e) Tính khuôn mẫu
1.2.2.Yêucầu về sửdụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN
Để đảm bảo các đặc trưng của văn phong hành chính - công vụ, việc sử dụng các đơn vị ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
1.2.2.1. Về cách dùng từ ngữ a) Sử dụng từ ngữ chuẩn xác
- Dùng từ đúng nghĩa từ vựng, tức là từ phải biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiện.
Ví dụ 1:“Văn bản là biện pháp quan trọng trong quản lý nhà nước”.
Trong câu này thay vì biện pháp phải dùng phương tiện.
Ví dụ 2: “Nhà nước khuyến mại và tạo điều kiện cho tổ chức,cá nhân trong việc sử dụng và khai khẩn hợp lý thành phần môi trường”.
Trong câu này có hai từ đã bị sử dụng sai là “khuyến mại” và “khai khẩn”. “Khuyến mại” có nghĩa là khuyến khích khách hàng tiêu thụ sản phẩm bằng cách hạ giá hoặc cho không, như vậy ở đây cần phải dùng từ “khuyến khích” (tức là “truyền đạt sự tin tưởng, phấn khởi để người ta hành động được tốt) mới phù hợp với “sử dụng (và…) hợp lý”. Từ “khai khẩn” có nghĩa là “vỡ đất hoang để trồng trọt”, như vậy không thể dùng với “thành phần môi trường” được. Đúng ra phải dùng “khai thác” (với nghĩa “biến thành một nguồn lợi kinh tế hoặc rút ra những vật có ích cho nền kinh tế từ một nguồn lợi thiên nhiên”[20].
Ví dụ 1: “Gia đình chị Lan càng thêm khó khăn khi có thêm hai miệng ăn”.
Trong trường hợp này không nên sử dụng biện pháp hoán dụ “hai miệng ăn” mà nên thay bằng “hai người”.
Ví dụ 2: “Xử phạt từ 20.000 đồng đến 50.000 đồng đối với hành vi không thực hiện hay thực hiện không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi ăn ở”.
- Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương, trừ trường hợp sử dụng từ ngữ địa phương để chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thông.
Ví dụ 1: “Hiện nay một số trà ngô đã bắt đầu xoáy nõn”.
Ví dụ 2: “Ban quản lý tổ chức thu các hộ sới lại thịt tại chợ Hùng Lô”.
- Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán-Việt và các từ gốc nước ngoài khác. Không nên lạm dụng từ Hán Việt, từ ngoại nhập mà phải sử dụng một cách thích hợp và phù hợp.
Ví dụ: địa ốc (nhà đất), thường niên (hàng năm), phi trường (sân bay), vip (quan trọng), áo pull (áo phông)…
- Không nên lạm dụng thuật ngữ chuyên môn. Nếu trong văn bản có từ chuyên môn sâu thì phải giải thích, hoặc phải định nghĩa các thuật ngữ không quen thuộc đối với đời sống nhân dân.
Ví dụ: “Thí sinh đem tài liệu vào khu vực thi sẽ bị xử lý kỷ luật bằng hình thức đình chỉ”.
- Tránh thừa từ, lặp từ.
Ví dụ1: “Những thiệt hại do nạn ô nhiễm môi trường gây ra không thể kể bằng con số hay số liệu cụ thể”.
Trong trường hợp trên, “con số” và “số liệu” đồng nghĩa với nhau nên chỉ cần chọn một phương án là đã đủ nghĩa và rõ ràng.
Ví dụ 2: “gia nhập vào quân đội”.
Trường hợp này từ “gia nhập” đã bao hàm cả nghĩa của từ “vào”.
- Hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính rõ ràng và nghiêm túc của văn bản. Đối với các trường hợp cần viết tắt để tránh dài dòng, cần phải viết đầy đủ ở lần sử dụng đầu tiên, sau đó có chú giải về quy ước viết tắt.
- Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt.
Chính tả tiếng Việt về cơ bản đã thống nhất trên toàn quốc. Giọng nói ba miền Bắc, Trung, Nam tuy có khác nhau về âm sắc nhưng đều có cách viết chính tả chung. Tuy nhiên, thực tế cho thấy lỗi chính tả thường gặp trong tiếng Việt khá đa dạng, bao gồm các lỗi về phần vần, về hệ thống phụ âm đầu và lỗi viết hoa. Người soạn thảo văn bản luôn phải chú ý thao tác kiểm tra chính tả để đảm bảo tính chuẩn mực của ngôn ngữ trong văn bản.
Ví dụ: Nên dùng Không nên
truy nã truy nả
vãng lai vảng lai tín ngưỡng tín ngưởng
kỹ thuật kỷ thuật
Vấn đề viết hoa hiện nay còn có nhiều bất cập: viết hoa tùy tiện, không chuẩn xác, đặc biệt là khi viết hoa tên các cơ quan, tổ chức, các chức danh, khi muốn bày tỏ lòng tôn kính. Để phần nào giải quyết vấn đề này, Bộ trưởng - Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ đã ra Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22-11-1998 về việc ban hành Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ quy định việc viết hoa trong văn bản cần phải đảm bảo đúng với quy tắc ngữ pháp và chính tả tiếng Việt phổ thông, theo cách viết thông dụng trong các văn kiện của Đảng, Nhà nước đang được đa số các cơ quan và các nhà ngôn ngữ học tiếng Việt chấp nhận, giảm tối đa các chữ viết hoa và tạo thuận lợi cho cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn bản.
b) Dùng từ đúng phong cách (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Lựa chọn và sử dụng từ trung tính, không kèm theo sắc thái biểu cảm;
Ví dụ: “Chao ôi! Nạn tham nhũng vẫn chưa được đẩy lùi”. Trong trường hợp này, từ “chao ôi” thể hiện tính biểu cảm rõ rệt, không phù hợp với văn phong hành chính.
- Tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, khoa trương;
Ví dụ: “Hoạt động xây dựng và ban hành văn bản của UBND phường Yên Phụ còn gặp nhiều phong ba”.
Câu văn trên không nên dùng từ “phong ba” mà nên thay bằng “khó khăn”.
- Không sử dụng thành ngữ, tục ngữ;
Ví dụ: “Phải huỷ bỏ lệnh cấm chợ ngăn sông”.
Không nên viết như ví dụ này trong văn bản QLNN vì “cấm chợ ngăn sông” vừa có nghĩa đen, vừa có nghĩa bóng, có thể tạo nên những cách hiểu khác nhau.
- Không dùng từ ngữ thuộc phong cách khẩu ngữ, các hư từ tình thái: “à, ư, nhỉ, nhé, thì , là, mà, rằng... ''; các từ ngữ diễn đạt ý cầu khiến như “đi, nào, nhé, thôi”...
- Không dùng tiếng lóng, từ thông tục.
Ví dụ 1: “ Nhận thấy những kẻ ăn mày, ăn xin thường gây lên hình ảnh bẩn thỉu đập vào mắt người qua lại trên đường phố, yêu cầu các cơ quan có thẩm quyền bắt nhốt cho kỳ hết để bảo vệ vẻ thẩm mỹ của thủ đô”.
Ngôn ngữ văn bản QLNN thể hiện tính trang trọng, lịch sự không phù hợp với những từ thông tục. Trong ví dụ này nên sửa lại như sau: “Nhận thấy những người hành khất thường gây lên hình ảnh không đẹp mắt cho mỹ quan thủ đô, yêu cầu các cơ quan hữu trách có biện pháp phù hợp đảm bảo thẩm mỹ của thủ đô”.
Ví dụ 2: “Nghiêm cấm các hành vi buôn bán cơm đen”.
Trong ví dụ này, “cơm đen” là tiếng lóng, không phù hợp với văn phong hành chính.
c) Sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp
Để tạo nên câu và các đơn vị trên câu, các từ tiếng Việt được sử dụng luôn luôn có mối quan hệ chặt chẽ với các từ đi trước và đi sau nó. Cần phải đặt từ vào đúng vị trí ngữ pháp của nó trong
quan hệ với những từ khác sao cho hợp lý theo chuẩn ngữ pháp tiếng Việt. Chẳng hạn, danh từ có thể đứng sau những từ chỉ loại như cái, con; sau số từ như một, hai, ba; hoặc có thể đứng trước những từ để chỉ như này, ấy, đó...Vì vậy, cần lưu ý không sử dụng nhầm lẫn vị trí của các từ loại khác nhau.
Ví dụ 1: “Lượng mưa năm nay kéo dài nên đã gây nhiều thiệt hại cho mùa màng”.
“Lượng mưa” và “kéo dài” kết hợp với nhau trong câu này là không phù hợp, bởi lẽ “lượng mưa” có thể lớn hay nhỏ, nhiều hay ít, chứ không thể kéo dài. Có thể thay “lượng mưa” bằng “mùa mưa”, hoặc “kéo dài” bằng “lớn”.
