+ Từ không biểu hiện chính xác nội dung cần thể hiện
Nhiều văn bản do UBND phường Yên Phụ ban hành đã lựa chọn và sử dụng từ không đúng nghĩa từ vựng, từ không biểu hiện chính xác nội dung cần thể hiện. Điển hình như một số văn bản với các sai phạm sau:
Ví dụ 1:
“Phát huy kết quả đã đạt được năm 2003, trong năm 2005 được sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND quận, Đảng uỷ, HĐND phường ,Công tác quản lý điều hành UBND Phường đã có nhiều khởi sắc và thu được kết quả rất đáng phấn khởi”.
(Báo cáo số 165/BC-TP về: “Tổng kết công tác tư pháp năm 2004 và phương hướng nhiệm vụ năm 2005 của UBND phường Yên Phụ” ngày 10 tháng 12 năm 2004)
Trong đoạn văn này, từ “khởi sắc” không phù hợp với nội dung của “công tác quản lý điều hành”; từ “phấn khởi” diễn tả cảm xúc, thích hợp với phong cách văn chương, chính luận - báo chí . Vì vậy, thích hợp hơn cả trong câu này nên dùng từ “tiến bộ”
thay cho từ “khởi sắc” và viết ngắn gọn như sau:
“Phát huy kết quả đã đạt được từ những năm trước, trong năm 2005 được sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND quận, Đảng uỷ, HĐND phường, công tác quản lý điều hành của UBND phường đã có nhiều tiến bộ ”.
Ví dụ 2: Cũng trong Báo cáo số 165/BC-TP có đoạn viết:
“Trong năm 2004 nhìn chung tỷ lệ hoà giải tại 11 tổ hoà giải của Phường tại 11 cụm dân cư là tốt”. Trong câu này từ “tỷ lệ”
dùng không hợp lý, bởi vì đã nói đến tỷ lệ là có sự so sánh giữa các đối tượng cụ thể nào đó. Vì vậy, có thể sửa lại là:
“Trong năm 2004 nhìn chung tỷ lệ hoà giải thành công tại 11 tổ hoà giải của phường tại 11 cụm dân cư đạt kết quả tốt”. Thêm từ “thành công” ở đây sẽ làm cho nội dung văn bản rõ ràng hơn. Hoặc cũng có thể sửa lại như sau: “Trong năm 2004, công tác hoà giải tại 11 tổ hoà giải của phường tại 11 cụm dân cư đạt kết quả tốt”.
Ví dụ 3:
“Nhân dịp Tết thiếu nhi 01/06 và ngày gia đình Việt nam 28/06 , Công đoàn phường đã tổ chức gặp mặt các gia đình, phối hợp với uỷ ban dân số phường nghe nói chuyện về kiến thức gia đình, kiến thức nuôi dậy con, chi cho các cháu nhân dịp Tết
01/06. Quà trị giá tổng số tiền 780.000đ. Động viên chi khen thưởng cho các cháu học sinh giỏi, học sinh tiên tiến với tổng số tiền là 540.000đ”.
(Công văn gửi Liên đoàn Lao động quận Tây Hồ ngày 04/07/2006 của UBND phường Yên Phụ)
Đoạn văn trên dùng từ “chi” để thể hiện sự quan tâm, động viên của Công đoàn phường với các cháu thiếu nhi là không phù hợp vì nó mang tính mua bán, thương mại hoá. Vì vậy nên thay từ
“chi” bằng “tặng quà”; mặt khác bỏ từ “chi” ở câu: “Động viên chi khen thưởng cho các cháu học sinh giỏi, học sinh tiên tiến với tổng số tiền là 540.000đ”. Cụ thể sửa lại như sau:
“Nhân dịp Tết thiếu nhi 01/06 và ngày gia đình Việt Nam 28/06, Công đoàn phường đã tổ chức gặp mặt các gia đình; phối hợp với Uỷ ban dân số phường nghe nói chuyện về kiến thức gia đình; kiến thức nuôi dậy con; tặng quà cho các cháu nhân dịp Tết 01/06 với tổng số tiền 780.000đ; động viên khen thưởng cho các cháu học sinh giỏi, học sinh tiên tiến với tổng số tiền là 540.000đ”.
