Phần mở đầu 1.Tính cấp thiết đề tài Văn quản lý nhà n ớc có vai trò quan trọng hoạt động quản lý Các quan nhà n ớc từ Trung ơng đến địa ph ơng sử dụng văn nh ph ơng tiện chủ yếu, sở pháp lý để điều hành công việc.Văn quản lý nhà n ớc ph ơng tiện ghi lại truyền đạt thông tin, định quản lý mà thể mối quan hệ quan nhà n ớc cấp với quan trực thuộc, quan nhà n ớc với nhau, quan nhà nớc với tổ chức, công dân, thể ph ơng thức, lề lối làm việc quan Nghị Hội nghị lần thứ Ban chấp hành TW Đảng khóa IX khẳng định: Các sở xÃ, ph ờng, thị trấn nơi tuyệt đại phËn nh©n d©n sinh sèng, c tró HƯ thèng chÝnh trị sở có vai trò quan trọng việc tổ chức vận động nhân dân thực đ ờng lối sách Đảng, pháp luật nhà n ớc, tăng cờng khối đại đoàn kết toàn dân, phát huy quyền làm chủ tập thể nhân dân , huy động khả phát triển KTXH, tổ chức sống cộng đồng dân c ủy ban nhân dân cấp xà ph ờng thực chức quản lý nhà nớc địa phơng, góp phần dảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà n ớc từ Trung ơng đến địa phơng Đồng thời, để thực chức QLNN mình, UBND ban hành nhiều loại văn nh văn QPPL, văn hành thông thờng, văn chuyên môn kỹ thuật Nh Nh vậy, văn QLNN cấp xà phờng có vai trò quan trọng Tuy nhiên, hoạt động ban hành văn quan QLNN bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt quan nhà nớc địa phơng Theo Báo cáo số 164/CP-XDPL ngày 10 tháng 11 năm 2005 Chính phủ tình hình soạn thảo, ban hành kiểm tra văn QPPL, văn không đảm bảo pháp lý 20%; sai tên quan ban hành, sai số, ký hiệu văn chiếm tỷ lệ 15%; sai thể thức kỹ thuật trình bày chiếm khoảng 50%; sai ký, đóng dấu văn chiếm từ 5-6%; thiếu chuẩn xác ngôn ngữ chiếm 60%-70% Nh vậy, tỷ lệ văn thiếu chuẩn xác ngôn ngữ lớn Một hạn chế việc sử dụng ngôn ngữ văn QLNN không văn phong hành chính-công vơ nh dïng tõ ®a nghÜa, sư dơng tõ thc phong cách ngữ, dùng từ ngữ địa ph ơng, câu mơ hồ, lủng củng Nh Do tính chất không rõ ràng, mơ hồ từ ngữ, nội dung bị bóp méo, xuyên tạc văn nên đà gây hậu định hoạt động quản lý nhà n ớc Xuất phát từ vai trò UBND, vai trò văn bản, từ tình hình sử dụng ngôn ngữ văn QLNN cấp sở, việc đầu t, nghiên cứu biện pháp nâng cao hiệu việc sử dụng ngôn ngữ loại văn vấn đề cấp thiết đặt Cho đến nay, văn phong, ngôn ngữ văn QLNN đà đ ợc nghiên cứu công trình nh : - Kỹ thuật ngôn ngữ soạn thảo văn quản lý nhà n ớc(1997), Bùi Khắc Việt, Nhà xuất khoa học xà hội; - Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà n ớc (2006), Nguyễn Văn Thâm, Nhà xuất trị quốc gia; - Tiếng Việt đại (1996), Nguyễn Hữu Quỳnh, Trung tâm biên soạn từ điển bách khoa Việt Nam; - Giáo trình Tiếng Việt thực hành (2005), Học viện Hành Quốc gia, Nhà xuất giáo dục; - Giáo trình Kỹ thuật xây dựng ban hành văn (2004), Học viện Hành Quốc gia, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội Văn phong, ngôn ngữ văn QLNN nội dung nghiên cứu luận văn nh : - Hoàn thiện việc ban hành văn QLNN hệ thống quan hành nhà n ớc Luận văn Thạc sĩ - Hà Quang Thanh 2000 - Ban hành văn quy phạm pháp luật quan QLNN tỉnh Đồng Nai Luận văn Thạc sĩ - Hồ Văn Năm - 2001 - Ban hành quản lý văn QLNN cấp xà (qua thực tế tỉnh Phú Thọ) Luận văn Thạc sĩ - Nguyễn Văn Bình 2002 Tuy nhiên cha có luân văn thạc sĩ cử nhân chuyên ngành quản lý hành công nghiên cứu chuyên sâu ngôn ngữ văn QLNN UBND ph ờng Yên Phụ Vì vậy, phạm vi luận văn tốt nghiệp, chọn đề tài: Văn phong ngôn ngữ văn quản lý nhà n ớc Uỷ ban nhân dân ph ờng Yên Phụ Mục đích đề tài Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ văn quản lý nhà nớc Uỷ ban nhân dân ph ờng Yên Phụ, từ đề xuất giải pháp đảm bảo tính chuẩn mực ngôn ngữ Phạm vi nghiên cứu Các văn QLNN ủy ban nhân dân phờng Yên Phụ ban hành từ năm 2003 đến năm 2006 Nhiệm vụ đề tài - Tìm hiểu sở lý luận văn quản lý nhà n ớc; đặc điểm văn phong hành công vụ; yêu cầu ngôn ngữ văn QLNN - Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ văn QLNN UBND phờng Yên Phụ ban hành - Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu sử dụng ngôn ngữ văn QLNN UBND ph ờng Yên Phụ Phơng pháp nghiên cứu a Nghiên cứu lý luận Đề tài dựa vào nội dung văn pháp luật nhà n ớc xây dựng, ban hành, kiểm tra xử lý văn bản, dựa vào công trình nghiên cứu làm tảng gắn kết lý luận với thực tiễn việc sử dụng văn QLNN UBND ph ờng Yên Phụ b Phơng pháp nghiên cứu thực tiễn - Khảo sát thực tiễn - Phân tích, tổng hợp từ báo cáo, tài liệu tham khảo, số liệu thu thập liên quan đến hoạt động xây dựng ban hành văn UBND phờng Yên Phụ - Phơng pháp thống kê - Phơng pháp so sánh ý nghĩa đề tài - Các giải pháp đề tài đ a tiếp tục nghiên cứu áp dụng thực tế hoạt động ban hành văn - Kết nghiên cứu đề tài làm t liệu nghiên cứu, giảng dậy môn kỹ thuật soạn thảo ban hành văn bản, chơng trình đào tạo, bồi d ỡng hành nh : cử nhân, trung cấp, tiền công vụ, bồi d ỡng cán cấp xà 7.Kết cấu khóa luận Ngoài phần mở đầu kÕt ln, phơ lơc, khãa ln gåm ch ¬ng: - Chơng I: Văn phong , ngôn ngữ - yếu tố tạo nên chất lợng văn QLNN - Chơng II: Thực trạng sử dụng ngôn ngữ văn QLNN UBND phờng Yên Phụ - Chơng III: Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu sử dụng ngôn ngữ văn QLNN UBND ph ờng Yên Phụ Chơng văn phong, ngôn ngữ - yếu tố tạo nên chất l ợng văn Quản lý nhà n ớc 1.1 Khái quát chung văn QLNN 1.1.1 Khái niệm văn quản lý nhà n ớc Hoạt động giao tiếp nhân loại đ ợc thực chủ yếu ngôn ngữ Với đời chữ viết, ng ời đà thực đ ợc giao tiếp khoảng không gian cách biệt vô tận qua hệ Hoạt động giao tiếp ngôn ngữ luôn đ ợc thực qua trình phát nhận ngôn Là sản phẩm ngôn ngữ hoạt động giao tiếp, ngôn tồn dạng âm (là lời nói) đợc ghi lại dới dạng chữ viết văn Nh vậy: Văn ph ơng tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu định Văn đợc hình thành nhiều lĩnh vực hoạt động đời sống xà hội Tuỳ theo tõng lÜnh vùc thĨ, tõng ®iỊu kiƯn thĨ mà văn có hình thức nội dung thể khác Chẳng hạn, hệ thống văn nói chung văn văn ch ơng (văn học nghệ thuật) khác với văn quản lý; hệ thống văn quản lý nhà n ớc văn quy phạm pháp luật khác với văn hành loại nh hình thức văn cụ thể khác Sự hình thành văn lĩnh vực cụ thể khác Trong lĩnh vực quản lý hành nhà n ớc, hệ thống văn quản lý hành nhà n ớc đợc hình thành quan, đơn vị, phơng tiện thực chức