Thông tin tài liệu
BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ C PD C ol le ge 1.1 Khái niệm, nội dung yêu cầu công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm Văn thư gốc Hán dùng để loại Văn bản, giấy tờ Theo quan niệm triều đại phong kiến trước làm cơng tác văn thư có nghĩa làm cơng việc liên quan đến văn bản, giấy tờ Ngày nay, khái niệm văn thư khơng cịn xa lạ quan, tổ chức tất quan sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Làm công việc soạn thảo văn bản, quản lý văn tức làm công tác văn thư Như vậy, định nghĩa cơng tác văn thư sau: Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng,cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, trị xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dưới gọi quan, tổ chức) Từ khái niệm thấy cơng tác văn thư có mặt hầu hết quan, đơn vị Hoạt động trở thành hoạt động thường xuyên quan, góp phần không nhỏ việc nâng cao chất lượng quản lý quan chừng mực định định hiệu hoạt động máy Nhà nước 1.1.2 Nội dung Công tác văn thư bao gồm nội dung đây: 1.1.2.1 Soạn thảo ban hành văn - Thảo văn - Duyệt văn - Đánh máy,in ấn, chụp văn - Ký văn 1.1.2.2 Quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức - Quản lý văn - Quản lý giải văn đến - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 1.1.2.3 Quản lý sử dụng dấu - Các loại dấu - Bảo quản dấu - Sử dụng dấu TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ Ngày Họ tên Số/ký hiệu Tên loại Hồ Ký Ngày Người cho thán người sử ngày tháng trích yếu nội sơ số nhậ trả phép sử g dụng văn dung văn (1) (2) (3) (4) n (5) (6) (7) (8) Hướng dẫn đăng ký le ge - Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm phục vụ yêu cầu sử dụng lưu - Cột 2: Ghi họ tên, đơn vị công tác người sử dụng lưu - Cột 3: Ghi số ký hiệu; ngày, tháng, năm văn - Cột 4: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn - Cột 5: Ghi số, ký hiệu tập lưu văn xếp theo thứ tự đăng ký văn thư C - Cột 6: Chữ ký người sử dụng lưu - Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại lưu - Cột 8: Ghi họ tên người duyệt cho phép sử dụng lưu - Cột 9: Ghi điểm cần thiết trả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn thời hạn cho phép) C PD Ghi dụng ol 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư Trong q trình thực nội dung cơng việc, công tác văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu sau: 1.1.3.1 Nhanh chóng Quá trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Do đó, xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh chóng công việc quan Giảm ý nghĩa việc đề cập văn bản, đồng thời gây tốn tiền của, công sức thời gian quan 1.1.3.2 Chính xác + Chính xác nội dung văn Nội dung văn phải tuyệt đối xác mặt pháp lý, tức phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật văn quy định quan Nhà nước cấp Dẫn chứng trích dẫn văn phải hồn tồn xác, phù hợp thực tế, khơng thêm bớt, bịa đặt, không che dấu thật Số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng + Chính xác thể thức văn Văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà nước quy định Mẫu trình bày phải tiêu chuẩn Nhà nước ban hành + Chính xác khâu kỹ thuật nghiệp vụ Yêu cầu xác phải quán triệt cách đầy đủ tất khâu nghiệp vụ đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn u cầu xác cịn phải thể thực với chế độ quy định Nhà nước công tác văn thư 1.1.3.3 Bí mật Trong nội dung văn đến, văn quan có nhiều vấn đề thuộc bí mật quan, nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn tổ chức quản lý giải văn bản, bố trí phịng làm việc cán văn thư để lựa chọn cán văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia Ủy văn Thường vụ Quốc hội 1.1.3.4 Hiện đại Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phịng đại Vì vậy, TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn 43 (9) BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ - Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bưu điện; ngày u cầu đại hóa cơng tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý nhà nước nói chung quan nói riêng có xuất, chất lượng cao Hiện đại hóa cơng tác văn thư ngày trở thành nhu cầu cấp bách phải tiến hành bước Phù hợp với trình độ khoa học cơng nghệ chung đất nước điều kiện cụ thể quan ần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng phương tiện đại, phát minh có liên quan đến việc nâng cao hiệu cơng tác văn thư 1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.2.1 Vị trí công tác văn thư Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Trong văn phịng, cơng tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phịng Như vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem mặt hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước 1.2.2 Ý nghĩa công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước quan, đơn vị Cơng tác quản lý nhà nước địi hỏi phải có đầy đủ thơng tin cần thiết Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu nhất, xác thơng tin văn Về mặt nội dung xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn nhà nước để làm việc trái pháp luật Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho lưu 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 - Cột 2: Ghi số ký hiệu văn - Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn - Cột 4: Ghi số lượng bì văn gửi - Cột 5: Chữ ký nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn dấu le ge bưu điện (nếu có) Cột 6: Ghi điểm cần thiết khác PHỤ LỤC Phụ lục X Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Mẫu sổ Sổ sử dụng lưu phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm C (Kèm theo Cong văn số 425.VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 ol SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU PD a.Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “sổ sử dụng lưu” C b Phần đăng ký sử dụng lưu Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn 42 BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động quan, quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ càn đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu, đồng thời cơng tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ không tốt, văn giữ lại không đầy đủ chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ khơng đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làmcho tài liệu Phơng lưu trữ Quốc gia khơng hồn chỉnh 1.3 Những yêu cầu cán văn thư quan 1.3.1 Những yêu cầu phẩm chất trị Người cán văn thư phải có lịng trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, với quan với thân Người cán văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối,chính sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vơ sản tình Người cán văn thư phải ln ln có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật nghĩa vụ Người cán văn thư phải rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản nhiệm vụ thường xuyên 1.3.2 Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ + Về lý luận nghiệp vụ: người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ văn thư, biểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để tiến hành nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết nghiệp vụ chuyên môn phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn Điều quan trọng đặt khơng học tập lý luận nghiệp vụ trường mà cịn phải có ý thức ln ln học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt q trình cơng tác, bước hồn thiện thân với hồn thiện lý luận nghiệp vụ + Về kỹ thực hành: người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư Khơng thể nói người cán văn thư giỏi mà không thực hành nghiệp vụ cơng tác văn thư cách thành thạo, có chất lượng suất cao Quá trình thực hành nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp người cán PHỤ LỤC Phụ lục IX SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN (Kèm theo Cong văn số 425.VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Mẫu sổ le ge Sổ gửi văn bưu điện phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm a Bìa trang đầu: Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ gửi văn bưu điện” Phần đăng ký gửi văn bưu điện trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột C PD C ol b Phần đăng ký gửi văn bưu điện Ngày Số, ký hiệu Nơi nhận Số Ký nhận chuyển văn văn lượng dấu bưu điện Ghi bì (1) (2) (3) (4) Hướng dẫn đăng ký TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn 41 (5) (6) BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ Mẫu sổ : Sổ chuyển giao văn phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm A.Bìa trang: Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đi" Phần đăng ký chuyển giao văn trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu Nơi nhận chuyển văn (1) (2) (3) Ký nhận Ghi (4) (5) ol Số, ký hiệu văn C Ngày le ge b Phần đăng ký chuyển giao văn Hướng dẫn đăng ký - Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn đi; ngày PD 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 - Cột 2: Ghi số ký hiệu văn - Cột 3: Nơi nhận văn văn thư bước nâng cao tay nghề mà giúp vào việc nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ 1.3.3 Những yêu cầu khác Tính bí mật Tính tỉ mỉ Tính thận trọng Tính ngăn nắp, gọn gàng Tính tin cậy Tính nguyên tắc Tính tế nhị 1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ứng dụng vào hoạt động soạn thảo văn bản, quản lý giải văn bản, truyền tải, tiếp nhận thơng tin ngồi quan Một số biện pháp nhằm đảm bảo thực có hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Trước hết cần tác động mặt nhận thức cán bộ, viên chức, giúp họ có ý thức học tập, nghiên cứu nắm vững ý thức cần thiết công nghệ thông tin áp dụng chúng vào công tác văn thư Tổ chức bồi dưỡng kiến thức tin học cho cán bộ, viên chức Xây dựng chương trình phần mềm tối cơng tác văn thư áp dụng thống quan nhà nước Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quan nói riêng máy quan nhà nước nói chung văn nội quan, tổ chức C - Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao - Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn cho quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác - Cột 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn - Cột 5: Ghi điểm cần thiết khác số lượng bản, số lượng bìa TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn 40 BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ ) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1), ĐC: Số XX phố Tràng Tiền,quận Hoàng kiếm,Hà Nội (2) ĐT: (0773) XXXXXXX Fax: E-Mail: ………………… Website:…………………(4) (0773) XXXXXXX (3) CHƯƠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI le ge Số:……………………………………(5) Kính gửi: ……………………………………(6) …………………… ……………………(7) (8) C PD C ol 2.1 Khái niệm nguyên tắc chung 2.1.1 Khái niệm văn Tất loại văn bản,bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn 2.1.2 Nguyên tắc chung việc quản lý văn Văn quan thực chất cơng cụ điều hành, quản lý q trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn cần đảm bảo xác, kịp thời, tiết kiệm theo quy trình mà nhà nước quy định Tất văn quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, phải quản lý tập trung, thống văn thư quan, tổ chức (sau gọi tắt văn thư) Văn thuộc ngày phải đăng ký, chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn khẩn cần hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn đăng ký 2.2 Quy mô tổ chức,quản lý giải văn 2.2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày ghi sổ ngày tháng văn a Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Trước thực cơng việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản, phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải b Ghi số ngày, tháng văn - Ghi số văn Hướng dẫn trình bày viết bì - (1): Tên quan, tổ chức gửi văn - (2): Địa quan, tổ chức (nếu cần) - (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần) - (4): Địa E-Mail, Website quan, tổ chức (nếu có) - (5): Ghi số, ký hiệu văn có phong bì - (6): Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn - (7): Địa quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn - (8): Biểu tượng quan, tổ chức (nếu có)./ PHỤ LỤC Phụ lục VIII SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI (Kèm theo Cong văn số 425.VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn 39 BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ C PD le ge C ol Hướng dẫn đăng ký - Cột 1: Ghi theo số đến ghi dấu “Đến” sổ đăng ký văn đến - Cột 2: Ghi tên loại văn quan, tổ chức gửi đến, đơn thư khiếu nại, tố cáo đơn, thư - Côt 3: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền - Cột 4: Ghi thời hạn giải văn đến theo quy định pháp luật, quy định quan, tổ chức theo ý kiến người có thẩm quyền - Cột 5: Ghi tiến độ giải văn đến đơn vị, cá nhân so với thời hạn quy định - Cột 6: Ghi số ký hiệu văn trả lời văn đến - Cột 7: Ghi điểm cần thiết khác PHỤ LỤC Phụ lục VII BÌ VĂN BẢN (Kèm theo Cong văn số 425.VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Mẫu bì văn bản: A Hình dạng kích thước Bì văn phải in sẵn, có hình chữ nhật Kích thước tối thiểu loại bì thơng dụng cụ thể sau: - Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng để nguyên khổ giấy; - Loại 220mm x 158mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần nhau; - Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần nhau; - Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần b Mẫu trình bày : minh họa hình vẽ Tất văn quan,tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đánh số theo hệ thống số chung quan, tổ chức văn thư thống quản lý + Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn năm đánh số đăng ký chung cho loại văn ban hành + Những quan, tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn năm, lựa chọn phương pháp đánh số đăng ký hỗn hợp, vừa theo loại văn hành (áp dụng số loại văn định (cá biệt), thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đường, vv ); vừa theo nhóm văn định (nhóm văn có ghi tên loại chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v nhóm cơng văn) + Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn năm nên đánh số đăng ký riêng, theo loại văn hành Văn mật đánh số đăng ký riêng - Ghi ngày, tháng văn c Nhân Văn nhân theo số lượng thời gian quy định 2.2.2 Đóng dấu quan dấu mật, khẩn a Đóng dấu quan Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng Thủ trưởng quan quản lý ngành b Đóng dấu mức độ mật, khẩn Việc đóng dấu mức độ mật, khẩn phải tuân theo quy định nhà nước (theo thông tư số 01/2011/TT - BNV Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản) 2.2.3 Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn máy tính a Đăng ký văn sổ - Lập sổ đăng ký văn TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn 38 BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ le ge Hướng dẫn đăng ký - Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân - Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” - Cột 3: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền - Cột 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn - Cột 5: Ghi điểm cần thiết Sổ chuyển giao văn mật đến Ngày chuyển (1) Số đến (2) Mức độ Mật (3) Đơn vị người nhận (4) Ký nhận (5) Ghi (6) Việc đăng ký chuyển giao văn mật đến thực tương tự văn đến mục ghi thêm cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”) văn đến PHỤ LỤC Phụ lục VI SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Cong văn số 425.VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Mẫu sổ Sổ theo dõi giải văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ theo dõi giải văn đến” b Phần theo dõi giải văn đến Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 07 cột theo mẫu PD C ol Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp + Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn năm lập loại sổ sau: Sổ đăng ký văn (loại thường) Sổ đăng ký văn mật +Những quan,tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn năm lập loại sổ sau: Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) (loại thường) Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác công văn (loại thường) Sổ đăng ký văn mật + Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn năm cần lập loại sổ sau: Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) (loại thường) Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác (loại thường) Sổ đăng ký công văn (loại thường) Sổ đăng ký văn mật - Đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn đi: Bìa sổ: C (1) (2) SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: (3) Từ ngày / / đến ngày / / (4) Từ số: đến số: (5) Số đến Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn Đơn vị người nhận (1) (2) (3) Thời hạn giải (4) Tiến độ giải (5) TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn 37 Số, ký hiệu văn trả lời (6) Ghi (7) BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ (1): Tên quan chủ quản (2): Tên quan ban hành (3): Năm mở sổ đăng ký văn (4): Ngày tháng bắt đầu kết thúc (5): Số thứ tự đăng ký văn kết thúc sổ (6): Số thứ tự quyễn sổ Phần đăng ký bên Số ký hiệu văn (1) Ngày Tháng Văn (2) Tên loại trích yếu nội dung văn (3) Người ký Nơi nhận Văn Đơn vị, Người Nhận lưu Số Lượng Bản Ghi (4) (5) (6) (7) (8) Cột 1: Số, ký hiệu văn Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ngày tháng văn Ghi ngày, tháng văn bản, ngày 10 tháng 1,2 phải thêm số phía trước, ví dụ: 05/02,31/12 Cột 3: Tên loại trích yếu nội dung văn Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Trường hợp sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn khác phải ghi tên loại văn bản, sổ dùng để đăng ký loại văn chia thành nhiều phần, phần dùng để đăng ký loại văn khơng cần ghi tên loại Cột 4: Người ký Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Số lượng Ghi số lượng ban hành Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác Đối với văn mật đi, đăng ký chung với văn khác cần ghi rõ cột ghi mức độ mật Nếu đăng ký riêng cần thêm cột “Mức độ mật” vào sau cột “Tên loại trích yếu nội dung văn bản” b Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình sử lý văn Yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu văn thực theo Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư – lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN – TTNC ngày 19 tháng ol Hướng dẫn ghi - (1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; quan (tổ chức) ban hành trích yếu nội dung văn đến - (2): Ý kiến phân phối, đạo giải lãnh đạo quan, tổ chức (hoặc người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải văn đến (nếu có); thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu có) ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải - (3): Ý kiến phân phối, đạo giải lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải cá nhân (nếu có) ngày, tháng, năm cho ý kiến - (4): Ý kiến đề xuất giải văn đến cá nhân ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến le ge ……………………………(1) ………………………… ………………………… Ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức: (2) Ý kiến lãnh đạo đơn vị: (3) Ý kiến đề xuất người giải quyết: (4) C PD C PHỤ LỤC Phụ lục V SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Cong văn số 425.VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm A.Bìa trang Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đến” khơng có dịng chữ “Từ số đến số ” b Phần đăng ký chuyển giao văn đến Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm), theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 059 cột theo mẫu Ngày Số đến Đơn vị người Ký nhận Ghi chuyển nhận (1) (2) (3) (4) (5) TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn 36 BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ 11 năm 1999 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) Việc đăng ký (cập nhập) văn vào sở liệu văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm 2.2.4 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn a Làm thủ tục phát hành văn - Lựa chọn bì Tùy theo số lượng, độ dày khổ giấy văn mà lựa chọn loại bì kích thước bì cho phù hợp Bì văn cần có kích thước lớn kích thước văn vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy gấp laij) để vào bì cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn Phục lục VIII – Bì văn bản) Bì văn bảng cần làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m2 trở lên Bì văn mật thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT – BCA (A11) - Trình bày bì viết bì Mẫu trình bày văn cách viết bì thực theo hướng dẫn Phụ lục VIII – Bì văn - Vào bì dán bì - Tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào - Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn Khi dán bì, cần lưu ý khơng để hồ dán dính vào văn bản, hồ phải dính đều, mép bì phải dán kín khơng bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc - Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật dấu khác lên bì Trên bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn dấu độ khẩn đóng văn bì Việc đóng dấu :Chỉ người có tên bóc bì” dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT – BCA (A11) b Chuyển phát văn - Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức Tùy theo số lượng văn chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức cách tổ chức chuyển giao (được thực văn thư cán văn thư trực tiếp chuyển đến đơn vị, cá - Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu “Đến”, số đến số thứ tự đăng ký đơn, thư mà quan, tổ chức nhận - Cột 3: Họ tên, địa người gửi Ghi đầy đủ, xác họ tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) người gửi đơn, thư - Cột 4: Ngày tháng Ghi theo ngày, tháng, năm ghi đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1,2 phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số - Cột 5: Ghi theo trích yếu nội dung ghi đơn, thư Trường hợp đơn, thư khơng có trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung đơn, thư - Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận đơn, thư theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền - Cột 7: Chữ ký người trực tiếp nhận đơn, thư - Cột 8: Ghi điểm cần thiết đơn, thư đơn, thư lần thứ…; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v…) C PD C ol le ge BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ PHỤ LỤC Phụ lục IV PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Cong văn số 425.VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Mẫu phiếu TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ………., ngày … tháng … năm 20… PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn 10 35 - Cột 8: Chữ ký người trực tiếp nhận văn - Cột 9: Ghi điểm cần thiết văn đến (nếu có) Sổ đăng ký văn mật đến Tên loại Đơn vị Số, Mức Ngày Số Tác Ngày trích ký độ đến đến giả tháng yếu nội người hiệu Mật dung nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ Ký nhậ n Ghi (9) (10) nhân), quan,tổ chức định lập sổ riêng sử dụng sổ đăng ký văn để chuyển giao văn theo hướng dẫn đây: + Những quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn phụ lục IX- Sổ chuyển giao văn đi) + Đối với quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn cán văn thư trực tiếp thực nên sử dụng sổ đăng ký văn để chuyển giao văn bản, cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản” Khi chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân nội bộ, người nhận văn phải ký nhận vào sổ - Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác Tất văn cán văn thư giao lên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan,tổ chức khác phải đăng ký vào sổ (mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn đi) Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ - Chuyển phát văn qua bưu điện Tất văn chuyển qua hệ thống bưu điện phải đăng ký vào sổ (mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục X - Sổ gửi văn bưu điện) Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) - Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng, sau phải gửi văn có giá trị lưu trữ - Chuyển phát văn mật Việc chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ - CP quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT - BCA (A11) c Theo dõi việc chuyển phát văn cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: - Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định le ge BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ C PD C ol Việc đăng ký văn mật đến thực tương tự đăng ký văn đến theo hướng dẫn mục 3; riêng cột “Mức độ mật” ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn đến; văn đến độ “Tuyệt mật”, ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền PHỤ LỤC Phụ lục III SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ (Kèm theo Cong văn số 425.VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Mẫu sổ Sổ đăng ký đơn, thư phải in sẵn, kích thước 210mm x 297mm a Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký đơn, thư” b Phần đăng ký đơn, thư Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu Ngày đến (1) Số đế n (2) Họ tên, địa người gửi Ngày tháng Trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (3) (4) (5) (6) (7) (8) Hướng dẫn đăng ký - Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến” TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn 34 11 BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ le ge Ghi chú: - (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); - (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với số đơn vị); - (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; - (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; - (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; - (6): Số thứ tự sổ (Trên trang đầu loại sổ phải có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng) b Phần đăng ký văn đến Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu Ngày đến Số đế n Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhậ n Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) C PD C ol - Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn, nhận lại,phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc - Đối với bì văn gửi lý (do khơng có người nhận,do thay đổi địa chỉ, vv ) mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó, đồng thời, ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải 2.2.5 Lưu văn Việc lưu văn thực theo quy định Điều 19 Nghị định số 110/2004/NĐ - CP Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng ký Những văn đánh số đăng ký riêng theo loại văn theo nhóm văn xếp riêng, theo số thứ tự văn Các quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn lưu văn thư Cán văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mẫu sổ việc ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục XI - Sổ sử dụng lưu Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Hướng dẫn đăng ký văn đến - Cột 1: Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến” - Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” - Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư - Cột 4: Ghi số ký hiệu văn đến - Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm văn đến đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1,2 phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số - Cột 6: Ghi tên loại văn đến (trừ công văn; tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư khơng có trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn, thư - Cột 7: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn 12 33 BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ CHƯƠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 3.1 Khái niệm nguyên tắc chung 3.1.1 Khái niệm Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến 3.1.2.Nguyên tắc chung quản lý giải văn đến Văn đến dù dạng phải xử lý theo nguyên tắc kịp thời, xác thống Tất văn đến quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, phải quản lý tập trung, thống văn thư quan, tổ chức (sau gọi tắt văn thư) Văn đến thuộc ngày phải đăng ký chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu độ khẩn: “ Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận 3.2 Nội dung nghiệp vụ tổ chức quản lý văn đến 3.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến a Tiếp nhận văn đến Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc,Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận C ………….(1)………… ………….(2)………… PD C ol a Hình dạng kích thước Dấu “Đến” khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm b.Mẫu trình bày: Mẫu dấu “Đến” trình bày minh họa hình vẽ Cách ghi nội dung thông tin dấu “Đến” - Số đến: Số đến số thứ tự đăng ký văn đến Số đến đánh liên tục, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm - Ngày đến: Ngày đến ngày, tháng, năm quan, tổ chức nhận văn (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến đăng ký; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số cuối năm - Giờ đến: văn đến có đóng dấu “Thượng khẩn” “Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ”), cán văn thư phải ghi nhận (trong trường hợp cần thiết, cần ghi phút: 14:30) - Chuyển: Ghi tên đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải PHỤ LỤC Phụ lục II SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Cong văn số 425.VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Mẫu sổ Sổ đăng ký văn đến phải in sẵn, kích thước 210mm x 297mm a Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thường) trình bày theo minh họa hình vẽ le ge BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20… (3)… Từ ngày …… đến ngày … (4)……… Từ số ……… đến số …… (5)……… Quyển số: ….(6)… TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn 32 13
Ngày đăng: 15/10/2023, 13:53
Xem thêm:
