 cụmdân cư quản lý 4500 hộ với khoảng 21.800 nhân khẩu và đặc biệt

là nơi tập trung nhiều cơ quan, đơn vị, tổ chức và các khu tập thể

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Phường Yên Phụ

Theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dânđược Quốc hội Nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XI,

kỳ họp thứ 4, thông qua ngày 26/11/2003 quy định về nhiệm vụ,quyền hạn của UBND xã (phường, thị trấn) như sau:

2.1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế

UBND phường có những nhiệm vụ quyền hạn sau:

1 Xây dựng kế hoạch phát triển KTXH hằng năm trìnhHĐND cùng cấp thông qua để trình UBND Quận phê duyệt, tổchức thực hiện kế hoạch đó

2 Lập dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thuchi ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sáchcấp mình, dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trườnghợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phương trình HĐNDcùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trêntrực tiếp

3 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các

cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nướctrên địa bàn xã, phường, thị trấn và báo cáo về ngân sách nhà nướctheo quy định của pháp luật

4 Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại

để phục vụ các nhu cầu công ích ở địa phương, xây dựng và quản

lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học,trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật

5 Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tưxây dựng các công trình kết cấu hạ tầng của địa phương trênnguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý các khoản đóng gópnày phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và đảm bảo sử dụngđúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

2.1.2.2 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

1 Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thôngtrong phường theo phân cấp.

2 Kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý viphạm pháp luật theo thẩm quyền

3 Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi vi phạm,xâm phạm đường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác

ở địa phương theo quy định của pháp luật

4 Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xâydựng đường theo quy định của pháp luật

2.1.2.3 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thể dục thể thao

1 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, phốihợp với trường học huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi

2 Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhàtrẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non trên địa bàn phường phối hợpvới UBND cấp trên quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sởtrên địa bàn

3 Tổ chức thực hện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kếhoạch hóa gia đình được giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh,phòng chống dịch bệnh

4 Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá,thể dục thể thao, tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huycác di tích lịch sử, văn hóa và danh lam thắng cảnh ở địa phươngtheo quy định của pháp luật