máy quản lý nhà nớc, phản ảnh cụ thể quan hệ xà hội Đồng thời, có liên quan ảnh hởng lẫn theo đặc tr ng đặc tr ng khác hoạt động quản lý nhà n ớc Trong hoạt động quản lý nhà n ớc, giao dịch quan nhà nớc với nhau, quan nhà n ớc với tổ chức, công dân, văn ph ơng tiện thông tin bản, sợi dây liên lạc Nhà n ớc với tổ chức công dân Có thể thấy, văn quản lý nhà nớc phơng tiện để xác định vận dụng chuẩn mực pháp lý vào trình quản lý nhà n ớc Xây dựng văn QLNN, đó, cần đ ợc xem phận hữu hoạt động QLNN biểu quan trọng hoạt động Nh vậy: văn QLNN định thông tin quản lý thành văn (đ ợc văn hoá) quan quản lý nhà nớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định đợc Nhà nớc đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà n ớc quan nhà n ớc với tổ chức công dân [6] 1.1.2 Vai trò văn QLNN Trong hoạt động QLNN, vai trò có vị trí đặc biệt quan trọng Có thể kể số vai trò văn nh sau: a) Văn quản lý hành nhà n ớc sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Trong hoạt động quản lý nhà n ớc, nhu cầu thông tin lớn, đa dạng luôn biến đổi Nhu cầu xác định tuỳ vào công việc, loại công việc cần thông tin gì, theo phạm vi hoạt động quan nhiều yếu tố khác Có thể nói, thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhà n ớc chủ yếu văn Thông qua văn đơn vị quan thu thập thông tin cần thiết cho hoạt động hàng ngày mình, tạo điều kiện cho hoạt động quan đạt hiệu cao Các thông tin thu đ ợc văn th ờng là: - Thông tin chủ tr ơng, đờng lối Đảng Nhà n ớc liên quan đến mục tiêu ph ơng hớng hoạt động lâu dài quan; - Thông tin nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể quan, tổ chức; - Phơng thức hoạt động, quan hệ công tác đơn vị quan với nhau; - Thông tin tình hình đối t ợng bị quản lý, biến động quan, chức nhiệm vụ quyền hạn quan, tổ chức; - Thông tin kết đạt đ ợc quản lý Đối với quan, tổ chức thông tin quan trọng cần thiết để quan, tổ chức hoạt động có hiệu b) Văn ph ơng tiện hữu hiệu việc truyền đạt định quản lý Trong quản lý, truyền đạt định có ý nghĩa quan trọng đòi hỏi không cần nhanh chóng mà phải xác, đối tợng Vấn đề đặt phải truyền đạt nh để đối t ợng bị quản lý thông suốt, hiểu đ ợc nhiệm vụ nắm bắt đ ợc ý đồ lÃnh đạo, nhiệt tình phấn khởi thực nhận đ ợc định Việc truyền đạt kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, thiếu xác làm cho định quản lý khó có điều kiện thực thực với hiệu thấp, chí không hiệu Thực tế cho thấy văn hệ thống văn có vai trò quan trọng việc truyền đạt định quản lý Chúng có khả giúp cho việc truyền đạt thông tin quản lý cách rộng rÃi, đồng loạt có độ tin cậy cao từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý Vì vậy, trình thực cần phải ý đến việc sử dụng hợp lý văn bản, xây dựng hệ thống chu chuyển văn quan cho khoa học để chúng phục vụ tốt cho việc truyền đạt định quản lý Truyền đạt định quản lý việc sử dụng văn nh phơng tiện để truyền đạt khía cạnh quan trọng việc tổ chức khoa học lao động quản lý Tổ chức tốt suất lao động cao, tổ chức không tốt, thiếu khoa học suất làm việc ngời quản lý, quan bị hạn chế Văn giúp cho nhà quản lý tạo mối