+ Sử dụng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa
Đa nghĩa là một trong những hiện tượng có tính chất phổ quát của ngôn ngữ, không loại trừ tiếng Việt. Kết quả thống kê cho biết trong Từ điển tiếng Việt của Văn Tân ( Nxb Khoa học xã hội, 1977) từ đa nghĩa chiếm 33% tổng số các từ, trong đó một từ có nhiều nghĩa nhất là 19 nghĩa. Nhưng trong phong cách pháp
luật -hành chính của văn bản QLNN không cho phép sử dụng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa.
Ví dụ 1:
Công văn số 76/UB-TP về việc: “giải quyết đơn kiến nghị của các hộ dân ở 96A , 96B, 96C, 96D, 96E An Dương - phường Yên Phụ” ngày 04 tháng 06 năm 2003 có đoạn như sau:
“Căn cứ những trả lời và hướng dẫn của UBND phường,
ông có thể dùng văn bản này để tiếp tục làm việc với các cơ quan cấp trên nếu xét thấy cần thiết. UBND phường đã làm đúng thẩm quyền được Nhà nước giao đối với vụ việc của ông, bà đã nêu”.
Từ “ông”(được in đậm) trong câu này dùng là có ý gì: “ông” với nghĩa ý chỉ người soạn thảo văn bản này (thì chẳng có ý nghĩa gì). Thực ra ở đây ngầm hiểu “ông” là chỉ các ông, bà ở ngõ 96 phố An Dương. Mặt khác, đây là câu kết của văn bản nên cần phải viết rõ ràng:
“Căn cứ những trả lời và hướng dẫn của UBND phường, các ông, bà tại ngõ 96 phố An Dương có thể dùng văn bản này để tiếp tục làm việc với các cơ quan cấp trên nếu xét thấy cần thiết. UBND phường đã làm đúng thẩm quyền được Nhà nước giao đối với vụ việc của ông, bà đã nêu”.
Ví dụ 2:
Công văn về việc xử lý các vi phạm trật tự xây dựng đô thị trên địa bàn phường Yên Phụ có đoạn: "Đối với những trường hợp xây dựng trên đất hợp pháp hợp lệ nằm trong hành lang bảo vệ đê và vùng thoát lũ đều rơi vào những trường hợp có nhà cũ, ăn ở ổn
định có sổ đỏ, có hộ khẩu, có làm hồ sơ xin phép xây dựng cải tạo nâng cấp trên nguyên trạng không mở rộng diện tích và theo pháp lệnh đê điều và Nghị định 171/2003/NĐ - CP chưa có hướng dẫn cụ thể nên không xin được thoả thuận đê điều, do vậy UBND phường xử phạt hành chính 500.000đ, yêu cầu xin phép xây dựng và thường xuyên kiểm tra khống chế chiều cao quy mô xây dựng của công trình". Câu văn trên dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa: “ăn ở ổn định” trong câu này từ “ăn ở” không chính xác, dễ làm phát sinh cách hiểu khác nhau (nói vợ chồng sống chung với nhau: ăn ở với nhau được hai mụn con; cư xử: ăn ở chí tình), cần thay thế bằng từ “cư trú”. Kỹ thuật cú pháp trong câu văn không chính xác, không đánh dấu câu: “hợp pháp hợp lệ”; “ăn ở ổn định có sổ đỏ”. Mặt khác câu văn có chỗ không viết theo văn phong hành chính - công vụ: “chưa có hướng dẫn cụ thể nên không xin được thoả thuận đê điều” đây là lối dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ.