Thông tin tài liệu
ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG NGOẠI NGỮ TIỂU LUẬN Học phần: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Tên tiểu luận: Văn phịng có tầm quan trọng hoạt động quan, doanh nghiệp? Phân tích khó khăn Quản trị hành văn phịng nhà nước ta nay? Bạn đề xuất biện pháp khắc phục khó khăn đó? Sinh viên thực hiện: Lê Đức Chiến Mã sinh viên: DTF187220201013 Nhóm học phần: N02 Thái Nguyên, tháng năm 2021 KẾT QUẢ CHẤM TIỂU LUẬN Điểm Bằng số CB chấm (Ký, ghi rõ họ tên) Nhận xét CB chấm CB chấm (Ký, ghi rõ họ tên) Bằng chữ Điểm Bằng số Nhận xét CB chấm Bằng chữ Lời Cảm Ơn Em xin chân thành cảm ơn trường ngoại ngữ tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em học tập môn học quản trị hành văn phịng thực đề tài Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Phạm Huệ tận tình hướng dẫn bảo giảng dạy cho em trình môn để thực đề tài em biết ơn kiến thức quý báu cô truyền đạt kỳ học vừa qua Mặc dù cố gắng hoàn thành luận phạm vi khả cho phép chắn không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận thơng cảm, góp ý tận tình bảo q thầy cô “ Em xin chân thành cảm ơn” MỤC LỤC Phần I: Mở đầu ( tổng quan môn học ) Trình bày kiến thức tổng quan mơn học? Sau học xong em thu kiến thức bổ ích cho cơng việc sau này? Phần II: Nội dung Khái niệm văn phòng? 1.1 Hoạt động quan, doanh nghiệp gì? 1.2 Văn phịng có tầm quan trọng hoạt động quan, doanh nghiệp? Quản trị hành văn phịng 2.1 khái niệm quản trị? 2.2 Khái niệm quản trị hành văn phịng? 2.3 Những khó khăn Quản trị hành văn phòng nhà nước ta nay? Đề xuất 3.1 Biện pháp khắc phục khó khăn Quản trị hành văn phịng nhà nước ta nay? Phần III: Kết luận Phần I : Mở đầu Trình bày kiến thức tổng quan mơn học? Sau học xong em thu kiến thức bổ ích cho cơng việc sau này? Học phần trang bị cho sinh viên kiến thức hành văn phịng trở thành người có đạo đức lương tâm nghề nghiệp, có thái độ hợp tác với đồng nghiệp, tơn trọng pháp luật quy định nơi làm việc, có sức khỏe nhằm tạo điều kiện cho người lao động có khả tìm việc làm, đồng thời có khả học tập vươn lên, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế xã hội Nội dung mơn học bao gồm kiến thức, kỹ văn quản lý nhà nước, quản trị văn phòng, soạn thảo văn bản, nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, nghiệp vụ thư ký Sinh viên trang bị kiến thức tin học, trị, pháp luật Mơn học giúp em sau trở thành cán thực chun mơn nghiệp vụ hành văn phịng cấp trung cấp chuyên nghiệp có khả thực nhiệm vụ cụ thể như: Soạn thảo văn hành chính, nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lưu trữ, nghiệp vụ thư ký quan, tổ chức Phần II: Nội dung Khái niệm văn phịng? Văn phịng hay cơng sở tên gọi chung phòng khu vực làm việc khác người làm việc tịa nhà thiết kế, bố trí để sử dụng cho thuê cá nhân, tổ chức thực hoạt động văn phòng liên quan đến giấy tờ, sổ sách máy tính Văn phịng biểu thị vị trí hay phận tổ chức với nhiệm vụ cụ thể gắn liền với hoạt động liên quan đến công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở tổ chức Văn phịng Sở, hay văn phòng đặt quan, tổ chức, cơng ty thường có chức danh Chánh Văn phịng, Phó Văn phịng Về mặt pháp lý, văn phịng tên giao dịch tổ chức có tư cách pháp nhân văn phịng luật sư, văn phịng cơng chứng phận cơng ty, doanh nghiệp khơng có chức kinh doanh văn phòng đại diện, văn phòng thương mại, trung tâm xúc tiến thương mại 1.1 Hoạt động quan, doanh nghiệp gì? Thuật ngữ doanh nghiệp tương ứng với nhiều loại hình doanh nghiệp khác Nói cách chung nhất, doanh nghiệp tổ chức tìm kiếm phương tiện sản xuất sử dụng phương tiện để tạo sản phẩm dịch vụ đem bán, trao đổi thị trường theo Luật doanh nghiệp tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, đăng ký thành lập theo quy định pháp luật nhằm mục đích kinh doanh Hoạt động quan doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hay cung cấp dịch vụ thị trường Để hoạt động sản xuất kinh doanh lĩnh vực cần phương tiện, máy móc gì, xây dựng nhà xưởng, tuyển dụng lao động Tùy vào kết nghiên cứu, thăm dò thị trường, chiến lược kinh doanh mà DN định quy mơ đầu tư vốn • Chức sản xuất – kinh doanh doanh nghiệp: chức khơng thể tách rời nhau, ngược lại chúng có quan hệ chặt chẽ với tạo thành chu trình khép kín hoạt động doanh nghiệp, chu trình biểu diễn sơ đồ sau 1.2 Văn phịng có tầm quan trọng hoạt động quan, doanh nghiệp? Tầm Quan Trọng Của Văn Phòng Đối Với Doanh Nghiệp Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp nơi làm việc, hiểu theo nghĩa rộng, trừu tượng máy điều hành công việc quan Tuỳ theo hình thức hoạt động, quy mơ cơng ty mà văn phòng nhận trách nhiệm khác Văn phịng làm việc khơng nơi làm việc nhân viên, công chức công ty, doanh nghiệp mà nơi thể diện mạo giá trị thương hiệu Nhìn thấy tầm quan trọng văn phòng bước đầu cho phát triển thành cơng doanh nghiệp Văn phịng khơng nơi để nhân viên làm việc mà cịn đóng vai trò việc xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu a) Văn phòng tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả Khơng cịn tường khơ khan, văn phịng làm việc cơng ty, tập đồn lớn cịn không gian làm việc mở, sáng tạo mà nhiều nhân viên mơ ước Trong không gian mở, nhân viên phát huy hết khả sáng tạo để hồn thành cơng việc Ngồi chức nơi làm việc, văn phịng ngơi nhà thứ tất nhân viên công ty, điều cho thấy hồ hợp, gắn kết nhân viên cơng ty lớn Vì thế, hầu hết cơng ty, tập đồn lớn, công ty đa quốc gia cố gắng tạo môi trường làm việc văn phòng thân thiện giúp người gắn kết với nhằm chung sức xây dựng cơng ty b) Văn phịng mặt doanh nghiệp – giúp doanh nghiệp tạo dựng thương hiệu Văn phịng làm việc quan trọng, ảnh hưởng đến diện mạo công ty Khi khách hàng, đối tác đến tham quan, làm việc điều họ ấn tượng lưu tâm khơng gian làm việc cơng ty Nói cách dễ hiểu, văn phịng phải thể cá tính phong cách làm việc cơng ty, điều giúp khách hàng, đối tác ghi nhớ thương hiệu công ty Cùng với nhiều yếu tố khác website, namecard, logo, tên thương hiệu….văn phịng yếu tố quan trọng góp phận tạo nên thương hiệu doanh nghiệp Vì vậy, việc thiết kế khơng gian văn phịng, trang thiết bị, nội thất phải thống tạo hệ thống nhận diện thương hiệu xuyên suốt Quản trị hành văn phịng 2.1 Khái niệm quản trị? Khái niệm: quản trị hợp tác số người tổ chức để thực mục tiêu mà cá nhân theo đuổi phương cách có hiệu Qu ản trị phối hợp tất tài nguyên, thông qua tiến trình: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề 2.2 Quản trị hành văn phịng : nơi diễn hoạt động kiểm soát kinh doanh Nghĩa nơi soạn thảo, sử dụng tổ chức hồ sơ, cơng văn giấy tờ nhằm mục đích thơng tin cho có hiệu Quản trị phối hợp tất tài ngun thơng qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề Quản trị hành văn phịng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá kiểm soát hoạt động xử lý thơng tin 2.3 Những khó khăn Quản trị hành văn phịng nhà nước ta nay? Việt Nam trở thành viên tổ chức Thương Mại Thế Giới từ xuất cạnh trạnh doanh nghiệp đầu tư nước ngồi cũ nước ta về: cơng nghệ, thơng tin, máy móc đại, chất lượng quản lý chất lượng sản phẩm Điều bắt buộc doanh nghiệp việt nam doanh nghiệp đầu tư nước phải ứng dụng thiết bị, máy móc đại vào việc quản lý điều hành hoạt động sản xuất mình.Thơng tin trở thành yếu tố tiên quyết định sống doanh nghiệp Để tạo tiềm lực cạnh tranh cho mình, doanh nghiệp thực việc cải tiến công nghệ dây chuyền sản xuất đồng thời cải cách mơ hình tổ chức quản lý sản xuất cho phù hợp Vì việc xây dựng, tổ chức văn phịng đại q trình thu thập, tiếp nhận, xử lý thông tin việc xây dựng tổ chức văn phịng đại với máy móc đại yêu cầu phải nắm bắt kỹ sử dụng thành thạo máy móc đại như: sử dụng thành thạo máy vi tính, photocopy, biết truy cập thông tin internet Đây vấn gây trở ngại khó khăn Q tải thơng tin, hơ sơ tài liệu, việc lưu trữ khó khăn Trong năm qua công tác quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ, giấy tờ theo cách quản lý truyền thống bộc lộ nhiều hạn chế nhiều nguyên nhân khách quan chủ quan chẳng hạn như: thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác xử lý lưu trữ cịn thơ sơ thủ cơng Các cơng văn đến chủ yếu lưu hồ sơ giấy theo biểu mẫu chung Công văn sau xử lý thường phân loại xếp theo tệp hồ sơ kệ tủ kho phục vụ cho việc tìm kiếm sau Và vấn đề bất cập cần tím kiếm lại cơng văn thường thời gian cơng sức để tìm Chưa kể đến việc khối lượng cơng văn ngày tăng, diện tích lưu kho ngày tải Và việc mát thất lạc công văn rủi ro dễ xảy Mất nhiều thời gian, cơng sức kinh phí Theo thống kê cho thấy ngày có khoảng 80% cơng chức bàn giấy lãng phí khoảng nửa để tìm kiếm tài liệu 60% giành nhiều để làm công việc mà đồng nghiệp khác thực Hơn nữa, tất việc lưu lại giấy từ thông tin ghi chép đến công văn, văn bản, tài liệu nên năm doanh nghiệp phải trả khoản chi phí lớn cho văn phịng phẩm: bút, mực, giấy, kẹp ghim, in, ấn… Hiệu công việc thấp, ảnh hướng đến môi trường Với bất cập cho thấy việc quản lý văn phòng ảnh hưởng nhiều đến phát triển doanh nghiệp Không vậy, cơng tác quản lý văn phịng truyền thống nhiều giấy tờ cịn gián tiếp ảnh hưởng đến mơi trường phải sử dụng số lượng giấy lớn dẫn đến việc chặt phá nhiều cối để làm giấy Đề xuất 3.1 Biện pháp khắc phục khó khăn Quản trị hành văn phịng nhà nước ta nay? 10 Sử dụng phần mềm Cloudoffice “Cuộc cách mạng văn phịng” bùng nổ có phát triển công nghệ thông tin lên kinh tế – xã hội Với đời phần mềm quản lý văn phòng điện tử – Cloudoffice, mơ hình “văn phịng khơng giấy tờ” ngững biện pháp khắc phục hạn chế, bất cập văn phòng truyền thống Phần mềm Cloudoffice tích hợp nhiều hệ thống phần mềm tiện ích khác quản lý văn bản, quản lý công việc, quản lý văn thư lư trữ, tài liệu… hỡ trợ cho việc quản lý văn phịng hiệu quả, tiết kiệm thời gian, sức lực chi phí văn phòng phẩm Đặc biệt sử dụng phần mềm văn phòng điện tử cấp lãnh đạo, nhà quản lý duyệt văn bản, đạo công việc từ xa qua internet thiết bị thông minh SmartPhone, đáp ứng nhu cầu điều hành xử lý công việc cách linh hoạt - kịp thời - lúc nơi Trang bị máy móc, phương tiện đại tự động hóa triển khai ngày nhiều nội dung cơng tác văn phịng Chẳng hạn: tuyển dụng nhân sự, tổ chức lao động, công tác văn thư, lưu trữ… Các nhân viên văn phòng cần chủ động triển khai công tác chuyên môn, thay chờ đợi đáp ứng với thách thức bên Đáp ứng theo thời gian thực thách thức quan trọng bắt nguồn từ thay đổi mơ hình quy trình kỷ nguyên 4.0 với nhân viên Các phần mềm đo lường thông báo tình trạng làm việc nhân viên Lượng hóa tất khía cạnh quản lý ln ước mơ hành đại Trí thơng minh nhân tạo áp dụng chung với liệu lớn thay công tác nhân tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, phát triển gắn kết nhân viên Trí thơng minh nhân tạo giúp quản lý liệu công dân để tăng 11 chất lượng dịch vụ đưa chiến lược, kế hoạch hướng cho quan, tổ chức Tổ chức đào tạo, bôi dưỡng Vai trị cơng tác văn phịng ngày trọng Cơng tác quản trị văn phịng giúp quan, doanh nghiệp giảm làm, chi phí vận hành tăng suất hiệu cơng việc Vì vậy, việc xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhằm giúp lãnh đạo, nhân viên văn phòng nâng cao nghiệp vụ vấn đề cấp thiếtCác chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần tập trung vào nội dung nghiệp vụ cụ thể như: soạn thảo văn điện tử; quản lý hồ sơ điện tử; kỹ thuật tổ chức, điều hành họp trực tuyến; tổ chức hoạt động giao tiếp trực tuyến qua mơi trường mạng; điều hành văn phịng trực tuyến Xây dựng hệ thống văn phòng điện tử Văn phịng điện tử đem lại lợi ích đáng kể kinh tế Với khả cung cấp môi trường làm việc cộng tác cách hiệu quả, chi phí tổ chức họp hành, chuyển phát tài liệu, in ấn giảm đáng kể, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian công sức cho công việc khơng cần thiết Từng bước tin học hóa cơng tác văn phịng Máy vi tính văn phịng “khơng giấy” Mạng vi tính với hệ thống thơng tin Mạng đơn giản Mạng nội Mạng mở rộng 12 Phần III: Kết luận Đề tài mang lại cho em nhiều lợi ích, cho em thấy tầm quan trọng văn phịng quan, doanh nghiệp văn phòng dường định tất hoạt động quan doanh nghiệp nhờ có văn phòng mà hoạt động quan, doanh nghiệp diễn cách khoa học hơn, nhanh gọn, tiết kiệm ngân sách thời gian Khơng đề tài cịn cung cấp cho em kiến thức lý thuyết, rèn luyện kỹ nghiên cứu ứng dụng thực tế vấn đề liên quan đến quản trị hoạt động hành văn phịng soạn thảo văn bản, quản lý văn xếp lịch hoạt động quan; tổ chức hội họp giao tiếp hành văn phịng Sau nghiên cứu đề tài em vận dụng kiến thức lĩnh hội để thực cơng việc hành đơn vị quan, doanh nghiệp tham gia vai trò lãnh đạo, quản trị tự quản trị cơng việc hành nhằm giúp hiệu cho việc hồn thành tốt cơng việc chun mơn tương lai Mơn học giúp em nâng cao nghiệp vụ hành văn phịng để sau trường có nhiều hội việc làm giúp em có thêm nhiều kiến thức chuyên sâu lĩnh vực hành văn phịng, để nâng cao nghiệp vụ thân hiệu công tác đưa định hướng kế hoạch phát triển thân 13 ... trọng hoạt động quan, doanh nghiệp? Quản trị hành văn phịng 2.1 khái niệm quản trị? 2.2 Khái niệm quản trị hành văn phịng? 2.3 Những khó khăn Quản trị hành văn phòng nhà nước ta nay? Đề xuất 3.1... nhiều lợi ích, cho em thấy tầm quan trọng văn phịng quan, doanh nghiệp văn phòng dường định tất hoạt động quan doanh nghiệp nhờ có văn phòng mà hoạt động quan, doanh nghiệp diễn cách khoa học... có tầm quan trọng hoạt động quan, doanh nghiệp? Tầm Quan Trọng Của Văn Phòng Đối Với Doanh Nghiệp Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp nơi làm việc, hiểu theo nghĩa rộng, trừu tượng máy điều hành công
Ngày đăng: 23/12/2021, 16:51
Xem thêm:
