Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh Lời mở đầu Ngày công nghệ thông tin trở thành ngành có vai trò quan trọng tất ngành công nghệ đại (công nghệ thông tin, công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ lợng, công nghệ vũ trụ công nghệ đại dơng) Quản trị văn phòng ngày khẳng định đợc vai trò, nhiệm vụ Theo đối tợng nghiên cứu Quản trị văn phòng có chức định hớng, chức tổ chức, chức trì hoạt động, chức kiểm soát, chức đánh giá Theo khái niệm công tác văn phòng, chức văn phòng gồm có tham mu, tổng hợp hậu cần Rõ ràng, Quản trị văn phòng có vai trò quan trọng việc thu thập, phân tích, tổng hợp, quản lý, sử dụng lu chuyển thông tin theo hớng đại hoá Đó sở để nhà quản trị định hớng quản lý điều hành đơn vị, giúp họ chiến thắng cạnh tranh Với cách tiếp nhận khác nhau, khái niệm Quản trị văn phòng theo chức khái quát nhất, khái niệm văn phòng đợc hiểu khái quát nh sau: Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức để thực chức theo yêu cầu nhà quản trị tổ chức Nhận thức đợc vai trò to lớn văn phòng, nhà quản trị đà quan tâm xây dựng củng cố văn phòng đơn vị theo hớng đại hóa Đồng thời nhận thức hoạt động văn phòng hoạt động nghề nghiệp, thực tế xà hội tồn tất yếu ngành văn phòng Trong xu phát triển kinh tế thị trờng, giai đoạn Việt Nam vừa gia nhập WTO, tình hình kinh tế Việt Nam có nhiều biến động ảnh hởng đến đời sống xà hội, đặc biệt giáo dục Việt Nam từ trớc đến nay, giáo dục Việt Nam gặp nhiều khó khăn, việc áp dụng kiến thức với thực tiễn vấn đề đáng quan tâm cha đủ sở vật chất, trình độ cha cao Bởi vậy, Việt Nam gia nhập WTO, gánh nặng đè lên vai ngành giáo dục Và Ngành Quản trị văn phòng ngành đợc quan tâm, ý lúc này, hoạt động quan, đơn vị dần thay đổi, doanh nghiệp Nhà nớc có xu hớng cổ phần hóa, chí giải thể quan hoạt động không đạt hiệu không cần thiết Để giúp sinh viên ngành Quản trị Văn phòng không khỏi bỡ ngỡ bắt tay vào công tác, trình học tập trờng Đại học Dân lập Phơng Đông, giảng viên trờng cung cấp kiến thức bổ ích, học giúp sinh viên hiểu nắm bắt kịp với thời đại Đặc biệt trờng tổ chức cho sinh viên có thời gian thực tập trớc trờng Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh đơn vị trực thuộc Ngân hàng đầu t phát triển Việt Nam, đơn vị có sử dụng nguồn vốn từ ngân sách nhà nớc thời kỳ chuẩn bị cổ phần hóa, thế, giai đoạn thực tập mình, em đà lựa chọn Phòng Tổ chức - Hành Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh để thực hành kiến thức SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh đà học trờng học hỏi thêm kinh nghiệm từ thành công Chi nhánh Trong trình thực tập phòng Hành Tổng hợp Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh, với kiến thức đà học đợc trờng Đại học Dân lập Phơng Đông dới bảo tận tình, chu đáo cô chú, anh chị phòng, em đà tiếp thu đợc kiến thức bổ ích, đồng thời, trình nghiên cứu phòng Hành Tổng hợp, em đặc biệt quan tâm đến công tác văn th chi nhánh Vì thế, em đà lựa chọn đề tài: Hoàn thiện nâng cao chất lợng công tác văn th phòng Hành Tổng hợp Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh để viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp Để nghiên cứu đợc đối tợng đa dạng, có tính chất vận động thờng xuyên, không ổn định công tác văn phòng Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh em đà sử dụng tổng hợp phơng pháp khoa học Quản trị văn phòng, là: Phơng pháp vật biện chứng lịch sử; Phơng pháp t phơng pháp kỹ thuật Ngoài lời mở đầu kết luận phụ lục nội dung chuyên đề em gåm ch¬ng: Ch¬ng 1: Lý ln chung vỊ công tác văn th Chơng 2: Thực trạng công tác văn th phòng Tổ chức Hành Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh Chơng 3: Một số nhận xét đè nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn th phòng Tổ chức Hành Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh Để hoàn thành chuyên đề này, em đà nhận đợc giúp đỡ nhiệt tình thày chủ nhiệm khoa PGS TS Nguyễn Hữu Tri cô giáo Nguyễn Lan Phơng toàn thể cán nhân viên phòng Tổ chức Hành Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh Tuy nhiên, trình độ hạn chế, thời gian thực tập ngắn nên báo cáo cha thực hoàn thiện, em mong đợc bảo thày cô, cô cán phòng Hành Tổng hợp, bạn để báo cáo em hoàn thành tốt Em xin chân thành cảm ơn! Bắc ninh, tháng năm 2007 Sinh viên thực Trơng Thị Minh Nguyệt SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh Chơng I: Lý luận chung công tác văn th 1.1 Khái niệm công tác văn th Chúng ta đợc chứng kiến chuyển vĩ đại cách mạng khoa học công nghệ lĩnh vực đời sống xà hội Sự thành công hay thất bại đơn vị ngày phụ thuộc lớn vào khả chiếm lĩnh đợc lợi thông tin Để bảo vệ quyền lợi thiết thực mình, quốc gia hay tổ chức nỗ lực tìm kiếm thông tin có giá trị cho mục tiêu hoạt động tổ chức Đồng thời họ phải xếp, phân loại sử dụng, lu trữ thông tin cho hợp lý Công tác văn th hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nớc, tổ chức trị, kinh tế, xà hội, đơn vị vũ trang (gọi chung quan) Các văn hình thành công tác văn th phơng tiện thiết yếu giúp cho hoạt động quan đạt hiệu Hiện nay, có nhiều quan điểm khác công tác văn th, có khuynh hớng đáng ý là: Một là: Coi công tác văn th công tác tổ chức giải quản lý công văn giấy tờ quan Theo khuynh hớng công tác văn th bao gồm nội dung chủ yếu là: tổ chức giải công văn, giấy tờ quan quản lý chu trình chu chuyển Hai là: Xem công tác văn th toàn công việc xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan Theo cách hiểu này, công tác văn th bao hàm nội dung rộng hơn, xác 1.2 Vị trí ý nghĩa công tác văn th Đợc xác định hoạt động máy quản lý nói chung, công tác văn th nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Bất quan nào, dù nhỏ hay lớn, dù quan hành nhà nớc, doanh nghiệp hay tổ chức xà hội muốn hoạt động đợc phải làm công tác văn th Nh công tác văn th gắn liền với hoạt động quan, đơn vị, công việc thiếu, mắt xích guồng máy hoạt động quản lý quan đơn vị Hiện công tác văn th có vai trò việc thực Nghị Trung ơng (khóa 7) cải cách hành quốc gia mà trớc hết cải cách thủ tục hành Công tác văn th có nhiỊu ý nghÜa quan träng, biĨu hiƯn ë mét sè điểm chủ yếu sau: - Công tác văn th bảo đảm việc cung cấp cách kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ công tác lÃnh đạo Đảng quản lý Nhà nớc Đồng thời, công tác văn th đợc thực tốt tạo điều kiện bảo vệ bí mật Đảng, Nhà nớc, hạn chế đợc bệnh quan liêu giấy tờ, lợi SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh dụng văn Nhà nớc để làm việc trái pháp luật, góp phần cải cách thủ tục hành quan nhà nớc - Làm tốt công tác văn th giúp cho việc giải công việc quan đợc nhanh chóng, xác, chất lợng, đờng lối, sách, chế độ Đồng thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc quan, đơn vị đợc chặt chẽ - Làm tốt công tác văn th góp phần tiết kiệm đợc công sức, nguyên vật liệu làm văn trang thiết bị dùng trình xây dựng ban hành văn - Công tác văn th bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng để chứng minh cho hoạt động quan có hợp pháp hay không hợp pháp Nội dung văn phản ánh hoạt động quan nh cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Những hoạt động phải đợc xem xét lại kiểm tra, tra trờng hợp vi phạm pháp luật phải truy cứu trách nhiệm hình Nếu nh trình hoạt động quan văn giữ lại đợc đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực trung thành - Công tác văn th góp phần giữ gìn hồ sơ tài liệu có giá trị lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trớc mắt Đồng thời tạo điều kiện làm tốt công tác lu trữ 1.3 Yêu cầu công tác văn th quan đơn vị, tất khâu hoạt động có yêu cầu nhằm phục vụ cho mục tiêu quan đơn vị Mỗi quan đơn vị hoạt động khác yêu cầu công tác văn th khác nhng phải đảm bảo yêu cầu sau: * Nhanh chóng: Quá trình giải công việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý giải văn Do đó, xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh chóng công việc quan Nội dung văn chứa đựng việc định, giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc chung quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa việc đợc nêu văn * Chính xác Đây yêu cầu quan trọng dù công việc nào, ngành nghề phải đợc làm xác nhng công tác văn th yêu cầu đợc lu ý đặc biệt giúp công tác hoàn thành nhanh chóng, tạo tin tởng cho cấp định đắn Yêu cầu xác đợc thể mặt sau đây: SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh Thứ : Chính xác nội dung văn - Nội dung văn phải xác tuyệt đối mặt pháp lý - Dẫn chứng trích dẫn văn phải hoàn toàn xác - Số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng Thứ hai là: Chính xác thể thức văn - Văn ban hành phải có đầy đủ yếu tố Nhà nớc quy định - Mẫu trình bày phải theo tiêu chuẩn Nhà nớc ban hành Thứ ba là: Chính xác khâu kỹ thuật - Yêu cầu tính xác phải đợc quán triệt cách đầy đủ khâu nghiệp vụ nh: đánh máy văn bản, đăng ký chuyển giao văn - yêu cầu xác phải đợc thể việc thực chế độ quy định Nhà nớc * Bí mật Đây yêu cầu quan trọng định ®Õn sù c¹nh tranh ho¹t ®éng kinh doanh cđa quan đơn vị, chí nội dung văn đến, văn quan, có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, bí mật quốc gia Vì vậy, trình tiến hành xây dựng văn tổ chức giải văn phải đảm bảo giữ gìn bí mật.Khi lựa chọn cán văn th phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật quan Về khía cạnh định, yêu cầu bí mật công tác văn th phải đợc thể việc giữ bí mật nội dung công việc đợc bàn bạc cha đa thành định thức quan cha đợc ban hành thành văn 1.4 Nội dung công tác văn th Dù quan đơn vị có mục tiêu hoạt động khác nhng nội dung công tác văn th phải tuân theo nhóm công việc sau: 1.4.1 Nhóm công việc thứ nhất: Xây dựng văn Đây bớc quan trọng nội dung công tác văn th Nhóm công việc bao gồm: - Soạn thảo văn bản: Đây tác nghiệp loại công văn đi, đợc tiến hành phận chuyên môn ngời có trách nhiệm biên tập Ngời soạn thảo văn cần phải biết nắm vững yêu cÇu vỊ néi dung cịng nh vỊ thĨ thøc cđa văn mà nhà nớc đà quy định Để rút ngắn thời gian soạn thảo văn sử dụng kháo mẫu hay phơng tiện kỹ thuật đại nh: máy chữ, ghi âm, soạn thảo máy vi tính - Duyệt thảo: Thủ tục duyệt văn thủ tục quan trọng việc soạn thảo văn Mọi văn trớc đa ký, đa gửi phải đợc nghiêm túc xem xét lại mặt nội dung, thủ tục, thể thức nhằm phát sai sót, đảm bảo giá trị văn bản, mặt pháp lý Việc duyệt thảo đánh giá đợc lực cán công tác văn th, yêu cầu cán văn th phải ngời có trình độ, có khả - Đánh máy nhân bản: Văn quan đơn vị không đợc viết SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh tay mà phải đánh máy theo quy định Nhà nớc Mỗi văn phải lu hai gửi cho nhiều quan, đơn vị khác, ban hành văn việc nhân cần thiết - Ký ban hành văn bản: Sau văn đà đợc xét duyệt chuẩn bị gửi phải gửi lên Thủ trởng quan ký ban hành văn Thủ trởng quan giao cho cấp dới ký thay văn có nội dung không quan trọng nh: công văn hành dùng để giao dịch, giấy mời họp thông thờng, giấy giới thiệu cán nhân viên giải công việc thông thờng, văn Việc xây dựng văn hợp lý, nội dung, mục đích thể thức tạo thuận lợi cho nhóm công việc sau 1.4.2 Nhóm công việc thứ hai: Tổ chức giải quản lý văn Việc tổ chức giải quản lý văn công việc công tác văn th Nội dung công việc bao gồm: * Tổ chức giải quản lý văn đến: Tất công văn tài liệu, th từ quan nhận đợc bên gửi đến gọi công văn đến Nguyên tắc quản lý giải công văn đến Để giải quản lý công văn đến đợc tốt phải đảm bảo số nguyên tắc chung sau đây: - Tất công văn đến phải đợc đa qua văn th để đăng ký vào sổ, quản lý thống - Công văn đến phải qua thủ trởng quan, chánh văn phòng truởng phòng hành quan văn phòng, trớc phân phối cho đơn vị cá nhân giải - Khi tiếp nhân chuyển giao công văn đến từ nguời sang nguời khác, từ đơn vị sang đơn vị khác phải đuợc bàn giao, ký nhận rõ ràng - Khi giải công văn đến phải đảm bảo đầy đủ yêu cầu: nhanh chóng, xác giữ gìn bí mật Quy trình xử lý công văn đến Khi tiếp nhận công văn đến phải thực buớc sau: - Buớc 1: Kiểm tra bì thu xem công văn gửi đến có địa không, xem bì th nguyên vẹn không, thấy bì công văn có tuợng bị bóc trớc phải lập biên trớc ngời đa công văn - Bớc 2: Sơ phân loại công văn Mục đích bớc xác định loại công văn phải đăng ký, loại công văn đăng ký Loại đăng ký chuyển ngay, loại phải đăng ký cần làm thủ tục sau đây: Loại bóc bì vào sổ đăng ký: gồm th riêng, sách báo, tin Loại phải bóc bì vào sổ chi tiết: gồm công văn bì đề tên dấu mật SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh Loại bóc bì nhng phải vào sổ đăng ký: công văn bì ghi rõ tên ngời nhận, công văn mật, công văn gửi Đảng uỷ đoàn thể quan - Bớc 3: Bóc bì công văn lấy nội dung Đây công tác đơn giản văn th nhng yêu cầu đảm bảo số nguyên tắc sau: Những công văn có dấu hỏa tốc, dấu thợng khẩn khẩn cần đợc bóc bì trớc Khi bóc công văn cần tránh làm rách công văn bên làm địa nơi gửi, dấu bu điện Đối chiếu số, ký bên bì với số, ký hiệu ghi công văn có khớp hay không Đối với loại công văn thức hành chính, công văn ngày tháng, thiếu trích yếu, chữ ký chữ ký không thẩm quyền, chụp photocopy dấu đen, vợt cấp, chữ mờ khó đọc nhàu tát phải trả lại nơi gửi để thực cho quy định Trờng hợp nhận đợc công văn quan trọng yêu cầu nơi gửi công văn có kèm theo phiếu gửi sau nhận đủ tài liệu phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi trả lại phiếu cho quan gửi công văn - Bớc 4: Đóng dấu đến vào công văn Bớc nhằm mục đích xác nhận công văn đà qua văn th, đồng thời ghi nhận ngày tháng công văn đến quan Đồng thời phải đảm bảo nguyên tắc: Thủ trởng quan không xem xét công văn đến cán chuyên môn trình mà dấu đến Dấu đến đợc đóng vào khoảng trèng díi sè ký hiƯu, trÝch u néi dung cđa công văn khoảng trống tác giả tiêu đề công văn - Bớc 5: Trình ngời thủ trởng ngời phụ trách xem xét cho ý kiến phân phối giải công văn đến Cần ý công văn có dấu hoả tốc, thợng khẩn khẩn nên đợc xếp vị trí đầu tập công văn trình - Bớc : Đăng ký (vào sổ) công văn Đăng ký công văn ghi lại thông tin hững thông tin văn tài liệu ấn định số, ký hiệu công văn, ngày tháng công văn đến Mục đích bớc nắm đợc số lợng công văn, nội dung công văn đối tợng giải công văn để lúc kiểm tra đợc công văn đối tợng giải giải đến đâu Nguyên tắc: Tránh trùng lặp, công văn đợc đăng ký lần, công văn đến cần đợc đăng ký ngày ngày nhận, công văn công văn nội đăng ký ngày ký Hình thức đăng ký công văn: có loại: đăng ký sổ, đăng ký thẻ, đăng ký máy tính điện tử Hình thức đăng ký sổ: Thông thuờng dùng loại sổ SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề đăng ký công văn: Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh + Công văn thờng + Công văn mật +Các đơn từ khiếu nại, tố cáo Hình thức đảm bảo tốt cho việc bảo quản tài liệu, đơn giản, đỡ tốn kém, tiết kiệm đợc diện tích chứa tài liệu Hình thức đến đợc dùng phổ biến quan, tổ chức nhà nớc Nhợc điểm hình thức phải làm nhiều sổ, nhiều thời gian cho việc tra tìm văn khó theo dõi, quản lý văn Hình thức đăng ký thẻ: Khắc phục đợc nhợc điểm đăng ký nhiều lần, phù hợp với ®iỊu kiƯn ph¸t triĨn cđa khoa häc hiƯn Tãm lại, dùng hình thức để đăng ký công văn nhng thiết phải đảm bảo nội dung đăng ký công văn gồm có: + Số đến + Ngày đến + Cơ quan gửi công văn đến + Số, ký hiệu công văn + Ngày tháng công văn + Trích yếu nội dung công văn + Lu hå s¬ sè + N¬i nhËn + Ký nhËn + Ghi chó - Bíc 7: Ph©n phèi, chun giao công văn đến Trong trình phân phối, chuyển giao công văn phải đảm bảo yêu cầu sau: Công văn phải đợc chuyển giao đúng, trực tiếp cho ngời đơn vị có trách nhiệm giải quyết, không nhờ ngời khác đơn vị khác nhận hộ Công văn đến ngày phải đợc chuyển giao ngày hôm Trờng hợp công văn đến muộn, số lợng nhiều, làm không kịp để sang ngày hôm sau, nhng phải báo cáo với cán phụ trách cất giữ cẩn thận Trờng hợp công văn có liên quan đến nhiều phận chuyển cho lần lợt phận tiến hành lúc cách nhân nhng phải giao cho ngời có trách nhiệm chủ chốt - Bớc 8: Giải theo dõi việc giải công văn đến Công văn lu lại với ngời thừa hành lúc giải xong, sau có yêu cầu trả lời văn ngời thừa hành phải tóm tắt văn trả lời chuyển văn trả lời cho nhân viên văn th để lu vào hồ sơ * Tổ chức quản lý giải công văn Tất tài liệu, công văn, th từ quan gửi gọi công văn Mọi công văn giấy tờ lấy danh nghĩa quan để gửi thiết phải qua văn th quan để đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi Nguyên tắc nhằm hạn chế, ngăn chặn việc lạm dụng giấy tờ, dấu quan để làm SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh việc phi pháp, giải công việc sai nguyên tắc, chế độ Quy trình xử lý công văn - Sọan thảo văn Đây tác nghiệp loại công văn đi, đợc tiến hành phận chuyên môn ngời có trách nhiệm biên tập Ngời soạn thảo văn cần phải biết nắm vững yêu cầu nội dung nh thể thức văn mà nhà nớc đà quy định - Thông qua văn Việc thông qua văn cấp không cần thiết lâu phức tạp hoá thêm chu trình chu chuyển văn Sự quy định đờng thông qua văn cách khoa học không thúc đẩy việc nâng cao trách nhiệm ngời thực mà góp phần giảm bớt thời gian hình thành văn bản, đảm bảo tính kịp thời thông tin nội cung văn Đối với loại văn không quan träng thđ trëng cã thĨ ủ qun cho cÊp díi ký - Tổ chức chuyển công văn Để tổ chức tốt công văn đi, cần tiến hành nghiêm túc bớc sau đây: Bớc 1: Kiểm tra thể thức công văn Việc kiểm tra thể thức công văn bao gồm: Kiểm tra số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận Bớc 2: Vào sổ công văn (hay đăng ký công văn đi) Mục đích: Quản lý đợc toàn số công văn quan gửi đến quan khác Trên sở mở sổ công văn đi, cung cấp thông tin thống kê cần thiết công văn quan, phục vụ cho lÃnh đạo quản lý điều hành quan Có thể đăng ký công văn sổ máy vi tính số lợng sổ tuỳ thuộc vào số lợng công văn, giấy tờ quan đơn vị Song nội dung cần phải có yếu tố sau: + Số ký hiệu công văn + Ngày tháng công văn + Trích yếu nội dung công văn + Nơi nhận công văn + Đơn vị ngời nhận lu + Ghi Bớc 3: Cho công văn vào bì viết công văn Bớc 4: Chuyển công văn Để tổ chức tốt công việc chuyển công văn đi, cần đảm bảo số nguyên tắc yêu cầu sau: + Công văn phải đợc gửi ngày vào sổ đăng ký phát hành + Công văn gửi qua đờng bu điện văn th đa đến địa nơi nhận nhng phải vào sổ chuyển công văn ngời nhận công văn phải ký nhận vào sổ Bớc 5: Sắp xếp lu công văn: SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt