+ Sử dụng từ thuộc phong cách khẩu ngữ
Việc lựa chọn từ ngữ sử dụng trong văn phong hành chính- công vụ sao cho văn bản QLNN có tính phổ thông, dễ hiểu, trang trọng, lịch sự, khách quan là công việc mang tính nghiệp vụ “ngôn ngữ” cao.
Văn bản QLNN chỉ dùng những từ thuộc văn viết. Không nên viết: “Theo hồ sơ kê khai đăng ký nhà ở, đất ở và đơn xin cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở đứng
tên Bà Nguyễn Thị Phúc và chồng là Ông Nguyễn Văn Chắt đã chết”.
Trong câu văn trên từ “đã chết” là đơn vị từ vựng thuộc khẩu ngữ và mang tính biểu cảm rõ rệt, không phù hợp với văn phong hành chính. Do vậy câu văn trên nên thay từ “đã chết” bằng từ
“đã mất” sẽ hợp lý hơn.
Ví dụ 2: “Ngày 20/03/2003, chị Lê Thị Thanh Huyền tiến hành sửa chữa cải tạo nhà ở không phép”.
(Công văn số 69/UB-TP về việc “giải quyết đơn kiến nghị của các hộ dân ngõ 147 phố An Dương-phường Yên Phụ” ngày 15 tháng 05 năm 2003 của UBND phường Yên Phụ)
Trong câu này từ “không phép” đã được sử dụng không thích hợp. Nếu là cán bộ chuyên ngành về trật tự xây dựng đô thị thì có thể hiểu ngay “không phép” là không xin giấy phép xây dựng.
Nhưng một trong những đặc điểm của văn phong hành chính - công vụ là tính phổ thông đại chúng, tính rõ ràng. Văn bản QLNN hướng tới đông đảo quần chúng nhân dân. Vì thế trong câu này phải sửa lại là:
“Ngày 20/03/2003, chị Lê Thị Thanh Huyền tiến hành sửa chữa cải tạo nhà ở không có giấy phép xây dựng”.
Ví dụ 3: “Trường hợp ông Nguyễn Duy Tiến - Cụm 8: Nhà có sổ đỏ đã có quyết định xử phạt hành chính 500.000đ, sau đó UBND phường mới có quyết định xử lý cưỡng chế hạ thấp tầng chiều cao (do kiểm tra xót, UBND phường bổ sung kèm theo quyết định)”.
(trích công văn về xử lý các vi phạm TTXD-ĐT trên địa bàn phường Yên Phụ)
Từ “xót” ở đây thuộc phong cách khẩu ngữ, không nên dùng trong văn bản QLNN. Nó làm giảm tính trang trọng, lịch sự của văn bản. Trong trường hợp này nên thay từ “xót” bằng từ “thiếu”
sẽ hợp lý hơn. Ví dụ 4:
“Kinh phí thuê nhân công tham gia vận chuyển, giết chết lợn, bắt lợn trước khi chuyển ra ô tô để công ty môi trường chuyển đi tiêu huỷ”.
(trích Tờ trình về dự toán kinh phí cho công tác phòng, chống dịch và tiêu huỷ gia súc mắc bệnh Lở mồm, long móng trên địa bàn phường yên Phụ )
Trong câu trên từ “giết chết” thuộc phong cách khẩu ngữ, không phù hợp với văn phong hành chính.
+ Sử dụng không đúng thuật ngữ chuyên ngành
Về nguyên tắc là hạn chế sử dụng nhiều thuật ngữ chuyên môn hẹp trong một câu văn. Nhưng trong nhiều trường hợp, việc sử dụng thuật ngữ chuyên ngành sẽ tăng tính chính xác, rõ ràng, ngắn gọn của văn bản QLNN.
Ví dụ 1: trong Quyết định về giải quyết tranh chấp nhà đất giữa ông Trần Quốc Huy và ông Nguyễn Thanh Tâm tại địa chỉ số 4 - An Dương - phường Yên Phụ - quận Tây Hồ - Hà Nội có đoạn viết:
“Ông Tâm sử dụng nhà đất ở số 4 An Dương, phường Yên Phụ là không có bất có bất cứ giấy tờ, chứng cứ gì của cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng minh việc sử dụng nhà đất ở trên (chỉ có hợp đồng thuê nhà với ông Huy)”.
Trong câu văn này, sử dụng cụm từ “không có bất kể giấy tờ, chứng cứ gì” thuộc phong cách khẩu ngữ. “Không có bất kể giấy tờ, chứng cứ gì” có thể hiểu theo nhiều nghĩa như: không có giấy chứng minh nhân dân, không có giấy khai sinh, không có giấy tờ nhà đất… Hơn nữa, từ “là” trong cụm từ “Ông Tâm sử dụng nhà đất ở số 4 An Dương, phường Yên Phụ là không có bất cứ giấy tờ, chứng cứ gì” sử dụng không đúng từ nối trong câu, nên thay bằng từ “nhưng” sẽ hợp lý hơn.
Vì thế phải hết sức thận trọng trong sử dụng thuật ngữ pháp lý sao cho chính xác, đúng văn phong. Trong câu trên có thể sửa lại là:
“Ông Tâm sử dụng nhà đất ở số 4 An Dương, phường Yên Phụ nhưng không có cơ sở pháp lý nào chứng minh việc sử dụng nhà đất ở trên (chỉ có hợp đồng thuê nhà với ông Huy)”.
Sở dĩ bỏ cả cụm từ “của cơ quan nhà nước có thẩm quyền” là vì “cơ sở pháp lý” luôn luôn là của “cơ quan nhà nước có thẩm quyền”, chứ có bao giờ có thể là của bất kỳ chủ thể nào khác nữa.
Ví dụ 2: “Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ trong dịp lễ, tết, cũng như chính sách đối với cán bộ nữ giới khi sinh con, không để cán bộ công chức làm ngoài giờ vượt thời gian quy định của pháp luật”
(trích Báo cáo số 69/BC-UBND ngày 18 tháng 04 năm 2007 của UBND phường Yên Phụ báo cáo thực hiện thanh tra năm 2007 về công tác cán bộ và công tác hành chính phường Yên Phụ).
Trong câu văn này không nên dùng từ “nữ giới” mà nên thay bằng từ “phụ nữ” sẽ phù hợp hơn với văn phong hành chính.