Ví dụ 2: “Tiến độ nộp thuế thấp đã ảnh hưởng đến việc thu ngân sách”.
d) Sử dụng thuật ngữ trong văn bản QLNN
Cùng với lối đặt câu, việc lựa chọn từ ngữ khi soạn thảo văn bản là rất quan trọng. Từ ngữ trong văn bản soạn thảo phải trong sáng, dễ hiểu và đơn nghĩa, không cần phải mầu mè, hình tượng. Phải cố gắng để từ được dùng phản ánh chính xác vấn đề cần giải quyết trong hoạt động công vụ, không gây nên sự nhầm lẫn cho người sử dụng.
Nếu trong văn bản phải sử dụng các thuật ngữ chuyên môn của một ngành cụ thể thì cần có sự giải thích hoặc chỉ chọn các thuật ngữ thông dụng. Về nguyên tắc, văn bản gửi đi cho các đối tượng càng rộng rãi thì càng phải hạn chế sửdụng các thuật ngữ chuyên môn. Mục đích là để cho người đọc văn bản hiểu được
nhanh chóng, không phải suy nghĩ nhiều. Nếu trong văn bản dùng các thuật ngữ quốc tế thì ngoài từ được phiên âm cần có chú thích giải nghĩa.
e) Sử dụng các cụm từ khuôn mẫu
Thông thường trong văn bản QLNN thường dùng một số từ nhất định gọi là từ “khoá”. Đây là loại từ được dùng theo công thức nhằm làm thuận lợi cho người soạn thảo. Dưới đây là một số cụm từ khoá thường gặp nhất:
- Dùng để mở đầu văn bản: + Căn cứ vào…
+ Theo đề nghị (…) tại Công văn số… + theo đề nghị của…
- Dùng để liên kết giữa các phần của văn bản: + Dưới đây là…
+ Về vấn đề trên… + Tuy nhiên… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Dùng để hỏi ý kiến cấp dưới:
+ Đề nghị các đồng chí cho biêt ý kiến về… + Yêu cầu các đơn vị trả lời cho Bộ biết…
- Dùng để trình bày quan điểm và hỏi ý kiến cấp trên: + Chúng tôi cho rằng…
+ Xin trân trọng đề nghị…
- Dùng để nhắc nhở và yêu cầu thực hiện:
+ Nhận được văn bản (thông tư, chỉ thị, quyết định…) này, yêucầu các đơn vị…
+ Các đơn vị trực thuộc (…) có trách nhiệm thực hiện quyết định này (chỉ thị, nghị quyết…).
- Dùng để trình bày những vấn đề cần phải hạn chế hay cần tiếp tục làm sáng tỏ:
+ Xét về mặt… + với cương vị là…
- Dùng để kết thúc văn bản:
+ Xin trân trọng cảm ơn đồng chí.
+ Xin gửi tới quý cơ quan lời chào kính trọng.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật, phần kết thúc là yêu cầu thực hiện văn bản đã ban hành hoặc phạm vi hiệu lực pháp lý của văn bản. Ví dụ:
- Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký ban hành.
- Thông tư này được thực hiện trong tất cả các cơ quan có liên quan.
- Chỉ thị này thay cho Chỉ thị số 07/CT-UBND về vấn đề… Xét về mặt nội dung, cụm từ khoá của một văn bản là các từ nói lên bản chất của văn bản đó. Các loại cụm từ này phải được sử dụng hết sức chính xác vì chúng có ý nghĩa chỉ đạo thi hành van bản.
1.2.2.2. Về sử dụng câu
a) Câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức là có đầy đủ hai thành phần nòng cốt
Ví dụ 1, câu sau đây là câu sai do thiếu thành phần chủ ngữ:
“Được biết quý cơ quan có kế hoạch tháo dỡ nhà trong khuôn viên do đơn vị quản lý”.
Ví dụ 2: “Tập thể UBND phường Yên Phụ”.
Câu văn trên sai do thiếu thành phần vị ngữ.
Tuy nhiên vẫn có câu đặc biệt, ví dụ loại câu đơn đặc biệt, tức là câu nòng cốt một thành phần, chỉ sử dụng làm tiêu đề:
“2. Hàng đưa ra khỏi kho ngoại quan
2.1. Hàng đưa ra nước ngoài qua cửa khẩu thuộc hải quan tỉnh, thành phố nơi có kho ngoại quan.
Thủ tục hải quan được tiến hành như quy định tại khoản 1 điều 9 Quy chế kho ngoại quan”.
Hoặc có trường hợp câu đặc biệt là câu dùng khi đã xác định rõ chủ thể. Ví dụ dùng trong trường hợp kết thúc văn bản:
“Xin gửi tới quý cơ quan lời chào kính trọng”.
b) Viết câu đảm bảo tính lôgíc
Ví dụ 1: " Trong nhân dân nói chung và trong công tác ban hành văn bản nói riêng chúng ta đều đã làm được rất nhiều" . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Câu trên là câu sai, vì "văn bản nói riêng" không thuộc phạm trù lô gíc "nhân dân nói chung".
Ví dụ 2: “Công ty cổ phần quốc tế Triều Viên quyết định khen thưởng các cán bộ ở phòng kinh doanh, phòng hành chính và ở Hải Dương”.
Trong trường hợp này “cán bộ ở phòng kinh doanh, phòng hành chính” không lôgic với cán bộ “ở Hải Dương”.
c) Diễn đạt chính xác, rõ ràng, mạch lạc
Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, khi viết câu dài, nhất là những câu phức có cấu trúc nhiều tầng bậc phức tạp, cần lưu ý sắp xếp các thành phần câu sao cho không tạo thành câu đa nghĩa, gây ra những cách hiểu mơ hồ.
Ví dụ: “Hàng hoá tràn cả ra vỉa hè đi lại gặp khó khăn nhất là các cháu học sinh công an hình như né tránh không muốn xông ra giải quyết”.
Câu văn trên quá dài, tối nghĩa.
Mặt khác, cần lưu ý quan hệ kết hợp giữa các câu trong các đoạn của văn bản sao cho vừa đảm bảo tính liên kết nội dung vừa đảm bảo liên kết hình thức. Có như vậy mới kiến tạo được một hệ thống ý tứ mạch lạc cho toàn bộ nội dung, tạo điều kiện tốt nhất cho người tiếp nhận và thực thi văn bản.
d) Chủ yếu sử dụng câu tường thuật
Tránh dùng câu cảm thán, câu cầu khiến thể hiện rõ dấu hiệu hình thức như các từ: “hãy”, “đừng”, “chớ”, “đi”, “nào”, “hè”.
Ví dụ: “Để làm tốt công việc tiếp dân tại cơ quan, các cán bộ, công chức chớ có thái độ hách dịch, cửa quyền”.
Câu văn trên cần thay từ “chớ” bằng “không nên”.
Trường hợp cần nêu câu hỏi, tránh dùng câu có từ để hỏi trực tiếp mà chuyển dạng câu từ câu hỏi sang câu trần thuật để đảm bảo tính lịch sự, nhã nhặn của văn phong.
Ví dụ, không dùng câu: “Ủy ban chúng tôi đề nghị nhà trường cho biết khóa học này nhằm mục đích gì?Những ai có thể
theo học? Học trong bao lâu? Học ở đâu?”. Trong trường hợp này, có thể chuyển thành: “Ủy ban chúng tôi đề nghị nhà trường cho biết những chi tiết cụ thể sau đây về khóa học: mục tiêu đào tạo, đối tượng chiêu sinh, thời gian và địa điểm học tập”.
e) Sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp
Trong tiếng Việt, có mười loại dấu câu được sử dụng. Mỗi loại dấu câu đều có chức năng ngữ pháp riêng. Cần phải có kiến thức đầy đủ về vấn đề này để sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp tiếng Việt.
Chú ý một số loại dấu câu có thể sử dụng đặc biệt trong phong cách hành chính như dấu phẩy, chấm phẩy. Các dấu như chấm than (!), chấm hỏi (?), ba chấm (...) rất ít được sử dụng trong phong cách này.
1.2.2.3. Vai trò của văn phong, ngôn ngữ đối với chất lượng văn bản
Chất lượng của một văn bản quản lý nhà nước một phần quan trọng là do việc sử dụng ngôn ngữ công cụ và văn phong quyết định. Có thể kể ra một số vai trò của văn phong, ngôn ngữ đối với chất lượng của văn bản như sau:
- Văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền đạt thông tin bằng phương tiện ngôn ngữ. Thông tin trong văn bản là mệnh lệnh, quyết định, thông tin phục vụ cho quản lý, điều hành. Phương tiện ngôn ngữ truyền đạt chính xác, rõ ràng thì mệnh lệnh cũng chính xác, rõ ràng và tất cả hiểu theo một nghĩa thống nhất, từ đó văn bản được thực hiện thống nhất. Nếu ngôn ngữ không chính xác có
thể gây những hậu quả pháp lý.
- Văn phong, ngôn ngữ chuẩn mực giúp nội dung văn bản dễ hiểu sẽ thúc đẩy nhanh quá trình giải quyết công việc, mệnh lệnh thực hiện nhanh chóng hệu quả.
- Từ ngữ trong văn bản được sử dụng có tính khuôn mẫu, trang trọng, lịch sự tạo sức thuyết phục, thái độ tôn trọng văn bản