Phọ VẨn phòngLẾ ngởi giụp việc cho ChÌnh VẨn phịng, chÞu trÌch nhiệm cÌ nhẪn về cÌcnhiệm vừ Ẽùc phẪn cẬng, trỳc tiếp phừ trÌch bờ phỈn T phÌp, tiếp dẪn vẾ hiảiquyết khiiàụ nỈi tộ cÌo cẬn
1 Môc lôc Stt 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Nội dung Tran g Lời nói đầu 04 A Tình hình công tác Văn th Văn phòng HĐND & UBND 06 quận Tây Hồ I Những vấn đề chung UBND Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Giới thiệu khái quát UBND quận Tây Hồ 1.1 Quá trình hình thành hoạt động UBND quận Tây Hồ 1.2 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 1.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND quận Tây Hồ Vai trò Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 2.1 Vai trò Văn phòng 2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 2.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ II Tình hình công tác Văn th Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Tình hình tổ chức tình hình cán làm công tác Văn th Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 1.1 Tình hình tổ chức công tác Văn th 1.2 Tình hình cán làm công tác Văn th 1.3 Công tác Văn th đợc đặt dới đạo Chánh Văn phòng Quản lí, đạo công tác Văn th 2.1 Việc ban hành văn đạo, hớng dẫn nghiệp vụ công tác Văn th 2.2 Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác Văn th 2.3 Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Văn th thực nội dung nghiệp vụ công tác Văn th 3.1 Tình hình ban hành văn UBND Văn phòng HĐND& UBND Quận Tây Hồ 3.1.1 Tổ chức soạn thảo, duyệt, đánh máy văn 3.1.2 Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn 3.2 Tổ chức quản lý giải văn 3.2.1 Việc trình ký văn 3.2.2 Đóng dấu văn 3.2.3 Đăng ký văn 3.2.4 Chuyển giao văn 06 06 06 07 10 11 11 12 17 20 20 20 21 21 22 22 23 23 23 23 24 25 30 30 30 32 34 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 3.2.5 LËp tËp lu văn 36 3.3 Tổ chức quản lý giải văn đến 36 3.3.1 Tiếp nhận văn 37 3.3.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu đến 37 3.3.3 Đăng ký văn đến 39 3.3.4 Trình ký văn đến 42 3.3.5 Sao văn 43 3.3.6 Chuyển giao văn đến 44 3.3.7 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 44 3.4 Lập hồ sơ hành 44 3.5 Tình hình quản lý sử dụng dấu văn phòng HĐND & 45 UBND quận Tây Hồ 3.6 Trang thiết bị làm việc cán Văn th chuyên trách 47 Một số nhận xét khai quát chung công tác Lu trữ 50 4.1 Tình hình tổ chức công tác Lu trữ 50 4.2 Về công tác thu thập, bổ sung giao nộp tài liệu vào lu trữ 50 4.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 51 4.4 Công tác bảo quản tài liệu 51 4.5 Công tác tra tìm phục vụ khai thác sử dụng tài liệu 52 B Nội dung thực tập thu hoạch thân 53 53 I Nội dung thực tập 53 II Thu hoạch thân C Nhận xét khái quát công tác văn th lu trữ Văn 55 phòng HĐND& UBND quận Tây Hồ Những ý kiến đóng góp, kiến nghị I Nhận xét công tác văn th lu trữ Những thuận lợi Những khó khăn II Những ý kiến đóng góp kiến nghị Đối với công tác Văn th Đối với công tác Lu trữ Kết luËn 55 55 56 56 57 57 58 Phô lôc Stt Nội dung Trang 01 Sơ đồ tổ chức máy UBND quận Tây Hồ 02 Sơ đồ tổ chức máy Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 16 03 Mẫu bìa sổ đăng ký văn 33 04 Mẫu cách đăng ký văn 34 05 Mẫu bì văn 35 06 Mẫu mục lục văn kiện 36 07 Mẫu dấu đến 38 08 Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến 40 09 Mẫu cách đăng ký văn đến 41 10 Mẫu phiếu ý kiến xử lý 42 11 Mẫu thể thức văn 43 12 Sơ đồ trang thiết bị phòng Văn th 49 Lời nói đầu Trong thời đại lịch sử thông tin đóng vai trò quan trọng cho phát triển xà hội ngời Theo dòng chảy thời gian, giới có vận động phát triển không ngừng Nhu cầu tìm lại khứ, hiểu biết khám phá điều mẻ tất yếu tồn xà hội Tài liệu nguồn thông tin thiếu nhằm phục vụ hoạt động xà hội ngời