quan hệ mặt tổ chức quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu mình, h ớng hoạt động thành viên vào mục tiêu quản lý c) Văn ph ơng tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động máy lÃnh đạo quản lý Kiểm tra điều kiện tất yếu để đảm bảo cho máy lÃnh đạo quản lý hoạt động có hiệu Nếu kiểm tra chặt chẽ thiết thực thị, nghị quyết, định quan lÃnh đạo quản lý lý thuyết suông V.I Lênin nói kiểm soát kiểm tra việc thực ph ơng tiện có hiệu lực để thúc đẩy quan nhà n ớc, quan kinh tế, tổ chức xà hội hoạt động cách tích cực, có hiệu Trong thùc tÕ, cã thĨ cã nhiỊu ph ¬ng tiƯn để thực việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động quản lý nhà n ớc, nhng phơng tiện quan trọng thiếu cho công tác kiểm tra hệ thống văn quản lý nhà n ớc Tuy nhiên, công tác kiểm tra văn thu đ ợc kết cần phải tổ chức cách khoa học Cần xác định rõ phải có văn để phục vụ cho công tác kiểm tra biện pháp áp dụng văn để kiểm tra công việc đơn vị Để việc kiểm tra có hiệu quả, cần ý hai ph ơng diện: tình xuất văn hoạt động quan đơn vị trực thuộc; hai nội dung văn việc thực văn thực tế mức độ khác nhau, hai ph ơng diện cho thấy chất l ợng hoạt động thực tế quan Việc kiểm tra hoạt động máy lÃnh đạo quản lý thông qua hệ thống văn tách rời với việc phân công trách nhiệm cách cụ thể, xác cho phận, cán đơn vị hệ thống bị quản lý Nếu phân công không rõ ràng, thiếu khoa học tiến hành kiểm tra có kết Chủ tÞch Hå ChÝ Minh tõng nãi: “Mn chèng bƯnh quan liêu giấy tờ, muốn biết nghị có đ ợc thi hành không, muốn biết sức làm, làm qua chuyện có cách khéo kiểm soát d) Văn công cụ xây dựng hệ thống pháp luật Xây dựng hệ thống pháp luật hành nhằm tạo sở cho quan hành nhà n ớc, công dân hoạt động theo chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với phân chia quyền hành quản lý nhà n ớc Khi xây dựng ban hành văn quản lý nhà n ớc cần ý đảm bảo yêu cầu nội dung hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan luật định cho văn ban hành có giá trị điều hành thực tế không mang tính hình thức, nguyên tắc, văn đảm bảo đ ợc quyền uy quan nhà nớc Đây yêu cầu quan trọng công cải cách hành quốc gia 1.1.3 Phân loại văn quản lý nhà n ớc Văn QLNN tập hợp văn đ ợc ban hành tạo nên chỉnh thể văn cấu thành hệ thống, tất văn có liên quan mật thiết với ph ơng diện, đợc xếp theo trật tự pháp lý khách quan, lôgic khoa học Hệ thống văn QLNN gồm nhiều loại, chủ thể khác ban hành, loại có tính chất đặc thù riêng Văn đ ợc phân loại theo tiêu chí khác tùy theo mục đích nội dung phân loại Các tiêu chí là: - Phân loại theo hiệu lực pháp lý; - Phân loại theo tác giả; - Phân loại theo tên loại; - Phân loại theo nội dung; - Phân loại theo thời gian địa điểm hình thành; - Phân loại theo kỹ thuật chế tác - Theo Điều Nghị định Chính phủ số 110/2004/ NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn th , hình thức văn hình thành hoạt động quan, tổ chức bao gồm: + Văn quy phạm pháp luật theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 Luật sửa đổi bổ sung số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002 + Văn hành