Thông tin đợc gửi nhận nhiều phơng tiện khác Trong văn giấy tờ phơng tiện chủ yếu phổ biến Thông tin văn đợc thực nhờ công tác Văn th quan Văn công cụ quản lý Nhà nớc phổ biến cấp lÃnh đạo Là phơng tiện để cấp, ngành, quan thuộc lĩnh vực trao đổi thông tin; phục vụ hoạt động quan Công tác văn th đảm bảo công tác quản lý, điều hành quan đợc thông suốt qua việc tổ chức quản lý, giải văn Nhận thấy tầm quan trọng công tác Văn th quản lý Nhà nớc, đặc biệt tình hình đổi đất nớc, vấn đề đợc Đảng Nhà nớc quan tâm Đồng thời nhằm đáp ứng nhu cầu xà hội, ngày 18 tháng 12 năm 1971 Bộ trởng Phủ thủ tớng đà ban hành Quyết định số 109/TB việc Thành lập trờng Trung học Văn th Lu trữ Với nhiệm vụ đào tạo, bồi dỡng, huấn luyện cán chuyên nghiệp văn th, lu trữ bậc trung học hệ nghề Hàng năm Nhà Trờng đào tạo đợc hàng trăm cán có nghiệp vụ Văn th, Lu trữ làm việc lĩnh vực Từ thành lập đến nay, qua 35 năm xây dựng phát triển Trờng đà có nhiều đổi thay, thành lập thêm số ngành đào tạo nh: Th ký, Hành văn phòng, Tin học văn phòng để phù hợp với thực tế xà hội ngày phát để phù hợp với thực tế xà hội ngày phát triển Trờng đà đợc nâng cấp lên Cao đẳng theo Quyết định số 3225/QĐGD&ĐT- TCCB ngày 15/6/2005 với tên gọi Trờng Cao đẳng Văn th Lu trữ TWI Trờng Cao đẳng Văn th Lu trữ TWI có nhiệm vụ: - Đào tạo bồi dỡng cán có trình độ cao đẳng trình độ thấp lĩnh vực Văn th, Lu trữ, Hành văn phòng, Tin học văn phòng, Thông tin th viện Th ký văn phòng - Nghiên cứu khoa học phục vụ yêu cầu phát triĨn Kinh tÕ- X· héi §Ĩ thùc hiƯn tèt chøc nhiệm vụ đào tạo mình, trình đào tạo Nhà trờng trọng rèn luyện tay nghề cho học sinh với phơng châm Học đôi với hành Chính vậy, cuối khoá học Nhà trờng tổ chức cho học sinh thực tập, tạo điều kiện cho học sinh học hỏi, lĩnh hội công tác văn th thực tế quan Đợc đồng ý Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ qua giới thiệu Nhà trờng Em đợc đến thực tập Văn phòng UBND quận Tây Hồ từ ngày 22/5 đến ngày 16/9/2006 Trong suốt trình thực tập, em đà nhận đợc giúp đỡ cô, chú, anh chị nhân viên Văn phòng Đợc hớng dẫn nhiệt tình cán Văn th Lu trữ đây, em đà đợc tập làm công việc thuộc chuyên môn nghiệp vụ ngời cán văn th nh làm quen với công tác văn phòng Em xin đợc bày tỏ lòng biết ơn đến Nhà trờng, Khoa Văn th thầy cô đà tạo điều kiện cho em thực tập Để em cã c¬ héi trau dåi kiÕn thøc, vËn dơng lý thuyết vào thực tiễn cách linh hoạt Cảm ơn cô, anh chị Văn phòng UBND quận Tây Hồ đà bảo nhiệt tình trình em thực tập, giúp em nâng cao tay nghề, tìm hiểu sâu vào thực tế công việc Từ em vững tin có tinh thần yêu nghề Kết thực tập em đợc thể báo cáo Đây toàn sản phẩm mà em tiếp thu đợc gần 04 tháng thực tập Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ nghiệp vụ văn th Mặc dù nhận đợc giúp đỡ thầy cô nh cán hớng dẫn thực tập Song không tránh khỏi thiếu sót báo cáo Vì em mong đợc góp ý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! Tây Hồ, tháng năm 2006 Học viên Bùi Thị Nga A - tình hình công tác văn th văn phòng hđnd & ubnd quận Tây Hồ I - vấn đề chung ubnd văn phòng hđnd & ubnd quận tây hồ Giới thiệu khái quát UBND quận Tây Hồ 1.1 Quá trình hình thành hoạt động UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ đơn vị hành thuộc UBND Thành phố Hà Nội, đợc thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28 tháng 10 năm 1995 Chính phủ sở phờng: Bởi, Thuỵ Khuê, Yên Phụ quận Ba Đình xÃ: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thợng Huyện Từ Liêm UBND Quận bắt đầu hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 1996 với phờng thức là: Xuân La, Quảng An, Tứ Liên, Nhật Tân, Phú Thợng, Thuỵ Khuê, Yên Phụ Bởi Địa giới hành chính: Tây Hồ quận nằm phía Tây Bắc Thủ đô + Phía Đông giáp huyện Gia Lâm quận Ba Đình; + Phía Tây giáp huyện Từ Liêm; + Phía Nam giáp quận Ba Đình; + Phía Bắc giáp huyện Đông Anh Hiện toàn Quận có 69713 nhân với diện tích tự nhiên 2042,7 Là quận nhng đợc Đảng, Chính quyền với Sở, Ban, Ngành Thành phố quan tâm giúp đỡ Đến nay, qua 10 năm xây dựng phát triển hệ thống máy quyền UBND quận đà kiện toàn, thực tốt nhiệm vụ quản lý nhà nớc địa bàn lĩnh vực: kinh tế, văn hoá, trị, xà hội, an ninh quốc phòng để phù hợp với thực tế xà hội ngày phát UBND quận Tây Hồ đẩy mạnh mục tiêu phát triển kinh tế - xà hội có mối quan hệ cộng tác với UBND Thành phố, Sở, Ban, Ngành Thành phố, Đảng quận, HĐND quận UBND phờng địa bàn 1.2 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ hoạt động cơng vị tổ chức cấp quận, huyện có quy mô máy lớn Là quan quản lý nhà nớc thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Bộ máy UBND quận Tây Hồ toàn hệ thống thành viên phòng, ban đợc tổ chøc theo c¬ cÊu trùc tun Tỉ chøc bé máy: + 01 Chủ tịch + 02 Phó Chủ tịch + 01 Chánh Văn phòng + 02 Phó Văn phòng + Các uỷ viên Bộ máy UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Quyết định số 20/2004/QĐ-UB ngày 30 tháng năm 2004 UBND quận việc phân công công tác thành viên UBND quận Tây Hå nhiƯm kú 2004 - 2009 a Chđ tÞch UBND quận Tây Hồ: - Là ngời lÃnh đạo , điều hành toàn diện mặt công tác UBND quận - Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thởng quận, Hội đồng nghĩa vụ quân Hội đồng phối hợp công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật quận, Hội đồng giải phóng mặt bằng, trởng ban đạo thi hành án để phù hợp với thực tế xà hội ngày phát - Xử lý vấn đề có liên quan đến ngành: công an, án, viện kiểm sát nhân dân, đội thi hành án, ban huy quân phòng thống kê quận - Chủ trì phiên họp UBND quận, đảm bảo mối quan hệ với thành phố , quận uỷ, HĐND quận, Toà án nhân dân quận, Viện kiểm sát nhân dân quận, Uỷ ban mặt trận tổ quốc quận, Liên đoàn lao động quận đoàn thể nhân dân quận - Trực tiếp phụ trách phòng: Phòng Tổ chức quyền, Kế hoạch Kinh tế, Thanh tra, Ban quản lý dự án để phù hợp với thực tế xà hội ngày phát b Phó Chủ tịch UBND quận: UBND quận Tây Hồ có 02 Phã Chđ tÞch gióp viƯc cho Chđ tÞch , 01 Phó Chủ tịch phụ trách Văn xÃ, 01 Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế Đô thị Các Phó Chủ tịch làm việc theo phân công Chủ tịch có nhiệm vị đạo điều hành hoạt động số phòng, ban chuyên môn UBND quận Chịu trách nhiệm cá nhân trớc Chủ tịch, tập thể UBND quận, HĐND quận định, ý kiến đạo điều hành, kết công việc thuộc lĩnh vực đợc phân công Cùng tập thể UBND quận chịu trách nhiệm hoạt động UBND quận trớc UBND Thành phố, Quận uỷ HĐND quận Phó Chủ tịch phụ trách Văn xÃ: Chịu trách nhiệm trực tiếp chức quản lý nhà nớc hoạt động văn hoá - xà hội địa bàn quận, trực tiếp quản lý đơn vị: phòng Văn hoá thông tin, Trung tâm thể dục thể thao, phòng GD & ĐT, phòng LĐTB & Xà Hội, uỷ ban dân số kế hoạch hoad gia đình, uỷ ban chăm sóc bảo vệ trẻ em , bảo hiểm, công tác tôn giáo, thông tin đại chúng Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế Đô thị: Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý nhà nớc công tác thu chi ngân sách, hoạt động kinh tế, tài chính, nông nghiệp, c«ng nghiƯp, giao th«ng c«ng chÝnh, khoa häc c«ng nghƯ, thơng mại, doanh nghiệp, du lịch, quản lý đất đai, xây dựng địa bàn quận, địa chính, quản lý thị trờng, quản lý đô thị, ban quản lý dự án c Các phòng ban chuyên môn trực thuộc Theo Quyết định số 4428/QĐ-UB ngày 15 tháng 12 năm 1995 UBND Thành phố Hà Nội việc thành lập phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ có 12 phòng ban Qua 10 năm hoạt động, UBND quận Tây Hồ có thay đổi tên số phòng ban cho phù hợp Đến nay, UBND quận Tây Hồ gồm 12 phòng ban sau: Văn phòng UBND quận Phßng Tỉ chøc chÝnh qun Phßng Thanh tra quận Phòng Lao động Thơng binh Xà hội Phòng T pháp Phòng Giáo dục Đào tạo Trung tâm Y tế Phòng Kế hoạch - Kinh tế Phòng Tài 10 Phòng Tài nguyên Môi trờng 11 Phòng Xây dựng đô thị 12 Phòng Văn hoá thông tin - Thể dục thể thao Các phòng hoạt động theo chức nhiệm vụ riêng theo lÃnh đạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch; giúp việc cho Chủ tịch Phó Chủ tịch Ngoài có Hội: Hội Cựu chiến binh, Hội Ngời cao tuổi, Hội chữ thập đỏ, Hội Luật gia Hội Nông dân, Hội Phụ nữ đội: Đội Quản lý thị trờng, Đội thi hành án, Đội Thanh tra Đoàn thể Sơ đồ tổ chức máy UBND quận tây hồ UBND Quận TAND VKSND MTTQ Các đoàn thể Chủ tịch Phó Chủ tịch phụ trách văn hoá Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế - Đô thị Khối nội Phòng Văn hoá Thông tin Thể dục thể thao Hội chữ thập đỏ, Hội cựu chiến binh, Hội nông dân, Hội luật gia, Hội liên hiệp phụ nữ Uỷ Ban dân số gia đình trẻ em Trung tâm y tế Phòng Giáo dục Đào tạo Đội Quản lý trật tự xây dựng Đội thi hành án Phòng Kế hoạch - Kinh tế Thanh tra Phòng Thống kê Phòng Tổ chức quyền Phòng ĐCNĐ & ĐT Văn phòng HĐND & UBND Phòng Tài vật giá Công an Đội Thanh tra Giao thông công Quân đội Đội Quản lý thị truờng số 11 1.3 chức nhịêm vụ quyền hạn UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ với t cách quan hành nhà nớc, thi hành quản lý lĩnh vực kinh tế, trị, văn hóa, xà hội, an ninh, quốc phòng lÃnh thổ theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị củaUBND quận quan cấp a Chức năng: - Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, thơng nghiệp, văn hoá, xà hội, giáo dục, y tế dịch vụ du lịch; - Về thu chi ngân sách điạ phơng; - Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật; - Bảo đảm an ninh trị, trật tự an toàn xà hội; - Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nớc tổ chức công dân, bảo vệ qun tù d©n chđ cđa nh©n d©n; - Về công tác thi hành án, giải đơn th khiếu nại b Nhiệm vụ quyền hạn: UBND quận Tây Hồ thực nhiệm vụ đạo điều hành chơng trình công tác tuần, tháng, quý, năm; quẩn lý, hớng dẫn phờng hoạt động quản lý nhà nớc theo luật tổ chức HĐND UBND UBND quận thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề sau: - Xây dựng chơng trình, kế hoạch phát triển KT-XH, an ninh quốc phòng dài hạn hàng năm quận Kế hoạch đầu t xây dựng công trình trọng điểm quận trình HĐND quận định - Xây dựng chơng trình công tác hàng năm UBND quận, biện pháp thực Nghi HĐND quận kinh tế, xà hội, an ninh, quốc phòng; thông qua báo cáo UBND quận trớc trình HĐND quận; - Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định nhà nớc Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật tập thể cá nhân UBND quËn trùc tiÕp qu¶n lý; - KÕt luËn nhứng vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND quận quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật khiếu nại tố cáo; - Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND quận hàng nặm; - Những vần đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận vấn đề mà chủ tịch UBND quận thấy cần thiết phải đa lÊy ý kiÕn cđa tËp thĨ Vai trß, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn Phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 2.1 Vai trò Văn phòng UBND quận Tây Hồ: Văn phòng máy giúp việc cho thủ trởng quan công tác lÃnh đạo, quản lý, điều hành thực chức nhiệm vụ quan Là quan chuyên môn trực thuộc UBND quận, Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ chịu điều hành trực tiếp, toàn diện Thờng trực HĐND UBND quận Văn phòng máy điều hành tổng hợp, tham mu giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch; mắt xích mối quan hệ công tác UBND quận Vì Văn phòng có vai trò trọng điểm, cần thiết UBND quận Văn phòng làm việc khoa học giúp UBND quận hoạt động có hiệu